PROCEDIMIENTO OPERATIVO PRESTAMO DE EXPEDIENTES PO CPSS SPE 11 Gobierno del Estado de México Coordinación de Prestaciones y Seguridad Social

1. Definiciones Acervo

Conjunto de documentos

Archivo

Conjunto de expedientes organizados conforme a un método, que integran una fuente de información útil para la planeación de acciones, toma de decisiones, consulta e investigación.

Archivo de Conjunto de expedientes de asuntos concluidos y cuya consulta es esporádica, los cuales han sido Concentración transferidos por un archivo de trámite para su conservación mientras vence un lapso de vida útil. Archivo Gestión

de Conjunto de expedientes de asuntos en trámite y cuya consulta es frecuente y necesaria para una adecuada toma de decisiones y el despacho de los asuntos de una unidad administrativa.

Clasificación

Acción a través de la cual se agrupan los documentos, por sus semejanzas, separándolos por sus diferencias.

Consulta

Acción por la cual se proporciona un expediente a un usuario para que sea utilizado dentro del área física de la unidad de archivo.

Depuración preliminar

Eliminación física de documentos duplicados existentes en los expedientes de los archivos de tramite, cuando ya han cumplido su gestión administrativa y no son de utilidad para la dependencia generadora y/o poseedora.

Documento

Es toda información registrada en un soporte material, independientemente de su forma y características de los materiales; elaborada, recibida o conservada, por una persona, institución u organización en el desempeño de sus actividades.

Expediente

Conjunto de documentos que constituyen la historia de un asunto.

Foliación

Actividad que consiste en asignar un número progresivo a cada uno de los documentos que integran un expediente.

Inventario

Registro que sirve para indicar cuales y cuantos expedientes existen en un archivo.

Préstamo

Consiste en facilitar un expediente para su utilización fuera de las instalaciones de la unidad de archivo.

Expediente de Expediente cuyo asunto ya fue resuelto en la unidad administrativa y por lo cual ya no es consultado trámite frecuentemente. concluido

2. Propósito Otorgar a las áreas de la coordinación de prestaciones los documentos necesarios para que den respuesta en tiempo y forma a los servidores públicos del Estado de México y municipios, en la resolución de sus solicitudes y demandas. Versión: 1

Elaboró Jorge Javier Díaz González Jefe del Archivo de Prestaciones Vo. Bo. Lic. Enrique González Hernández Director de Prestaciones

Página 1 de 7 Fecha de revisión: 16 de agosto de 2004

Revisó Mtra. Norma Hernández Enriquez Subdirectora de Prestaciones Económicas Autorizó Mtro. Rodolfo Davis Contreras Coordinador de Prestaciones y Seguridad Social

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Calcular la verificación de los requisitos establecidos con base en la

3. Alcance Todo el personal del Instituto, autorizado para solicitar el préstamo de un expediente: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Dirección General de Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios. Dirección de Prestaciones Económicas. Subdirección de Prestaciones Económicas Departamento de Pensiones. Departamento de Actualización de Histórico Laboral. Unidad Jurídica y Consultiva. Departamento de Vigencia de Derechos Contraloría Externa e Interna

.

4. Referencias Código N/A N/A N/A

Nombre Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México Manual de Normas y Políticas para la Transferencia de Acervos Documentales de Trámite Concluido

5. Formatos Clave FO CPSS DP SPE DP27 FO CPSS DP SPE AP28 FO CPSS DP SPE AP43 FO CPSS DP SPE AP43bis FO CPSS DP SPE AP 02

Versión: 3 Elaboró Jorge Javier Díaz González Jefe del Archivo de Prestaciones Vo. Bo. Lic. Enrique González Hernández Director de Prestaciones

Nombre Solicitud de Expedientes al Archivo de Prestaciones Documentos Contenidos en el Expediente Vale de Préstamo de Expedientes Vale de Préstamo de Expedientes Devolución de Expedientes al Archivo de Prestaciones

Página 2 de 7 Fecha de revisión: 03 de Marzo del 2005 Revisó Mtra. Norma Hernández Enriquez Subdirectora de Prestaciones Económicas Autorizó Mtro. Rodolfo Davis Contreras Coordinador de Prestaciones y Seguridad Social

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6.

Diagrama de Flujo Préstamo de Expedientes Inicio: Integración, Viabilidad y Calculo de Pensión PO CPSS SPE 13 Viabilidad de Pago de Cuotas y Aportaciones Omitidas, Devolución del Fondo de Reintegro por Separación PO CPSS SPE 18

1. Recibir solicitud de expedientes

FO CPSS DP SPE DP 27

SCE

2. Revisar en el sistema de control de expedientes

Se hace la anotación en la copia del formato FO CPSS DP SPE DP 27 en caso de que el expediente este prestado

3. Localizar físicamente expediente en anaquel

4.Se localiza el expediente

No

5. Informar al área solicitante quien lo tiene

Si

6. Depurar y foliar los documentos del expediente

Se anota en el formato FO CPSS DP SPE DP 27 la cantidad de documentos de cada expediente solicitado

7

Versión: 3

Elaboró Jorge Javier Díaz González Jefe del Archivo de Prestaciones Vo. Bo. Lic. Enrique González Hernández Director de Prestaciones

Página 3 de 7 Fecha de revisión: 26 de Octubre 2006

Revisó Mtra. Norma Hernández Enríquez Subdirectora de Prestaciones Económicas Autorizó Lic. Luis Octavio Alvarado Coordinador de Prestaciones y Seguridad Social

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7. Requisitar la hoja de inventario de documentos

8. Realizar vale de préstamo de expedientes

FO CPSS DP SPE AP28

Se anota número de folio del vale de préstamo en cada expediente FO CPSS DP SPE AP43 bis

9. Entregar los expedientes al área solicitante

Firma de recibido del responsable del área que solicito los expedientes

10. Captura del préstamo de expediente

11. Recibir el expediente de las áreas

12.Cumple con requisitos?

SCE

FO CPSS DP SPE AP 02

13. Se devuelve No

Si 11 14 Versión: 2

Elaboró Jorge Javier Díaz González Jefe del Archivo de Prestaciones Vo. Bo. Lic. Enrique González Hernández Director de Prestaciones

Página 4 de 7 Fecha de revisión: 27 de octubre de 2004

Revisó Mtra. Norma Hernández Enríquez Subdirectora de Prestaciones Económicas Autorizó Mtro. Rodolfo Davis Contreras Coordinador de Prestaciones y Seguridad Social

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14. Realizar la baja en registros

SCE

Vale de préstamo de expedientes FO CPSS DP SPE AP43 bis

15.Tiene nueva doc.?

16. Entregar al auxiliar de archivo No

Si

18 17. Digitalizar los expedientes y turnarlos

18. Intercalar en anaqueles

Fin

Versión: 1

Elaboró Jorge Javier Díaz González Jefe del Archivo de Prestaciones Vo. Bo. Lic. Enrique González Hernández Director de Prestaciones

Página 5 de 7 Fecha de revisión: 16 de agosto de 2004

Revisó Mtra. Norma Hernández Enríquez Subdirectora de Prestaciones Económicas Autorizó Mtro. Rodolfo Davis Contreras Coordinador de Prestaciones y Seguridad Social

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7.

Contenido Descripción de actividades:

Inicio: Integración, Viabilidad y Calculo de Pensión PO CPSS SPE 13 Viabilidad de Pago de Cuotas y Aportaciones Omitidas, Devolución del Fondo de Reintegro por Separación PO CPSS SPE 18 1.

El jefe de sección recibe de las áreas autorizadas el formato FO CPSS DP SPE DP 27 en dos tantos, que contiene la clave y nombre de los expedientes solicitados, firmando de recibido.

2.

El jefe de sección revisa los expedientes solicitados en el sistema de control de expedientes para saber si alguno de estos se encuentra prestado en algún área, anotando si fuese el caso en la copia del formato FO CPSS DP SPE DP 27 el número de vale, área y la persona que lo solicito.

3.

El jefe de sección turna al auxiliar de archivo el formato FO CPSS DP SPE DP 27 para la búsqueda física en anaquel.

4.

Se localiza el expediente?

5.

Si, No (4) se informa al área solicitante quién lo tiene a través de la copia del formato FO CPSS DP SPE DP 27.

6.

Si, Sí (4) el auxiliar de archivo le entrega al jefe de sección los expedientes para depuración y foliación, anotando en el formato FO CPSS DP SPE DP 27 el número de documentos que contiene cada expediente.

7.

Se requisita el formato FO CPSS DP SPE AP 28, con los documentos contenidos en el expediente, sellándolo y firmándolo el jefe de sección.

8.

El jefe de sección llena el vale de préstamo de expedientes FO CPSS DP SPE AP 43 bis, anotando el número de folio del vale de préstamo en cada uno de los expedientes solicitados.

9.

El jefe de sección entrega al área solicitante los expedientes con las copias de los formatos FO CPSS DP SPE AP 43 bis y FO CPSS DP SPE DP 27 con las anotaciones correspondientes.

10. El jefe de sección captura la relación de los expedientes que salieron al área solicitante en calidad de préstamo en el sistema de control de expedientes. 11. El jefe de sección recibe los expedientes de las diferentes áreas que entregan en el formato FO CPSS DP SPE AP 02, verificando la entrega, el estado físico de cada expediente y revisando que se remita el número de documentos que salieron en préstamo. 12. Cumple con requisitos? 13. Si, No (12) el jefe de sección los devuelve al paso No. 11 14. Si, Sí (12) el jefe de sección firma de recibido y coloca la fecha de devolución de los expedientes entregados el sistema de control de expedientes y en el formato FO CPSS DP SPE AP 43 bis

Versión: 4

Elaboró Jorge Javier Díaz González Jefe del Archivo de Prestaciones Vo. Bo. Lic. Enrique González Hernández Director de Prestaciones

en

Página 6 de 7 Fecha de revisión: 26 de Octubre 2006

Revisó Mtra. Norma Hernández Enríquez Subdirectora de Prestaciones Económicas Autorizó Lic. Luis Octavio Alvarado Coordinador de Prestaciones y Seguridad Social

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1.

Tiene documentación nueva?

2.

Si, No (15) se remite al paso No. 18

3.

Si, Sí (15) el jefe de sección turna al encargado de digitalización el cual escanea la documentación nueva generada por los distintos trámites, validando con el sello correspondiente y posteriormente lo turna al auxiliar de archivo.

4.

El auxiliar de archivo se encarga de la intercalación de los expedientes en los anaqueles correspondientes.

Versión: 1

Elaboró Jorge Javier Díaz González Jefe del Archivo de Prestaciones Vo. Bo. Lic. Enrique González Hernández Director de Prestaciones

Página 7 de 7 Fecha de revisión: 16 de agosto de 2004

Revisó Mtra. Norma Hernández Enríquez Subdirectora de Prestaciones Económicas Autorizó Mtro. Rodolfo Davis Contreras Coordinador de Prestaciones y Seguridad Social