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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE RESTAURACION DE COPIAS DE SEGURIDAD

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1. OBJETIVO Definir el procedimiento de restauración del ICBF para garantizar la disponibilidad de la información según el Punto Objetivo de Recuperación y Tiempo Objetivo de recuperación definido, en el evento que se requiera por pérdida accidental o desastre. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud de restauración (restore) a la mesa de servicio y finaliza con la entrega de la información al solicitante y cierre del requerimiento en la herramienta de Gestión de Servicios. 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No

1

Actividad

Realizar la solicitud de restauración a la mesa de Servicios.

Responsable Líder Técnico de Sistema de Información o Subdirector de Sistemas Integrados de Información o Jefe de área si corresponde a respaldo de información de usuario final.

Registro

F1 PR12 MPA6 Formato de solicitud de restore

¿El formato de solicitud se encuentra correctamente diligenciado y solicitado por una persona autorizada? 2

3 4

Sí: Continuar al paso 3 No: Regresar el formato al solicitante y recibirlo solo hasta que cuente con las condiciones mínimas requeridas. Escalar el caso al Especialista de Backups. Informar al Líder de Backup del ICBF la solicitud para la realización de la restauración.

Mesa de Servicio

Herramienta de Gestión de Servicios

Mesa de Servicio

Herramienta de Gestión de Servicios

Especialista de Backups

Correo Electrónico

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¿El medio en donde se encuentra la información a restaurar se ubica en el sitio de custodia externa? Sí: Continuar al paso 6. No: Ir al paso 8 Identificar y solicitar los medios correspondientes al proveedor de custodia externa Entregar los medios solicitados. Realizar el cargue del medio donde se encuentre la información a restaurar en la librería de backup e informar al Especialista de Backups. Realizar la configuración para restauración en la Herramienta de la Solución de respaldo ¿La información será restaurada en uno de los equipos ubicados en el Datacenter? Sí: Ir al paso 14. No: Continuar al paso 11 Indicar la ruta o el medio a usar para la restauración de la copia de información de la cinta. Ubicar en el medio indicado, la información a restaurar en el destino final. Escalar el requerimiento al Ingeniero de Soporte en Sitio o Ingeniero Regional que corresponda, de acuerdo a la ubicación o las condiciones en las que se solicita el servicio.

Realizar el proceso de restauración de la información, de acuerdo a lo solicitado en el formato de requerimiento.

Especialista de Backups

Especialista de backups Proveedor de custodia externa Operador de backups ó Analista NOC

Relación de cintas enviadas a custodia externa.

Correo Electrónico Remesa solicitud de medios Correo Electrónico

Especialista de Backups

Herramienta de Solución de Respaldo

Especialista de Backups

F1 PR12 MPA6 Formato de solicitud de restore

Líder de Almacenamiento.

Correo Electrónico

Especialista de Backups

Medio Extraíble o Servidor de archivos.

Especialista de Backups

Herramienta de Gestión de Servicios

Especialista de Backups en el caso de información a ser restaurada en el Datacenter, Herramienta de Ingeniero de Gestión de Servicios Soporte en Sitio o Ingeniero Regional para información a restaurar en equipos

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de usuario final ¿La información solicitada pudo ser restaurada del medio solicitado? 15 Sí: Ir al paso 20. No: Continuar al paso 16

16

Remitir el medio magnético a procesos de limpieza o recuperación avanzada del medio para intentar obtener la información. ¿El medio pudo ser recuperado con la información?

17

18

Sí: Ir al paso 20 No: Continuar al paso 18 Validar con el usuario solicitante de acuerdo a la política de backup la fecha disponible más cercana a la solicitud de restauración.

19

Regresar al paso 4

20

Verificar con el solicitante que la información restaurada es la correcta y en la ubicación adecuada.

21

Regresar el medio a custodia externa si corresponde

22

Cerrar el requerimiento

Especialista de Backups

Herramienta de Solución de Respaldos

Especialista de Backups

Remesa de envío de la cinta para procesos de limpieza y recuperación

Especialista de Backups

Herramienta Solución Respaldos

de de

Especialista de Backups

Herramienta Solución Respaldos

de de

Especialista de Backups Especialista de Backups en el caso de información a ser restaurada en el Datacenter, Ingeniero de Soporte en Sitio o Ingeniero Regional para información a restaurar en equipos de usuario final Operador de Backups Especialista de backups

Herramienta de Gestión de Servicios

Correo Electrónico

Remesa solicitud de medios Herramienta de Gestión de Servicios

fin 4. CRITERIOS OPERATIVOS Responsabilidades Las solicitudes de restauración únicamente serán atendidas cuando provengan de Líderes Técnicos o el Subdirector de Sistemas Integrados de Información, para el caso de Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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aplicativos o bases de datos, o de los jefes de área para el caso de información de usuario final. Igualmente se atenderán solicitudes que provengan de entes de control o autoridades con competencia para solicitar la información respaldada. Toda restauración que se realice sobre ambientes de producción, deberá estar soportado mediante su aprobación ante el Comité de Control de Cambios. En el caso que se realicen copias intermedias de la información a restaurar, deberá ser depurada por el Especialista de Backups, una vez se confirme por parte del solicitante que la información ha sido exitosamente restaurada. Formatos de solicitud del servicio Para que se inicie el proceso de restauración de la información, es mandatorio que la información solicitada en el formato de solicitud de Respaldo esté completa y correctamente diligenciada. Solo se atenderán solicitudes que vengan remitidas desde el correo electrónico de las personas autorizadas para tal fin. Ubicación de destino de la información a restaurar Toda la información restaurada por ICBF, será ubicada en equipos de la entidad y que cuenten con las características de seguridad definidas. En casos de información solicitada por entes de control o terceros de los cuales se autorice el suministro de la copia de información, esta será entregada en discos compactos o Discos Duros Externos. Entrega de la información restaurada Para garantizar el principio de confidencialidad, toda la información restaurada será entregada únicamente al solicitante (Líder técnico, Jefe de área o autoridad competente según corresponda). En ningún caso se entregarán copias adicionales a personas no autorizadas para tal fin. Criticidad de la información Bajo la orientación del área de respaldos, cada líder funcional definirá la política de backup más apropiada teniendo en cuenta la criticidad de la información, es necesario analizar el impacto de la pérdida de información de la institución, para realizar esta clasificación, puede referirse al documento G8.MPA6. GUÍA PARA DESARROLLO DE INVENTARIO Y CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS. Publicado en la Intranet en el proceso de Gestión Tecnológica. Horario de ejecución

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El horario de ejecución de las restauraciones se establecerá según la criticidad de la información en el evento de pérdida accidental o desastre, de acuerdo a la disponibilidad de los recursos. Solicitud de Medios Custodia Externa En los casos en que los medios requeridos para una restauración se encuentren fuera de sitio, el especialista de backup identificará y solicitará dichos medios al proveedor de Custodia externa quien tendrá un tiempo definido para la entrega de medios de forma urgente y ordinaria. Verificación de la realización de respaldos Para evidenciar la integridad de la información respaldada, el especialista de backup generará pruebas aleatorias de restauración de la información respaldada, de acuerdo a un cronograma para realización de la misma, aprobado por el Líder de Backups. La realización de estas restauraciones, así como los solicitados a través del procedimiento aquí descrito serán relacionados en la documentación correspondiente que hará parte integral del informe de Gestión Mensual presentado al Líder de Backups de ICBF. El líder de Backups de ICBF verificará esta información de acuerdo a los logs generados en la Herramienta de la Solución de Respaldo. En caso de encontrar alguna diferencia entre la información y los logs generados, esta se enviará a corrección o penalizará en la factura en el período correspondiente, según el caso. Revisión Física del medio ante falla de restauración El medio que presente falla en el proceso de restauración, será enviado a un proveedor que esté en la capacidad de ejecutar un procedimiento avanzado de recuperación y limpieza del medio e intento de recuperación de la información.

5. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): La duración típica del ciclo del procedimiento en el caso de aplicaciones y bases de datos que se encuentren en el Datacenter, serán establecidas en el documentación que define el RPO y RTO de cada aplicación o base de datos. En el caso de solicitud de restauración a información de usuario final el período de este será hasta de 3 días hábiles

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6. PRODUCTO: Información íntegra restaurada y ubicada en el destino final solicitado.

7. DEFINICIONES Restore: Es el proceso para recuperar archivos que han sido perdidos o eliminados de algún medio de almacenamiento o que han sufrido alguna modificación negativa. Requerimientos de hardware: Son los componentes físicos como memoria RAM, procesador y disco duro que se requieren para que la información se procese con eficiencia. Requerimientos de software: Son los componentes lógicos como programas, sistemas operativos y motores de bases de datos que se requieren para la correcta instalación y funcionamiento de los sistemas y aplicativos. Medios Magnéticos: Son los elementos físicos que se usan para realizar copias de respaldo. Se pueden clasificar como cintas, CD, DVD, discos duros externos. Custodia Externa: Es el proceso de almacenar una copia de la información en lugar diferente al sitio de producción ante la eventualidad de una contingencia informática, este tipo de copia se seguridad acompañado de un plan de continuidad es sin duda un blindaje a la operación de la organización y a la integridad de su información. Tiempo Objetivo de Recuperación (RTO, Recovery Time Objective): Es el tiempo que pasará una infraestructura antes de estar disponible. Para reducir el RTO, se requiere que la Infraestructura (Tecnológica, Logística, Física) esté disponible en el menor tiempo posible pasado el evento de interrupción Punto Objetivo de Recuperación (RPO, Recovery Point Objective): Es cuando la infraestructura, ya comenzada nuevamente, comenzará a hacerse evidente. Básicamente, RPO significa lo que la organización está dispuesta a perder en cantidad de datos. Para reducir un RPO es necesario aumentar el sincronismo de réplica de datos. Mesa de Servicio: Constituye el único punto de contacto con los usuarios finales para registrar, comunicar, atender y analizar todas las llamadas, incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de información. Es a través de la gestión proactiva de la Mesa de Servicios que la Dirección de Información de Tecnología se informa de las necesidades que tienen los funcionarios en cuanto a los recursos informáticos a nivel nacional. Herramienta de Gestión de Servicios: Son todos los sistemas, aplicaciones, controles, soluciones de cálculo, metodología, etc., que ayudan a la gestión de una empresa; para el Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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caso de TI para el manejo y control de servicios es el software en donde se documentan los servicios de gestión tecnológica como Incidentes, Requerimientos, Problemas, Controles de Cambios, etc, todas estas correspondientes a Tecnologías de Información; algunas de las Herramientas que se encuentran hoy en día en el mercado son: • Remedy de BMC • Altiris de Symantec • IBM Service Management de IBM • CA Service Desk Manager de CA Technologies • Service Manager de Hewlett Packard • Aranda's Service Desk de Aranda Software Herramienta de la solución de respaldo: Se refiere a las aplicaciones, provistas para el desarrollo y administración de las tareas de respaldo. En ella se encuentra el listado de servidores asociados a esta, así como las tareas de backup programadas de acuerdo a los cronogramas establecidos. Líder Técnico de Sistema de Información: Persona encargada de la administración y sostenimiento del sistema de información del ICBF que lidera. Líder de Backup ICBF: Es la persona encargada de velar porque la administración de los respaldos se realice de manera correcta según las políticas establecidas por el ICBF. Especialista de Backups: Es la persona encargada de administrar la herramienta de respaldo para la realización de copias de seguridad, hace parte del grupo de especialistas del Operador de TI. Operador de Backups: Es la persona que hace parte del grupo de soporte del operador de TI, encargada de realizar las siguientes actividades: - Monitoreo de las aplicaciones de backup para reportar fallas al especialista - Cargue y descargue de medios en la librería de backup - Envío de medios a custodia externa. Ingeniero de Soporte en Sitio: Persona encargada de dar soporte técnico en las diferentes sedes donde el ICBF tiene presencia a nivel Nacional. Hace parte del grupo de soporte del Operador de TI. Ingeniero Regional: Persona encargada de dar soporte tanto técnico como funcional a los usuarios sobre el uso de las herramientas tecnológicas y los Sistemas de información del ICBF en las regionales donde la entidad tiene presencia. Incidentes: Son los eventos que atentan contra la Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la información y los recursos tecnológicos del ICBF.

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Librería de medios (Autochanger): Dispositivo que permite el almacenamiento de medios para la ejecución de copias de seguridad a través de drives de lectura/escritura, la gran ventaja de una librería de medios es el cargue automático de los medios por medio de un brazo robótico. Datacenter: Es el centro de datos donde se encuentran ubicados todos los componentes tecnológicos, la información y aplicaciones para la entrega de servicios a los usuarios. Retención de la información: Es el tiempo que la información va a ser guardada, por ejemplo: 1 mes, 1 Año, 10 años. Este tiempo ha de ser tenido en cuenta para la solicitud de un restore de acuerdo a la política de backup establecida previamente. Formato de Solicitud de Restore El Formato de solicitud de Restore está diseñado para que los usuarios especifiquen los parámetros requeridos para ejecutar una restauración, deben especificar los datos tanto del origen como del destino de la información. 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA G8.MPA6. Guía para Desarrollo de Inventario y Clasificación de Activos 9. RELACIÓN DE FORMATOS F1 PR12 MPA6 Formato de solicitud de Restore 10.

NATURALEZA DE LOS CAMBIOS Ítem Modif.

Nombre del ítem

Descripción del Cambio Versión Inicial

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