Proceso de Órdenes de Compra y Facturación USG 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación
Objetivo
Establecer el procedimiento mediante el que se realizará la aceptación de órdenes de compra y el envío de facturas electrónicas para proceso de validación fiscal y comercial.
Alcance
Proveedores de USG
Recepción de Orden de Compra a través del portal Una vez liberadas las órdenes de compra por su comprador en USG serán publicadas a través del portal usg.b2bservicios.com Esta publicación será notificada a través del correo
[email protected] a los correos registrados para notificación es importante señalar que este correo corresponde a un servicio de notificación automática no monitoreado. Para que podamos asistirle con cualquier solicitud contacte al correo
[email protected].
USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación
Mi portal B2B Para ingresar al portal usg.b2bservicios.com se debe ingresar el usuario y la contraseña proporcionados. En caso de no contar con las claves de acceso solicitarlas al correo
[email protected]
USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación
Una vez dentro de la plataforma encontrará las siguientes opciones: a) b) c) d) e) f) g)
Paginador: las páginas incrementan a medida de que crezca el número de OC. Buscador: Permite realizar una búsqueda por número de OC. Por estatus: Muestra las OC ordenadas por estatus. Facturas: Muestra el listado de facturas recibidas con estatus. Generación de Reportes: Permite hacer diferentes tipos de búsqueda en las OC. Consulta de Saldos: Consultar los pagos realizados. Embarques: Permite consultar la información de embarques disponibles para facturar. h) Regresar al Administrador: Se encuentra el listado de Órdenes de Compra. i) Finalizar Sesión: Cierra sesión para volverla a iniciar
USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación
Lista de Estatus de las Órdenes de Compra: Icono Significado Indica que son ordenes de compra nuevas publicada y que no han sido revisadas
Indica que el proveedor ya ha visto el contenido de la Orden de Compra publicada, pero aún no responde la aceptación o rechazo. Indica que la Orden de Compra ha sufrido algún cambio por parte del comprador. Es necesario revisarla y dar respuesta de aceptación o rechazo. Señala que el proveedor aceptó la OC con sus terminos y condiciones y puede realizar la entrega.
Proveedor no está de acuerdo con lo publicado en la Orden de Compra. Se debe registrar la razón por la que no puede ser aceptada dentro del boton insertar mensaje. Este estatus indica que una OC ha sido cerrada por USG y ya no registrará ni realizará ningún movimiento adicional. Indica que la Orden de Compra ha sido entregada en su totalidad a USG.
Indica que la orden de compra se ha entregado parcialmente Este estatus indica que solo se han aceptado algunas partidas de la orden de compra.
Revisión, aceptación y rechazo de la Orden de compra. Las OC’s que aún no han sido revisadas aparecerán en el estatus “confirmación a Proveedor”, para conocer el contenido de cada OC se debe dar clic en el botón “Detalle”.
USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación En primer plano será visible el cabecero de la OC que contiene los detalles generales de la misma como son: el número de la OC, la fecha de publicación, el comprador que la emitió, así como la dirección del almacén donde se deberá realizar la entrega. Debajo de este cabecero encontrará las partidas o líneas que componen su OC y deberá verificar si los términos y condiciones estipulados por USG pueden ser o no aceptados.
Posterior a esta revisión se deberá dar respuesta de aceptación o rechazo a la OC.
Para dar respuesta se deberá seleccionar la opción “sí o no” dentro del Módulo de Control e indicar una fecha de entrega, posteriormente dar clic en el botón Aceptar en el módulo responder orden.
USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación
De ser positiva la respuesta en la parte superior izquierda del cabecero podrá visualizar tres representaciones de su orden de compra PDF, Excel y XML.
De ser rechazada la OC por cualquier motivo, favor de exponer a su comprador por medio del Módulo de Control en el botón “Insertar Mensaje” el motivo del rechazo, este mensaje le llegará de manera automática a su comprador. De igual manera podrá insertar algún documento anexo en el botón “Insertar Anexo”.
USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación
Su comprador será notificado automáticamente de la aceptación o rechazo de esta OC.
Consulta de Recibos de Almacén Una vez realizada la entrega de los productos solicitados en la Orden de Compra, el almacenista generará un número de recepción (que deberá ser capturado dentro de la Addenda requerida por USG. Este recibo de almacén contiene el detalle de la fecha y la cantidad recibida por Almacén del producto solicitado. Estos pueden consultarse dando clic en el botón “Recibos” ubicado en las partidas dentro del “Detalle” de la OC.
USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación
Embarques. Si usted presta servicio de fletes, en esta pestaña podrá visualizar la información disponible para facturar
Es necesario que realice el proceso de inserción de addeda para que se pueda validar comercialmente y nos brinde el estatus esperado “factura aceptada” de lo contrario se debe de revisar el motivo de rechazo y editarlo de ser un problema fiscal se deberá re facturar. Validación de la factura. La factura electrónica recibida por USG contiene 2 partes, la parte fiscal y la parte comercial (Addenda) Parte fiscal: contiene todos los datos requeridos por el SAT, las validaciones se realizan de acuerdo al Anexo 20 de la miscelánea fiscal vigente emitido por este organismo:
USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación
Parte comercial/Addenda: Contiene todos los datos requeridos por USG para conciliar la entrega de productos registrados en la OC vs factura.
Las facturas deben ser enviadas al correo
[email protected] del que recibirá un correo electrónico con la respuesta de validación fiscal de su factura. Esta factura puede ser emitida desde cualquier servicio de facturación validado por SAT y la Addenda puede ser generada a través de la plataforma o desde el sistema de facturación. La Addenda debe cumplir con los requerimientos especificados en el kit de implementación, es necesario respetar la estructura y capturar los datos en el formato que es requerido para que USG pueda aceptar la factura y registrarla para pago. USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación
Si no cuenta con el kit de implementación o requieres asistencia con temas relacionados a facturas contacté al correo
[email protected]. Si la factura enviada no contiene Addenda, podrá agregarla sin ningún inconveniente; en este caso únicamente se debe dirigir a la pestaña “FACTURAS”
Posteriormente podrá visualizar el listado de las facturas que se encuentran sin addenda y después dé un clic en el botón “editar”
En este punto podrá relacionar la factura a la ordenen de compra o embarque correspondiente. 1) identifique el número de su factura. 2) capture el número de la orden de compra o el número del embarque según sea el caso. 3) clic en el botón (+)
USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación
4) Deberá llenar los campos requeridos y posterior seleccionar las partidas correspondientes. Importante: el IVA se debe calcular manualmente y colocarlo en el campo correspondiente ya que el sistema no lo toma por default.
USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación 5) Una vez que haya terminado de capturar los datos solicitados, de clic en el botón “insertar”
Después de haber realizado este proceso, a su factura le ha sido integrada la addenda y al mismo tiempo su factura es validada comercialmente; si los datos contenidos en su factura coinciden con la información de la Orden de compra y a la vez con la información de recibo de almacén su factura aparecerá con un estatus de “Factura aceptada” en caso contrario aparecerá con estatus de “Factura rechazada” e indicara el motivo por el cual es rechazada.
USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación Consulta de saldos. En esta sección podrá consultar los pagos de las facturas que hayan cumplido el proceso, en caso de no visualizar información en este apartado se debe dirigir con su contacto directo en USG.
USG
Abril 2015
Manual de Colaboración electrónica de OC y Facturación
Solicitud de soporte. Cualquier duda o aclaración favor de comunicarse en los siguientes datos: Teléfono: 01 (55) 4440 4475 opción 2 Correo electrónico:
[email protected] Para los temas relacionados con uso y manipulación de la plataforma.
[email protected] Para los temas relacionados con validación de facturas.
Prado Sur #245, Lomas de Chapultepec C.P. 11000, México D.F. www.digitalb2b.com.mx
USG
Abril 2015