Código: P-GI-06 PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA Versión: 02 Fecha de Aprobación: UN BIEN 01/04/2014 Página 1 de 5 COPIA CONTROLADA

1. OBJETIVO Definir un esquema único para dar de baja a los activos, con el fin de garantizar transparencia en las acciones tomadas por la gerencia respecto a los bienes muebles e inmuebles. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la necesidad de dar de baja a los activos inservibles y finaliza con la elaboración del acta de baja del bien. 3. DEFINICIONES 3.1.

ACTIVOS FIJOS: Conjunto particular de activos tangibles e intangibles de naturaleza duradera, no destinados para la venta, que se utilizan en las operaciones normales del negocio, bien sea en la prestación de servicios a los clientes, o en la prestación de un servicio a los clientes o a la misma empresa.

3.2.

DADOS DE BAJA: La baja es el procedimiento contable de afectación de los inventarios de activos de la Rama Judicial, por razón de su pérdida, merma, deterioro, obsolescencia o sustitución.

3.3.

CLASES DE BAJAS: Las bajas se clasifican en las siguientes categorías, de conformidad con el evento que genera la necesidad de su registro contable:

a. Baja de Bienes Inservibles. Cuando por desgaste o deterioro físico, los elementos no son útiles para el servicio al cual se han destinado y tampoco son susceptibles de adaptación o reparación. b. Baja de Bienes Obsoletos. Cuando por avance tecnológico y no obstante estar en buenas condiciones, no resultan útiles para la Rama Judicial, en ninguna de sus oficinas o despachos. c. Baja de Bienes por Pérdida. Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes que, estando en servicio o depósito, han desaparecido físicamente por hurto, incendio, terremoto o cualquier otro evento constitutivo de fuerza mayor o caso fortuito.

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d. Baja de Bienes por Permuta. Es la sustitución, en los inventarios, de aquellos bienes que se entregan en cumplimiento de contratos de permuta, por los que se reciben al mismo título. 4. RESPONSABLE Es responsable de velar por la aplicación de este documento el Director responsable del bien y el responsable general de los activos adscrito al área financiera. 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN · La elaboración de la justificación para dar de baja un bien, debe hacerse siempre de

acuerdo al concepto emitido por la persona especializada en el mismo. 6. CONTENIDO Actividad

Quien

Descripción

El funcionario que identifique la necesidad de dar de baja un bien, informa del hecho al Director del área, quien a su vez, informa al Coordinador de costos y presupuesto si es un bien mueble o inmueble o infraestructura, al Coordinador de Informática y 1. Identificar la Funcionario tecnología si es un bien tecnológico necesidad o al coordinador de mantenimiento si es un bien relacionado con el parque automotor. Ejemplo: Si el bien a dar de baja es un equipo de cómputo, se debe llamar a la Coordinador de Informática y Tecnología. Dependiendo del tipo de bien, se debe llamar a la persona especializada en ellos para que evalúe la pertinencia de la baja. Si se 2. Justificar la Funcionario decide dar de baja el bien, en el baja del bien transcurso de una semana, se elabora la justificación del por qué se debe dar de baja el bien y lo entrega al Asesor de Control Interno con

Registro

Documentos de Referencia

N.A

N.A

Informe de justificación

N.A

Actividad

Código: P-GI-06 PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA Versión: 02 Fecha de Aprobación: UN BIEN 01/04/2014 Página 3 de 5 COPIA CONTROLADA Documentos Quien Descripción Registro de Referencia copia al Coordinador de Costos y Presupuestos quien determina si el bien se va a vender, donar o dar disposición final. Si se va a donar o a dar disposición final, el responsable del respectivo bien, elabora una justificación escrita y la entrega al gerente.

3. Facturación y Pago

4. Elaborar acta

Cuando el bien dado de baja se vaya a vender, la Directora de Mercadeo y Ventas es la responsable de realizar la respectiva venta. En el caso de que los bienes se vayan a vender y una vez se tiene el cliente para la compra, solicita la elaboración de la factura entregando P.U. los datos del cliente: nombre, NIT o Facturación cédula, detalle del bien, cantidad y y Cartera valor (Ver anexo 1). Una vez elaborada la factura, le entrega original al cliente para que realice el pago y entrega copia de la misma al Asesor de Control Interno. Una vez recibida la factura, elabora Asesor de el acta de baja de bienes a la cual se Control le anexa la justificación y copia de la Interno factura de venta.

Factura

N.A

Acta de baja de bienes

N.A

7. PUNTOS DE CONTROL a. Para elaborar la factura de venta se requiere el diligenciamiento del anexo 1.

8. NOTAS DE CAMBIO

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No.

Versión inicial 00

1

2

Breve Descripción del Cambio No aplica para esta versión Se adicionó en la actividad número 3 el siguiente párrafo “Cuando el bien dado de baja se vaya a vender, la Directora de Mercadeo es la responsable de realizar la respectiva venta.

00

Se cambiaron los nombres: Analista de Costos por Coordinador de Costos y Presupuestos. Analista de Informática, por Coordinador de Informática y Tecnología. Director de Control Interno por Asesor de Control Interno.

01

Versión Final

Fecha

00 01

25/04/12

02

01/04/2014

9. ANEXOS Anexo 1. Soporte para bienes dados de baja SOPORTE PARA BIENES DADOS DE BAJA FECHA

DETALLE

Responsable

NOMBRE DEL CLIENTE

CANTIDAD

VALOR UNITARIO

Aprobó:

NIT o CC

VALOR TOTAL

Gerente

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Código: P-GI-06 PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA Versión: 02 Fecha de Aprobación: UN BIEN 01/04/2014 Página 5 de 5 COPIA CONTROLADA SOPORTE PARA BIENES DADOS DE BAJA FECHA

DETALLE

Responsable

Actualizó:

NOMBRE DEL CLIENTE

CANTIDAD

NIT o CC

VALOR UNITARIO

Aprobó:

VALOR TOTAL

Gerente

Revisó:

GUSTAVO CARMONA B– Coordinador de Costos y Presupuesto.

SOL BEATRIZ MOLINA C. – Director Administrativa y Financiera.

WILMAR CARDONA RODRIGUEZ Representante de Gerencia ante el SGI

WILMAR CARDONA RODRIGUEZ Representante de Gerencia ante el SGI

Aprobó:

Jaid Oswaldo Betancur López - Gerente