Gestión de Proyectos C

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E

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N

A

C

I

O N A L

Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto©

Quinta regla

Presupueste las actividades Héctor Sanín - Consultor

RECURSOS Y COSTOS

Héctor Sanín - Consultor

Programación de Recursos y Costos Pasos 1. Asignación de recursos 2.Costo de los recursos 3.Otros Costos (Fijos) 4.Costo total del proyecto 5. Nivelación de recursos 6. Optimización del proyecto

Concepto de RECURSO (según PM*, MsProject) •

Factor productivo necesario para realizar una actividad • No se consume con su uso, ni se incorpora al producto resultante de la actividad • Al término de la actividad, queda disponible para ser asignado a otra actividad o proyecto Son recursos: • Mano de obra • Equipos y herramientas No son recursos: • Materiales, combustibles, servicios

* PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos

Pasos para programación de recursos y costos 1. Asignación de recursos

Ejemplo: Parque Comunal RECURSOS Humanos

ACTIVIDAD Elaborar el Plan MÓDULOS Y JUEGOS Adquirir dotación Hacer drenajes Realizar obras Instalar juegos Realizar acabados FLORA Y JARDINES Conseguir plantas Hacer hoyos y eras Plantar EDUCACIÓN COMUNITARIA Realizar promoción Capacitar

Maestro

Obrero

1 1 1 1

3 2 2 1

1

Mecanicos

Jardinero

Trabajadora  Social

1 1 1

Equipo

Herramienta

1 1 1

1 1 1 1

1 1 1 1

Pasos para programación de recursos y costos

2, 3 y 4. Los costos del proyecto COSTOS TOTALES

COSTOS DE LAS ACTIVIDADES

COSTOS DE LOS RECURSOS

EQUIPO

HUMANO

OTROS COSTOS (Fijos*)

INSUMOS

SERVICIOS**

* Se llaman “fijos” porque no varían con la duración de la actividad. ** Cómo se trata el costo de una actividad o de un componente cuando se contrata completamente o “a todo costo”?

COSTOS GENERALES DEL PROYECTO

COSTOS DE GERENCIA +

RECURSO HUMANO

GASTOS ADMINISTRATIVOS

+ Sugerencia: asignarlos a una actividad global denominada “Gerencia”, que dura lo mismo que el proyecto.

Ejemplos de programación de costos (1) Una actividad dura 60 días y utiliza: • Un capataz (RH1), a $300 por día • Tres obreros (RH2), a $200 por día • Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por día • $30.000 en materiales. X = Actividad

Actividad 1

Tasa de costo del Recurso (por día)

Número de Recurso asignado RH1

RH2

EQ

RH1

RH2

EQ

1

3

2

300

200

500

» » » »

+

=

Costo Diario de recursos

Duración (días)

Costo total de recursos

Costos fijos

Costo Total por actividad

1,900

60

114,000

30,000

144,000

1 x 300 = 300 3 x 200 = 600 2 x 500 = 1.000 Suma 1.900

Héctor Sanín - Consultor

Ejemplos de programación de costos (2) Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días.

Actividad

Número de Recurso asignado RH1

Tasa de costo del Recurso (por día) RH1

Costo Costo Duración diariode total de (días) recursos recursos

Costos fijos

Costo Total por actividad

90

240,000

240,000

Actividad 1

• Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se asigna como costo fijo. Héctor Sanín - Consultor

Ejemplos de programación de costos (3) Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días. Para apoyar su ejecución y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un consultor (RH1)con honorarios de $200 por día. X Número de Recurso asignado

Actividad

Actividad 1

Tasa de costo del Recurso (por día)

RH1

RH1

1

200

+

=

Costo Costo Duración diariode total de (días) recursos recursos

200

Héctor Sanín - Consultor

90

18,000

=

Costos fijos

Costo Total por actividad

240,000

258,000

Programación de Costos El parque comunal ACTIVIDAD

Maestro $/día

Elaborar el Plan MÓDULOS Y JUEGOS Adquirir dotación Hacer drenajes Realizar obras Instalar juegos Realizar acabados FLORA Y JARDINES Conseguir plantas Hacer hoyos y eras Plantar EDUCACIÓN COMUNITARIA Realizar promoción Capacitar TOTAL ACTIVIDADES Gerente Secretaria Costos Administración GERENCIA TOTAL PROYECTO

80 80 80 80

#

Costo / día de Recursos por Actividad Humanos Mecanicos Trabajadora  Obrero Jardinero Equipo Herramienta Social $/día $ $/día $/día $/día $/día

3 2 2 1

40 40 40 40

120 80 80 40

1

40

40

60 60 60

50 50 50

Otros Costos Costo  Actividad $/día

Días 10

160

180

TOTAL COSTO  ACTIVIDAD

$ 20

$

$

25 21 20 3 4

5.880 4.800 720 560

1.200 4.000 200 200

10 10

50 100 60

3 18 5

150 1.800 300

800 1.100

80 80

18 24

1.440 1.920

1.000 2.800

48 48 48

4.800 1.920 1.440

170 150

Servicios

280 240 240 140

100 40 30 360

$

Insumos 

20 20 20 20

80 80

320

t

Total costo  recursos

100

20 80

80 7.080 8.800 920 760

100

250 2.600 1.400

80 400

2.520 5.120 29.550 4.800 1.920 1.440 8.160

37.710

Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto©

Quinta regla Presupueste las actividades

Ejercicio Trabajo en Grupos Parte I Héctor Sanín - Consultor

Duración de la actividad vs recursos Duración variable: • Depende de la intensidad del recurso asignado: • Ej: Pintura de un edificio Duración fija: • No depende de la intensidad del recurso asignado • Ej: Duración del Curso POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLE EN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO

Pasos para programación de recursos y costos

5. Nivelación de recursos Recurso asignado

Recurso sobreasignado Límite disponible (“pool”)

Tiempo Actividad A Actividad B Actividad C

1

1 1

1 1

1 1 1

1

1

Cantidad del recurso por unidad de tiempo asignada a cada actividad

Estrategias para eliminar sobrecarga • Nivelar recursos por desplazamiento de actividades con holguras • Programar trabajo extra • Reingeniería de procesos • Modificar tecnología • Contratar recurso adicional

Eliminación de sobrecarga de recursos por ampliación del “pool” Recurso asignado Ampliación del pool de recursos Límite original

Tiempo

Nivelación de recursos por desplazamiento de actividades Recurso asignado

Sobrecarga eliminada Límite disponible Perfil nivelado

Tiempo Actividad A Actividad B Actividad C

1

1 1

1 1

1 1

1 1

1

Cantidad del recurso por unidad de tiempo asignada a cada actividad

Pasos para programación de recursos y costos

6. Optimización del proyecto a) Estrategias para REDUCIR DURACION • Revisar interdependencias y maximizar ejecuciones simultáneas • Asignar más recursos y/o modificar horario laboral – Más días laborables – Turnos de trabajo – Horas extras • Modificar tecnología y redefinir procesos – Mejora de procedimientos – Cambio de procesos en actividades – Cambio en tecnología integral • Sistemas de estímulos

Pasos para programación de recursos y costos

6. Optimización del proyecto b) Estrategias para REDUCIR COSTOS • Reprogramar recursos ociosos • Aprovechar capacidad instalada subutilizada en la empresa • Modificar tecnología, redefinir procesos y cambiar recursos • Vincular recursos comunitarios • Sistemas de estímulos • Subcontratar la ejecución

¿Qué pasa si la actividad 4 se reduce en: a) b) c) d)

1 día 2 días 3 días 4 días

Días 6 4 3

Héctor Sanín - Consultor

Reducción de Tiempo Por aumento en la asignación de recursos Recursos Recursos en la reducción máxima

Aumento de Recurso Recursos de Programación Original

Tiempo posible de reducción Tiempo límite

Tiempo normal Héctor Sanín - Consultor

Tiempo

Gráfico de costos

Costo Total = Costo Directo + Costo Indirecto

Costo Indirecto

Costo Directo

Héctor Sanín - Consultor

Costo vs Tiempo Costo Pendiente de costo =

Costo límite

Pendiente de costo =

Costo límite – Costo normal Tiempo normal – Tiempo límite Costo de reducir una unidad de tiempo

Aumento de costo

Costo normal Tiempo posible de reducción Tiempo límite

Tiempo normal Héctor Sanín - Consultor

Tiempo

Costo vs Tiempo Costo Pendiente de costo = Costo límite

Pendiente de costo =

Costo límite – Costo normal Tiempo normal – Tiempo límite Costo de reducir una unidad de tiempo

Aumento de costo

Costo normal Tiempo posible de reducción Tiempo límite

Tiempo normal Héctor Sanín - Consultor

Tiempo

Ejemplo de reducción de tiempo - 1 (Aceleración) Costo Costo límite

$200

$180

Costo normal

Tiempo límite

20 días

Tiempo normal Héctor Sanín - Consultor

30 días

Tiempo

Ejemplo de reducción de tiempo - 2 (Aceleración) Costo

Pendiente de costo =

$200

Costo límite

Pendiente de costo =

Costo límite – Costo normal Tiempo normal – Tiempo límite $200 - $180 30 días – 20 días

=

10 días

$2/día

Pendiente de costo =

$20

$20

Aumento de costo

$180

Costo normal Tiempo posible de reducción

10 días Tiempo límite

20 días

Tiempo normal Héctor Sanín - Consultor

30 días

Tiempo

Ejemplo de reducción de tiempo - 1 (Aceleración) Costo Costo límite

$200

Si los Costos de Gerencia son de $3/día: Cuál es el Costo Total: a) Sin reducción b) Con reducción al límite

$180

Costo normal

Tiempo límite

20 días

Tiempo normal Héctor Sanín - Consultor

30 días

Tiempo

Estrategias para optimización del proyecto Si el criterio principal es reducir tiempo: 1. En qué actividades se reduce 2. Por dónde empezar 3. Hasta dónde se lleva el proceso Si el criterio principal es reducir costo: 1. En qué actividades se reduce 2. Por dónde empezar 3. Hasta dónde se lleva el proceso Héctor Sanín - Consultor

Gráfico de costos con premios y multas C O S T O

costo total con premios y multas costo total sin premios, ni multas

Cm costo indirecto

Cm’

costo directo multas

to premios

to’

Héctor Sanín - Consultor

duración

Listos para la EJECUCIÓN DEL PROYECTO

1. PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN

D ir e c c ió n S u p e r io r

A r e a F u n c io n a l 1

A r e a F u n c io n a l 2

P r o y e c to

EJECUCIÓN

3. TÉRMINO DE PROYECTO 2. SEGUIMIENTO Héctor Sanín - Consultor

Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto©

Quinta regla Presupueste las actividades

Ejercicio Trabajo en Grupos Parte II Héctor Sanín - Consultor

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