PROCEDIMIENTO IRIS DOCUMENTAL ASD DEL SUBPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

1.

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OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Garantizar que toda la información que entra y sale de la Sede Central de la Superintendencia de Notariado y Registro, quede registrada en el Sistema de Gestión Documental – IRIS Documental ASD de forma ágil y eficiente. 1.1 ALCANCE: Inicia: Radicar la documentación recibida en el Grupo de Archivo y Correspondencia de forma ágil y oportuna. ¿Qué hace?: Radicar (alistamiento, digitalización, tipificación, control de calidad y armado de documentos) de toda la documentación recibida en el Grupo de Archivo y Correspondencia, direccionar de forma eficiente a cada dependencia y esperar la respuesta generada para hacerla llegar al destinatario ya sea de forma personal o por medio de la empresa de correo 4-72. Termina: Verificar y entregar las respuestas generadas por las diferentes dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro. RESPONSABLES: 2.1. Responsable estratégico: El Coordinador del Grupo de Archivo y Correspondencia. 2.2. Responsable operativo: Equipo de trabajo del procedimiento: 2. DEFINICIONES: Folio: hoja Foliar: acción de numerar hojas Foliación: acto de enumerar los folios Folio recto: primera cara de un folio Folio vuelto: segunda cara de un folio Página: cara de una hoja Paginar: acción de numerar páginas Expediente: conjunto de documentos de un mismo asunto Legajo: consecutivo de expedientes referentes al mismo asunto Documento: información registrada cualquiera que se su forma o el medio utilizado.

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Documento original: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus funciones que tienen valor administrativo, fiscal o legal, valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación Documento de apoyo: son todos los documentos que no cumplen con valores primarios o secundarios pero que apoyan la función de cada dependencia Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final Tipo documental: unidad documental simple que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento Unidad documental simple: esta compuesta por un solo documento Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituye una unidad archivistita o unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto Serie documental: es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones Fondo documental: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadano o como fuentes de historia Archivo total: concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos Ciclo vital: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. IRIS Documental ASD: Aplicativo (software) del sistema de gestión documental de la Entidad. 3. PHVA Planear: Recursos logísticos, físicos, financieros y humanos del procedimiento.

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Hacer: Recibir, radicar y distribuir la documentación que llega a la Entidad y esperar la respuesta para hacerla llegar al destinatario. Verificar: Por medio del aplicativo que maneja el sistema de Gestión Documental IRIS Documental ASD, alimentar una base de datos con la documentación recibida en el Grupo y confrontar que las respuestas generadas por las diferentes dependencias de la SNR cumplan con las condiciones de salida. Actuar: Definir estrategias de oportunidad, para el recibo y direccionamiento preciso para garantizar su oportuna distribución. Programar la entrega de las respuestas de forma oportuna.

4. CONTENIDO O DESARROLLO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL

DESCRIPCIÓN ¿CÓMO?

Descripción de actividades: Recepción de la documentación recibida por ventanilla

ACTIVIDADES RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN RESPONSABLE RADICADOR – GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 1. Saludar amablemente al usuario. 2. Recibir la documentación presentada. 3. Leer la documentación recibida y verificar que este dirigida a algún funcionario activo de la Superintendencia de Notariado y Registro. 4. Radicar la documentación recibida, ingresando los datos en el Sistema de Gestión Documental – IRIS Documental ASD (referencia, fecha de enviado, asunto, quien lo envía, para quien va dirigido, personal, nivel de prioridad, tipo de documento y guardar) 5. Imprimir dos (2) etiquetas o Stickers, la primera se coloca en la copia del usuario y la segunda para la copia que se queda en tramite en la Superintendencia.

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6. Alistar la documentación recibida, quitando todos los elementos metálicos que pueda tener (grapas, ganchos, clips, etc.) 7. Escanear o digitalizar, cada uno de los documentos que conforman el número de radicado. 8. Tipificar o direccionar la documentación al grupo correspondiente (también aplica el término indexación). 9. Realizar el proceso de control de calidad, confrontando la documentación original contra la imagen escaneada. 10. Armar el documento, organizando los papeles como llegaron originalmente. 11. Realizar dos (2) cortes al día, el primero a las once de la mañana y el segundo a las tres de la tarde, con el fin de entregar lo más rápido posible la documentación recibida y evitar demoras e inconvenientes. 12. Imprimir cada reporte generado por el corte, de cada una de las dependencias. 13. Organizar por el momento, la documentación física con cada planilla del corte, teniendo en cuenta la dependencia. 14. Entregar en cada dependencia la documentación direccionada, verificando el físico contra la planilla. 15. Solicitar a la persona que recibe, que escriba su nombre y hora de recibido, en la planilla. Nota: 

Los funcionarios del Grupo de Archivo y Correspondencia, direccionarán la documentación recibida, siguiendo el nivel de jerarquía establecido en el organigrama vigente de la Superintendencia de Notariado y Registro (Señor Superintendente, Secretario General, Superintendentes Delegados, Directivos, Jefes de Oficina Asesoras, Jefes de Oficina y Coordinadores). Esto se hace con el fin, de informar a los responsables de cada proceso, de las diferentes solicitudes que ingresan a su dependencia. El directivo, puede responder o reasignar cada solicitud que le aparezca en el buzón o delegar a un tercero, la

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administración de su usuario, bajo su responsabilidad. 

Existe documentación especial, que debido a su naturaleza, se debe continuar entregando físicamente en cada dependencia y los sobres que los contienen, no se deben abrir, como por ejemplo: 1. Documentación relacionada con el Grupo de Contratación Administrativa (concursos de méritos, licitaciones, pólizas de cumplimiento, entre otros). 2. Documentación de la Dirección de Gestión Notarial (información para las hojas de vida de los Notarios, licencias, permisos, etc.). 3. Documentación de la Oficina de Control Disciplinario Interno (procesos disciplinarios)

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



Cuando viene un original y varias copias, se debe direccionar la copia original al respectivo directivo y las copias adjuntas a cada funcionario. Solamente, se debe colocar una etiqueta o sticker a cada oficio. Nunca, un oficio debe tener dos o más etiquetas o stickers. Al momento de radicar información relacionada con el tema de Plan de Acción SNAIPD (Población desplazada), se debe digitar en la casilla de referencia Población Desplazada – seguido del número de oficio que ingresa. Esto con el fin de poder identificar y hacerle seguimiento a este tipo de documentación. La documentación que se radica en el Grupo de Archivo y Correspondencia, que tenga copias de tipo informativo para otras dependencias, se debe radicar siguiendo el procedimiento establecido pero a las copias no se les coloca la etiqueta, solamente debe escribirse el número del radicado en la parte superior del oficio.

ACTIVIDADES MANEJO FAX RESPONSABLE RADICADOR – GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

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16. La dependencia que reciba el fax, debe remitirlo al Grupo de Archivo y Correspondencia de la Entidad. 17. El Grupo de Archivo y Correspondencia, debe recibir el fax. 18. Radicar el fax, siguiendo los pasos del procedimiento de radicado citado anteriormente. 19. Escanear el fax. 20. Archivar el fax recibido, en la carpeta destinada para tal fin. Nota: o

Para que el fax tenga validez, debe estar radicado.

ACTIVIDADES MANEJO CORREOS ELECTRÓNICOS RESPONSABLE RADICADOR – GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

21. La dependencia que reciba el correo electrónico, debe verificar que el contenido del mismo, esté relacionado con peticiones, quejas, reclamos y sugerencias – PQRS. 22. Imprimir el correo electrónico. 23. Remitir la copia del correo electrónico al Grupo de Archivo y Correspondencia de la Entidad. 24. El Grupo de Archivo y Correspondencia, debe recibir la copia del correo electrónico, siempre y cuando cumpla con las condiciones de PQRS. 25. Radicar la copia del correo electrónico, siguiendo los pasos del procedimiento de radicado citado anteriormente. 26. Archivar la copia del correo electrónico recibido, en la carpeta destinada para tal fin. Nota: o

Para que la copia del correo electrónico tenga validez,

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debe estar radicado.

ACTIVIDADES DOCUMENTACIÓN INTERNA RESPONSABLE CADA DEPEDENCIA QUE GENERE UNA SOLCITUD INTERNA Cada dependencia que genere un oficio, comunicado o informe de tipo interno para otra dependencia de la Sede Central de la Superintendencia de Notariado y Registro debe seguir los siguientes pasos: 27. Radicar utilizando el aplicativo del Sistema de Gestión Documental – IRIS Documental ASD. 28. Imprimir el oficio. 29. Firmar el oficio. 30. Entregar físicamente el oficio en la dependencia involucrada.

ACTIVIDADES SALIDA DE DOCUMENTOS RESPONSABLE PERSONA – GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Cada dependencia que genere un oficio, comunicado o informe de tipo externo para otra Entidad del orden Nacional, se debe seguir los siguientes pasos: 31. La dependencia que genera la respuesta oficial, debe ingresar el buzón de su correspondencia, empleando el aplicativo IRIS – Documental ASD, al momento de responder, se genera el número de radicación y posteriormente la impresión de la misma. Esta copia, debe estar debidamente firmada y se entrega en el Grupo de Archivo y Correspondencia con su respectivo EE. 32. El Grupo de Archivo y Correspondencia, se encarga de

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elaborar las planillas de envíos y establecer el contacto con la empresa transportadora. Nota: o

Si el envío es urgente y se debe entregar a la mano, se debe informar al Grupo de Archivo y Correspondencia, para que programe a una persona para que realice la entrega.

ACTIVIDADES SALIDA DE DOCUMENTOS – MASIVOS RESPONSABLE FUNCIONARIO ENCARGADO DE REALIZAR LAS SALIDAS – GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Cada dependencia que genere un oficio, comunicado o informe de tipo externo para otra Entidad del orden Nacional, se debe seguir los siguientes pasos: 33. Pendiente por definir el manejo de las planillas para los envío masivos.

Nota: o

o

Todos los derechos de petición, tutelas y acciones populares, que ingresen a la Sede Central de la Superintendencia de Notariado y Registro, deben entregarse directamente al Despacho del Señor Superintendente, con el fin de informar sobre la situación y que él directamente lo direccione a la dependencia que debe respuesta Si al momento de realizar una salida de documentos y el destinatario final, no aparece en el pantallazo del Sistema de Gestión Documental, quiere decir, que no existe en la base de datos (Agenda). La dependencia interesada, debe comunicarse con el Grupo de Archivo y Correspondencia y suministrarle los datos, para su creación.

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Responsable: Equipo de trabajo del proceso Conocimiento: Manejo de Ofimática y el aplicativo IRIS Documental ASD. Valor agregado: Amabilidad, cordialidad, oportunidad y agilidad en la recepción de documentos. Normatividad: Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivo, Acuerdo 060 de 2001, Acuerdo 042 de 2002. Herramientas de control: Aplicativo IRIS Documental ASD, etiqueta de radicación que cada documento debe tener y planillas que se generan para el reparto, Frecuencia: Diario Tecnología (M. A. S.): Manual

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 6.1. Documentos asociados:  Norma NTC-GP: 1000-2004. Sistema de Gestión Pública de la Calidad.  Manual de calidad.  Manual Modelo de programa de Gestión Documental de la SNR – contiene todas las 8 faces de la gestión de archivo, desde la producción, almacenamiento, identificación, rotulación, etc., hasta la conservación, todo esto de acuerdo a las Tablas de Retención Documental.  Modelo de programa de Gestión Documental  Política de calidad.  Plan para el logro de objetivos de calidad.  Mapa de riesgos de los procesos (paso 6)  Resolución 1891 del 13 de marzo de 2009, por el cual se adoptan las Tablas de Retención Documental. 6.2 Requisitos aplicables:  Norma: NTCGP: 1000:2004. Requisitos 5 y 6

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Legales y reglamentarios: Ley 872 de 2003, Decreto reglamentario 4110 de 2004.

7. NOTAS DE CAMBIO. REGISTROS Versión 01: 12-05-08 Versión 02: 04-11-09 6. ANEXOS: Formatos

Código Elaboró: Juan Patricio Gutiérrez Rojas Claudia J. Monguí Celeno

Nombre Revisó: Juan Patricio Gutiérrez Rojas Claudia J. Monguí Celeno.

Noviembre 04 de 2009 Firma:

Noviembre 04 de 2009 Firma:

Aprobó: Secretario General Dr. Hernando Colmenares Salamanca, Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia Juan Patricio Gutiérrez Rojas Noviembre 04 de 2009 Firma: