Comisión Intermunicipal de Agua Potable y Alcantarillado de los Municipios de Colima y Villa de Álvarez (CIAPACOV)
Clave: PR-23-01
Dirección General o Dirección
Versión N°. 0
Fecha de emisión: 01/04/2014 Dirección o Área Página: 1 de 5
Procedimiento para actualizar los expedientes del personal
Elaboró
Revisó
Licda. Miriam Patricia Flores Santana
C.P. Dalila del Rosario García Avena
Auxiliar Administrativo
Aprobó Ing. Oscar Valencia Montes
Director General
Directora de Recursos Humanos
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1. OBJETIVO Establecer el mecanismo para mantener actualizados los expedientes del personal con la documentación relativa a su formación (capacitación).
2. ALCANCE Aplica para todo el personal sindicalizado, de base, de contrato y de confianza que labora en CIAPACOV.
3. POLÍTICAS 3.1.-El personal se inscribirá al o los cursos de acuerdo a las competencias requeridas en su descripción de puesto. 3.2.- Las competencias requeridas en su puesto son determinadas por la Dirección General de Recursos Humanos del Gobierno del Estado. 3.3.- Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos el control y actualización de los expedientes de todo el personal de la Dependencia. 3.4.-El personal que reciba una capacitación interna o externa deberá entregar una copia de la constancia del curso a la Dirección de Recursos Humanos cinco días posteriores a la capacitación recibida. 3.5.- La Dirección de Recursos Humanos verificará si el personal está entregando la copia de la constancia del curso con base en el Programa de Capacitación Interno.
4. MARCO NORMATIVO 4.1 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima 4.2 Ley Federal del Trabajo apartado B Art. 123 4.3 Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal 4.4 Ley de los Trabajadores al Servicios del Gobierno, Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del 4.5 Estado de Colima. 4.6 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 6.2 Recursos Humanos. 4.7 Manual de Organización Vigente.
5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES Competencia: Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que una persona demuestra durante la realización de su trabajo. Competencia Fundamental: Es aquella que permite a todo(a) servidor(a) público desarrollar las actividades propias del puesto con honestidad, ética, responsabilidad, vocación de servicio y compromiso en beneficio de la ciudadanía. Competencias Transversales: Son aquellas que debe poseer todo(a) servidor(a) público de manera general y por el nivel de responsabilidad para el desempeño de sus funciones. Programas de capacitación: Conjunto de cursos agrupados por una temática específica. DNC: Formato utilizado para diagnosticar las necesidades de capacitación de acuerdo al nivel de gestión.
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
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6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento para la actualización de Expedientes Dirección General de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos (CIAPACOV)
Personal
Inicio
Emite el Programa de Capacitación
Difunde el Programa de Capacitación
Inscribe al o los curso(s) de acuerdo a su competencia
Elabora Programa de Capacitación Interno
Toma el curso
Entrega constancia de participación
Entrega copia de constancia de participación
Actualiza Expediente y Matriz
FIN
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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable
Secuencia de fases / Descripción de Actividades
Referencias
1. Emite la calendarización de los cursos
Dirección General de Recursos Humanos
1.1 Elabora el Programa de Capacitación de acuerdo al concentrado de las necesidades de Capacitación DNC, Cédulas de evaluación por dependencias y/o a las solicitudes de cursos.
Programa de Capacitación
1.2 Difunde el Programa de Capacitación de los cursos a los coordinadores administrativos. 2. Difunde el programa de Cursos
Dirección de Recursos Humanos (CIAPACOV)
2.1 Entrega una copia del programa de capacitación a las Gerencias y Direcciones para que definan con su personal los cursos que requieren según su perfil de puesto.
Fotografías y/o copia de los avisos.
2.2 Coloca avisos en el Periódico Mural informando al personal que una vez que concluyan el curso entreguen copia a la Dirección de Recursos Humanos para que actualicen su expediente. 3. Inscribe al curso de acuerdo a su competencia
Personal
3.1 Corrobora con el Directora(a) Administrativo(a) las competencias fundamentales y transversales que requiere para su formación. 3.2 Inscribe telefónica o personalmente a los cursos de su interés.
Oficios
3.3 Reporta al Directora(a) Administrativo(a) los cursos a cursar. 4. Elabora programa de capacitación Interno Dirección de Recursos Humanos (CIAPACOV)
4.1 Recibe el reporte de cursos a tomar por el personal
Programa de capacitación Interno
4.2 Elabora el programa de capacitación Interno 5. Asiste al curso Personal
Dirección General de Recursos Humanos
5.1 Asiste al curso en la fecha y horario asignado. 6. Entrega constancia de participación. 6.1 Evalúa la participación del curso 6.2 Entrega constancia de participación
Lista de Asistencia
Constancia de participación del curso
7. Entrega copia de la constancia de participación 7.1 Recibe copia de la constancia de participación Personal
7.2 Entrega al Directora(a) Administrativo(a) la copia de la constancia de participación del curso.
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Constancia de participación del curso
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8. Actualiza expediente. Dirección de Recursos Humanos (CIAPACOV)
8.1 Recibe copia de la Constancia de participación del curso 8.2 Integra copia al expediente del personal
Expediente de Personal Matriz de Expedientes
8.3 Actualiza Matriz de expedientes
8. REGISTROS DE CALIDAD Clave
Tiempo de retención
Registros
Responsable de conservarlo
6 meses
Dirección de Recursos Humanos (CIAPACOV)
Programa de capacitación Interno
1 AÑO
Dirección de Recursos Humanos (CIAPACOV)
Matriz de Expedientes
1 AÑO
Dirección de Recursos Humanos (CIAPACOV)
N/A
Programa de Capacitación
N/A
N/A
9. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión
Fecha de actualización
0
N/A
Descripción del cambio Inicio su uso
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