PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES1 Garazi Sastre Natividad2, Universidad de Salamanca

RESUMEN El presente trabajo aborda la problemática de la preservación y conservación de los documentos digitales. Se definen esos documentos y se enumeran los principales soportes digitales. Las diferencias con los documentos tradicionales, en lo que afecta a las tareas de preservación, servirán de base para determinar los aspectos necesarios para el establecimiento de una política de conservación. Se analizan los principales riesgos relacionados con la obsolescencia tecnológica y con la degradación de los soportes y se ofrecen diferentes estrategias de preservación como pueden ser la sustitución de los soportes, la migración de la información o la emulación de la tecnología. Debido a la complejidad en la preservación de este tipo de documentos, al aumento constante del volumen de los mismos y a la necesidad de conservar este rico patrimonio para generaciones futuras se concluye destacando la necesidad de políticas nacionales e internacionales de preservación y la cooperación entre instituciones y entre los diferentes agentes relacionados con los documentos digitales. PALABRAS CLAVE PRESERVACIÓN / CONSERVACIÓN / DOCUMENTOS DIGITALES

INTRODUCCIÓN En la Sociedad de la Información en la que vivimos cada vez es más frecuente que el patrimonio cultural, científico y de información se recoja en documentos digitales y, también cada vez con más frecuencia, se produce únicamente en forma digital. Las tecnologías que

1 Cítese como: SASTRE NATIVIDAD, Garazi. Preservación y conservación de documentos digitales [en línea]. En: ArchivPost. Salamanca: Asociación de Archiveros de Castilla y León, 2015. Disponible en: http://www.acal.es/index.php/archivpost-a-fondo 2 [email protected]

utilizamos para crear y aprovechar el patrimonio digital poseen numerosas ventajas que explican que hayan sido adoptadas tan rápidamente en muchas partes del mundo. No obstante, existen graves problemas para mantener utilizable y disponible ese patrimonio digital que cada vez es más importante. Los medios que empleamos para guardarlo y almacenarlo son inestables y la tecnología necesaria para tener acceso a él es superada rápida y constantemente por otras nuevas. Cuando las tecnologías caducan, con ellas se pierde también el acceso al patrimonio digital que permitían. Estos problemas, tal y como se recogen en las Directrices para la preservación del Patrimonio Digital, no son únicamente de carácter técnico, sino que también tienen dimensiones sociales y de organización, ya que tenemos la responsabilidad de esforzarnos por conservar abiertos los medios de acceso durante largos periodos de tiempo, a menudo sin recursos suficientes y con estrategias inciertas. La conservación de los documentos digitales es un problema de gran importancia y así lo ha reconocido la UNESCO en la Carta para la preservación del patrimonio digital (UNESCO, 2003). En el artículo 3 de la misma se reconoce el peligro de pérdida a que están sometidos estos materiales y se afirma: «El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la rápida obsolescencia de los equipos y programas informáticos que le dan vida, las incertidumbres existentes en torno a los recursos, la responsabilidad y los métodos para su mantenimiento y conservación y la falta de legislación que ampare estos procesos». A lo largo de los años bibliotecas, archivos y museos, como instituciones responsables de la conservación de la memoria cultural que son, han desarrollado pautas, procedimientos y prácticas destinadas a prolongar la vida de los materiales custodiados. La transición al entorno digital que se ha vivido en las últimas décadas plantea una serie de nuevos retos a los responsables de la preservación. Según Alice Keefer y Núria Gallart (KEEFER; GALLART, 2007) estos profesionales deben servirse de sus conocimientos y aptitudes en materia de preservación de los documentos tradicionales, pero también deben adaptarse a la nueva realidad adquiriendo conocimientos y competencias que les permitan introducir políticas y prácticas adaptadas a los nuevos soportes y contenidos digitales.

LOS DOCUMENTOS DIGITALES Y SUS SOPORTES El concepto de documento digital abarca una gran cantidad de formatos y contenidos diferentes. Según la Carta para la Preservación del Patrimonio digital de la Unesco, “Los objetos digitales pueden ser textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento, grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginas Web, entre otros muchos formatos posibles dentro de un vasto repertorio de diversidad creciente. A menudo son efímeros, y su conservación requiere un trabajo específico en este sentido en los procesos de producción, mantenimiento y gestión.”

Todos estos documentos pueden encontrarse registrados en diferentes soportes. Estos soportes han ido evolucionando y en algunos casos unos soportes han sustituido a otros aunque también pueden convivir varios de ellos. Los avances tecnológicos son los que propician la aparición de nuevos soportes con una capacidad de almacenamiento cada vez mayor. Entre los soportes de documentos digitales se pueden citar: Disquetes o discos flexibles: (Los tamaños más frecuentes son de 5 ¼” o de 3 ½” pulgadas). Tienen una capacidad de almacenamiento bastante reducida, en concreto 1,44 MB para los discos de 3 ½”. Este tipo de dispositivo de almacenamiento es vulnerable a la suciedad y los campos magnéticos externos, por lo que, en muchos casos, deja de funcionar con el tiempo. Discos magnéticos: permiten un acceso aleatorio a los datos, con posibilidad de modificarlos y una capacidad de almacenamiento superior a los 200 Gb y en constante incremento. Su vida útil estimada se sitúa en torno a los cinco años. Cintas magnéticas: el acceso a los datos es lineal con lo cual es más lenta la búsqueda y localización de los mismos. En general no permiten modificación de los datos, sino la reescritura de los mismos. La vida útil y la capacidad de almacenamiento es similar a los discos magnéticos. Discos ópticos (CD-ROM y DVD): permiten un acceso aleatorio y en algunos casos la modificación de los datos. Su vida útil es mayor que en los casos anteriores variando desde los cinco a diez años de los productos con menos calidad a varias décadas para los de mayor calidad. Memorias USB (Universal Serial Bus), son dispositivos de almacenamiento que utilizan una memoria flash para guardar información. Estas memorias se han convertido en el sistema de almacenamiento y transporte personal de datos más utilizado, desplazando en este uso a los tradicionales disquetes y a los CD. Se pueden encontrar en el mercado fácilmente memorias de varios GB, y hasta 1 TB. Tarjetas SD: Son un formato de tarjeta de memoria que se utiliza en dispositivos portátiles tales como cámaras fotográficas digitales, PDA, teléfonos móviles, computadoras portátiles e incluso videoconsolas (tanto de sobremesa como portátiles), entre muchos otros. Las primeras tarjetas tenían capacidades que oscilaban entre los 16, 32 y 64 MB y actualmente pueden llegar hasta los 64 GB. Ordenadores, tabletas y teléfonos móviles, etc. Este tipo de aparatos disponen de memorias internas de diferentes capacidades en las que se pueden almacenar documentos digitales. Servidores informáticos: son máquinas con una alta capacidad de almacenamiento. Pueden ser servidores locales o remotos. Disponen de medidas de seguridad para controlar los accesos. Hay grandes empresas que proveen de servicios de almacenamiento a otras empresas e instituciones. Cada vez es más frecuente el almacenamiento de documentos en la “nube”. Tiene la ventaja de que las empresas responsables de dichos servidores se encargan de las medidas de seguridad y de hacer copias de seguridad, o de tener servidores espejo “mirror”, para evitar la pérdida de

datos. El principal inconveniente es que se delega en empresas ajenas la responsabilidad del mantenimiento de dichos documentos y que el acceso tiene que ser a través de la red.

Figura 1: Soportes digitales

En la preservación de recursos digitales, algunos de los conceptos tradicionales siguen siendo válidos y otros ya no sirven en el nuevo entorno. Según las Directrices para la preservación del patrimonio digital se define la Preservación digital como las acciones destinadas a mantener la accesibilidad de los objetos digitales a largo plazo. También se puede definir como las “…acciones necesarias para asegurar el acceso continuado a materiales digitales durante el tiempo que sea requerido y para cualquier finalidad legítima” (WALLER; SHARPE, 2006, p.10). De estas definiciones se deducen ciertas similitudes pero también algunas diferencias con respecto a las definiciones tradicionales. Cuando se trata de preservación digital:

- Se pretende preservar la información en vez del documento físico; - Se pretende garantizar la accesibilidad y no solamente la utilización de la información. Tradicionalmente la conservación del documento físico equivalía a la conservación de la información que contenía. En esos casos existe un vínculo intrínseco entre el contenido y el soporte en el que se graba la información. Este vínculo queda roto en los documentos digitales por lo que van a plantear nuevos problemas relacionados con la conservación y accesibilidad a la información.

DIFERENCIAS ENTRE LA PRESERVACIÓN TRADICIONAL Y LA PRESERVACIÓN DE RECURSOS DIGITALES

La principal diferencia existente entre la preservación tradicional y la preservación de recurso digitales es que la primera pretende mantener a los documentos en su estado original, mientras que en la segunda los documentos digitales tienen que ser modificados y transformados continuamente a lo largo del tiempo para que sigan siendo legibles e inteligibles. La diferencia viene marcada por la propia naturaleza de los documentos a preservar que presentan unas características particulares. En la siguiente tabla se reflejan esas diferencias: MATERIALES TRADICIONALES Son objetos “fijos, estables y duraderos” Deterioro lento Son portadores de sus propios metadatos

RECURSOS DIGITALES Vulnerabilidad de los datos digitales Deterioro rápido de los soportes

Se deben guardar junto a su portador

No son reconocibles por su observación, necesitan metadatos externos Deben gestionarse

Tienen valor como objeto

separadamente de sus sistemas No tienenportadores valor como objeto

Costes preservación bajos a medida que pasan los años

Costes preservación altos debido a la migración de formatos y sistemas de Tabla 1: Características de documentos tradicionales y digitales almacenamiento

La conservación y preservación de cualquier documento tiene que tener en cuenta la autenticidad de los mismos, así como la integridad de la información. La integridad de la información plantea un desafío cuando se trata de documentos digitales. En el caso de los documentos tradicionales los equipos dedicados a la conservación agotan sus esfuerzos para lograr la distinción del original y cualquier intervención que se haga sobre el mismo con el fin de evitar un falseamiento histórico de los documentos originales. En el caso de los documentos digitales, el personal especializado encargado de su conservación deberá documentar mediante metadatos toda la información generada a partir de la documentación electrónica. Además tendrán que desarrollar estándares y políticas normalizadas que permitan el acceso, el uso y el intercambio de la estructura de la información así como de sus modificaciones a lo largo del tiempo. (EQUIHUA, 2013)

LA DIGITALIZACIÓN COMO MÉTODO DE PRESERVACIÓN

Un punto de coincidencia entre la preservación tradicional y la digital es el uso de la digitalización como método de preservación de materiales analógicos. Con el paso del tiempo, los documentos conservados en formatos tradicionales han estado expuestos a diferentes fenómenos que dificultan su preservación y que los han ido deteriorando. Debido a esto, uno de los métodos para conservarlos es la digitalización de los documentos, asegurando así la existencia de una copia de los mismos. De este modo, el digitalizar los documentos influye también a la hora de la consulta, ya que no es necesario recurrir al original puesto que se dispone de una copia en estos formatos. En la actualidad, numerosas bibliotecas, museos y otras instituciones han digitalizado sus obras para intentar mejorar su conservación. Hay que tener en cuenta que es un proceso que requiere tiempo y dinero y que, a grandes rasgos, el coste es mayor que el que suponía una conservación tradicional. CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS RECURSOS DIGITALES

Los recursos de todas las instituciones son limitados por lo que, tanto para la preservación de documentos tradicionales como para la preservación de documentos digitales, será necesario establecer una Política teniendo en cuenta las necesidades y recursos institucionales, los intereses de los usuarios y los diferentes aspectos físicos e intelectuales de los documentos tales como formato, estado, pertinencia, valor y uso. (KEEFER; GALLART, 2007) Para establecer un programa de preservación habrá que tener en cuenta diferentes aspectos que van a condicionar las actuaciones a realizar. Entre las cuestiones a tener en cuenta están:

La selección de los recursos que van a ser preservados Cuando empezar el tratamiento Principales amenazas Qué preservar Métodos usados para la preservación

SELECCIÓN DE LOS RECURSOS QUE HAY QUE PRESERVAR

Para determinar los recursos a preservar habrá que buscar un equilibrio entre la importancia relativa del documento y los factores de riesgo que lo amenacen o le hayan afectado. A la hora de establecer los criterios para determinar qué documentos deben ser preservados se presentan diferencias entre los documentos tradicionales y los digitales.

DOCUMENTOS TRADICIONALES El valor legal

DOCUMENTOS DIGITALES Además de los recogidos para los documentos tradicionales:

El valor intrínseco del material

Si la institución tiene pleno derecho a manipular los datos para asegurar su acceso en futuros entornos informáticos

La pertinencia para los intereses de la

Si hay permiso para acceder al material en el futuro

Institución El estado físico

Si el recurso está en un formato legible actualmente y previsiblemente en el futuro

El uso actual y potencial

Si el recurso está en un soporte que se pueda gestionar para transferir o almacenar datos

El valor artístico

Si el recurso dispone de documentación identificativa, incluyendo metadatos.

Las políticas entre su emplazamiento y manipulación La disponibilidad en otras bibliotecas El coste-efectividad del tratamiento La disponibilidad de personal e instalaciones para realizar el tratamiento La existencia y disponibilidad de soportes alternativos apropiados (BARÓ, 1990) Tabla 2: Criterios de preservación

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PRINCIPALES AMENAZAS

Los problemas de conservación y preservación de los documentos digitales están directamente relacionados con las características de los mismos. Las principales características de los documentos digitales son:

su dependencia de los elementos informáticos para su lectura; la volatilidad o facilidad para modificarlos y la virtualidad debido a su independencia del soporte físico.

La biblioteca o institución responsable de la conservación de los documentos digitales debe llevar a cabo la Gestión de riesgos que las Directrices para la preservación del Patrimonio digital define como “Acción de determinar y evaluar los riesgos que presentan diversas amenazas y, si es el caso, de tomar medidas para reducirlos a niveles aceptables”. Se puede decir que los problemas de legibilidad están asociados, por un lado, a la obsolescencia tecnológica, tanto de hardware como del software, y, por otro, a la propia naturaleza de los soportes en los que está registrada la información.

La obsolescencia tecnológica La obsolescencia tecnológica es la incapacidad de utilizar los elementos informáticos a causa de la propia evolución tecnológica. Un documento puede quedar inutilizado, no porque se haya deteriorado o haya dejado de funcionar, sino porque hayan desaparecido los elementos tecnológicos de su entorno original. Es lo que se conoce como documento “huérfano”. Los cambios que se producen en el entorno informático pueden afectar al hardware, al software o a los soportes:

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Cambios en el hardware La evolución de los equipos físicos ha experimentado un ritmo muy acelerado en la última década. Se llega a afirmar que la vida media de los equipos informáticos es de entre dos y cinco años. Aunque un equipo no deje de funcionar llega un momento en el que no se puede utilizar porque ya no es posible descargar en él nuevas aplicaciones debido a la falta de memoria, velocidad, espacio en el disco, procesador correcto, etc. A modo de ejemplo se puede mencionar que los ordenadores actuales ya no incorporan disqueteras adecuadas para leer los disquetes de 3 ½” ni de 5 ¼”, por lo que los documentos que estén en esos soportes ya no son legibles. Los lectores de CD-ROM y de DVD también empiezan a desaparecer de muchos ordenadores portátiles que incorporan en su lugar entradas para la lectura de memorias USB y de tarjetas SD.

Cambios en el software Los datos que forman un documento digital están codificados en un formato y constituyen una serie de dígitos binarios o cadenas de bits. Esas cadenas de dígitos no tienen ningún significado si no hay un programa o software capaz de leerlas. Según Abby Smith, los objetos digitales solo existen mediante su recuperación. (KEEFER; GALLART, 2007, p.59) Un software puede quedar también huérfano debido a cambios en los sistemas operativos o en el propio hardware.

Cambios en los soportes Los documentos digitales, como se apuntó en el apartado 1 de este trabajo, se pueden almacenar en soportes físicos ya sean magnéticos –discos duros, disquetes, cintas, etc.- u ópticos –CD-ROM, DVD, etc. La obsolescencia de estos soportes está relacionada con la evolución del hardware necesario para su lectura. Si desaparece el hardware necesario para la lectura de un determinado soporte los documentos contenidos en los mismos se volverán ilegibles.

La degradación de los soportes Aunque se considera que la obsolescencia tecnológica es el mayor problema para la conservación de los documentos digitales debido a la rápida evolución tecnológica, la fragilidad de los soportes digitales también supone un grave problema. Se entiende por fragilidad la inestabilidad intrínseca del soporte unida a factores externos como el uso o las condiciones ambientales que pueden conducir, tarde o temprano, a la pérdida de la información grabada en él. (KEEFER; GALLART. 2007, p. 60). [9]

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Entre los factores que afectan a los soportes digitales existen:

Factores internos relacionados con la composición de los soportes. Estos soportes están compuestos por capas de diferentes materiales sobre las que se graban los datos mediante un proceso magnético u óptico. Todos los soportes están sometidos a un proceso de deterioro que puede provocar errores en la lectura de los datos. Factores externos como pueden ser los cambios de temperatura y de humedad. Estos factores pueden adelantar o agravar el ritmo de degradación natural de un determinado soporte. Hay factores nocivos que pueden afectar a la degradación de los soportes desde el momento de su fabricación como pueden ser la mala calidad de los materiales originales, la calidad en el proceso de fabricación, la proximidad a campos magnéticos, la presencia de suciedad o polvo en el entorno, mal estado de los equipos de grabación, etc. Las medidas de conservación deben empezar, por lo tanto, desde el proceso de fabricación de los soportes y continuar, posteriormente, con las condiciones de almacenamiento y manejo de los soportes físicos. Cualquier esfuerzo que contribuya a la extensión de la vida de dichos soportes y a la legibilidad de los datos reducirá los riegos y la necesidad de posteriores intervenciones de preservación. En cuanto al almacenamiento es necesario mantener una serie de condiciones, especialmente en lo que se refiere al control de la temperatura y humedad relativa. A continuación se ofrecen las recomendaciones del Ministerio de Administraciones Públicas y de la IFLA sobre dichas condiciones ambientales. (KEEFER; GALLART, 2007, p. 64) Condiciones ambientales recomendadas por el Ministerio de las Administraciones Públicas Temperatura: 2º - 18º (+/- 1º) o Soportes ópticos y soportes magnéticos Humedad relativa: o Soportes ópticos: 40% - 55% (+/- 2%) o Soportes magnéticos: 40% (+/- 2%)

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Condiciones ambientales recomendadas por la IFLA

Temperatura o Soportes ópticos: < 20º o Soportes magnéticos: 15º (+/- 3º) Humedad relativa: o Soportes ópticos: 40% o Soportes magnéticos: 30% - 40%

Tabla 3: Condiciones ambientales para la conservación

Además de las condiciones del entorno también es importante la forma en la que se manejan los soportes digitales. La IFLA ofrece una serie de recomendaciones que favorecen la conservación de los mismos:

Generales: o Evitar tocar la superficie, y, si es necesario, utilizar guantes sin pelusas. o Almacenar en áreas limpias, sin elementos magnéticos, polvo, humo, etc. o Guardar en cajas especiales para el soporte, en posición vertical.

Discos ópticos: o Utilizar marcadores suaves de punta de fieltro sin disolventes. o Limpiar con un papel tisú no abrasivo o, mejor con una pistola de aire. o Limpiar de forma suave, desde el centro hacia los bordes del disco

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Cintas magnéticas: o Rebobinar las cintas después de cada uso. o Adelantar y rebobinar las cintas periódicamente. o Girar las cintas anualmente

Pérdidas espontáneas o catastróficas de la información Además de la obsolescencia tecnológica y de la degradación de los sopores, los documentos digitales corren los mismos riesgos que los documentos en soportes tradicionales ante acontecimientos catastróficos como puede ser un incendio o una inundación. En el caso de los documentos digitales este tipo de catástrofes puede suponer un mayor problema debido al número de copias de este tipo de documentos. En los documentos digitales no existe el concepto de tirada, como existía en un documento impreso moderno, por ejemplo. En algunas ocasiones solo se guarda más de una copia, o un número muy reducido de copias de estos recursos digitales, por lo que su pérdida puede suponer la desaparición de la información que contienen. De ahí la importancia de proteger los soportes y contenidos digitales. Para combatir ese tipo de pérdida de información son necesarios estrictos sistemas de seguridad, controles de acceso, copias de seguridad físicamente alejadas del centro, etc. (KEEFER; GALLART, 2007, p.67). Otro riesgo que presentan los recursos digitales es la pérdida de información debido a la falta de control de las versiones del recurso. Esa falta de control o la mala identificación de las versiones pueden vulnerar también la autenticidad y la integridad de los datos. Esa falta de control de las versiones puede deberse a una actualización mal documentada o a la falta de actualización de los metadatos correspondientes.

QUÉ PRESERVAR

Cuando se plantea un plan de preservación de recursos digitales es necesario determinar qué es lo que interesa preservar. Las respuestas posibles serán el contenido, el continente o ambas cosas, y dependerá de la naturaleza del propio documento. Siguiendo la terminología de las Directrices para la preservación del Patrimonio digital de la UNESCO deberían preservarse los elementos esenciales (essential elements) o propiedades significativas del recurso digital, es decir, aquello que representa debidamente su significado o propósito esencial. Estas propiedades significativas son más [12]

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que el contenido intelectual del documento e incluyen características como la funcionalidad y la apariencia. A medida que se ha asumido la independencia del documento electrónico de sus distintos soportes físicos ha disminuido la problemática de la conservación física de los soportes puesto que, considerando que una copia en el entorno informático es siempre una copia idéntica, un cambio de soporte físico no implica ninguna transformación en el documento. En cualquier caso sigue existiendo el reto de la conservación física de los soportes digitales. Dadas las características de la mayoría de los documentos digitales lo prioritario suele ser la conservación del contenido ya que los soportes tienen una principalmente una función utilitaria y pueden sustituirse sin que supongan una pérdida significativa para el valor del documento. Cada institución deberá determinar, por lo tanto, qué elementos es preciso conservar y en qué forma le interesa hacerlo. Se puede hablar de tres niveles: (KEEFER; GALLART, 2007, p. 69)

- Conceptual o intelectual: lo que el usuario puede entender o utilizar; - Lógico: los datos codificados que pueden ser interpretados por una aplicación informática; - Binario: los datos en su forma más básica, la cadena de bits. Un documento puede presentarse en un determinado formato y ofrecer diferentes funcionalidades que habrá que determinar si es necesario conservar. Hay documentos que incorporan elementos multimedia, elementos dinámicos, aplicaciones interactivas, enlaces hipermedia, etc. La complejidad del documento determinará también las dificultades de preservación y el coste de la misma.

MÉTODOS PARA LA PRESERVACIÓN

Existen diferentes métodos para la preservación de los documentos digitales y la elección de uno u otro dependerá de factores tales como:

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- El formato de los documentos - Los usos previstos de ellos - La capacidad técnica institucional disponible.

Lo más frecuente será utilizar la combinación de varios de los métodos ya que no hay soluciones definitivas. Entre las soluciones propuestas para evitar la obsolescencia tecnológica y asegurar que los recursos sean legibles y utilizables en el futuro se encuentran las siguientes:

RENOVACIÓN DE LOS SOPORTES

Consiste en transferir los datos de un soporte a otro nuevo para evitar la pérdida de información debida al deterioro que sufren las unidades de almacenamiento, tanto magnéticas como ópticas. Este cambio de soporte no implica un cambio de software ni de formato, es decir, se renueva el soporte sin alterar el contenido. La UNESCO (Directrices) habla de “refrescamiento” que define como proceso que consiste en copiar los datos de un soporte a otro sin cambiar su codificación, para evitar pérdidas de datos provocadas por el deterioro o el reemplazo de los medios de almacenamiento. Puede hacerse el cambio al mismo tipo de soporte o a otro más nuevo o más estable lo que permitirá subsanar también la obsolescencia física de los soportes. Estos cambios de soporte deberían programarse atendiendo a las indicaciones de los fabricantes sobre la caducidad del soporte y a las mejores prácticas identificadas en la profesión. También hay que tener en cuenta el tipo de uso y las condiciones de almacenamiento. Según Alice Keefer y Núria Gallart (KEEFER; GALLART, 2007, p.82) no debería considerarse una estrategia, ya que no es una opción a elegir sino una acción imprescindible.

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CAMBIOS DE LOS DATOS Y DE SU ENTORNO

Esta estrategia incluye las medidas adoptadas para intentar prevenir la pérdida de la información debido al desfase del entorno digital –hardware, software, soportes y formatos- evitando así que el recurso quede inaccesible.

Preservación de la tecnología Este método se basa en la preservación del entorno técnico que hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de medios, etc. Esto implica conservar tanto el hardware como el software originales, y ocuparse de tenerlos en funcionamiento incluso cuando su obsolescencia sea ya completa, lo que en algunos casos ha conducido a la creación de verdaderos museos cibernéticos. (SERRA, 2001, p.6) En cierta forma se trata más de un tipo de estrategia de recuperación después de un desastre de objetos digitales que no han estado sometidos a una conservación adecuada. Ofrece el potencial de tratar con la obsolescencia de los soportes, asumiendo que esos soportes no se han deteriorado más allá de su legibilidad. Puede aumentar el acceso a soportes y formatos de ficheros obsoletos, pero en última instancia es un callejón sin salida, pues ninguna tecnología puede mantenerse funcional de forma indefinida. (BARRUECO, 2004)

Migración de la información digital La migración tiene como función principal la conversión del documento creado en un determinado entorno y codificado en un determinado formato, a otro formato para que funcione en una nueva plataforma informática más actual o más estandarizada. Se parte de la idea de que los documentos deben ser accesibles a partir de los sistemas informáticos existentes en cada momento, lo que exige su migración periódica a formatos inteligibles por los sistemas actuales. Existen diferentes estrategias de migración, entre las que cabe mencionar, además del cambio de soporte mencionado más arriba, las siguientes: (SERRA, 2001) Compatibilidad retroactiva. Los programas comerciales permiten a menudo leer documentos creados con versiones anteriores de una misma familia de programas, así como su migración a la versión actual. Este tipo de migración puede realizar alteraciones

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en la estructura interna de los documentos digitales no deseables desde el punto de vista legal, o que atenten a la autenticidad del documento original. Interoperabilidad. Programas de distintas empresas pueden compartir los mismos formatos de documento digital. Esta estrategia comercial, practicada por los principales productores de software, permite visualizar documentos de un formato propietario con el programa de otra empresa y convertirlos a nuevos formatos propietarios. Conversión a formatos estándar. La existencia de formatos estándar es la principal garantía de la conservación de la funcionalidad de los documentos digitales. Esta estrategia, debe contemplar la utilización de un formato seguro (fiable y auténtico) durante el uso del documento, cuando tiene valores primarios, e incluir la posibilidad, cuando se quiera disponer el documento para su conservación a largo plazo, de congelar sus valores primarios en un formato estándar.

A pesar de ser el método más aceptado, la migración presenta numerosos problemas. Migrar la documentación de un archivo digital es caro —en recursos materiales y humanos—, laborioso y lento. También es una tarea peligrosa que comporta un riesgo de pérdida de datos, tanto por errores en la grabación como por incompatibilidades entre formatos. Uno de los mayores inconvenientes es que no se puede evitar la alteración del documento original, alteración que puede afectar la estructura, el contenido, la apariencia y la funcionalidad en mayor o menor grado. Si el objeto digital contiene varios formatos diferentes habrá que tenerlo en cuenta ya que puede requerir tratamientos diferentes para cada uno de ellos en el proceso de migración.

Eliminación de la dependencia de los documentos de una determinada tecnología Este método consiste en eliminar las dependencias no esenciales que los documentos mantienen con los programas con que han sido creados. Estas dependencias pueden ser de dos tipos:

- Funcionalidades para editar o actualizar el documento electrónico (por ejemplo, el sistema gestor de una base de datos). Cuando se plantea la conservación a largo plazo de un documento digital auténtico se infiere que debe ser inmodificable. Por lo tanto, no es necesario conservar más que las funcionalidades de visualización y los datos contextuales. - Vestigios de la tecnología original, como por ejemplo los formularios y listados de una base de datos. [16]

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Esta opción necesita una tecnología estándar para la recuperación de la información, una vez eliminada su dependencia original.

Emulación de la tecnología Este método pretende que los sistemas informáticos del futuro tengan la capacidad de recuperar los datos originales, como si se tratase del software original. El programa emulador debería permitir que el usuario del futuro vea y experimente el recurso tal y cómo era cuando se creó. Al contrario de la “migración” que pretende convertir el documento original para que funcione en sistemas nuevos, la “emulación” lo que pretende es convertir el entorno para que pueda leer el documento en su estado original. El objetivo de este método es conservar la funcionalidad que tienen los documentos cuando son reproducidos por el software original. La emulación encapsula el comportamiento del software o hardware junto con el objeto digital mismo. Esta emulación se puede limitar a conservar la presentación visual de los documentos mediante visores (viewers) o bien conservando la imagen electrónica del documento, con formatos como pdf o djvu. Según Jordi Serra (SERRA, 2001, p. 10) “esta opción garantiza la autenticidad de los documentos conservados y la fidelidad de la reproducción, pero al mismo tiempo presenta un importante inconveniente: tanto la versión reducida del software original como el emulador también están sujetos a una progresiva obsolescencia, y su mantenimiento y actualización pueden ser muy difíciles, especialmente cuando dependan de una firma comercial que actúe exclusivamente en función de los intereses del mercado.” Estos cambios en los datos y su entorno se pueden resumir en el siguiente gráfico (SERRA, 2008, p. 152)

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Figura 2: Estrategias de preservación digital - Esquema

La elección de un método o de otro se tendrá que decidir en función del tipo de documento. En la siguiente tabla se pueden ver algunas de las estrategias recomendadas en función del contenido de los documentos (SERRA, 2001)

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Tabla 4: Estrategias de preservación por tipo de documento

OTRAS ACTUACIONES

Además de las estrategias planteadas anteriormente existen otras opciones, aunque no parecen soluciones para la preservación de los documentos digitales a gran escala. Entre estas opciones podemos citar: - Los museos informáticos: esta opción prevé el mantenimiento de “museos” de software y hardware antiguos para garantizar la lectura de los documentos en el entorno en el que fueron creados. Supondría guardar ejemplares de todos los modelos, más copias y piezas de reparación. Parece una solución inviable. - Impresión en soportes analógicos: Consistiría en la transferencia de información guardada en soportes digitales a otros tradicionales como el papel no ácido o la microformas debido a que estos soportes son más estables. Esta opción, que podría ser viable para determinado tipo de documentos es totalmente inadecuada para documentos multimedia, enlaces hipertextos o documentos dinámicos. El volumen de documentos digitales hace es otro de los elementos que hace inviable esta opción

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- Preservación en línea: Esta opción propone el almacenamiento de los documentos en servidores externos. Esta opción de almacenamiento en la “nube” está siendo muy utilizada actualmente, pero hay que tener en cuenta que este sistema no elimina la necesidad de hacer migraciones en algún momento a futuros formatos, ni de hacer copias de seguridad. - Arqueología digital: Esta opción más que una estrategia es la ausencia de ella ya que lo que plantea es que no haga nada y se deje la recuperación de los documentos en manos de los especialistas del futuro.

TENDENCIAS DE FUTURO

La expansión de los documentos electrónicos ha llevado a que en determinados ámbitos su presencia sea mayoritaria y por tanto se hace imprescindible su conservación por razones patrimoniales, culturales, jurídicas o de otro tipo. La globalización de los sistemas de almacenamiento y los avances constantes de la tecnología, característicos de la Sociedad de la Información actual, hacen que sean necesarios programas globales de conservación y preservación de todo el patrimonio documental que se encuentra en ese formato. Cada institución depositaria de documentos digitales tendrá que adoptar sus propios programas de preservación pero las medidas locales ya no son suficientes. Se hacen necesarias estrategias a largo plazo y la cooperación entre diferentes instituciones que permitan compartir los enormes gastos que supone la preservación global de estos documentos y que permita buscar soluciones a la enorme complejidad que dicha preservación supone. La preservación digital es una tarea en la que tienen que intervenir bibliotecarios y archiveros, pero también todos los actores relacionados con la creación, la gestión y uso de cada documento digital. Son numerosos los proyectos de investigación en preservación digital que se están desarrollando en todo el mundo, principalmente en países como Estados Unidos, Australia, Nueva Zelanda, Gran Bretaña, Francia, Holanda, etc. La mayor parte de estos proyectos están liderados por Bibliotecas o Archivos Nacionales, así como por universidades. Es frecuente la colaboración con empresas tecnológicas. Entre las principales líneas de actuación se pueden destacar: El desarrollo e implementación de estándares internacionales de metadatos de preservación.

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Los requerimientos de los sistemas de gestión de archivos digitales. La elaboración de registros de formatos. Creación e interconexión de repositorios institucionales, etc.

Hay que destacar que los aspectos más teóricos que caracterizaban las investigaciones de principios de la década de 2000 han dado paso a aplicaciones más prácticas y aplicables a entornos reales. Los debates sobre las alternativas técnicas de preservación (migración, emulación, encapsulamiento, etc.), sobre los formatos más recomendables o sobre el modelo funcional, tienen un menor peso relativo frente a los esfuerzos en pos de la integración de herramientas, la automatización de los procesos o la creación de sistemas expertos de ayuda a la toma de decisiones en cuestiones de preservación. (TERMENS, 2009)

CONCLUSIONES

Para garantizar la preservación de los documentos digitales las bibliotecas deben implicarse en todo el ciclo vital del documento, es decir en la selección, descripción, difusión y preservación. Para gestionar estos recursos a largo plazo, y dado que los cambios son constantes y bastante rápidos, los bibliotecarios deben adoptar las buenas prácticas reconocidas y realizar un seguimiento sistemático y constante de los diferentes ámbitos que tienen impacto sobre la preservación como son la tecnología, las normas y la legislación. Para la preservación digital no son suficientes las soluciones técnicas, sino que se hace necesario el establecimiento de políticas nacionales e internacionales que permitan adoptar las mejores decisiones. El éxito de los programas de preservación de documentos digitales dependerá en gran medida de la coordinación entre organismos, tanto a nivel nacional como internacional, para implementar políticas favorables, promover el desarrollo y aplicación de normas y facilitar la financiación necesaria. La preservación digital requiere que se tomen medidas activas durante todo el ciclo de vida del recurso por lo que las políticas de preservación deben establecerse a largo plazo. La investigación se hace necesaria de forma constante para aplicar en cada momento las soluciones técnicas más avanzadas y seguras. Para garantizar la conservación del patrimonio digital se hace necesaria la participación de todos los actores relacionados con ese tipo de documentación: creadores, informáticos, investigadores, políticos, legisladores, bibliotecarios, etc.

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Como afirmaba Anne Thurston, fundadora y directora del International Records Management Trust, tras la Conferencia internacional "La Memoria del Mundo en la era digital: digitalización y preservación", que se celebró en Vancouver (Canadá) en septiembre de 2012, “…si queremos que los archivos digitales que dependen de las políticas, acciones y transacciones de los gobiernos sean accesibles, auténticos y utilizables a largo plazo, se deben cumplir estándares profesionales internacionales. Por ejemplo, es necesario grabar los metadatos de los documentos (quién los creó, cuándo, dónde, cómo y por qué) para que estos sigan siendo significativos y accesibles […] la preservación del patrimonio documental mundial no es solamente cuestión de crear y almacenar información digital. Supone reposicionar y fortalecer la labor de los profesionales de la información para que cumplan un papel primordial en el desarrollo mundial. Estos profesionales ya han trabajado a nivel internacional para crear los estándares, leyes, prácticas y tecnologías necesarios para realizar una buena gestión de los archivos digitales. El desafío actual es fomentar la voluntad política para avanzar.” (UNESCO, 2012) Para terminar suscribo las palabras de Terry Kuny (BARRUECO, 2004) cuando dice:

“A medida que entramos en la era electrónica de objetos digitales, es importante saber que hay nuevos bárbaros en la frontera y que estamos entrando en una época donde mucho de lo que sabemos hoy, mucho de lo que está codificado y escrito electrónicamente, se perderá para siempre. Estamos, en mi opinión, viviendo en medio de la edad media digital. En consecuencia, igual que los monjes del pasado, le toca a bibliotecarios y archiveros hacerse cargo de la tradición de conservar la historia y el patrimonio documental de nuestros tiempos”

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