Programa de Fortalecimiento de las Oficinas de Recursos Humanos AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL 2013

Presentación Objetivo del taller: Comprender las herramientas de mapeo y metodología de perfil de puestos a fin de aplicarlas en una entidad, en el marco del proceso de tránsito al régimen de la Ley del Servicio Civil.

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Normas y Evaluación Normas: • Asistencia y puntualidad en el Taller • Participación individual y grupal • Compromiso de aprender y aplicar lo aprendido.

Evaluación: Se realizará un test de aprendizaje de lo desarrollado en el segundo día del taller, para la obtención de certificado.

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Video Modernización de la Gestión Pública

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Lineamientos para el tránsito de una entidad pública al régimen del servicio civil, Ley 30057 AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL 2013

Objetivo

Brindar alcances sobre el proceso que deben seguir las entidades para poder pasar al nuevo régimen del Servicio Civil.

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Tránsito al nuevo régimen Gradual debido a:

Tránsito de 2,500 entidades

• Pase automático no resuelve problemas. • Impacto fiscal. • Viabilidad operativa.

Proceso de transición por cada entidad 276 y 728: pase con concurso (opcional). Desde Resolución de SERVIR que INICIA la Implementación de la LSC, no se podrá contratar más 276 ni 728 (solo CAS). Nuevas plazas mediante concurso público.

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Servidores en el nuevo régimen

¿Cómo transita una entidad al Nuevo Régimen del Servicio Civil?

1. PREPARACIÓN Garantizar que todos conozcan la ruta y herramientas

2. ANÁLISIS SITUACIONAL Foto actual identificar oportunidades mejora

para de

3. MEJORA INTERNA Implementar ajustes o mejoras internas en la entidad y persona

Seguimiento permanente a lo largo de todo el proceso

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4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN

Realizar el pase de servidores al nuevo régimen

¿Cómo transita una entidad al Nuevo Régimen del Servicio Civil?

1. PREPARACIÓN a) Conformar la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil, que liderará el pase al nuevo régimen.

b) Tomar conocimiento del proceso para el tránsito, metodologías y herramientas. c) Difundir a todos los servidores, los objetivos e importancia de cada etapa del proceso.

2. ANÁLISIS SITUACIONAL a) Mapeo de puestos vigentes en la entidad. b) Mapeo de procesos actuales.

c) Analizar los procesos en respuesta a la razón de ser de la entidad. d)Analizar los puestos que intervienen en los procesos revisados en el punto c.

3. MEJORA INTERNA a) Mejorar procesos – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de procesos. b) Definir la dotación de personal .

c) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfiles de Puestos (MPP). d) Valorizar los puestos e) Elaborar Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).

Seguimiento permanente a lo largo de todo el proceso

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4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN a) Concursos para los puestos (276 y 728 que pasan al nuevo régimen, y nuevos puestos). b) Implementar los procesos mejorados.

1. Preparación Objetivos: Sensibilizar al interior de la entidad sobre el proceso de tránsito. Prepararse al interior de la entidad para iniciar el proceso de tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil. Comisión de Tránsito al Régimen del Servicio Civil • Un representante del titular de la entidad, de preferencia será un servidor que ejerza funciones atribuidas a la entidad: de algún órgano de línea (quehacer de la entidad) • El Secretario General o Gerente General o quien haga sus veces: máxima autoridad administrativa. • El jefe del área de Recursos Humanos, o el que haga sus veces: ORH integran el SAGRH. • El jefe del área de Planificación y Presupuesto, o Racionalización, u Organización y Métodos, o la que haga sus veces: responsables de procesos, reorganización, CAP y PAP • Un representante del área de Administración, o la que haga sus veces. 1. PREPARACIÓN a) Conformar la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil, que liderará el pase al nuevo régimen. b) Tomar conocimiento del proceso para el tránsito, metodologías y herramientas.

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c) Difundir a todos los servidores, los objetivos e importancia de cada etapa del proceso.

3. MEJORA INTERNA 2. ANÁLISIS SITUACIONAL a) Mapeo de puestos vigentes en la entidad. b) Mapeo de procesos actuales. c) Analizar los procesos en respuesta a la razón de ser de la entidad. d)Analizar los puestos que intervienen en los procesos revisados en el punto c.

a) Actualizar servicios y mejorar procesos – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de procesos. b) Definir la dotación y asignación de personal. d) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfiles de Puestos (MPP). e) Valorizar los puestos Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).

4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN a) Concursos para los puestos (276 y 728 que pasan al nuevo régimen, y nuevos puestos). b) Implementar los procesos mejorados.

2. Análisis Situacional Objetivo: Tener información actualizada de los puestos y procesos vigentes en la entidad. • Foto de la situación actual de la entidad: puestos mapeados, procesos que se ejecutan. • Identificación de oportunidades de mejora en términos organizacionales y de personal.

¿Qué implica? • Recoger información de los puestos. • Levantar información de los procesos que se ejecutan en la entidad. • Analizar procesos vigentes en respuesta a la razón de ser de la entidad. • Analizar la información de los puestos de acuerdo con los procesos en los que intervienen

1. PREPARACIÓN a) Conformar la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil, que liderará el pase al nuevo régimen. b) Tomar conocimiento del proceso para el tránsito, metodologías y herramientas.

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c) Difundir a todos los servidores, los objetivos e importancia de cada etapa del proceso.

3. MEJORA INTERNA 2. ANÁLISIS SITUACIONAL a) Mapeo de puestos vigentes en la entidad. b) Mapeo de procesos actuales. c) Analizar los procesos en respuesta a la razón de ser de la entidad. d)Analizar los puestos que intervienen en los procesos revisados en el punto c.

a) Actualizar servicios y mejorar procesos – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de procesos. b) Definir la dotación y asignación de personal. d) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfiles de Puestos (MPP). e) Valorizar los puestos Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).

4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN a) Concursos para los puestos (276 y 728 que pasan al nuevo régimen, y nuevos puestos). b) Implementar los procesos mejorados.

3. Mejora Interna [1/2] Objetivo: Realizar la mejora al interior de la entidad, tomando acción sobre las oportunidades de mejora identificadas en el paso anterior. • Documentos de gestión actualizados y aprobados, de corresponder. Reglamento de Organización y Funciones (ROF) con servicios actualizados y Manual de Procesos de la Entidad con procesos mejorados.

¿Qué implica? • Proponer actualización de servicios a prestar, en caso corresponda, y validarlos con la Alta Dirección. • Actualizar el ROF según los servicios actualizados. La aprobación la realiza la Secretaría de Gestión Pública - PCM. • Mejorar los procesos para la prestación de los servicios. • Actualizar el Manual de Procesos de la Entidad conteniendo los procesos mejorados. 1. PREPARACIÓN a) Conformar la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil, que liderará el pase al nuevo régimen. b) Tomar conocimiento del proceso para el tránsito, metodologías y herramientas.

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c) Difundir a todos los servidores, los objetivos e importancia de cada etapa del proceso.

3. MEJORA INTERNA 2. ANÁLISIS SITUACIONAL a) Mapeo de puestos vigentes en la entidad. b) Mapeo de procesos actuales. c) Analizar los procesos en respuesta a la razón de ser de la entidad. d)Analizar los puestos que intervienen en los procesos revisados en el punto c.

a) Actualizar servicios y mejorar procesos – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de procesos. b) Definir la dotación y asignación de personal. d) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfiles de Puestos (MPP). e) Valorizar los puestos Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).

4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN a) Concursos para los puestos (276 y 728 que pasan al nuevo régimen, y nuevos puestos). b) Implementar los procesos mejorados.

3. Mejora Interna [2/2] Objetivo: Realizar la mejora al interior de la entidad, tomando acción sobre las oportunidades de mejora identificadas en el paso anterior. ¿Qué implica? • Definir la dotación de personal: puestos necesarios y cantidad de ocupantes necesarios para ejecutar los procesos. • Elaborar los perfiles de puestos: detallando funciones y requisitos de cada puesto, teniendo en cuenta los procesos en los que intervendrán. • Elaborar el Manual de Perfiles de Puestos (MPP) con los nuevos perfiles de puestos. • Valorizar los puestos • Elaborar el CPE incorporando la dotación de personal y la valorización de cada puesto. La aprobación la realizan MEF y SERVIR.

1. PREPARACIÓN a) Conformar la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil, que liderará el pase al nuevo régimen. b) Tomar conocimiento del proceso para el tránsito, metodologías y herramientas.

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c) Difundir a todos los servidores, los objetivos e importancia de cada etapa del proceso.

3. MEJORA INTERNA 2. ANÁLISIS SITUACIONAL a) Mapeo de puestos vigentes en la entidad. b) Mapeo de procesos actuales. c) Analizar los procesos en respuesta a la razón de ser de la entidad. d)Analizar los puestos que intervienen en los procesos revisados en el punto c.

a) Actualizar servicios y mejorar procesos – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de procesos. b) Definir la dotación y asignación de personal. d) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfiles de Puestos (MPP). e) Valorizar los puestos Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).

4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN a) Concursos para los puestos (276 y 728 que pasan al nuevo régimen, y nuevos puestos). b) Implementar los procesos mejorados.

4. Implementación del Nuevo Régimen

Objetivo: Implementar el Nuevo Régimen mediante la contratación del personal bajo el nuevo régimen y la puesta en práctica de los procesos mejorados.

1. PREPARACIÓN a) Conformar la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil, que liderará el pase al nuevo régimen. b) Tomar conocimiento del proceso para el tránsito, metodologías y herramientas.

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c) Difundir a todos los servidores, los objetivos e importancia de cada etapa del proceso.

3. MEJORA INTERNA 2. ANÁLISIS SITUACIONAL a) Mapeo de puestos vigentes en la entidad. b) Mapeo de procesos actuales. c) Analizar los procesos en respuesta a la razón de ser de la entidad. d)Analizar los puestos que intervienen en los procesos revisados en el punto c.

a) Actualizar servicios y mejorar procesos – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de procesos. b) Definir la dotación y asignación de personal. d) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfiles de Puestos (MPP). e) Valorizar los puestos Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).

4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN a) Concursos para los puestos (276 y 728 que pasan al nuevo régimen, y nuevos puestos). b) Implementar los procesos mejorados.

Mapeo de puestos METODOLOGÍA E INSTRUMENTOS Octubre 2013

Objetivos 1. Explicar en qué consiste el Mapeo de Puestos y cuál es su importancia (como parte de la Tránsito al Régimen del Servicio Civil). 2. Dar a conocer los pasos que se deben seguir para la ejecución del mapeo de puestos. 3. Mostrar el uso de los instrumentos para el Mapeo de puestos.

El Mapeo de Puestos como parte de la Implementación del Régimen del SC

Preparación de la Entidad

Análisis situacional de la entidad

- Mapeo de puestos - Mapeo de procesos - Análisis e identificación de oportunidades de mejora.

Aplicación de mejoras internas

Implementación del nuevo régimen

¿Por qué es necesario el Mapeo de Puestos? Necesitamos conocer la situación actual de los puestos para identificar oportunidades de mejora. También se hará un mapeo de procesos para conocer la situación actual de los procesos que realiza la entidad.

Análisis situacional de la Entidad

¿Qué información nos brindará el Mapeo de Puestos? Foto actual de los puestos de todas las modalidades de contratación:

- # servidores por cada modalidad de contratación. - Funciones realizadas por los puestos (permanentes y temporales).

• Datos generales: órgano y unidad orgánica al que pertenece, régimen, nivel remunerativo, cargo de confianza, cantidad de ocupantes. • Jerarquía. • Ingresos. • Funciones principales y relevancia del puesto.

¿Cuáles son los pasos para realizar el mapeo de puestos? Fase 1

Fase 2

Organización del Mapeo de Puestos

Mapeo de puestos

• Elaborar el conograma de trabajo. • Dar a conocer el mapeo de puestos al interior de la entidad.

• Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante. • Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas. • Analizar la información levantada.

Fase 1: Organización del Mapeo de Puestos

Organización del • Elaborar el conograma de trabajo. • Dar a conocer el mapeo de puestos al interior Mapeo de de la entidad. Puestos

•

Mapeo de puestos

• •

Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante. Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas. Analizar la información levantada.

1. Elaborar el cronograma de trabajo Objetivo: Conocer el volumen de puestos en la entidad y elaborar el cronograma para realizar Mapeo de Puestos. Insumos: • Organigrama actualizado de la entidad. • Planilla del mes anterior (que incluya puestos 276,728 y CAS). • Información de pago al personal bajo otras modalidades de contratación *Si no se cuenta con alguno de los insumos, la Comisión de Tránsito consultará con cada órgano y unidad orgánica el n° de puestos. Resultado: Cronograma de Trabajo Contiene responsables, informantes, fechas estimadas de inicio y fin.

Cronograma del Mapeo de Puestos Tarea 1. Dar a conocer el proceso de Mapeo de Puestos en la entidad 2. Relevar y sistematizar la información de los documentos de gestión 2. 1 Obtener los documentos de gestión vigentes y otra documentación relevante. 2. 2 Sistematizar la información de los puestos. 3. Validar la información de los puestos mediante entrevistas 3. 1 Órgano 1 (los que dependen directamente del órgano) 3.2 Órgano 1 – Unidad orgánica 1 (los que dependen de la unidad orgánica) (…) 4. Analizar la información del Mapeo de puestos 1

N° de puestos

Responsable

Informante

Completar

Completar

Completar

Completar

Completar

Completar

Completar

Completar

Completar

…

…

Completar

Días

Completar

Completar

Depende del n° de puestos

Depende del n° de puestos

Depende del n° de puestos

Fecha inicio fin

Fase 1: Organización del Mapeo de Puestos 2. Dar a conocer el proceso del Mapeo de Puestos al interior de la entidad Objetivo: Garantizar el compromiso de todos los órganos de la entidad. Actividades: a) Enviar una comunicación formal a los órganos de la entidad: • • •

Señalar que la entidad está iniciando el tránsito Presentar a la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen Describir el Mapeo.

Organización del • Elaborar el conograma de trabajo. • Dar a conocer el mapeo de puestos al interior Mapeo de de la entidad. Puestos

•

Mapeo de puestos

• •

Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante. Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas. Analizar la información levantada.

Importante: • Dejar claros los objetivos del mapeo (no se trata de una evaluación). • Despejar cualquier duda al respecto del proceso.

Fase 1: Organización del Mapeo de Puestos

Organización del • Elaborar el conograma de trabajo. • Dar a conocer el mapeo de puestos al interior Mapeo de de la entidad. Puestos

•

Mapeo de puestos

• •

Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante. Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas. Analizar la información levantada.

b) Sesión informativa a los diferentes órganos de la entidad: •

• • •

Describir el proceso de Tránsito al Nuevo Régimen y exponer detalladamente el Mapeo de Puestos. Obtener el compromiso con el proceso de los Directores / Gerentes para apoyar el proceso. Coordinar las fechas de entrega de los documentos. Coordinar las entrevistas con los Directores Generales, Directores y Gerentes y Subgerentes de los órganos y unidades orgánicas para validar la información de los puestos y recoger las funciones y relevancia de los puestos.

Resultado: • Directores y Gerentes de los Órganos y Unidades Orgánicas comprometidos. • Fechas pactadas para entrega de documentación y entrevistas pactadas.

Organización del • Elaborar el conograma de trabajo. • Dar a conocer el mapeo de puestos al interior Mapeo de de la entidad. Puestos

Fase 2: Mapeo de Puestos

•

Mapeo de puestos

• •

Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante. Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas. Analizar la información levantada.

1. Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante Objetivo: Recabar la documentación de los puestos y sistematizarla (datos generales, jerarquía e ingresos). Actividades: a) Recabar los documentos de gestión vigentes y otra documentación. b) Sistematizar la información de los puestos de acuerdo a la Matriz de Mapeo de puestos. Resultado: Matriz de Mapeo llena Información de Datos generales, Jerarquía e Ingresos de todos los puestos (276, 728, CAS y otras modalidades de contratación.

Lista de documentos a recolectar Fuente (dato referencial) Manual de Organización y Recoger información de los puestos bajo los regímenes Planificación o Funciones (MOF). de los Decretos Legislativos 276 y 728, según quien haga sus Cuadro de Asignación de Personal corresponda. veces. (CAP). Presupuesto de Asignación de Personal (PAP). Términos de referencia (TDR) de Recoger información del personal CAS y del personal Recursos los CAS y documentos que bajo otra modalidad de contratación. Humanos y describan puestos y funciones del Logística personal bajo otra modalidad de contratación. Reglamento de Organización y Insumo para el análisis de los puestos y su alineamiento Planificación o Funciones (ROF). con las funciones del órgano y unidad orgánica al que quien haga sus pertenece. veces. Planilla del mes anterior (que Tener la información de los ingresos de los trabajadores Recursos incluya puestos 276,728 y CAS). bajo todas las modalidades de contratación. Esta Humanos y Información de pago al personal información se solicitó al inicio, para la elaboración del Logística bajo otras modalidades de cronograma pero en caso no se haya proporcionado en contratación. este punto sí es un requisito para poder sistematizar la información de ingresos de los puestos. Documentos

  





  1

Objetivo

Matriz de Mapeo de Puestos

1. Datos generales

2. Jerarquía

3. Ingresos

4. Funciones principales del puesto 1

Código del puesto Órgano Unidad Orgánica Naturaleza del órgano Nombre del puesto Cargo Estructural (CAP) Código de Cargo Estructural ¿Cargo de confianza? Régimen Laboral Nivel Remunerativo - CAP D.Leg. 276 Nivel Remunerativo - CAP D.Leg. 728 Cantidad prevista de ocupantes Cantidad de ocupantes Cargo del Jefe inmediato Cargos de subordinados Cantidad de subordinados 276 - Remuneración 276 - CAFAE 728, CAS y otras modalidades de contratación - Ingresos Total Ingresos Mensuales Bruto Bonificaciones anuales Función 1 Función 2 Función 3 Función 4 Función 5 Relevancia del puesto

Organización del • Elaborar el conograma de trabajo. • Dar a conocer el mapeo de puestos al interior Mapeo de de la entidad. Puestos

Fase 2: Mapeo de Puestos

•

Mapeo de puestos

• •

Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante. Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas. Analizar la información levantada.

2. Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas Objetivo: Validar la información ya sistematizada de los puestos (datos generales, jerarquía e ingresos) y recoger la información de las funciones y relevancia de los puestos Actividades: a) Validar la información levantada de los puestos con el entrevistado Verificar que estén todos los puestos (276, 728, CAS y de otras modalidades de contratación). Si falta alguno, recoger su información en ese momento y registrarla en la Matriz.

Organización del • Elaborar el conograma de trabajo. • Dar a conocer el mapeo de puestos al interior Mapeo de de la entidad. Puestos

Fase 2: Mapeo de Puestos

•

Mapeo de puestos

• •

Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante. Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas. Analizar la información levantada.

b) Recoger la información de las funciones que realizan los puestos y su relevancia para el órgano o la unidad orgánica a la que pertenecen. Previamente, el entrevistador revisa MOF, TDRs de CAS, documentos de puestos de otras modalidades de contratación (para conocer las funciones).

En la entrevista pregunta al entrevistado: funciones que realiza el ocupante del puesto, de qué manera es indispensable lo que el ocupante realiza para la unidad orgánica u órgano, comentarios (opcional).

Resultado: Matriz de mapeo llena y validada con la información de todos los puestos 276, 728 y CAS y de las personas bajo otras las modalidades de contratación: datos generales, jerarquía, ingresos y funciones (y, de corresponder, comentarios).

Organización del • Elaborar el conograma de trabajo. • Dar a conocer el mapeo de puestos al interior Mapeo de de la entidad. Puestos

Fase 2: Mapeo de Puestos

•

Mapeo de puestos

• •

Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante. Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas. Analizar la información levantada.

3. Analizar la información del Mapeo de puestos Objetivo: Analizar la información de los puestos para identificar los principales hallazgos que luego sirvan para las definir las oportunidades de mejora. Actividades: a) Resúmenes de los datos recogidos. b) Análisis de puestos temporales (personal bajo el régimen CAS y personas bajo otras modalidades de contratación) con funciones permanentes. Resultado: Análisis preliminar de la información recogida, que abarca, un resumen de los puestos y un análisis de los puestos temporales

Resúmenes de los datos recogidos Órgano Unidad orgánica

Puestos 276

Puestos 728

Puestos Otras CAS modalidades

Total de puestos en la entidad

276 276 Total 276 728 728 728 Total CAS (G) Otras Puestos Total Total de Total Ocupad Vacantes (C) Ocupado Vacantes (F) modalida 276 y 728 puestos puestos puestos os (A) (B) s (D) (E) des de (C+F) ocupados vacantes ocupados contratac (A+D+G+ (B+E) y ión (H) H) vacantes (C+F+G+ H) Órgano Unidad 1… 1… Unidad 2… Órgano Unidad 2… 1… Unidad 2… … … Totales Totales

Análisis de puestos temporales Código del Nombre del Código del Puesto Nombre del Puesto CAP al puesto puesto CAP al que que corresponde (en caso exista un puesto CAP temporal temporal corresponde (en caso exista un puesto CAP asociado)

N° xx

Puesto…

N° yy

Puesto…

asociado)

¿Funciones alineadas con las funciones del órgano y unidad orgánica? (Sí/No)

Actividad grupal “Formato de Guía Mapeo de Aula” Instrucciones 1. En grupo leer las instrucciones del Caso de Mapeo de Puestos.

2. Revisar la documentación que está en el caso. 3. Llenar de forma individual la Matriz de Mapeo.

4. Compartir nuestras respuestas.

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Metodología para la Elaboración de Perfiles de Puestos

¿Qué es el Perfil de Puestos?

Es la información estructurada respecto a la ubicación de un puesto dentro de la estructura orgánica, misión, funciones, así como también los requisitos y exigencias que demanda para que una persona pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente.

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Importancia del Perfil del Puesto Selección de personal

Contratación de personal,

Provee información para la convocatoria y las herramientas de evaluación de los postulantes

Contienen información actualizada sobre el objetivo de contratación y las funciones que se desarrollan en el puesto.

Progresión en la carrera: proveen información de funciones y requisitos necesarios para el desarrollo de los concursos públicos de méritos que se realizan para la progresión de la carrera

Inducción de personal, orienta al trabajador sobre su misión, funciones y coordinaciones principales dentro de su área de trabajo.

Perfil del Puesto Capacitación de personal:

Gestión del Desempeño, los criterios de medición del desempeño son elaborados con la información básica que provee los perfiles de puestos

Las necesidades de capacitación detectadas se basan en las funciones y requisitos del puesto

los perfiles de puestos son el insumo y sirven para cada uno de los procesos técnicos de recursos humanos, permite trabajar en forma integrada las funciones de RR.HH.

¿Con quienes elaboramos el perfil de puestos? 1.

Si hay ocupante del Puesto, se elabora el perfil con el ocupante de mayor expertise (Ocupante referente).

2.

Si no hay ocupante del Puesto :  Lo ideal es contar con al menos tres expertos por cada puesto a analizar.  Los expertos requieren dos requisitos :  Conocer a fondo la naturaleza del puesto a examinar.  Ser un referente en el puesto por su gestión .

Metodología de Elaboración de Perfiles PASO 1: IDENTIFICAR EL PUESTO

PASO 2: REVISAR INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO

PASO 3: ELABORAR LA PROPUESTA DE LA MISIÓN, FUNCIONES Y COORDINACIONES PRINCIPALES

PASO 4: IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES

Hoja de Trabajo N° 01 “Matriz de elaboración de la propuesta de misión, funciones y coordinaciones principales del puesto”.

PASO 5:

PASO 6:

PASO 7:

VALIDAR LA MISIÓN DEL PUESTO Y DEFINIR HABILIDADES

ESTABLECER LOS REQUISITOS DEL PUESTO

CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO

Hoja de Trabajo N° 02 “Matriz de funciones esenciales, validación de la misión del puesto y definición de habilidades”.

Hoja de Trabajo N° 03 “Matriz de requisitos del puesto”

Hoja de Trabajo N° 04 “Formato de Perfil del Puesto”

PASO 8: VALIDAR EL PERFIL DEL PUESTO

PASO 1 IDENTIFICAR EL PUESTO

PASO 2 BUSCAR INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO Revisar el mapeo de puestos de la Entidad; en caso no existiera, se revisará otros documentos e instrumentos de gestión relacionados al puesto de interés, tales como: ROF Organigrama de la Entidad CAP o CPE MOF Clasificador de Cargos Términos de Referencia (TDR - Requerimientos de Personal) Formato de Convocatoria para CAS Marco Legal Otros documentos de la Entidad:

Todos estos documentos nos servirán de ayuda durante el desarrollo de cada uno de los pasos del perfil del puesto.

PASO 3

ELABORAR LA PROPUESTA DE MISIÓN, FUNCIONES Y COORDINACIONES PRINCIPALES DEL PUESTO.

3.1

Ubicar Ocupante referente o Interlocutor Experto: La información del perfil del puesto será realizada con el ocupante del puesto, y si fueran varios ocupantes del mismo puesto, se recomienda elaborarlo con el ocupante referente (el que tenga mayor conocimiento en el puesto por experiencia); en caso no hubiera ocupante, se realiza con interlocutores expertos.

3.2

Redacción de la Propuesta de Misión: La misión del puesto es la razón de ser o su finalidad. Elabore una propuesta en el recuadro correspondiente de la Hoja N° 01.

Actividad de aplicación grupal "Formato: Matriz de Identificación del Puesto, Funciones y coordinaciones principales"

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CASO PRÁCTICO Objetivo: Realizar un caso práctico de aplicación de la metodología para la elaboración de perfiles de puestos.

Materiales:  Cada mesa cuenta con un caso práctico de perfil del puesto (4 juegos de copias para cada mesa).  Los casos prácticos impresos contienen: Hoja de trabajo N° 01: “Matriz de Identificación del puesto, funciones y coordinaciones principales”, el cual indica información sobre el puesto, funciones y coordinaciones principales . Hoja de trabajo N° 03: “Matriz de Requisitos del Puesto”, el cual indica los requisitos de formación, conocimientos y experiencia. Organigrama de la entidad, organigrama de la unidad, ROF de la unidad, CAP de la Unidad, MOF del Puesto.

Nota: “Cada caso de perfil del puesto contiene información modificada en forma intencional; ello se realizó con el propósito de lograr los objetivos de aprendizaje”.

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PASO 3

3.3

3.4

ELABORAR LA PROPUESTA DE MISIÓN, FUNCIONES Y COORDINACIONES PRINCIPALES DEL PUESTO.

Redacción de las Funciones: •Revise los instrumentos de gestión y/o de apoyo indicados en el Paso 2. •Realice las modificaciones o actualizaciones de las funciones de acuerdo a las “Sugerencias y esquema de redacción de las funciones del puesto”; así como, de la lista referencial de verbos.

Coordinaciones principales del puesto: •Coordinaciones internas: Indique las principales unidades orgánicas de la Entidad con quienes frecuentemente interactúa el puesto. •Coordinaciones externas: Indique las principales organizaciones o instituciones externas a la Entidad con quienes frecuentemente establece coordinaciones.

Sugerencias para la redacción de funciones del puesto: Denoten importancia Sean concretas y entendibles. Denoten límites de responsabilidad o actuación. Mensurables o que se pueda desprender un resultado. No emplear demasiadas palabras técnicas. Enfocarse en el puesto y no en la persona. Los verbos usados deben reflejar conducta observable. No utilizar adverbios, adjetivos o criterios de eficacia ni que denoten compromiso (ejemplo: adecuadamente, de la mejor manera, asegurar el

cumplimiento, garantizar la implementación, entre otros similares).

Esquema de redacción de las funciones del puesto: VERBO(S)

OBJETO

Indica la acción a desarrollar

Indica sobre qué afectará el verbo o la acción.

Redactar el verbo en modo infinitivo (ar,er,ir) (Planificar, atender, asistir, evaluar, otros)

RESULTADO Indica el para qué se hace; y es usado cuando es necesario una mejor comprensión de la función.

Procesos, recursos Cumplir objetivos, plazos, estándares tecnológicos, personas, de calidad, presupuestos, entre otros. objetos, materiales, otros.

Ejemplo: Nombre del puesto: Asistente de Selección de Personal. Función: "Analizar las hojas de vida de los postulantes para clasificarlos según el grado de cumplimiento del perfil del puesto vacante”. Verbo Objeto

Resultado

Analizar Las hojas de vida de los postulantes para clasificarlos según el grado de cumplimiento del perfil del puesto vacante.

Actividad de aplicación grupal: Funciones

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PASO 4 IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES La presente metodología tiene su base en el “Teorema de Pareto”, el cual nos permitirá obtener las funciones esenciales del puesto (las 04 funciones con mayor puntuación y que agregan mayor valor a los resultados del puesto).

¿Recuerdas el Teorema de Pareto? “El Teorema nos dice que el 80% de los resultados dependen del 20% de las causas y, el 80% de las causas restantes genera apenas un 20% de los resultados”

¿Y cómo aplicamos el Teorema de Pareto a los puestos de trabajo?

Identificando el 20% de funciones esenciales de un puesto que impacten en el 80% de resultados del puesto.

20% 20% FUNCIONES

80% 80% RESULTADOS

¿ Y cómo identificamos las funciones esenciales? ¡¡ Utilizamos la TABLA DE PUNTUACIÓN ¡¡ Puntuamos cada función de acuerdo a los factores de la tabla:

 F (Frecuencia)  CE (Consecuencia de no aplicación o ejecución errada)  COM (Complejidad o grado de dificultad en la ejecución de la actividad)

TOTAL = CE X CM + F

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IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES

1ro Puntuar cada una de las funciones de acuerdo a los factores y los grados que existen en la “Tabla de Puntuación de funciones” ; luego obtener el puntaje total en base a la fórmula definida en la metodología.

“Las 4 funciones esenciales son las que tienen mayor impacto para el puesto porque generan resultados que agregan valor”.

2do Identificar las 4 funciones con mayor ponderación, siendo éstas las funciones esenciales del puesto.

Actividad de aplicación grupal “Puntuación de funciones”

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PASO 5

VALIDAR LA MISIÓN DEL PUESTO Y DEFINIR HABILIDADES

Para desarrollar la validación de la Misión del Puesto utilizaremos la Hoja de trabajo N° 02 “Matriz de Funciones esenciales, validación de la misión y definición de habilidades”; así como las Sugerencias y esquema de redacción de la misión del puesto.

5.1 Validación de la misión del puesto: La misión del puesto es la razón de ser del puesto o su finalidad. a.) Traslade las cuatro (4) funciones esenciales y la propuesta de misión en la Hoja de Trabajo N° 02: “Matriz de Funciones Esenciales, Validación de la Misión y definición de Habilidades”. b.) Revise la propuesta de la misión del puesto y redáctela en el recuadro “Misión del Puesto” en base a las sugerencias y el esquema de redacción de la misión del puesto. c.) Valide la Misión del Puesto de acuerdo a los siguientes criterios: Cumplimiento de las sugerencias y esquema de redacción de la misión del puesto. Coherencia de la misión con las funciones esenciales del puesto. Coherencia de la misión con las funciones generales de la unidad orgánica. Nota: Al finalizar la validación de la misión, revise el nombre del puesto y, en caso éste no se relacione con su misión, proceda a modificarlo. Recuerde que el nombre del puesto debe guardar relación con su Misión.

Sugerencias para la redacción de la misión del puesto: •Enfocarse en las funciones esenciales del puesto. •Tenga utilidad para colocar un nombre al puesto. •Tenga correspondencia con las funciones generales de unidad orgánica. •Sea concreto y entendible. •No utilizar adverbios, adjetivos o criterios de eficacia que denoten compromiso (ejemplo: adecuadamente, de mejor manera, asegurar el cumplimiento, garantizar implementación, entre otros similares).

la

ni la la

Esquema de redacción de la misión del puesto: VERBO(S)

OBJETO

Indica la acción a desarrollar

Indica sobre qué afectará el verbo o la acción.

Redactar el verbo en modo infinitivo (ar,er,ir) (Planificar, atender, asistir, evaluar, otros)

Procesos, recursos tecnológicos, personas, objetos, materiales, otros.

MARCO GENERAL DE ACTUACIÓN

RESULTADO

Indica el marco general de actuación del puesto.

Indica el para qué se hace; y es usado cuando es necesario una mejor comprensión de la función.

Planes, procedimientos, procesos, entre otros.

Cumplir objetivos, plazos, estándares de calidad, presupuestos, entre otros.

Ejemplo : Nombre del puesto: Asistente de Selección de Personal. Misión: "Atender los requerimientos de personal de las unidades orgánicas de acuerdo al procedimiento de selección de personal para dotar de servidores públicos calificados a la Entidad”.

Verbo Objeto Marco general de actuación: Resultado

Atender los requerimientos de personal de las unidades orgánicas de acuerdo al procedimiento de selección de personal para dotar de servidores públicos a la Entidad.

Actividad de aplicación grupal “Validación de la Misión”

58

5.2 Definición de habilidades a.) Ubique el Diccionario de Habilidades. b.) Ubíquese en el recuadro de Habilidades de la Hoja de Trabajo N° 02 y analice las funciones esenciales y la misión del puesto validada; pregúntese ¿Que habilidades son requeridas para realizar eficientemente las funciones esenciales?. c.) Establezca entre (03) tres y (04) cuatro habilidades principales para el puesto.

MATRIZ DE FUNCIONES ESENCIALES, VALIDACIÓN DE LA MISIÓN Y DEFINICIÓN DE HABILIDADES (Hoja de Trabajo N° 02) Unidad Orgánica: Denominación: Nombre del puesto: Dependencia Jerárquica Lineal: Dependencia Jerárquica Funcional: Puestos que supervisa:

Recursos Humanos Especialista III Asistente de Selección de Personal Jefe de Recursos Humanos -

Nº

FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO

1

Realizar convocatorias utilizando diversas fuentes de reclutamiento para ubicar candidatos que puedan cubrir los puestos vacantes de la Entidad.

2

Analizar las hojas de vida de los postulantes para clasificarlos según el grado de cumplimiento del perfil del puesto vacante.

3

Llevar a cabo entrevistas estructuradas de selección de personal con la finalidad de recabar información de índole profesional y personal que permita hallar la compatibilidad del postulante con el perfil del puesto.

4

Realizar evaluaciones psicológicas a los postulantes para asegurar un estado psicológico saludable que permita ejercer las funciones y requisitos del puesto.

PROPUESTA DE LA MISIÓN DEL PUESTO

MISIÓN DEL PUESTO

HABILIDADES

Asistir a los procesos de Atender los requerimientos selección de la de personal de la unidades Atención, Análisis, organización en base a los orgánicas para dotar de Empatía, Comunicación requerimientos personal calificado a la Oral. asociados. Entidad.

Las habilidades son cualidades de las personas que son inherentes a sus características personales y/o son adquiridas por la práctica constante.

PASO 6 ESTABLECER LOS REQUISITOS DEL PUESTO En base a las funciones esenciales, establezca la formación académica, conocimientos y experiencia requerida para el puesto. Para ello, utilice la Hoja de trabajo N° 03: “Matriz de Requisitos del Puesto”

FORMACIÓN ACADÉMICA CONOCIMIENTOS

EXPERIENCIA

6.1 FORMACIÓN ACADÉMICA Para establecer los requisitos de formación académica, revise la misión y las funciones esenciales del puesto; posteriormente establezca los siguientes requisitos: Formación académica: Estudios secundarios, estudios técnicos a nivel básico o superior (No universitarios), estudios universitarios; asimismo indique si se requiere estudios completos. Grados(s)/Situación(es) académica(s) y estudios requeridos: Considere egresado o bachiller o titulado en algunos estudios; asimismo indique si se requiere el grado de magister o doctor en alguna especialidad, considerando para ello si debe ser egresado o titulado como magister o doctor. Colegiatura: Indicar si el puesto requiere colegiatura y habilitación profesional.

6.2 CONOCIMIENTOS “Los conocimientos que se describan, deben validarse con certificación, prueba técnica, entrevista o algún otro mecanismo que evidencie el cumplimiento del requisito de conocimientos; ello es importante para verificar la idoneidad de los candidatos en los procesos de selección de personal” Para desarrollar este paso, revise la misión y las funciones esenciales del puesto y establezca los siguientes requisitos de conocimientos: a.) Conocimientos Técnicos: Identifique los conocimientos técnicos específicos para el puesto, sean en temas relacionados a la administración pública (Sistemas Administrativos establecidos en la Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo y sus modificatorias) o temas generales relacionados a la gestión privada y/o pública. Los Sistemas Administrativos del Estado son: 1. Gestión de Recursos Humanos 2. Abastecimiento 3. Presupuesto Público 4. Tesorería 5. Endeudamiento Público 6. Contabilidad 7. Inversión Pública 8. Planeamiento Estratégico 9. Defensa Judicial del Estado 10. Control 11. Modernización de la gestión pública

6.2 CONOCIMIENTOS b.) Cursos y/o Programas de Especialización: Establezca los cursos o diplomados que se requieren para ocupar el puesto; los mismos que deben contar con la certificación o sustento documentario respectivo. Cabe indicar que cada curso de especialización debe tener no menos de 24 horas de capacitación y los diplomados no menos de 90 horas. c.) Conocimientos Ofimáticos: Identifique el nivel de dominio del Word, Excel y Power Point; así como otros paquetes informáticos que pudieran ser necesarios para el puesto. Para ello ubique la Tabla de Conocimientos de Ofimática y de Idiomas como medio de apoyo. d.)Conocimientos de Idiomas y/o Dialectos: Establezca si es necesario conocer algún idioma y/o dialecto; asimismo mencionar el nivel de dominio. Para ello ubique la Tabla de Conocimientos de Ofimática y de Idiomas como medio de consulta. CONOCIMIENTOS A.) Conocimientos Técnicos principales requeridos para el puesto (No requieren documentación sustentaria) :

Técnicas de evaluación psicológica, Técnicas de entrevistas de selección de personal. B.) Programas de especialización requeridos y sustentados con documentos. Nota : Cada curso de especialización deben tener no menos de 24 horas de capacitación y los diplomados no menos de 90 horas.

Indique los cursos y/o programas de especialización requeridos:

Curso de especialización en Selección de Personal o Entrevistas de Selección de Personal. C.) Conocimientos de Ofimática e Idiomas. Nivel de dominio OFIMÁTICA

No aplica

Básico Intermedio Avanzado

Nivel de dominio IDIOMAS

No aplica

X

Word

X

Inglés

Excel

X

…….

Powerpoint

X

…….

Básico

Intermedio Avanzado

6.3 EXPERIENCIA Proceda a revisar la misión y funciones esenciales del puesto y, en base al análisis, establezca los requisitos de experiencia general y específica que se detalla a continuación:

REQUISITOS DE EXPERIENCIA Experiencia general Indique la cantidad total de años de experiencia laboral; ya sea en el sector público o privado.

6 años de experiencia general. Experiencia específica A.) Marque el nivel mínimo de puesto que se requiere como experiencia; ya sea en el sector público o privado: Pra cti ca nte profe s i ona l

X

Auxi l i a r o As i s te nte

Ana l i s ta / Es pe ci a l i s ta

Supe rvi s or / Coordi na dor

Je fe de Áre a o Dpto

Ge re nte o Di re ctor

B.) Indique el tiempo de experiencia requerida para el puesto; ya sea en el sector público o privado:

2 años de experiencia como asistente y/o auxiliar de selección de personal y/o en puestos con funciones equivalentes. C.) En base a la experiencia requerida para el puesto (parte B), marque si es o no necesario contar con experiencia en el Sector Público: X

SÍ, el puesto requiere contar con experiencia en el sector público

NO, el puesto no requiere contar con experiencia en el sector público.

* En caso que sí se requiera experiencia en el sector público, indique el tiempo de experiencia en el puesto y/o funciones equivalentes.

1 año de experiencia en el sector público en puestos idénticos y/o puestos con funciones equivalentes. * Mencione otros aspectos complementarios sobre la experiencia; en caso existiera alguna anotación adicional para el puesto.

Actividad de aplicación grupal “Matriz de Requisitos del Puesto”

65

PASO 7

CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO

Verifique la pertinencia del contenido de la información del perfil del puesto: Identificación correcta del puesto. Coherencia de la misión con las funciones establecidas para el puesto, el ROF de la unidad orgánica, las sugerencias y el esquema de redacción de la misión. Alineamiento de las funciones del puesto con el ROF de la unidad orgánica, las sugerencias y el esquema de redacción de funciones. Descripción pertinente de las coordinaciones internas y externas que se realizan en el puesto. La formación académica, los conocimientos, la experiencia y las habilidades principales establecidas sean pertinentes para desarrollar todas las funciones del puesto.

PASO 7

CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO

Finalmente, registre la información en la Hoja de trabajo N° 04 “Formato de Perfil del Puesto”.

PASO 8 VALIDAR EL PERFIL DEL PUESTO El Jefe de la unidad orgánica revisa y valida la información contenida en el perfil del puesto.

Actividad de aplicación grupal “Formato de Perfil de Puesto”

69

EXPOSICIÓN DE TRABAJOS