PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA CÓDIGO: GL-CL-PR-01 VERSIÓN: 01 I 24-FEB-2015

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA GESTIÓN DE COMPLEMENTADORES LOGÍSTICOS

Procedimiento para la contratación de menor cuantía

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA 1. Definición Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas y describir las actividades que se deben llevar a cabo en cada una de las etapas del proceso de contratación de obra, bienes y servicios cuyo valor estimado sea inferior a ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Aplica para todas la dependencias universitarias y a quienes intervengan en el proceso contractual de la Universidad.

2. Políticas 

Son responsables de la gestión contractual en cualquiera de sus modalidades y cuantías: los competentes y delegados (ordenadores de gasto), el talento humano de apoyo, el comité técnico de contratación, interventores o asesores.

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Se entiende como talento humano de apoyo el personal de nivel asistencial, técnico y profesional que se le asignan actividades dentro de la gestión contractual.

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Los responsables de la gestión contractual dentro de dicha actividad deberán tener en cuenta siempre las exigencias que se establecen el Acuerdo Superior 419 del 2014 y la Resolución Rectoral 30475 de 2014, los manuales, procedimientos, decisiones del Comité Técnico de Contratación y las directrices fijadas por el Consejo de Contratación.

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La dependencia que motiva la contratación, velará por conservar la documentación física y/o electrónica que soporta su gestión contractual.

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Los responsables de la gestión contractual velaran por la debida planeación del proceso, de tal manera que los trámites internos antes las diferentes instancias de aprobación, permitan cumplir con los términos normativos y contractuales.

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La gestión contractual de la Universidad de Antioquia se fundamenta en el trabajo interdisciplinario, colaborativo y dinámico entre todos los participantes del proceso.

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La contratación en la Universidad de Antioquia constituye el apoyo que se da al cumplimiento de los fines misionales de la Universidad, mediante la búsqueda de una relación de beneficio mutuo entre los proveedores, contratistas y la institución.

3. Contenido: 3.1 Etapa Precontractual: 3.1.1 Consultar las fuentes que sustentan la necesidad de contratar Descripción Una vez la unidad académica o administrativa identifica la necesidad de adquirir un bien, obra o servicio se deben consultar las fuentes que permiten sustentar la necesidad. Dichas fuentes son las siguientes: El plan anual de compras, el Banco Universitario de Programas y proyectos- BUPP, y los contratos y convenios en los que la Universidad sea ejecutor, cooperante o asociado. De cada una de las fuentes se debe consultar lo descrito a continuación. 

Plan anual de compras: identificar si el bien, obra o servicio a adquirir está incluido en el plan. Para esto consultar el plan de compras en el Portal Universitario en el enlace: http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/E.gestionAcademicoAdministrativ a/gestionComplementadoresLogisticos, a partir del 28 de febrero de cada vigencia y certificarlo en el estudio previo de necesidades y conveniencia.

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BUPP: Identificar si la necesidad de adquirir el bien, obra o servicio obedece a un proyecto registrado en el banco universitario de programas y proyectos (BUPP). Para consultar los proyectos registrados en el BUPP consulte directamente en el aplicativo, o en caso no ubicar el código correspondiente, consulte vía correo electrónico: [email protected] al proceso de Dinámica organizacional.

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Contratos y convenios: Identificar si la necesidad de adquirir el bien, obra o servicio obedece a una obligación obtenida por la Universidad, por la suscripción de un contrato o convenio, en el que la Universidad es contratista, identifique su número según la información generada en la dependencia y regístrelo en el estudio previo de necesidades y conveniencia. Pag.

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3.1.2 Realizar pedido a través de contrato de suministro Descripción Si el bien, obra o servicio a adquirir está incluido en el plan anual de compras y la Universidad cuenta con un contrato de suministro1 se debe realizar un pedido. Para esto realizar las siguientes transacciones en SAP: “Realizar solicitudes de pedido-ME51N” y “crear pedido de compra – ME21N”, ver instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras. (Anexo 2). Para consultar los contratos de suministro vigentes ingrese al enlace: http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/E.gestionAcademicoAdministrativa/c omplementadoreslog Ejecutantes Competente o delegado Talento humano de apoyo

3.1.3 Adquirir bien, obra o servicio a través de fondos fijos reembolsables y otros Descripción Si el bien, obra servicio a adquirir, es inferior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente y no se encuentra incluido en el plan anual de compras, se podrá obtener a través de fondos fijos reembolsables, cajas menores, avances o anticipos de comisión. Para esto elaborar el estudio previo de necesidad y conveniencia simplificado mediante el formato GL-CL-FO-009 (Anexo 19), consultar precios en el mercado cuando el bien, obra o servicio lo permita, dejar evidencia de las consultas realizadas y proceder con su legalización a través los procedimientos establecidos por el proceso Gestión del Financiamiento.

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Se entiende por contrato de suministro aquel que ha suscrito la Universidad para obtener la prestación de un bien, obra o servicio mediante un pedido con entregas periódicas.

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Para conocer el manejo de fondos fijos reembolsables, caja menor, avances o anticipos de comisión, ver el Acuerdo Superior 350 de 2007 y la Resolución Rectoral 31203 de 2010. Se podrán comprar por fondos fijos reembolsables, caja menor, avances o anticipos de comisión, aquellos bienes, obras o servicios que la dependencia requiera por una circunstancia especial y no permanente. Por esto último, se entiende que además de la cuantía, se trate de un bien o servicio que por su necesidad inmediata y extraordinaria se requiera adquirir de una manera pronta para no afectar o interrumpir la prestación del servicio. Los desembolsos asociados con gastos notariales, peajes, copia o expedición de documentos legales, entre otros, que a pesar de no ser excepcionales podrán ejecutarse mediante este procedimiento. Los soportes documentales de estas compras se deberán conservar mediante formato físico o digital. Ejecutantes Competente o delegado Talento humano de apoyo

3.1.4 Solicitar la actualización del Plan anual de compras Descripción Si el bien, obra servicio a adquirir, es superior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente y no se encuentra incluido en el plan anual de compras ni en ninguna de las otras fuentes (BUPP, contratos y convenios), se debe solicitar la actualización de dicho plan al proceso de Gestión de Soluciones Logísticas de la Dirección de Gestión Logística y de Infraestructura a través del siguiente correo: [email protected] La solicitud de actualización debe contener mínimo la siguiente información: dependencia solicitante, centro de costo, obra, bien o servicio requerido, valor aproximado, tiempo aproximado que se requiere de la obra, bien o servicio, número de proyecto, contrato o convenio en el que se sustenta la adquisición (en caso de que aplique) y si está incluido en el plan de acción de la dependencia Una vez se realice la actualización del plan anual de compras y su respectiva aprobación por correo electrónico, se debe continuar con la ejecución de las etapas del proceso contractual. Ejecutantes Competente o delegado GL-CL-PR-01, Versión.01

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3.1.5 Elaborar el estudio previo de necesidad y conveniencia Descripción Si el bien, obra o servicio a adquirir está incluido en alguna de las fuentes que sustenta la necesidad y no existe un contrato de suministro vigente, se debe elaborar el estudio previo de necesidad y conveniencia. En este estudio, se hace la descripción detallada de la necesidad, la modalidad, el plazo de ejecución, la forma de pago, las normas jurídicas que rigen el objeto a contratar, los criterios de evaluación y selección del contratista, el análisis de riesgos, la forma de mitigarlos y quién los asume, entre otros. Para su elaboración tener en cuenta los requisitos mínimos establecidos en el artículo 7 de la Resolución Rectoral 39745 de 2014 y tenga en cuenta el formato Estudio previo de necesidades y conveniencia (GL-CL-FO-007) (Anexo 7). Nota: Para esta cuantía dependiendo de las características y complejidad del bien, obra o servicio a contratar, la dependencia determinará que variables le aplican, en caso de que no justifique.

3.1.6 Obtener cotizaciones Descripción Obtener mínimo tres (3) cotizaciones a proveedores de igual o similar categoría. Los proveedores deben tener mínimo la capacidad legal para contratar, no tener inhabilidades, incompatibilidades ni conflicto de interés para contratar (Ver anexo 15) Las obras, bienes, o servicios requeridos deben describirse por sus características generales y específicas: cualidades técnicas, condiciones de calidad, tipo de empaque, términos de la entrega y distribución, entre otros aspectos que den claridad a los proveedores acerca del objeto que se pretende contratar; Asimismo se deberá solicitar el valor unitario, el valor total, la forma de pago, el plazo, lugar y medios en que se debe hacer la entrega de la cotización. La solicitud de cotización se puede realizar por cualquiera de los medios autorizados: teléfono, internet, correo electrónico y correo físico o se podrán utilizar cotizaciones vigentes que se encuentren inscritas en el maestro de cotizaciones que se puede consultar a través de la transacción ME1M, ver instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras. (Anexo 2) Pag. GL-CL-PR-01, Versión.01

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Para realizar la solicitud se podrán ayudar de la plantilla de solicitud de cotizaciones (Anexo 12) y anexar a SAP con sus respectivos soportes (comunicaciones, pantallazo de internet, entre otros) una vez se cree la solicitud de pedido. Ejecutantes Talento humano de Apoyo

3.1.7 Seleccionar al contratista Descripción Recibidas las cotizaciones, elaborar un cuadro comparativo considerando variables tales como: precio, cantidad, experiencia, riesgos, calidad, formas de entrega, servicio postventa u otras dependiendo del objeto a contratar y de los parámetros establecidos en la solicitud de cotización. En este cuadro se deberá indicar a quien se selecciona y por qué es la oferta más favorable para la Universidad. Adicionalmente deberá firmarse por el servidor competente o delegado y por quién lo elabora. Dicho documento deberá anexarse en SAP en la solicitud de pedido. Una vez seleccionado el proveedor, deberá proceder así: 

Solo si el proveedor o contratista no está registrado en SAP, deberá solicitar su inscripción, al proceso de adquisición de bienes y servicios de la Dirección de Gestión de Logística y de Infraestructura mediante un correo electrónico: [email protected], remitiendo el formato de inscripción y actualización de acreedores nacionales o el formato de Inscripción o actualización de acreedores del exterior con todos los anexos solicitados en el mismo. (Anexos 17 y 18).

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Solicite el ingreso de la cotización del proveedor seleccionado, al proceso de adquisición de bienes y servicios de la Dirección de Gestión de Logística y de Infraestructura mediante un correo electrónico: [email protected]. Dicha solicitud deberá contener el nombre del solicitante, las cotizaciones e indicar la cotización seleccionada. Una vez se ingresen las cotizaciones al sistema, se le informará al respectivo solicitante para que proceda con la elaboración de la solicitud de pedido.

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3.1.8 Solicitar el precompromiso (certificado de disponibilidad presupuestal-CDP) Descripción Solicitar el precompromiso (certificado de disponibilidad presupuestal) en SAP. Para esto seguir la Transacción “Crear solicitud de precompromiso de gastos - FMY1”, ver instructivo para solicitud de CDP o pre compromiso gastos y solicitudes de certificados de vigencia futura (Anexo 3) Ejecutantes Competente o delegado Talento humano de apoyo

3.1.9 Crear solicitud de pedido Descripción Elaborar la solicitud de pedido mediante la transacción “Crear pedido de comprasME51N”, ver Instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras. (Anexo 2) Si al crear la solicitud de pedido se conoce previamente el valor del contrato, la imputación se hará con cargo a un activo fijo, elemento PEP, centro de costo u orden interna. En caso de no conocerse, se hará con imputación desconocida la cual le permitirá conocer el valor del precompromiso. El competente o delegado, previa revisión de los documentos precontractuales, deberá ordenar la solicitud de pedido a través de SAP mediante la transacción ME54N cuando se tenga el número de la solicitud o ejecutar la transacción ME55 cuando se requiera consultar el listado de las solicitudes pendientes de ordenar. Con la creación de la solicitud de pedido se debe anexar en SAP, el estudio previo de necesidad y conveniencia.

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3.2 Etapa contractual 3.2.1 Crear pedido La creación de pedido es una transacción en SAP mediante la cual se completa la información del contrato para obtener el CRP Descripción 3.2.2.1 Para aquellos contratos que no requieran pólizas, según análisis de riesgos en el estudio previo de necesidad y conveniencia, el pedido con todas las formalidades hará las veces de contrato. Para la creación de pedido se deberán ejecutar las siguientes actividades: a) Informar al contratista seleccionado, vía correo electrónico, los documentos de soporte para firmar el contrato y legalizarlo. Esta documentación la deberá remitir al competente o delegado dentro los 3 días hábiles siguientes. b) En el Anexo 16 se referencian los documentos mínimos que debe aportar el contratista y los adicionales dependiendo del objeto a contratar. Para estos últimos se debe relacionar la normativa y documentos exigidos por la misma. c) Previa aprobación de los documentos de soporte, crear el pedido mediante la transacción “crear pedido de compras-ME21N”. ver instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras. (Anexo 2) d) En la pestaña textos en el ítem “texto de cabecera” del pedido, se debe ingresar el objeto contractual e) En la pestaña textos en el ítem “condiciones de pago”, se debe ingresar la forma de pago f) En la pestaña textos en el ítem “condiciones de entrega”, se debe ingresar aspectos asociados con: tiempo, sitio, embalaje, cadena de custodia, instalaciones, capacitación, licencias y permisos, entre otros según la naturaleza del contrato. No olvide las fechas de ejecución y entrega. g) Quien solicite el bien, obra o servicio será el responsable de verificar el cumplimiento de las condiciones de entrega y hará la veces de interventor, independiente de si el pedido es individual o se hace de forma globalizada en el proceso de adquisición de bienes y servicios h) Aprobar pedido a través de la transacción ME29N de SAP i) El proceso responsable en Gestión del Financiamiento asigna el registro presupuestal j) Enviar pedido al proveedor por medio de correo electrónico desde SAP k) Una vez el proveedor notifique al responsable del trámite de contratación en la dependencia, la aceptación del pedido mediante correo electrónico, en la Pag. GL-CL-PR-01, Versión.01

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pestaña confirmaciones, en el ítem “confirmación de pedido”, deberá ingresar la fecha de notificación la cual se constituirá en la autorización para el inicio del contrato Nota: todos los documentos generados como consecuencia de las actividades anteriores, deberán anexarse como soporte en SAP en la solicitud de pedido

3.2.2.2 Para aquellos contratos que requieren pólizas, según análisis de riesgos en el estudio previo de necesidades y conveniencias, se deben ejecutar las siguientes actividades. a) Informar al proveedor, vía correo electrónico, los documentos de soporte del contrato. Esta documentación la deberá remitir al competente o delegado dentro los 3 días hábiles siguientes b) Previa aprobación de los documentos de soporte, crear el pedido mediante la transacción “crear pedido de compras-ME21N”, ver instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras. (Anexo 2). c) Aprobar pedido a través de la transacción ME29N de SAP d) El proceso responsable en Gestión del Financiamiento asigna el registro presupuestal e) Asignar el interventor y registrarlo en el pedido f) Elaborar contrato, firmarla y solicitar al proveedor la constitución de pólizas y garantías. Tenga en cuenta que el número del contrato debe corresponder con el número de pedido creado en SAP. Ver plantillas de minutas en el (anexo 20) g) El competente o delegado deberá aprobar las pólizas o garantías mediante el formato de aprobación de pólizas (GL-CL-FO-008) (Anexo 11) h) La Universidad le deberá notificar al proveedor vía correo electrónico la autorización de la ejecución del objeto contractual. Nota 1: el servidor competente o delegado debe asignar al interventor (ver plantilla Anexo 14) e informarle sobre su designación mediante oficio. Para la designación del interventor, tener en cuenta el objeto de la interventoría, las facultades, deberes, responsabilidades y provisiones de los interventores (ver el artículo 25 del Acuerdo Superior 419 y los artículos 52 -58 de la Resolución Rectoral 39475 de 2014). Esta información deberá anexarse a la solicitud de pedido Nota 2: todos los documentos generados como consecuencia de las actividades anteriores, deberán anexarse como soporte en SAP en la solicitud de pedido.

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3.3 Etapa de ejecución 3.3.1 Ordenar inicio de la ejecución del contrato Descripción Una vez se cumplen con documentos de soporte de la contratación, verifique que el certificado de registro presupuestal contenga el valor, bien, obra o servicio para el cual fue solicitado y que las garantías expedidas incluyan: tomador, asegurado beneficiario, coberturas en riesgos, tiempo y valor de acuerdo a lo exigido. La notificación de aprobación de esta información, se constituirá en la autorización de la ejecución del objeto contractual. Para aquellos contratos que no requieren pólizas, la aceptación del pedido mediante correo electrónico por parte del proveedor se constituirá en la autorización para el inicio del contrato. Para aquellos contratos que requieren pólizas, la Universidad le deberá notificar al proveedor vía correo electrónico, la autorización de la ejecución del objeto contractual una vez este cumpla con todos los documentos de soporte del contrato. Ejecutantes Competente o delegado Interventor

3.3.2 Administrar documentos durante la gestión del contrato Descripción Los documentos que se derivan en las diferentes etapas del proceso de contratación, se deben anexar en SAP en la solicitud de pedido. Sin embargo, los documentos físicos que se hayan generado, se deben custodiar en el archivo de la respectiva dependencia y seguir los lineamientos establecidos por el Departamento de administración documental para la gestión de archivos. Se recomienda digitalizar los documentos y subirlos al SAP en formato pdf, utilizando la siguiente estructura de denominación: Nombredeldocumentoabreviado_proveedor/contratista_fecha Pag.

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Cuando se trate de las minutas o contratos/pedidos: Nombredeldocumentoabreviado_númerocontrato/pedido_fecha Nota: No es recomendable que todos los documentos queden digitalizados en un solo archivo pdf, para efectos de facilitar búsquedas posteriores en procesos o procesos de auditorías internas o externas. Ejecutantes Competente o delegado Talento humano de apoyo

3.3.3 Realizar el seguimiento del contrato Descripción El seguimiento del contrato estará a cargo del interventor designado y consiste en la vigilancia permanente que este hace de los aspectos técnicos, administrativos, legales, financieros y contables del contrato. Su intervención va desde el inicio hasta la liquidación del contrato. Para hacer la gestión y el seguimiento del contrato, se podrá ayudar de los siguientes formatos según la necesidad: Acta de reinicio (GL-CL-FO-002) (Anexo 5) Acta de seguimiento (GL-CL-FO-003) (Anexo 6) Acta de suspensión (GL-CL-FO-004) (Anexo 7) Acta de liquidación (GL-CL-FO-005) (Anexo 8). Aplica para aquellos contratos que se ejecutan por partes (entregas parciales) o prestaciones periódicas. Recibo a satisfacción (GL-CL-FO-006) (Anexo 9). Aplica para contratos con una sola entrega El competente o delegado debe solicitar periódicamente informes sobre los seguimientos realizados al contrato y de ser necesario hacer observaciones frente a los mismos. Ejecutantes Competente o delegado Interventor

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3.3.4 Tramitar pagos Descripción El trámite del pago se podrá iniciar una vez se verifique por parte del interventor que el contratista seleccionado haya realizado las entregas parciales o totales del bien, obra o servicio de manera satisfactoria y el contratista presente la respectiva cuenta de cobro o factura. Si el pago es único deberá anexarse a la factura el formato recibo a satisfacción (GL-CL-FO006) (Anexo 9) Si el contrato se ejecutó en varios pagos y se está tramitando el pago final, deberá anexarse a la factura, el formato acta de liquidación (GL-CL-FO-005) (Anexo 8) Si el pago es parcial deberá anexarse a la factura el formato acta de seguimiento (GL-CLFO-003) (Anexo 6) La factura aprobada y sus anexos, deberán ser remitidos al proceso responsable de cuentas por pagar de la Dirección Gestión del financiamiento en el bloque 22 – segundo piso. Ejecutantes Competente o delegado Interventor

3.3.5 Tramitar adición al contrato Descripción Se adiciona un contrato cuando ocurren eventos o situaciones que generan la necesidad de aumentar el valor del mismo. Para hacer una adición se deben cumplir las siguientes actividades: a. Realizar el estudio previo de necesidad y conveniencia b. Informar al contratista sobre la necesidad de adicionar el contrato c. Recibir manifestación de forma escrita del contratista sobre la aceptación de la adición d. Solicitar precompromiso. Tenga en cuenta que las adiciones a los contratos que no sean de obra pública o de salud solo se pueden adicionar hasta el 50% del valor inicial del contrato. Adicionalmente cuando el valor inicial del contrato más el valor de la adición(es) sea igual o superior a 150 SMMLV se deberá solicitar autorización al Comité Técnico de contratación. Pag. GL-CL-PR-01, Versión.01

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e. Modificar el valor del contrato en la solicitud de pedido en SAP mediante la transacción ME52N f. Agregar una nueva posición en SAP mediante la transacción ME22N (con la modificación del pedido se genera automáticamente el CRP) g. Elaborar minuta de adición o enviar el pedido según aplique h. Solicitar y aprobar la adición de las pólizas o garantías que se hayan exigido en caso de requerirse. Nota 1: Para ver el detalle de las transacciones referidas, remitirse al instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras. (Anexo 2) Nota 2: Toda los documentos que se generan para la adición del contrato deben anexarse o registrarse al sistema de información SAP Ejecutantes Competente o delegado Interventor Talento humano de apoyo

3.3.6 Tramitar prorroga al contrato Descripción Se prorroga un contrato cuando ocurren eventos o situaciones que generan la necesidad de aumentar el tiempo de ejecución del mismo. Para hacer una prorroga se deben cumplir las siguientes actividades: a. Realizar el estudio previo de necesidad y conveniencia b. Informar al contratista sobre la necesidad de prorrogar el contrato c. Recibir manifestación de forma escrita del contratista sobre la aceptación de la prorroga d. Modificar la fecha de terminación del pedido en SAP mediante la transacción ME22N e. Elaborar minuta de prorroga o enviar el pedido según aplique f. Solicitar y aprobar la ampliación de las pólizas o garantías que se hayan exigido. Nota 1: Para ver el detalle de la transacción referida, remitirse al instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras. (Anexo 2) Nota 2: Toda los documentos que se generan para la prórroga del contrato deben anexarse o registrarse al sistema de información SAP Pag.

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3.3.7 Aclaraciones al contrato Descripción Se hacen aclaraciones cuando se identifican aspectos que se deben detallar, explicar o diferenciar en el contracto pero que no modifican el objeto, el valor o el plazo del mismo. Para hacer una aclaración se deben cumplir las siguientes actividades: a. Identificar la necesidad de realizar la aclaración b. Informar al contratista c. Recibir manifestación de forma escrita del contratista sobre la aceptación de la aclaración d. Registrar las aclaraciones en el pedido en SAP mediante la transacción ME22N Nota 1: Para ver el detalle de las transacciones referidas, remitirse al instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras. (Anexo 2) Nota 2: Toda los documentos que se generan para la aclaración del contrato deben anexarse o registrarse al sistema de información SAP Ejecutantes Competente o delegado Interventor Talento humano de apoyo

3.3.8 Suspensión del contrato Descripción Se presenta la suspensión del contrato cuando ocurren eventos o situaciones que generan la necesidad de Interrumpir por un plazo conocido o que se puede llegar a conocer, el cumplimiento de las obligaciones contractuales para ambas partes. Para hacer la suspensión se deben cumplir las siguientes actividades: a. Identificar la necesidad de la suspensión b. Informar al contratista GL-CL-PR-01, Versión.01

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c. Recibir manifestación de forma escrita del contratista sobre la aceptación de la suspensión d. Elaborar acta de suspensión mediante el formato (GL-CL-FO-004) (Anexo 7) e. Solicitar al contratista informar a la compañía aseguradora la suspensión f. Registrar la suspensión en el pedido en SAP mediante la transacción ME22N. El registro debe contener: las causas por las cuales se hace la suspensión, consecuencias de las suspensión en relación con las obligaciones del contrato, las pólizas o garantías y la fecha de reinicio en caso de conocerse. Nota 1: Para ver el detalle de la transacción referida remitirse al instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras. (Anexo 2) Nota 2: Toda los documentos que se generan para la suspensión del contrato deben anexarse o registrarse al sistema de información SAP Nota 3: Una vez superadas las causales que dieron origen a la suspensión, elaborar el acta de reinicio (GL-CL-FO-002) (Anexo 5) Ejecutantes Competente o delegado Interventor Talento humano de apoyo

3.4 Etapa de finalización 3.4.1 Realizar liquidación y cierre La liquidación del contrato es la descripción del estado del contrato al momento de su terminación o vencimiento. Una vez terminado el contrato y dentro de los 6 meses siguientes el interventor y el contratista deben revisar el cumplimento de las obligaciones de ambas partes. Una vez se cumplan las obligaciones, se podrá formalizar la liquidación del contrato mediante el formato acta de liquidación (GL-CL-FO-005) (Anexo 8) o recibo a satisfacción (GL-CL-FO-006) según aplique. Anexar documento de soporte en la solicitud de pedido en SAP. Ejecutantes Competente o delegado Interventor Pag.

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4. Documentos de referencia 

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Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014, Por el cual se expide el estatuto general de contratación de la Universidad de Antioquia: http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/InformacionInstituciona l/Normatividad/a0419-2014.pdf Resolución Rectoral 39475 del 14 de noviembre de 2014, Por la cual se reglamenta el Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014, Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia y se dictan otras disposiciones: http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/InformacionInstituciona l/Normatividad/RR39475-2014.pdf

5. Nota de cambio 

No aplica a la primera versión.

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6. Anexos Anexo 1. Diagrama del procedimiento para la contratación de menor cuantía Anexo 2. Instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras. Anexo 3: Instructivo para solicitud de CDP o pre compromiso gastos y solicitudes de certificados de vigencia futura. Anexo 4. Acta de inicio (GL-CL-FO-001) Anexo 5. Acta de reinicio (GL-CL-FO-002) Anexo 6. Acta de seguimiento (GL-CL-FO-003) Anexo 7. Acta de suspensión (GL-CL-FO-004) Anexo 8. Acta de liquidación (GL-CL-FO-005) Anexo 9. Recibo a satisfacción (GL-CL-FO-006) Anexo 10. Estudio previo de necesidad y conveniencia (GL-CL-FO-007) Anexo 11. Aprobación de pólizas (GL-CL-FO-008) Anexo 12. Plantilla de solicitud de cotizaciones Anexo 13. Legalización de fondos fijos y anticipos (h-2100-006) Anexo 14. Plantilla para la asignación del interventor Anexo 15. Causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar Anexo 16. Documentos mínimos que se deben solicitar para celebrar contratos Anexo 17. Formato de inscripción y actualización de acreedores nacionales Anexo 18. Formato de Inscripción y actualización de acreedores del exterior Anexo 19. Estudio previo de necesidad y conveniencia simplificado (GL-CL-FO-009) Anexo 20. Plantillas para contratos

Elaboró: Ana Bárbara Echeverri Sanín Profesional especializado 3 Fabio Humberto Londoño Estrada Profesional especializado 4 Luz Edilma López Vergara Auxiliar administrativo 3 Andrea Acevedo Bustamante Auxiliar administrativo 3 Fecha: 05-FEB-2015

Revisó: Sandra Milena Madrid Ospina Julio César García Castrillón Profesionales especializados 3 Jhon Jairo Tirado Quintero Coordinador Gestión de la arquitectura de procesos

Aprobó: Adolfo León Londoño Zapata Coordinador de complementadores logísticos Edwin Alexis Usuga Moreno Coordinador de soluciones logísticas

Fecha: 23-FEB-2015

Fecha: 24-FEB-2015

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Anexo 1. Diagrama del procedimiento para la contratación de menor cuantía

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Anexo 12: Plantilla de solicitud de cotizaciones

Ciudad y fecha

Señor(es) Ciudad Respetado señor(es) Asunto: Solicitud de cotizaciones La Dependencia (Facultad, Escuela o Instituto) de la Universidad, en cumplimiento del literal 4 del artículo 31 de la Resolución Rectoral 39475 del 14 de noviembre de 2014 y el artículo 845 del Código de Comercio, está interesada en recibir su oferta o propuesta comercial para los siguientes bienes (o servicios): Nombre del bien o servicio Cantidad Unidad de medida Especificaciones técnicas Valor unitario (con IVA y sin IVA) Esta solicitud NO obliga a la Universidad de Antioquia para aceptar su oferta o propuesta. La Universidad realizará el correspondiente análisis e informará por escrito su decisión. La oferta deberá ser enviada al correo electrónico ______________ o remitida físicamente a (ubicación física)_______________ Atentamente,

Firma del competente o delegado Email:

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Anexo 14: Plantilla para la asignación del interventor

Ciudad y fecha Señor(a) XXXXXX Cédula Ubicación Email XXXXXX (institucional) Universidad de Antioquia Respetado señor(a) Referencia Contratista Asunto

Contrato XXXXX XXXXXX Designación como interventor(a)

En su calidad de ( ) empleado administrativo o ( ) profesor, ha sido designado(a) para realizar la interventoría técnica, administrativa, legal, financiera y contable del contrato de la referencia. Recuerde que debe informarme periódicamente sobre sus gestiones. Si por cualquier circunstancia sobreviniente no puede continuar ejerciendo sus labores de interventoría, debe informarme inmediatamente para adoptar las acciones correspondientes. Recuerde que no cesará en sus funciones hasta tanto se designe otro funcionario y le haga entrega. Las funciones, deberes y responsabilidades del interventor están contempladas en los artículos 52 al 58 de la Resolución Rectoral 39475 del 14 de noviembre de 2014 y demás normas que los complementen. Es su deber conocer dichas disposiciones y tenerlas en cuenta hasta la finalización de sus funciones. Atentamente,

Firma del competente o delegado Email:

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Anexo 15: Causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar La Universidad está sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal. Las inhabilidades e incompatibilidades por limitar la libertad y los derechos de las personas, son de origen constitucional o legal, sus causas, vigencia, naturaleza y efectos son rígidas y taxativas, por lo tanto su aplicación e interpretación son restrictivas, son de orden público y tienen que estar consagradas expresamente. No podrán participar en procedimientos de selección, ni celebrar contratos con la Universidad de Antioquia, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y en la ley. Las inhabilidades constituyen una limitación de la capacidad para contratar con las entidades estatales que de modo general se reconocen a las personas naturales y jurídicas. Pueden darse por parentesco, por la naturaleza del cargo, por haber sido sancionado disciplinaria, fiscal o penalmente. Ejemplos:  Por parentesco: Quienes sean cónyuges o (compañeros permanentes) y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad (padres hijos, abuelos, hermanos, nietos) o segundo de afinidad (padres del cónyuge, hijos del cónyuge Abuelos del cónyuge, hermanos del cónyuge) con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación. 

Por naturaleza del cargo: Los servidores públicos no podrán celebrar por sí o por interpuesta persona o en representación de otro contrato alguno con entidades públicas o con personas privadas que manejen o administren recurso públicos Excepto las excepciones consagradas en la Ley 4 de 1992 y en el artículo 1 de la Ley 44 de 1993 que modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y modifica la Ley 29 de 1944), ni podrán honorarios o recompensas de gobiernos extranjeros u organismos internacionales, ni celebrar contratos con ellos, sin previa autorización del gobierno (artículo 127 , 129 C.P.

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Por sanción disciplinaria, fiscal o penal. Quienes han sido condenado por más cuatro años por delitos doloso en el período de los últimos diez años, salvo cuando se trate de aquellos delitos considerados como política: por haber sido sancionado disciplinariamente tres o más veces en los últimos cinco (5) años por faltas graves o leves dolosas o por ambas, esta inhabilidad tendrá una duración de tres años contados Pag.

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a partir de la ejecutoria de la última sanción.; haber sido declarado responsable fiscalmente será inhábil para el ejercicio de cargos públicos y para contratar con el Estado durante los cinco (5) años siguientes a la ejecutoria del fallo correspondiente. 

Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones. Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades de que sean socias tales personas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas ( art. 1, Ley 1474 de 2011)

Ver artículo 122, 127 de la Constitución Política, artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1474 de 2011, Excepciones: ley 4 de 1992 Artículo 4 del Acuerdo Superior 149 de 2014 y artículo 3 de la Resolución Rectoral 39475 de 2014 Tenga en cuenta que:  La persona que se encuentre incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad, no puede contratar con ninguna entidad pública incluida la UNIVERSIDAD  Si el servidor público está incurso en causal de a inhabilidad o incompatibilidad, para contratar con un tercero o si sabe que un tercero está bajo causal de inhabilidad o incompatibilidad para contratar deberá hacerlo saber inmediatamente de su superior jerárquico y deberá abstenerse de autorizar, aprobar, firmar o suscribir el acto de que se trate o impedir que dicha persona suscriba contrato.  Esta verificación deberá hacerse de cada uno de los proponentes o futuros contratistas de manera oportuna estos deberán manifestar bajo la gravedad de juramento que no están incursos en causales de incompatibilidad, inhabilidad ni conflicto de interés para contratar con la Universidad y que en caso de que sobreviniere alguna deberá informarlo inmediatamente al competente o delegado.  El Servidor Público que conozca de un asunto, en quien concurra alguna de las causales establecidas en la Constitución o en la ley, deberá declararse impedido tan pronto como tenga conocimiento mediante escrito en el cual exprese las razones, señale la causal y si fuere posible, aporte las pruebas pertinentes. Conflictos de interés El conflicto de intereses está regulado en la Universidad de Antioquia por el Acuerdo Superior 395 del 21 de junio de 2011. Existe conflicto de intereses para el servidor público de la Universidad de Antioquia cuando, en ejercicio de las actividades propias de su cargo, empleo o función universitarias, tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o Pag. GL-CL-PR-01, Versión.01

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decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. ¿Qué se debe hacer cuando se está frente a un conflicto de intereses?: En el evento de configurarse un conflicto de intereses, el servidor público deberá declararse impedido para actuar en el asunto específico del que tuvo conocimiento, ante el superior jerárquico o funcional. El servidor público que se encuentre en conflicto de intereses y no se declare impedido, comete falta disciplinaria.

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Anexo 16: Documentos mínimos que se deben solicitar para celebrar contratos: Con personas naturales colombianas y extranjeras residentes en Colombia:  Solicitar fotocopia de la cédula de ciudadanía o de extranjería.  Solicitar fotocopia del RUT, debidamente actualizado (en este documento verifica el número del NIT, y si el contratista pertenece al régimen común o simplificado para verifica si factura IVA ).  Verificar antecedentes disciplinarios en la página http://www.procurauria.gov.co e imprimirlos o guardarlos en formato PDF.  Verificar antecedentes fiscales, en la página http://www.contraloria.gov.co e imprimirlos o guardarlos en formato PDF.  Verificar antecedentes judiciales, en la página http://www.policia.gov.co e imprimirlos o guardarlos en formato PDF.  Acreditar el pago de los aportes a la Seguridad Social Integral como trabajador independiente esto es, aportes en salud, pensiones y riesgos laborales.  Para la ejecución de los contratos de prestación de servicios, la afiliación y el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social cuando el contrato tenga una duración superior a un (1) mes.  Si tiene trabajadores a su servicio deberá acreditar, además, el pago de aportes a la seguridad social de éstos, así como de los parafiscales (SENA, ICBF y Cajas de Compensación), si es del caso.  En caso de estar reglamentado el ejercicio de la profesión y que el contrato esté dentro de las actividades profesionales, debe adjuntar copia de la tarjeta profesional (ejemplo abogado, médico, ingeniero y profesiones afines, etc.).  Certificado de registro mercantil, en caso de ser comerciante, con no más de 30 días de expedición.  Los demás documentos que se exijan en la invitación a cotizar para la calificación del oferente. Importante: cuando estamos frente a entidades públicas podemos contratar directamente si se va a suscribir un contrato o convenio interadministrativo. La capacidad legal de las personas jurídicas está dada por la ley o sus estatutos. Las personas jurídicas sólo pueden actuar por intermedio de sus representantes legales, competentes o sus delegados. Su nombre y sus facultades se constatan en el certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva autoridad o en sus estatutos. Con personas jurídicas colombianas o extranjeras con sucursal en Colombia de carácter privado  Solicitar certificado de existencia y representación con no más de 30 días de expedido Pag.

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(en este documento puede verificar la razón social, cual es el objeto de la persona jurídica, quien es el representante legal, cuáles sus funciones, si tiene revisor fiscal o no, su nombre, si está embargada o no, entre otros). Verificar antecedentes fiscales, en la página: http//www.contraloria.gov.co e imprimirlos. Solicitar copia de la cédula de ciudadanía del representante legal Solicitar el RUT, debidamente actualizado (en este documento verifica el número del NIT, y si el contratista pertenece al régimen común o simplificado para verifica si factura IVA ) Anexar la declaración juramentada, del representante legal o del Revisor Fiscal si lo hay, de que en los últimos 6 meses ha pagado los aportes a la Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones y ARP), expedida por el Revisor Fiscal o, en su defecto, por el Representante Legal de la empresa o entidad contratista y que se encuentra a paz y salvo por éstos conceptos. (Artículo 50 Ley 789 de 2002).2 Si el valor u objeto del contrato supera las facultades del representante legal deberá adjuntar la junta u organismo competente

Con personas jurídicas colombianas de naturaleza pública: 

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Fotocopia u original del certificado de existencia, excepto cuando sean de creación constitucional o legal (por ejemplo, Municipios, Departamentos, Banco de la República, entre otros) Fotocopia u original del certificado de representación legal (para alcaldes, gobernadores se solicitará el nombramiento, acta de posesión) Fotocopia del RUT Fotocopia del acto administrativo, acuerdo u ordenanza que lo autoriza contratar, según sea el caso

Documentos mínimos a adjuntar contratista las personas jurídicas de origen extranjero sin sucursal en Colombia:  Acreditar su existencia y representación legal, a efectos de lo cual deberán presentar un documento expedido por la autoridad competente en el País de su domicilio, expedido con fecha no mayor a dos meses de la fecha de apertura del respectivo proceso, en el que conste su existencia, objeto y vigencia, y el nombre del representante legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente y sus facultades.  Cuando el representante legal tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar adicionalmente copia del acta o extracto del acta, en la que conste la decisión del órgano social correspondiente que autorice al representante legal para la presentación 2

Ley 100 de 1993, Ley 797 de 2003 y el Decreto Ley 2150 de 1995

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de la propuesta, la suscripción del contrato y su ejecución y para actuar en los demás actos requeridos para la contratación en el caso de resultar seleccionado. Todos los documentos que se exigieron en la la invitación a cotizar Copia de la Resolución o del acto administrativo que le confiere la facultad de transportar personas expedido por el Ministerio de Transporte o por la Secretaria respectiva. Copia de la póliza de responsabilidad civil extracontractual, que no puede ser inferior a 60 S.M.L.M.V. y debe contener el listado con las placas de los vehículos amparados.

Tenga en cuenta que de acuerdo al objeto del contrato deberá solicitar los requisitos legales para la respectiva actividad. Ejemplos: CONTRATO DE TRANSPORTE DE PASAJEROS: De conformidad con el artículo 5 del decreto 174 de 2001 establece: “Cuando no se utilicen equipos propios, la contratación del servicio de transporte deberá realizarse con empresas de transporte público legalmente constituidas y debidamente habilitadas”. (subrayas fuera de texto), ratifica lo ordenado por el artículo 5 de la ley 336 de 1996, por lo tanto debe adjuntar además: 

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Copia de la Resolución o del acto administrativo que le confiere la facultad de transportar personas expedido por el Ministerio de Transporte o por la Secretaria respectiva. Copia de la póliza de responsabilidad civil extracontractual, que no puede ser inferior a 60 S.M.L.M.V. y debe contener el listado con las placas de los vehículos amparados. CONTRATOS DE PRESTACIÒN DE SERVICIOS DE SALUD: se debe adjuntar además constancia de que la institución y el servicio a prestar están debidamente habilitados para prestar el servicio requerido.

CONTRATOS DE MANDATO O PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON LA FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA Y LA CORPORACIÓN INTERUNIVERSITARIA DE SERVICIOS – CIS- EN LOS CUALES SE INCLUYA LA INCORPORACIÓN DE PERSONAL ADICIONAL, se debe adjuntar además constancia de Validación del proceso por parte de la Gestión de la Arquitectura de Procesos de la dirección de Desarrollo Institucional (Resolución Rectoral 38830 del 18 de junio de 2014). Recuerde que la contratación de personas jurídicas en las que la Universidad haga parte como socia, asociada, aportante entre otras, es excepcional, se rige por el artículo 17 numeral 1 del acuerdo superior 419 de 2014 y los artículos 37 y 38 de la Resolución Rectoral 39745." Pag.

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