TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE DOCENTES CÁTEDRA Revisó: Jefe División Recursos Humanos Aprobó: Rector Profesional Administración de la Compensación Salarial

Código : PTH.30 Versión : 05 Página 1 de 8

Fecha de aprobación: Marzo 03 de 2008 Resolución No. 317

OBJETIVO

ALCANCE

Procesar las novedades y modificaciones sobre los docentes de cátedra que se presenten con el fin de generar la liquidación de su contrato y así suministrar la información necesaria para realizar el pago oportunamente.

Desde el ingreso de las novedades al Sistema de Información hasta la impresión de los listados de la liquidación realizada y su entrega en las UAA respectivas.

NORMATIVIDAD Ley 50 de 1990: Art. 99 Ley 344 de 1996: Art. 13 Decreto 1279 de 2002: Arts. 33 – 40, 44 – 47 Código Sustantivo de Trabajo: Arts. 186, 249, 253 y 306

Acuerdo Consejo Superior 070 de 2000 Acuerdo Consejo Superior 033 de 2003: Art. 2 Resolución 33 de 2006 de la Vicerrectoría Académica Acuerdo Consejo Superior 066 de 2008 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos. RASIRH: Ruta de Acceso al Sistema de Información de Recursos Humanos. DRH: División de Recursos Humanos. CST: Código Sustantivo de Trabajo. ACS: Subproceso Administración de la Compensación Salarial. CONSIDERACIONES · ·

Los docentes hora cátedra que prestan sus servicios en el Instituto de Lenguas se denominan Instructores. Los términos de la liquidación del contrato se hace conforme a las disposiciones legales vigentes contenidas en el Código Sustantivo de Trabajo. La prima de servicios (PS) para los instructores se liquida dos veces en el año, en junio y en diciembre. Si el contrato inicia y termina entre el 01 de enero y el 30 de junio, se liquida la prima de servicios de junio. Si el contrato inicia y termina entre el 01 de julio y el 31 de diciembre, se liquida la prima de servicio de diciembre. Si el contrato inicia antes del 30 de junio y termina después de esta fecha o inicia antes del 31 de diciembre y termina después de esta fecha, se debe liquidar la prima de servicios de junio y la prima de servicios de diciembre en proporción al número de días del contrato antes y después del 30 de junio o 31 de diciembre respectivamente.

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Código : PTH.30

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE DOCENTES CÁTEDRA

Actividad

Inicio/Fin

Decisión

DIAGRAMA DE FLUJO

Documento

Procesamiento en S.I. o intranet

Procedimiento predefinido

Conector

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

1. Recibe novedades y adjunta en la carpeta correspondiente para posteriormente verificar su aplicación.

Auxiliar ACS

2. Registra en el SIRH las novedades que afecten la liquidación del contrato del docente de cátedra. RASIRH: Pagos personal è Hoja pagos è Descuentos personales è Reintegros Dev. Cátedra.

Auxiliar ACS

3. Establece en el SIRH el periodo a liquidar, el tipo de vinculación y el tipo de liquidación. (Ver Anexo A: Liquidación de Contrato De Docentes Cátedra). RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Liquidación de pagos.

Auxiliar ACS

4. Realiza la liquidación de prenómina, la cual constituye un soporte para la liquidación de la nómina definitiva. RASIRH: Pagos personal è Proceso liquidación è Liquidación pagos è Cátedra è Liquidación contratos. Genera las cifras de control del proceso y los listados impresos de prenómina (ver Anexo B: Listados de Prenómina).

Auxiliar ACS

INICIO 1. Recibe novedades.

2. Registra información.

3. Preparación prenómina.

4. Realización de liquidación. Listados prenómina

5. Confronta los períodos, las asignaturas y los valores de liquidación de prenómina para verificarla. Revisa nombre y asignación mensual, y que la aplicación de la liquidación esté acorde con el tipo de vinculación.

5. Revisa la prenómina.

Auxiliar ACS

Inconsistencias Si 6. Realiza Modificación.

No

1

6. Si encuentra inconsistencias, realiza en el SIRH las respectivas correcciones.

Auxiliar ACS

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Conector de página

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

7. Genera la liquidación, las cifras control del proceso y los listados de liquidación (tiras y resumen), verificando el tipo de nómina, liquidación y período de liquidación. RASIRH: Pagos Personal è Proceso de liquidación è Listados de liquidación.

Auxiliar ACS

1

7. Genera liquidación.

8. Confronta nómina.

8. Realiza una confrontación de la nómina generada en pantalla con las correcciones generadas en la prenómina para verificar que ésta sea correcta, las cifras globales deben ser iguales tanto en liquidación como en tiras y resumen, también verifica que las modificaciones se hayan efectuado correctamente.

Inconsistencias No

Si

Auxiliar ACS

Si hay inconsistencias busca en dónde está el error para realizar el respectivo ajuste.

9. Realiza Modificación. 10. Genera cifras control y listados.

Listados de nómina definitivos

2

9. Realiza las correcciones en el SIRH.

Auxiliar ACS

10. Genera las cifras de control del proceso y los archivos de Listados de Liquidación (ver Anexo C: Listados de Liquidación de Nómina) registrando la opción definitiva. a. Confronta los totales en liquidación, tiras, resumen y bancos, una vez revisados se procede a generar los listados definitivos. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Listados de Liquidación. b. Genera los archivos de acumulados (ver Anexo C). RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Listados de liquidación è Listados de Acumulados c. Genera los archivos externos (ver Anexo C), verificando el tipo de nómina, liquidación y período de liquidación. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Generar Archivos externos. Revisa que los totales de los listados estén conformes con el resumen.

Auxiliar ACS

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DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

11. Revisa los Acumulados del mes y los Acumulados a la fecha: Devengados y Aportes, para poder realizar el cierre de la liquidación del mes.

Auxiliar ACS

2 11. Revisa acumulados.

Inconsistencias No

Si

Si hay inconsistencias informa al Profesional DSI, para que este busque en donde se encuentra el error y realiza el respectivo ajuste. 12. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para obtener nuevamente los Acumulados.

Profesional DSI

13. Entrega valores.

13. Entrega el valor correspondiente a total devengados, total deducido, neto a pagar, aportes UIS, total provisiones, a la Profesional ACS.

Auxiliar ACS

14. Cargue nómina.

14. Realiza el cargue de la Liquidación definitiva. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Cargue Nómina.

Profesional ACS

15. Genera cifras control del proceso de cargue de la Liquidación definitiva para verificar que todas las cifras sean consistentes. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Cargue Nómina.

Profesional ACS

12. Realiza Modificación.

15. Genera cifras control.

Si hay inconsistencias informa al Profesional DSI, para que este busque en donde se encuentra el error y realiza el respectivo ajuste.

Inconsistencias Si No

16. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para poder realizar el cierre de la liquidación.

Profesional DSI

17. Entrega y archiva listados.

17. Entrega y archiva los diferentes listados generados en la Liquidación definitiva.

Auxiliar ACS

FIN

A partir de este punto, se adelanta el Procedimiento de Egresos (Proceso Financiero).

16. Realiza Modificación.

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ANEXO A. LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE DOCENTES CÁTEDRA. DOCENTES CÁTEDRA (No cobija a los docentes cátedra del Instituto de Lenguas) CONCEPTO

CÁLCULO

NORMA

Remuneración Promedio Mensual

RM = TD * 30 / dl

Acuerdo CS 033 de 2003: Art. 2

Prima de Servicios

PS = RM * dl / 365

Decreto 1279 de 2002: Art. 44

Prima de Vacaciones

PV = ((2/3) * RM + (1/12) * PS) * dl / 365

Decreto 1279 de 2002: Arts. 38 - 40

Prima de Navidad

PN = (RM + (1/12) * (PS + PV) * dl / 365

Decreto 1279 de 2002: Arts. 45-47

Vacaciones

V = (RM + (1/12) * PS) * dl / 365

Cesantías Ley 50

CLey50 = (RM + 1/12 * (PS + PV + PN) *dl / 365

Interés Cesantías

IC = 0,12 * C * dl / 365

Decreto 1279 de 2002: Arts. 33 – 37 Decreto 1045 de 1978: Art. 45 Ley 50 de 1990: Art. 99 Ley 344 de 1996: Art. 13 Decreto 1045 de 1978: Art. 45 Ley 50 de 1990: Art. 99 Ley 344 de 1996: Art. 13

DOCENTES CÁTEDRA DEL INSTITUTO DE LENGUAS CONCEPTO

CÁLCULO

NORMA

Remuneración Mensual

RM = TD * 30 / dl

CST: Art. 186, 253 y 306

Prima de Servicios

PS = RM * dl / 365

CST: Art. 306

Vacaciones

V = (RM * dl / 365) / 2

CST: Art. 186

Cesantías Ley 50

CLey50 = RM * dl / 365

CST: Art. 249

Interés Cesantías

IC = 0,12 * C * dl / 365

CST: Art. 249 y 253 Ley 50 de 1990: Art. 99

Donde: RM = Remuneración Promedio Mensual. TD = Total devengado en el contrato. dl =Total días laborados. PS = Prima de Servicios. PV = Prima de Vacaciones.

PN = Prima de Navidad. V = Vacaciones. C = Cesantías. IC = Interés de Cesantías

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Versión : 05 Página 6 de 8

ANEXO B. LISTADOS DE PRENÓNIMA. Tiras de pago: Contiene la siguiente información del docente: identificación, nombre, tipo de vinculación, devengado, aportes, deducidos y valor a pagar. Resumen: Contiene cifras totales de los conceptos liquidados: devengados, deducidos y aportes. Reporte de asignatura externas: Contiene la información sobre las asignaturas que ha terminado de impartir correspondientes al mes anterior. ANEXO C. LISTADOS DE NÓMINA DEFINITIVOS. LISTADOS DE LIQUIDACIÓN

Nº Impresiones y destinos

Tiras de pago: Contiene la siguiente información del docente: nombre del docente, unidad donde está trabajando, cargo, tiempo de dedicación, sueldo, y muestra una lista detallada de los devengados y deducidos, y el neto a pagar al empleado.

Dos è(1) DRH / (1) D. Financiera

Resumen: Contiene cifras totales de los conceptos liquidados: Devengados, Deducidos y Aportes.

Dos è(1) DRH / (1) D. Financiera

Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de consignaciones y valor total a consignar.

Uno è(1) D. Financiera (A 2 partes)

Efectivo: Es un resumen del pago efectivo a realizar, muestra cifras totales.

Uno è(1) D. Financiera (A 2 partes)

Descuentos: Contiene información de los descuentos realizados.

Cuatro è (1) DRH / (3) D. Financiera.

Acumulados Devengados del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de devengados del mes y a la fecha correspondiente a sueldos y primas. Se da por persona cada concepto acumulado. Deducidos del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de deducidos del mes y a la fecha: aportes salud, aportes pensión, aporte fondo de solidaridad, retención en la fuente, estampilla PROUIS. Se da por persona cada concepto acumulado. Aportes UIS del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de aportes UIS del mes y a la fecha: tipo de documento, identificación del docente, nombre del docente, aporte salud, aporte riesgo, ICBF y cesantías. Se da por persona cada concepto acumulado.

Uno è (1) DRH.

Firmas: Contiene nombre e identificación, el valor del devengado y tiene un espacio para la firma del Docente de cátedra.

Uno è (1) D. Financiero.

Resumen final: Contiene cifras totales de todo el proceso.

Uno è (1) S. Presupuesto.

Informe presupuestal: Indica cada uno de los rubros.

Dos è (1) S. Presupuesto / (1) DRH.

Resumen de Liquidación: Contiene las cifras totales del proceso.

Uno (1) è (1) S. Presupuesto.

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ANEXO C. LISTADOS DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA (Continuación) ARCHIVOS EXTERNOS GENERADOS

Nº Impresiones y destinos

Registro Presupuestal: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución de la parte financiera.

Dos è (1) DRH / (1) Sección de Presupuesto

Registro Contable: Se coloca la información en el Sistema Financiero para todos los pagos.

Uno è (1) DRH

Orden de Pago: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la generación de la orden de pago.

Uno è (1) DRH

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

1

Octubre 11 de 2004

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Creación del Documento.

2

Marzo 3 de 2008

Adaptación al nuevo formato de procedimiento, actualización de la normatividad que aplica, adición de pasos necesarios para la realización del procedimiento, adición de las rutas de acceso al Ruta de Acceso al Sistema de Información de Recursos Humanos, actualización de conceptos a liquidar, su forma de cálculo y normativa, y actualización de los listados generados y sus destinos.

3

Abril 21 de 2009

Actualización de nombres en consideraciones y Anexo C.

4

Enero 17 de 2011

Inclusión en la normatividad del Acuerdo Consejo Superior 066 de 2008; inclusión de ACS: Subproceso Administración de la Compensación Salarial en las Definiciones y/o Abreviaturas; modificación en las Consideraciones; cambio en el responsable de las actividades de Auxiliar Nómina DRH a Auxiliar ACS; modificación de las actividades 7, 8, 10, 12 y Anexo C; inclusión de la actividad 13.

5

Abril 08 de 2015

Modificación de las rutas de acceso al SIRH de las actividades N° 2, 4, 7, y 10. Modificación de las actividades N° 1, 10, 11, y 15. Numeración de las actividades en el diagrama de flujo.