PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
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RESPONSABLE
:
JEFE DE GESTIÓN HUMANA
REVISO
:
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
APROBÓ
:
GERENTE
VERSIÓN
FECHA
DESCRIPCIÒN DEL CAMBIO
AUTOR
0
02/05/2007
Creación
Mónica Neira
1
11/11/2007
Eliminación de codificación
Mónica Neira
2
07/06/2008
3
18/03/2009
4
16/02/2010
5
08/10/2010
6
11/11/2012
7
20/11/2014
Inclusión del formato registro de inducción por cargo como evidencia en la inducción y las capacitaciones serán evaluadas en el formato evaluación de capacitaciones. Inclusión validación de la eficacia de las capacitaciones y la metodología a evaluar y formato para el diagnostico de necesidades de capacitación, formato de desarrollo de competencias; así mismo la identificación de necesidades de formación y la toma de conciencia, medición de indicadores y las estrategias del programa. Modifica la nota de calificación. Inclusión de cómo establecer la detección de necesidades de capacitación y como será evidenciada la eficacia. Inclusión de comunicación participación y consulta e Indicadores de Eficiencia y Eficacia de las capacitaciones. Se modifica la palabra Salud Ocupacional por Seguridad en el Trabajo y se implementa como medición el Juego para evaluar al personal.
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Mónica Neira
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OBJETIVO Establecer una metodología para la planeación, ejecución, comunicación, participación y consulta, toma de conciencia del aprendizaje dirigido a cada uno de los funcionarios, con el fin de garantizar y mantener la competencia del personal que labora para la Organización. ALCANCE Aplicable a todo el personal que forma parte de la Organización a través de un vínculo laboral directo. DEFINICIONES •
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Capacitación: Va dirigida al perfeccionamiento técnico del funcionario para que éste se desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas, producir resultados de calidad, dar excelentes servicios a sus clientes, prevenir y solucionar anticipadamente problemas potenciales dentro de la Organización. A través de la capacitación hacemos que el perfil del funcionario se adecue al perfil de conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto de trabajo. Calificación: Proceso para demostrar la capacidad para cumplir los requisitos especificados. Formación. Es la primera etapa de desarrollo de un individuo o grupo de individuos que se caracteriza por una programación curricular en alguna disciplina y que permite a quien la obtiene alcanzar niveles de conocimiento cada vez más elevados. En general son programas a mediano y largo plazo. Inducción: Tiene como finalidad que el funcionario conozca más en detalle la Organización y sus funciones, se integre a su puesto de trabajo y al entorno humano en que transcurrirá su vida laboral. El nuevo funcionario va a encontrase de pronto inverso en un ambiente con normas, política, procedimiento y costumbres extrañas para el. La Organización debe preocuparse por informar al respecto a todos los nuevos elementos, y establecer planes y programas cuyo objeto será acelerar la integración del individuo, en el menor tiempo posible, al trabajo con el jefe, al equipo de trabajo y a la Organización en general. Entrenamiento: Es un proceso de formación a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos. El entrenamiento implica la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la Organización, de la tarea y del ambiente, y desarrollo de habilidades. Sensibilización: Actividades encaminadas a concienciar al personal sobre la importanciancia de repercusión sobre todas las actividades de la Organización y las suyas
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propias, así como la necesidad de un mejor comportamiento individual como parte fundamental del principio de respeto al SGI. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Formación: Enseñanza de los conocimientos generales o específicos que una persona necesita para desarrollar su labor en un determinado puesto de trabajo. Adiestramiento: Actividad de enseñar las habilidades que una persona necesita para desarrollar su labor en un determinado puesto de trabajo. Tiene carácter eminentemente práctico y se relaciona directamente con la tecnología, útiles, equipo, etc., que se usan en el puesto de trabajo. Sensibilización: Actividades desarrolladas para difundir el Sistema de Gestión a todo el personal de la empresa, y concienciar de la importancia de las actividades que cada uno desarrolla. Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes canales. Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien. Participación: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada miembro, bien individualmente o a través de sus representantes, aportan ideas a un tema propuesto. Delegados de Prevención: Son los representantes de los trabajadores con funciones específicas en materia de prevención de riesgos laborales. Comité de Seguridad y Salud: Es el órgano paritario y colegiado de participación destinado a la consulta regular y periódica de las actuaciones de la empresa en materia de prevención de riesgos. Detección de Necesidades de Capacitación: Es un proceso para conocer las carencias en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes que el personal requiere cumplir para desempeñarse efectivamente en su puesto de trabajo.
DESCRIPCION La Organización en busca de mantener la competencia del personal con el que cuenta, para ejecutar el ejercicio de sus actividades estableció un método para la Detección de necesidades de capacitación es el método comparativo. El principal fundamento de este modelo radica en establecer las discrepancias que existen entre: “Lo que debe hacerse y lo que realmente se hace”. Compara una situación Ideal con la Real para definir las diferencias, que serán las necesidades a satisfacer “Todo proceso, actividad, servicio”, que tiene un estándar de calidad óptimo. Por lo tanto primero se debe definir ese nivel de calidad para poderlo comparar con lo real y determinar acciones que tengan que ver con capacitación. El Método Comparativo consta de 4 etapas: 1a. Etapa. Determinación de la situación idónea.
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2a. Etapa. Determinación de la situación real. 3a. Etapa. Comparación entre ambas situaciones. 4a. Etapa. Determinación de necesidades de capacitación y toma de decisiones. La Jefatura de Gestión Humana, a través de los recursos proporcionados por la gerencia, identifica las necesidades de formación del personal de la Organización con la colaboración de los dueños de procesos que pueden surgir estas fuentes: 9 Perfil del Cargo. 9 Una desviación entre los requerimientos de formación previa y calificación para tareas específicas del puesto de trabajo. 9 Panorama de Riesgos y Peligros 9 Matriz de aspectos e impactos ambientales. 9 Prestación de un Nuevo Servicio. 9 Adquisición de Nuevos Productos, Equipos, Mercancías, etc. 9 Cambios en el Sistema de Gestión Integral. 9 Mejora de los Conocimientos. 9 Propuestas del Personal Presentadas en el Periodo. 9 Evaluación de Desempeño. 9 Observación de la Conducta. 9 Requisitos Legales. 9 Pruebas de Habilidades: Las pruebas de pericia se pueden aplicar a habilidades manuales, conocimiento básico de trabajo o habilidades cognitivas de alto orden, como la toma de decisiones en situaciones complejas. Los elementos que primero tienen que ser definidos, son el tipo de conducta que se debe lograr, el estándar de desempeño aceptable y las condiciones en que se espera que se practique dicha conducta. 9 Entrevista a los Funcionarios. 9 Encuesta de Clima Organizacional. Todos estos elementos estarán ligados al perfil de cargo el cual será revisado anualmente para garantizar la identificación continua de las necesidades de formación. También pueden ser identificados en el transcurso del año y son plasmadas en el formato para el diagnostico de necesidades de capacitación, ya que estos se van identificando de acuerdo a las ofertas del medio según las necesidades que la Organización requiera en el momento. Los temas específicos del sistema de gestión integral (procedimientos, programas, instructivos etc.) se realizaran con personal interno de la Organización o con nuestro cliente. Los temas especializados se realizaran con personal externo competente como: ICONTEC, SGS, Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja, Consejo Colombiano de Seguridad, EPS, ARL, Autoridad Ambiental de la región, Secretaria del Medio Ambiente entre otros.
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Lo anterior con el fin de asegurar: ¾ El cumplimiento de los requisitos mínimos de formación para cada puesto de trabajo. ¾ Que el personal que se incorpora cumpla con los requisitos definidos para el puesto de trabajo y/o que se le proporcione la formación o se emprendan otras acciones para satisfacer estas necesidades y así mantener la competencia para el desempeño de su función. Toma de Conciencia La Organización busca que los funcionarios asuman la toma de conciencia como una auto formación holística, transformadora y renovadora de cada una de las dimensiones de la persona integralmente. Esto se llevara a cabo mediante las actividades de inducción, re inducción, capacitaciones, Grupos Primarios, sensibilizaciones, comunicaciones y en la misma ejecución de sus actividades. RESPONSABLES: Gerente: ¾ Asignar los recursos necesarios para la conforme ejecución del plan de capacitación y entrenamiento. Representante de la Dirección: ¾ Identificar y programar las actividades requeridas según la especialidad del funcionario; de igual manera efectuar los pagos y gastos por este concepto. Director Administrativo o Coordinador de HSEQ: ¾ Verificar el cumplimiento al plan de entrenamiento y capacitación, según lo programado. Jefe de Gestión Humana: ¾ Identificar diplomados, seminarios, cursos, etc., relacionados con su área y promover la participación de todos los funcionarios. ¾ Coordinar y ejecutar actividades de entrenamiento y/o capacitación identificadas. ¾ Para el proceso de inducción se deben tener en cuenta los diferentes aspectos relacionados en la presentación general que se realiza dejando registro de la inducción en el formato registro inducción por cargo.
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¾ Los subcontratistas serán participes del entrenamiento según sus funciones que valide la matriz de entrenamiento por cargo según su perfil. ¾ Los cargos que se contraten y que no estén enunciados en el plan de capacitación y entrenamiento por cargo, participaran de este haciendo semejanza entre las funciones de los cargos existentes y nuevos. ¾ Ya que la Organización realiza trabajos operativos con personal temporal, se validará la no participación de la totalidad de las actividades parte de cualquier empleado, cuando este no se encuentre prestando servicios para la Organización en las fechas en que se halla programado la actividad, bien sea porque fue retirado o porque fue contratado posterior a la ejecución del tema según cronograma de capacitaciones y actividades. ¾ Tener conocimiento de los programas de motivación, brindar los recursos necesarios para la ejecución del programa y verificar el cumplimiento de los programas. ¾ Dar a conocer los programas de motivación y difusión implementados en la organización a los trabajadores. ¾ Verificar el cumplimiento del programa. ¾ Velar por que el mecanismo utilizado para la difusión de las acciones y resultados de las actividades sean eficaces. ESTRATEGIA Partiendo de que el proceso de enseñanza - aprendizaje en el puesto de trabajo, va de acuerdo a su nivel de formación con las habilidades y las responsabilidades del cargo a desempeñar la Organización ha definido que se realice de tal forma que se sigan las siguientes etapas ya antes mencionadas y descritas a detalle a acontinución: 1ª. ETAPA. DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN IDÓNEA. Los responsables de solicitar capacitación para los funcionarios deben determinar la situación ideal que debe prevalecer en sus áreas de trabajo. Para lo anterior se les propone lleven a cabo las siguientes actividades: 1. Determinar quien es su cliente interno y / o externo. 2. Determinar cuales son los requerimientos de su cliente, es decir, que requisitos debe cubrir el producto (incluye servicio) que les ofrece. 3. Definir que actividades debe llevar a cabo su personal para elaborar un producto que cumpla con los requisitos del cliente. 4. Identificar que conocimientos, habilidades y actitudes requiere el personal para realizar sus actividades, para así cumplir con su perfil. 2ª. ETAPA. DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN REAL. Para determinar la situación real que prevalece en su área de trabajo se propone:
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1. Evaluar las competencias del personal a través del formato “EVALUACION DE DESEMPEÑO POR COMPETENCIAS”. 2. Evaluar el desempeño del personal, de acuerdo a los indicadores de desempeño establecidos por su jefe inmediato y considerando que existen tres posibilidades por las cuales una persona no actúa conforme a lo esperado: 1) Porque no puede: El problema, entonces, radica en que los métodos, materiales y equipo no son los adecuados para realizar su trabajo. 2). No sabe: no tiene los conocimientos necesarios para llevar a cabo las actividades de su puesto de trabajo. Aquí la solución puede ser la capacitación. 3). No quiere: La dificultad se localiza en el campo de la motivación, las actitudes y los valores y también puede solucionarse a través de la capacitación. 3. Considerar los objetivos que no han sido alcanzados, los planes y proyectos a futuro, los resultados y observaciones de auditorias, problemas y conflictos en su área de trabajo, etc. 3ª. ETAPA. COMPARACIÓN ENTRE AMBAS SITUACIONES. Una vez que se revisado el perfil de cargo y se haya evaluado la competencia y desempeño del personal es momento de comparar para identificar los conocimientos, habilidades y actitudes que el personal carece y debe tener para desempeñar de manera eficaz y eficiente su trabajo. 4ª. ETAPA. DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Y TOMA DE DECISIONES. Por último, para determinar las necesidades de capacitación y tomar decisiones sobre la manera en que habrán de ser satisfechas se propone lo siguiente: 1. Detectar por empleado cuales son sus necesidades de capacitación de acuerdo a los resultados de la etapa anterior. 2. Revisar la Matriz de Necesidades de Capacitación por Cargo, para identificar que cursos pueden ayudar al personal a cubrir sus necesidades detectadas. 3. Diligenciar el formato “Formato para el Diagnostico de Necesidades de Capacitación”. En conclusión la Organización busca establecer las competencias requeridas para cada una de las actividades que desarrolla y que afectan la calidad de sus servicios; para ello debe evaluar las competencias del personal que desempeña tales actividades y desarrollar planes para eliminar las brechas existentes entre las competencias requeridas y las competencias existentes. La definición de necesidades debe incluir también el análisis de necesidades que pueden aparecer en el futuro. COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA: La Información a los trabajadores en relación con los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo; las medidas y actividades de protección y prevención aplicables a dichos riesgos; y las
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medidas adoptadas en situaciones de emergencia en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios, y evacuación de los trabajadores; se llevará a cabo, con carácter general, a través de los Delegados de Comité Paritario de Seguridad y salud en el trabajo. Comunicación de los impactos ambientales la Organización ha decidido no comunicar externamente información sobre los Aspectos Ambientales Significativos derivados de sus actividades y servicios identificados en cada etapa de los Proceso. No obstante, se informará directamente a cada trabajador de: Los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo tanto aquellos que afecten a la Organización en su conjunto como los riesgos específicos en su puesto de trabajo o función; Las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos. Para esta Difusión la Organización estableció como medios de difusión de las acciones y resultados, las carteleras, capacitaciones, reuniones, Grupos Primarios, inducción, re inducciones, reuniones del COPASO, correos, fondo de pantallas, folletos. La consulta a los trabajadores se llevará a cabo a través del Comité Paritario de Seguridad y salud en el trabajo, en la adopción de las decisiones relativas a: ¾ La organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud y prevención de los riesgos profesionales. ¾ El proyecto y la organización de la formación en materia preventiva. ¾ Cualquier otra acción que pueda tener efectos substanciales sobre la seguridad y la salud de los trabajadores. MEDICION Y SEGUIMIENTO: La validación de la eficacia de la capacitación se efectuara realizando “evaluaciones” de los temas tratados. Estas evaluaciones pueden ser para todo el personal, en grupo o aleatoriamente, de manera verbal (preguntas) o por escrito. La calificación es de 1 a 5 siendo 3 la nota mínima de de aprobación. Y se dejara registrado en el Formato Asistencia Actividades. Las evaluaciones relacionadas con SSOMA, se efectuaran mínimo una vez por proyecto así el tema se divulgue en más de una ocasión. De acuerdo al resultado de las evaluaciones se analizan temas que de forma repetitiva arrojen resultados de comprensión deficientes con el fin de reforzarlos inmediatamente o reprogramándolos. Como estrategia de calificación se implementa el juego para evaluar al personal. El personal que pierda la evaluación tendrá 5 días calendario para exponer de manera pedagógica la capitación perdida. Todas las capacitaciones ejecutadas serán evaluadas en el formato de evaluación de capacitaciones, esta evaluación nos permite ver la eficacia de las capacitaciones y la calidad del manejo del tema de capacitador.
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El seguimiento es efectuado por los el Jefe de Gestión Humana quien de acuerdo al nivel de cumplimiento reporta a la gerencia la aplicación del Cronograma General de Capacitaciones. LISTADO DE INDICADORES DE GESTIÓN HUMANA N°
NOMBRE DEL INDICADOR
1
% Cumplimiento del Plan de Capacitación
META
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
No de capacitaciones realizadas / Gestión Humana No de capacitaciones programadas en el Plan de Capacitaciones
80%
ANUAL
No de persona que recibieron porcentaje de funcionarios recibieron un Gestión Humana capacitaciòn o formación/ Total de personal que necesita formación
80%
SEMESTRAL
No. Capacitaciones evaluadas satisfactoriamente / Total de personas capacitadas
80%
SEMESTRAL
Actividades de salud ocupacional realizadas/ actividades de salud ocupacional programadas.
80%
ANUAL
TIPO DE INDICADOR
PARA QUE SIRVE EL INDICADOR Este
indicador
permite
PROCESO
FORMULA
verificar
EFICACIA cumplimiento del Plan de Capacitación Este indicador permite medir que
2
Cobertura de las capacitaciones
EFICACIA
formaciòn frente al total de personal Este indicador permite medir 3
Efectividad de las capacitaciones realizadas
4
% Cumplimiento de las actividades de salud ocupacional programadas
EFECTIVIDAD
EFICACIA
efectividad
de
las
la
capacitaciones Gestión Humana
realizadas Este indicador permite medir el grado cumplimiento de las actividades de salud ocupacional Gestión Humana programas que permiten mejorar el bienestar Laboral del personal.
DOCUMENTOS RELACIONADOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Formato Evaluaciones de Desempeño por Objetivos. Formato Encuesta de Clima Laboral. Matriz de Necesidades de Capacitación por Cargo. Formato Registro de Inducción por Cargo. Formato Cronograma General de Actividades. Formato Asistencia Actividades. Formato Evaluación de Capacitaciones. Formato para el Diagnostico de Necesidades de Capacitación. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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