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CODIGO: PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE NÓMINA Empresa Pública Metropolitana de Transporte de Pasajeros de Quito
PROCEDIMIENTO PARA OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS DE SUELDOS
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Procedimiento para El Otorgamiento de Anticipos de Sueldos
ELABORADO Ing. Sergio Naranjo H. Especialista de Planificación y Procesos Fecha: Firma:
REVISADO Lic. René Clavijo Jefe de Talento Humano Ba. Eugenio Romero Jefe Administrativo Fecha: Firma:
APROBADO Eco. Fanny Garate Gerente Administrativa Financiera (E) Fecha: Firma:
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Procedimiento para el Otorgamiento de Anticipos
Contenido Objetivo ........................................................................................................................ 3 Alcance ......................................................................................................................... 3 Marco legal ................................................................................................................... 3 Definiciones .................................................................................................................. 4 Políticas ........................................................................................................................ 5 Procedimiento para Otorgamiento de Anticipos .......................................................... 10 Anexos........................................................................................................................ 11 Anexo 1.- Requisitos para Solicitud de Anticipos de Sueldo en caso de Presentar una Solicitud Manteniendo Valores Pendientes de Pago .................................................... 11 Anexo 2.- Formulario de Solicitud de Anticipo ........................................................... 12 Instructivo para el registro de información en el Formato de Solicitud de Anticipos Salariales .................................................................................................................... 14
Cuadro de modificaciones No. Revisión
Tipo de Modificación
Revisado
Aprobado
Fecha
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Objetivo Establecer un procedimiento sistemático y consistente que regule el otorgamiento de anticipos salariales al personal de la Empresa Pública Metropolitana de Transporte de Pasajeros de Quito, así como de su recuperación.
Alcance El presente procedimiento se aplica a todos los empleados en estado activo que trabajen en la Empresa Pública Metropolitana de Transporte de Pasajeros de Quito.
Marco legal ·
Artículo 138 del Reglamento Interno de Administración del Talento Humano para los funcionarios regidos por la LOEP de la Empresa Pública Metropolitana de Transporte de Pasajeros de Quito. Sustentado en el Art. 17, segundo inciso, del Título IV de la Ley Orgánica de Empresas Públicas. ANTICIPO DE REMUNERACIONES.- Con cargo a las remuneraciones mensuales unificadas señaladas en el presupuesto mensual debidamente devengadas, la empresa concederá a pedido de los servidores, y sin necesidad de justificación previa, un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas. El valor así concedido será recaudado al momento de realizar el pago de las remuneraciones, dentro del plazo solicitado por el servidor, que no excederá de los dieciocho meses, contados desde la concesión del anticipo en el caso de los servidores con nombramiento, y del tiempo estipulado contractualmente, para el caso de los servidores a contrato, siempre y cuando se encuentre prestando sus servicios en la Empresa al menos tres meses, los mismos deben cumplir los siguientes requisitos: a. Se verificará los datos del último rol de pagos. b. Como ingresos únicamente se tomará la remuneración mensual unificada de cada servidor c. El valor de la cuota mensual que se descontará como anticipo no podrá exceder del 70% de la remuneración líquida.
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Las servidoras y servidores podrán realizar otra solicitud de anticipo de remuneración mientras esté vigente el anterior, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: 1. Haya sido descontado de sus remuneraciones el 50% del anticipo anterior y exista la posibilidad de saldar el anticipo anterior. 2. En casos de calamidad doméstica o fuerza mayor previo informe del Área de Servicio Social y Seguridad Industrial. 3. Para constatar el saldo del anticipo anterior, cada interesado solicitará a la Gerencia Administrativa Financiera y al Departamento de Recursos Humanos una certificación que contendrá la verificación del saldo y pago realizado a la fecha, por parte de la servidora o el servidor. ·
Artículo 31 del Contrato Colectivo celebrado por la Compañía Trolebús Quito S.A. y el Sindicato General de los Trabajadores “28 de Enero”. ANTICIPOS DE REMUNERACIONES.- En la Empresa Pública Metropolitana de Transporte de Pasajeros de Quito concederá anticipo de hasta tres remuneraciones unificadas a sus Trabajadores, siempre y cuando su capacidad de pago alcance el 50% de su remuneración mensual. Estos anticipos serán pagados (cancelados) sin intereses en un plazo hasta 18 meses. La concesión de estos anticipos estará regulada por un Reglamento aprobado por las partes.
Definiciones ·
· ·
·
REMUNERACIÓN MENSUAL UNIFICADA (RMU).- Se entenderá por tal suma de las remuneraciones sectoriales aplicables para los distintos sectores o actividades de trabajo, así como de las remuneraciones superiores a las sectoriales que perciban los trabajadores. EMPLEADO ACTIVO.- Se entenderá como empleado activo a todo aquel que goce de contrato de trabajo en sus diferentes modalidades con la EPMTPQ. CALAMIDAD DOMÉSTICA.- Se entiende por calamidad doméstica, todo suceso familiar cuya gravedad afecte el normal desarrollo de las actividades del funcionario, como el fallecimiento, enfermedad o lesión grave de sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, del cónyuge, compañero o compañera permanente. GARANTE.- Persona que garantiza una cosa o avala a alguien.
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Políticas P1. Los formatos de solicitud de anticipo se entregarán en el Área de Trabajo Social. P2. Los anticipos se autorizarán y ejecutarán para las personas legalmente contratadas por la EPMTPQ. P3. Los empleados que requieran beneficiarse por este sistema deberán tener, al menos, 3 meses trabajando en la EPMTPQ. P4. El destino de un segundo anticipo, solicitado mientras se mantiene otro vigente, únicamente podrá ser por: · Calamidad doméstica (véase anexos): o Fallecimiento de cónyuge o conviviente, o familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, del cónyuge, compañero o compañera permanente. o Hospitalización, enfermedades graves, medicamentos o tratamientos médicos de cónyuge o conviviente, o familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, del cónyuge, compañero o compañera permanente. · Otros destinos (siempre y cuando se evalúe su necesidad inmediata): o Estudios escolares, secundarios o superior (pregrado o posgrado) del trabajador o un familiar, hasta el primer grado de consanguinidad, previa calificación. o Asuntos legales del trabajador: pensiones alimenticias, trámites de divorcio, etc. o Cursos de capacitación o formación profesional. o Renovación de licencia Tipo “E”, para el caso de los conductores. o Otros que al ser evaluados ameriten una atención emergente. P5. El anticipo se podrá efectuar en cualquier fecha sin restricción. P6. La EPMTPQ, a través del Jefe Administrativo Financiero y del departamento de Trabajo Social (en caso de presentarse una solicitud cuando aún se mantiene otro vigente), se reserva el derecho de confirmar los datos consignados en la solicitud de anticipo, estudiando en primera instancia, la capacidad de endeudamiento del solicitante, y posteriormente, la veracidad de la información. P7. Para poder analizar la capacidad de endeudamiento del solicitante, la Jefatura Administrativa Financiera, deberá basarse en los datos entregados por tres últimos
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roles de pago, lo que determinará el monto máximo del anticipo solicitado y el plazo de pago. P8. La EPMTPQ, no se encuentra en la obligación de conceder este beneficio, únicamente por la presentación de cada solicitud de anticipo. P9. El solicitante deberá contar con un garante, el mismo, debe ser empleado activo de la EPMTPQ durante un período mínimo de 6 meses, y se lo calificará como garante, siempre y cuando esta persona cuenta con la liquidez en el análisis del NETO A RECIBIR de sus últimos 3 roles de pagos. Éste, deberá firmar la solicitud de anticipo en conjunto con el solicitante, expresando su libre y voluntario consentimiento de cobro de la cuantía anticipada, en caso de que el solicitante, no lo cubra en el plazo señalado por cualquier motivo. P10. El plazo máximo para cubrir un anticipo, dependiendo del monto, no superará en ningún caso, los 18 meses, tiempo que transcurre desde la fecha en la que se ha realizado la acreditación del valor solicitado en la cuenta del solicitante. P11. Los anticipos se realizarán desde los $100,00 (cien 00/100 dólares americanos), hasta un máximo de tres veces la Remuneración Mensual Unificada (RMU), determinada por cada cargo o puesto de trabajo, siempre y cuando, el valor neto referencial a recibir (descontando la cuota del anticipo y otros valores) sea igual o superior al 50% del RMU. Los montos del desembolso y el plazo de cancelación se podrán regir a la siguiente a la siguiente tabla (salvo petición expresa del solicitante): Monto del anticipo (% de RMU) 40% - 70% 71% - 100% 101% - 125% 126% - 150% 151% - 175% 176% - 200% 201% - 225% 226% - 250% 251% - 275% 276% - 300%
Plazo de pago (hasta) 2 meses 4 meses 6 meses 8 meses 10 meses 12 meses 14 meses 16 meses 17 meses 18 meses
P12. La aprobación del anticipo deberá ser coordinada con Trabajo Social, con la finalidad de que las justificaciones hayan sido validadas, y se haya confirmado el
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destino del monto del anticipo, esto ocurrirá únicamente cuando el solicitante, mantenga obligaciones económicas relacionadas con un anticipo en proceso de pago. P13. Los trabajadores tendrán derecho a un máximo de dos anticipos anuales y no podrán solicitarse si se mantienen cuentas por pagar con la empresa. Está política no tiene validez si: ·
El trabajador o uno de sus familiares, en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad, ha sido afectado por alguna causa o motivo de fuerza mayor, que se ha estipulado, como Calamidad Doméstica. En este caso, la labor de Trabajo Social, deberá ser inmediata con la finalidad de identificar la afectación y su gravedad, y proceder en el menor tiempo posible, a dar el visto bueno para la continuación inmediata del proceso para otorgar el anticipo.
P14. La máxima autoridad, el Sr. Gerente de la EPMTPQ, será el único autorizador del anticipo de sueldo. P15. Si el trabajador se ha visto afectado directamente por Calamidad Doméstica, un familiar podrá realizar el trámite correspondiente, siempre y cuando, haya presentado los documentos justificando la ausencia o falta del colaborador. P16. La recuperación de los valores adeudados se realizará a través de los roles mensuales de pago. P17. En caso de que el colaborador, solicite por más de 2 ocasiones, no hacer efectivo el descuento mensual de la cuota establecida por el anticipo, éste no podrá aplicar a otro anticipo hasta que se haya igualado en los descuentos y cumpla con los requisitos de liquidez que constan en la POLÍTICA 10, del presente procedimiento. P18. En caso de comprobar adulteración en la información presentada por el colaborador, se dará lugar al cobro inmediato del valor concedido, sin perjuicio a sanciones administrativas. P19. En caso que el solicitante mantenga una relación contractual en función de un contrato ocasional, el plazo máximo del anticipo salarial corresponderá al tiempo restante de la vigencia del contrato. P20. El trámite de las solicitudes de anticipo salarial se realizará de acuerdo al siguiente cronograma:
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Revisión y validación por Talento Humano
X
X
LUNES
X
DOMINGO
X
SEGUNDA SEMANA SABADO
X
VIERNES
de
JUEVES
solicitud
MIERCOLES
Presentación de anticipo salarial
MARTES
ACTIVIDAD
LUNES
PRIMERA SEMANA
Análisis financiero de la solicitud de anticipo salarial (Jefatura Financiera)
X
Aprobación de solicitud Gerencia General
X
Acreditación anticipo salarial cuenta bancaria (Jefatura Financiera)
JUEVES
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FECHA:
MIERCOLES
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MARTES
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X
X
X
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P21. Al final del proceso de acreditación del anticipo salarial, la Jefatura Financiera, emitirá un listado a Talento Humano, en el que constarán los siguientes datos: · · ·
Nombres de los solicitantes que hayan recibido el anticipo Valor total aprobado como anticipo salarial Plazo en el que se devengará por medio de rol de pagos el anticipo aprobado
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Procedimiento para Otorgamiento de Anticipos Procedimiento para el Otorgamiento de Anticipos de Sueldos Colaborador
Jefatura Financiera
Trabajo Social
Jefe de Talento Humano
Gerente General
Pagaduría
INICIO
Elabora solicitud de anticipo
Validar información de solicitante y garante
¿Procede anticipo?
SI
Realizar estudio de liquidez de solicitante y garante
NO 1
¿Puede recibir anticipo?
NO
1
SI Realizar cálculo de monto máximo y plazo
Crear expediente de anticipos colaborador Elaborar informe de pre aprobación
¿Aprueba anticipo?
SI
Realizar desembolso
NO 1 Enviar copia del detalle de pagos (Anticipo) ¿Primer anticipo?
1
SI
FIN
Archivar expediente
NO
SI
¿Uso adecuado de anticipo?
NO Determinar sanciones administrativas Cobrar valor total concedido
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Anexos Anexo 1.- Requisitos para Solicitud de Anticipos de Sueldo en caso de Presentar una Solicitud Manteniendo Valores Pendientes de Pago
JUSTIFICACIÓN
MOTIVO Fallecimiento de cónyuge o conviviente, familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, del cónyuge, compañero o compañera permanente
REQUISITOS Partida de defunción Facturas de gastos mortuorios
Calamidad doméstica Hospitalización, enfermedades graves, Certificado médico (membretado por la medicamentos o tratamientos médicos de cónyuge o conviviente, familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, del cónyuge, compañero o compañera permanente. Estudios escolares, secundarios o de tercer nivel (pregrado o posgrado), del trabajador o un familiar, hasta el primer grado de consanguinidad
Otros destinos (siempre y cuando se Asuntos legales del trabajador evalúe su necesidad inmediata) Renovación de licencia tipo E Otros
institución)
Facturas de gastos hospitalarios o médicos Certificado de la institución educativa o cualquier documento para pago (para calificación) Recibos y/o facturas (posterior a la concesión) Pensiones alimenticias: - Notificaciones (para calificación) - Recibos de pago (posterior a la concesión) Trámites de divorcio: - Demanda (para calificación) - Recibos de pago (posterior a la concesión) Presentación de la licencia caducada o con fecha próxima a caducarse Declaración juramentada en una notaria Otros que al ser evaluados ameriten una atención emergente (Ejemplo: Robo, Incendio, Choque, etc.)
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Anexo 2.- Formulario de Solicitud de Anticipo
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Instructivo para el registro de información en el Formato de Solicitud de Anticipos Salariales INSTRUCTIVO PARA FORMATO DE SOLICITUD DE ANTICPOS SALARIALES DATOS GENERALES: 1. Datos Generales: Se debe ingresar la siguiente información: · Señor: Ingresar el nombre del señor Gerente General de la EPQ, esta información será llenada por el solicitante. · Valor de $: Ingresar el valor solicitado como anticipo, esta información será llenada por el solicitante. · Marque con una “X” el tipo de anticipo: El solicitante debe elegir una de las tres opciones que se enumeran marcando el recuadro que se encuentra a la derecha. Esto se deberá llenar únicamente si el solicitante aún cuenta con valores pendientes originados por un anticipo solicitado anteriormente. · “La razón que justifica mi solicitud es”: El solicitante debe ampliar la selección del punto anterior, indicando razones generales para presentar la solicitud. Al igual que en el punto anterior se llenará únicamente si el solicitante aún cuenta con valores pendientes originados por un anticipo solicitado anteriormente. 2. Datos del solicitante y garante: Se debe ingresar la siguiente información. · Solicitante: se detallará (información ingresada por el solicitante): o Nombre: Nombre completo del solicitante (2 apellidos y 2 nombres). o Cargo: Puesto o nombre del puesto que al momento ocupa en la organización el solicitante. o C.C.: Número de cédula de ciudadanía del solicitante. o F./Ingreso: Fecha de ingreso a la EPQ del solicitante. o Tiempo de servicio: Tiempo total de permanencia en la EPQ del solicitante. · Garante 1: se detallará (información ingresada por el solicitante): o Nombre: Nombre completo del garante (2 apellidos y 2 nombres). o Cargo: Puesto o nombre del puesto que al momento ocupa en la organización el garante. o C.C.: Número de cédula de ciudadanía del garante. o F./Ingreso: Fecha de ingreso a la EPQ del garante. o Tiempo de servicio: Tiempo total de permanencia en la EPQ del garante.
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· VALIDACIÓN JTH: En los recuadros que están antecedidos de un SI o un NO, la Jefatura de Talento Humano, será la encargada de determinar si los datos registrados por el solicitante son los adecuados marcando los recuadros con una “X”, datos del mismo solicitante y del garante. *NOTA: Tanto el solicitante como el garante deberán firmar la solicitud en cada uno de los espacios destinados que se encuentran debajo del área destinada para el ingreso de los datos antes descritos.
3. Para uso de Trabajo Social: Se debe ingresar la siguiente información. · “… se constata que”: Trabajo Social debe indicar en este espacio que el anticipo se utilizará para los fines indicados por el solicitante, al final deberá firmar la o el encargado de Trabajo Social y el Jefe de Talento Humano para avalar el proceso. · “… entregado por el colaborador: SI …. NO ….”: el encargado de Trabajo Social marcará con “SI”, si es que anexa respaldo documental de la justificación para la solicitud del anticipo, o marcará con “NO”, si no existen respaldos a la justificación. 4. Para uso de la Jefatura Administrativa Financiera: Se debe ingresar la siguiente información (el ingreso de la información en esta área corresponde a la Jefatura Administrativa Financiera). · En el primer cuadro: Se ingresará: o Valor Solicitado: Mismo valor que el solicitante requiere como valor de anticipo salarial. o Tiempo: Tiempo o plazo indicado en meses, para cancelar el anticipo salarial. o Cuota: Valor monetario de la cuota mensual a descontar a través de los roles de pago. o Valor referencial a recibir: Es el valor monetario, resultante de la resta de todos los descuentos y la cuota mensual determina del RMU. o % Sueldo: Es el porcentaje calculado sobre el RMU y que se refiere al Valor Referencial a Recibir. · Para los cuadros de Análisis de Ingresos Percibidos en los Tres Últimos Meses: Se ingresará información similar en los dos cuadros tanto para Solicitante como para Garante (la información entregada por la Jefatura Financiera se formalizará con la firma del Jefe Financiero) : o Mes: Se indicarán en cada recuadro los tres últimos meses que anteceden a la fecha de realización de la solicitud.
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o RBU: Se refiere a la Remuneración Básica Unificada que se encuentra establecido por cargo. o Otros ingresos: En este campo se deben ingresar los valores correspondientes a horas extras, fondos de reserva o subrogación de funciones, valores que no son parte de la RBU, indicados por mes. o Total ingresos: Es la suma de los valores indicados como RBU y Otros Ingresos, por mes. o Descuentos: Se indicará el valor total de descuentos por mes. o Total recibido: Se indicará el valor neto recibido por mes. · “El colaborador SI …. NO ….”: Se marcará con una “X” si cumple o no con los requisitos económicos evaluados. · “MES DE INICIO DEL DESCUENTO”: Si el solicitante se alinea a los requisitos laborales y económicos para realizar el anticipo, se indicará el primer mes que se asignará como descuento al rol de pagos, la cuota determinada para la cancelación del anticipo salarial. · “MES FINAL DEL DESCUENTO”: Si el solicitante se alinea a los requisitos laborales y económicos para realizar el anticipo, se indicará el primer mes que se asignará como descuento al rol de pagos, la cuota determinada para la cancelación del anticipo salarial. 5. Para uso exclusivo de Gerencia General: Se debe ingresar la siguiente información (en este campo se determinará la aprobación para realizar la transferencia por parte del Gerente General de la EPQ). · “… aprobado por $”: Se indicará el valor real aprobado para realizar el anticipo salarial. · “… a ser cancelado en”: Se indicará el número de meses o cuotas en las cuales se cancelará el anticipo salarial.