UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

TRABAJO PROFESIONAL

QUE PARA OB OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN

P R E S E N T A:

VIOLETA PORRAS HERNÁNDEZ

ASESORA: M.C.E. ROSA MARÍA OLVERA MEDINA

CUAUTITLAN IZCALLI, EDO. DE MEX.

2012

Dedicatorias A Dios. Por llenar mi vida de bendiciones y permitirme lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor. A mi madre. Por darme la vida y por estar siempre conmigo, por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, por los valores inculcados, por la motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero más que nada, por su amor. A mis abuelitos. José Hernández (†) y Trinidad Castañeda, por su infinito amor y cariño con el que me educaron y me enseñaron a ser una persona de bien. A mi hermana Gabriela. Por estar siempre a mi lado y apoyarme en todo momento, por darme la dicha de un ahijado tan hermoso como lo es Maximiliano. A Axel, mi cuñado por toda su paciencia y apoyo. A toda mi familia. Quisiera nombrarlos a cada uno, pero somos muchos, y no me gustaría olvidar a alguno, a todos y cada uno de ustedes, les dedico este logro, por su cariño y apoyo, los quiero. A mi amiga Ana. Por estar conmigo todo este tiempo, donde hemos vivido momentos felices y tristes, por el apoyo invaluable durante nuestra formación profesional, de corazón gracias a ti y a toda tu familia.

A mi amiga Karla. Por todo el apoyo incondicional brindado durante estos años, en los que hemos compartido momentos felices y tristes, gracias. A mis compañeros del Servicio Postal Mexicano. Por su cariño y apoyo, por todas esas palabras de aliento, que me motivaron a concluir esta etapa de mi vida, en especial a la C.P. Adriana Y. Villafuerte por su invaluable apoyo. A mis profesores. En especial a mi asesora M.C.E. Rosa María Olvera Medina por su gran apoyo y motivación para la culminación de mis estudios profesionales y para la elaboración del presente Trabajo de Titulación; a mi jurado, M.C.E. María del Carmen Pérez Castillo, M.P.D. Rogelio Moisés Sánchez Arrastio, M.C.E. Araceli Georgina Campos Carreón y L.A. Sandro Flores Álvarez, por el apoyo brindado. A la Universidad Nacional Autónoma de México. En especial a la Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán, por permitirme ser parte de la Máxima Casa de Estudios y contribuir en mi desarrollo profesional.

“Por mi raza hablará el espíritu”

INDICE Introducción………………………………………………………………………………………………………………………………

3

Capítulo 1 Servicio Postal Mexicano. 5 1.1 Antecedentes………………………………………………………………………………………………………… 1.2 Misión, Visión y Objetivos………………………………………………………………………………… 6 8 1.3 Estructura Orgánica…………………………………………………………………………………………… 9 1.4 Órgano Interno de Control………………………………………………………………………………. 1.4.1 Misión y Visión del Órgano Interno de Control…………………………… 10 1.4.2 Estructura Orgánica del Órgano Interno de Control………………… 11 Capítulo 2 Proceso Administrativo. 2.1 Previsión…………………………………………………………………………………………………………………. 2.2 Planeación……………………………………………………………………………………………………………… 2.3 Organización…………………………………………………………………………………………………………. 2.4 Integración……………………………………………………………………………………………………………… 2.5 Dirección…………………………………………………………………………………………………………………. 2.6 Control……………………………………………………………………………………………………………………….

13 14 15 15 16 17

Capítulo 3 Vinculación del Proceso Administrativo con la Auditoría Gubernamental. 3.1 Vinculación de la Previsión con la Auditoría Gubernamental…………. 3.1.1 Programa Anual de Auditorías…………………………………………………………… 3.1.2 Orden de Auditoría………………………………………………………………………………….. 3.1.3 Acta de Inicio de la Auditoría………………………………………………………………. 3.1.4 Oficios de Requerimiento de Información.……………………………………

19 19 23 24 25

3.2 Vinculación de la Planeación con la Auditoría Gubernamental. 3.2.1 Planeación General………………………………………………………………………………… 3.2.1.1 Carta Planeación…………………………………………………………………………. 3.2.1.2 Cronograma de Actividades……………………………………………………. 3.2.1.3 Fuerza de Trabajo……………………………………………………………………….. 3.2.2 Planeación Detallada……………………………………………………………………………… 3.2.2.1 Estudio y evaluación del Control Interno……………………………

27 27 30 32 35 35

1

3.3 Vinculación de la Organización con la Auditoría Gubernamental. 3.3.1 Fases de la Auditoría……………………………………………………………………………… 3.3.2 Técnicas de Auditoría…………………………………………………………………………….

37 39

3.4 Vinculación de la Integración con la Auditoría Gubernamental. 3.4.1 Cédulas de trabajo………………………………………………………………………………….. 41 3.5 Vinculación de la Dirección con la Auditoría Gubernamental. 3.5.1 Cédulas de Observaciones…………………………………………………………………. 44 3.5 Vinculación del Control con la Auditoría Gubernamental. 3.6.1 Seguimientos……………………………………………………………………………………………… 47 3.6.2 Sistema de Información Periódica (SIP)………………………………………. 50 Capítulo 4 Análisis y Discusión…………………………………………………………………………………….… 51 Capítulo 5 Recomendaciones…………………………………………………………………………………………. 54 Capítulo 6 Conclusiones……………………………………………………………………………………………………. 55

2

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como objeto describir el desempeño de mi trabajo como Auditora en el Órgano Interno de Control en el Servicio Postal Mexicano, y con él obtener mi título profesional, de Licenciada en Administración. Como

estudiante

de

la

Licenciatura

en

Administración

y

desarrollándome profesionalmente en Auditoría Interna, un empleo con perfil de Licenciado en Contaduría, quise vincular las actividades que desarrollo

en

mi

desempeño

profesional,

con

el

“Proceso

Administrativo”, y con ello, realizar la descripción de mis funciones de una forma más ordenada. En primera instancia, hablaré del Servicio Postal Mexicano, de sus principales funciones, su misión, visión y objetivos, mostraré también su Estructura Orgánica, en la cual se muestra la posición que ocupa el Órgano Interno de Control, al que me encuentro adscrita, y él cual no depende funcionalmente del Servicio Postal Mexicano, sino de la Secretaría de la Función Pública, el Órgano Interno de Control tiene como principal función el fiscalizar las actividades del Organismo al que pertenezca, describiendo en el presente trabajo un poco más a detalle dichas funciones. Retomaré los seis elementos que considera Agustín Reyes Ponce, como los más útiles del proceso Administrativo, en su libro Administración Moderna (Limusa, 2012), describiéndolos brevemente, para posteriormente vincularlos con mis actividades como Auditora en el Servicio Postal Mexicano.

3

Las actividades que desempeño como Auditora, son de forma cíclica, esto es, que cada tres meses inicia el proceso de la Auditoría y al término de ésta, inicia una nueva, realizando las mismas actividades cada trimestre, de inicio a fin. Proceso que será descrito en el presente trabajo, detallando las actividades que se desarrollan en cada una de las Auditorías realizadas.

4

CAPÍTULO 1. SERVICIO POSTAL MEXICANO 1.1 Antecedentes. El

Servicio

Postal

Descentralizado

de

Mexicano la

(SEPOMEX),

Administración

es

Pública

un

Organismo

Federal,

con

personalidad jurídica y patrimonio propio, creado por Decreto Presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federación el 20 de agosto de 1986, cuyo objeto principal es la prestación del servicio público de correos y de los servicios diversos que conforme a las disposiciones legales le corresponden. Son funciones principales entre otras del Servicio Postal Mexicano las siguientes: Prestar el servicio público de correos. Programar, organizar, operar y controlar, ajustándose a los programas sectoriales respectivos, la prestación del servicio público de correos y diversos a su cargo, que se encuentren establecidos

en

las

Leyes,

normatividad,

convenios

internacionales vigentes y demás ordenamientos jurídicos relativos y aplicables. Realizar los estudios técnicos y económicos necesarios para proponer a la junta directiva para su aprobación, los montos de las tarifas aplicables a los servicios que proporciona.

5

1.2 Misión, Visión y Objetivos del Servicio Postal Mexicano.

1.2.1 Misión Proporcionar de manera eficiente y confiable a la población, el servicio postal universal, que facilite la comunicación, favorezca el comercio y promuevan el desarrollo socioeconómico de México.

1.2.2 Visión Ser una institución eje de las comunicaciones, moderna, autosuficiente y competitiva, que atienda a través de la red postal a todas las poblaciones del país, sirviendo como un integrador comunitario que fomente su desarrollo socioeconómico.

1.2.3 Objetivos 1. Incrementar la cobertura y oferta de servicios del Correo, para garantizar el acceso a una diversidad de servicios postales, ajustando la oferta a las necesidades de la sociedad. 2. Modernizar la gestión del servicio postal, para lograr una operación más eficiente e incrementar la calidad de sus servicios y productos. 3. Mejorar la seguridad y supervisión de los procesos operativos, para garantizar la integridad, valor y confidencialidad de la correspondencia y envíos, así como las condiciones físicas y operativas de la infraestructura postal. 6

4. Generar los recursos suficientes para impulsar al Correo a convertirse en una Institución autosuficiente y competitiva. 5. Fortalecer la organización y administración de los recursos humanos, financieros, materiales y de tecnología, para lograr que la operación del servicio público de correos y diversos, sea transparente, eficiente y eficaz. 6. Promover los servicios filatélicos a nivel nacional e internacional a fin de posicionar a la filatelia mexicana, proporcionando un servicio eficaz, eficiente y de calidad entre los coleccionistas, filatelistas y público en general; para mejorar la difusión de la cultura y los valores.

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Dirección Corporativa Corporativa Comercial

Dirección Corporativa de Administración y Finanzas

Dirección Regional Sur

Dirección Corporativa de Logística e Información y Tecnología

Dirección Regional Centro

Dirección Corporativa de Asuntos Internacionales

DIRECCIÓN GENERAL

Dirección Regional Norte

Dirección Corporativa de Planeación Estratégica

Dirección Metropolitana

Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL (SFP)

Dirección Corporativa de Recursos Humanos

1.3 Estructura Orgánica

8

1.4 Órgano Interno de Control en el Servicio Postal Mexicano. El Servicio Postal Mexicano cuenta con un Órgano Interno de Control, que es el encargado de controlar que los procesos y procedimientos que realizan los servidores públicos de este Organismo

Descentralizado,

se

encuentren

apegados

a

la

normatividad y a los objetivos del SEPOMEX; al frente del cual, su Titular, es designado en los términos del artículo 37, fracción XII de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, el cual indica lo siguiente: Artículo 37.- A la Secretaría de la Función Pública corresponde el despacho de los siguientes asuntos: XII. Designar y remover a los titulares de los Órganos Internos de Control de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y de la Procuraduría General de la República, así como a los de las áreas de auditoría, quejas y responsabilidades de tales órganos, quienes dependerán jerárquica y funcionalmente de la Secretaría de la Función Pública, tendrán el carácter de autoridad y realizarán la defensa jurídica de las resoluciones que emitan en la esfera administrativa y ante los Tribunales Federales, representando al Titular de dicha Secretaría;

Como lo indica el artículo anterior, aunque el Órgano Interno de Control, se encuentre físicamente en el Servicio Postal Mexicano, forme parte de su estructura, depende funcionalmente de la Secretaría de la Función Pública. Para ejercicio de sus funciones, la Titular del Órgano Interno de Control en el ejercicio de sus facultades, se auxilia de los Titulares de las Áreas de Auditoría Interna, de Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública, Responsabilidades y Quejas, designados en los mismos términos mencionados en el párrafo anterior.

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1.4.1 Misión y Visión del Órgano Interno de Control en el Servicio Postal Mexicano. Misión Apoyar al Servicio Postal Mexicano en su funcionamiento y logro de metas y objetivos a través de asesorías, auditorías, la transparencia de la gestión, el apego a las leyes, normas y disposiciones vigentes y aplicar sanciones para abatir la corrupción.

Visión Ser un Órgano Interno de Control promotor, innovador y vanguardista que promueva y ayude en la transformación de la entidad, impactando en la mejora de la gestión pública proyectando al Organismo como un organismo

competitivo

y

autosuficiente,

ser

referente

de

la

Administración Pública Federal.

10

1.4.2 Estructura Orgánica del Órgano Interno de Control en el Sepomex.

Titular del Órgano Interno de Control

Titular del Área de Auditoría Interna

Titular del Área de Responsabilidades

Gerencia de Auditoría de Recursos Materiales

Titular del Área de Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública

Titular del Área de Quejas

Gerencia de Auditoría Regional

Cuadro1.4.2 Estructura Orgánica del Órgano Interno de Control

Desde mi ingreso al Órgano Interno de Control en el Servicio Postal, el 1 de abril de 2010, me encuentro adscrita al Área de Auditoría Interna, área encargada de realizar las auditorías como actividad independiente,

enfocada

al

examen

objetivo,

sistemático

y

evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; a los sistemas y procedimientos implantados; a la estructura orgánica en operación; y a los objetivos, planes, programas y metas alcanzados por las dependencias y entidades en la Administración Pública Federal, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados. 11

Como se observa en el Cuadro 1.4.2 Estructura Orgánica del Órgano Interno de Control, actualmente el Área de Auditoría Interna, cuenta con dos Gerencias; la Gerencia de Recursos Materiales y la Gerencia de Auditoría Regional, las cuales coordinan tres grupos de trabajo, dos la Gerencia de Auditoría de Recursos Materiales y uno la Gerencia de Auditoría Regional, adicional, a las auditorías que coordina cada Gerencia a través de los tres grupos de trabajo, el personal de cada Gerencia da seguimiento a las recomendaciones de las observaciones pendientes de atender por el Sepomex.

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CAPÍTULO 2. PROCESO ADSMINISTRATIVO DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL. Para describir en forma ordenada el desempeño de mi trabajo profesional, al cual denomine “El proceso Administrativo de la

Auditoría Gubernamental en el Servicio Postal Mexicano”, tomaré los elementos que para Agustín Reyes Ponce son los más útiles, de las diversas clasificaciones de los elementos del proceso Administrativo, considerando las clasificaciones de Terry, Koontz y O´Donell, en las que indica que el proceso administrativo consta de seis elementos divididos en dos fases, como a continuación se describe:

Previsión. Elementos de la Fase Mecánica:

Planeación Organización Integración

Elementos de la Fase Dinámica

Dirección Control

Fase Mecánica 2.1 Previsión. Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de las cuales serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles.

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Así pues, la previsión comprende tres etapas: 1. Objetivos. En esta etapa corresponde a fijar los fines. Como éstos son de hecho muy diversos y están ligados entre sí. 2. Investigaciones. Se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con que puede contarse: información y supuestos. 3. Alternativas. Trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a través de la información a los fines propuestos, para ver cuántas posibilidades de acción distintas existen. Implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes, por ello la previsión es básica para la planeación. 2.2 Planeación. Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que lo habrán de prescindir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo y la fijación de criterios, tiempos, unidades, etc., necesarias para su realización. Comprende las siguientes etapas: 1. Políticas. Principios para orientar la acción. 2. Procedimientos. Secuencia de operaciones o métodos. 3. Programas. Fijación de tiempos requeridos para cada acción. 4. Presupuestos. Que no son sino programas en que se precisan unidades, costos, etc., y los diversos tipos de pronósticos en los que aquellos descansan. 14

La integración es el primer paso práctico de la segunda etapa de la

dinámica y, por lo mismo, de ella depende en gran parte que “la teoría” formulada en la etapa constructiva o estática, tenga la eficiencia prevista y planeada. Es el punto de contacto entre lo estático y lo dinámico; lo teórico y lo práctico. 2.5 Dirección. Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados, por lo tanto comprende las siguientes etapas: 1. Autoridad y mando. Es el principio del que deriva toda la administración y, por lo mismo, su elemento principal, que es la dirección. Dentro de este elemento tiene importancia especialísima el problema de las decisiones. 2. Comunicación. Es como el sistema nervioso de un organismo social, pues lleva el centro director de todos los elementos que deben de conocerse, y de éste las órdenes de acción necesarias hacia cada órgano y cédula, debidamente coordinadas. 3. Delegación. Es la forma técnica para comunicar a los subordinados la facultad de decidir sin perder el control de lo que se ejecuta. 4. Supervisión. La función última de la Administración es revisar si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y ordenado.

16

La Dirección es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida bajo la toma de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas. 2.6 Control. Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y mejorar, y demás para formular nuevos planes. Comprende, por lo mismo, tres etapas: 1. Establecimiento de estándares y controles. Porque sin éstos es imposible hacer la comparación, base de todo control. Este paso es propio del administrador. 2. Operación de controles. Ésta suele ser una función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos. 3. Evaluación de resultados. Ésta es una función administrativa, que vuelve a constituir un medio de planeación. Este paso cierra el ciclo, ya que resultados y objetivos tienen una conexión esencial. Después de haber retomado los elementos de la administración, que expone Agustín Reyes Ponce en su libro “Administración Moderna” (2012), describiré mi desarrollo profesional como Auditora vinculando el desempeño de mis actividades, con los elementos antes descritos.

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CAPÍTULO 3. VINCULACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO CON LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL. Todo inició en julio de 2008, al estar por cubrir el total de los créditos de la carrera, decidí iniciar mi servicio social, eligiendo el Servicio Postal Mexicano para ello; la elección surgió en virtud a la ubicación céntrica de sus oficinas. Como primer paso para iniciar con el servicio social, me presente en la dirección que venía señalada en la página de internet, de la Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán en la opción de servicio social, presente los documentos que me solicitaron y acudí a la entrevista en el Área de Auditoría Interna, específicamente en la Gerencia de Auditoría Regional, y afortunadamente fui aceptada y asignada a dicha Gerencia, a partir de ese momento, dependería de la L.C. Silvia Bárcenas Ramírez, Gerente de Auditoría en ese momento. Desde un inicio, me adapte rápidamente al Área y realizaba las funciones asignadas con prontitud, la L.C. Silvia Bárcenas, se dio cuenta de la disposición con que realizaba mis actividades, por este motivo, al termino de mi servicio social, me solicitó que realizara mis prácticas profesionales en la misma Gerencia, en espera de que abrieran las contrataciones, y así poderme contratar como Auditora. El día llego, a finales del mes de marzo de 2010, me informó la Lic. Silvia Gabriela Negrete, entonces asistente particular del Titular del Órgano Interno de Control, que había una plaza disponible y que iba a concursar por ella; para lo cual, presente el examen de admisión correspondiente y lo aprobé, iniciando a trabajar como Auditora en el Servicio Postal Mexicano, a partir del 1° de abril de 2010. 18

A partir de mi contratación, inicie con una capacitación constante ya que el perfil para un auditor es de un Licenciado en Contaduría o carrera a fin, como cuento con una formación académica de Administradora, había temas que tenía que estudiar desde sus bases. A partir de este momento, vinculare mis actividades como Auditora, con los seis elementos del Proceso Administrativo de Agustín Reyes Ponce, mencionados en el capítulo anterior. 3.1 Vinculación de la Previsión con la Auditoría Gubernamental.

3.1.1 Programa Anual de Auditorías. Desde mi punto de vista la etapa de previsión en el desempeño de mi trabajo profesional como Auditora en el Servicio Postal Mexicano, inicia con la elaboración del Programa Anual de Auditorías (PAA) o también llamado Programa Anual de Trabajo (PAT); en él se proyectan las auditorías a realizar durante el año siguiente, en base a los riesgos detectados en el Taller de Enfoque Estratégico, realizado en los últimos meses del año anterior al que se está planeando, a efecto de iniciar a trabajar en las auditorías programadas desde la primera o segunda semana del mes de enero, según se establezca en el mismo Programa de Trabajo; la elaboración del Programa Anual de Auditorías se realiza en apego a los “Lineamientos Generales para la Formulación de los Programas de Trabajo de los Órganos Internos de Control”, los cuales se emiten cada año, a efecto de que los Órganos Internos de Control cuenten con las directrices y bases para elaborar su Programa Anual de Auditorías del año siguiente, teniendo así el insumo principal en apoyo a los objetivos de la Secretaría de la Función Pública. 19

Cabe señalar, que no participo directamente en su elaboración, ya que únicamente participan los Gerentes de las diferentes Áreas del Órgano Interno de Control, los Titulares de las cuatro Áreas (Cuadro 1.4.2) y la Titular del Órgano Interno de Control, para el año 2012, se me

solicitó

apoyo

para

el

Análisis

de

las

Observaciones

determinadas por la Auditoría Superior de la Federación en el año 2011, con la finalidad de detectar riesgos de recurrencia, en lo revisado por ésta Instancia Fiscalizadora, en lo que se refiere a la determinación de los costos de los servicios que proporciona el Servicio Postal Mexicano. Para el año 2012, se habían programado 13 auditorías a diferentes rubros, sin embargo, y debido a que durante el segundo semestre del 2012 en la Administración Pública Federal, se llevará a cabo un proceso de Rendición de cuentas correspondiente a los años 20062012, se cancelaron las auditorías programadas para el tercer y cuarto trimestre del año, quedando por realizar únicamente en los dos últimos trimestres del año el Seguimiento a la implementación de las recomendaciones correctivas y preventivas de las Observaciones pendientes de solventar por el Organismo y dicho proceso de Rendición de cuentas. En el Programa Anual de Auditorías detallado (Cuadro 3.1.1), se especifica el número de la auditoría a realizar, la clave del programa según los Lineamientos del Sistema de Información Periódica de la Secretaría de la Función Pública (en el Cuadro 3.1.1.1 se muestran algunos de los rubros o claves de la Auditoría), la justificación, área (s) a revisar, descripción de la auditoría o del seguimiento según sea el caso, el objetivo de la auditoría, la semana de inicio y de término, y semanas hombre utilizadas para la realización de la Auditoría. 20

Cuadro3.1.1 Formato del Programa Anual de Auditorías

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NO. PROG. DE AUDITORÍA O REVISIÓN DE CONTROL

CLAVE DE PROGRAM A JUSTIFICACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA AUDITORÍA

AÑO: 2010

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

No. de Registro: 09338

NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

ÁREA A REVISAR

DEPENDENCIA O ENTIDAD: SERVICIO POSTAL MEXICANO

PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO DEL OIC-DETALLADO

INICIO

TÉRMINO

SEMANAS DE

REVISIÓ N

HOMBRE

TOTAL DE SEMANAS

PÁGINA 1 DE 1 DIA 13 MES 05 AÑO 2010

RUBRO / DEFICIENCIA 100. Recursos Humanos 10001 Carencia o desactualización de Manuales 10002 Constancias de estudios apócrifas 10003 Estructura orgánica desactualizada o no autorizada 10004 Impuestos y/o contribuciones no retenidos o retenidos en exceso 10005 Documentación faltante en expedientes de personal 210. Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios 21001 Carencia o desactualización de Manuales 21002 Falta o inadecuada aplicación de sanciones económicas o penas convencionales Falta o inoportuna aplicación de las deductivas por incumplimiento en las 21003 especificaciones y calidad requeridas 21004 Pagos indebidos en la adquisición de bienes y servicios 21005 Licitación, adjudicación y contratación indebida de bienes y servicios 220. Almacenes e Inventarios de Bienes de Consumo 22001 Carencia o desactualización de Manuales 22002 Existencia de bienes obsoletos, en mal estado, de nulo o lento movimiento 22003 Inexistencia o deficiencias en el inventario físico de bienes 22004 Diferencias entre existencias físicas y registros contables 230. Obra Pública 23001 Carencia o desactualización de Manuales 23002 Obra de mala calidad 23003 Anticipos pendientes de amortizar y/o recuperar 23004 Penas convencionales no aplicadas por incumplimientos contractuales 23005 Pagos en exceso de estimaciones o por ajustes de costos 240. Inventarios y Activos Fijos 24001 Carencia o desactualización de Manuales 24002 Bienes muebles e inmuebles no regularizados 24003 Existencia de bienes obsoletos, en mal estado y en desuso 24004 Faltantes y sobrantes de bienes muebles 260. Producción 26001 Carencia o desactualización de Manuales 26002 Subutilización de la planta productiva o bienes productivos 26013 Procesos productivos inadecuados 310. Presupuesto Gasto de Inversión 31001 Carencia o desactualización de Manuales 31002 Variaciones presupuestales sin justificación (sobre ejercicio o subejercicio) 31003 Irregularidades en la ministración de recursos a proyectos o programas 31004 Falta de documentación soporte y/o documentación insuficiente o sin validez 320. Ingresos 32001 Carencia o desactualización de Manuales 32002 Adeudos pendientes de recuperar 32003 Garantías insuficientes en el otorgamiento de créditos 32004 Créditos otorgados indebidamente Cuadro 3.1.1.1 Rubros en Auditoría

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3.1.2 Orden de Auditoría. Una vez, que se tiene previstas las auditorías a realizarse durante el año, éstas invariablemente se inician mediante mandamiento escrito denominado Orden de Auditoría, emitido por el servidor público de la contraloría Interna, facultado para ello, en el Órgano Interno de Control del Servicio Postal Mexicano, quienes están facultadas para emitir dicha Orden, son la Lic. Beatriz María Sánchez Curiel, Titular del Órgano Interno de Control o en su caso la C.P. Estela Alonso Martínez, Titular del Área de Auditoría Interna, en el último año es la Titular del Área de Auditoría Interna, quien ha firmado la Orden de Auditoría. En diversas ocasiones se me ha solicitado la elaboración de la Orden de Auditoría, se elabora de acuerdo a la Guía General de Auditoría Pública, la cual debe de contener como mínimo lo siguiente: I.

Nombre del titular de la unidad auditada,

II.

Nombre de la unidad administrativa a la que se practicará la auditoría, así como el domicilio donde habrá de efectuarse,

III.

Fundamento Jurídico,

IV.

Nombre de los auditores que la practicarán, mencionando a los responsables de coordinar (Jefe de grupo) y supervisar (Gerente) la ejecución de la auditoría, y

V.

Objeto de la auditoría de acuerdo al Programa Anual de Auditorías o periodo que se revisará.

La Orden de Auditoría es el documento que nos habilita como “Auditores”, por lo cual, es de suma importancia que se incluya a 23

todo el personal que participará en la auditoría, de lo contrario se tendría que realizar un alcance a la Orden incluyendo al personal adicional, en la Guía General de Auditoría Pública, a estos oficios se les denominan “Oficios Complementarios”, ya que ninguna persona, aun cuando se encuentre adscrita al Área de Auditoría Interna, puede presentarse o solicitar información al Área Auditada, ya que no se encuentra habilitado para ello.

3.1.3 Acta de Inicio Como parte del grupo de auditores, me presento a entregar la Orden de Auditoría, lo cual, se realiza ante el Titular de la Unidad auditada, el grupo de auditores se identifica con el gafete correspondiente, y se debe de obtener de puño y letra el acuse de recibo en la Orden de Auditoría del Titular de la Unidad auditada, así como el sello oficial de la misma, regularmente es el Gerente quien realiza la presentación de la Auditoría. Dicha presentación, queda asentada en el Acta de Inicio, la cual, se lleva preparada y de ser posible impresa, o bien en el momento se termina de elaborar, se imprime en dos ejemplares, uno para el expediente de la auditoría y otro se le entrega al Titular de la Unidad Auditada. El acta de inicio debe de contener lo siguiente: I.

Lugar, fecha y hora de su inicio;

II.

Nombre, cargo y número de identificación de los auditores que entregaron la orden de auditoría;

III.

Nombre, cargo y número de identificación del Titular de la Unidad auditada;

IV.

Nombre, cargo e identificación de los que participarán como testigos, quienes son designados por el Titular de la Unidad 24

auditada, y en caso de negarse a designarlos, serán designados por los auditores actuantes; V.

Mención de que se realizó la entrega formal de la orden de auditoría y de que se expuso al Titular de la Unidad auditada, el objeto de la auditoría y el periodo que se revisará;

VI.

Nombre, cargo y número de identificación del servidor público que atenderá los requerimientos de información relacionados con la auditoría, debiendo ser el Titular de la Unidad auditada o el designado por éste, a éste se le denomina “Enlace”.

VII.

Apercibimiento para que el Titular de la Unidad auditada, se conduzca con verdad, y la manifestación de que se le hizo de conocimiento las penas y sanciones en que puede incurrir en caso de no hacerlo, en los términos de lo previsto en los artículos 247, fracción I, del Código Penal Federal y 8o., fracción XVI de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, y

VIII.

Fecha y hora de su conclusión.

3.1.4 Oficios de Requerimiento de Información En el momento de la presentación y firma del acta de inicio, se entrega el primer oficio de solicitud de información, el cual, debe de ser contestado en un lapso no mayor a 5 días hábiles, como lo marca el Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección. Todo oficio emitido por el Área de Auditoría Interna en cumplimiento de sus funciones, es fundamentado según sea el caso, para los requerimientos de información de la Auditoría, se fundamenta legalmente en los siguientes artículos:

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“Artículo 80 fracción II, inciso a) numeral 4 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública, 8 fracción XVI de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, así como, el artículo Tercero, Capítulo II, numeral 3 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección publicado en el Diario Oficial de la Federación del 12 de julio de 2010 y su modificación del 16 de junio de 2011.”

Cabe hacer mención, que la información proporcionada por el área, a través del primer oficio de requerimiento de información, servirá para realizar la planeación detallada de la auditoría. En la elaboración de la Orden de Auditoría, Acta de Inicio u Oficio de Requerimiento de Información, participo cuando el Coordinador o Supervisor de la Auditoría me lo indica, puede ser en la elaboración de los tres documentos o en uno, según el personal que se encuentre activo en la Auditoría.

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3.2 Vinculación de la Planeación con la Auditoría Gubernamental. En el proceso de la auditoría, la Guía General de Auditoría Pública, emitida por la Subsecretaría de Control y Auditoría de la Gestión Pública de la Unidad de Auditoría Gubernamental de la Secretaría de la Función Pública, indica que se tiene una Planeación General y una Detallada.

3.2.1. Planeación General. En la Planeación General se contempla lo siguiente:  Carta planeación.  Cronograma de actividades.

3.2.1.1 Carta Planeación. En la Carta Planeación cuando la he realizado, incluyo la información obtenida de la investigación previa, que sea de utilidad para el desarrollo de auditoría en ejecución, ésta puede ser obtenida de auditorías anteriores o bien la obtenida de la contestación del primer oficio de requerimiento de información remitido al área. A continuación menciono la información que plasmo en la Carta Planeación, cuando la elaboro: 1. Nombre del Servicio Postal Mexicano. 2. Número de la auditoría que se practica, de acuerdo con el

Programa Anual de Auditorías o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas; en mi experiencia en el Área de Auditoría Interno, únicamente me ha tocado participar en una Auditoría no programada, derivada de una denuncia. 27

3. Nombre de la Unidad Auditada. 4. Fecha de elaboración de la carta planeación. 5. Clave

del Programa y descripción de la auditoría de

conformidad con el Programa Anual de Trabajo de Auditorías detallado del Órgano Interno de Control. 6. Antecedentes de la Unidad Auditada con la descripción de:

Objetivo del área, su estructura, marco legal aplicable, principales políticas y funciones, actividades que realiza, distribución física de las áreas de trabajo, resultados más importantes de auditorías anteriores, información financiera y presupuestaria, así como los demás elementos que permitan al auditor público tener un conocimiento general antes de iniciar la auditoría. 7. Objetivo de la auditoría, el que debe ser congruente con el

Programa Anual de Auditorías, con excepción de las auditorías no programadas. Este objetivo debe de caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable. 8. Alcance general referido al ejercicio o periodo y concepto a

revisar. 9. Problemas a los que pueden enfrentarse los auditores públicos

para la ejecución de la auditoría como pueden ser: especialidad de las operaciones, atraso en el registro o desarrollo de funciones, actitud del personal auditado, antigüedad de las operaciones. 10. La estrategia debe considerar las acciones para realizar la

auditoría en el tiempo y con el personal asignado y, en su caso, para reducir el efecto de la problemática que pudiese incidir en la ejecución de la auditoría. De ser necesario se justificarán las

28

modificaciones del tiempo a emplear y/o cantidad y/o perfil de los auditores públicos. 11. Nombre completo del personal asignado a la auditoría, las

iníciales de su nombre, firma y rúbrica para identificar sus papeles de trabajo. 12. Nombre y firma de la persona que elabora la Carta Planeación. 13. Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno a la

carta planeación. 14. Nombre y firma de la persona que autoriza la carta planeación,

en el caso del Servicio Postal Mexicano la Titular del Área de Auditoría Interna. Aun cuando, la Carta Planeación debe de ser elaborada por el Jefe de Grupo de la Auditoría, se me ha asignado su elaboración un par de veces, obteniendo la información de auditorías anteriores, de una base de datos que se cuenta en el Área, nombrada “Sistema para el Seguimiento de Avances y Solventación de Observaciones” (SSASO), donde se lleva el control en el área de las Observaciones determinadas y el avance que se tiene de cada una de ésta, es un control interno. La carta Planeación me sirve, para conocer a parte de los antecedentes del rubro a revisar, el alcance que se tendrá durante la realización de la auditoría.

29

3.2.1.2 Cronograma de Actividades. En el cronograma de actividades, se establecen los tiempos para realizar cada actividad, de acuerdo con los procedimientos descritos del Programa Anual de Auditorías con la finalidad de cumplir con todas las actividades en forma ordenada, en el tiempo establecido. Es responsabilidad del Jefe de Grupo de vigilar que lo anterior se cumpla en tiempo y forma. Algo muy singular que me sucedió con la elaboración del cronograma de actividades, es que el Jefe de Grupo, no sabía elaborarlo, por lo cual, la L.C. Silvia Bárcenas Ramírez, Gerente de Auditoría Regional, me enseñó a elaborarlo, y fue una actividad que me quedó asignada durante varias Auditorías. En el Cuadro 3.2.2 Cronograma de Actividades, se muestra el contenido, del mismo, el cual debe de contemplar el tiempo estimado (inicio de la auditoría) y tiempo real (final de la auditoría) en el que se desarrollaron las actividades de la auditoría. El cronograma, se realiza al inicio de la Auditoría con los tiempos estimados para cada procedimiento, así como también, se señalan las personas que participaran en cada uno de éstos; y al final de la Auditoría de plasman en el cronograma los tiempos reales, ya que en la mayoría de las Auditorías, los tiempos estimados se modifican un poco.

30

Cuadro3.2.2 Cronograma de Actividades.

31

AL

DE ACUERDO AUDITORÍAS.

K-6

CAP CÉDULA DE ASUNTOS PENDIENTES.

CMA CÉDULAS DE MARCAS DE AUDITORÍA.

7.5

7.6

8

9

ANUAL

ANUAL

ANUAL

DE

DE

DE

DE

DE

DE

T: E: R:

19

TIEMPO ESTIMADO REAL

VACACIONES Y DÍAS ECONÓMICOS (REAL)

VACACIONES Y DÍAS ECONÓMICOS (ESTIMADO)

INCAPACIDAD

ESTIMADO

ASUETOS

SÁBADOS, DOMINGOS

EFO ELABORACIÓN DEL FORMATO PARA CARGA DE E S OBSERVACIONES DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA TODOS R SIP DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)

TODOS

IEA INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE AUDITORÍA

INFORME DE AUDITORÍA.

Jefe de Grupo Jefe de CUA CÉDULA ÚNICA DE AUDITORÍA. Grupo Jefe de EDA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LA AUDITORÍA. Grupo CÉDULA DE REVISIÓN DE ASEGURAMIENTO DE Jefe de RAC CALIDAD. Grupo

IA

E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R

E R

E R E R E R E R E R

18

17

16

15

14

TODOS

12

CSO CÉDULA SUMARIA DE OBSERVACIONES.

REUNIÓN CON EL ÁREA AUDITADA PARA FIRMA DE TODOS OBSERVACIONES.

TODOS

Jefe de Grupo TODOS

TODOS

TODOS

TODOS

TODOS

TODOS

TODOS

REUNIÓN CON LAS ÁREAS AUDITADAS PARA TODOS CONFRONTA DE OBSERVACIONES.

ELABORACIÓN DE CÉDULAS DE OBSERVACIONES.

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

ANUAL

ANUAL

ANUAL

TODOS

TODOS

TODOS

TODOS

11

IN

AL

DE ACUERDO AUDITORÍAS.

K-5

7.4

10

AL

DE ACUERDO AUDITORÍAS.

K-4

7.3

PROGRAMA

AL

DE ACUERDO K-3 AUDITORÍAS.

PROGRAMA

PROGRAMA

AL

DE ACUERDO AUDITORÍAS.

K-2

7.2

7.1

PROCEDIMIENTOS DE ACUERDO AL K-1 AUDITORÍAS.

7

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

CI

6

5

AI

ELABORACIÓN Y FIRMA DE ACTAS DE INICIO DE AUDITORÍA. OR ELABORACIÓN Y ENVÍO DE OFICIOS DE REQUERIMIENTO. CONTROL INTERNO

OA ORDEN DE AUDITORÍA.

3

4

CA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A DESARROLLAR. TODOS

2

TODOS

CP CARTA PLANEACIÓN.

A C T I V I D A D

TIEMPO Semana 16 6 7 8 9 10

Semana 17

ABRIL 11

12 13 14

Semana 18

Semana 19 15 16 17 18 19

Semana 20 20 21 22 23 24

Semana 21 25 26 27 28 29

Semana 22 30 31 32 33 34

Semana 23 35 36 37 38 39

JUNIO Semana 24 40 41 42 43 44

Semana 25 45 46 47 48 49

50 51 52 53 54

Semana 26

55 56 57 58 59

Semana 27

JULIO 60 61 62 63 64

Semana 28

No. DE AUDITORÍA: 00/2012

## ## ## ## ##

### ### ### ### ###

### ### ### ### ###

### ### ###

AUDITOR (A) ELABORÓ

## ## ## ## ##

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##

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NOMBRE

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### ### ### ### ###

GERENTE DE AUDITORÍA REGIONAL SUPERVISÓ

PERSONAL EMPLEADO CARGO INICIALES JEFE DE GRUPO AUDITOR (A) AUDITOR (A) AUDITOR (A) AUDITOR (A)

## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ##

### ### ### ### ###

###

RÚBRICA

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Semanas Hombre Reales para la Auditoría 00/2012

Semanas Hombre Estimadas para la Auditoría 00/2012

## ## ## ## ##

###

### ### ### ### ###

###

TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA AUTORIZÓ

FIRMA

## ## ## ## ##

### ### ### ### ###

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

1 2 3 4 5

MAYO

GERENCIA DE AUDITORÍA REGIONAL

ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN EL SERVICIO POSTAL MEXICANO

CLAVE DEL PROGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE LA AUDITORÍA:

ÁREA POR AUDITAR:

1

No.

INDICE

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A DESARROLLAR

AUDITOR

0.000

0.000

0.000 0.000

0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000

TOTAL DE DÍAS DE REVISIÓ N

3.2.1.3 Fuerza de trabajo. Los tiempos tanto estimado como real, establecidos en el cronograma deben de ser congruentes con lo reportado en la Fuerza de Trabajo al final de la Auditoría. Al igual que la Carta planeación, el cronograma debe de ir firmado por persona que elabora, Jefe de Grupo que otorga el visto bueno y persona que autoriza en este caso la Titular del Área de Auditoría Interna. La fuerza de trabajo, es el reporte de semanas hombre utilizados en la realización de Auditorías, Seguimiento de Observaciones, elaboración de casos de presunta responsabilidad, Informe de rendición de cuentas de la Administración Pública Federal, comités, actividades administrativas, capacitación, vacaciones y para el caso de los Gerentes y Titulares, se reporta actividades de Planeación, Dirección y Supervisión, Informes a la SFP y otras Instancias, así como el reporte de las vacantes que haya en el área (Cuadro 3.2.1.3.1 Formato Distribución de la Fuerza de Trabajo), este reporte se sube al Sistema de Información Periódica (SIP) de la Secretaría de la Función Pública. La fuerza de trabajo es elaborada por cada Gerencia del Área de Auditoría Interna, y posteriormente es concentrada en un solo formato (Cuadro 3.2.1.3.2.) para ser reportada a la Secretaría de la Función Pública, en caso de que las semanas hombre utilizadas en cada Auditoría, no sean iguales a las estimadas en el Programa Anual de Auditorías, se debe de justificar en este formato, la razón por la cual, se ocuparon de más o de menos semanas hombre.

32

Cuadro 3.2.1.3.2 Formato Distribución de la Fuerza de Trabajo del Área de Auditoría Interna.

34

Primero

Primero

Primero

Presupuesto Gasto Corriente

Sistemas de Información y Registro

Seguimiento de Observaciones

02/2012

03/2012

04/2012

( Nombre )

ELABORÓ

Primero

TRIMESTRE

Adquisiciones Arrendamientos y Servicios

RUBRO A REVISAR

01/2012

N° DE AUDITORÍA

75

91

92

117

TOTAL DE SEMANAS HOMBRE REALES

( Nombre )

SUPERVISÓ GERENTE

TOTAL DE SEMANAS HOMBRE PROGRAMADAS

INSTITUCIÓN: ________SERVICIO POSTAL MEXICANO.

REPORTE DE SEMANAS HOMBRE 2012

OBSERVACIONES Y/O JUSTIFICAIONES

PRIMERO /2012

TRIMESTRE

HOJA _1 __ DE _1_

3.2.2

Planeación Detallada

3.2.2.1 Estudio y evaluación del control interno. La Planeación Detallada de la auditoría, contempla el Estudio y

evaluación del control interno, el cual lo llevo a cabo, a través de la indagación, observación, inspección de documentos, registros y operaciones a las que se sujetará la auditoría, los métodos que más he ocupado para la elaboración del Control Interno, son:  Descriptivo. El cual, consiste en la identificación y clasificación de las actividades de un proceso, incluidas las áreas y personal que intervienen; los registros y periodicidad con que se realizan, así como la normatividad a la que se encuentran sujetas.  Cuestionarios.

Consiste

en

la

formulación

de

preguntas

enfocadas a la obtención de información específica. En el desarrollo de mi trabajo profesional a lo largo de dos años en el Servicio Postal Mexicano, el método más usado es el de cuestionario de control interno, el cual se elabora conforme a los objetivos de la auditoría o bien de acuerdo a la información que se tenga como antecedente de Auditorías anteriores, éstos se aplican desde el Director del Área hasta el nivel operativo que sea necesario para recabar la información necesaria para la Planeación detallada de la Auditoría; el método descriptivo, únicamente lo he utilizado en una sola Auditoría, y se eligió dicho método, en virtud a que no se contaba con antecedentes que nos permitieran conocer la operación del proceso a revisar, y en el método descriptivo se plasman las actividades realizadas, quien las desarrolla, los formatos que se utilizan y la periodicidad con que se realiza, lo que te da un panorama más amplio de cómo se realizan los procesos a revisar. 35

Al término de la planeación, ya se conocen focos rojos, en los que se debe de poner especial atención durante la ejecución de la Auditoría. De los focos rojos, más comúnmente encontrados son:  Desapego a Manuales de procedimientos.  Falta de capacitación al personal, en diversos ámbitos.  Incumplimiento a metas institucionales.  Falta de controles en la operación postal.  Inadecuados controles en control del gasto.

Las actividades que realizo en cada auditoría son diferentes, conforme a la asignación que realice el Jefe de Grupo de la Auditoría, sin embargo, por ser información reservada en términos de los artículos 13 fracción V y 14 fracción VI de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, no presento información de forma detallada, en el entendido de que me puede ser asignada cualquier actividad conforme a los procedimientos establecidos en el Programa Anual de Auditorías. Así como, las actividades de inicio o de término de la auditoría, descritas a lo largo del presente trabajo.

36

3.3 Vinculación de la Organización con la Auditoría Gubernamental. Desde mi punto de vista, la vinculación de este elemento del proceso administrativo con la realización de las Auditorías Gubernamentales, se tiene a la “Ejecución” ya que en este procedimiento realizó las actividades necesarias para obtener la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente, que permita conocer la situación de los conceptos revisados para que al final de la Auditoría pueda emitir una opinión solida, sustentada y valida, de los conceptos revisados, la ejecución de la auditoría la realizó básicamente en cuatro fases, que son:

3.3.1 Fases de la Auditoría. a) Recopilación de datos. b) Registro de datos. c) Análisis de la información. d) Evaluación de los resultados. Recopilación de datos. Ésta la llevo a cabo mediante oficios, correos electrónicos o bien, solicitudes realizadas en la misma área de forma verbal, las solicitudes deben de ser específicas y explicitas, para evitar que el área me entregue información que no sea de utilidad.

Registro de datos. Por cada procedimiento o concepto revisado, realizó los papeles de trabajo que sean necesarios dependiendo la profundidad del análisis o la información proporcionada por el Área, los cuales son denominados “cédulas de trabajo”, las cuales pueden ser sumarias, 37

analíticas o subanalítica (las cuales se describen más adelante), dependiendo, como ya se mencionó la desagregación que se le dé a los conceptos revisados.

Análisis de la información. Consiste en la descomposición de los elementos de un todo para ser examinados en su detalle, y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes. En caso de que del análisis de la información se visualizan irregularidades relevantes que pudiesen constituir posibles responsabilidades, el análisis deberá ser más extenso.

Evaluación de los resultados. La evaluación de los resultados sólo es posible si se toman como base todos los elementos de juicio suficientes para poder concluir sobre lo revisado y sustentados con evidencia documental que pueda ser constatada, y no basarse en suposiciones. Esta conclusión la asiento en las cédulas de trabajo, las cuales diseño

de

forma

independiente,

en

caso

de

determinar

irregularidades, las incluyo en las “cédulas de observaciones”, y de ser el caso de determinar un presunto daño patrimonial y/o perjuicio al erario público, se señalará en la cédula de observación el monto del daño; las disposiciones legales y normativas que se incumplen; las recomendaciones; nombre, cargo y firma del Titular de la Unidad auditada, de los servidores públicos directamente responsables de atender

las

observaciones

planteadas

y

de

los

auditores

responsables de coordinar y de supervisar la ejecución de la auditoría, así como la fecha de firma y de compromiso para la solventación de las observaciones. 38

3.3.2 Técnicas de Auditoría Un elemento de apoyo que tengo como auditora en la ejecución de las auditorías, son las técnicas de auditoría, mediante las cuales se pueden obtener bases solidas para fundamentar las conclusiones de cada cédula de trabajo, dentro de las que más utilizó, están las siguientes: a) Estudio General. Que es la apreciación sobre las características generales del área y del Concepto a revisar, así como de las partes importantes, significativas o extraordinarias que la constituyen. b) Análisis. A través del análisis, se puede clasificar y agrupar los distintos elementos individuales del concepto a revisar, constituidos en unidades homogéneas y significativas; por ejemplo, el análisis de saldos que consiste en el estudio de aquellas partidas que integran el saldo de una cuenta de balance, así como el análisis de movimientos, que consiste en el estudio de los movimientos registrados en una cuenta del estado de resultados. c) Inspección. Es el examen físico de bienes materiales o documentos, con objeto de cerciorarse de su existencia o autenticidad. Las inspecciones, que he llevado a cabo, ha sido a través de comisiones en el área auditada, en la revisión por ejemplo

del

almacén

de

las

Administraciones

postales

revisadas, sobre todo en el interior del país. d) Investigación. Es la obtención de información, datos y comentarios emitidos por servidores públicos del ente auditado. 39

Con esta técnica el auditor público puede obtener información y formarse un juicio sobre algunos hechos, operaciones o saldos del ente auditado y del Concepto a revisar. e) Declaración. Es la manifestación por escrito con la firma de servidores públicos que emiten la declaratoria de información o datos solicitados por el auditor público. Esta técnica debe ser aplicada a las personas que directamente conocen de la situación que se analiza; puede realizarse mediante una solicitud de información o una comparecencia donde la declaratoria del servidor público quede asentada en un acta. En mi experiencia, he llevado a cabo esta técnica de auditoría, levantando Actas Circunstanciadas o de Hechos en las áreas que me he revisado, cuando hace falta algún documento de importancia para la ejecución de la Auditoría. f) Observación. Presencia física para constatar cómo se realiza una operación o evento. Mediante esta técnica el auditor público se cerciora de la ejecución de procesos, mismos que puede cotejar contra los manuales y flujos respectivos. g) Cálculo. Verificación matemática de alguna operación o partida. Regularmente las auditorías que he realizado, han sido operacionales o administrativas, por lo cual, no la he ocupado demasiado, sin embargo, la menciono por ser de las principales técnicas en la Auditoría.

40

3.4 Vinculación de la Integración con la Auditoría Gubernamental. Desde mi punto de vista, la vinculación del proceso de la auditoría con el elemento de la integración, es la elaboración de los papeles de trabajo, en los cuales se plasma el análisis realizado a toda la información proporcionada por el área auditada, y en su caso, es donde se plasman las irregularidades encontradas, los papeles de trabajo también denominadas cédulas de trabajo se clasifican de la siguiente manera:  Cédulas sumarias: Éstas contienen la integración de un grupo homogéneo de datos e información que conforman el concepto a revisar, hacen referencia a las cédulas analíticas e indican la conclusión general sobre el concepto revisado.  Cédulas analíticas: Contienen datos e información detallada del concepto revisado y los procedimientos de auditoría aplicados. De las cédulas analíticas, también se pueden desprender cédulas subanalíticas, que llevan un análisis más a detalle, el número de cédulas a elaborar dependerá de la amplitud de las operaciones revisadas y de la profundidad con que sean analizadas. Lo importante es el ordenamiento lógico que se les dé dentro de los expedientes de auditoría y la anotación de la conclusión a la que se llegó. Las cédulas de trabajo, se realizan de forma libre, de acuerdo al criterio de cada auditor, sin embargo, deben de contener datos que se consideren importantes y relevantes, no omitiendo los siguientes datos, considerados como mínimos e indispensables:

41

 Nombre del ente correspondiente.  Nombre de la unidad auditada.  Número de auditoría.  Nombre específico del Concepto a revisar.  Tipo de cédula: sumaria, analítica.  Iníciales del auditor que elaboró la cédula, rúbrica y fecha.  Iníciales del Jefe de Grupo, rúbrica y fecha.  El cuerpo de la cédula debe identificar claramente los datos ahí asentados, haciendo uso de conectores, marcas y cruces para dar mayor claridad al contenido.  Al calce de la cédula se incluyen las notas aclaratorias que procedan.  Al calce de la cédula se define el significado de las marcas utilizadas (en caso de no contar con cédula de marcas).  Al calce se menciona la fuente documental de los datos registrados en la cédula.  Opinión del auditor respecto de la situación de los Conceptos revisados. Los papes de trabajo, son el respaldo de mi trabajo, ya que en estos plasmo estructuradamente el análisis realizado a la información proporcionada por la Unidad Auditada. En el Cuadro 3.4.1 se muestra el formato que más utilizo para la elaboración de una cédula de trabajo, así como, los elementos que éste debe de contener.

42

ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL SERVICIO POSTAL MEXICANO ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA

+

GERENCIA DE AUDITORÍA Ente Área Auditada Revisión Rubro revisado Tipo de Cédula

K-1 ELABORÓ: FECHA: REVISÓ: FECHA: SUPERVISÓ: FECHA:

Servicio Postal Mexicano

Nombre del Procedimiento

Periodo Revisado A n t e c e d e n t e s

T r a b a j o

D e s a r r o l l a d o

T é c n i c a s

A p l i c a d a s

A l c a n c e

A n á l i s i s

C o n c l u s i ó n

F u e n t e

F u n d a m e n t o

M a r c a s

d e

L e g a l

A u d i t o r í a

Cuadro 3.4.1 Formato de Cédula de Trabajo.

43

3.5 Vinculación de la Dirección con la Auditoría Gubernamental. De mis cédulas de trabajo, tomó las conclusiones que de ellas se desprenda alguna irregularidad, para elaborar las cédulas de

observaciones, en las cuales plasmo la anomalía encontrada de una forma clara y precisa, el origen de la misma, el fundamento legal que infringe la irregularidad y las recomendaciones correctivas y preventivas, con las cuales se pretende en el caso de las primera, corregir el problema y con las segundas evitar en un futuro se siga cometiendo la irregularidad. Mi vinculación entre el proceso de la administración con el de la Auditoría es, que en este punto es de toma de decisiones, tanto por el Área de Auditoría, como del Área Auditada, ya que de las recomendaciones establecidas, el Titular de la Unidad Auditada, tiene que tomar decisiones para cambiar procesos, adicionar controles, girar instrucciones, para que se cumpla con lo recomendado en las Observaciones, para su solventación.

3.5.1 Cédulas de Observaciones Las cédulas de observaciones son firmadas por el auditor que detectó la irregularidad, el jefe de Grupo de la Auditoría y el Coordinador de la misma, los cuales, son citados en la Orden de Auditoría, al inicio de la Auditoría, adicional a las firmas de los responsables de su elaboración y supervisión, son firmadas por la Unidad Auditada, a consideración de la Titular del Área de Auditoría Interna, a partir del cuarto trimestre de 2011, las cédulas de observaciones, son firmadas únicamente por el Titular del Área Auditada, en el entendido de que éste dará las instrucciones 44

necesarias al personal adscrito a su área, a fin de dar cumplimiento a las recomendaciones plasmadas en la Cédula de Observación. También, es plasmada en la cédula la fecha compromiso en la que se pretende se de atención a las recomendaciones planteadas. Si

en

el

curso

de

la

auditoría

se

detectan

presuntas

responsabilidades de tipo administrativo y/o penal, se procederá a elaborar el Informe de presunta responsabilidad administrativa y a integrar el respectivo expediente, en el trascurso de mi experiencia profesional, no he llevado a cabo este procedimiento, por lo cual, se hace mención únicamente del mismo. En el Cuadro 3.5.1 se presenta el formato en el que se debe de elaborar la cédula de Observación. Una vez estructuradas las cédulas de observaciones, se convoca a una reunión de confronta, en donde se le presentan a la Unidad Auditada

las

observaciones

determinadas,

se

exponen

los

argumentos que llevaron a su determinación y se les da oportunidad de presentar los elementos suficientes para evitar que se firme y quede establecida la observación. De ser el caso, de que el área auditada de no cuente con las pruebas suficientes para evitar que se establezca la observación, se convoca nuevamente a reunión, esta vez para firma de las cédulas de observaciones, y a partir de la fecha de firma se cuentan 45 días hábiles, establecida como fecha compromiso para la atención de las recomendaciones establecidas en la observación, en caso de que el servidor público al que se le levantó la observación se niegue a firmarla, en el momento se levantará un acta de hechos, sin que con esto la observación pierda validez. 45

3.6 Vinculación de Control con la Auditoría Gubernamental. Como mencione anteriormente, una vez firmadas las observaciones también se establece la fecha compromiso, en la cual, se tendrá que dar atención a las recomendaciones correctivas y preventivas, regularmente este periodo consta de 45 días hábiles contados a partir de la fecha de firma. Con el Seguimiento a las Observaciones determinadas, nos damos cuenta sí se están implementando, las recomendaciones realizadas por el Área de Auditoría y es como una forma de medir los resultados obtenidos de las Auditorías. En caso de que las recomendaciones no sean atendidas por el Área Auditada, el asunto se envía al Área de Responsabilidades, por hacer caso omiso de las instrucciones efectuadas por un Órgano Fiscalizador. En los dos años que llevo trabajando en el Órgano Interno de Control, no me ha tocado realizar un procedimiento como el antes mencionado.

3.6.1 Seguimientos. El Área de Auditoría Interna para constatar que las recomendaciones se estén llevando a cabo, se establecen en el Programa Anual de Auditorías “Seguimientos” en los cuales, actualmente cada trimestre se programan dos semanas para revisar que se cumpla con lo Seguimientos eran ejecutados en el mismo periodo de tiempo que las Auditorías, en las cuales se seguía el procedimiento completo de éstas, a partir de 2012 se les dejó de considerar como tal, sin embargo, en la semana de inicio del “Seguimiento”, éste se le da a conocer al Director General del Servicio Postal Mexicano a través de 47

oficio firmado por la Titular del Área de Auditoría Interna, con copia a todos los Directores de Área que tengan observaciones pendientes de solventación, con el cual se da apertura al personal comisionado para ello, y así solicitar la información necesaria para conocer el trato que se le ha dado a las recomendaciones pendientes de atender, y evaluar con ésta si se da por atendida o de no contar con los elementos necesarios para solventar la observación, reprogramarla, dándole otros 45 días hábiles para su atención. La asignación de los Seguimientos que me tocan realizar en cada periodo, la realiza la Titular del Área de Auditoría Interna, a través de oficio, en el cual, se me informa las Observaciones que les debo de dar seguimiento, la fecha en que debo de entregar resultados y a quien se los debo de entregar. Las Cédulas de Seguimiento de Observaciones, son muy similares a las de las “Cédulas de Observaciones”, con la diferencia de que en el encabezado de las cédulas de Seguimiento, se detalla el número de observación original, el numero del seguimiento que se está realizando, sí la observación tiene monto por recuperar y en el seguimiento se realizó alguna recuperación, se escribe en el encabezado, así como el porcentaje de avance en la atención de la Observación; en el cuerpo de la cédula, del lado izquierdo se escriben los datos originales de la Observación y del lado derecho las acciones realizadas durante el trimestre para su solventación (en el Cuadro 3.6.1 se muestra el formato de la Cédula de Seguimiento).

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3.6.2 Sistema de Información Periódica (SIP). La Secretaría de la Función Pública, para tener mayor control con los Órganos Internos de Control, cuenta con el Sistema de Información Periódica, en el cual, cada Dependencia o Entidad, como es el caso del Servicio Postal Mexicano, sube al sistema algunos de los siguientes puntos:  Programa Anual de Auditorías o Programa Anual de Trabajo.  Observaciones determinadas en cada Auditorías.  El avance o solventación derivado de los Seguimientos realizados a las Observaciones. En el Área de Auditoría Interna en el Servicio Postal Mexicano, la captura de la información antes referida la realiza un compañero, el cual, al término de cada trimestre solicita los resultados de las Auditorías realizadas por cada Gerencia, para ser subidos al Sistema. Este es un mecanismo de control, por parte de la Secretaría de la Función Pública para los Órganos Internos de Control dependientes de ella.

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CAPÍTULO 4. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN.

Una de las ventajas de haber sido personal de Servicio Social, fue mi rápida incorporación a la vida laboral en el Servicio Postal Mexicano, ya que contaba con el conocimiento para realizar muchas de las actividades que se efectuaban en el Área, además de que había entablado una relación cordial con casi todo el personal del Área. Ahora bien, es cierto que el proceso de la Auditoría Gubernamental, es sumamente estructurado y que todo se realiza conforme a la normatividad aplicable a cada Procedimiento y a cada Auditoría, pero es esto ¿una ventaja o una desventaja? Desde mi punto de vista, es una ventaja con sus contras. Para mí, es una ventaja porque no hay vacíos, todo se realiza de una forma estructurada y ordenada, por ejemplo: aun cuando se pueden visualizar desde el inicio de la Auditoría irregularidades en el Área Auditada, las cédulas de observaciones, no se emiten sino al final de la Auditoría, cuando después de una investigación exhaustiva, se cuenta con toda la evidencia suficiente y competente, para determinar la Observación, conforme a la Normatividad aplicable. La base para el desarrollo de las Auditorías, es toda la normatividad que le aplique a cada una de éstas, como son Leyes, Reglamentos, Decretos y a partir de 2010 a los Manuales Administrativos de Aplicación General, o cualquier otra normatividad vigente; las cuales, tenemos que estudiar y tener presentes en cada Auditoría, ya que hay algunas generales que aplican para todas las auditorías, y otras que de acuerdo al rubro de la Auditoría, son especificas.

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En el Área de Auditoría Interna, se cuenta con el apoyo de una abogada, la cual nos ayuda a reforzar los Fundamentos Legales, en la elaboración de oficios de solicitud de información, cédulas de observaciones y de seguimiento, pero sobre todo en la elaboración de casos de presunta responsabilidad. Desde mi punto de vista, las contras que se tienen en la realización de las auditorías son: El proceso es tan estructurado, que en el Inicio de la Auditoría se nos delimita los alcances de toda la Auditoría, el rubro, las áreas, el objetivo e incluso los procedimientos a seguir. En la Orden de Auditoría se establece el Área Auditada, si la Orden es emitida al Director General, se tiene apertura para revisar cualquier Unidad Administrativa u Operativa del Organismo, pero si de lo contrario, se emitió a una Dirección de Área específica (Dirección Corporativa de Logística e Información y Tecnología), únicamente se puede observar a esta Área. Lo anterior, puede llegar a ser una limitante ya que por ejemplo, en la última auditoría, dentro de uno de los procedimientos que me fueron asignados, se detectó que la Dirección Corporativa de Logística e Información y Tecnología, no realizaba las funciones que tiene establecidas en el Estatuto Orgánico en correlación con el Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano, en cuanto al Desarrollo de Sistemas Informáticos, una de las causales, es porque no cuenta con personal con la capacidad técnica para realizarlas, y el Área encargada de realizar las contrataciones es la Dirección Corporativa de Recursos Humanos; sin embargo, como la Orden de Auditoría estaba dirigida al Director Corporativo de Logística e 52

Información y Tecnología, no pude establecer una Observación en este sentido, quedando asentada la irregularidad únicamente en el informe de la Auditoría, lo cual, no implica obligatoriedad de realizar ninguna acción por parte de la Dirección Corporativa de Recursos Humanos. Otra limitante, es el objetivo y rubro de la auditoría, durante la realización de una Auditoría a mantenimiento vehicular, detecte que en un almacén de una Gerencia Estatal, contaba con un gran número de uniformes para los carteros, los cuales o no se repartieron o sobraron de la asignación a los empleados postales y no fueron devueltos al almacén central, sin embargo, por no ser objeto de la Auditoría, no se pudo cuestionar al Área sobre el excedente. Claro que de tratarse de una falta grave, se puede realizar las gestiones necesarias, ya sea ante la Titular del Órgano Interno de Control o ante la Secretaría de la Función Pública, para que la conducta irregular detectada, sea observada. Lo descrito anteriormente, son algunos de los pros y contras que desde mi punto de vista, se tienen en la realización del proceso de la Auditoría, y que forman parte de mi experiencia profesional en el Servicio Postal Mexicano.

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CAPÍTULO 5. RECOMENDACIONES.

Por mi parte, la única recomendación que haría al Área de Auditoría Interna en el Servicio Postal Mexicano, es que se fomentara la capacitación al personal adscrito al Área. Desde mi ingreso al Órgano Interno de Control en el Servicio Postal Mexicano, los cursos a los que se me ha permitido asistir han sido de Excel avanzado y Asertividad, que si bien es cierto, son de ayuda para la realización de mis actividades profesionales, desde mi punto de vista, hace falta la impartición de cursos de temas más específicos, más enfocados al combate a la corrupción, técnicas de Auditoría, sobre los rubros de las Auditorías, incluso de elaboración de papales de trabajo. Los cuales, en lo personal me serían de mucha utilidad para reforzar mis conocimientos y fortalecer las bases para la realización de las Auditorías.

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CAPÍTULO 6. CONCLUSIONES.

Aun cuando el perfil para el Área de Auditoría Interna, es de Licenciado en Contaduría, me fue fácil adaptarme a mis labores profesionales, ya que las auditorías que se practican en el Área, son a diversos rubros, en dos años he participado en la realización de Auditorías a diversos rubros como son: Presupuesto Gasto Corriente.-

Mantenimiento

Vehicular;

Actividades

Específicas

Institucionales; Sistema de Información y Registro; Inventarios y Activos Fijos.- Bienes Inmuebles; Al desempeño.- Costos; entre otras. Como se observa en el párrafo anterior, he visto temas muy diferentes entre sí y cada uno con su normatividad aplicable, sin embargo, la formación académica con la que cuento, me ha permitido desenvolverme profesionalmente como auditora, de forma satisfactoria. Para finalizar, agrego que lo que más me gusta de mi desempeño profesional, es precisamente lo comentado anteriormente, la diversidad de los temas que abarca la Auditoría Gubernamental, ya que aun cuando cada trimestre es el mismo procedimiento a seguir, los temas son diferentes, pero sobre todo los resultados deben de ser diferentes, ya que con la determinación de las Observaciones, se pretende abatir, la corrupción y el mal ejercicio de los Servidores Públicos.

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