PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CUENTAS CORRIENTES E INVERSIONES FINANCIERAS

CONTROL DE REVISIONES Revisión

Fecha

1

19 de mayo 2014

2

2 de marzo de 2015

Modificaciones Edición inicial Corrección de errores detectados y aclaraciones de algunos procedimientos.

NOTA: se identificará en rojo en el cuerpo del documento la última modificación realizada

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INDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

OBJETO GENERAL ALCANCE Y VIGENCIA DEFINICIONES PROCEDIMIENTOS GENERALES CUENTAS BANCARIAS INVERSIONES FINANCIERAS INTERESES TARJETAS DE CRÉDITO PRÉSTAMOS BANCARIOS CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

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1. OBJETIVO GENERAL Establecer los procedimientos bajo los cuales la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura (OEI) realiza operaciones con Instituciones Financieras. 2. ALCANCE Y VIGENCIA El presente procedimiento es de aplicación a todas las Oficinas de la OEI, a excepción de la Secretaria General que se regirá por su procedimiento especifico de bancos e inversiones financieras. El presente procedimiento entrará en vigor a partir de su publicación. 3. DEFINICIONES  Instituciones financieras: una entidad que presta servicios relacionados con el dinero que posee o necesita Ej. Bancos, Cajas de Ahorro, Cooperativas, etc. 

Importe máximo garantizado: dependiendo de la legislación local de cada país, es la cantidad de dinero máxima que se encuentra cubierta por una institución u organismo y que podrá ser recuperado por el ahorrista cuando la institución financiera no pueda cumplir con sus obligaciones.

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Empresa calificadora: Las empresas calificadoras son sociedades cuyo objeto social exclusivo es la calificación de valores o riesgos relacionados con la actividad financiera, aseguradora, bursátil y cualquier otra relativa al manejo, aprovechamiento e inversión de recursos captados del público. Una calificadora de riesgo es un agente que propende por la profundización y madurez del mercado de capitales a través calificaciones objetivas e independientes, incorporando metodologías de prácticas que promueven entre emisores e inversionistas altos estándares de transparencia y de gobierno corporativo. Por lo cual, es recomendable que las calificaciones que se utilicen para el análisis financiero sean de empresas calificadoras acreditadas en cada país, según la legislación local vigente.

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Calificaciones: Una calificación es una opinión profesional, especializada e independiente acerca de la capacidad de pago de una empresa y de la estimación razonable sobre la probabilidad de que el calificado cumpla con sus obligaciones contractuales o legales, sobre el impacto de los riesgos que está asumiendo el calificado, o sobre la habilidad para administrar inversiones o portafolios de terceros, según sea el caso. Existen varios sistemas de calificación pero el más usado a nivel internacional es el siguiente:  AAA, AA+, AA, AA-,A+, A, A-, BBB+, BBB, BBB-; donde AAA es la escala más alta y BBB- la más baja.

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 En grado de no inversión están BB+, BB, BB-, B+, B, B-, CCC, CC; siendo BB+ la escala más alta y CC la más baja.  Una calificación D se asigna cuando la obligación cae en incumplimiento y E si no se tiene suficiente información para calificar. 

Inversiones financieras: son aquellas inversiones en activos financieros que pueden ser tanto inversiones financieras a largo plazo como a corto plazo. Las inversiones financieras de corto plazo son aquellas que se piensan liquidar dentro del año de plazo. Entre las distintas clasificaciones de las inversiones financieras, podemos destacar las siguientes:  Participaciones de capital en empresas, acciones con o sin cotización bursátil.  Depósitos, finanzas.  Créditos no comerciales, préstamos  Títulos de renta fija emitidos por otros entes, obligaciones.  Imposiciones a plazo.  Cartera de inversiones

4. PROCEDIMIENTOS GENERALES A. Representante OEI: El Director de oficina será el representante de la Organización ante las Instituciones Financieras. B. Análisis Servicios de Instituciones Financieras: Anualmente, el Responsable de Administración deberá hacer un análisis de los servicios ofrecidos por cada una de las entidades financieras con las que opera la Organización, de tal forma que se evalúen los servicios prestados, y la diversificación del riesgo, pudiendo proponer los cambios que se consideren oportunos. Ver ANEXO I. Este análisis deberá realizarse al 31 de diciembre de cada año, ser aprobado por el Director de la Oficina y enviado al Departamento de Control Interno Financiero de la OEI, con copia a la Dirección General de Concertación y Administración (DGCA), antes del 30 de marzo del año siguiente. C. Inicio de operaciones con Instituciones Financieras: Para iniciar operaciones con una nueva Institución Financiera, el Director de oficina deberá realizar una solicitud formal de autorización al Secretario General de la OEI. Ver ANEXO II. Este documento deberá ser preparado por el Administrador de la oficina, firmado por el Director y ser enviado por este último al Secretario General con copia a la DGCA y al Área Jurídica de SG. En caso de que esta solicitud se realice por requerimiento del financiador, el Secretario General autorizará la apertura de cuentas bancarias e inversiones para los recursos de proyectos específicos en las Instituciones Financieras indicadas por el financiador, de

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conformidad con lo establecido en el acuerdo entre las partes. Para ello, el Director de la Oficina, deberá remitir adicionalmente al ANEXO II, el mencionado acuerdo. Se dispondrá de un plazo de tres días laborables contados desde la fecha de recepción de la solicitud para autorizar o rechazar la operación. 5. CUENTAS BANCARIAS: A. Firmas autorizadas: En todas las cuentas se deberán reconocer, como mínimo, dos firmas autorizadas que firmarán mancomunadamente, siendo recomendable que existan tres firmas. Tomando en cuenta, que una de las firmas autorizadas sea la del Director de la Oficina y que preferiblemente la tercera firma se utilice solo en ausencia justificada del Director de la oficina. La firma mancomunada es obligatoria tanto para cheques como para transferencias por carta o electrónicas, en todas las cuentas bancarias que tenga la oficina. (Ver punto 3, Resolución 01/2014). B. Apertura de cuenta bancaria en sistema contable ERP: En el momento que se realice la apertura de una nueva cuenta bancaria, el departamento contable/administrativo de la oficina deberá remitir la información detallada en el ANEXO III1 al personal designado por la DGCA para la creación de la cuenta en el sistema, con copia a Contabilidad de SG y Auditoría Interna. Para la apertura de la primera cuenta bancaria de una nueva institución financiera también anexar la autorización firmada por el Secretario. El responsable de la apertura de la cuenta bancaria en el sistema dispondrá de tres (3) días laborables para realizar la apertura y notificar a la oficina. C. Cierre de cuenta bancaria: Una vez cerrada la cuenta bancaria, el Responsable de Administración o Jefe Contable de la Oficina deberá remitir a Auditoría Interna un email con la solicitud expresa de cierre de cuenta en el sistema contable ERP adjuntando la carta o documento de notificación de cierre de cuenta del banco. Con este proceso quedará inactiva la cuenta bancaria en el ERP. D. Cuentas bancarias en el extranjero: La apertura y cierre de toda cuenta bancaria en un país extranjero distinto de la oficina en cuestión, deberá ser autorizado por el Secretario General de la OEI. Asimismo, cualquier oficina podrá abrir una cuenta bancaria por cuenta de otra oficina, previa autorización del Secretario General, siendo esta última oficina la beneficiaria del usufructo de la cuenta. Son de aplicación para estas cuentas lo estipulado en los incisos 3 C para inicio de operaciones y apertura de cuenta y 4 C para el cierre de cuentas. E. Conciliación bancaria: Mensualmente, antes del 20 del mes siguiente, se deberá realizar la conciliación bancaria de todas las cuentas que tiene la oficina, incluso aquellas que no tengan movimiento o tengan saldo cero pero no han sido cerradas. 1

Tomar en cuenta que para la apertura de cuentas bancarias en instituciones con las que ya se trabaja no hace falta solicitar autorización de apertura.

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F. Expediente de cuentas bancarias: En el caso de cuentas bancarias, el Responsable de Administración deberá incluir dentro de cada expediente la siguiente información:     

Detalle de las firmas autorizadas. Límites para el manejo de la cuenta. Medios de pago (cheque/ transferencia). Dirección para el envío de extractos bancarios. Documentos que soporten la apertura, modificaciones y cierre de las cuentas bancarias.

6. INVERSIONES FINANCIERAS A. Comité de Inversiones: El Director de cada oficina constituirá un Comité de Inversiones, el cual estará integrado, como mínimo, por el Responsable de Administración, el Responsable de Contabilidad y el Director de oficina. En oficinas con estructura reducida, el Comité estará formado por el Director y el Administrador de la oficina. La constitución de este comité será de aplicación para las oficinas que tengan constituidas inversiones financieras o que tengan intención de constituirlas. B. Funciones y frecuencia de las reuniones del Comité de Inversiones: Funciones: o Identificar inversiones financieras de bajo riesgo que aseguren una rentabilidad fija determinada. Sólo se constituirán inversiones financieras que no estén condicionadas a factores de riesgo del mercado financiero. o Evaluar y optimizar el proceso de contratación de inversiones financieras. o Concluir, en cada reunión, si consideran razonables los resultados económicos obtenidos de las inversiones financieras contratadas y analizar, o en su caso, proponer cambios pertinentes sobre las mismas. Frecuencia de las reuniones: o Reunirse, al menos, de manera cuatrimestral o semestral, dependiendo de los vencimientos de las inversiones que tenga la oficina, para evaluar la razonabilidad de los resultados económicos de las inversiones financieras contratadas. Se expondrán las inversiones financieras vigentes, las nuevas contratadas, las vencidas o liquidadas anticipadamente, así como los datos generales y rentabilidad de las mismas y se completará un anexo que deberá ser remitido a Control Interno Financiero con copia a la DGCA (Ver ANEXO IV), en un plazo no mayor a 30 días del mes siguiente a la finalización del cuatrimestre o semestre. a. Oficinas que deberán realizar análisis cuatrimestral: Cuando más del 30% de su cartera de inversiones presenten un vencimiento menor a 6 meses.

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b. Oficinas que deberán realizar análisis semestral: Cuando más del 30% de su cartera de inversiones presenta un vencimiento superior a 6 meses. o Reunirse con carácter previo a la solicitud de autorización para la constitución de una nueva inversión o para la renovación de la inversión. C. Constituir una inversión financiera: Para constituir o renovar una inversión financiera, el Director de la Oficina deberá solicitar autorización al Secretario General de la OEI. Para ello, el Comité de inversiones solicitará al menos tres ofertas de distintas instituciones financieras y preparará el ANEXO V, para que sea firmado por el Director y remitido por él, al Secretario General con copia a la DGCA y al Área Jurídica de la SG. Se dispondrá de cinco (5) días laborables para autorizar o rechazar dicha operación. Renovación: La solicitud de autorización de renovación de una inversión financiera deberá realizarse con una antelación de siete (7) días laborables a la fecha de finalización de la misma, siempre y cuando la renovación a realizarse sea superior a 3 meses. Para ello, se aplicará el mismo procedimiento descrito anteriormente e igualmente se dispondrá de un plazo de cinco (5) días laborables contados desde la fecha de recepción de la solicitud para autorizar o rechazar la operación. D. Cancelación anticipada de inversión financiera: Para la cancelación anticipada total de las inversiones financieras que tengan fecha de vigencia determinada, el Director de oficina deberá solicitar autorización al Secretario General, para ello deberá remitir el ANEXO VI, preparado por el Administrador y firmado por el Director, al Secretario General con copia a DGCA y al Área Jurídica de SG. Se dispondrá de un plazo de tres días laborables contados desde la fecha de recepción de la solicitud para autorizar o rechazar la operación. E. Inversiones Financieras en el extranjero: La apertura y cierre de toda inversión financiera en un país extranjero distinto de la oficina en cuestión, deberá ser autorizado por el Secretario General de la OEI. Son de aplicación para estas cuentas lo estipulado en los incisos 5 C para constitución de inversiones y 5 D para cancelación anticipada de inversiones. F. Documentación Inversiones Financieras: Se deberá llevar un expediente de cada una de las inversiones financieras, de tal forma que incluya la correspondencia tanto recibida como enviada, así como todos los documentos que soporten la apertura, modificaciones y cancelación de las inversiones financieras como así también de la constitución, renovación y cancelación anticipada de las inversiones financieras. Asimismo, se debe incluir en el expediente un detalle de los rendimientos obtenidos por la inversión.

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7. INTERESES: Los intereses generados por cuentas bancarias o inversiones financieras de fondos procedentes de convenios, acuerdos, contratos, subvenciones o documentos análogos, se podrán considerar ingresos de la oficina siempre y cuando el Financiador no establezca expresamente lo contrario, o en su defecto que la Dirección General de la OEI o la Dirección de la Oficina haya determinado previamente que se reinvierta en el mismo. Esto con la finalidad de afrontar costes administrativos y de funcionamiento que no son cubiertos por los gastos de gestión y de administración de los proyectos. 8. TARJETAS DE CREDITO: Las tarjetas de crédito institucionales solo podrán ser solicitadas para los Directores de las oficinas, previa autorización del Secretario General. Para ello, el Director remitirá vía email al Secretario General la solicitud de autorización para la emisión de la tarjeta de crédito, quien contestará aprobando o denegando la misma. En caso de aprobación, una vez recibida la tarjeta de crédito, el departamento administrativo/contable de la oficina deberá remitir la información que se detalla a continuación al personal designado por la DGCA para la creación de la tarjeta en el sistema ERP, con copia a Contabilidad de SG y Auditoría Interna:      

Número de tarjeta de crédito Cuenta bancaria con la que se abonarán los cargos de la tarjeta Moneda de la tarjeta Banco emisor de la tarjeta Límite de crédito de la tarjeta Autorización otorgada por el Secretario.

9. PRÉSTAMOS BANCARIOS: A. Solicitud Préstamo bancario: Para la constitución de un préstamo bancario debe ser autorizado con carácter previo por el Secretario General. Para ello, el Administrador de la oficina deberá preparar el ANEXO VII que será firmado por el Director y remitido por él al Secretario General, con copia a la DGCA y el Departamento Jurídico de SG. Se dispondrá de un plazo de tres días laborables contados desde la fecha de recepción de la solicitud para autorizar o rechazar la operación. B. Cancelación anticipada del préstamo suscrito: Para la cancelación anticipada de un préstamo bancario se deberá solicitar autorización por parte del Director al Secretario General. Para ello, el Administrador de la oficina deberá preparar el ANEXO VIII que será firmado por el Director y remitido por este al Secretario General con copia a la DGCA y al Área Jurídica. Se dispondrá de un plazo de tres días laborables contados desde la fecha de recepción de la solicitud para autorizar o rechazar la operación.

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10.CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN: La responsabilidad de la custodia de la documentación de las cuentas bancarias e inversiones es del Responsable de Administración de cada Oficina Nacional, salvo en aquellas oficinas que el Director haya designado esta responsabilidad en el Jefe Contable. 11.MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Cualquier modificación de la presente política, será aprobada por el Secretario General de la OEI.