CREA gestión

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Programa para la gestión MODULO DE ALUMNOS

Desarrollado con las últimas tecnologías de programación plataforma .NET de Microsoft.

100 % compatible con el nuevo

Aplicación desarrollada íntegramente por TecnoInformatica Canaria www.teinca.com

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Índice Alumnos Recibos Profesores Actividades Listados a medida

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Botones rápidos Permite acceder a los alumnos, si el programa está en modo “colegio” ó modo “San Rafael” (en honor al colegio San Rafael para quien se desarrolló el módulo de alumnos).

Alumnos Si el modo “San Rafael” está activo, el programa trabaja en modo colegio. En este modo los alumnos son los “Clientes” del programa. Podemos desde aquí Crear un “Nuevo” alumno, ver todos los alumnos y modificar si es presiso. El programa no borra las fichas de los alumnos, sino que les de de baja. La ventana del alumno tiene muchos campos no solo del alumnos sino de los padres y /o tutores. Los Conceptos Cada alumno tendrá en su ficha una serie de servicios que hemos denominado “Conceptos”. En el ejemplo de la izquierda el alumno paga 1 cuota de AMPA y 5 días de comedor El número de días o cuota se incrementa cada vez que se hace clic encima del número Las Actividades extraescolares La lista de actividades extraescolares se puede modificar añadiendo o quitando actividades. Ver Configuración de actividades, En el ejemplo de la derecha e alumno tiene 1 hora de ajedrez y 3 dias de informatica. El programa es capaz de generar los recibos de los alumnos automáticamente. Con estos botones podemos ver o todos los recibos del alumnos o solo los pendientes de cobro. Foto del alumno Podemos asociar una foto a la ficha del alumno. Mediante los botones siguientes podemos poner o quitar la foto. Permite abrir una ventana de búsqueda para localizar la foto del alumno.

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Borra la foto del alumno. Nota: La foto en realida no se borra del disco duro del ordenador, lo que se borra es solo en el programa. Diferentes modos (hasta 4) de ver la imagen del alumno

Hemos dicho que el alumno desde el punto de vista del programa es un cliente. Mediante el botón que aparece a la derecha del nombre del alumni podemos acceder a los datos del alumno como cliente.

Para crear un nuevo alumno, pulsar este botón el la combinación de teclas “ctrl.+N”. El programa nunca borra un alumno. Si un alumno deja el colegio se le da de baja marcando la opción BAJA que aparece en la ventana del alumno. Como siempre los cambios se pueden salvar o cancelar con estos botones o sus correspondientes teclas asociadas. El programa permite enviar un SMS a cualquiera de los móviles, pulsando sobre el botón de su derecha. Ver SMS. Envío de mensajes en el manual de Crea Gestión

Recibos Los recibos que pasamos al cobro cada mes a los alumnos los podemos generar de forma totalmente automática desde el menú “Recibos”.

Generar Nuevos recibos

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La opción “Genera Nuevos” del menú “Recibos” presenta la ventana de la derecha. Por defecto pone una denominación al recibo de la forma “RECIBO ESCOLAR MESXX AÑOXX”. El botón “Generar Recibos” lanza el bucle de generación de recibos.

Pone la frase “Recibo escolar mensual” en la caja de Denominación de recibos. Permite tener otras descripciones o frases para otros tipos de recibos. El bucle de generación de recibos puede tardar varios minutos según el número de alumnos. La propia ventana muestra la evolución de los recibos generados. Con el botón “Cancelar” podemos para el bucle de generación en cualquier momento y volver a reanudarlo en cualquier otro momento. El único mecanismo que tiene el programa par NO duplicar un recibo es la denominación. . El programa antes de generar un recibo para un alumno verifica que no exista un recibo con la misma denominación para ese alumno en la base de datos. Imprimir Recibos La impresión de recibos es una tarea independiente de la generación de recibos. Podemos generar los nuevos recibos un día e imprimrlos otro. Pasos para imprimir recibos 1º Hay que definir primero el día que se emitieron los recibos. 2º Seleccionar los recibos a imprimir marcando la casilla “Imprimir?” de cada recibo. El botón “Marcar Todos” facilita la acción de marcar todos los recibos de una fecha Una vez seleccionado los recibos a imprimir el botón “Imprimir” lanza el trabajo a la impresora. En la figura anterior hay una columna “Veces” que indica que un recibo ha sido impreso.

CREA gestión A la vez que imprimimos los recibos se puede enviar un mensaje SMS al tutor de alumno. Marcando la opción “Enviar por SMS el importe del recibo” la persona que tenga La guardia y custodia del alumno recibe un SMS con el importe del recibo. Solo se envía un SMS a uno de los tutores. En caso que la guardia y custodia la tengan ambos padres, el programa buscará 1º el número de la madre, en caso que no lo encuentre los intentará con el padre.

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Listados El menú “Listados” muestra una serie de listados. Los que están por encima de la raya horizontal están predefinidos en la base de datos. Los que están por debajo de la raya son listados generados por el usuario. Para poder añadir o editar uno de estos listados hay que entrar en el menú Herramientas -> Configuración > Listados a medida.

Por ejemplo, si hacemos clic el primer listado “Alumnos por curso” aparece la siguiente ventana

La ventana anterior es la mas usada por el programa para mostrar todo tipo de información, listados, factura, clientes, proveedores, etc. A continuación pasamos a describir las funciones de esta ventana

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CREA gestión Configuración A la configuración del programa se accede a través del menú Herramientas -> Configuración

Configuración Vertical. Aquí se configuran todas las opciones comunes a todos los puestos. Por ejemplo los datos de la empresa, los modos de trabajo, etc. Configuración Horizontal. Aquí se configuran las opciones de cada puesto de trabajo u ordenador. Por ejemplo la dirección IP, el nombre del PC, las impresoras del PC, etc. Operarios Aquí se configuran los usuarios del programa y sus privilegios. Profesores (si esta en modo San Rafael) Si está trabajando en modo colegio aquí configuramos a los profesores. Actividades (si esta en modo San Rafael) Si está trabajando en modo colegio aquí configuramos las actividades escolares y extraescolares. Listados a medida Aquí podemos crear una serie de listados a medida que se pueden ver desde el menú “Listados” de la ventana principal Otras consideraciones El logotipo para la impresión de documentos y tickets debe estar en la misma carpeta que Crea.exe y debe llamarse “logo.png” ó “logo.jpg”. El programa 1º busca el png y si no lo encuentra intenta cargar el jpg. La carpeta donde se ubiquen las fotos debe ser una carpeta o unidad de red compartida para que el acceso a las imágenes se pueda hacer desde cualquier ordenador.

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Profesores Aquí se configuran los datos referentes a los profesores.

Podemos crear un nuevo profesor con el menú “Nuevo”, ver todos los profesores con el menú “Todos”, e incluso ver los que están dados de baja del programa. Con el menú “Todos” accedemos a la siguiente ventana.

Seleccionado un profesor de la tabla y pulsando el botón “Editar” ó con la tecla “F3” vamos a la ventana del profesor. En la siguiente ventana podemos modificar y salvar los cambios de la ficha del profesor.

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Campos de especial consideración La opción Activo, debajo de la foto, se usa para dar de baja a un profesor. Cuando un profesor deja de pertenecer al colegio no hace falta borrar su ficha, basta con desmarcar esta casillaEl botón a la derecha de nombre accede a la cuenta contable del profesor. Para el programa, un profesor es un Proveedor de servicios. El número de móvil en esta casilla puede ser usado por el programa para el envío automático de SMS.

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Actividades El programa engloba los gastos fijos de los alumnos y las actividades tanto escolares como extraescolares en el menú de Configuración “Actividades”

Con la opción “Todas” se despliega la siguiente ventana donde podemos modificar la denominación de la actividad, el precio PVP, si lo tuviese. La opción “Activa” indica que la actividad está en uso por el programa La opción “Por defecto” indica al programa que cuando se da de alta un nuevo alumno marque esta actividad por defecto.

La columna CodArt (Código de Articulo) no es modificable por el usuario. Este código lo genera el programa y tiene el siguiente significado. GEFnnn AEEnnn ANEnnn

Gasto Escolar Fijo. Es un importe que se cobra a todos los alumnos. Como es un importe para todos los alumnos no aparece en la ventana del alumno como opción seleccionable. Actividad Extra Escolar. Es lo que se considere como una actividad extraescolar como música, danza, etc. Puede ser con importe cero. Actividad No Extraescolar. Mas que una actividad es un servicio como Transporte Comedor, etc. Puede se con importe cero.

Para crear una nueva actividad… Hay que marcar el “Tipo” de actividad según la tabla anterior.

CREA gestión También debemos indicar si la actividad se pone por defecto a crear nuevos alumnos Y el precio si lo tiene.

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Listados a medida El programa permite a través del menú Configuración crear listados a media

Para crear un nuevo listado pulsar el menú “Nuevo” de “Listados a medida”

1º Seleccionamos la tabla de la que queremos sacar los datos. 2º Se seleccionan los campos que queremos ver en el listado. 3º Opcionalmente, seleccionamos el orden ascendente o descendente del listado. 4º Se pulsa el botón “Ver listado previo” 5º Opcionalmente, podemos mover la posición de las columnas con los botones La columna que se mueve es la que este seleccionada en color celeste.

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A continuación se pulsa el botón “Guardar el listado”

Se pone el nombre que queremos darle al listado y se pulsa el botón “Guardar el listado” del panel celeste.

Alumnos pendientes de pagar comedor Desde el menú Listados podemos acceder al listados de alumnos que tiene pendiente el pago del comedor

Documentos que intervienen en un cierre de caja Podemos ver los documentos que forma parte de un cierre de caja desde el menú Explotación -> Facturación -> Documentos por cierre.

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