Código: P-GA-5 PROCEDIMIENTO CONTROL DE CORRESPONDENCIA PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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1. OBJETIVO Describir los lineamientos para el control general de las comunicaciones generadas o recibidas por la Fundación FES a los diferentes grupos sociales objetivos. 2. ALCANCE Incluye desde la generación del comunicado, programación de mensajería o distribución del comunicado a cada responsable del área hasta la conservación del comunicado. 3. DEFINICIONES 

Comunicado: Consiste en una nota, un informe, un parte o una declaración que contiene una determinada información y que se difunde masivamente a través de los medios de comunicación definidos por la Fundación para conocimiento general o particular del público.



Correspondencia enviada: Son comunicados emitidos por los colaboradores de la Fundación a entidades externas (grupos sociales objetivos).



Correspondencia recibida: Son comunicados como las cartas, faxes y documentos recibidos oficialmente por la Fundación y que son generados por entidades externas (grupos sociales objetivos).



Grupos sociales objetivos: Son las personas u organizaciones con las que la Fundación FES mantiene una relación estratégica e impacta directa o indirectamente con sus acciones.

4. RESPONSABLE Responsable de Recepción. 5. CONDICIONES 

El código del consecutivo se renueva cada año, y está compuesto por el número asignado, según el orden de generación y los dos últimos números del año. Ejemplo: 1-14, 20-14.



El Control de Correspondencia Enviada F-GA-14y el Control de Correspondencia Recibida F-GA-16, se maneja de forma anualmente, es decir que al iniciar el año se registra el periodo que corresponde el registro y se conserva la base de datos generada del año anterior.



Se debe conservar en recepción el soporte de envió de comunicados enviados por scanner, de esta manera realizar seguimiento de envió.

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6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Realizar control de correspondencia enviada 6.1.1 Elaborar comunicados El colaborador que gestiona el comunicado, solicita a la Recepción de la Fundación FES, el consecutivo a asignar, según el formato Control de Correspondencia Enviada F-GA14. Por lo tanto, la Recepcionista ingresa al Control de Correspondencia Enviada y registra el consecutivo e informa al colaborador el número asignado. El colaborador consideraciones:        

realiza

el

comunicado

teniendo

en

cuenta

las

siguientes

Usar la plantilla de comunicados (vigente). Manejar letra Verdana/ Tamaño 11. Al lado izquierdo del comunicado registrar el consecutivo asignado. Registrar la información completa del destinatario y el asunto. Registrar el contenido del comunicado. Campo de firma y relación del cargo, que genera el comunicado. Relacionar los anexos ( si se considera necesario). Adjuntar los anexos (facturas, cuentas de cobro, informes, información de servicios, tarjetas de invitaciones y demás documentos que se requieran anexar).

6.1.2 Revisar y aprobar los comunicados De acuerdo con la complejidad del comunicado generado, si se requiere revisión del contenido para su aprobación, el colaborador debe presentar el comunicado al Coordinador o Director de Área para el trámite. El colaborador genera cambios al contenido, en el caso de ser necesario. De lo contrario se procede a generar las copias correspondientes. 6.1.3 Registrar el comunicado El colaborador genera tres copias del comunicado y debidamente firmadas las entrega a Recepción antes de su envió. Si por el contenido del comunicado se requiere enviar en sobre sellado, este debe ir identificado con los nombres del destinatario y de quien envía. El responsable de Recepción, una vez recibe el comunicado ingresa la información requerida en el formato Control de Correspondencia Enviada F-GA-14 y programa con el mensajero él envió del comunicado o realiza la programación con el servicio de mensajería, para el caso de envió de correspondencia por correo certificado.

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Para el caso, de envío de propuesta de presentación de proyectos, se registra igualmente en formato Control de Correspondencia Enviada F-GA-14, pero la programación de envío es de total responsabilidad del área de proyectos. Si el comunicado es interno, es decir entre áreas de la Fundación, es responsabilidad de la persona que emite el comunicado de informar si requiere envío por correo certificado ( envío a otras sedes de la Fundación) o hace la entrega directamente al destinario (os). 6.1.4 Programar mensajería y envió del comunicado El responsable de recepción programa él envió de correspondencia en el formato Control de Mensajería F-GA-15, organiza el o los comunicados a enviar de la siguiente manera:    

El original y una copia son entregadas al mensajero, el original para el destinatario y la otra para el radicado por parte del destinatario. La tercera copia se deja para el archivo de Recepción. Si el comunicado va a acompañado de algún paquete, se debe igual registrar en el formato Control de Correspondencia Enviada F-GA-14 e informar al mensajero sobre la entrega de este. Para el caso de mensajería por correo certificado, en recepción se conserva el soporte de envió por parte de la empresa que presta los servicios de mensajería.

El mensajero hace entrega de la correspondencia programada, dejando el registro del radicado por parte del destinatario en la copia del comunicado, que es entregado a recepción para el archivo. El responsable de recepción realiza seguimiento a las actividades de mensajería, si se presenta alguna novedad para la entrega oportuna del comunicado, el mensajero comunica a recepción la novedad para programar nuevamente la actividad. Finalmente, en recepción se registra el cumplimiento de la actividad en el formato Control de Mensajería F-GA-15. Si el comunicado debe ser enviado por correo certificado, igualmente el responsable de recepción realiza el seguimiento de envió y entrega y registra el control en el formato mencionado y en el formato de Control de Correspondencia Enviada F-GA-14. 6.1.5 Conservar el comunicado radicado El responsable de recepción hace entrega del comunicado ya radicado al responsable que emitió el comunicado o encargado del archivo de gestión del área para su conservación. La tercera copia se conserva en el archivo de recepción para el seguimiento y consulta por parte de las áreas. El archivo debe coincidir con los datos registrados en el formato Control de Correspondencia Enviada F-GA-14.

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6. Control de correspondencia recibida 6.2.1 Recibir comunicados Una vez se recibe el comunicado externo, el responsable de recepción radica el recibido de ésta colocando el sello de recibido por la Fundación y registrando el consecutivo asignado según el numerador manual. Se ingresa el comunicado en el formato Control de Correspondencia Recibida F-GA-16. 6.2.2 Distribuir el comunicado El responsable de recepción realiza la distribución del comunicado a quien corresponda o responsable del área. Se deja registro de la distribución en el formato Control de Correspondencia Recibida F-GA-16. 6.2.3 Conservar el comunicado Es responsabilidad de cada área conservar los comunicados en el archivo respectivo y dar trámite interno a la solicitud que requiera en cada comunicado. Si se requiere verificar la información del recibido de algún comunicado, se revisa el registro realizado por recepción en el formato Control de Correspondencia Recibida FGA-16.

6.3 Formular Aprendidas

Acciones

Correctivas,

Preventivas,

Mejora

y

Lecciones

Periódicamente el Director Administrativo y Financiero y/o el Responsable de Recepción verifican si el presente procedimiento ha cumplido con sus objetivos de manera eficiente. Si se identifican brechas de cumplimiento se pueden formular acciones correctivas, preventivas y de mejora según lo establecido en el procedimiento P-GMC6; y/o lecciones aprendidas según el procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento. FIN. 7.ANEXOS No Aplica.

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CONTROL DE CAMBIOS

Versión del Documento 1

Descripción del Cambio

Motivo del cambio

Fecha del cambio

Aprobado por

Creación

______

15 de Julio de 2014

Director Administrativo y Financiero.

CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Nombre: Olga Mildred Charry.

Nombre: Olga Mildred Charry.

Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia.

Cargo: Coordinadora de Planeación y Calidad

Cargo: Coordinadora de Planeación y Calidad.

Cargo: Director Administrativo y Financiero.

Firma:

Firma:

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