TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Código : PTH.63
PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIÓN DE CONTRATISTAS Y ESTUDIANTES EN PRÁCTICA Y PASANTÍA A LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Seguridad y Salud Ocupacional
Versión : 01 Página 1 de 7
Fecha de aprobación: Abril 04 de 2013 Resolución No. 440
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Garantizar el cumplimiento de la legislación vigente en materia de afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales, de las personas que se encuentren desarrollando actividades por medio de contrato civil para la Universidad Industrial de Santander.
Afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales de los contratistas que presten servicios a la Universidad Industrial de Santander por un período superior a un mes, y de estudiantes en práctica o pasantía.
NORMATIVIDAD
§ §
Matriz de Requisitos Legales Decreto 2090 de 2003 del Ministerio de la Protección Social DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
§
§ §
§
§ § § §
Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan. Las disposiciones vigentes de salud ocupacional relacionadas con la prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo, hacen parte integrante del Sistema General de Riesgos Laborales. Administradora de Riesgos Laborales -ARL: Por delegación del estado, ejercen la vigilancia y control en la prevención de los riesgos profesionales de las empresas que tengan afiliadas, a las cuales deberán asesorar en el diseño del programa permanente de salud ocupacional. Salud Ocupacional: Se entenderá en adelante como Seguridad y Salud en el Trabajo, definida como aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones. Actividades de alto riesgo: Según lo establecido en el Decreto 2093 de 2003, se consideran actividades de alto riesgo para la salud de los trabajadores las siguientes: -Trabajos en minería que impliquen prestar el servicio en socavones o en subterráneos. -Trabajos que impliquen la exposición a altas temperaturas, por encima de los valores límites permisibles, determinados por las normas técnicas de salud de salud ocupacional. -Trabajos con exposición a radiaciones ionizantes. -Trabajos con exposición a sustancias comprobadamente cancerígenas UAA: Unidad Académico Administrativa. DRH: División de Recursos Humanos. ACS: Administración de la Compensación Salarial. OPS: Orden de Prestación de Servicios.
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIÓN DE CONTRATISTAS Y ESTUDIANTES EN PRÁCTICA Y PASANTÍA A LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES
Código : PTH.63 Versión : 01 Página 2 de 7
CONSIDERACIONES 1. A partir de la publicación del presente procedimiento se deberá realizar afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales – ARL, de forma obligatoria de los siguientes contratistas:
§ § §
§ § §
Las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles, comerciales o administrativos, con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación. Los jubilados o pensionados, que se reincorporen a la fuerza laboral como trabajadores dependientes, vinculados mediante contrato de trabajo o como servidores públicos. Los estudiantes de todos los niveles académicos de instituciones educativas públicas o privadas que deban ejecutar trabajos que signifiquen fuente de ingreso para la respectiva institución o cuyo entrenamiento o actividad formativa es requisito para la culminación de sus estudios, e involucra un riesgo ocupacional, de conformidad con la reglamentación que para el efecto se expida dentro del año siguiente a la publicación de la presente ley por parte de los Ministerio de Salud y Protección Social. Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo. Los miembros de las agremiaciones o asociaciones cuyos trabajos signifiquen fuente de ingreso para la institución. Los miembros activos del Subsistema Nacional de primera respuesta y el pago de la afiliación será a cargo del Ministerio del Interior, de conformidad con la normatividad pertinente.
2. Las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado son responsables conforme a la ley, del proceso de afiliación y pago de los aportes de los trabajadores asociados. Para tales efectos le son aplicables todas las disposiciones legales vigentes sobre la materia para trabajadores dependientes y de igual forma le son aplicables las obligaciones en materia de salud ocupacional, incluyendo la conformación del Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO). 3. El pago de aportes a ARL de los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo, se efectuará por cuenta de la Unidad Académico Administrativa contratante. En las definiciones se enuncian las actividades de alto riesgo. 4. El pago de aportes a ARL de los estudiantes en práctica o pasantía, se efectuará por cuenta de la Unidad Académico Administrativa contratante. 5. El pago de aportes a ARL de los estudiantes en modalidad de auxiliatura (docente, de investigación, de extensión o administrativa), no son objeto de este procedimiento.
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Código : PTH.63
PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIÓN DE CONTRATISTAS Y ESTUDIANTES EN PRÁCTICA Y PASANTÍA A LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES
Actividad
Inicio/Fin
Decisión
Documento
Procesamiento en S.I. o intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Versión : 01 Página 3 de 7
Conector
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Secretaria UAA
Archivo plano de la ARL
AFILIACIÓN DE CONTRATISTAS
INICIO
1. Diligencia base de datos
1. Diligencia el archivo plano con la información de los contratistas por OPS con período superior a un mes.
2. Envía documentación
2. Envía a la DRH la siguiente documentación: A) Al correo electrónico
[email protected]: Archivo plano con información de contratistas, debidamente diligenciado. B) En medio físico: Fotocopia de la cédula de ciudadanía del contratista ampliada al 150%, Fotocopia de la OPS y Fotocopia de la afiliación vigente a salud y pensión, de acuerdo con la fecha de inicio de la OPS.
3. Revisa información
3. Revisa la información entregada por la UAA, tanto en medio físico como digital.
Auxiliar Administrativo ACS/DRH
4. Si la información y los soportes no están correctos, solicita a la UAA completar o ajustar los soportes y la información correspondiente.
Auxiliar Administrativo ACS/DRH
5. Si la información y los soportes están correctos, carga la información en la página web de la ARL y envía los soportes a las oficinas de la ARL.
Auxiliar Administrativo ACS/DRH
¿Soportes e información son correctos?
Conector de página
Secretaria UAA
Si
No 4. Solicita a UAA la información
5.Carga información
1
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Código : PTH.63
PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIÓN DE CONTRATISTAS Y ESTUDIANTES EN PRÁCTICA Y PASANTÍA A LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Versión : 01 Página 4 de 7
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1
DURANTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
6. Revisa afiliación vigente y pagos a seguridad social
6. Revisa mensualmente que los contratistas cuenten con afiliación vigente a salud, pensión y riesgos laborales y que se encuentren al día con el pago de estos conceptos.
Auxiliar Administrativo Reporte de la ARL de los afiliados en Mora ACS/DRH
7. Informa a la UAA correspondiente
7. Si existen contratistas con OPS vigente que se encuentren desafiliados o en mora con los pagos de salud, pensión y riesgos laborales, informa a la UAA correspondiente.
Auxiliar Administrativo ACS/DRH
8. Requiere al contratista ponerse al día en afiliación y mora
8. Requiere por escrito al contratista para que en el término máximo de 5 días hábiles, realice la afiliación respectiva o cancele la deuda pendiente por pago de aportes.
Jefe UAA
9. Anexa a la OPS copia de la comunicación
9. Anexa a la OPS del contratista, copia de la comunicación enviada.
Secretaria UAA
10. Revisa afiliación vigente y pagos a seguridad social
10. Revisa que luego del término establecido, los contratistas requeridos cuenten con afiliación vigente a salud, pensión y riesgos laborales y estén al día con la mora presentada.
Secretaria UAA
¿Existen contratistas desafiliados o en mora?
No
1 Pág 5
Si
¿El contratista continua desafiliado o en mora?
No
1 Pág 5
Si 11. Informa al Jefe la UAA
11. Informa al Jefe de la UAA el incumplimiento del contratista.
12. Tramita suspensión del contrato
12. Tramita suspensión del contrato por incumplimiento de obligaciones por parte del contratista.
2
Secretaria UAA
Jefe UAA
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Código : PTH.63
PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIÓN DE CONTRATISTAS Y ESTUDIANTES EN PRÁCTICA Y PASANTÍA A LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Página 5 de 7
RESPONSABLE
PAGO A CONTRATISTAS
2
1
Versión : 01
13. Solicita a contratistas los soportes de pago
13. Solicita a los contratistas los soportes de pagos de salud, pensión y riesgos laborales de los meses correspondientes al periodo de pago.
Secretaria UAA
14. Envía a DRH los soportes de pago
14. Envía a DRH los soportes de pagos de aportes a seguridad social entregados por el contratista junto con la copia del pago parcial que se va a tramitar.
Secretaria UAA
15. Revisa los soportes remitidos por la UAA e inicia el trámite de pago enviando los documentos a la Sección de Presupuesto.
Auxiliar Administrativo Certificaciones/DRH
Soportes de pago
DESAFILIACIÓN DE CONTRATISTAS 15. Revisa soportes y los envía a la Sección de Presupuesto
No
¿Termina la OPS?
Si
16. Realiza desafiliación
FIN
16. Realiza vía página web, la desafiliación a riesgos laborales de los contratistas que finalizan su OPS.
Auxiliar Administrativo ACS/DRH
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Código : PTH.63
PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIÓN DE CONTRATISTAS Y ESTUDIANTES EN PRÁCTICA Y PASANTÍA A LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO INICIO
PAGO DE RIESGOS LABORALES A POBLACIÓN DE ALTO RIESGO Y ESTUDIANTES EN PRÁCTICA O PASANTÍA
1. Identifica contratistas y estudiantes
1. Identifica en su Unidad, contratistas expuestos a alto riesgo y estudiantes en práctica o pasantía.
2. Solicita creación de rubros presupuestales
2. Solicita a la Sección de Presupuesto la creación del rubro de Riesgos Profesionales de acuerdo al nivel de los contratistas (Profesional, Técnico, Administrativo, Operativo, etc) o Estudiantes.
3. Crea rubros presupuestales
No
Versión : 01 Página 6 de 7
RESPONSABLE
Jefe UAA
Jefe UAA
3. Crea los rubros presupuestales según solicitudes de las UAA.
Sección de Presupuesto
4. Comunica a DRH
4. Comunica por escrito a la DRH los contratistas expuestos a alto riesgo y estudiantes en práctica o pasantía.
Jefe UAA
5. Realiza afiliación a ARL
5. Realiza el trámite descrito en el presente Procedimiento para la afiliación de los contratistas y estudiantes en práctica o pasantía.
Auxiliar Administrativo ACS/DRH
6. Realiza proceso de liquidación
6. Realiza el proceso de liquidación de Riesgos Laborales de los contratistas y estudiantes en práctica o pasantía.
Secretaria UAA y Auxiliar Administrativo ACS/DRH
7. Realiza proceso de pago
7. Realiza el proceso de pago de Riesgos Laborales de los contratistas y estudiantes en práctica o pasantía.
Sección de Tesorería
¿Termina la practica o pasantía?
Si
8. Realiza desafiliación FIN
8. Realiza vía página web, la desafiliación a riesgos laborales de los contratistas que finalizan OPS y de los estudiantes que finalizan práctica o pasantía.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Auxiliar Administrativo ACS/DRH
MFI.03 Manual Plan de Cuentas Presupuestales
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIÓN DE CONTRATISTAS Y ESTUDIANTES EN PRÁCTICA Y PASANTÍA A LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
1
Abril 04 de 2013
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Código : PTH.63 Versión : 01 Página 7 de 7