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1. OBJETIVO Gestionar estrategias de comunicación para mantener un flujo de información y comunicación apropiado para los diferentes grupos sociales objetivos o públicos de interés de la Fundación FES. 2. ALCANCE Este procedimiento es liderado por la Coordinación de Comunicaciones pero, al ser un proceso dialógico, involucra otros procesos de la Fundación FES. Inicia desde el diagnóstico de las necesidades de información-comunicación de los diferentes grupos sociales objetivo, el establecimiento de los canales y estrategias de comunicación, su implementación, seguimiento y evaluación de impacto. 3. DEFINICIONES 

Campañas de Comunicación: Son acciones lógicamente relacionadas para cumplir con un objetivo dirigido a un público específico. Para su realización se desarrollan diferentes piezas y actividades que están determinadas por el objetivo, la temática y las características del público establecido.



Comité de Comunicaciones: Está conformado por la Dirección Ejecutiva, la Dirección Administrativa y Financiera y la Coordinación de Comunicaciones como miembros permanentes y por unos miembros transitorios que varían de acuerdo con la coyuntura o la agenda del momento. Sus funciones van desde la revisión y aprobación del Plan Acción de Comunicaciones, hasta el establecimiento de la agenda de medios internos y externos. Se convocará a reunión quincenalmente, consolidándose un acta de cada reunión.



Comunicación Externa: Es un proceso de información e interacción entre la Fundación FES y su entorno y grupos sociales objetivo. Se utiliza para posicionar la imagen organizacional deseada, evidenciar resultados de la gestión cumpliendo con el principio de transparencia de las organizaciones del Sector Público y Tercer Sector, construir y afianzar vínculos con actores clave para la FES.



Comunicación Interna: Es un proceso de información e interacción entre los miembros de una organización, en este caso los colaboradores de la Fundación FES, directivos y el Consejo Superior de Directores (CSD). Generalmente es utilizado para posicionar y afianzar la identidad corporativa entre el grupo de colaboradores y directivos, apoyar los procesos de alineación de la cultura organizacional al

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pensamiento y direccionamiento estratégico y mantener un flujo constante de información relevante para el quehacer de la organización. 

Escenarios de Comunicación: El término escenarios de comunicación encierra todas las acciones y piezas comunicativas e informativas que se planeen realizar tales como una comunicación directa y presencial (reuniones, grupos de discusión, etc.) hasta estrategias de impacto masivo (como el free press, publicidad en medios masivos, eventos, etc.). Estos varían dependiendo del tipo de estrategia que se desee utilizar de acuerdo con la situación y las necesidades de comunicación.



Estrategia de Comunicación: Frente a una necesidad de comunicación, información o relacionamiento de alguna persona, proceso, departamento o área de la Fundación FES, se establecen unos objetivos de comunicación y el público o segmento al que va dirigida. A partir de este planteamiento y una lectura del contexto en el que se enmarca dicha necesidad y segmento, se despliegan una serie de acciones lógicas que buscarán cumplir con los objetivos trazados. Es posible que dentro de las estrategias se desarrollen campañas que tienen una serie de actividades que abarcan objetivos específicos en un periodo de tiempo.



Grupos sociales de interés (Stakeholders): Son las personas u organizaciones con las que la Fundación FES mantiene un relacionamiento estratégico e impacta directa o indirectamente con sus acciones.



Manual de protocolo: Es un documento en el que se encuentran las normas de protocolo y etiqueta que deben seguirse para el tratamiento de personas e invitados en reuniones y eventos, con el fin de mantener un ambiente de respeto. Dichas normas determinan el comportamiento de las personas en un determinado lugar y momento, así como la forma de referirse a ciertas personas según su estatus, profesional, académico, político o social.



El Manual de Protocolo y etiqueta debe velar por: 1. Mantener adecuadamente las relaciones de la organización con otras. 2. Reconocer las jerarquías de las personas. 3. Estructurar los cuadros de precedencias. 4. Otorgar un adecuado trato y lugar a las autoridades, funcionarios y servidores. 5. Cumplir los rituales que debe observar el ceremonial.



Medios de Información Masiva (Mass-media): Son medios por transmite información a un público determinado de manera masiva, encuentran los periódicos, las emisoras de radio, los canales de portales Web y redes sociales en internet. En el caso de estos dos presentan procesos más dialógicos e interactivos, en el sentido

los que se en éste se televisión, últimos se en que el

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usuario de la internet no sólo es un consumidor de información sino que también juega un papel de productor de contenidos. 

Medios Externos e Internos: Canales y medios para transmitir información de interés a los colaboradores y contratistas internos de la Fundación FES (Ver descripción de los medios en la Política de Comunicaciones).



Plan de Acción Comunicación (PAC): Es un documento de planeación anual que incluye las estrategias, los objetivos y las actividades de comunicación alineados con la Política de Comunicación y con el direccionamiento estratégico de la Fundación Fes. También debe contener un presupuesto estimado para realizar esta gestión.



Plan de Medios: Es un documento en el que se describen los medios de información o comunicación que se utilizarán en una determinada estrategia o campaña en términos de: alcance, periodicidad, responsable(s), entregables y público objetivo.



Política de Comunicaciones: Es la intención que orienta las estrategias a implementar en materia de comunicación en la Fundación FES.



Proceso de Comunicación: La comunicación es un fenómeno de naturaleza social, se caracteriza por ser un proceso de interacción dialógica, entre dos o más actores. Estos procesos permiten construir, fortalecer y mantener vínculos y relaciones entre personas y organizaciones. Cuando se utiliza de manera estratégica se pueden realizar diferentes acciones o estrategias de relaciones públicas, mercadeo social, media advocacy (abogacía de medios), movilización social, etc., según los objetivos y el público al que va dirigido.



Proceso de Información: Se presenta cuando surge una necesidad de dar a conocer algún hallazgo, noticia o una información general por parte de alguna persona, proceso o área de la organización. Se caracteriza por ser un proceso unidireccional, en el que existe un emisor (persona que transmite un mensaje), un medio (canal por el que se difunde el mensaje) y un receptor (público al que va dirigido). En este tipo de procesos no se espera ninguna interacción, entre el emisor y el receptor, distinta a la de transmisión del mensaje.



Relaciones Públicas (RRPP): Las Relaciones Públicas son un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras. Las Relaciones Públicas implementan técnicas de negociación, marketing y publicidad para complementar y reforzar su desempeño en el marco de un entorno social particular y único que debe ser estudiado con máximo esmero

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para que esas acciones puedan ser bien interpretadas y aceptadas por los distintos públicos a quiénes se dirige un programa de Relaciones Públicas. 4. RESPONSABLE El Coordinador de Comunicaciones. 5. CONDICIONES 

Toda información externa que sea de carácter institucional deberá ser revisada, aprobada y validada por el responsable y fuente directa de la información.



Las fotografías que se vayan a utilizar para publicar información de carácter externo deben contar con un consentimiento informado, por medio del formato F-GC-10, documento que debe ir firmado por las personas que aparecen en las fotografías en el que autorizan a la Fundación FES su publicación.



Toda información que requiera ser publicada debe cumplir con un proceso de solicitud y los tiempos estipulados para su publicación (En caso de presentarse una publicación de carácter urgente y prioritario pasará a ser evaluada por el Comité de Comunicaciones).



Los responsables de los proyectos deben facilitar el plan de comunicaciones a desarrollar al área de comunicaciones para incluir las actividades en el PAC.



En el caso de ser necesario buscar un proveedor para dar cumplimiento a los objetivos establecidos, se realizará según el procedimiento de Compra de bienes y servicios P-GA-1.



Cada estrategia debe contar con un tiempo estimado de implementación, un presupuesto, unas acciones, un plan de medios y algunos productos o piezas de comunicación apropiadas que son determinadas por los objetivos y los públicos específicos para cada caso.



La Coordinación de Comunicaciones elabora la Política de Comunicaciones de la Fundación FES la cual es revisada por el Comité de Comunicaciones y aprobada por el Consejo Superior de Directores.



La política es actualizada cada año o cuando se realicen cambios estratégicos de la Fundación a fin de mejorarla o hacerla coherente con la realidad de la organización.



Una vez la Política de Comunicaciones se encuentre aprobada, se difundirá por alguno de los medios establecidos.

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La difusión de información por alguno de los medios internos preestablecidos para la Fundación se realiza de acuerdo con la política de comunicaciones.

6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Realizar el diagnóstico de comunicaciones Anualmente el Coordinador de Comunicaciones realiza el diagnóstico de comunicaciones, de acuerdo con el Instructivo Elaboración del Diagnóstico I-GC-5;de esta manera se identifican las necesidades de comunicación que tenga la organización, mediante un análisis de limitantes y posibles soluciones para plantear objetivos y estrategias. El diagnóstico es insumo para el desarrollo del Plan de Acción de Comunicaciones (PAC). 6.2. Elaborar el Plan de Acción de Comunicaciones (PAC) Con base en los resultados del diagnóstico de comunicación y las solicitudes que haya a la fecha sobre gestión de comunicación e información, el Coordinador de Comunicaciones elabora anualmente el Plan de Acción de Comunicaciones (PAC) en el que se trazan los objetivos en términos de comunicación interna y externa para la organización. El PAC debe reflejar la Política de Comunicaciones y las acciones a desarrollar en congruencia con el direccionamiento estratégico de la Fundación FES. El Plan de Acción de Comunicaciones es aprobado por el Comité de Comunicaciones. El Plan de Acción debe contener: 1. Descripción de la situación general de acuerdo comunicaciones. 2. Objetivo PAC 3. Objetivos específicos del PAC. 4. Estrategias 5. Desarrollo de acciones 6. Cronograma 7. Presupuesto

con el diagnóstico de

6.2.1. Establecer objetivos del PAC Mediante el cruce de los resultados del diagnóstico de comunicación se establecen el objetivo general y los específicos, identificando los públicos de interés y una ruta de acciones estratégicas para buscar la solución del problema.

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1. 2. 3.

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Objetivo PAC Objetivos específicos del PAC. Estrategias

6.2.2. Desagregar y describir las acciones Una vez establecido la Matriz de Marco Lógico F-GC-5 se procede a conceptualizar y desarrollar las actividades en términos de: objetivos, público al que van dirigidas, responsables, planes de medios, definición de cronograma de actividades de comunicaciones F-GC-6 con su respectivo presupuesto. 6.2.3. Revisar y aprobar el PAC El Plan de Acción de Comunicaciones es presentado por el Coordinador de Comunicaciones al Comité de Comunicaciones. Una vez revisado y aprobado se procede a su implementación. 6.2.4 Actualizar comunicaciones.

el

PAC

y

recibir

solicitudes

de

información

y/o

El Coordinador de Comunicaciones actualiza el PAC a medida que recibe solicitudes de gestión de información y/o comunicación de algunos de los responsables de los procesos, la cual debe contener como mínimo:        

Objetivo. Público objetivo. Presupuesto disponible (en el caso de que el proceso/proyecto cuente con recursos para esta actividad). Temporalidad (información / comunicación permanente, periódico o única). Responsable de los contenidos. Anexos con información adicional. Medios por los que desee difundir información. Comentarios y observaciones.

La solicitud se realiza diligenciando y enviando a: [email protected] (con asunto: Solicitud Difusión Información) el formato de Solicitud de Comunicaciones FGC-4, por lo menos 5 días hábiles antes de la fecha límite de la publicación o difusión. En el caso de que se requiera información adicional para definir exactamente la estrategia de comunicación, se solicita la información al responsable del proceso respectivo.

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El Coordinador de Comunicaciones revisa las solicitudes y las responde en un plazo de 24 horas después de haber recibido la solicitud. Se le envía al solicitante el plan de medios en el que se detallan las fechas de publicación. En el caso en que se solicite una campaña la respuesta deberá plantear una reunión para discutir los objetivos y otros aspectos. Finalmente si la solicitud requiere ser analizada por el Comité de Comunicaciones, se debe notificar al solicitante que el comité revisará la campaña y tendrá respuesta en máximo 48 horas. 6.3. Implementar el PAC 6.3.1 Definir la agenda Con base en el PAC y en las solicitudes recibidas, se identifican las estrategias y acciones de comunicación e información a desarrollar, así como los públicos a quienes va dirigida para establecer la agenda de cada semana en un Plan de Medios. 6.3.2. Ejecutar la agenda El Coordinador de Comunicaciones procede a implementar las actividades establecidas en el PAC, según los objetivos, actividades, cronogramas y presupuesto planteado. La ejecución del PAC, tiene en cuenta, según la actividad, los siguientes instructivos: Realizar actividades de free press ver el instructivo Realizar Free Press I-GC-3; cuando se requiera realizar un evento seguir el Instructivo Realización de Eventos IGC-1; si se requiera implementar una campaña se realiza según el Instructivo Implementación de campañas I-GC-2; si son acciones de Relaciones Públicas ver el Procedimiento Manejo de Relaciones Públicas P-GC-2; si es la ejecución de reuniones debido a la gestión de relaciones públicas se lleva a cabo según el instructivo I-GC-4 Manejo de Reuniones. 6.4. Monitorear los Medios Una vez se publique una información por algún medio se realizará un seguimiento y registro de sus publicaciones con el Formato de Monitoreo de Medios F-GC-7. En el caso de medios masivos de información, adicional a lo anterior, el coordinador crea una alerta en Google para que le notifique la publicación de noticias sobre el tema del boletín. 6.5. Evaluar la gestión de comunicaciones Se realiza medición a la gestión realizada a las actividades desarrolladas en el PAC, así como la efectividad de las estrategias de información-comunicación implementadas.

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Una vez finaliza cada actividad del PAC, se evalúa la gestión realizada en cada campaña, se envía al responsable de la solicitud o encargado del proceso donde se desarrolló la actividad, el formato de Evaluación de Gestión de Comunicaciones F-GC3. De esta manera se evalúa el cumplimiento de los objetivos planteados en cada campaña y se identifican mejoras. El Coordinador de Comunicaciones analiza cada mes las evaluaciones realizadas para identificar acciones de mejoras. 6.6. Formular Aprendidas

Acciones

Correctivas,

Preventivas,

Mejora

y

Lecciones

Según los resultados de seguimiento y evaluación de implementación del PAC y la medición de las estrategias de información-comunicaciones, se identifican las brechas de cumplimiento considerando la formulación de acciones correctivas, preventivas según lo establecido en el procedimiento P-GMC-6; y/o de Lecciones Aprendidas según el procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento. FIN. ANEXOS 

Instructivo para realización de eventos I-GC-1



Instructivo de Implementación campañas I-GC-2



Instructivo para realización de free press I-GC-3



Instructivo Manejo reuniones de Relaciones Públicas I-GC-4



Instructivo Elaboración del Diagnóstico de Comunicación I-GC-5



Se describe el escenario de comunicaciones de la Fundación FES de la siguiente manera: Tabla de Descripción de Comunicaciones

Alcance

Interno

Nombre

Descripción

Notifes

Boletín electrónico en el cual se muestra a los colaboradores los resultados e impactos sociales de los diferentes proyectos, información relevante de las áreas,

Tipo

Público

Boletín Digital

Consejo Superior de Directores, Directivos, investigadores y colaboradores

Frecuenci a

Responsabl es

Mensual

Coordinaci ón de Comunicaci ones

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Externo

Notifes

Externo

Boletín de Prensa

Interno

Buzón de Sugeren cias

Externo / Interno

Cartas

Interno

Carteler as Instituci onales

eventos a los que asisten representantes de FES y eventos o noticias internas. Boletín electrónico en el cual se muestran los resultados e impactos sociales de los diferentes proyectos, información relevante de las áreas. Boletín electrónico en el cual se muestran resultados e impactos sociales de los diferentes proyectos, información relevante para posicionar la Fundación en la agenda pública. Es un mecanismo de participación interna, mediante el cual los colaboradores pueden opinar y expresarse de manera anónima sobre un tema en particular. También se utilizará para campañas internas. Es una comunicación formal esporádica, para eventos especiales como felicitaciones por premios o cumpleaños, para compartir información con aliados estratégicos, el fin es mantener buenas relaciones con los grupos sociales objetivo FES. Su objetivo es mantener información constante para el personal interno de la fundación, deben estar ubicadas en lugares visibles y de tránsito dentro de la organización. La apariencia debe ser atractiva y la información será llamativa, breve y muy gráfica

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de la Fundación FES

Boletín Digital

Contratantes, aliados, beneficiarios, medios de información y comunicación

Trimestral

Coordinaci ón de Comunicaci ones

Boletín Digital

medios de información y comunicación

Mínimo uno mensual

Coordinaci ón de Comunicaci ones

Buzón físico

Colaboradores

Esporádic amente

Coordinaci ón de Comunicaci ones

Impres o

Todos los grupos sociales objetivo

Esporádic amente

Coordinaci ón de Comunicaci ones

Semanal

Coordinaci ón de Comunicaci ones

Impres o

Colaboradores

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Interno / Externo

Comunic ados

Interno

Conoce Tu FES

Interno / Externo

Correo Electróni co

Interno / Externo

Informe de Gestión (Reporte Anual de Sostenib ilidad)

Interno

La Carteler a Online

Interno

La

Es una comunicación formal que se emiten eventualmente para informar sobre decisiones, actividades o eventos que surgen en el día a día. Conjunto de concursos y juegos estilo pasatiempo que inviten a los colaboradores a conocer la información sobre los proyectos que se desarrollan en FES. Se premian las personas que ganen los concursos, también será publicada en las carteleras. Es el canal de envío y recepción de información institucional, por éste se emiten comunicados, campañas, Notifes e información relevante para la organización. Es de carácter externo e interno. En este documento se compila toda la gestión de los proyectos y sus resultados durante el año, se publican dos versiones la completa y una resumida. Se utilizará para enviar, al finalizar la semana el resumen de la información que se cuelga en la cartelera institucional, con el fin de ampliar el alcance de ésta por medio del mail, de manera que las personas que no se encuentran físicamente en las instalaciones de la fundación puedan tener la información al alcance. Se enviarán pequeños

Digital / Impres o

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Todos los grupos sociales objetivo

Esporádic amente

Coordinaci ón de Comunicaci ones

Digital / impres o

Colaboradores

Semanal con duración de 2 ó 3 meses

Coordinaci ón de Comunicaci ones

Digital

Todos los grupos sociales objetivo

Esporádic amente

Coordinaci ón de Comunicaci ones

Anual

Coordinaci ón de Comunicaci ones y Comité Técnico

Digital / Impres o

Todos los grupos sociales objetivo

Digital

Colaboradores

Semanal

Coordinaci ón de Comunicaci ones

Digital

Colaboradores

Semanal

Coordinaci

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Píldora FES

Externo

Brochure

Interno / Externo

Eventos

Interno

Reunion es

Externo

Encuentr os de Relacion es Públicas (RRPP)

Externo

Ruedas de Prensa

consejos o tips con información relacionada a hallazgos de los proyectos, prácticas laborales, convivencia, etc. La periodicidad de estos mensajes puede variar pero se enviarán como mínimo tres al mes Por este medio se presenta el direccionamiento de la fundación, su filosofía, Áreas y líneas de trabajo, Temáticas de incidencia y los grupos poblacionales a los que dirige sus acciones Es un espacio para interactuar, crear y fortalecer vínculos a nivel interno y a nivel externo. Así mismo con los eventos se busca posicionar el trabajo de FES frente a un tema específico. Es un espacio de interacción en el que los directivos o coordinadores convocan a sus equipos de trabajo para discutir temas concernientes a su área de trabajo. Es un espacio de interacción en el que los directivos de FES se relacionan con directivos de otras organizaciones crear y fortalecer vínculos con miras hacia la creación de alianzas para la financiación y desarrollo de proyectos.

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ón de Comunicaci ones

Impres o

Financiadores y Aliados

Esporádic amente

Coordinaci ón de Comunicaci ones

Espacio de interrel ación

Todos los grupos sociales objetivo

Esporádic amente

Comité de Comunicaci ones

Colaboradores

Esporádic amente

Proceso o persona que convoca

Espacio de interrel ación

Financiadores y Aliados

Esporádic amente

Directivos

Espacio de interrel ación

Medios de Información masiva y opinión pública

Esporádic amente

Coordinaci ón de Comunicaci ones

Espacio de interrel ación

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CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento 1

Descripción del Cambio

Motivo del cambio

Fecha del cambio

Aprobado por

Creación

______

24 de Junio de 2014

Director Administrativo y Financiero.

CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Nombre: Juan Sebastián Bedoya García

Nombre: Olga Mildred Charry.

Nombre: Máximo Adrián Luna.

Cargo: Coordinador de Comunicaciones.

Cargo: Coordinador de Planeación y Calidad.

Cargo: Director Administrativo y Financiero.

Firma:

Firma:

Firma: