GESTION DE COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DE AUDIOVISUALES

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1. OBJETIVO Atender y prestar soporte técnico satisfactorio a todos los requerimientos de los procesos académicos y administrativos en cuanto a préstamo de equipos audiovisuales, auditorios, aulas especiales y torreones, para el cumplimiento de los diferentes procesos institucionales relacionados con la naturaleza de esta área. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los posibles casos de préstamo de auditorios, torreones y ayudas audiovisuales. 3. DEFINICIONES Torreón: Es una denominación especial dada a ciertas aulas en la Universidad Santo Tomás que están dotadas con las distintas ayudad audiovisuales y confort necesario para la utilización de las mismas. Aula especial: Espacios acondicionados para actividades académicas dotados con todas las ayudas audiovisuales. Vídeo Beam: Proyector de vídeo desde fuente fina como pueden ser: CPU o computador portátil, VHS y DVD.

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La aplicación de este procedimiento es responsabilidad del líder de Gestión de Comunicaciones y de los Auxiliares de Audiovisuales.

5. CONDICIONES GENERALES El préstamo de ayudas audiovisuales, torreones, aulas especiales y auditorios es un servicio dado por el proceso de Gestión de Comunicaciones en las oficinas de Bucaramanga y en el Campus de Floridablanca en el Edificio Fray Angélico y el Edificio Santander en jornada continua de 6:00 a.m. a 10:00 p.m. de lunes a viernes y de 6:00 a.m. a 8:00 p.m. los sábados. En el mismo se contemplan para el correcto desarrollo de las actividades académicas de pregrado y posgrado el acceso a los diferentes tipos de ayudas audiovisuales entre las que se pueden destacar: vídeo beam, cpu, proyector de acetatos, proyector de diapositivas, proyector de opacos, grabadora, televisor, VHS y DVD.

ELABORÓ:

Nombre: Oscar Castellanos Rodríguez Cargo: Director Comunicaciones Fecha: 02/06/2009

REVISÓ:

Nombre: Olga Janeth Peña Cargo: Coordinadora de Calidad Fecha: 03/06/2009

APROBÓ:

Nombre: Padre Guillermo Villa Cargo: Representante del SGC Fecha: 04/06/2009

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De igual manera se tienen a disposición de la comunidad universitaria 36 auditorios, torreones y aulas especiales para el desarrollo de actividades académicas en pregrado y posgrado los cuáles son prestados a los distintos usuarios según procedimiento determinado. 5.1. Préstamo de Auditorios, Torreones y Equipos (excepto vídeo beam, CPU’s y grabadoras) para programas de Pregrado Los solicitantes a través de Outlook por medio del formato de préstamo de auditorios, torreones y equipos F-GC-01-01, diseñado para tal fin para docentes, directivos y administrativos envían solicitud a director de comunicaciones con copia a la secretaria del departamento quien a su vez reenvía los correos a los funcionarios de Audiovisuales. Los estudiantes deben diligenciar el formato de préstamo de video beam y CPU F-GC-01-04 para la reserva de vídeo beam. Los espacios los pueden reservar verbalmente. Si el docente lo desea puede hacer la reserva de equipos a través del formato de préstamo de video beam y CPU. F-GC01-04 Los grandes auditorios (Paraninfo Santo Domingo de Guzmán, Auditorio Fundadores, Aula San Alberto Magno y Auditorio Fray Norberto Rangel) sólo se prestan para actividades de gran trascendencia e importancia, a través de Outlook o documento externo aprobado por el Rector o el Vicerrector Administrativo-Financiero. La confirmación de la disponibilidad de los espacios y equipos se hace inmediata y personalmente para quienes hayan solicitado el servicio de la misma manera, y vía Outlook para las demás personas, se registra en el sistema de préstamo la respectiva asignación y en el libro de préstamo de equipos F-GC-01-02. Los torreones y aulas especiales que sean asignados para clases durante todo el semestre por el proceso de Planeación serán confirmados vía Outlook al proceso de Gestión de Comunicaciones la respectiva asignación. Para la ejecución del servicio el usuario debe presentarse 10 minutos antes de la hora establecida para la actividad programada, en la oficina de Audiovisuales respectiva, entrega su carné y firma el formato de responsabilidad por auditorios, torreones y equipos F-GC-01-03 que lo hace responsable del auditorio, torreón y/o equipo, durante la actividad y hasta la entrega del mismo. Al momento del préstamo todos los usuarios deben firmar el formato de responsabilidad por auditorios, torreones y equipos F-GC-01-03, dejando además su carné. Durante la realización de la actividad los funcionarios de audiovisuales brindan el soporte técnico requerido, de acuerdo a las necesidades del evento y previo acuerdo con el responsable del mismo. Al finalizar la actividad programada el responsable de la misma hace devolución en la oficina de Audiovisuales de los equipos prestados, el funcionario de audiovisuales verifica visualmente el estado de auditorios, torreones y equipos y de no presentar ninguna novedad devuelve el carné a quien realizó el préstamo.

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En caso de pérdida, hurto o daño físico a los auditorios, torreones y/o equipos el carné es retenido de acuerdo a las políticas establecidas. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO No

1

2

ACTIVIDAD

Recepción de solicitudes

Diligenciamiento de formato préstamo de vídeo beam

3

Préstamo de grandes auditorios

4

Confirmación de disponibilidad

5

Préstamo de equipos y espacios

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

Los solicitantes a través de Outlook por medio del formato de préstamo de auditorios, torreones y equipos F-GC-01-01, diseñado para Líder de proceso tal fin para docentes, directivos y y secretaria administrativos envían solicitud a director de comunicaciones con copia a la secretaria del departamento quien a su vez reenvía los correos a los funcionarios de Audiovisuales. Los estudiantes deben diligenciar el formato de préstamo de video beam y CPU F-GC-01-04 para la reserva de vídeo beam. Los espacios los pueden reservar verbalmente. Si el docente Auxiliar de lo desea puede hacer la reserva de equipos a Audiovisuales través del Los estudiantes deben diligenciar el formato de préstamo de video beam y CPU FGC-01-04 Los grandes auditorios (Paraninfo Santo Domingo de Guzmán, Auditorio Fundadores, Aula San Alberto Magno y Auditorio Fray Líder de proceso Norberto Rangel) sólo se prestan para y secretaria actividades de gran trascendencia e importancia, a través de Outlook o documento externo aprobado por el Rector o el Vicerrector Administrativo-Financiero. La confirmación de la disponibilidad de los espacios y equipos se hace inmediata y personalmente para quienes hayan solicitado el servicio de la misma manera, y vía Outlook para las demás personas, se registra en el sistema Auxiliar de de préstamo la respectiva asignación y en el Audiovisuales libro de préstamo de equipos F-GC-01-02 Los torreones y aulas especiales que sean asignados para clases durante todo el semestre por el proceso de Planeación serán confirmados vía Outlook al proceso de Gestión de Comunicaciones la respectiva asignación.

Auxiliar de Audiovisuales

Para la ejecución del servicio el usuario debe presentarse 10 minutos antes de la hora

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8

Diligenciamiento formato de responsabilidad

Atención técnica oportuna

Devolución de equipos en la oficina de Audiovisuales

Auxiliar de Audiovisuales

Auxiliar de Audiovisuales

Auxiliar de Audiovisuales

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establecida para la actividad programada, en la oficina de Audiovisuales respectiva, entrega su carné y firma el formato de responsabilidad por auditorios, torreones y equipos F-GC-01-03 que lo hace responsable del auditorio, torreón y/o equipo, durante la actividad y hasta la entrega del mismo. Al momento del préstamo todos los usuarios deben firmar el formato de responsabilidad por auditorios, torreones y equipos F-GC-01-03, dejando además su carné. Durante la realización de la actividad los funcionarios de audiovisuales brindan el soporte técnico requerido, de acuerdo a las necesidades del evento y previo acuerdo con el responsable del mismo. Al finalizar la actividad programada el responsable de la misma hace devolución en la oficina de Audiovisuales de los equipos prestados, el funcionario de audiovisuales verifica visualmente el estado de auditorios, torreones y equipos y de no presentar ninguna novedad devuelve el carné a quien realizó el préstamo.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO

RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO

NOMBRE

F-GC-01-01

Formato de préstamo torreones y equipos

F-GC-01-02

Docente, Personal Administrativo y Directivo

Departamento Comunicaciones

de

Libro de préstamo de equipos

Funcionario Designado

de

Audiovisuales

Departamento Comunicaciones

de

F-GC-01-03

Formato de responsabilidad por auditorios, torreones y equipos

Funcionario Designado

de

Audiovisuales

Departamento Comunicaciones

de

F-GC-01-04

Formato de préstamo de vídeo beam y CPU

Estudiante o Docente

Departamento Comunicaciones

de

8. ANEXOS

de

auditorios,

LUGAR DE ARCHIVO

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Para efectos del presente documento no aplica

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha

Versión

Motivo

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