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De acuerdo a la NTCGP 1000:2009 el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Y EL Sistema Integrado de Gestión de Calidad
ALCANCE: Desde la ejecución de políticas de desarrollo rural, mediante la titulación de
baldíos, el ordenamiento productivo de las tierras de la nación, la ejecución de procesos agrarios, el otorgamiento de subsidios y desarrollo productivo mediante convocatoria pública, el fomento, ordenamiento, investigación, registro y control de la actividad pesquera y acuícola, la promoción, acompañamiento y seguimiento, la gestión de asuntos étnicos y atención a población desplazada y el desarrollo de proyectos de adecuación de tierras, servicios estos que se ofrecen en el nivel central y en las 31 direcciones territoriales.
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. CONTEXTO HISTÓRICO Y SOCIOPOLÍTICO DEL SECTOR AGROPECUARIO 2. ADOPCIÓN , IMPLEMENTACION
Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD 3. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES. 3.1 Objeto 3.2 Alcance 3.3 Exclusiones 4. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CALIDAD MECI 5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA 6. ANEXOS 6.1 Principios del sistema Integrado de Gestión Calidad MECI 6.2 Direccionamiento estratégico Misión Visión Política Objetivos 6.3 Mapa de Procesos del sistema Integrado de Gestión Calidad MECI 6.4 Estructura organizacional a nivel central y territorial 6.5 Matriz de planificación del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI 6.6 Glosario 6.7 Caracterizaciones
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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INTRODUCCIÓN.
El presente documento contiene la descripción del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI, que corresponde a la adopción y aplicación de los modelos de Gestión de la Calidad para Entidades Públicas bajo la Normas y NTCGP1000:2009 e ISO 9001-2008 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: 2005. El Manual Integrado de Gestión, incorpora y referencia cómo el Incoder ha definido, documentado e implementado su gestión con base en estos modelos, articulando la legislación vigente que le aplica como entidad estatal. Este documento se elabora para fines de divulgación, presentación del Sistema y como requisito de los modelos de gestión implementados. Su contenido refleja cada requisito y de cómo éste se incorpora en la descripción por procesos de la entidad, con una descripción detallada del proceso de desarrollo del Instituto, tanto desde el punto de vista legal, Misional como funcional. De la misma manera, se explica detalladamente la manera como el Instituto ha realizado todas las gestiones necesarias para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, y su articulación con el Modelo Estándar de Control Interno MECI, mediante el establecimiento de un direccionamiento estratégico que compromete la gestión de la Alta Dirección del Instituto en la sostenibilidad del Sistema como estrategia de fortalecimiento Institucional. Finalmente, en el presente documento se encuentra descrita la estructura del Sistema Integrado de Gestión, con sus procesos y procedimientos, acordes a la estructura actual de la entidad y al compromiso de las nuevas funciones y responsabilidades otorgadas mediante Decreto 3759 de Septiembre 30 de 2009. Para fines de comunicación con El INCODER diríjase a las siguientes direcciones:
Bogotá: Carrera 43 No 57-41 CAN Edificio Incoder Teléfono: 3830444. Fax: 3830454 Línea Gratuita Nacional de Atención al Ciudadano: 018000 110132 e-mail.
[email protected] Página Web: www.incoder.gov.co
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1. CONTEXTO HISTÓRICO Y SOCIOPOLITICO DEL SECTOR AGROPECUARIO Acerca del sector El sector agropecuario ha sido tradicionalmente importante en la economía del país y, por tanto, objetivo relevante de la política nacional. Durante la década pasada su contribución a la economía del país fue relativamente estable, pero en los últimos años el valor de la producción agropecuaria se ha incrementado. A pesar del aumento en el valor de la producción durante la última década, el sector agropecuario perdió cerca de un punto porcentual en su participación en el PIB, pasando de 14.6 a 13.6%. Sin embargo, es importante anotar que la formación del PIB (Producto Interno Bruto) agropecuario es solamente un subconjunto del PIB rural. Un estudio reciente del Banco Mundial (2004), demuestra que la contribución del sector rural a la economía de los países en Latinoamérica es mayor a la agropecuaria y además que el sector rural exhibe rendimientos positivos crecientes a escala en la inversión, no solamente para la generación de ingresos y el desarrollo de los beneficiarios directos sino también para la sociedad en su conjunto. Sumado a la importancia del sector agropecuario por su generación de valor para el país y de su aporte al comercio internacional, también es relevante su papel como generador de empleo en el país. A pesar de la importancia del sector agropecuario en la economía del país, los pobladores rurales enfrentan difíciles condiciones de vida. Estas condiciones son el resultado de bajos ingresos, escasa formación de capital humano y alta informalidad en el empleo y subempleo, agravados por la inequidad y una mala distribución de los recursos, factores, bienes y servicios públicos. De acuerdo con la Encuesta de Calidad de Vida –ECV-, para el año 2003 existían alrededor de 1.6 millones de hogares donde su jefe estaba asociado a la actividad agropecuaria. Asociados a estos hogares, se reportaron alrededor de 8.5 millones de miembros ocupados, 47% de los cuales son trabajadores por cuenta propia o de su propia finca y 30% obreros o empleados particulares. De acuerdo a Maldonado (2006), con base en la ECV de los hogares cuyos jefes son trabajadores de su propia finca, el 79.4% recibe menos de 1.5 salarios mínimos mensuales y 12.9% reciben entre 1.5 y 3 salarios mínimos mensuales. 1
1
World Bank, 2004, Beyond the city: The rural contribution to development in Latin America and the Caribbean. 0 The World Bank, The International Bank for Reconstruction and development, Washington Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Los diagnósticos disponibles sobre la situación social de los pobladores rurales muestran que a pesar de las profundas transformaciones que han tenido lugar en el país en los últimos veinte años, tanto en la estructura económica (modernización e internacionalización), como en el Sistema político (descentralización y participación) y en el aparato estatal (reforma de la administración pública y cambios en el enfoque y alcance de las políticas sectoriales), las condiciones de pobreza y desigualdad en el campo siguen siendo muy altas, mayores que las de países de igual o similar desarrollo, al tiempo que persisten grandes desequilibrios internos, tanto entre el campo y la ciudad, como entre las regiones. Los principales problema de la mayoría de los pobladores rurales son, la baja productividad y como consecuencia los bajos ingresos, y no necesariamente la falta de empleo. La existencia de un amplio sector (informal) permite que la población que lo desee pueda trabajar, generando su propio empleo, aunque de muy baja remuneración lo cual es consistente con tasas de desempleo bajas. Resulta claro entonces que el enfoque de las políticas y la institucionalidad vigente no han logrado responder exitosamente a uno de los principales retos de la política del sector rural: contribuir a contrarrestar los factores determinantes de la pobreza en el campo. A esto desde luego, ha contribuido de forma muy importante la violencia, la cual no solo ha desincentivado la inversión en el sector, sino que ha desviado la atención de los instrumentos y recursos de la política e institucionalidad para atender sus efectos, en particular el desplazamiento y las víctimas del terrorismo, en detrimento de los pequeños agricultores y campesinos, principal objetivo de las instituciones de desarrollo rural del sector. Esto se traduce en que el acceso a los factores productivos (tierra, capital y tecnología) y la imperiosa necesidad de aumentar la productividad del trabajo (educación y capacitación), siguen sin resolverse. En cuanto a la tierra, los patrones de concentración de la propiedad del suelo siguen siendo muy altos e incluso se han agravado con la violencia. Según Pulecio (2006), el índice de Gini para la distribución de la tierra en Colombia muestra un coeficiente de concentración de 0,77 (solo superado en Latinoamérica por Brasil y Nicaragua) lo que demuestra que los programas de reforma agraria de los últimos años han tenido un muy bajo impacto. Por su parte, la capacitación y la asistencia técnica siguen siendo un limitante para impulsar el desarrollo del capital humano y mejorar la productividad. La creación de las Unidades Municipales de Asistencia Técnica UMATAs a finales de los ochenta representó un gran avance en el servicio de extensión en tanto se transfería a los municipios la competencia para su operación. Sin embargo, después de una primera fase exitosa, el programa perdió vigor y fue reemplazado por los Centros Provinciales de Gestión Agro empresarial. Aunque el concepto detrás de estos centros es dinámico y hasta cierto Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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punto eficiente, su desarrollo aún es incipiente en el país y como resultado, la mayoría de campesinos en el país continúan aislados del acceso a tecnologías apropiadas para mejorar su productividad. Entorno Político Cuatro grandes procesos de profundo contenido político enmarcan el desarrollo de la institucionalidad y el desempeño del sector agropecuario en las últimas dos décadas en Colombia, son ellos los cambios en el enfoque de las políticas económicas, la descentralización política, la evolución de la inseguridad y la violencia en el campo, y la corrupción al interior del Sistema institucional. El sector agropecuario y rural en Colombia ha experimentado múltiples cambios de orientación de sus políticas en un relativamente corto periodo de tiempo. Antes de los noventa, las instituciones del sector funcionaban bajo un esquema centralizado que definía la estructura de incentivos, medidas de protección y subvenciones con una alta influencia de los grupos de interés privados y políticos. Dicho esquema otorgaba pocos incentivos a la participación y el control de los beneficiarios en las políticas sectoriales, así como a la asunción de responsabilidades por parte de los niveles territoriales (Machado y Samacá, 2000). Después de los noventa con la apertura, aunque se intentaron eliminar todas las distorsiones, se regresó a un esquema de protección selectiva e incentivos desviados y, aunque las reformas institucionales dejaron nuevos organigramas y un Estado sectorial de menor tamaño, no modificaron en lo esencial los hábitos y capacidades institucionales, ni las reglas de juego, con lo que la modernización de la institucionalidad quedó incompleta. El proceso de descentralización en Colombia es sin lugar a dudas, una de las principales fuerzas del cambio institucional que ha experimentado el país en los últimos veinte años. En el sector agropecuario, al igual que en otros sectores, aparece de un lado como un propósito irreversible de organización y modernización del Estado y, de otro, como una estrategia que busca impulsar la organización y la participación de las comunidades del campo en los procesos de toma de decisiones, en los niveles central, departamental y municipal. No obstante, persiste una contradicción entre los principios de autonomía local y regional y de participación social establecidos en la Constitución Política y la institucionalidad sectorial, la cual mantiene una estructura centralizada. Los intentos por descentralizar el sector, aunque notables, no han logrado consolidarse. Así lo revelan las experiencias de los programas de Desarrollo Rural Integrado (DRI), las Unidades Municipales de Asistencia Técnica (UMATA) o la reforma institucional de 2003 Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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que dio lugar a la creación del INCODER, por mencionar algunos de los más relevantes intentos. Como parte del Programa de Renovación de la Administración Pública, en el año 2003, el Gobierno Nacional liquidó cuatro instituciones del sector agropecuario (INPA, INCORA, INAT y DRI) y creó el INCODER, con el objeto de integrar sus funciones y orientarlas hacia la delegación, desconcentración y descentralización; en correspondencia con el proceso de fortalecimiento de la capacidad de gestión de las entidades territoriales y las comunidades rurales. Posteriormente y por efectos del cambio de enfoque de la política de desarrollo rural establecida por la Ley 1152 de 2007, requirió que la Institución y las Organizaciones del sector rural y los beneficiarios, se adaptasen desde el punto de vista funcional y administrativo al nuevo marco de intervención del Estado en la actividad económica. La nueva Ley de Desarrollo Rural aprobada por el Congreso de la República replanteó la institucionalidad del sector rural en cabeza del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural –INCODER. En esta última reforma, se planeaba también la transferencia de las funciones del INCODER por delegación gradual de competencias a las administraciones departamentales. La nueva institucionalidad, requirió identificar los mecanismos de Intervención adecuada a cada situación, así como la corrección de los fallos propios del modelo de intervención estatal. El modelo organizacional propuesto en la reforma del INCODER plantea una solución homogénea a problemas que en esencia requieren soluciones diferenciadas. Ante esta situación, fue necesario revisar y reformular el rol de las funciones y procesos que hoy cumple el INCODER y propender por una reestructuración y reorganización de las funciones sectoriales, que permita cumplir con los objetivos previstos en las políticas de desarrollo rural. Posteriormente, a raíz de la inexequibilidad de la Ley 1152 de 2007 y teniendo en cuenta la consulta de las comunidades étnicas, y la población de desplazados, se origina un ajuste institucional, para atender las funciones que antes habían sido asignadas a otras instituciones buscando con ello atender de manera integra a la población rural colombiana. El mejoramiento de la competitividad de los agentes en el mercado, el logro de políticas públicas bien focalizadas y orientadas a resultados, la necesidad de promover equilibrios económicos y la equidad social, el incremento de la transparencia en la gestión pública y el fortalecimiento de la democracia, a través de mayor participación ciudadana, control político y social, demandan información con atributos de calidad, accesibilidad, Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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oportunidad y suficiencia. Dado lo anterior, las tecnologías y las políticas de la información ofrecen una gran oportunidad para que los países en vía de desarrollo mejoren la información pública y con ello, disminuyan la brecha que los separa de los países desarrollados. El diagnóstico del país sobre la gestión de la información pública evidencia serios problemas como producción escasa, calidad deficiente, periodicidad irregular, acceso precario, duplicidad, pocos incentivos para la producción y uso, dispersión de Sistemas de información, ineficiencia en inversiones, y ausencia de regulación y estándares. Dicho diagnóstico se aplica tanto en la nación, los sectores y entidades como en el nivel territorial, donde incluso es más crítico. El mejoramiento continuo de la gestión pública exige entonces, contar con herramientas de monitoreo y evaluación de resultados adecuadas, las cuales requieren información de calidad y a la vez contribuyen a generarla. Dicha información debe retroalimentar las labores de planeación, presupuestación y ejecución de los programas y recursos en el Estado. Si, además, esta información se divulga a la ciudadanía, hace efectiva la rendición de cuentas y estimula el control social y la participación ciudadana en la gestión del gobierno. En este sentido, el Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI hoy certificado por el Icontec en Agosto de 2008 tuvo como propósito principal, revisar detalladamente los procesos y procedimientos del Instituto así como su postulados estratégicos de Misión, Visión y Objetivos de la Calidad e Institucionales, de tal manera que permitieran la reorientación de su nueva estructura hacia una entidad que propenda por una entidad transparente y eficiente y que a través de su mantenimiento y mejora continua de su Sistema Integrado de Gestión atienda al sector rural del país, así mismo apoye su desarrollo económico de manera efectiva, eficaz y eficiente de manera equitativa y transparente ,buscando contribuir a mejorar la calida de vida de los pobladores rurales de Colombia . Marco legal Para el fundamento legal se toman como punto de partida los mandatos constitucionales relacionados con el desarrollo rural establecidos en la Constitución de 1991 que a la letra dicen: Artículo 64: “Es deber del Estado promover el acceso progresivo a la propiedad de la tierra de los trabajadores agrarios, en forma individual o asociativa y a los servicios de educación, salud, vivienda, seguridad social, recreación, crédito, comunicaciones, comercialización de los productos, asistencia técnica y empresarial, con el fin de mejorar el ingreso y calidad de vida de los campesinos”.En este sentido el Incoder ha establecido en sus Objetivos y Política de la Calidad facilitar el accesos a los factores Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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productivos y mejorar la capacidad autogestionaria de los campesinos con el fin de contribuir a mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales ,lo cual se logra a través de los procesos misionales del Instituto. Artículo 65: “La producción de alimentos gozará de la especial protección del Estado. Para tal efecto, se otorgará prioridad al desarrollo integral de las actividades agrícolas, pecuarias, pesqueras, forestales y agroindustriales, así como también a la construcción de obras de infraestructura física y adecuación de tierras”. En cuanto a este postulado el Incoder adelanta proyectos de gran importancia relacionado con la adecuación de tierras y desarrolla un proceso de convocatorias para proyectos productivos y compra de tierras. Artículo 66: “Las disposiciones que se dicten en materia crediticia podrán reglamentar las condiciones especiales del crédito agropecuario, teniendo en cuenta los ciclos de las cosechas y de los precios, como también los riesgos inherentes a la actividad y las calamidades ambientales. El Incoder atiende este mandato respondiendo de manera inmediata en la presencia de desastres y calamidades ambientales que afecten significativamente los proyectos y la calidad de vida de los pobladores rurales. Artículo 80: “El Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución. Además, deberá prevenir y controlar los efectos de deterioro ambiental, imponer las sanciones legales y exigir la reparación de los daños causados. Así mismo, operará con otras naciones en la protección de los ecosistemas situados en las zonas fronterizas.” En cuanto a la conservación de las condiciones ambientales el Incoder prevé en los proyectos de adecuación de tierras y proyectos productivos que se observen las normas básicas para que estos proyectos no generen problemas ambientales y afecten el ecosistema. Artículo 366: “El bienestar y el mejoramiento de la calidad de vida de la población son finalidades sociales del Estado. Será objetivo fundamental de su actividad la solución de las necesidades insatisfechas de salud, de educación, de saneamiento ambiental y de agua potable”. Aquí el Incoder con los proyectos de adecuación de tierras permite a las poblaciones el acceso al agua potable y facilita programas de desarrollo rural a la población. Para cumplir con este propósito el Incoder adelanta proyectos estratégicos e adecuación de tierras, que garanticen entre otros el suministro de agua potable y saneamiento ambiental con el fin de proyectar el desarrollo de programas de desarrollo rural. Con el fin de atender los mandatos constitucionales relacionados con el desarrollo rural (artículos 64, 65 y 80, principalmente), el gobierno nacional ha realizado diversos esfuerzos, incluso antes de la Constitución de 1991. Es así como a comienzos de la década de los sesenta se crea el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria (INCORA), por medio de la ley 135 de 1961. Posteriormente, en 1987 el decreto ley 77 dio origen al Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Fondo de Desarrollo Rural (DRI) entidad que sería reestructurada por medio del decreto 2132 de 1992, para convertirla en un Fondo de Cofinanciación para la Inversión Rural. Así mismo, por medio de la ley 13 de 1990 (Estatuto General de Pesca) sería creado el Instituto Nacional de Pesca y Acuicultura (INPA). En el año de 1993 se creó el Instituto Nacional de Adecuación de Tierras (INAT) (ley 99), a partir de la modificación de la denominación jurídica del Instituto Nacional de Adecuación de Tierras (HIMAT). Dentro del programa de renovación de la administración pública, con base en las facultades extraordinarias concedidas al Presidente de la República en la ley 790 de 2002, fueron liquidadas estas instituciones, por medio de los decretos 1290 (DRI), 1291 (INAT), 1292 (INCORA) Y 1293 (INPA) de 2003. Diversos estudios de la época, evidenciaron que la estructura de esas instituciones no respondía a las exigencias del desarrollo rural pues existía, entre otras cosas, bajos niveles de coordinación, dispersiones institucionales y duplicidad de funciones, debilidades de los Sistemas de planeación, debilidad gerencial de las instituciones y excesiva carga administrativa (Estudio Técnico de Creación del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER. de abril de 2003). La finalidad fundamental de esa reestructuración fue la unificación de la política agropecuaria y el desarrollo rural, por medio de la creación de una única institución que las agrupara, denominada Instituto Colombiano de Desarrollo Rural “INCODER”, en la cual se fusionaron las competencias de las entidades que desaparecieron. Decreto 1300 de 2003. EL INCODER fue creado mediante Decreto 1300 del 2003 en virtud de la Ley 790 del 2002, que facultó al Señor Presidente de la República para crear una entidad que asumiera las funciones del antiguo, INCORA, DRI, INAT e INPA y dicta el Estatuto de Desarrollo Rural, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, cuyo objeto fundamental es ejecutar la política agropecuaria y de desarrollo rural, facilitar el acceso a los factores productivos, fortalecer a las entidades territoriales y sus comunidades y propiciar la articulación de las acciones institucionales en el medio rural, para contribuir a mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales y al desarrollo socioeconómico del país. De acuerdo con lo previsto en el artículo 1 del decreto 1300 de 2003, el objetivo esencial del INCODER era “ejecutar la política agropecuaria y de desarrollo rural, facilitar el acceso a los factores productivos, fortalecer a las entidades territoriales y sus comunidades y propiciar la articulación de las acciones institucionales en el medio rural, bajo principios de competitividad, equidad, sostenibilidad, multifuncionalidad y descentralización, para contribuir a mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales y al desarrollo socioeconómico del país”.
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Más adelante, el Congreso de la República profirió la Ley 1152 de 2007, en donde creó el Sistema Nacional de Desarrollo Rural y estableció diversos instrumentos que tenían como objetivo fundamental “mejorar la eficiencia y eficacia de las actividades que adelanta el Estado para la promoción productiva del sector agropecuario en el medio rural”. Como efectos de lo anterior, se trasladaron algunas funciones del INCODER a otras entidades del orden nacional y se reformaron las restantes funciones y objetivos institucionales de la institución, lo que dio origen a la reestructuración interna de la entidad, a fin de adecuarla a las nuevas exigencias y funciones consagradas en el Estatuto de Desarrollo Rural. Con la expedición de la Ley estatutaria 1152 de 2007, se pretendió transformar el INCODER para hacer parte del Sistema Nacional de Desarrollo Rural con el propósito prioritario de liderar de manera articulada, mediante acuerdos, convenios, directamente o coordinadamente el Desarrollo Rural en el Territorio Colombiano. Decreto 4902 de 2007. A través dé este decreto se aprobó la modificación de estructura del INCODER, excepto el artículo primero del decreto Ley 1300 de 2003. Esto haciendo uso de las facultades del numeral 16 articulo 189 de la Constitución. Facultades del Presidente de la República. Y se establecieron los siguientes objetivos para la entidad. Igualmente basado en el Artículo 54 de la Ley 489 de 1998, el Señor Presidente de la República mediante Decreto 4902 de 2007, transformó o renovó el INCODER, para responder a los principios de eficiencia y racionalidad de la gestión pública en una estructura desconcentrada, con 31 direcciones territoriales. Decreto 4903 DE 2007. Con este decreto se aprobó la modificación de la planta de personal, haciendo uso de las facultades que le confiere el artículo 115 de la Ley 489. Inexequibilidad de la ley 1152 “Tal como lo afirma el concepto proferido por el Despacho del Procurador General de la Nación de fecha 28 de abril de 2008, la declaratoria de inexequibilidad de la Ley 1152 de 2007, en ningún momento se presenta vacío normativo; toda vez que la Corte Constitucional2, ha señalado que esta declaratoria de inexequibilidad de una norma implica la reincorporación al ordenamiento jurídico de las disposiciones por ella derogadas, siempre que ello se requiera para asegurar la supremacía del texto fundamental. En consecuencia, las normas derogadas por la Ley 1152; esto es, las leyes 160 de 1994, 41 de 1991, 13 de 1990 y todas las demás, recobran vigencia por efecto 2
Sentencia C-145 de 1994 M.P. Alejandro Martínez Caballero
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directo de la declaratoria de inexequibilidad siempre que éstas normas no hubieren sido declaradas inexequibles. Es de aclarar que la declaratoria de inexequibilidad no afecta la presunción de legalidad de los actos administrativos expedidos bajo la vigencia de la ley 1152, pues la sentencia tiene efectos hacia futuro solamente, como ya se anotó, razón por la que los actos administrativos expedidos en vigencia de la ley gozan de la presunción de legalidad. En consecuencia, debe tenerse claridad en el sentido de establecer que: •
Todos los actos administrativos proferidos por el INCODER en vigencia de la Ley 1152 de 2007, esto es, antes de la declaratoria de inexequibilidad mencionada, son perfectamente válidos, ejecutivos y ejecutorios, lo cual implica que se deben cumplir y que mantienen su presunción de legalidad.
•
La declaración de inexequibilidad de la Ley 1152 de 2007 tiene entre sus efecto revivir las normas anteriores, esto es, Ley 160 de 1994, Ley 41 de 1991, Ley 13 de 1990 y demás leyes o decretos derogadas por ella.
•
La sentencia tuvo efectos desde el 19 de marzo de 2009 con la declaración del Presidente de la Corte en la que comunicó la inexequibilidad de la Ley 1152 de 2007.
•
A partir de la anterior distinción conceptual, debe precisarse que la totalidad de las decisiones administrativas adoptadas con antelación a la declaratoria, de inexequibilidad, mantienen su vigencia y en nada ésta, por si misma, afecta su legalidad. Por esta razón conviene de manera enfática y categórica, hacer claridad que en materia de ajustes a la planta de personal (creación y supresión de empleos), todas las decisiones y actuaciones administrativas atinentes a la planta de personal del Incoder, adoptadas con anterioridad a la declaratoria de inexequibilidad de la Ley 1152 de 2.007, gozan de presunción de legalidad, mantienen su vigencia, y consolidaron sus efectos con base en la normatividad vigente para el momento de su adopción.
En virtud de lo anterior debe reiterarse, que la existencia del INCODER está fundada en el Decreto Extraordinario 1.300 de 2.003, expedido en ejercicio las facultades conferidas mediante la Ley 790 de 2.002, aún hoy vigente para estos efectos, pues en primer término la Ley 1152 de 2.007 expresamente preservó la vigencia de los artículos 1º -creación del Incoder y 8º -estructura del Decreto 1.300, y en segundo término, porque uno de los efectos de la inexequibilidad de la Ley 1152 es que las normas por ella derogadas recobran su vigencia, como en el caso de las atrás citadas (Ley 160 de Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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1994, Ley 41 de 1991, Ley 13 de 1990 y demás leyes o decretos derogadas por la Ley 1152 de 2.007)”. De manera consecuente, se procedió a trabajar conjuntamente con el Ministerio de Agricultura en la búsqueda de alternativas para ajustar la estructura, las competencias y las funciones del Incoder, al marco legal hoy vigente, a partir de la inexequibilidad de la Ley 1152 de 2.007. Con base en ello, se consideró necesario modificar el Decreto orgánico No. 4902 de 2.007 por parte del Presidente de la República, en ejercicio de las facultades constitucionales conferidas por el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y de las facultades legales, como las que otorga el artículo 54 de la Ley 489 de 1.998. Del anterior ajuste institucional se deriva también la modificación de la Planta de Personal del Incoder para el cumplimiento de esas competencias, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales que en esta materia corresponden al Presidente de la República. Decisiones estas que una vez adoptadas implicarán también los trámites de ley ante los organismos correspondientes, como la Comisión Nacional del Servicio Civiles PRA y el Ministerio de Hacienda y crédito público. Así las cosas, bajo la incuestionable premisa de la EXISTENCIA del Incoder, con fundamento en la Ley (Artículo 1º del Decreto Extraordinario 1.300 de 2.003.), y de manera independiente a los efectos de la declaratoria de inexequibilidad de la Ley 1152 de 2.007, el Incoder procedió a presentar su propuesta de Documento Técnico teniendo en cuenta una etapa diagnóstica desde el punto de vista legal y funcional así como una propuesta de ajuste a la estructura, planta de personal, manual de funciones y cargas de trabajo. Estos documentos fueron presentados a los organismos autorizados para su aprobación, como son: el Ministerio de Agricultura el Programa de Reestructuración Administrativa PRA, el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, el Ministerio de Hacienda y el Departamento Administrativo de Planeación, para dar origen hoy al Decreto Presidencial 3759 del 20 de septiembre de 2009 por el cual se aprueba la modificación del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural y se dictan otras disposiciones y de lo cual se destacan las siguiente acciones: • • •
El ajuste inmediato de la estructura, las competencias y las funciones del Incoder al marco legal hoy vigente, a partir de la inexequibilidad de la Ley 1152 de 2.007. La adecuación del Manual de Funciones respectivo con base en los ajustes de la estructura y nuevas funciones del Incoder. La modificación a la Planta de Personal del Incoder en desarrollo de las adecuaciones derivadas de la nueva estructura, competencias y funciones del Incoder.
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Subgerente de Planificación e Información
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El ajuste a las cargas de trabajo en desarrollo de las adecuaciones derivadas de la nueva estructura, competencias y funciones del Incoder. Adecuar institucionalmente el Incoder sin ningún costo al sector agricultura, lo cual implica el traslado de los recursos humanos y presupuestales que tenía la Unidad Nacional de Tierras Rurales –UNAT- y el ICA para las funciones que hoy reasume el Incoder.”
De acuerdo con lo anterior en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural adscrito al MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL, en cumplimiento de la normatividad establecida y soportado en el Sistema Integrado de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno, se preparó para atender las nuevas funciones que se deben reasumir y que a partir de fecha son los nuevos servicios que ofrecerá el Incoder a los campesinos, desplazados y comunidades étnicas. 2. ADOPCIÓN, IMPLEMENTACION Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Teniendo como base la Ley 872 de diciembre de 2003, el Gerente General del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, consideró importante además del establecimiento, la adopción e implementación del Sistema de Gestión de Calidad como herramienta de gestión para dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios, buscando así el mejoramiento continuo de todos los procesos de la entidad.
Haciendo memoria de su implementación se destacan los siguientes hechos: •
El 1 de agosto de 2006, el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural –INCODER expidió la Resolución No. 1633 " adoptó el Nuevo Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER”.
•
Mediante resolución No 2215 del 7 de noviembre de 2006 se integró la adopción del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2009 en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER, se redefinieron las instancias para la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de la Calidad y se creó y organizó el Grupo de Desarrollo Organizacional, dependiente de la Oficina Asesora de Planeación encargado del diseño, implementación, desarrollo y mejoramiento continuo del Sistema.
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
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Subgerente de Planificación e Información
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•
Con fecha 29 de noviembre del 2006 se llevó a cabo el acto de lanzamiento del Sistema de Gestión de Calidad en el Instituto, con la participación de los directivos y demás servidores, creando un compromiso conjunto en la implementación del Sistema.
•
Posteriormente, como una etapa de sensibilización al diseño e implementación del Sistema se realizó un concurso entre los funcionarios del instituto a nivel nacional elegir el lema y la mascota. El Comité Asesor de Calidad eligió el lema presentado por el funcionario Alejandro Moreno cuya descripción es “Calidad: camino a la excelencia”. Como mascota escogió a la figura presentada por autor anónimo y que corresponde al hombre como quinto elemento, con el fin de resaltar la labor del servidor público en busca del camino de la calidad y que forma parte del actual logo del INCODER.
•
Con Resolución No. 186 del 21 de Enero de 2008, se ordena la continuidad de la implementación del Sistema Integrado de gestión Calidad-MECI, y se establece la complementariedad con la reestructuración del Instituto, se establecen la instancias del coordinación del Sistema acorde a la nueva estructura del INCODER y de determina la representación de la Alta Dirección en cabeza del Subgerente de Planificación e Información, se fijan responsabilidades para el Grupo de Desarrollo Organizacional y Las direcciones territoriales en torno al Sistema Integrado de Gestión calidad MECI.
A continuación se muestra el acta de compromiso que firmó el gerente general con todos los funcionarios de la entidad, con la finalidad de manifestar su decisión de apoyar la implementación del Sistema:
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
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Subgerente de Planificación e Información
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
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Desde Marzo de 2008 y en cumplimiento de la implementación del Sistema Integrado de Gestión se han expedido los siguientes actos administrativos: Resolución No 227 de 2008 por medio del cual se designan los miembros del grupo de desarrollo organizacional del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI. Resolución No 590 de 2008 por medio de la cual se establece la codificación para el registro y control de los documentos que soportan el Sistema integrado de gestión calidad MECI. Resolución No 1334 de Julio 18 de 2009 por medio de la cual se establecen las políticas de comunicación pública criterios de comunicación pública del instituto Como resultado del ajuste institucional se procedió por parte de la Entidad a reasumir las funciones, soportadas en el Decreto Presidencial No 3759 de 2009, donde se establece como el objeto fundamental del Instituto, ejecutar la política agropecuaria y de desarrollo rural, facilitar el acceso a los factores productivos, fortalecer las entidades territoriales y sus comunidades y propiciar la articulación de las acciones institucionales en el medio rural, bajo principios de competitividad, equidad , sostenibilidad, multifuncionalidad y descentralización, para contribuir a mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales y el desarrollo socioeconómico del país. Como consecuencia de lo anterior, a través de la Subgerencia de Planificación e Información, el grupo de Desarrollo Organizacional adelantó la revisión, ajustes y modificaciones de la documentación respectiva para estar a tono con los nuevos servicios que ofrece el Instituto con el propósito de apoyar y mejorar el desempeño y la capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de nuestros clientes, fortalecer el control y la evaluación interna, y orientar a la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. Finalmente se expidió la Resolución 1696 de junio 16 de 2010 por medio de la cual se ordena la continuidad del mantenimiento y mejora del sistema Integrado d e Gestión Calidad MECI del Incoder, se reorganizan las instancias de Gestión del sistema acordes ala nueva estructura del Instituto y se dictan otras disposiciones
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
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Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
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3. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES Con miras a lograr una gestión pública eficaz, eficiente y efectiva, acorde con las nuevas tendencias de la administración y gestión moderna de procesos, así como el reconocimiento de la participación comunitaria, como estrategia de grandes dimensiones para el desarrollo social y económico de sus ciudadanos, el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, consideró imperativo el permanente fortalecimiento institucional de la entidad, de tal manera que su acción a nivel de los pobladores rurales del País se desarrolle de manera oportuna y asertiva contribuyendo a mejorar la calidad de vida de la población rural y al desarrollo económico del país, ejecutando así la política agropecuaria y de desarrollo rural.
3.1. Objeto El objeto del presente manual es describir el Sistema integrado, los ajustes y mejoras realizadas al Sistema Integrado de Gestión Calidad-MECI basado en las Normas ISO 9001, MECI 1000: 2005 y NTCGP 1000:2009, implementadas en la entidad, los ajustes institucionales establecidos en el Decreto 3759 de setiembre de 2009 con miras en la divulgación, capacitación, auditorias y mejora, que facilite la comprensión del Sistema, su operación, aplicación y mejora continua a lo largo de los procesos y servicios prestados por EL INCODER. 3.2. Alcance. El alcance del Sistema Integrado de Gestión de Calidad comprende la ejecución de
políticas de desarrollo rural, mediante la titulación de baldíos, el ordenamiento productivo de las tierras de la nación, la ejecución de procesos agrarios, el otorgamiento de subsidios y desarrollo productivo mediante convocatoria pública, el fomento, ordenamiento, investigación, registro y control de la actividad pesquera y acuícola, la promoción, acompañamiento y seguimiento, la gestión de asuntos étnicos y atención a la población desplazada y el desarrollo de proyectos de adecuación de tierras, servicios estos que se ofrecen en el nivel central y en las 31 direcciones territoriales. Servicios y los beneficiarios Se aclara que la institución no vende servicios, por lo tanto se considera mejor ajustado el término beneficiario.
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
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Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
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Para la estructura por procesos que se ajusta con motivo de la necesidad de reasumir las funciones misionales del instituto, se establecen los siguientes productos y/o servicios así como se identifican los beneficiarios. Servicio: TITULACIÓN DE BALDÍOS este servicio tiene como propósito, adjudicar terrenos baldíos de la Nación con aptitud agropecuaria y/o forestal, a campesinos ocupantes que exploten la tierra conforme a las normas sobre protección y utilización racional de los recursos naturales. Los beneficiarios de este servicio son: -Personas naturales o jurídicas cuyos patrimonios netos no sean superiores a quinientos (500 SLMM) salarios mínimos mensuales legales vigentes y aquellas que no sean propietarias o poseedoras a cualquier título de otros predios rurales en el territorio nacional, la población desplazada por la violencia, salvo las organizaciones, cooperativas o asociaciones sin ánimo de lucro y minorías étnicas y lo previsto para las zonas de desarrollo empresarial. Así mismo existen unas condiciones especiales para la prestación de este producto o servicio tales como: -En el caso de las UAF sobre tierras baldías se adjudicarán conjuntamente a los cónyuges o compañeros permanentes, siempre que hayan cumplido 16 años de edad, sean jefes de familia, compartan entre sí las responsabilidades sobre sus hijos menores, o con sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad si velaren por ellos. A las organizaciones, cooperativas o asociaciones sin ánimo de lucro y de minorías étnicas y según lo previsto para las Zonas de Desarrollo Empresarial, a los desplazados que opten por el retorno a sus lugares de origen y tengan la calidad de ocupantes de baldíos, quienes pueden acumular el tiempo de explotación efectiva con el de duración del desplazamiento. Servicio: ORDENAMIENTO PRODUCTIVO: su propósito es apoyar a la declaración, constitución y delimitación de las Zonas de Reserva Campesina y de Desarrollo Empresarial para la incorporación de Sistemas modernos de producción sustentables en áreas ya intervenidas, conservando el equilibrio entre la oferta ambiental y el aumento de producción por medio de la inversión de capital, dentro de los criterios de racionalidad y eficiencia. Beneficiarios: Colonos, Pequeños y medianos productores-Sociedades de cualquier índole que sean reconocidas por el Ministerio de Agricultura como empresas Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Subgerente de Planificación e Información
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especializadas del sector agrícola, pecuario, pesquero o forestal pueden solicitar la adjudicación de baldíos en las Zonas de Desarrollo Empresarial. Servicio. PROYECTOS DE ADECUACION DE TIERRAS: ,su propósito está orientado a la regulación, ocupación y aprovechamiento de las tierras de la Nación, según su vocación y con sujeción a las políticas de conservación del medio ambiente y de los recursos naturales renovables, los criterios de ordenamiento y de propiedad privada, así como apoyar la formulación y ejecución de proyectos estratégicos para adecuación de tierras en grandes distritos de riego y de proyectos productivos de gran escala y que deben estar inscritos en el banco de proyectos BPIN. Beneficiarios:-Asociaciones de usuarios Servicio: PROMOCIÓN, ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO su propósito está enfocado promover y divulgar la oferta institucional y hacer seguimiento y asesoría a la Direcciones Territoriales y entidades departamentales y municipales respecto a sus labores de promoción social y divulgación de las convocatorias públicas y de los demás programas a cargo del Instituto. Beneficiarios: Todo tipo de beneficiario que desee acceder a los servicios INCODER. Servicio: SUBSIDIO PARA LA COMPRA Y PARTE DE PROYECTOS PRODUCTIVOS, Y PARA ADECUACION DE TIERRAS: su propósito está relacionado con la adjudicación de subsidio integral para compra de tierras, y parte de proyectos productivos a hombres y mujeres de escasos recursos (campesinos y desplazados) con vocación rural. Así como, definir los lineamientos técnicos para que las direcciones territoriales que orienten al beneficiario y entidades territoriales adelanten acciones relacionadas con la promoción social de la consolidación económica y social de las áreas de desarrollo rural, mediante programas de desarrollo productivo agropecuario, forestal y pesquero de propósito común que permitan atender realidades específicas de las comunidades rurales y étnicas, en consonancia con las políticas del Ministerio de Agricultura y-desarrollo rural y incumplimiento del plan anual de inversiones aprobado por el Consejo Nacional de política económica y social CONPES. Beneficiarios: Pequeños productores que libremente se postulen para recibirlo en forma individual o colectiva, hombres y mujeres campesinos y trabajadores agrarios, que tengan tradición en labores rurales, condiciones de pobreza o marginalidad, deriven sus ingresos de la actividad agropecuaria, pesquera o forestal, carezcan de tierra propia, sean minifundistas o simples tenedores de la tierra. Pequeños productores que libremente se postulen para recibirlo, Campesinos, pequeños y medianos productores y comunidades de grupos étnicos, mediante procedimientos de Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Subgerente de Planificación e Información
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libre concurrencia, asociaciones de usuarios ya establecidas, o que se establezcan, con el fin de adelantar proyectos colectivos de adecuación de tierras que cumplan con las condiciones técnicas, económicas, sociales y ambientales. Servicio: INVESTIGACION, FOMENTO, ORDENAMIENTO, REGISTRO Y CONTROL DE LA ACTIVIDAD PESQUERA Y ACUICOLA: Tiene como propósito regular el manejo integral y la explotación racional de los recursos pesqueros y acuícolas, con el fin de asegurar su aprovechamiento sostenido, a partir de la investigación y el ordenamiento. Servicios para la investigación: Recomendaciones de ordenamiento, Cartillas y documentos divulgativos, Caracterización del recurso, Paquetes productivos y tecnologías mejoradas. Servicios para el ordenamiento, Información estadística: recolección, ordenamiento, análisis y difusión, Establecimiento de las cuotas de pesca, Establecimiento de las zonas con vocación acuícola, Recolección de semillas y extracción de reproductores del medio natural, Redoblamiento, Asistencia Técnica pesquera y acuícola transferir tecnología y Coordinación interinstitucional, para planes de ordenación pesquera y acuícola Servicios de control y registro: Fijación de cuotas globales, otorgar permisos, patentes licencias y regular la explotación e industrialización de la actividad pesquera y acuícola. Beneficiarios. Comerciantes, productores y comunidad en general interesados en esta actividad. Servicio GESTION DE ASUNTOS ETNICOS: su propósito es atender las solicitudes de las comunidades étnicas en aspectos relacionados con: -La Constitución, ampliación, saneamiento y reestructuración de resguardos indígenas -La Titulación colectiva a comunidades negras -La Adquisición de tierras para comunidades indígenas y negras -La Clarificación y deslinde de tierras d resguardos y de comunidades negras Beneficiarios: comunidades Indígenas y afrodescendientes. ATENCION A LA POBLACION DESPLAZADA, Por medio del cual se atienden las solicitudes de protección y adjudicación de tierras a comunidades afectadas por la violencia que comprende: el apoyo en la participación en las diversas instancias de discusión y verificación, la producción de informes y cumplimiento de ordenes judiciales, la realización de trámites de permuta a favor de la Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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población desplazada, y la adquisición, adjudicación y permuta de tierras para la población desplazada por la violencia. Beneficiarios: comunidades desplazadas por la violencia
3.3. Exclusiones. Para efectos de lo señalado en la Norma NTCGP1000:2009, y de la norma NTCISO 9001:2008 la entidad ha contemplado que no realiza exclusiones
4. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION El SIG Calidad-MECI, está integrado por el cumplimiento de los requisitos de los modelos de Gestión NTCGP1000:2009 y MECI1000: 2005. Incluye los procesos y su relación de dependencia con las Áreas y/o gerencias definidas en el INCODER. Estos procesos se encuentran identificados y señala su secuencia, en el mapa de procesos anexo de este manual del SIG Calidad-MECI. El SIG Calidad-MECI clasifica sus procesos como estratégicos, misionales, de control y evaluación y de apoyo. Esta clasificación señala la orientación de sus actividades dentro del Sistema integrado. La secuencia de los procesos misionales indica que varios de los servicios pueden ser prestados sin la inclusión forzosa de otros procesos. Igualmente, señala que algunos servicios pueden incluir interacciones entre otros procesos misionales, cuando los proyectos a desarrollar por ejemplo, incluyan resultados de otros, o un proyecto que incluya acompañamiento y subsidios a la vez. Áreas Gerencia General Subgerencia de Planificación Información
e
Subgerencia de Promoción, Seguimiento y Asuntos Étnicos
Subgerencia Productivo
de
Gestión
y
Desarrollo
Procesos a cargo Gestión Gerencial Planeación Administración del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI Promoción ,Acompañamiento y Seguimiento Gestión de Asuntos Étnicos Atención a Desplazados Otorgamiento de Subsidios Productivo Titulación de Baldíos
y
Desarrollo
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN Subgerencia de Tierras Rurales Subgerencia de Adecuación de Tierras
Subgerencia de Pesca y Acuicultura
Gerencia General
Secretaría General
Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora de Control Interno Subgerencia de Planificación e Información Gerencia General (Asesora de Prensa y Comunicaciones )
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Ordenamiento Productivo Procesos Agrarios Desarrollo de Proyectos de Adecuación de Tierras, y Administración de Distritos Investigación ,Ordenamiento y Fomento de la Actividad Pesquera y Acuícola Control y Registro de la Actividad Pesquera y Acuícola Atención al Ciudadano Gestión de Recursos Financieros Gestión de Talento Humano Gestión de Contratación Gestión Logística de Bienes y Servicios Gestión Documental Gestión Jurídica Evaluación y Control Información y Tecnología Comunicación Pública
El mapa de Procesos es un documento que describe las actividades fundamentales del INCODER, las modificaciones que tengan lugar al mapa de procesos, igualmente son responsabilidad del proceso de Gestión Gerencial, en su revisión por la Alta Dirección, como resultado de las actividades de planificación estratégica o por lineamientos dados por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural o por las regulaciones aplicables. En todo caso el mapa de procesos está sometido al control de documentos del SIG Calidad – MECI.
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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5. DESCRIPCION DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA
Las acciones que se realicen en todo el territorio nacional estarán orientadas de manera sistémica mediante la adopción de macro procesos estratégicos, operativos o misionales de seguimiento y control y de soporte o apoyo con sus interacciones los cuales se describen a continuación: Procesos Estratégicos: Proceso de Gestión Gerencial Este proceso está bajo de responsabilidad del Gerente General y del Comité de Gerencia del Instituto y tiene como Propósito definir y hacer seguimiento de la Planeación Estratégica Institucional, revisar el Sistema Integrado de Gestión calidad y el Modelo Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Estándar de Control Interno en delante MECI y hacer seguimiento a los proyectos y convenios de vigencias anteriores. Su alcance se estima desde la elaboración, adopción, divulgación y seguimiento de la planeación estratégica institucional, la revisión del Sistema Integrado de gestión, el seguimiento a proyectos y convenios de vigencias anteriores, hasta las acciones de mejora. Las entradas para este proceso provienen del Plan Nacional de desarrollo, las Políticas del Ministerio de Agricultura y todas aquellas normas que a nivel del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI, que se transforman en el direccionamiento estratégico de la Institución que determina la misión, visión y objetivos y política de la calidad del Instituto y sus salidas responden al plan estratégico, la revisión y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión calidad –MECI y el seguimiento y liquidación de los convenios y contratos de vigencia anteriores. El desarrollo del mismo se describe dentro del ciclo Planear, Hacer, Verificar y Actuar en adelante, PHVA, cuyas actividades se determinan en tres procedimientos comenzando por la formulación o actualización de la planeación estratégica, que tiene en cuenta la revisión de las políticas del sector y la forma de aplicarla en el Instituto para llegar a la construcción y adopción de un Plan estratégico Institucional, enfocada hacia la forma de cumplimiento de estas políticas a nivel nacional a través de sus Direcciones Territoriales, de manera coordinada con las entidades del sector, los entes territoriales y demás organizaciones que participan en las políticas de Desarrollo Rural, finalizando con la revisión por la dirección del Sistema Integrado de Gestión, así mismo contempla el seguimiento a la ejecución y liquidación de proyectos misionales de vigencias anteriores. Como indicadores que miden el proceso se han establecido, el cumplimiento de las metas del Plan Estratégico, en cuanto a su eficacia, eficiencia y efectividad a través del beneficio que reciben las familias con los productos y/o servicios de la oferta institucional. De igual manera, para medir el impacto o la efectividad y la revisión permanente del Sistema Integrado de Gestión calidad MECI, para medir la eficacia y eficiencia en la prestación del servicio. Así mismo estos indicadores permiten medir la eficacia en el seguimiento y liquidación, de proyectos y convenios de vigencias anteriores Planeación Este proceso está bajo la responsabilidad de la Subgerencia de Planificación e Información y las direcciones territoriales a través de sus grupos de planeación, o quien haga sus veces, según el tipo de Dirección territorial y tiene como propósito apoyar a la Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Gerencia en el diseño, desarrollo, seguimiento, evaluación e implementación de la planificación de la gestión institucional. Tiene como entradas la normatividad vigente expedida por Congreso de la República. El Departamento Nacional de Planeación, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, el Departamento Administrativo de la Función Pública, los Organismos de Control y Sistema Nacional de Reforma Agraria y Desarrollo Rural Campesino, las normas técnicas sobre calidad y MECI, así como los proyectos de las subgerencias, las políticas del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y los requerimientos de las comunidades potenciales beneficiarias de los servicios de la entidad. Como salidas tiene, los documentos correspondientes al Plan Estratégico, el Plan de Acción, el Plan de Desarrollo Administrativo, el Plan Operativo Anual, las Fichas del Banco de Programas y Proyectos de inversión BPIN según los proyectos el marco de gastos e informes de seguimiento y el Mapa de Riesgos. Sus actividades se agrupan en los siguientes procedimientos: Elaboración del plan estratégico, Marco de Gasto de Mediano Plazo MGMP, Anteproyecto de Presupuesto, Elaboración del Plan de Acción, Elaboración del Plan de Desarrollo Administrativo, Registro de Programas y Proyectos en el Banco de Proyectos de Inversión BPIN, Seguimiento y evaluación a los planes programas y proyectos y Seguimiento a manejo riesgos. Como indicadores del proceso se establecieron, el cumplimiento en la elaboración de los planes requeridos por ley para el buen funcionamiento de la entidad, las actividades de seguimiento a los mismos y porcentaje de cumplimiento de acciones correctivas. Administración del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI Este proceso está bajo la responsabilidad de la Subgerencia de Planificación e Información, a través del Grupo de Desarrollo Organizacional, las direcciones territoriales y demás dueños de procesos, tiene como propósito el establecimiento, implementación y seguimiento a lo planeado en el Sistema Integrado de Gestión, administrar su documentación y determinar las acciones de mejora, su alcance va desde el diseño e implementación del Sistema integrado de gestión, su mantenimiento, permanente seguimiento hasta las acciones de mejora. Tiene como entradas la normatividad vigente sobre el tema, las directrices para la planeación estratégica, las solicitudes de acciones preventivas, correctivas y de mejora, las solicitudes para apoyo al cumplimiento de estas acciones, el informe de la revisión por la alta Dirección y las directrices para corregir los hallazgos y los riesgos Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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identificados; como salidas el Sistema integrado diseñado e implementado, las acciones preventivas, correctivas y de mejora atendidas y una documentación del Sistema permanentemente actualizada como el manual del Sistema integrado de gestión, el manual de procedimientos, y los informes a la Alta Dirección. Los procedimientos previstos para este proceso, son: La elaboración y codificación de los documentos deL Sistema Integrado de gestión, La administración y control de documentos, El control de Registros, El control de Producto no conforme, La adopción y cumplimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. Como indicadores de Gestión se establecen la eficacia en la implementación de las acciones la eficiencia en la administración de procesos y la efectividad de los procesos misionales de Instituto. Procesos Misionales Atención al Ciudadano Este proceso está bajo la responsabilidad administrativa de la Gerencia General a través de la oficina de Atención al Ciudadano del nivel central y de las Direcciones Territoriales, tiene como propósito direccionar adecuada y oportunamente las solicitudes, peticiones y derechos petición, quejas, reclamos y consultas de los ciudadanos y entidades, tanto oficiales como privadas, que requieran de los servicios del Instituto. Su alcance comprende desde el recibo de la solicitud hasta la satisfacción final del ciudadano incluyendo el seguimiento y las acciones de mejora. Tiene como entradas la normatividad vigente sobre la atención al ciudadano en las entidades del Estado, los requerimientos de la comunidad en general y las normas que con el fin de regular este proceso ha emitido el Instituto. Las salidas, razón de ser del proceso los derechos de petición respondidos cabal y oportunamente, así como atención oportuna a sus quejas, reclamos, solicitudes, peticiones y consultas. Para el desarrollo de este proceso se tiene previstos los siguientes procedimientos: Derechos de petición y. Gestión de quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones. Y como indicadores se contemplan el total de derechos de petición resueltos oportunamente y el total de solicitudes resueltas por mes y por área. Titulación de Baldíos:
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Subgerente de Planificación e Información
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Este proceso está bajo la responsabilidad de la Subgerencia de Tierras Rurales y su operatividad está en manos de la Dirección Técnica de Baldíos y las Direcciones Territoriales; tiene como propósito desarrollar las actividades para la adjudicación de terrenos baldíos de la Nación con aptitud agropecuaria y/o forestal, e conformidad con la ley y el reglamento a personas naturales, cooperativas campesinas, empresas comunitarias, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro y a entidades de derecho público. De igual manera se cuentan con mecanismos como la revocatoria directa y l reversión de los baldíos adjudicados a la nación. Su alcance va desde la recepción de solicitudes de adjudicación hasta la resolución con decisión de fondo. Este proceso se caracteriza por tener entradas de carácter normativo, así como de solicitudes de campesinos, comunidades y cooperativas de campesinos para la titulación de baldíos para ser convertido en la salida, materializada en las resoluciones respectivas que respaldan el acto de titulación, negación, archivo, etc. Los procedimientos de este proceso son: Titulación de Baldíos a personas naturales, Titulación de Baldíos a cooperativas campesinas, empresas comunitarias, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro, Fraccionamiento de predios rurales por debajo de la UAF, Titulación de baldíos a entidades de derecho público, Reversión de la adjudicación de predios baldíos y .Revocatoria directa. Los indicadores del proceso están relacionados con el número de expedientes tramitados, el número de resoluciones notificadas, las metas ejecutadas, el presupuesto ejecutado y las familias beneficiadas. Ordenamiento Productivo Este proceso está a cargo de la Subgerencia de Tierras Rurales, a través de la Dirección Técnica de Ordenamiento Productivo y las Direcciones Territoriales, tiene como propósito el establecimiento de políticas y estrategias para el ordenamiento del suelo rural el acompañamiento a las comunidades en proyectos para el uso sostenible del suelo, el apoyo a la declaración, constitución y delimitación de las Zonas de Reserva Campesina y de Desarrollo Empresarial para la incorporación de Sistemas modernos de producción sustentables en áreas ya intervenidas, conservando el equilibrio entre la oferta ambiental y el aumento de producción por medio de la inversión de capital, dentro de los criterios de racionalidad y eficiencia y la determinación de criterios para la definición de la Unidades Agrícola familiares UAF, así llevar como el registro nacional de predios rurales . Su alcance Inicia con la recepción de solicitudes de las comunidades u organizaciones interesadas, pasa por la socialización del proceso, la elaboración del plan de desarrollo sostenible, la celebración de la audiencia pública de conformación de las zonas hasta la proyección del acuerdo de delimitación y las acciones de mejora. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Tiene como entradas la normatividad vigente proveniente de las políticas y leyes expedidas por el Gobierno Nacional, las solicitudes de constitución y delimitación de la zona y los planes de ordenamiento territorial de las comunidades y el consejo seccional de desarrollo agropecuario CONSEAS. Como salidas, razón de ser del proceso, como salidas están las políticas para administración y uso del suelo, los instrumentos técnicos para el ordenamiento rural, los resultados del seguimiento y la evaluación a programas y proyectos de tierras rurales, los informes de asesoría y acompañamiento para el uso sostenible del suelo, las UAFs determinadas por territorial, las Zonas de Reserva Campesina constituidas, la delimitación de las Zonas de Desarrollo Empresarial, los conceptos técnicos emitidos sobre el uso del suelo y los predios registrados. Para el desarrollo de este proceso se tienen previstos los siguientes procedimientos: Diseño de lineamientos e instrumentos técnicos para la administración de tierras de la nación, Asesoría y acompañamiento para el uso sostenible del suelo rural, Estudios para la determinación de la UAF, Registro único de predios y territorios abandonados a causa de la violencia RUPTA, Delimitación de las Zonas de Desarrollo Empresarial, Constitución de las Zonas de Reserva Campesina, Concepto Técnico sobre vocación y uso del suelo, Caracterización de Inmuebles, análisis jurídico, adjudicación de predios del Fondo Nacional Agrario . Los indicadores están relacionados con el número de número de solicitudes enviadas a las ORIP para que implanten la medida protección del predio, número de levantamiento de medidas de protección, Número UAF reformuladas, Zonas de Reserva Campesina constituidas, el número de Zonas de desarrollo empresarial delimitadas, número de predios expropiados y número de predios legalizados del Fondo Nacional Agrario. Procesos Agrarios Este proceso está bajo la responsabilidad de la Subgerencia de Tierras Rurales, a través de la Dirección Técnica de Procesos Agrarios y tiene como propósito la regulación, ocupación y aprovechamiento de las tierras de la Nación, según su vocación y con sujeción a las políticas de conservación del medio ambiente y de los recursos naturales renovables, los criterios de ordenamiento y de propiedad privada. Su alcance Inicia con la recepción de solicitudes de las comunidades u organizaciones interesadas, hasta la expedición de los autos requeridos y las acciones de mejora. Tiene como entradas la normatividad vigente proveniente de las políticas y normas expedidas por el Gobierno Nacional, en especial del Ministerio de Agricultura, las solicitudes de las comunidades y los CONSEAS. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Como salidas, razón de ser del proceso, están los autos o resoluciones de clarificación, deslinde, expropiación de predios, extinción del derecho de dominio, tierras recuperadas, playones, madreviejas, y áreas desecadas de los ríos, legalización de predios del Fondo Nacional Agrario FNA, legalización de parcelas. Para cumplir con este proceso se establecen los siguientes procedimientos. . Clarificación de la propiedad, Deslinde o delimitación de predios, Extinción del derecho de dominio, Recuperación de tierras indebidamente ocupadas, Restitución de sabanas y playones comunales, Los indicadores están relacionados con el % de solicitudes clarificadas, atención a solicitudes de deslinde, % de predios extinguidos y % de familias beneficiadas. -Otorgamiento de Subsidios y Desarrollo Productivo Este proceso está bajo la responsabilidad de la Subgerencia de Gestión, a través de la Dirección Técnica de Convocatorias y de las Direcciones Territoriales y su propósito está relacionado con la adjudicación de subsidio integral para compra de tierras, y aporte financiero para apoyar proyectos productivos de acuicultura, asesorar y hacer seguimiento a proyectos productivos El alcance en el otorgamiento de subsidios va desde la distribución de los recursos, La apertura y cierre de la convocatoria para la presentación de proyectos, La verificación de requisitos. La evaluación, calificación y selección de proyectos, la publicación reproyectos elegibles, la adjudicación del subsidio, La supervisión del manejo de los recursos asignados, La asesoría y seguimiento a subsidios de proyectos productivos así como Las acciones de mejora necearías. Como entradas se tiene la normatividad vigente proveniente de las políticas y normas expedidas por el Gobierno Nacional, en especial del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, las directrices de la Gerencia General y los proyectos e iniciativas de los usuarios. Los procedimientos previstos para este proceso son: Adjudicación del subsidio población campesina, Adjudicación el subsidio a población desplazada, Adjudicación subsidio de acuicultura, Aplicación de la condición resolutoria o declaración caducidad administrativa, y La determinación de criterios metodológicos para elaboración y gestión de proyectos de desarrollo productivo.
a de de la
Los indicadores de gestión identificados son: otorgamiento de subsidios por proyecto a población desplazada, ejecución de la inversión población desplazada y ejecución de la inversión por familia Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Investigación, Ordenamiento y Fomento de la Actividad Pesquera y Acuícola Este proceso está bajo la responsabilidad de la Subgerencia de Pesca y Acuicultura a través de la Dirección Técnica de Investigación y Ordenamiento y tiene como propósito, dar cumplimiento a la obligación del Estado de regular el manejo integral y la explotación racional de los recursos pesqueros y acuícolas, con el fin de asegurar su aprovechamiento sostenido, a partir de la investigación y el ordenamiento. Su alcance va desde la realización de las investigaciones que permitan identificar y cuantificar los recursos pesqueros, así como aquéllas dirigidas a perfeccionar los procesos tecnológicos en las fases de extracción, cultivo, procesamiento y comercialización, la administración y el fomento de la actividad pesquera y acuícola, expedir las normas para su ejercicio y establecer los trámites y requisitos para el otorgamiento de autorizaciones, permisos, patentes, concesiones y salvoconductos. Como entradas del proceso están las relacionadas con el soporte normativo y las solicitudes de las entidades que tengan relación con el sector y las comunidades, como salidas del proceso están: Los procedimientos de este proceso son: Identificación, formulación, ejecución, evaluación y seguimiento de proyectos de investigación en pesca y acuicultura, Actualización de bases de datos estadísticas pesqueras y Propuesta de cuotas globales de pesca, ordenación pesquera y de la acuicultura. En cuanto a los indicadores se contemplan el número de planes de ordenamiento, el% de ejecución de inversión y No. de proyectos aprobados Registro y Control de la Actividad Pesquera y Acuícola Este proceso está bajo la responsabilidad de la Subgerencia de Pesca y Acuicultura a través de la Dirección Técnica de Registro y Control y tiene como propósito dar cumplimiento a la obligación del Estado de regular el manejo integral y la explotación racional de los recursos pesqueros y acuícolas mediante la formulación de medidas regulatorias y no regulatorias para la correcta administración y control de la actividad pesquera y acuícola. Su alcance va desde la solicitud de permiso el estudio de los requisitos y documentos legales hasta el otorgamiento de permiso el seguimiento y las acciones de mejora. Para el desarrollo de este proceso se tienen las siguientes procedimientos: Otorgamiento de permisos, Autorización de vinculación desvinculación y reemplazo de motonaves, Investigaciones administrativas por violación al Estatuto General de Pesca. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Los indicadores de este proceso están relacionados con el número de permisos otorgados, total de recursos recaudados. Promoción Acompañamiento y Seguimiento Este proceso está a cargo de la Subgerencia de Promoción, Seguimiento y Asuntos Étnicos, a través de la Dirección Técnica de promoción, Acompañamiento y Seguimiento, y las Direcciones Territoriales, tiene como propósito el diseño e implementación de un Plan de asesoría, acompañamiento, capacitación y promoción de la oferta institucional y sectorial para el fortalecimiento de la gestión. El Alcance Inicia con la identificación de necesidades, la elaboración, viabilización, aprobación, ejecución y seguimiento del plan de asesoría, acompañamiento, capacitación y divulgación, de la oferta Institucional y sectorial, hasta las acciones de mejora. Tiene como entradas la normatividad vigente proveniente de las políticas y normas expedidas por el Gobierno Nacional, en especial del Ministerio de Agricultura, los proyectos de cada proceso. Como salidas, razón de ser del proceso, están la Promoción, asesoría, acompañamiento y capacitación de las diferentes convocatorias, socialización de la Oferta Institucional, el Plan de divulgación y promoción, el Plan de capacitación y acompañamiento. Para el desarrollo de este proceso se tienen previstos los siguientes procedimientos: Divulgación oferta institucional y sectorial, Capacitación a usuarios y entidades de derecho público, Asesoría y acompañamiento, Seguimiento a las adjudicaciones, y Aplicación de la condición resolutoria o caducidad administrativa. . Como indicadores que se contemplan: número de eventos realizados de divulgación y capacitación, presupuesto ejecutado de divulgación y capacitación, costo ejecutado por persona capacitada y número de familias que aspiran a subsidios SIT. Gestión de Asuntos Étnicos Este proceso está bajo la responsabilidad de la Subgerencia de Promoción, Seguimiento y Asuntos Étnicos, a través de la Dirección Técnica de Asuntos Étnicos tiene como propósito atender de manera especial las solicitudes de las comunidades étnicas mediante la dotación de tierras, legalización de terrenos baldíos ancestralmente ocupados sin título propiedad.
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Como entradas se contemplan las norman que regulan el proceso y las solicitudes de los beneficiarios y como salidas los acuerdos del Consejo Directivo que constituyen amplían y reestructuran los resguardos indígenas y las resoluciones constitutivas de titulación a comunidades negras. Como procedimientos se encuentran: Constitución, ampliación, saneamiento y reestructuración de resguardos indígenas. Titulación colectiva de Baldíos a comunidades negras .Adquisición de tierras para comunidades Indígenas y negras. Clarificación y deslinde de tierras de resguardos y de comunidades negras Como indicadores se contemplan Número de resguardos legalizados, Numero de títulos colectivos expedidos, Número de familias beneficiadas por resguardo, Número de familias negras beneficiadas con titulo colectivo, Tierras adquiridas para comunidades étnicas, y Total de tierras clarificadas y deslindadas de comunidades étnicas. Atención a Población Desplazada Este proceso estará bajo la responsabilidad de la Subgerencia de Promoción, Seguimiento y Asuntos Étnicos, tiene como propósito contribuir a la protección de los bienes inmuebles rurales de la población desplazada por la violencia a través del trámite oportuno ante las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos para la respectiva calificación, inscripción o nota devolutiva. Así como, la adquisición, adjudicación y permuta de tierras para la Población desplazada por la violencia. Su alcance va desde la solicitud de las comunidades, el trámite y verificación de requisitos, hasta el seguimiento de las acciones de mejora. Las entradas del proceso además de la normatividad vigente, son las solicitudes de las comunidades desplazadas diligenciadas ante el Ministerio Publico: Personerías, Defensoría del Pueblo Procuraduría y Personerías. Como salidas, el Sistema de Registro actualizado con todas las solicitudes recibidas y sus respectivos estados, los oficios remisorios para la inscripción a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y los informes para la titulación prioritaria a la dependencia correspondiente. El procedimiento establecido para este proceso está enfocado a la adquisición, y permuta de tierras, para la población desplazada por la violencia.
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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En cuanto a los indicadores se tendrán en cuenta numero de eventos realizados de divulgación y capacitación para desplazados, presupuesto ejecutado, cobertura de capacitación e impacto de la divulgación y capacitación. Desarrollo de Proyectos de Adecuación de Tierras Este proceso está bajo la responsabilidad de la Subgerencia de Adecuación de Tierras y su operatividad está en manos de la Dirección Técnica de Infraestructura y tiene como propósito direccionar y ejecutar las acciones del Estado para la prestación del servicio público de adecuación de tierras. Entre las actividades más relevantes se encuentran realizar estudios de reconocimiento e identificación y estudios de prefactibilidad, factibilidad y diseño, asesorar y acompañar a los entes territoriales, comunidades rurales y sector público y privado, en los procesos de identificación, formulación, contratación y ejecución de proyectos de adecuación de tierras y servicios básicos rurales, determinar la viabilidad de proyectos de adecuación de tierras y de infraestructura para el desarrollo rural, efectuar la evaluación técnica de las propuestas de los concursos de méritos y contratación directa, para la ejecución de estudios y diseños y de las interventorías, ejercer la supervisión o interventorías, de los estudios contratados por el INCODER, elaborar los pliegos de condiciones para la contratación de las obras de adecuación de tierras y de infraestructura productiva y social y los términos de referencia para las respectivas interventorías, ejercer la supervisión o interventoría de la construcción de las obras de adecuación de tierras, de infraestructura productiva y social y de los planes de manejo ambiental. Las Entradas del proceso, la constituyen las propuestas de proyectos por parte de las comunidades, de los Entes Territoriales o del mismo Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Las Salidas del proceso, las constituyen los pliegos de condiciones de las contrataciones, los contratos suscritos con constructores, interventores y asociaciones de usuarios, los estudios de prefactibilidad, factibilidad y diseño, los informes de supervisión de obra y de interventoría, los actos administrativos de sanciones o multas a los contratistas y las actas de entrega en administración de los distritos de adecuación de tierras a las Asociaciones de Usuarios. Para el desarrollo de este proceso se tiene previstos los siguientes procedimientos: Reconocimiento e Identificación de Proyectos de Adecuación de Tierras por parte del Incoder, Revisión y Viabilización de Proyectos de Adecuación de Tierras presentados por entes territoriales y/o comunidades, Ejecución de Estudios de Preinversión contratados por el Instituto, Asesoría y Acompañamiento para la constitución y reconocimiento de las Personerías Jurídica de las Asociaciones de usuarios de los distritos de riego, Adquisición Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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de predios y pago de mejoras requeridas para la construcción de las obras, Construcción, rehabilitación y/o complementación de proyectos y distritos de Adecuación de tierras, Control y Supervisión a la administración, operación y conservación de los distritos de riego en operación. Y Recuperación de inversiones. Los Indicadores de Gestión son los de Superficie Adecuada, Porcentaje de Ejecución Presupuestal y Mejoramiento de la Calidad de Vida de los Usuarios, Administración de distritos de adecuación de tierras y Operación de los distritos de Adecuación de Tierras y conservación de los distritos de Adecuación de tierras. Procesos de Apoyo Gestión de Recursos Financieros Este proceso está a cargo de la Secretaría General a través de la Coordinación Administrativa y Financiera y en el nivel territorial de los Coordinadores Administrativos y Financieros o, según el tipo, de Dirección Territorial y tiene como propósito la gestión, asignación y control de los recursos financieros, para el cumplimiento de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación de manera eficiente y eficaz. Su alcance inicia con la planeación y ejecución, y continúa con el seguimiento y control de los recursos financieros. Tiene como entradas la normatividad vigente sobre la gestión de recursos financieros del sector oficial, los requerimientos de los diferentes procesos de Instituto, sus proveedores de servicios y bienes, las entidades financieras y los deudores de créditos. Como salidas razón de ser del proceso, las disponibilidades y registros presupuestales que permiten la adecuada y controlada ejecución presupuestal así como el cierre de vigencias, los boletines de tesorería y demás informes financieros y contables de ejercicio presupuestal. Para el desarrollo de este proceso se tiene previstos los siguientes procedimientos: Programación Global del programa anual de caja en adelante PAC. Distribución y modificación de las apropiaciones presupuestales aprobadas, Expedición de certificación de disponibilidad presupuestal, Expedición de registros presupuestales, Expedición de órdenes de pago, Programación interna y Distribución del PAC. Gestión y provisión de recursos efectivos, Realización de pagos, Elaboración de boletines diarios de tesorería, Reconocimiento de hechos económicos, Revelación información, .Generación de libros y reportes contables, Revisión y conciliación de partidas, Elaboración, análisis y presentación de informes financieros y contables, Cierre de vigencia, y Comisión de servicios. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Y como indicadores se contemplan el presupuesto ejecutado, rezago ejecutado, número de obligaciones canceladas oportunamente y valor de ajustes realizados. Gestión de Talento Humano Este proceso está a cargo de la Secretaría General a través de la Coordinación de Talento Humano y en el nivel de territorial de los Coordinadores Administrativos y Financieros, según el tipo de dirección territorial y tiene como propósito apoyar de manera eficiente y eficaz a la entidad en la provisión de cargos mediante la selección de personal competente e idóneo, así como ofrecer medios para brindar capacitación, bienestar e incentivos, tramitar situaciones administrativas del recursos humano y desarrollar el Sistema de seguridad social. El alcance inicia con la identificación de las competencias necesarias para vincular al personal, su proceso de selección, evaluación de desempeño hasta su retiro. Tiene como entradas la normatividad vigente sobre la gestión del talento humano, las necesidades de personal de todos los procesos, las necesidades de capacitación y desarrollo del talento humano de los servidores públicos en sus situaciones administrativas y las necesidades de vinculación a su seguridad social. Como salida, razón de ser del proceso, el desarrollo del talento humano del instituto mediante la vinculación a la carrera administrativa, la administración correcta de la nómina, la adecuada evaluación de desempeño y un plan de seguridad social, e incentivos y capacitación. Para el desarrollo de este proceso se cuenta con estos procedimientos: Selección y vinculación de personal, Desarrollo del talento humano, Atención a seguridad social integral, Evaluación del desempeño, Trámite de situaciones administrativas, Tramite comisión de estudios en el exterior, Administración de nómina, Retiro del servicio y Control Interno Disciplinario. Como indicadores se contemplan, el número de servidores públicos vinculados, cobertura de la capacitación y cobertura de bienestar social. Gestión Logística de Bienes, Servicios Este proceso está a cargo de la Secretaria General a través de la Coordinación de Gestión Documental y Activos y en el nivel de territorial de los Coordinadores Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Administrativos y Financieros, según el tipo de Dirección Territorial y tiene como propósito gestionar la adquisición, administración y mantenimiento de bienes, servicios y recursos tecnológicos para la ejecución de los procesos estratégicos misionales de apoyo y de evaluación. El alcance inicia con la identificación de las necesidades, la provisión y seguimiento de los bienes y servicios de la Institución hasta las acciones de mejora. Tiene como entradas la normatividad vigente proveniente de las políticas y normas expedidas por el Gobierno Nacional y las solicitudes de los diferentes procesos del Instituto. Para el desarrollo de este proceso se tienen previstos los siguientes procedimientos: Plan anual de compras de Bienes y Servicios, Administración de bienes y servicios, Registro de movimiento de Inventarios, Administración y actualización de seguros. Y como indicadores se contemplan. Número bienes adquiridos conforme alelan de compras, y número de servidores públicos con inventario actualizado. Gestión Documental Este proceso está a cargo de la Secretaria General a través de la coordinación de Gestión Documental y Activos y en el nivel de territorial de los Coordinadores Administrativos y Financieros, según el tipo de Dirección Territorial y tiene como propósito facilitar, gestionar y administrar las operaciones, biblioteca, correspondencia, control y archivo de documentos involucrados en procesos misionales y de apoyo del INCODER, minimizando las pérdidas o fugas de información y controlando los tiempos de entrada y salida de las diferentes operaciones durante un trámite, facilitando su seguimiento y control. Desde la identificación de necesidades de gestión de documentos de los clientes internos y externos, hasta la ejecución y seguimiento de las operaciones y trámites respectivos, tablas de valoración documental. Tiene como entradas la normatividad vigente proveniente de las políticas y normas expedidas por el Gobierno Nacional, las solicitudes de información bibliográfica, solicitudes de los diferentes procesos del Instituto de correspondencia externa, correspondencia Interna y actos administrativos del INCODER, tablas de retención documental, así como, solicitudes de información archivística y manejo de fondos acumulados. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Desde la identificación de necesidades de información y control de archivos de los ciudadano y servidores públicos, la recepción de las solicitudes, la ejecución y seguimiento de las operaciones y trámites respectivos hasta las acciones de mejora. Para el desarrollo de este proceso se tiene previstos estos procedimientos: Gestión de Archivo, Gestión de Correspondencia y. Gestión de Conocimiento. Y como indicadores se contemplan el % de solicitud atendidas por mes, el porcentaje de solicitudes de préstamo interbibliotecario atendidas por mes y porcentaje de memorandos procesados en el SISAD. Gestión de Información y Tecnología Este proceso está a cargo de la Subgerencia de Planificación e Información a través de la Dirección Técnica de Información y Tecnología y tiene como propósito suministrar herramientas tecnológicas y servicios que faciliten el cumplimiento de la misión, velando por la integridad y seguridad de la información primaria y secundaria de la entidad. Desde la identificación de necesidades de información, infraestructura, seguridad e integridad de la información, la atención de solicitudes de servicios hasta el seguimiento y las acciones de mejora. Las entradas del proceso se componen de la información primaria que procede de empresas de desarrollo y aplicaciones, proveedores de telecomunicaciones y empresas para mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de computo. Así como de información secundaria cuya fuente es el direccionamiento estratégico, el proceso de planeación de la entidad, todos los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación, como los requerimientos del nivel central y regional. Las salidas del proceso las componen: el plan estratégico de información, las solicitudes resueltas, Sistemas de información operando y de comunicación óptimos, equipos de computo funcionando y software de oficina adecuados a las necesidades de la entidad. Sus actividades se agrupan en los siguientes procedimientos. Elaboración del Plan estratégico de información, Gestión de información, Administración de software y hardware, Generación de Backups. Gestión de seguridad y administración de servidores, Requerimientos de asistencia técnica, y Administración Cartográfica y topográfica. Y como indicadores se contemplan: Metas de plan estratégico de información cumplido, satisfacción el cliente, mantenimiento de Hardware y software, ejecución del Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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presupuesto asignado, promedio de backups de bases de datos, requerimientos cartográficos y topográficos atendidos. Gestión de Comunicación Pública Este proceso está a cargo de la Asesora de Prensa quien depende administrativamente de la Gerencia General. El propósito es divulgar a través de los directores territoriales y diversos medios, los servicios de la entidad, la oferta institucional, los resultados de la gestión y demás información que incida en el cumplimiento de su misión, a través de canales de comunicación internos y externos, de forma clara, veraz y oportuna, acatando el principio de transparencia. Desde la formulación y aplicación de políticas de comunicación, aplicación y ejecución del plan de comunicación, la administración de contenido de la WEB hasta el seguimiento y las acciones de mejora. Las entradas del proceso se componen de la información primaria que procede de la Presidencia de la República, el Congreso de la República, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y sus entidades adscritas e información secundaria provenientes de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo. Las salidas del proceso las componen: la política de comunicación de la entidad, el plan de comunicación, el plan de medios, mejoramiento de la imagen institucional y un registro histórico, visual y escrito del desarrollo de las actividades institucionales, que incluye boletines de prensa, monitoreo de prensa, plegables informativos, directrices en manejo de imagen institucional y participación en ferias y eventos. Cuenta con los siguientes procedimientos: Desarrollo y aplicación de políticas de comunicación, Diseño e implementación del plan de comunicación pública. Rendición de cuentas, Elaboración de notas periodísticas, Administración de la página Web. Los indicadores son: números de boletines elaborados y publicados, costo de las actividades públicas realizadas por mes y número de rendición de cuentas realizadas en el año y registro de visitas al portal WEB. Gestión Jurídica Este proceso está a cargo de la Oficina Asesora Jurídica, tiene como propósito definir e implementar las estrategias de gestión y defensa jurídico-administrativa que debe atender el Instituto ante las diferentes situaciones y problemas jurídicos. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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El alcance Inicia con la manifestación del problema hasta su decisión e implementación de la estrategia propuesta. Tiene como entradas la normatividad vigente proveniente de las políticas y normas expedidas por el Gobierno Nacional en especial del Ministerio de Agricultura. En virtud de este procedimiento deben resolverse las solicitudes de conceptualización elevadas por las dependencias del Instituto y revisar y aprobar desde el punto de vista jurídico y legal los proyectos de actos administrativos para firma del Gerente General o de los funcionarios con competencias que así lo soliciten. Para el desarrollo de este proceso se tienen previstos los siguientes procedimientos: Representación Judicial, Conceptualización Jurídico administrativa, Revisión de actos administrativos. Como indicadores se contemplan. El porcentaje de procesos atendidos, los conceptos atendidos, y el número de proyecto de actos revisados. Gestión de Contratación Este proceso está a cargo de la Secretaría General, a través del grupo de la Coordinación de Contratación, tiene como propósito llevar a cabo los diferentes procedimientos para lograr el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, su alcance comprende desde la necesidad de un servicio, la etapa precontractual, contractual hasta la etapa post contractual hasta las acciones de mejora. Tiene como entradas la normatividad vigente proveniente de las políticas y normas expedidas por el Gobierno Nacional en especial del Ministerio de Agricultura, la solicitud de suscripción de contratos para los requerimientos de los procesos de estratégicos, misionales, evaluación y apoyo, así como la solicitud de informes por parte de los ente de control. Para el desarrollo de este proceso se tiene previstos los siguientes procedimientos: Licitación Pública, Concurso de Méritos, Contratación Directa, Selección Abreviada mínima de consultores, Selección Abreviada menor cuantía y cuando la licitación fue declarada desierta, Selección Abreviada mínima cuantía bienes y servicios de características técnicas uniformes. Y de común utilización, Liquidación de contratos. Y como indicadores se contemplan: oportunidad y cumplimiento en la elaboración de contratos, oportunidad en la liquidación de contratos. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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Subgerente de Planificación e Información
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Procesos de control y Evaluación Control y Evaluación Este proceso está bajo la responsabilidad de la Gerencia a través de la Oficina Asesora de Control Interno y tiene como propósito el asesoramiento, seguimiento y evaluación a la gestión de todos los procesos del INCODER. Su alcance es desde la definición del plan de auditorías independientes de control interno de gestión y MECI y calidad, la divulgación y fomento de la cultura del autocontrol y la lucha anticorrupción, la elaboración y rendición de informes y seguimientos de ley a los diferentes entes externos, la realización del acompañamiento y la asesoría solicitada por los diferentes procesos y/o dependencias, la verificación a la implementación de las acciones preventivas, correctivas y de mejora a los procesos, la evaluación a la administración del riesgo sin perder el rol de evaluadores independientes, la elaboración del Informe de Austeridad en el Gasto, la coordinación y la elaboración de los planes de mejoramiento de los procesos auditados verificando su cumplimiento hasta las acciones de mejora. Como entradas están las normas reglamentarias para el caso, las necesidades de evaluación y control de la institución, los informes de hallazgos, el plan de anual de informes y el mapa de riesgos, que se convierten en las salidas de plan de seguimiento a informes, conceptos de asesoría, programas de auditorías y planes de mejoramiento, Informes de Auditorías e Informes a Entes Externos, así como el Informe de Austeridad del Gasto. Los procedimientos para este proceso son: Acompañamiento a la gestión institucional y fomento de la cultura del auto control, Evaluación administración del riesgo, Evaluación y Seguimiento, Relación con entes externos. Auditoria Interna de Gestión, Auditoria interna de Calidad y Meci. Como Indicadores se tienen el cumplimiento de programas de auditorias evaluación de mapas de riesgos, informes de relación con entes externos, efectividad de las acciones de mejora efectivamente ejecutadas y visitas de seguimiento y control realizadas. 6 ANEXOS 6.1 Principios del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI:
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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Subgerente de Planificación e Información
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Enfoque hacia el cliente: “La razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.” El principal fin del Sistema de gestión de calidad del INCODER es aumentar la satisfacción de los pobladores rurales del país en busca de elevar su nivel de vida. La entidad siempre busca satisfacer las necesidades de sus usuarios brindándoles los servicios dispuestos en la Ley y sus decretos reglamentarios, de manera oportuna, eficaz y efectiva. Liderazgo: “Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad”. La Alta Dirección ha promovido con liderazgo el mejoramiento de la gestión buscando que los servidores cumplan con los requisitos y objetivos de calidad, fortaleciendo el desarrollo del talento humano de tal manera que se logre un alto sentido de pertenencia que contribuya al posicionamiento del INCODER como la entidad líder en la ejecución de políticas de desarrollo rural. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: “Es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad”. Con el fin de vincular a los servidores de la entidad en el cumplimiento de los objetivos institucionales, la alta dirección, los miembros del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad y el Grupo de Desarrollo Organizacional y Calidad han promovido espacios de participación para todo el personal mediante procesos de capacitación en relación con el Sistema de Gestión de Calidad y en otros temas relacionados con el mejoramiento del desempeño laboral, con el fin de lograr su compromiso frente la implementación y mantenimiento del Sistema. Enfoque basado en los procesos: “En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso”.
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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Subgerente de Planificación e Información
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La identificación de procesos y procedimientos de la entidad a través de la caracterización de los mismos, ha permitido visualizar ínter actuación de éstos, generando valor y reconociendo la necesidad de un trabajo en equipo, teniendo resultados satisfactorios frente a la población objetivo. Enfoque del Sistema para la gestión: “El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un Sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos”. La implementación del Sistema de Gestión de Calidad ha llevado al INCODER a trabajar de manera sistémica, articulando y optimizando los procesos, estableciendo en el mapa, cuatro tipos: los estratégicos, misionales y de apoyo así como sus interrelaciones. Mejora continua: “Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad”. Todas las acciones de la entidad están encaminadas a cumplir de manera planeada ejecutando las acciones coordinadamente, se han establecidos planes de mejora individual, por procesos y a nivel territorial y el plan de mantenimiento y mejora del Sistema integrado 2008-2011, a los cuales se hace seguimiento permanente con el fin de optimizar el logro de los objetivos institucionales. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: “En todos los niveles de la entidad, las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición”. Con base en el seguimiento a los indicadores de gestión adoptados por la entidad para cada proceso y el análisis y evaluación de datos estadísticos, la alta dirección puede tomar decisiones acertadas que le permiten hacer los ajustes necesarios a los planes de acción para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: “Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual, aumenta la capacidad de ambos para crear valor”. La entidad fortalece la interacción con los proveedores sin descuidar la exigencia en el cumplimiento de requisitos exigidos en los productos y una adecuada determinación de criterios de selección, evaluación y reevaluación. La adecuada escogencia se basa en el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que busca. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Subgerente de Planificación e Información
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Coordinación, cooperación y articulación: “El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles” Las acciones del Incoder se orientan a la prestación de servicios integrales y coordinados con las Entidades Territoriales mediante el fortalecimiento de instancias de participación como son los Centros Provinciales de Desarrollo Agro empresarial CPGA las UMATAS, las Secretarias de Agricultura etc. para la toma conjunta de decisiones. Así mismo, se reconocen como grupos de interés externos con los cuales se establecen procesos de coordinación, cooperación y articulación: la ciudadanía, la comunidad rural, las asociaciones de usuraos de los distritos de riego, los acreedores, los gremios de la producción, las organizaciones sociales campesinas, indígenas y afrocolombianas, los Organismos de Control, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y las demás entidades del orden nacional y regional. Transparencia: “La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control social”. La entidad ha entendido la transparencia como la calidad, claridad e imparcialidad en la gestión de los procesos y de la administración de los recursos, que permitan la información para el control social. Por lo tanto ha establecido en su Código de Buen Gobierno las acciones tendientes a eliminar toda práctica corrupta para prevenir y combatir estos fenómenos, adoptando las siguientes medidas: • • • •
• • •
Actuar en concordancia con los principios ético, valores institucionales y normas establecidos en el presente código; Promover la suscripción de pactos de integridad y transparencia en su interior y con sus grupos de interés internos y externos; Establecer procedimientos claros, equitativos, viables y transparentes; Denunciar las conductas irregulares ante las Entidades competentes y ante la sociedad para que conozca de las actuaciones de los servidores públicos y de quienes adquieren vínculos con la Entidad. Capacitar a los servidores públicos de la Entidad en materia de ética ciudadana y responsabilidad social; Articular las acciones de control social con los programas gubernamentales; Realizar la rendición de cuentas a los grupos de interés, garantizando la disposición al público de la información no confidencial de la Entidad;
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Subgerente de Planificación e Información
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Implementar y adoptar las normas vigentes de contratación; publicar la contratación de servicios y la adquisición de bienes de acuerdo con lo prescrito por la legislación vigente y el presente Código de Buen Gobierno; Optimizar los Sistemas de información, para lograr una comunicación oportuna con otras instituciones públicas y privadas, con el fin de construir pactos éticos y de crear cadenas éticas.
De la misma manera Observa los principios del Modelo estándar de control Interno MECI, cuya promoción, divulgación y acompañamiento están orientados por la Oficina de control Interno, que en tal sentido los promulga y hace seguimiento a su aplicación mediante los planes de mejora individual por procesos, estos principios son: AUTOCONTROL entendido como la capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos, en este sentido se trabaja en los planes de mejora individual articulados con la evaluación de desempeño. AUTOREGULACION que comprende la capacidad institucional para aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del Sistema integrado de gestión y en este sentido la entidad ha adoptado las normas pertinente para la implementación, mantenimiento y mejora del sistema .
AUTOGESTION se entiende como la Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido asignada, en función del cumplimiento de los fines del estado y los objetivos institucionales. En igual sentido existe una articulación entre los procesos de la entidad y los diferentes subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno, MECI: Subsistema de control estratégico: es la orientación estratégica y organizacional de la entidad pública. Su objetivo es la creación de una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento estratégico, administrativos y operativos de la entidad. Tiene como fundamento: una cultura organizacional alrededor del control y autocontrol y administra el riesgo del no cumplimiento de los objetivos institucionales y legales. La entidad ha integrado este subsistema a los procesos estratégicos del Instituto Subsistema de Control de Gestión: Reúne e interrelaciona los parámetros de control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión: planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Subgerente de Planificación e Información
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Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios al cumplimiento de su misión, por lo tanto su articulación está planteada con todos los procesos misionales del Instituto. Subsistema de control de gestión, por medio del cual se aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública Agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación y evaluación. Sus componentes de Control que permiten valorar en forma permanente: • • • •
La efectividad del Control Interno de la Entidad Pública. Eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos. Nivel de Ejecución de Planes y Programas. Detectar desviaciones y establecer tendencias.
Lo anterior, con el fin de garantizar los mecanismos e instrumentos de verificación constante al direccionamiento, operación y evaluación administrativa de la entidad pública. Monitorear permanente y continuamente los planes, programas, procesos, actividades y las operaciones. Generar procesos continuos de mejoramiento en la entidad para que se mantenga alineada organizacionalmente hacia el cumplimiento de su función y misión. 6.2 Direccionamiento Estratégico Misión: Ejecutar políticas de desarrollo rural, en coordinación con las comunidades e instituciones públicas y privadas relacionadas con el sector agropecuario, forestal y pesquero, facilitando el acceso de los pobladores rurales a los factores productivos y sociales, para contribuir a mejorar su calidad de vida y al desarrollo socioeconómico del país. Visión: Para el año 2019, el Incoder será reconocido como la entidad líder en la ejecución de políticas de desarrollo rural de manera participativa, competitiva, equitativa y sostenible. Política de calidad: El Incoder se compromete a prestar un servicio oportuno, transparente, concertado y amable, propendiendo por el mejoramiento continuo que asegure la ejecución eficiente, Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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eficaz y efectiva de las políticas de desarrollo rural, con el fin de contribuir al logro de una vida digna de los pobladores rurales. Objetivos de la calidad •
Mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales
•
Aumentar la capacidad de autogestión de los pobladores rurales y entidades territoriales
•
Incrementar la dotación de factores productivos y sociales.
Objetivos institucionales El Instituto Colombiano de Desarrollo Rural -INCODER, tiene por objeto fundamental ejecutar la política agropecuaria y de desarrollo rural, facilitar el acceso a los factores productivos, fortalecer a las entidades territoriales y sus comunidades y propiciar la articulación de las acciones institucionales en el medio rural, bajo principios de competitividad, equidad, sostenibilidad, multifuncionalidad y descentralización, para contribuir a mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales y al desarrollo socioeconómico del país. En tal sentido tienen los siguientes objetivos: •
•
•
•
•
Promover la identificación y consolidación económica y social de las áreas de desarrollo rural mediante el apoyo técnico y financiero a programas de desarrollo productivo agropecuario, forestal y pesquero de propósito común, que permitan a los actores rurales la identificación de oportunidades que su realidad les ofrece y la concertación de las inversiones requeridas. Facilitar a los pequeños y medianos productores rurales el acceso a la tierra y demás factores productivos, promoviendo diferentes alternativas para el uso eficiente, racional y sostenible de los mismos. Gestionar y otorgar recursos de financiación, cofinanciación, subsidios e incentivos para apoyar la ejecución de programas de desarrollo agropecuario y rural en los territorios en donde se establezcan las áreas de actuación. Promover y adelantar actividades de difusión, capacitación, asesoramiento y acompañamiento, en relación con el acceso a los factores productivos, de tal manera que se logre instruir a la población beneficiaria respecto de sus posibilidades de actuación. Contribuir al fortalecimiento de la actividad pesquera y acuícola mediante la investigación, ordenamiento, administración, control y regulación para el aprovechamiento y desarrollo sostenible de estos recursos.
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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Subgerente de Planificación e Información
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Promover y ejecutar, directamente o a través de terceros de reconocida idoneidad, proyectos de adecuación de tierras, seleccionados conforme a los criterios de priorización establecidos en la Ley 41 de 1993 e impulsar la organización de las asociaciones de usuarios. Consolidar los procesos participativos de planeación institucional, regional y local para la definición de programas de agropecuarios y de desarrollo rural, la identificación de iniciativas financiables, la concertación de las inversiones requeridas y el seguimiento y control de las mismas. Promover y adelantar actividades de coordinación Inter e intrasectorial para la integración de las acciones en el medio rural, así como el fortalecimiento de las organizaciones departamentales y locales del Sistema Nacional de Reforma Agraria y Desarrollo Rural Campesino.
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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6.3 Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI
Subsistema de control Estratégico
P Planear
Subsistema de control De Gestión
H Hacer
V Subsistema de control De Evaluación
Verificar
A Actuar
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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6.4 Estructura Organizacional nivel central y territorial
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Estructura organizacional a nivel territorial Direcciones Territoriales Tipo A
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Direcciones Territoriales Tipo B
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Direcciones Territoriales Tipo C
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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Direcciones Territoriales Tipo D
Las direcciones Tipo A son las direcciones con mayor número de personas debido al mayor volumen de actividades que deben realizar y la mayor demanda por los productos y servicios del INCODER en la región. De la anterior clasificación se obtiene 11 direcciones tipo A: Antioquia, Bolívar, Boyacá, Cundinamarca, Meta, Nariño, Cauca, Valle, Cesar, Huila y Tolima; 8 direcciones tipo B: Córdoba, Caquetá, Santander, Magdalena, Norte de Santander, Sucre, La Guajira y Putumayo; 7 direcciones tipo C: Arauca, Caldas, Atlántico, Casanare, Chocó, Quindío y Risaralda; y 5 direcciones tipo D: Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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6.5 Matriz de Planificación del Sistema. A continuación se presenta una relación entre las numerales de las normas ISO 9001, NTCGP1000:2009 y MECI1000-2005, como herramienta de planificación del Sistema:
ISO 9001-2008-NTCGP1000-2009 NUMERALES GP1000 4.1 Generales del Sistema de Calidad
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO NORMAS ESPECIFICAS RELACIONADAS
ENTREGABLES
NUMERALES DE MECI
ENTREGABLE
Mapa de procesos caracterizaciones, Plan de mantenimiento y mejora del Sistema, Mapa de Riesgos.
1. Subsistema de Control Estratégico 1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos. 1.1.2 Desarrollo de Talento Humano 1.1.3 Estilo de dirección 1.2.2 Modelo de operación por procesos 1.2.3 Estructura organizacional. 2.2 Componente de información
Acta de compromiso con el Sistema, Direccionamiento Estratégico: Misión, Visión, Organigrama, Política de información y comunicación. Código de Ética y Buen Gobierno. Acto Administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la Entidad, política de comunicación pública, sistema de información, centro de atención al ciudadano. Plan de desarrollo del Talento Humano.
Constitución Política, Artículo 209, Artículo 269, Artículo 189, Ley 160 de 1994, Ley 13 de 1990, Ley 41 de 1993, Ley 1151 de 2007, Ley 21 de 1991, Ley 872 de 2003, Ley 87 de 1993 Ley 489 de 1998, Ley 734 de 2002, Ley 909 de 2005, Decreto 1826 de 1994,Decreto 1537 de 2001,dto. 2145 De 1999, Decreto 1599 de 2005, Decreto 2913de 2007, Decreto nacional 4485 de noviembre de 2009, Decreto 3759 de 2009, Ley 872/200, Ley 87 de 1993, Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, Decreto 1599 de 2005, Decreto 3622 de 2005, guía racionalización tramites, visión sistémica pública, Decreto 3759 de 2009, Ley 160 de 1994, Ley 13 de 1990, Ley 41 de 1993.
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Política y Objetivos de Calidad Documentos, Manual Integrado de gestión, de procesos y procedimientos, Mapa de Riesgos e Indicadores de gestión
2. Subsistema Control de Gestión 2.1 componente actividades de control de Información
Manual de Procedimientos, matriz de indicadores, Instructivos , Mapa de Riesgos e instructivos
Ley 160 de 1994, Ley 13 de 1990, Ley 41 de 1993,Ley 1151 de 2007, Ley 21 de 1991, Ley 872 DE 2003, Ley 594 de 2000, Decreto nacional 4124 de 2004, Decreto Nacional 998 de 1997,Acuerdo 07 de 1994 del AGN, Acuerdo 1995 del AGN, Acuerdo 56 de 2000 del AGN, Acuerdo 60 de 2001 del AGN, Acuerdos 38,39,41 y 42 de 2002 del AGN, Acuerdo 27 de 2006 del AGN, Decreto 3759 de 2009, Decreto nacional 4485 de 2009
4.2.3 y 4.2.4 Control Procedimientos de de documentos y de control de documentos registros y de control de registros, Tablas de retención , Listado maestro de documentos internos y externos por procesos y listado de registros de desempeño de procesos por procesos
2. Subsistema Control de Gestión 2.2 Componente Información
Manual de Procedimientos, matriz de indicadores, Instructivos, Mapa de Riesgos e instructivos, registros de desempeño de procesos, actos administrativos internos y externos que reglamentan los procesos y procedimientos.
Ley 594 de 2000, Decreto nacional 4124 de 2004, Decreto Nacional 998 de 1997, Acuerdo 07 de 1994 del AGN, Acuerdo 1995 del AGN, Acuerdo 56 de 2000 del AGN, Acuerdo 60 de 2001 del AGN, Acuerdos 38,39,41 y 42 de 2002 del AGN, Acuerdo 27 de 2006 del AGN, Decreto nacional 4485 de 2009
4,2 Gestión Documental, 4.2.1 Generalidades, 4.2.2Manual de Calidad, literales a, b, c y d
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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5.1 Compromiso de la dirección
Acta de compromiso con el Sistema Integrado de Gestión, Política y Objetivos de Calidad, informe de revisión por la dirección cada seis meses, Planes estratégico y de acción, Acuerdos de gestión.
1. Subsistema de Control Estratégico, 1.1Componente ambiente de control 1.1.3 Estilo de dirección 1.2 Direccionamiento estratégico 1.2.3 Estructura organizacional 2. Subsistema Control de Gestión 2.3 Componente comunicación : 2.1 Comunicación e información 2.2 Comunicación informativa, medios de comunicación
Direccionamiento estratégico: Misión Visión , política y objetivos de la Calidad, Código de Ética y Buen Gobierno, organigrama a nivel central y regional, Plan de Desarrollo del Talento Humano, Matriz de Flujo de Información y Comunicación, Política de Información, Plan de Medios , manual de Imagen Corporativa, racionalización de trámites , Plan de gobierno en línea y Sistema de Información
Decreto 3759 de 2009 1993, Ley 87 de 1993, Ley 872 de 2003, Decreto 1599 de 2005, Decreto nacional 4485 de 2009, Decreto 3759 de 2009.
5.2 Enfoque al cliente/ 7.2. y 8.2.1
Fichas técnicas de producto, Plan de inspección y lista de verificación. Calificación del servicio y encuesta anual de beneficiarios
1. Subsistema Control Estratégico 1.2 Componente direccionamiento estratégico
Plan estratégico, Plan de Acción, Plan de Desarrollo Administrativo, mapa de procesos, Caracterización de procesos, procedimientos documentados, organigramas del nivel central y territorial
Decreto 3759 de 2009, Ley 87 de 1993, Ley 872 de 2003,Ley 142 de 1994, Ley 489 de 1998, Ley 689 de 2001
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
Cargo
Firma ORIGINAL FIRMADO
Firma ORIGINAL FIRMADO
Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
Firma ORIGINAL FIRMADO
PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN
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5.3 Política de Calidad
Publicación y divulgación de la política por diferentes medios tecnológicos y escritos Ejercicio de comprensión de la política de Calidad
1. Subsistema Control Estratégico 1.1 Componente ambiente de control. 2.Subsistema Control de Gestión 2.1 componente actividades de control
Direccionamiento estratégico: Misión Visión , política y objetivos de la Calidad, Código de Ética y Buen Gobierno, organigrama a nivel central y regional, Plan de Desarrollo del Talento Humano, Matriz de Flujo de Información y Comunicación, Política de Información, Plan de Medios , Manual de Imagen Corporativa, racionalización de trámites , Plan de gobierno en línea y Sistema de información
Ley 87 de 1993, Ley 152 de 1994, Ley 872 de 2003, Ley 1151 de 2007, Decreto 1826 de 1994, Decreto2145 de 1999 Artículo 12, Decreto 1537 de 2001, Decreto 3759 de 2009, Ley 160 de 1994, Ley 13 de 1990, Ley 41 de 1993, Decreto 1599 de 2005, Decreto nacional 4485 de 2009.
5.4 /4.1/5.4.2 Objetivos de la Calidad y Planificación del Sistema
Política y Objetivos de Calidad , Manual integrado de gestión, procesos y procedimientos documentados del Sistema, Mapa de Riesgos e Indicadores de gestión, fichas técnicas de producto
1.Subsistema Control Estratégico 1.2 Direccionamiento estratégico 1.2.1 planes y programas
Estructura organizacional a nivel central y regional, Plan Estratégico ,Plan de Acción, Plan de Desarrollo Administrativo, Plan de Desarrollo del Talento Humano, Plan de Comunicación Pública, Plan de Medios , Plan de mantenimiento y mejora del Sistema, Presupuesto de la Entidad
Ley 87 de 1993,Ley 152 de 1994, Ley 872 de 2003,Ley 1151 de 2007 , Decreto 1826 de 1994,Decreto2145 de 1999 Artículo 12,Decreto 1537 de 2001, Decreto 1599 de 2005,Decreto nacional 4485 de 2009
5.5.Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.5.1 Responsabilidad y autoridad 5.5.2 Representación de la dirección 5.5.3 Comunicación interna
Acto administrativo actualizado de niveles e Instancias del Sistema Integrado de Gestión y el representante de la alta dirección , matriz de autoridad y responsabilidad del Sistema a nivel central y territorial , Política de comunicación pública ,Matriz de Flujo de Información, Manual de Imagen Institucional
1. Subsistema Control Estratégico. 1.2 Direccionamiento Estratégico. 1.1.3 Estilo de dirección 1.2.3 Estructura organizacional 2.Subsistema Control de Gestión. 2.3 Comunicación pública 2.3.1 Comunicación organizacional
Direccionamiento estratégico: Misión Visión , política y objetivos de la Calidad, Código de Ética y Buen Gobierno, organigrama a nivel central y regional, Plan de Comunicación Pública, Plan de Medios, Matriz de Información y Comunicación
Ley 87 de 1993 y Ley 489 de 1998,Decreto nacional 4485 de 2009
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
Cargo
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Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
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PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN 5.6 Revisión por la dirección 4.24 5.6.1 Generalidades 5.6.2 Información de entrada para la revisión 5.6.3 Resultados de la revisión
6.0 Gestión de recursos 6.1 Provisión de recursos
Informe de revisión por la dirección con : resultados de auditoría , retroalimentación del cliente , desempeño de proceso y conformidad del producto o servicio , estado de acciones correctivas y preventivas, acciones de mejora, seguimiento de acciones previas realizadas por la dirección, cambios que podrían afectar el Sistema, recomendaciones para la mejora y resultados del seguimiento a riesgos y Acta de revisión por la dirección y Plan de actividades como resultado de la revisión Presupuesto Institucional y ejecución presupuestal
CÓDIGO D1-PE-ASIG-07 FECHA EDICIÓN 15/09/2010 Página 59 de 111
1. Subsistema Control Estratégico 1.3 Administración del riesgo 3. Subsistema Control de Evaluación 3.2 Componente evaluación independiente 3.1 Componente autoevaluación 3.1.1 Autoevaluación de control 3.1.2 Autoevaluación de gestión
Resultados de las Ley 489 de 1998 auditorías Internas de Calidad y de Gestión, Desempeño de procesos y conformidad del producto o servicio, resultados del seguimiento a riesgos y Acta de revisión por la dirección y Plan de actividades como resultado de la revisión.
1. Subsistema Control Estratégico 1.2 Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes y programas
Presupuesto de inversión y de funcionamiento, Informes de ejecución presupuestal
Ley 152 de 1994, Norma orgánica de presupuesto, Decreto 111 de 1996 ,Ley 136 de 1994 ,Ley 617 de 2000, Ley 819 de 2003, Ley 1260 de 2008, Decreto 1333 de 1986, Decreto 2806 de 2000, Decreto4730 de 2005 y Decreto 1957 de 2007
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
Cargo
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Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
Firma ORIGINAL FIRMADO
PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN
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6.2 Talento humano
Manual de funciones y competencias , Plan de desarrollo de talento Humano, plan de desarrollo administrativo
1. Subsistema Control Estratégico 1.1.Componente ambiente de control 1.1.2 Desarrollo del Talento humano
Manual de funciones y competencias laborales, perfiles de cargos, programas de bienestar y desarrollo de talento Humano. PIC plan integral de capacitación
6.3 Infraestructura
Instalaciones locativas adecuadas, equipos de medición, soporte tecnológico y parque automotriz
2.Subsistema de Control de Gestión 2.3 Componente información 2.2.3 Sistema de información
Plan de adecuación física del edificio central y sedes territoriales, Plan Estratégico de Información y Tecnología, Sistema de Información
6.4 Ambiente de trabajo
Plan de Acción Plan de desarrollo Administrativo, Plan de adecuación física de sedes, Plan de gestión ambiental , proyecto de gestión de archivos y digitalización
1. Subsistema de Control Estratégico 1.2 Componente direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes y programas
Plan de Desarrollo del Talento Humano que contempla capacitación, seguridad social, bienestar, salud ocupacional.
Artículos 122 y 53 de la Constitución Política de Colombia. Ley 443 de 1998,Ley 142 de 1994,Ley 689 de 2001,Ley 909 de 2004,Decreto 1567 de 1998,Decreto1227 de 2005,Decreto 770 de 2005,Decreto 785 de 2005,Decreto 2772 de 2005, Decreto 765 de 2005, Decreto 3626 de 2005, Decreto 775 de 2005,Decreto 780 de 2005, Decreto 790 de 2005, Decreto 3760 de 2009
Ley 909 de 2004
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
Cargo
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Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
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PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN 7. Realización del producto y/o servicio 7.1 Planificación del servicio /4.2.4
Plan de mantenimiento y mejora del Sistema, Caracterización de procesos, Procedimientos, Ficha Técnica del Producto, Plan de Inspección, Lista de Verificación, formatos, formatos para control de no conformidades y productos no conformes.
1. Subsistema de Control Estratégico 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico.
CÓDIGO D1-PE-ASIG-07 FECHA EDICIÓN 15/09/2010 Página 61 de 111 Plan Estratégico y Plan de Acción Mapa de Procesos Estructura Organizacional Matriz de Autoridad y Responsabilidad
Constitución política, Artículo 209, Artículo 269, 189, Ley 160 de 1994, Ley 13 de 1990, Ley 41 de 1993, Ley 1151 de 2007, Ley 21 de 1991, Ley 872 DE 2003, Ley 87 de 1993 Ley 489 de 1998, Ley 734 de 2002, Ley 909 de 2005, Decreto 1826 de 1994, Decreto 1537 de 2001, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1599 de 2005, Decreto 2913de 2007, Decreto nacional 4485 de 2009, Decreto 3759 de 2009.
l
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
Cargo
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Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
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PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.2.1. Determinación Requisitos del Producto y/o Servicio. 7.2.2 Revisión de los requisitos 7.2.3 Comunicación con el cliente
Registros y evidencias de la ejecución del plan de mantenimiento y mejora del Sistema, Caracterización de cada proceso, Procedimientos, Ficha Técnica de producto, Plan de Inspección, Lista de Verificación, formatos, formatos para control de no conformidades y productos no conformes. Plan Estratégico, Plan de Acción, planes de ordenamiento pesquero, Plan de Desarrollo Administrativo, Plan de Talento Humano, Plan de Compras, Plan Estratégico de Información y Tecnología, Plan de Gestión Ambiental, estrategias de racionalización de trámites, Plan de Comunicación Pública, Sistema de información, evidencias de cumplimiento de las normas legales vigentes sobre cada procedimiento documentado, divulgación de la oferta institucional por diferentes medios informativos, estrategias de atención al ciudadano
2. Subsistema de Control de Gestión 2.2. Componente de Información 2.2.1. Información Primaria 2.1. Componente Actividades de Control 2.1.1. Políticas de Operación 2.3. Componente de Comunicación Pública 2.3.2. Comunicación Informativa 2.3.3. Medios de Comunicación
CÓDIGO D1-PE-ASIG-07 FECHA EDICIÓN 15/09/2010 Página 62 de 111 Plan Nacional de Desarrollo Políticas del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Legislación vigente para cada producto Documentos CONPES Sistema de Información SIGOB Procedimiento documentado de Atención al Ciudadano Plan Estratégico Plan de Acción Mapa de Procesos Manual de Procedimientos Código de Ética y de Buen Gobierno Directrices de Transparencia Plan de Medios Política de Comunicación Pública Plan de Desarrollo Administrativo
Ley 1151 de 2007 Ley 160 de 1994 Ley 13 de 1990 Ley 41 de 1993 Ley 1151 de 2007 Ley 21 de 1991 Ley 872 de 2003 Ley 87 de 1993 Ley 489 de 1998 Ley 734 de 2002 Ley 909 de 2005 Decreto 1826 de 1994 Decreto 1537 de 2001 Decreto 2145 de 1999 Decreto 1599 de 2005 Decreto 2913 de 2007 Decreto 4485 de 2009 Decreto 3759 de 2009
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
Cargo
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Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
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PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN 7.3 Diseño y Desarrollo 7.3.1. Planificación del diseño y desarrollo 7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo/4.2.4, 7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo. 7.3.4 /7.3.1 Revisión del diseño y desarrollo 7.3.5 /7.3.1 Verificación del diseño y desarrollo 7.3.6 Validación del diseño y desarrollo 7.3.7 Control de los cambios de diseño y desarrollo 4.2.4
Procedimientos documentados, programas y proyectos, instructivos y guías para la prestación de los servicios misionales, que incluyan las etapas de revisión, verificación y validación, la interrelación de procesos. Caracterización de cada proceso Fichas Técnicas de producto, Plan de inspección y lista de verificación. Listado maestro de documento externos. Tablas de retención documental, protocolo de calibración de equipos, cartera topográfica. Registro por proceso de no conformidades , de productos identificación de productos no conformes y acciones correctivas, preventivas y de mejora
1. Subsistema de Control Estratégico 1.2. Componente de Direccionamiento Estratégico 2. Subsistema de Control de Gestión 2.1. Componente de Actividades de Control
CÓDIGO D1-PE-ASIG-07 FECHA EDICIÓN 15/09/2010 Página 63 de 111 Plan Estratégico y Plan de Acción Mapa de Procesos, Manual de procedimientos Estructura Organizacional Matriz de Autoridad y Responsabilidad Mapa de Riesgos Seguimiento a Indicadores de Gestión
Constitución Política, Artículo 209, Artículo 269, Artículo 189, Ley 160 de 1994, Ley 13 de 1990, Ley 41 de 1993, Ley 1151 de 2007, Ley 21 de 1991, Ley 872 de 2003, Ley 87 de 1993 Ley 489 de 1998, Ley 734 de 2002, Ley 909 de 2005, Decreto 1826 de 1994,Decreto 1537 de 2001, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1599 de 2005, Decreto 2913de 2007,Decreto nacional 4485 de noviembre de 2009, Decreto 3759 de 2009, Ley 872/2003,Ley 87 de 1993, Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, Decreto 1599 de 2005, Beck 3622/2005, guía nacionalización tramites, visión sistémica pública, Decreto 3759 de 2009, Ley 160 de 1994, Ley 13 de 1990, Ley 41
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
Cargo
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Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
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PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN 7.4 Adquisición de Bienes y Servicios 7.4.1 Procesos de Adquisición de bienes y servicios 7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios 7.4.3 Verificación de los productos o servicios adquiridos
Procedimientos documentados de Gestión Logística de Bienes y Servicios y de Gestión de Contratación, Plan de compras, procesos y procedimientos documentados de la gestión contractual según el tope de contratación: Formatos y listas de chequeo para licitaciones y reevaluación de contratistas, Manual de Contratación y Manual de Interventoría y Supervisión, Publicación en la página web de pliegos de condiciones y/o términos de referencia. Actas de inicio y o entrega de productos o servicios, informes de ejecución, formatos de entrada y salida de almacén y software de inventarios. Evidencia de la existencia de los equipos de medición y que cuenten con la certificación de su calibración para los planos topográficos de los procesos relacionados con tierras y soportes de vencimiento de reactivos para pesca y acuicultura .Para distritos de riego soporte de control de calidad en compra de materiales y equipos
1.Subsistema de Control Estratégico 1.2 Componente direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes y programas 2.Subgerencia de Control de Gestión, 2.Componente actividades de control 2.1.3 Controles 2.3 Componente comunicación 2.3.3 Comunicación pública 2.3.1 Comunicación informativa
CÓDIGO D1-PE-ASIG-07 FECHA EDICIÓN 15/09/2010 Página 64 de 111 Presupuesto de funcionamiento e inversión, Plan de compras, Procedimientos documentados de Gestión Logística de Bienes y Servicios y de Gestión de Contratación , Manual de Contratación, Manual de Interventoría y Supervisión, evidencias de publicación de pliegos de condiciones o términos de referencia
Ley 160 de 1994, Ley 13 de 1990, Ley 41 de 1993, Ley 1151 de 2007, Ley 21 de 1991, Ley 872 de 2003, Ley 87 de 1993 Ley 80 de 1993, Ley 142 de 19994, Ley 689 de 2001, Decreto 2170 de 2000, Ley 1150 de 2007, Decreto 066 de 2008, Decreto 2474 de 2008, Decreto 4828 de 2008, Decreto 2020 de 2009, Decreto2447 de 2009, Decreto 3576 de 2009
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
Cargo
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Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
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PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN 7.5 Producción y prestación del servicio 7.5.1 Control de la producción y prestación del servicio 7.5.2 Validación de los procesos de la producción, Identificación y trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 7.5.5 Preservación del producto o servicio /4.2.4
7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición 4.2.4
Caracterización de procesos, Manual de procedimientos, Ficha Técnica de producto, Plan de Inspección, Lista de verificación, Mapa de Riesgos , Matriz seguimiento a indicadores del Sistema. Verificación del mantenimiento de los equipo de medición y que cuenten con la certificación de su calibración de una entidad autorizada para tal fin, procedimiento documentado de revisión de equipos y validación de los planos topográficos de los procesos relacionados con tierras y soportes de vencimiento de reactivos para pesca y acuicultura, pruebas de medición y metrología para distritos de riego, Acta de modificación de obras. Política de relación con los proveedores en código de buen gobierno, Procedimientos documentados de control de documentos y registros y tablas de retención. Plan de mantenimiento de equipos, ficha técnica actualizada de los equipos, procedimiento documentado de mantenimiento de equipos de oficina y de campo, protocolo de control de calibración de equipos, certificación de calibración de autoridad competente. Plan de seguridad informática
CÓDIGO D1-PE-ASIG-07 FECHA EDICIÓN 15/09/2010 Página 65 de 111
2. Subsistema de Control de Gestión 2.1 Componente actividades de control 3.Subsistema Control de Evaluación 3.1 Componente autoevaluación.
Caracterización de procesos, Manual de Procedimientos, Mapa de Riesgos, ficha de indicadores, matriz de indicadores del Sistema, tablero de control de riesgos.
Ley 1151 de 2007 Ley 160 de 1994, Ley 13 de 1990 Ley 41 de 1993, Ley 1151 de 2007, Ley 21 de 1991, Ley 872 de 2003, Ley 87 de 1993, Ley 489 de 1998, Ley 734 de 2002, Ley 909 de 2005, Decreto 1826 de 1994, Decreto 1537 de 2001, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1599 de 2005, Decreto 2913 de 2007, Decreto 4485 de 2009, Decreto 3759 de 2009
2.Subsistema de Control de Gestión 2.1 Componente actividades de control 2.1.3 Controles
Manual de procedimientos, Instructivos y protocolos de manejo todo tipo de equipos, Mapa de riegos y e informes de seguimiento a riesgos
Decreto 2269 de 2008 Capítulo V
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
Cargo
Firma ORIGINAL FIRMADO
Firma ORIGINAL FIRMADO
Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
Firma ORIGINAL FIRMADO
PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN 8. Medición, análisis y mejora 8.1 generalidades.
8.2 Seguimiento y medición. 8.2.1 Satisfacción del cliente. 8.2.2 Auditoría Interna 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto o servicio.4.2.4
Informe de revisión por la dirección y acta de revisión por la dirección, plan de acción como resultado de la revisión , Fichas de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema, matriz de seguimiento a indicadores Encuestas de calificación del servicio, encuesta de beneficiarios, evidencias de estrategias de gobierno en línea, y de atención al ciudadano para las PQR, línea de atención al ciudadano página Web, centro de Atención al ciudadano. Registros de : Programa de auditoría, planes de auditoría , lista de chequeo, actas de inicio y finalización de auditorías e informes de auditoría, procedimiento documentado de auditoría interna de calidad, informes para revisión por la dirección, seguimiento a indicadores de procesos, matriz de indicadores, ficha técnica de producto, plan de inspección y lista de verificación
CÓDIGO D1-PE-ASIG-07 FECHA EDICIÓN 15/09/2010 Página 66 de 111
3. Subsistema de Control de Evaluación
Fichas de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema, matriz de seguimiento a indicadores
2. Subsistema de Control de Gestión 2.1 Componente actividades de control, 2.1.4 Indicadores 2.2.Componente de Información 2.2.1 Información primaria 2.3 Componente de comunicación 2.3.2 Comunicación informativa 2.3.3 Medios de comunicación 3. Subsistema de Control de Evaluación 3.1 Componente autoevaluación 3.1.1 Autoevaluación de control 3.2 Componente evaluación independiente 3.1.2 Autoevaluación de la gestión 3.2.2 Auditoría Interna
Evidencias de seguimiento a encuestas de calificación del servicio, encuesta de beneficiarios, evidencias de estrategias de gobierno en línea, y de atención al ciudadano para las PQR, línea de atención al ciudadano página Web, centro de Atención al ciudadano. Registros de: Programa de auditoría, planes de auditoría, lista de chequeo, actas de inicio y finalización de auditorías e informes de auditoría, procedimiento documentado de auditoría interna de calidad, informes para revisión por la dirección, resultados de la campaña de transparencia, Plan de Medios, página Web actualizada, Publicación de la oferta institucional en diferentes medios, Informes de Gestión, rendición de cuentas, resultados matriz de seguimiento indicadores. Evidencias de medición.
Ley 152 de 1994, Ley 190 de 1995, Art. 54 y 55, Decreto 2232 de 1995 , Art 8 y 9, Ley 87 de 1993, Ley 489 de 1998
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
Cargo
Firma ORIGINAL FIRMADO
Firma ORIGINAL FIRMADO
Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
Firma ORIGINAL FIRMADO
PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN
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8.3 Control del producto y/o servicio no conforme,4.2.4
Procedimiento documentado para el control del producto no conforme, instructivo de control de calidad, registro de identificación y tratamiento de producto no conforme en el formato respectivo por procesos
2.Subsistema Control de Gestión 2.1 Componente actividades de control 2.1.3 Controles
Procedimiento documentado para el control del producto no conforme, instructivo de control de calidad, registro de identificación y tratamiento de producto no conforme en el formato respectivo por procesos
8.4 Análisis de datos , 8.2.1,7.2.1, 8.2.3, 8.2.4
Informe de revisión por la dirección y acta de revisión por la dirección y plan de acción como resultado de la revisión, Estudios para determinar las mejoras del Sistema , Indicadores de Gestión
2. Subsistema de Control de Gestión 2.2 Componente de información 2.2.2 Información secundaria
Informe de auditorías para la revisión por la dirección, evidencias de seguimiento a plan de acción como resultado de la revisión, evidencias de seguimiento a las mejoras del Sistema
8.5 Mejora. 8.5.2 Mejora continua 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva 4.2.4
Procedimientos documentados para acciones correctivas, preventivas y de mejora, Formatos específicos para el registro de las acciones para la eliminación de las causas , su seguimiento y eficacia de las mismas , seguimiento a plan de acciones como revisión de la alta dirección, resultados de seguimiento a identificación y tratamiento de productos no conformes ,acciones correctivas, preventivas y de mejora por procesos
2.Subsistema de Control de Gestión 2.1 Componente actividades de control 2.1.3 Controles 3.Subsistema de Control de Evaluación 3.1.1 Plan de mejoramiento institucional 3.1.2 Plan de mejora funcional o por proceso 3.1.3 Plan de Mejora individual
Evidencias de seguimiento y retroalimentación a planes de mejora Institucional, por procesos o funcional e individual .Evidencias de seguimiento a encuestas de calificación del servicio, encuesta de beneficiarios, evidencias de estrategias de gobierno en línea, y de atención al ciudadano para las PQR, línea de atención al ciudadano página web, centro de Atención al ciudadano. evidencias de seguimiento al plan de actividades de la revisión por la alta dirección
Ley 152 de 1994,Ley 87 de 1993,
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
Cargo
Firma ORIGINAL FIRMADO
Firma ORIGINAL FIRMADO
Subgerente de Planificación e Información
Subgerente de Planificación e Información
Firma ORIGINAL FIRMADO
PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN
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6.6 Glosario Los términos utilizados por el Sistema de Gestión de Calidad se encuentran establecidos en la norma NTCGP1000:2009, así mismo se tienen en cuenta aspectos relacionados con el desempeño de los diferentes procesos de la entidad los cuales se describen a continuación: Acción correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción preventiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Acompañamiento: Verificación de las aplicaciones que hacen las comunidades frente a los modelos seleccionados de manera presencial y sobre sus proyectos. Actividad. Agrupación de tareas que hacen parte de un proceso. Sujeto u objeto que tiene la capacidad de originar un evento. Acuerdo Sectorial de Competitividad. Documento de concertación entre el sector público y privado para el diseño, adopción e implementación de un conjunto de estrategias y acciones conducentes a lograr competitividad interna y externa de la cadena productiva forestal.
Actividad Pesquera. Proceso que comprende la investigación, extracción, cultivo, procesamiento, comercialización de los recursos pesqueros. Adecuación de Tierras. Construcción de obras de infraestructura destinadas a dotar un área determinada con riego, drenaje o protección contra inundaciones con el propósito de aumentar la productividad del sector agropecuario. Asamblea General. Es el órgano donde reside la soberanía de la asociación y esta compuesta por todos los socios. Deben reunirse al menos una vez al año, con carácter ordinario, para aprovechar las cuentas del año que termina, y el presupuesto del año. Las sesiones extraordinarias se celebran para la modificación de estatutos y para todo aquello que se prevea en ellos. ADR - Área de Desarrollo Rural. Son unidades de planificación, que mantienen identidad al compartir características relativamente homogéneas que las diferencian de otras, lo cual permite al instituto focalizar sus intervenciones misionales con formas e intensidades diferenciadas, de acuerdo a la dotación de recursos y factores, nivel de desarrollo y tipos de conflictos. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Alta dirección. Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización. Ambiente. Entorno, contexto. Área de Influencia. Localidades, municipios, departamentos o regiones que son afectadas directa o indirectamente por un proyecto. Asesoría Presentar modelos orientados a la autogestión de las comunidades rurales con alternativas para su elección y participación. Asociación. Grupo e personas para realizar una actividad colectiva de una forma estable, organizadas democráticamente, sin ánimo de lucro y para efectos de su constitución. Asociación de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras. Son personas jurídicas de derecho privado, de carácter corporativo, de objeto especial y sin animo de lucro y para efectos de su constitución, organización, funcionamiento, designación de sus miembros, se regirá en lo pertinente por el Titulo XXXVI del libro 1º del Código Civil, Decreto 1380 de 1995 y demás normas concordantes y pertinentes Auditoría. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la revisión y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. Autocontrol. Capacidad de controlarse uno mismo. Autogestión. Capacidad institucional para coordinar las acciones que le permiten cumplir con el Mandato Constitucional y con las competencias y normas que la rigen. Autonomía. Facultad para gobernar las propias acciones sin ofender a otro. Autorregulación. Capacidad institucional para reglamentar, con base en la Constitución y las leyes, los asuntos propios de cada función. Baldío. Son baldíos, y en tal concepto pertenecen a la Nación, todas las tierras situadas dentro de los límites territoriales del país que carecen de otro dueño, y las que habiendo sido adjudicadas con ese carácter, hubieren vuelto al dominio del Estado por causas legales. Beneficiarios Medianos y pequeños productores rurales que requieren los servicios del Incoder. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Beneficiario de un proyecto de Adecuación de Tierras. Se define como beneficiario de un proyecto de Adecuación de Tierras a toda persona natural o jurídica que explote en calidad de dueño, tenedor o poseedor acreditado con justo título, un predio en el área del proyecto. BPIN -Banco de Proyectos y Programas de Inversión Nacional. Sistema de información del Departamento Nacional de Planeación –DNP-en el cual se registran los proyectos que son susceptibles de ser financiados con recursos del Presupuesto General de la Nación. Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Campesino. Hombre o mujer que vive y trabaja en el campo Capacitación. Servicio que ofrece el Instituto a los pobladores rurales con el propósito de promover su autogestión y hacer conocer la oferta institucional, el cual lo puede hacer directamente o por medio de operadores. Causa. Origen o razón de algo que llamamos Efecto. En el componente Administración de Riesgos: es el motivo o razón por la que se genera un riesgo. Cliente. Organización o persona que recibe un producto o servicio. CMDR -Consejo Municipal de Desarrollo Rural. Es la instancia de concertación entre las autoridades locales, las comunidades rurales y las entidades públicas, en materia de desarrollo rural. CNE –Consejo Nacional de Estupefacientes. Encargado de formular, para su adopción por el Gobierno Nacional, las políticas, planes y programas que las entidades públicas y privadas deben adelantar para la lucha contra la producción, comercio y uso de drogas que producen dependencia. Así mismo propone medidas para el control de uso ilícito de drogas. Código de Buen Gobierno. Disposiciones voluntarias de autorregulación de quienes ejercen el gobierno de las entidades, que a manera de compromiso ético buscan garantizar una gestión eficiente, íntegra y transparente en la administración pública. Código de Ética. Documento de referencia para gestionar la ética en el día a día de la entidad. Está conformado por los principios, valores y directrices que en coherencia con el Código de Buen Gobierno, todo servidor público de la entidad debe observar en el ejercicio de su función administrativa. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Cofinanciación. Recursos de terceros reembolsables o no reembolsables (donación o subsidios) para apoyar económicamente o en bienes o servicios la ejecución de un proyecto. Los recursos de contrapartidas corresponden a aportes públicos no reembolsables que se exigen para asegurar apoyo institucional a un proyecto (de carácter complementario). Comercialización. Es la fase de la actividad pesquera que consiste en la transferencia de los productos pesqueros con el objeto de hacerlos llegar al mercado nacional e internacional. Comité de Buen Gobierno. Instancia organizacional encargada de ejercer la veeduría sobre el cumplimiento del Código de Buen Gobierno, y facultada en el tema de la prevención y manejo de los conflictos de interés dentro de la entidad.
Comité de Ética. Instancia organizacional encargada de promover y liderar el proceso de implantación de la gestión ética de la entidad. Comité de Ordenamiento Pesquero. Es el comité establecido con la participación de todos los entes para implementar los planes de ordenamiento pesquero. Competencia. Capacidad legal para hacer algo. Componente. Agrupación de elementos que hace parte de un subsistema. Comunidad. De acuerdo con el Art. 2º, inciso del decreto 2164 de 1.995 se entiende por comunidad, pueblo o parcialidad indígena, el grupo o conjunto de familias de ascendencia amerindia, que tienen conciencia de identidad y comparten valores, rasgos, usos y/o costumbres de su cultura, así como formas de gobierno, control social, Sistemas normativos propios que las distinguen de otras comunidades. Tengan o no, títulos de propiedad o que no puedan acreditarlos, o que sus resguardos fueron disueltos, divididos o declarados vacantes. Comunidades indígenas. Grupo poblacional que por sus características de cultura, prácticas lingüísticas, de religión, costumbres, etc., reclaman para si, una estructura social, política y territorio autónomos. Comunidades negras. Conjunto de familias de ascendencia afro colombiana que poseen una cultura propia, comparten una historia y tienen sus propias tradiciones y costumbres dentro de la relación campo-poblado, que revelan y conservan conciencia e identidad que las distinguen de otros grupos étnicos . (Ley 70 de 1993, Artículo 2, numeral 5) Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Consejo comunitario. Instrumento de diálogo entre el gobierno y las comunidades para efectos de la transparencia en la gestión institucional CONSEA Consejo Seccional de Desarrollo Agropecuario. Instancia departamental de coordinación de las prioridades y de concertación entre las autoridades, las comunidades rurales y los organismos y entidades públicas y privadas para los programas y proyectos de desarrollo rural, en concordancia y armonía con las prioridades establecidas en los planes de desarrollo nacional y departamental. Contexto estratégico. Conjunto de circunstancias internas y externas que pueden afectar a la entidad positiva o negativamente con relación al cumplimiento de sus objetivos. Control ciudadano. Forma de participación que permite a los particulares influir lícitamente sobre las condiciones de modo, tiempo y lugar en que el Estado lleve a cabo sus actividades. Control. Actividad de monitorear los resultados de una acción y tomar medidas para hacer correcciones inmediatas y medidas preventivas para evitar eventos indeseables en el futuro. Conveniencia. Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. Convocatoria. Es la norma reguladora de todo concurso y obliga tanto a la administración como a los participantes. Contrato de asignación o tenencia provisional. Contrato mediante el cual el INCODER entrega en forma provisional o temporal la tierra, a quienes acrediten los requisitos para ser beneficiarios de programas de reforma agraria, previa definición de un proyecto productivo de carácter empresarial que se comprometen a desarrollar durante la vigencia del contrato, que no podrá ser superior a cinco años. Contrato de operación y funcionamiento. Contrato accesorio a la adjudicación mediante el cual el beneficiario garantiza el destino y eficiencia del subsigo integral, comprometiéndose a desarrollar un proyecto productivo durante un período no inferior a cinco años. Control. El control consiste en la atribución del INCODER, para ordenar los correctivos necesarios para subsanar una situación crítica de orden jurídico, contable, económico o administrativo de cualquier Asociación de Usuarios de los Distritos de Riego. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Cofinanciación. Recursos de terceros reembolsables o no reembolsables (donación o subsidios) para apoyar económicamente o en bienes o servicios la ejecución de un proyecto. Los recursos de contrapartidas corresponden a aportes públicos no reembolsables que se exigen para asegurar apoyo institucional a un proyecto (de carácter complementario). Comercialización. Actividades o técnicas destinadas a facilitar la venta de los productos. Incluye la investigación de mercados, distribución, promoción, administración comercial, etc. Consejo de Desarrollo Rural de los territorios Indígenas. Instancia de concertación entre las autoridades indígenas, las comunidades y los organismos y entidades públicas en materia de desarrollo rural, en concordancia y armonía con sus planes de vida. Decomiso. Es el acto de incautar o privar de las posesiones o bienes sin compensación. Pena accesoria a la principal consistente en la aprehensión del producto del delito o falta Desplazado. Persona que se ha visto forzada a migrar dentro del territorio nacional , abandonando su localidad de residencia o actividad económica habituales, porque su vida, su integridad física, su seguridad o libertad personales han sido vulneradas o se encuentran directamente amenazadas por causa de un conflicto armado , disturbios y tensiones interiores, violencia generalizada, violaciones masivas de derechos humanos , infracciones de derecho internacional humanitario u otras circunstancias emanadas de las situaciones anteriores, que puedan alterar o alteren el orden público y se ve obligada a abandonar su lugar de vivienda en la zona rural y migrar a las ciudad en busca de seguridad. Directrices. Guías de acción. Instrucciones o normas generales para la ejecución de algo. Diseños. Documento resultante de la aplicación de un nuevo producto o servicio. Distrito de riego: Obra de infraestructura dedicada a la adecuación de tierras con el fin de dotar un área de terreno con riego, drenaje o protección contra inundaciones y que facilita la actividad agropecuaria. Distrito de Adecuación de Tierras. La delimitación del área de influencia de obras de infraestructura destinadas a dotar un área determinada con riego, drenaje o protección contra inundaciones; para los fines de gestión y manejo, se organizará en unidades de explotación agropecuaria bajo el nombre de Distrito de Adecuación de Tierras. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Drenaje y protección contra inundaciones. Son obras de adecuación para drenaje y protección contra inundaciones, que no incluyen el componente de riego. Drenaje. Proyectos destinados al drenaje de las aguas, que no incluyen un componente de riego y donde no se presentan inundaciones por desbordamientos de cauces que requieran obras de protección. Documento. Información y su medio de soporte. Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Efecto ambiental. Consecuencias positivas o negativas sobre los distintos elementos naturales, que puedan derivarse de las acciones de una entidad. Eficacia. Cambio logrado en la situación de la comunidad como resultado del producto de un proceso, en relación con las metas y los objetivos de la entidad. Relación entre el valor agregado de un producto y su costo. Se presenta en el producto y su impacto o sea a la salida del proceso. Eficiencia. Relación entre el costo de los recursos utilizados en un proceso y el valor del producto obtenido. Se presenta dentro del proceso. Elemento. Agrupación de factores que hace parte de un componente. Empresa comunitaria. Forma asociativa de personas o familias que deciden diseñar, ejecutar y gestionar proyectos y recursos para beneficio común. Enfoque basado en procesos. Identificación y gestión sistemática de los procesos empleados y cuyas interacciones se conocen como: enfoque basado en procesos. Entorno. Ambiente, contexto. Lo que rodea; territorio o conjunto de lugares que rodean a otro. Estatutos. Son las reglas fundamentales del funcionamiento de una asociación y pese a no poseer el carácter de norma jurídica son vinculantes para los socios, pues se sometieron a ellos de forma voluntaria al ingresar en la asociación. Estrategia. Esquema específico de utilización de los recursos con miras a alcanzar objetivos a largo plazo.
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Evaluación de riesgos. Factor del elemento Valoración del Riesgo que muestra el procedimiento para definir cuando puede aceptarse o no el riesgo, de acuerdo con su frecuencia e impacto. Factor crítico de éxito. Variable o aspecto clave de un proceso o proyecto de cuyo resultado depende el éxito o el logro de los objetivos del proceso o proyecto. Factibilidad. Constituye la etapa más importante para definir la ejecución, rechazo o aplazamiento del proyecto, por cuanto en ella se establece la viabilidad o inconveniencia técnica, económica, social y ambiental de proyecto. Factor. En el componente Administración de Riesgos: algo que contribuye, conjuntamente con otros elementos, a que se produzca un efecto determinado. Financiación. Se define como el anticipo por necesidades de dinero en el tiempo comprometiendo excedentes futuros, para desarrollo de un proyecto. Focalización. Priorización social y geográfica de acciones para hacer más eficiente el gasto social rural. Funcionamiento de una asociación. Una vez creada la asociación, registrada su Acta Fundacional y sus Estatutos, tema que mas adelante se explica las asociaciones deben llevar al día los libros de actas, el libro de socios, y los libros de contabilidad. Fundamentos. Interno.
Bases sobre las cuales descansa o se soporta el Sistema de Control
Gobernabilidad. Conjunto de condiciones que hacen factible al director de una entidad el ejercicio real del poder que formalmente se le ha entregado para el cumplimiento de los objetivos y fines bajo la responsabilidad de su cargo. Guía. Documento que describe de manera secuencial los pasos a seguir para la operación de un Sistema de información. Identificación o Reconocimiento. Se efectúa primero el contacto con los solicitantes del proyecto, se recolecta la información existente, se hace un reconocimiento de campo, se analiza la información para elaborar un perfil del proyecto, dando como resultado la posibilidad de continuar o no con la siguiente etapa. Impacto. Cambio logrado en la situación de la comunidad como resultado del producto de un proceso. Es el nivel más elevado o la finalidad última del proceso y donde se genera la totalidad de los beneficios previstos. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Incentivos. Estímulo que se ofrece a una persona, grupo o sector de la economía con el fin de elevar la producción y mejorar los rendimientos. Indicadores. Parámetro de medición para valorar, analizar y evaluar el comportamiento de variables. Infracción. Es toda acción u omisión que constituya violación de las normas contenidas en la Ley 13 de 1990 y en todas las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia. Inspección. La inspección consiste en la atribución del INCODER, para solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, en la forma, detalle y término que ella determine, la información que requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier Asociación de Riego. Instructivo. Documento que describe en forma detallada como desarrollar una actividad dentro de un procedimiento. Insumos. Entradas del proceso, necesarias para la elaboración un producto. Junta Directiva Asociación Usuarios. Es el órgano de representación encargado de gestionar diferentes aspectos requeridos para el funcionamiento de la Asociación, y sus facultades se extenderán, con carácter general, a todos los actos propios de las finalidades de la Asociación, siempre que no requiera, conforme a los estatutos, autorización expresa de la Asamblea General. Macroproceso. Agrupación de procesos de una organización. Manual de calidad. Documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad de una entidad. Matriz. Conjunto de cantidades dispuestas ordenadamente en filas y columnas formando un cuadrado o un rectángulo, de modo que la posición de cada elemento en la matriz define las operaciones que hay que realizar con él en el problema que se trata. Mecanismo. Manera de producirse una actividad, una función o un fenómeno. MECI. -Modelo Estándar de Control Interno. Modelo establecido por el Estado para sus entidades mediante el Decreto 1599 de 2005. Proporciona una estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación, con el fin de mejorar el desempeño institucional. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Medición de gestión. Conjunto de instrumentos que permiten monitorear en forma continua, las variables que son claves críticas para el logro de los objetivos de una entidad. Meta. Resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar hacia el cumplimiento de un objetivo. Su medición debe hacerse en términos de tiempo, cantidad y, si es posible, calidad. Método Modo estructurado y ordenado de obtener un resultado, descubrir la verdad y Sistematizar los conocimientos. Metodología. Manera sistemática de hacer cierta cosa. Misión. Definición del quehacer de la Entidad. Mujer campesina. Mujer jefe de hogar, y las que se encuentren en estado de desprotección social y económica por causa de la violencia, el abandono o la viudez y carezca de tierra propia o suficiente. (Ley 16/1994, Art.24, Inc.2º) Normas. Regla de obligado cumplimiento. Regla sobre la manera como se debe hacer o está establecido que se haga cierta cosa. Objetivo de la calidad. Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. Objetivo. Enunciado de un estado deseado hacia el cual está dirigido un proyecto, programa o plan. Se debe formular en términos de mejora de la situación de una población. El objetivo determina la orientación que se le debe dar a las tareas, actividades y procesos para cumplir con los propósitos de la entidad y del Estado.
Pesca Lacustre. La que se ejerce en depósitos de aguas naturales o artificiales, sean esta dulces o salobres. Pesca Comercial. La que se lleva a cabo para obtener beneficio económico. Pesca Continental. Es la captura de peces que se realiza en medios fluviales o lacustres. Pesca costera. Cuando se efectúa a una distancia no mayor de una milla náutica de la costa.
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Pesca de Altura. Cuando se lleva a cabo a más de doce millas de la costa. Pesca de bajura. La que se realiza con embarcaciones a una distancia no menor de una milla ni mayor de doce millas náuticas de la costa. Pescador. Se denomina pescador a toda persona que habitualmente se dedique a la extracción de recursos pesqueros cualesquiera sean los métodos lícitos empleados para tal fin. Pesquerías. Cuando sobre la base de principios de captura definidos, determinadas actividades de pesca son ejecutadas con medios específicos y con cierta regularidad. Plan de Acompañamiento. Es una herramienta para la planificación de las intervenciones del INCODER, que concreta el apoyo a las comunidades rurales, mediante la gestión integral de apoyos dirigidos al fortalecimiento de los procesos sociales, organizativos y productivos, que se desarrollan en las comunidades beneficiarias de las acciones del instituto. POP Plan de Ordenamiento Pesquero. Instrumento mediante el cual la autoridad pesquera define políticas y estrategias para la ordenación y ordenamiento de la pesca y/o la acuicultura en determinado ecosistema productivo. Planes Etnodesarrollo. Documento que contiene las estrategias enmarcadas dentro de la legislación de las comunidades negras para implementar procesos que conduzcan a la generación del desarrollo dentro de sus tradiciones y costumbres. Plan. Proyecto, programa de las cosas que se van a hacer y de cómo hacerlas. Políticas. Principios que sirven de guía y dirigen los esfuerzos de una organización para alcanzar sus objetivos. Principios Éticos. Creencias básicas sobre la forma correcta como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo, desde las cuales se erige el Sistema de valores éticos al cual la persona o el grupo se adscriben. Principios. Normas o ideas fundamentales que rigen la conducta de los seres humanos. Procedimiento. Método o Sistema estructurado para ejecutar algunas cosas. Acto o serie de actos u operaciones con que se hace una cosa.
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Proceso. Conjunto de actividades que realiza una organización, mediante la transformación de unos insumos, para crear, producir y entregar sus productos, de tal manera que satisfagan las necesidades de sus clientes. Producción. Creación de un bien o servicio mediante la combinación de factores necesarios para conseguir satisfacer la necesidad creada. Producto. Resultado concreto que genera un proceso para alcanzar su objetivo más inmediato. Puede ser un bien, un servicio, cambios en calidad, cambios de eficiencia, etc. Propósito. Objeto, mira, cosa que se pretende conseguir. Proveedor. Organización o persona que proporciona un producto o servicio Proyecto productivo. Plan de actividades e inversiones que incluye, entre otros aspectos, la descripción técnica del proceso productivo, el análisis de mercado y su rentabilidad, la estrategia de comercialización, el presupuesto, y, en caso de ser necesario, las fuentes complementarias de financiación. Proyectos de Gran Escala. Los que disponen de áreas superiores a 5.000 has. Proyectos de Mediana Escala. Los que se desarrollan en áreas mayores de 500 has pero que no excedan las 5.000 has. Proyectos de Pequeña Escala. Los que disponen áreas iguales o inferiores a 500 has. Queja. Expresión de insatisfacción con la conducta o la acción de los servidores públicos o de los particulares que llevan a cabo una función estatal. Reclamo. Es la expresión de insatisfacción referida a la prestación de un servicio o la deficiente atención de una autoridad pública. Recursos naturales del distrito de adecuación de tierras. Los recursos naturales son las aguas, los suelos, el aire, la flora y la fauna nativa e introducida, así como los ecosistemas estratégicos, sensibles o críticos que se encuentran dentro del área del distrito o en su cuenca de captación
Recursos pesqueros. Es toda aquella parte de los recursos hidrobiológicos susceptible de ser extraída o efectivamente extraída, sin que se afecte su capacidad de renovación, con fines de consumo, ornamentales, procesamiento, estudio y obtención de cualquier otro beneficio. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia o soporte de actividades desempeñadas. Rendición de Cuentas. Deber legal y ético de todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados, y los respectivos resultados, en cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. Requisito. Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria. Riesgos. Posibilidad de ocurrencia de eventos tanto internos como externos que pueden afectar o impedir el logro de os objetivos institucionales de una entidad, entorpeciendo el desarrollo normal de sus funciones. Seguimiento. Proceso Mediante el cual se recopilan sistemáticamente y con cierta regularidad los datos referidos el desarrollo de un programa a lo largo del tiempo. Proceso de recopilación de información para controlar los resultados con arreglo a determinados criterios. Servidores públicos. Son los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. SIGOB – Sistema de Gestión de Metas Presidenciales. Sistema de información integrado que permite el seguimiento a las metas establecidas por las entidades del Gobierno Nacional. Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito. Sistema Nacional de Desarrollo Rural. Mecanismo de planeación, coordinación, ejecución y evaluación de las actividades que desarrollan los organismos del Estado para mejorar el ingreso y calidad de vida de los habitantes del sector rural. Sistema Pesquero y Acuícola. Conjunto de componentes básicos (hábitat, recurso, extracción, producción, procesamiento, comercialización y distribución, consumo y bienes y servicios) interrelacionados entre si, generando un Sistema de extracción y producción inserto a su vez dentro del Sistema Pesquero y Sistema Económico Nacional. Socializar. Compartir la información con todos los funcionarios del grupo al que pueda interesar. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Subsidio. Aporte estatal que se otorga a favor de los pequeños productores y trabajadores del sector rural para facilitar su acceso a los factores productivos. Subsistema. Agrupación de Componentes que hace parte de un Sistema. Tarea. Parte de una Actividad. Transparencia. Principio que subordina la gestión de la entidad a las reglas que se han convenido y que expone la misma a la observación directa de los grupos de interés. UAF -Unidad Agrícola Familiar. Se entiende por UAF la empresa básica de producción agrícola, pecuaria, acuícola o forestal cuya extensión conforme a las condiciones agrológicas de la zona y con tecnologías adecuadas permita a la familia remunerar su trabajo y disponer de un excedente capitalizable. Usuario del distrito. Es usuario de un Distrito de Adecuación de tierras toda persona natural o jurídica que explote en calidad de dueño, tenedor o poseedor, acreditado con justo título, un predio en el área de dicho distrito. En tal virtud, debe someterse a las normas legales o reglamentarias que regulen la utilización de los servicios, el manejo y conservación de las obras y la protección y defensa de los recurso naturales. Validación proyecto. Documento de socialización para la concertación y aceptación de la comunidad interesada de un proyecto. Valor agregado. Mejoras en las condiciones de la comunidad que resultan del proceso. Es equivalente a Impacto. Valor Ético. Forma de ser o de actuar para llevar a la práctica los principios éticos. Valoración de riesgos. Es un Elemento del Componente Administración de Riesgos que comprende el conjunto de acciones por las cuales se estima la magnitud de los riesgos (frecuencia e impacto), y se evalúan para determinar si pueden aceptarse o no.
Veda. Es la restricción total o temporal de la explotación de una o más especies en un área determinada. Igualmente, se denomina área de reserva la zona geográfica seleccionada y delimitada en la cual sé prohíbe o se condiciona la explotación de determinadas especies o recursos Viabilización proyecto. Proceso calificado de cumplimiento técnico-productivo, económico, financiero, ambiental, socio-empresarial y operativo de un proyecto dentro de principios de coherencia, eficiencias y pertinencia respecto a la información involucrada en el mismo. Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Validación proyecto. Documento de socialización para la concertación y aceptación de la comunidad interesada de un proyecto. Vigilancia. La vigilancia consiste en la atribución del INCODER para que las Asociaciones de Usuarios de los Distritos de Riego, en su conformación, funcionamiento y en el desarrollo de su objeto social, se ajusten a la ley y a los estatutos. La vigilancia se ejercerá en forma permanente. Visión. Establece el deber ser de la entidad en un horizonte de tiempo, desarrolla su misión e incluye el plan de gobierno de su dirigente, que luego se traduce en plan de desarrollo de la entidad. ZDE - Zona de Desarrollo Empresarial. Área baldía, que se delimita con el fin de adjudicar en tamaños mayores de la UAF a empresas especializadas del sector agropecuario bien sean nacionales o extranjeras, para propiciar la inversión de capital privado, a través de proyectos productivos agrarios sostenibles. ZRC - Zona de Reserva Campesina. Su objetivo principal es el de organizar el territorio como garantía de permanencia, conservación y mejoramiento de sus activos naturales, económicos, sociales y culturales, y poder convertirlos en ventajas competitivas, con el esquema de sustentabilidad y sostenibilidad.
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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6.7 Caracterizaciones
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Cargo Profesional Especializado
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Subgerente de Planificación e Información
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Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Subgerente de Planificación e Información
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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Subgerente de Planificación e Información
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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8. Anexos
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
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Subgerente de Planificación e Información
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Cargo Profesional Especializado
Cargo
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Subgerente de Planificación e Información
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Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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HISTORIAL DE CAMBIOS Versión
Fecha
01 02 03 04
10/07/2007 26/12/2007 Enero/2008 06/05/2008
05 06 07
Descripción
Primera versión del documento Ajuste Institucional Ajuste Institucional Ajuste Institucional, Aplicación ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2004 Junio/2008 Ajuste Institucional, Aplicación ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2004 Octubre/2009 Ajuste Institucional, Aplicación ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2004 15/09/2010 Aplicación ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009
Elaboró Gloria Inés Orozco Tórres
Revisó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
Aprobó Juan Carlos Zambrano Arciniegas
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