PROCESO DE VENTA DE EQUIPOS, PARTES, SUMINISTROS Y ACCESORIOS DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA

1. RESPONSABLE OBJETIVO DEL PROCESO OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN RECURSOS MÉTODOS DE MEJORA REQUISITOS ISO 9001: 2008

1 de 6

DOCUMENTO CONTROLADO

Asesor de Ventas Nacionales y Administrador Local Ofrecer productos que cumplan con los requisitos planteados por el cliente, con el propósito de satisfacer sus necesidades de acuerdo a las directrices planteadas por la organización. -

Garantizar la calidad y entrega oportuna de los productos que comercializa la organización.

Recursos Informáticos (acceso a Internet, Hardware: PC, impresoras), Recursos Físicos (papelería impresa), Instalaciones Físicas Acciones Correctivas. Acciones Preventivas. Indicadores de Gestión. 4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.5.1, 5.5.3, 8.2.3, 8.4

Eficacia en la venta de equipos, partes, suministros y accesorios de tecnología informática Nombre Eficacia en la entrega de productos – venta nacional

DOCUMENTOS ASOCIADOS

PÁGINA:

INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO

Nombre TABLA DE INDICADORES

VERSIÓN:

1ro de julio de 2014 03

FECHA DE EMISION:

Índice: No. de ventas conformes

x 100

Meta:

Frecuencia:

≥ 90%

Bimensual

Meta:

Frecuencia:

≥ 90%

Bimensual

No. Total de ventas Índice: No. de entregas conformes No. Total de entregas

x 100

Lista de precios Cotización Comercial Formato de Cotización Documento “Requisitos para la venta de Productos a nivel Nacional” Correo electrónico enviado por el cliente (datos de compra y soporte de pago) Remisión del producto Proceso de Compras Factura del producto Formato “Remite clientes” Formato “Registro de Envíos” Proceso de Garantías Solicitud de traslado Guía de envío (transportadora) Formato de Peticiones, Quejas y Reclamos - PQR

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2. No

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

ELEMENTOS DE SALIDA

RESPONSABLE

1. Identificación de las herramientas de venta: Información de ventas

Imagen World SAS, define las siguientes herramientas para la venta de los equipos de cómputo, partes, suministros y accesorios de tecnología informática:

Herramientas de venta definidas

Asesor de Ventas Nacionales

1. Lista de precios Diariamente, el Asesor de Ventas Nacionales asignado, realiza la actualización de la lista de precios, la cual imprime y entrega a los Asesores Comerciales para la venta en el local. Así mismo actualiza la lista de precios en el sitio Web de Imagen World SAS, para la venta a través de Call Center.

1

2. Cotización Comercial En los casos en que el cliente lo solicite, se genera cotización para la atención de sus requisitos. Las cotizaciones son elaboradas a través del formato de cotización. 2. Identificación de las modalidades de venta:

2

Herramientas de venta definidas

Imagen World SAS, identifica las siguientes modalidades para la comercialización de los equipos, partes, suministros y accesorios de tecnología informática: 1. 2.

Modalidades de venta definidas

Venta por Call Center Venta en el Local de Imagen World SAS.

Asesor de Ventas Nacionales Asesor Comercial

3. Descripción de la modalidad de venta por Call Center: El cliente se comunica con el Asesor de Ventas Nacionales y le indica los productos a adquirir. El Asesor de Ventas Nacionales a su vez informa al cliente la metodología para la compra, la cual consiste: 1. 3

Modalidades de venta definidas 2.

El Asesor de Ventas Nacionales indaga con el cliente si la compra la realizará una persona natural o una persona jurídica y de acuerdo a su respuesta le indicará los pasos a seguir.

Asesor de Ventas Nacionales

Modalidad de Venta por Call Center Definida

Supernumerario

El asesor de ventas nacionales informa al cliente el procedimiento para la aceptación de los requisitos de venta de productos a nivel nacional el cual consiste en ingresar a la página web www.imagenworld.com y descargar el documento “Requisitos para la venta de Productos a nivel Nacional” el cual debe ser aprobado por el cliente vía correo electrónico. Nota: En los casos en que los clientes no manifiesten su

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

ELEMENTOS DE SALIDA

RESPONSABLE

aceptación directa de los requisitos de venta nacional por medio de la firma del documento, Imagen World SAS, da por aceptados dichos requisitos por parte del cliente, a través del envío de las instrucciones de compra. 3.

El cliente realiza la consignación o transferencia del valor total de la compra a la cuenta corriente de Imagen World SAS. Nota: El valor total de la compra corresponde al valor neto del producto, más el 4*1000 del valor neto del producto. En los casos en que la compra se realice desde una ciudad diferente a Bogotá, el cliente debe cancelar adicionalmente el valor de la consignación nacional.

4.

El cliente envía el soporte de pago al Asesor de Ventas Nacionales a través de correo electrónico informando los requisitos de compra (producto a adquirir, cantidad, valor, referencia y dirección de envío).

5.

En el momento en que el Asesor de Ventas Nacionales verifica el pago realizado por el cliente, realiza la remisión del producto en el Programa Informático Administra, la cual imprime doble vez para la solicitud interna del producto a la bodega 2 (local) y para la entrega al cliente.

6.

En el caso de que el producto solicitado no se encuentre disponible en ninguna de las bodegas, se realiza la compra del producto al proveedor escogido por la organización. La metodología dispuesta para la compra de productos a proveedores se encuentra dispuesta en el proceso de compras.

7.

El Asesor de Ventas Nacionales o el Supernumerario procede al alistamiento y embalaje de la mercancía para su entrega a la compañía transportadora escogida por el cliente. Paralelamente a esta actividad el Asesor de Ventas Nacionales elabora la factura del producto y a través del formato “Remite Clientes” elabora el documento que incluye los datos del destinatario para ser adjuntado a la mercancía.

8.

Se envía el producto al cliente, adjuntando la factura de venta y la declaración de importación del producto. El cliente cancela el valor del envío contra entrega. El plazo de entrega de los productos a nivel nacional es de 2 días, teniendo en cuenta:

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

ELEMENTOS DE SALIDA

RESPONSABLE

Recepción del pedido antes de las 6pm: se entrega el producto a la transportadora, quien se encarga de trasladar el producto en máximo 2 días. Como evidencia de esta actividad, se genera una guía de envío. Recepción del pedido después de las 6pm: se entrega el producto a la transportadora al día siguiente de haber recibido el pedido, la cual se encarga de trasladar el producto en máximo 2 días. (Tiempo total de la operación tres días). Como evidencia de esta actividad, se genera una guía de envío. 9.

Posterior al envío del producto, se alimenta el formato Registro de Envíos, a fin de hacer seguimiento a las ventas hechas a nivel nacional. Nota: Las condiciones de garantía del producto se estipulan en la factura del producto. La metodología definida por la organización para la atención de garantías se encuentra dispuesta en el proceso de garantías.

5. Descripción de la modalidad de venta en el local de Imagen World SAS:

4

Modalidad de Venta a través del sitio Web definida

1.

El cliente se acerca al local de Imagen World SAS e informa los artículos a adquirir al Asesor Comercial.

2.

El Asesor Comercial determina si los requisitos manifestados por el cliente pueden ser cumplidos o si la organización no dispone de los productos solicitados.

3.

Si se determina que se pueden atender los requisitos del cliente, el Asesor Comercial realiza la búsqueda del producto en el local o en la bodega 1 de la organización. Cuando el producto se encuentra en la bodega 1, el Administrador del Local solicita el traslado de la mercancía a través del Sistema Administra.

Asesor Comercial

Modalidad de Venta en el local definida Administrador Local

En caso de no tener existencias se compra el producto al proveedor asignado por la organización. La metodología dispuesta para la compra de productos a proveedores se encuentra dispuesta en el proceso de compras. 4.

El Asesor Comercial elabora la factura del producto al cliente a través del Sistema Administra y el cajero recibe el pago por parte

Cajero

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELEMENTOS DE SALIDA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

del cliente. 5.

Se entrega el producto al cliente junto con la factura de la mercancía vendida y la declaración de importación. Nota: Las condiciones de garantía del producto se estipulan en la factura del producto. La metodología definida por la organización para la atención de garantías se encuentra dispuesta en el proceso de garantías.

4

Percepción del cliente acerca de los productos y servicios ofrecidos por la empresa

Con el propósito de asegurar la comunicación con el cliente en cuanto a sus quejas y reclamos, en el procedimiento de no conformes se definen los lineamientos para su identificación, trazabilidad y respuesta. El registro de las quejas y reclamos se realiza en el formato de “Peticiones, Quejas y Reclamos –PQR”

3. Versión

Gestión de Quejas y Reclamos realizada

CONTROL DE CAMBIOS Modificación

Creación del documento

02

Se crea el documento “Requisitos para la venta de Productos a nivel Nacional”, el cual se incluye en las actividades de venta por call center y por Internet. Se crea el indicador de eficacia en la entrega de productos – venta nacional.

03

Se formalizan los lineamientos para la gestión de las quejas y reclamos de la organización.

Nombre y Cargo

Coordinador SIG

REVISÓ Nombre y Cargo

Gerente General

Asesor Comercial

Fecha 12 de agosto de 2013

01

ELABORÓ

Asesor de Ventas Nacionales.

29 de octubre de 2013 01 de julio de 2014

APROBÓ Nombre y Cargo

Gerente General

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