PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE SALARIOS, PRESTACIONES Y APORTES PROCESO: -GR-Gestión de Recursos

CODIGO: PGR-06

VERSION: 1

1. OBJETIVO: Establecer los parámetros para el registro de novedades y liquidación de nóminas, prestaciones sociales, seguridad social y aportes parafiscales, de los funcionarios de la CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA, de acuerdo con la normatividad vigente y aplicable al sector. 2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable y de estricto cumplimiento para los responsables de la Gestión de derechos laborales en la Contraloría Departamental del Tolima, como son el(la) Contralor(a) como máxima autoridad y representante legal de la misma, la Secretaría General que realiza las notificaciones de los actos administrativos de los reconocimientos de liquidaciones de cesantías retroactivas, intereses a las cesantías, liquidaciones definitivas y los funcionarios de la Secretaria Administrativa y Financiera que se asignen. Comprende desde el registro de las novedades del ingreso del funcionario, las novedades periódicas en el software, la generación y pago de nómina, de prestaciones sociales, de aportes de seguridad social y de parafiscales.

3. DESARROLLO 3.1. Base Legal Contenida en el Normograma de la entidad (ver RGJ-04) proceso Gestión de Recursos, en lo relacionado con la legislación laboral para el funcionario público. 3.2. Definiciones En lo relacionado a la nómina, prestaciones sociales, seguridad social y aportes parafiscales, en la Contraloría Departamental del Tolima, se tiene en cuenta los siguientes conceptos: Aportes Al Régimen de Seguridad Social: Tiene por objeto garantizar a la población el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones que se determinan en la ley así como propender por las condiciones de acceso al sistema contributivo en salud a través de los aportes especificados por ley. Asignación Básica: Es la retribución habitual o constante que percibe el funcionario de acuerdo a su trabajo, determinada por sus funciones y responsabilidades, así como por los requisitos de conocimiento y de experiencia requeridos para su ejercicio, según la denominación y el grado establecido sin tomar en cuenta elementos adicionales como horas extras, primas y otros factores, eventuales o fijos que aumentan sus ingresos. Auxilio de Transporte: Figura creada con el objetivo de subsidiar el costo de movilización de los funcionarios desde su casa al lugar de trabajo; que por ley tienen derecho en la cuantía y condiciones establecidas para ello.

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Bonificaciones Horas Extras: Concepto aplicado en la Contraloría del Tolima, para reconocer el trabajo y dedicación adicional de los funcionarios que desempeñan los cargos de: Auxiliar administrativo con funciones de conductor, Conductor, Técnico, los que se encuentran adscritos al despacho y también para la auxiliar de servicios generales. Se realiza se manera semestral y hace parte del ingreso base para liquidación de prestaciones sociales. Compensación: comprende todo aquello que los personas reciben a cambio de su trabajo como funcionarios de la Contraloría Departamental del (sueldo las prestaciones sociales) Compensatorios: Es el descanso remunerado a que tiene derecho un funcionario equivalente a un (1) día por cada ocho (8) horas extras de trabajo. Los compensatorios se conceden a solicitud del servidor público o de oficio por parte de la entidad. Previa coordinación y concertación con el jefe inmediato. En caso de reconocimiento económico requiere Autorización del Despacho y Acto administrativo. Deducciones y Descuentos: Es la autorización que el funcionario o trabajador da para que de su sueldo le sea descontada una suma determinada a favor de un tercero o descuento por mandamiento judicial, cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas, o de sanciones disciplinarias. Factores Salariales: Están estipulados en el artículo 42 del Decreto Ley 1042 de 1978, así: Asignación básica fijada en la ley para los diferentes cargos; valor del trabajo suplementario y del realizado en jornada nocturna o en días de descanso obligatorio, constituye salario todas las sumas que habitual y periódicamente recibe el empleado como retribución por sus servicios. Gastos de Representación; Prima Técnica; Auxilio de Transporte; Subsidio de Alimentación; Prima de Servicios (Prima Semestral); Bonificación por Servicios Prestados y los viáticos percibidos por los funcionarios en comisión. Libranza: Es un título valor, por medio del cual el funcionario puede obtener un crédito para financiar sus necesidades de consumo, expresado generalmente por carta. El pago del crédito se maneja por el sistema de descuento de nómina dentro de los límites legales. Nómina: Es el medio por el cual una organización efectúa el registro de los pagos por concepto de sueldos o salarios devengados por los trabajadores que conforman la planta de personal. Incluye los descuentos o deducciones hechas a los empleados por diferentes conceptos, tales como libranzas, embargos, seguridad social, retención en la fuente, etc. Parafiscales: Son contribuciones parafiscales aquellos recursos públicos creados por ley, originados en pagos obligatorios con el fin de recuperar los costos de los servicios que se presten o de mantener la participación de los beneficios que se proporcionen. Planta De Personal: Es el conjunto de los empleos permanentes requeridos para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a una organización, identificados, ordenados jerárquicamente y que corresponden a un sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración legalmente establecido Prestaciones Sociales: Corresponde al reconocimiento y pago que se hace a los funcionarios por concepto del régimen prestacional establecido en la ley y de acuerdo con lo consagrado en el Decreto 1919 de 2002; para la liquidación de las prestaciones sociales no podrán incluirse factores salariales diferentes a los expresamente señalados en el Decreto 1045 de 1978. Las Prestaciones Sociales a que tienen derecho los empleados públicos corresponden a: Vacaciones, Prima de

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VERSION: 1

Vacaciones, Bonificación por Recreación, Prima de Navidad, Auxilio de Cesantía, Intereses a la Cesantía. Calzado y vestido de labor. Prima De Vacaciones: Es el valor que se reconoce y cancela por descanso remunerado, equivalente a quince (15) días hábiles a que tienen derechos los funcionarios de la Contraloría departamental del Tolima por cada año de servicio y/o proporcional al tiempo laborado. Proporcionalidad en días. Prima Semestral o de Servicios: Es un factor salarial cuyo reconocimiento es otorgado a los funcionarios que hayan laborado mínimo seis meses continuos. La proporcionalidad es en meses. Reglada por Ordenanza Departamental. Salario: Está constituido por todas las sumas que habitual y periódicamente recibe el funcionario como retribución por sus servicios, que comprende la asignación básica mensual y los factores salariales y sobre este concepto se efectuarán las deducciones o descuentos permitidos en la ley. Seguridad Social: “La Seguridad Social es un servicio público obligatorio, cuya dirección, coordinación y control está a cargo del Estado y que será prestado por las entidades públicas o privadas en los términos y condiciones establecidas en la ley. Este servicio público es esencial en lo relacionado con el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Con respecto al Sistema General de Pensiones es esencial sólo en aquellas actividades directamente vinculadas con el reconocimiento y pago de las pensiones”. Ley 100 de 1993, Artículo 4. Subsidio de Alimentación: Reconocimiento económico que la administración paga a los funcionarios cuya remuneración no exceda la suma previamente establecida por la ley y los convenios vigentes. 3.3. Generalidades Para el registro de las novedades y realización de las liquidaciones de los derechos laborales de los funcionarios de la Contraloría Departamental del Tolima, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: *

Novedades al ingreso del funcionario

o Acta de posesión A partir de la fecha de posesión o a partir de los efectos fiscales de la misma se incluye en la nomina de la entidad, ingresándolos en el aplicativo de nomina, creando el empleados conforme con la información soportadas y acreditada en la historia laborad. o Creación del funcionario en el operador aportes den línea. Incluyendo los datos solicitados por el mismo conforme a los acreditados en la historia laboral y fecha de ingreso.

*

Liquidación de Rete-fuente laboral

o Se utiliza el formato asignado en nómina. o Se solicita los funcionarios el mes de abril de cada año, los documentos que acrediten su derecho a deducción de Rete-fuente por concepto de interés de préstamos para adquisición de vivienda, pagados en el año anterior, medicina prepagada y dependientes.

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Novedades para liquidación de nómina: -

Ingresos

-

Retiros

-

Licencia No remuneradas

-

Licencia remuneradas

-

Incapacidades

-

Licencia de Maternidad

-

Descuentos

-

Seguridad social

-

Embargos Judiciales

-

Libranzas

-

Retefuente

* Liquidación de vacaciones Para decretar, liquidar y pagar vacaciones se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: - Adquirir el derecho - Disponibilidad de recursos económicos - Factores salariales para la liquidación de vacaciones: - Asignación básica mensual - 1/12 de la Prima de Servicios - 1/12 de la Prima de Navidad * Liquidación de primas Para decretar, liquidar y pagar Primas se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: - Adquirir el derecho - Disponibilidad de recursos económicos -

Prima de Servicios Factores salariales para la liquidación de vacaciones: Asignación básica mensual 1/12 Susidio de Alimentación 1/12 Bonificación por Hora Extras (para quien aplica)

-

Prima de Navidad Factores salariales para la liquidación de vacaciones: Asignación básica mensual 1/12 de la Prima de Servicios 1/12 Susidio de Alimentación 1/12 Bonificación por Hora Extras (para quien aplica) 1/12 de la Prima de Vacaciones

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VERSION: 1

Liquidación de Cesantías -

Parciales

-

A cierre de cada vigencia para Fondos de cesantías

Se *

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tiene en cuenta: Adquirir el derecho Disponibilidad de recursos económicos Factores salariales para la liquidación de vacaciones: Asignación básica mensual 1/12 de la Prima de Servicios 1/12 Susidio de Alimentacion 1/12 Bonificacion por Hora Extras 1/12 de la Prima de Navidad 1/12 de la Prima de Vacaciones

Liquidación de Intereses sobre las Cesantías

o Valor cesantías *12%/360*días laborados Liquidación de Prestaciones sociales Definitivas Para decretar, liquidar y pagar Prestaciones Sociales definitivas se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: - Adquirir el derecho - Disponibilidad de recursos económicos El funcionario que presenta novedad de retiro en la entidad se liquidaran, conforme a los factores establecidos anteriormente por cada prestación de forma proporcional, siendo las prestaciones sociales a que tiene derecho las siguientes -

Prima de vacaciones proporcional en días Prima semestral proporcional en meses después de haber cumplido como mínimo 6 meses Indemnización de vacaciones Proporcional en días Bonificación especial de recreación proporcional en días Cesantías e intereses de la cesantías proporcional en días

3.4. Responsabilidades La responsabilidad de quienes intervienen en la adquisición de bienes y servicios en la Contraloría Departamental del Tolima, tiene el siguiente detalle: a. Contralor(a) -

Firmar el acto administrativo de nombramiento del funcionario

-

Firmar todos los actos administrativos que se generen durante la vinculación del funcionario (asignaciones salariales, reconocimiento de prestaciones sociales, comisiones, traslados a toros cargo, encargos, entre otros)

-

Aprobar la solicitud de disponibilidad presupuestal de los pagos a los funcionarios, Página 5 de 5

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-

Firmar nóminas y pagos de prestaciones sociales parciales o definitivas

-

Autorizaciones expresas de pagos como bonificaciones por horas extras y demás actos que se requieren para reconocimientos laborales a los funcionarios.

b. Líderes de Procesos

c.

-

Comunicar por escrito las fechas de concertación de las vacaciones de los funcionarios del procesos, de las prórrogas de contratación de supernumerarios, solicitudes de personal para cubrir vacantes o atender situaciones excepcionales del proceso

-

Sustentar la necesidad del servicio en caso de prorroga o indemnización de vacaciones de los funcionarios que en dado caso se requieren para atender el proceso

Control Interno -

Seguimiento y control a los pagos laborales

-

Rendición de la cuenta en los formatos de la AGR

d. Secretaría Administrativa y Financiera -

Atender las instrucciones del despacho con relación a cubrimiento de vacantes

-

Instruir al personal a cargo para la vinculación de los funcionarios, con las debidas revisiones y protocolizaciones que indica la normatividad

-

Revisar nóminas, liquidaciones de prestaciones sociales y de aportes de seguridad social y parafiscales para proceder a autorizar y gestionar los pagos en tesorería

-

Revisar actos administrativos de reconocimiento y pago de derechos laborales

e. Dirección Técnica Jurídica

f.

-

Conceptuar sobre situaciones de reconocimiento de derechos laborales

-

Revisar actos administrativos de reconocimiento y pago de derechos laborales

Profesional Especializado Contabilidad y Presupuesto -

Expedir certificado de disponibilidad presupuestal previa solicitud de disponibilidad

-

Expedir registro presupuestal por nómina o liquidación de prestaciones sociales, indicando los datos del funcionario y de los terceros de seguridad social y parafiscales

-

Elaborar giro presupuestal a los comprobantes de egreso efectuados por tesorería para su respectivo pago Página 6 de 6

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CODIGO: PGR-06

VERSION: 1

Revisar los datos que le remite nómina para hacer los registros contables

g. Técnico Asignado a Nómina en Secretaría Administrativa y Financiera -

Proyecta los actos administrativos relacionados con vinculación, reconocimiento de pagos laborales y de retiro

-

Registra novedades y genera la nómina de acuerdo al periodo establecido en el aplicativo

-

Registrar novedades y generar liquidaciones parciales y definitivas de prestaciones sociales

-

Registra y liquida las bonificaciones por horas extras, para los funcionarios que tienen asignado este derecho

-

Realiza el registro en el operador para el pago de seguridad social y parafiscales, generan las planillas por administradora,

-

Consolidación de prestaciones sociales para reportar a Contabilidad y Presupuesto

4. Descripción del Procedimiento 4.1. Nominas No.

ACTIVIDAD

1.

Registrar las novedades para cada mes

2.

Generar pre-nómina

3.

Revisar y verificar

4.

Genera nómina definitiva

5.

Pasar a Secretaría Administrativa y Financiera

6.

Revisar liquidación de nómina

RESPONSABLE

Técnico Asignado a Nómina

Secretaría Administrativa y Financiera Prof. Univ. Tesorería

7.

Expedir disponibilidad y registro presupuestal

Prof. Esp. Contabilidad y Presupuesto Contralor(a)

8.

Firmar nómina

DOCUMENTO DE REFERENCIA

Secretaría Administrativa y Financiera

Actos administrativos, Hoja de vida del funcionario y demás documentos relacionados y que dan cumplimiento a la normatividad laboral

Prof. Univ. Tesorería Prof. Esp. Contabilidad y Presupuesto Página 7 de 7

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE SALARIOS, PRESTACIONES Y APORTES PROCESO: -GR-Gestión de Recursos

No.

ACTIVIDAD

CODIGO: PGR-06

RESPONSABLE

VERSION: 1 DOCUMENTO DE REFERENCIA

Técnico Asignado a Nómina 9.

Expedir Giro presupuestal

10. Pasar a Tesorería para pago

Prof. Esp. Contabilidad y Presupuesto Técnico Asignado a Nómina

4.2. Prestaciones Sociales No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO DE REFERENCIA

Recibir la instrucción de generar el acto administrativo: a) 1. b) 2.

Retiro del funcionario por renuncia, declaración de insubsistencia, o terminación del vínculo Técnico Asignado a (pensión por invalidez, pensión por vejez, Nómina efectos de concursos) Secretaría Administrativa y Prestaciones sociales parciales Financiera

Verificar los vencimientos de terminación del periodo de contratación de funcionarios Elaborar el acto administrativo de:

6.

Actos administrativos, Aceptación de la renuncia, declaratoria de Secretaría Administrativa y Hoja de vida del insubsistencia, notificación de inclusión en Financiera funcionario y nómina de pensionados demás b) Reconocimiento y pago de prestaciones sociales documentos relacionados y Revisar historia laboral que dan cumplimiento a Registrar las novedades para la respectiva liquidación la normatividad según el caso, parcial o definitiva laboral Técnico Asignado a Generar pre-liquidación Nómina

7.

Revisar y verificar

8.

Genera liquidación definitiva

9.

Pasar a Secretaría Administrativa y Financiera

3.

4. 5.

a)

10. Revisar liquidación de prestaciones sociales

Secretaría Administrativa y Financiera Prof. Univ. Tesorería

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No.

ACTIVIDAD

CODIGO: PGR-06

VERSION: 1

RESPONSABLE

DOCUMENTO DE REFERENCIA

Prof. Esp. Contabilidad y Presupuesto

11. Expedir disponibilidad y registro presupuestal

Contralor(a) Secretaría Administrativa y Financiera 12.

Firmar liquidación de prestaciones sociales parciales o definitivas

Prof. Univ. Tesorería Prof. Esp. Contabilidad y Presupuesto Técnico Asignado a Nómina Prof. Esp. Contabilidad y Presupuesto

13. Expedir Giro presupuestal Pasar a Secretaria General – Secretaría Común, para las debidas notificación y ejecutoria, de: 14.

a)

Cesantías retroactivas,

b)

Intereses a las cesantías

c)

Liquidación definitiva

Técnico Asignado a Nómina

Notificar y ejecutoriar al funcionario el pago de 15.

a)

Cesantías retroactivas,

b)

Intereses a las cesantías

c)

Liquidación definitiva

16. Pasar a Tesorería para pago

Secretaria General – Secretaría Común

Técnico Asignado a Nómina

4.3. Seguridad Social y Parafiscales No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Registrar las novedades para cada mes en el 1. portal del operador 2.

Generar planilla

3.

Revisar y verificar

4.

Genera planilla definitiva

Técnico Asignado a Nómina

DOCUMENTO DE REFERENCIA Actos administrativos, Hoja de vida del funcionario y demás documentos relacionados y Página 9 de 9

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No.

ACTIVIDAD

5.

Pasar a Secretaría Administrativa y Financiera

6.

Revisar liquidación de aportes de seguridad social y aportes parafiscales

7.

Expedir disponibilidad y registro presupuestal de la parte patronal

CODIGO: PGR-06

RESPONSABLE

Secretaría Administrativa y Financiera

VERSION: 1 DOCUMENTO DE REFERENCIA que dan cumplimiento a la normatividad laboral

Prof. Univ. Tesorería Prof. Esp. Contabilidad y Presupuesto Contralor(a) Secretaría Administrativa y Financiera

8.

Firmar nómina

Prof. Univ. Tesorería Prof. Esp. Contabilidad y Presupuesto Técnico Asignado a Nómina

9.

Expedir Giro presupuestal de la parte patronal

10. Pasar a Tesorería para pago 11. Realizar pagos en línea

Prof. Esp. Contabilidad y Presupuesto Técnico Asignado a Nómina Secretaría Administrativa y Financiera Prof. Univ. Tesorería

12. Generar impresión de planillas pagadas

Técnico Asignado a Nómina

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