REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR INSTITUTO AUTÓNOMO FONDO NACIONAL DE PROMOCIÓN Y CAPACITACIÓN PARA LA PARTICIPACIÓN TURÍSTICA COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS

PROPUESTA DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LOS COSTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS. CASO HOTEL INTERCONTINENTAL CALI.

Autor: Sandra Vega

Mérida, Abril de 2005

COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADEMICA COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN

PROPUESTA DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LOS COSTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS. CASO HOTEL INTERCONTINENTAL CALI.

Como requisito parcial para optar al título de Técnico Superior Universitario en Hotelería y Servicios de la Hospitalidad

Autor: Sandra Vega Tutor: Prof. Baltazar Guerrero

Mérida, Abril de 2005

INDICE Págs. INTRODUCCIÓN. CAPÍTULO I. EL PROBLEMA.

1 4

- Planteamiento del Problema. Objetivo General. - Objetivos Específicos.

6 6

Justificación.

6

Limitaciones.

7

Delimitación.

8

CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO.

9

Antecedentes de la investigación.

9

Bases teóricas.

11

El control interno. Definición.

12

- Importancia de los controles internos.

13

- Objetivos del control interno.

14

- Clasificación de los controles internos.

14

El Departamento de Control de Costos de Alimentos y Bebidas.

15

Control de costos. Factores de costos en Alimentos y Bebidas.

20

- Compras de alimentos y bebidas.

20

Principios generales en la compra de alimentos y bebidas.

21

Información para conocer la necesidad de compra.

21

Información para gestionar la compra.

23

Clasificación de alimentos y bebidas para diligenciar la compra.

23

Métodos de compra de alimentos y bebidas.

24

- Recepción de mercancía.

24

Procedimiento y tratamiento para la recepción de mercancía.

25

Pasos para realizar la recepción de mercancía.

25

Supervisión de los procedimientos de recepción de mercancía.

26

Recepción de productos perecederos.

26

Recepción de carnes, aves, pescados y mariscos.

26

Recepción de frutas, verduras y vegetales.

27

Proceso de la recepción de productos semi-perecederos y no perecederos 28 Recepción de bebidas.

28

Proceso de recopilación diaria de la información.

29

- Almacén. Funcionamiento.

29

Registro de las entradas de mercancía.

30

Proceso de despacho de alimentos.

30

Proceso de recopilación diaria de información.

30

Inventarios.

31

Tipos de inventarios.

31

Obtención existencias máximas y mínimas.

32

- Control de producción de alimentos y bebidas.

32

- Control en el servicio de alimentos y bebidas.

33

Glosario de términos.

34

CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO.

36

Tipo de investigación.

36

Población y muestra.

36

Técnicas de investigación.

37

Tratamiento de la información.

38

Alcance de la investigación.

38

CAPTITULO IV. ANÁLISIS Y RESULTADOS.

39

- Procedimientos utilizados por la empresa en el Departamento de Compras. Problemas detectados en el Departamento de Compras de alimentos y bebidas del Hotel Intercontinental Cali. - Procedimientos utilizados por la empresa en la sección de Recibo de alimentos y bebidas. Problemas detectados en la sección de Recibo de alimentos y bebidas del Hotel InterContinental Cali. - Procedimientos utilizados por la empresa en la sección de Almacén de alimentos y bebidas. Problemas detectados en los almacenes de alimentos y bebidas del Hotel InterContinental Cali. CAPÍTULO V. Propuesta de normas de control interno y procedimientos

43

de trabajo para el Departamento de Compras y las secciones de Almacén, Recibo y Costos de alimentos y bebidas. - Normas de control interno para el Departamento de Compras del Hotel InterContinental Cali. - Normas de control interno para la sección de Recibo de alimentos y bebidas del Hotel Intercontinental Cali. - Normas de control interno para la sección de Almacén de alimentos y bebidas del Hotel InterContinental Cali - Normas de control interno administrativo para la sección de Costos de alimentos y bebidas del Hotel InterContinental Cali. CAPÍTULO VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

51

BIBLIOGRAFÍA.

54

ANEXOS.

56

INTRODUCCIÓN

El Departamento de Alimentos y Bebidas representa un papel muy importante en la industria hotelera. El tener una mayor calidad en los alimentos y bebidas así como en el servicio determina que muchas empresas tengan una buena cifra de beneficio neto. La buena comida y bebida junto a un excelente servicio, clasifican a un establecimiento ante clientes y público en general. Debido a la importancia del departamento en la industria, es necesario contar con personas capacitadas con el fin de atender y recibir al huésped o cliente con un mínimo de errores y poder superar a la competencia. De allí la imperiosa necesidad de que los hoteles cuenten con un sistema eficiente de trabajo, además de una buena gerencia y control de las actividades que se realizan, todo esto con la finalidad de establecer estándares de operación de alimentos y bebidas que permitan a el hotel destacarse en este servicio. Los controles administrativos constituyen un elemento fundamental dentro de las empresas. Su objetivo básico es establecer el plan de organización, métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de la operación y la adhesión a las políticas gerenciales. Las empresas hoteleras engloban varias operaciones que requieren una vigilancia más estrecha sobre el funcionamiento de los controles internos, además de cerciorarse del buen funcionamiento de la operación diaria de alimentos y bebidas. Es por ello necesario establecer de una manera uniforme y sistemática normas y procedimientos para la planificación eficaz del trabajo. La aplicación principal de una norma es calcular la efectividad de la ejecución de los procedimientos para determinar hasta donde se puede mejorar las operaciones diarias de una empresa. El presente trabajo de investigación muestra los modelos documentados de Normas de Control Interno, aplicados a la operación de alimentos y bebidas de las empresas hoteleras, como una alternativa a la gestión administrativa que se realiza en el Departamento de Compras, la sección de Almacén y Costos del

Hotel InterContinental Cali, a fin de que se puedan cumplir los lineamientos y procedimientos de forma adecuada garantizando de esta manera la efectividad y rentabilidad de la organización y la consiguiente satisfacción de los clientes. El Capítulo I, trata sobre el desarrollo de la operación de alimentos y bebidas dentro de la industria hotelera, la ampliación de su estructura y la consiguiente preocupación de directivos, por crear sistemas de control interno que les permitan verificar que los procedimientos practicados, van con los lineamientos pautados por

la

organización.

También

plantea

que

los

controles

internos

son

indispensables en toda empresa de alimentos y bebidas, independientemente del tamaño de su estructura organizacional, pues es a través de estas medidas que se pueden evitar errores e irregularidades y optimizar el aprovechamiento de recursos con que cuenta y fortalecerse como empresa. En el Capítulo II, se expone el tema de control interno, desde su concepto hasta su ubicación y función dentro de la empresa hotelera. Luego desarrolla cuales son estos controles administrativos y su influencia dentro de la operación de alimentos y bebidas, haciendo más ahínco en los tres primeros, que son Compras, Recibo y Almacén, pues son los factores de costos seleccionados para realizar éste estudio. En el Capítulo III, se presenta la metodología utilizada para la realización de la investigación, los lineamientos y las características que posee. Se encuentra compuesta del tipo de investigación, la población y la muestra a utilizar y las técnicas de recolección de los datos y la técnica de análisis de los mismos El Capítulo IV, relaciona los procedimientos observados en el Departamento de Compras, y las secciones de Recibo y Almacén del Hotel InterContinental Cali, con lo investigado anteriormente, analizando problemas y situaciones puntuales en que estos inciden, y como influyen estos errores en el funcionamiento de las demás áreas y finalmente como afecta a los costos de operación de alimentos y bebidas.

En el Capítulo V, expuesta la situación anterior, se proponen normas y procedimientos que pueden ser implementados en el Hotel InterContinental Cali, en éstas áreas cuyo comportamiento afecta de una u otra manera el costo de los alimentos y bebidas en el Hotel InterContinental Cali y de ésta manera optimizar los procedimientos laborales y la gestión operativa en las mismas, Finalmente en el Capítulo VI, se resumen los problemas y fallas detectadas, en el Departamento de Compras y en las secciones de Recibo, Almacén del Hotel InterContinental Cali y las recomendaciones que este estudio ha determinado, pueden llevar a la empresa a acercarse cada vez más al logro de sus objetivos.

CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema En los hoteles, el área de alimentos y bebidas representa uno de los servicios primordiales pues se ha convertido en el segundo mayor generador de ingresos después del servicio de habitaciones. Su función principal es la efectiva organización y la prestación de servicios de huéspedes y clientes en los restaurantes, bares y banquetes. Por eso es muy importante que la Gerencia de Alimentos y Bebidas de los hoteles, cuenten con departamentos o secciones bien organizados, que se encarguen de controlar las operaciones de alimentos y bebidas y permitan un mejor aprovechamiento de los recursos en la elaboración de los productos a vender y evitar pérdidas bien sea por concepto de mermas, daños en los suministros de materia prima o robos de ésta, influyendo negativamente en las utilidades de la empresa. “La responsabilidad de alimentos y bebidas es establecer adecuadas estructuras de control, realizando la estimación necesaria para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de control, sean superiores a los costos de estos procedimientos “

1

Uno de los problemas más importantes que se le plantean a la gerencia, es como determinar de forma exacta el costo de producción de alimentos y bebidas y de que manera pueden obtener información correcta y veraz que le permita tomar medidas ante posibles desviaciones en la operación.

1

Catacora, F. (1996). Sistemas y Procedimientos Contables. Edinter. Ediciones Internacionales.

4ta. Edición. Pág. 43

Para la operación de alimentos y bebidas, una de las gestiones de mayor importancia, es la administración de compras y los almacenes, ya que sus resultados se reflejarán en los costos de producción, en donde cada actividad se debe ajustar a un patrón calculado para producir una acción conjunta y dirigida hacia una meta. En el caso específico del Hotel InterContinental Cali, se pudo notar algunas deficiencias en el control interno administrativo de la operación de alimentos y bebidas, que atentan contra los requerimientos exigidos para un hotel de ésta categoría. A través de la observación directa se determinó que Cocina y Banquetes giraban instrucciones a Compras, sin tener una planificación previa y en algunos casos con el tiempo muy limitado para la adquisición de los insumos solicitados. En el área de recepción de mercancía muchas veces los artículos no presentaban el estado óptimo de maduración, lo que hacía que su tiempo de aprovechamiento fuera mínimo o se perdiera. En la sección de almacén no existen controles para los máximos y mínimos de los productos, algunos tienen un stock muy bajo, por lo que las compras de emergencia son algo muy frecuente. No hay una adecuada rotación de mercancía lo que ocasiona un alto índice de mercancía descompuesta en las cavas, los controles para preservar los inventarios de alimentos y bebidas son insuficientes, debido a que no se limita el acceso de personas ajenas a estas área, además no cuentan con un dispositivo confiable para los registros de entrada y salida de mercancías y valorización de inventarios y suministros necesarios para la operación de alimentos y bebidas. Por otra parte, en la sección de costos no se lleva una valoración exacta de las transferencias, puesto que las recetas estándar tanto de alimentos como de bebidas no están actualizadas y por ende no se hace una valoración real de estas transferencias, ni de los créditos al costo.

Por lo anteriormente expuesto cabría hacerse la pregunta, ¿Como se podrían optimizar los factores que incrementan los costos del Departamento de Alimentos y Bebidas en Hotel InterContinental Cali? Objetivo General - Proponer normas de control interno para optimizar los costos del Departamento de Alimentos y Bebidas, en el Hotel InterContinental Cali Objetivos Específicos - Describir los procesos de control administrativos seguidos en el Departamento de Compras del Hotel InterContinental Cali, en el Departamento de Alimentos y Bebidas. - Describir los procedimientos de control administrativo para el área de recepción, conservación, distribución, rotación y despacho de mercancía utilizada en la sección de almacén en el Hotel InterContinental Cali - Describir los procedimientos de control administrativo ejecutados por la sección de Costos de Alimentos y Bebidas del Hotel InterContinental Cali. - Elaborar normas de control interno para el Departamento de Compras del Hotel InterContinental Cali. - Elaborar normas de control interno para la sección de Recibo de alimentos y bebidas del Hotel InterContinental Cali - Elaborar normas de control interno para la sección de Almacén de alimentos y bebidas del Hotel InterContinental Cali. - Elaborar normas de control interno para el área de Costos de alimentos y bebidas del Hotel InterContinental Cali. Justificación La administración de las empresas hoteleras con sus múltiples operaciones, requiere de una vigilancia más estrecha sobre el funcionamiento de los controles internos, además de cerciorarse del buen desenvolvimiento de las operaciones diarias de alimentos y bebidas.

Los problemas de control interno se encuentran esparcidos en todos los aspectos de la organización y afectan de una manera directa los procedimientos de compras, almacén, producción y servicio. El ejercicio de un adecuado control sobre cada uno de estos procesos, ha de conducir al logro de los resultados más favorables siempre y cuando los planes y normas estén adaptados a las circunstancias que indique la situación del hotel en general. Es por ésta razón, que es necesario establecer de una manera uniforme y sistemática normas de procedimientos para la planificación eficaz del trabajo. Por medio de esta investigación se quiere presentar los elementos que afectan el sistema de control de Costos de Alimentos y Bebidas, en el caso específico del Hotel InterContinental Cali y plantear de que manera se puede mejorar el flujo de trabajo, la calidad de servicio, y por lo tanto, optimizar las utilidades de este Departamento Los planteamientos aquí presentados buscan beneficiar no sólo a la empresa de la hospitalidad en donde se realizó el entrenamiento, sino a otras empresas dedicadas a la producción de alimentos y bebidas, pues la situación y los problemas expuestos podrían ser similares para otras operaciones. Además, esta investigación también resulta ser una contribución de tipo documental sobre el tema de control interno de costos en esta actividad productiva y puede convertirse en un instrumento que ayude a futuros estudios sobre el mismo. Limitaciones -

La información necesaria muchas veces no era asequible en horas laborales o durante el tiempo de entrenamiento, debido al exceso de trabajo y la alta ocupación que se registró durante el período en que se hizo la investigación.

-

Inexistencia de reportes e informes pasados ya que los archivos a los que se pretendía acceder eran exclusivamente para consultas de empleados del hotel.

-

Las personas con las que se trabajó durante el entrenamiento y que además están colaborando con la investigación, ya no pertenecen a la empresa en cuestión, lo que restó celeridad en la recopilación de información

Delimitación La investigación se desarrolló en el Hotel InterContinental Cali, en el Departamento

de Compras, la sección de Almacén y el área de Costos de

Alimentos y Bebidas, en un lapso de 21 semanas, durante los meses de Septiembre 2003 a Febrero 2004. Aunque la investigación se ha desarrollado en base a un hotel cinco estrellas, la aplicación de sus resultados podría extenderse a otras operaciones, incluso más pequeñas, si se hacen los cambios o ajustes convenientes para hacerla compatible con ella.

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO El marco teórico comprende la revisión de literatura que permita ampliar el horizonte del estudio y ofrecer una guía al investigador para que se centre en su problema y evite las desviaciones. También orienta el análisis y la interpretación de los datos y provee un marco de referencia para interpretar los resultados del estudio. Antecedentes de la investigación Entre los antecedentes investigativos se tomaron en cuenta algunos autores que han tratado el tema previamente, los cuales se considera, dieron un aporte al presente estudio. Torres, N. (1992), realizó un estudio de tipo descriptivo y campo; como técnicas de recolección de información, aplicó la observación directa simple, la entrevista y la revisión documental. El objetivo principal fue demostrar la importancia que tiene la Unidad de Costos de Alimentos y Bebidas para la toma de decisiones de la Gerencia. En el mismo concluyó que la comunicación entre la Unidad de Control de Costos de Alimentos y Bebidas y la Gerencia es una herramienta indispensable para garantizar el buen funcionamiento y flujo de trabajo de la organización. Marichales, V. (1993), realizó un trabajo basado en la investigación descriptiva y de campo, donde la recolección de datos se realizó a través de la observación directa y revisión documental. Sus objetivos principales fueron, determinar el grado de importancia que tiene la Unidad de Control de Costos de Alimentos y Bebidas y determinar la posibilidad de que la Unidad de Costos pueda ser descentralizada, sin deterioro de una gestión óptima en la operación de Alimentos y Bebidas. Se llegó a la conclusión de que los controles efectivos, sí optimizan de manera significativa las operaciones de Alimentos y Bebidas, en donde el control es un elemento primordial dentro de la administración y para que el control sea

mucho más eficaz, debe aplicarse de manera preventiva, a fin de tratar de evitar los errores y tomar medidas correctivas con anticipación. El trabajo de Marichales se relaciona directamente con el presente, en vista de que el mismo suministró lineamientos para el control de las operaciones de alimentos y bebidas, lo cual es el punto central de la presente investigación. Rivas, V (1997), en su investigación, aplicando una metodología descriptiva y el método de observación directa. Señala como objetivo demostrar la importancia de un buen control de inventarios para la operación de alimentos y bebidas. Expone la necesidad tanto de este control dentro de los establecimientos hoteleros y operaciones de alimentos y bebidas, como la importancia de contar con el personal suficientemente capacitado y entrenado labores de

para el desempeño de

las

almacén y de recibo de mercancía. El investigador llegó a la

conclusión sobre lo que deben ser los controles en ésta área, pues la materia prima almacenada es un activo de la empresa, por lo que amerita ser tratada como tal. El trabajo de Rivas tiene relación con la presente investigación ya que se esta proponiendo normas de control interno de costos de alimentos y bebidas, con la finalidad de organizar de manera óptima controles relacionados con ésta área del Departamento de Alimentos y Bebidas. El propósito de la presente investigación tiene que ver con el mejoramiento en el manejo administrativo de ciertas áreas del Departamento de Alimentos y Bebidas, y del Departamento de Compras, que está relacionado directamente con él. Cada uno de los investigadores mencionados anteriormente ha aportado una solución a las irregularidades que encontraba en los controles internos del área que estudiaba, permitiendo tomar ideas relacionadas al problema planteado en éste trabajo.

BASES TEÓRICAS Los fundamentos teóricos del estudio, se obtienen por medio de una búsqueda detallada y concreta, para darle al tema y a la materia del objeto a investigar un soporte teórico, que se pueda debatir, ampliar, conceptualizar y concluir. Estos fundamentos teóricos permiten presentar una serie de conceptos, que constituyen un cuerpo unitario y no un simple conjunto arbitrario de definiciones. A continuación se desarrollan diferentes bases teóricas que sustentan la investigación tales como: Propuesta, Normas, Control interno, Costos y su influencia sobre el Departamento de Alimentos y Bebidas. Propuesta En el presente trabajo la propuesta es una opción para solucionar el problema planteado. Según la Real Academia Española (2004), propuesta significa “la proposición o idea que se manifiesta a alguien para un fin”. Normas Larrañaga (1998), aplica al concepto de norma a “Toda aquella regla sobre la manera como se debe hacer o está establecido que se haga cierta cosa”. En ésta investigación se desarrollan ciertas normas como las reglas que se deben seguir o ajustar a las operaciones. Sistemas de control de costos En el área hotelera existen muchas publicaciones sobre el control de las operaciones de alimentos y bebidas, los cuales se han desarrollado a partir de estudios realizados en diferentes empresas como hoteles, restaurantes y hospitales, las cuales proporcionan un marco teórico en materia de sistemas de información de control interno, cuya finalidad es mejorar los procedimientos de trabajo. “Los sistemas de información son de gran importancia para el control administrativo y operacional en los establecimientos hoteleros, especialmente en

el Departamento de Alimentos y Bebidas, en donde se concentra un conjunto de procesos que son vitales para la operación, como son las compras, recepción, almacenamiento, producción, facturación y control de costos de alimentos y bebidas, en el cual se deben desarrollar áreas de responsabilidad en cada uno de ellos, en cuanto a su planificación, ejecución y evaluación 2”. Gallegos F. (1996), sostiene que la gestión de alimentos y bebidas necesita apoyarse en unos sistemas de información adecuados que ofrezcan datos necesarios, para que la toma de decisiones, sea la más adecuada posible, y su función, es un mejor control de los costos y la introducción de la calidad como un elemento clave para la prestación del servicio. El autor Youshimatz A. (1989), expone la importancia de contar con sistema de control de costos de alimentos y bebidas que ayude, de una forma efectiva y profesional, a las operaciones de alimentos bebidas, puesto que la eficiencia de estos procedimientos son determinantes en las utilidades de la empresa. Asimismo, Foster D. (1994), afirma que la administración de los hoteles se ha vuelto más compleja y por ende necesita incorporar controles más eficaces que le permita alcanzar una efectividad y rentabilidad en sus operaciones. El control interno. Definición En la medida en que las empresas van aumentando su dimensión y que a los propietarios se les hace más difícil supervisar las operaciones, se va haciendo necesario la implementación de ciertos mecanismos que permitan a la Dirección obtener una información confiable acerca del manejo de recursos y de las operaciones en general, así es como aparece el control interno.

2

Felipe, Jesús (1996). Dirección Estratégica de hoteles en el siglo XX. Editorial Mc-Graw Hill

Interamericana. España. 2da. Edición. Pág. 23

Actualmente existe una amplia gama de conceptos. Así por ejemplo: Du Tilly, R. y Fiol, M. (1980), expresan que los controles internos pueden ser definidos desde un punto de vista contable o administrativo, esto dependerá del enfoque que se les quiera dar. Estos autores definen los controles internos de la siguiente manera: “El control interno comprende todas las medidas que una organización toma con el fin de asegurar la exactitud y confiabilidad

de la información contable y

operativa, proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude y la ineficiencia, asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa y evaluar el nivel de rendimiento en los distintos departamentos de la empresa”

Importancia de los controles internos La importancia que tienen los controles internos dentro de cualquier empresa, se debe al nivel de confiabilidad que le da a la información financiera que procesan los sistemas contables. “Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino que también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos”3 De otro lado, la importancia de los controles internos radica en el alcance del mismo, ya que este no se limita al control de las operaciones, sino que permite medir y potenciar la forma como se realizan las actividades. El control interno estimula la eficiencia, el rendimiento y la productividad en todas las operaciones. Sin un buen control interno sobre las operaciones sería imposible el éxito de las empresas.

3

Catacora, F. (1996). Sistemas y Procedimientos Contables. Edinter. Ediciones Internacionales.

4ta. Edición. Pág. 43

En este orden Eschbach C. (1985), comenta lo siguiente: “El control interno es en la actualidad un instrumento de eficiencia para los negocios y abarca en todos sus aspectos, la organización y operaciones de la empresa: producción, distribución, compras, ventas, etc. Tiene por objeto evitar errores, desperdicios, irregularidades y acrecentar el aprovechamiento de los elementos con que cuenta cada negocio, además de combatir las anomalías y obtener por ende el fortalecimiento de su economía”. Objetivos del control interno *  Preservar los activos contra pérdidas por siniestros, deterioro, inclemencia,

sustracción y desperdicios.  Detectar errores y omisiones.  Reducir al mínimo los desperdicios tanto de tiempo como de insumos  Realizar la operación con la mayor eficacia posible  Reducir los costos operativos en general  Evitar fraudes y actos dolosos  Garantizar el cumplimiento de las políticas establecidas  Proporcionar información financiera correcta y fidedigna, mediante los registros e informes Clasificación de los controles internos La misma naturaleza de los controles internos hace que los objetivos internos que estos persigan sean más amplios, abarcando funciones administrativas y contables Los controles internos se agrupan en dos clases principales

*

•

Controles Internos administrativos

•

Controles internos contables

Extraído de Calvo, C. Sistema de control interno para los ciclos de Compras, Cuentas por cobrar y Nómina hotelera. Editorial Javeriana. 3ª. Edición.

•

Controles internos administrativos

Estos controles comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que están relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesión de las políticas gerenciales que, por lo común solo tienen que ver con los registros. •

Controles internos contables

Estos comprenden el plan de organización de todos los métodos y procedimiento que tienen que ver con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros, autorización de las operaciones y asegurar la exactitud de los registros.

El Departamento de Control de Costos de Alimentos y Bebidas * El Departamento de Control de Costos de Alimentos y Bebidas es parte importante del área de alimentos y bebidas, pues a través de un análisis de costos los altos ejecutivos podrán tomar decisiones para alcanzar el objetivo deseado. Para llevar a efecto lo anterior, es necesario que la empresa cuente con un experto en la materia, al que se denomina Contralor de Costos de Alimentos y Bebidas, éste se encarga de supervisar y controlar, el desarrollo de la operación de alimentos y bebidas. Con esto se busca lograr el buen manejo de los recursos y su aprovechamiento óptimo. Ubicación del Contralor de Costos de Alimentos y Bebidas de costos dentro de la estructura de un hotel La necesidad del Contralor de Costos de Alimentos y Bebidas dentro de la industria hotelera será de acuerdo con la magnitud del hotel, de acuerdo a los servicios con que cuenta para satisfacer las necesidades y gustos de los huéspedes en el área de alimentos y bebidas. *

Extraído de De la Torre, F. Administración de hoteles. Editorial Comares. 4ª.ed.

En algunos hoteles, esta actividad la desarrolla el Gerente de Alimentos y Bebidas, para lo cual deberá tener los conocimientos necesarios, con el fin de que pueda hacer frente a esta obligación. Otros hoteles cuentan con una variedad de centros de consumo de alimentos y bebidas como son: restaurantes, cafeterías, eventos especiales, bares, centros nocturnos, discotecas, etc. En estos casos la presencia del Contralor de Costos de Alimentos y Bebidas es indispensable, e incluso necesitará ayudantes para poder llevar a cabo un control eficaz y profesional de los movimientos para la operación de alimentos y bebidas. Responsabilidades del Contralor de Costos de Alimentos y Bebidas El Contralor de Costos de Alimentos y Bebidas es responsable, ante el Contralor General, de salvaguardar los activos de la empresa en alimentos y bebidas y a la vez, tiene la obligación de informar al Gerente de Alimentos y Bebidas, de todos sus movimientos y controles para la toma de decisiones. Funciones generales del Contralor de Costos de Alimentos y Bebidas* Respecto a las funciones básicas para la operación del Departamento

de

Alimentos y Bebidas, la función del Contralor de Costos es supervisar y controlar cada una de ellas, para un mejor de rendimiento, menor gasto y mayor beneficio económico. Dichas funciones se describen a continuación: Funciones diarias del Contralor de Costos de Alimentos y Bebidas Control de alimentos • *

Cotejar facturas de alimentos.

Extraído de Calvo, C. Sistema de control interno para los ciclos de Compras, Cuentas por cobrar y Nómina hotelera. Editorial Javeriana. 3ª. Edición.

•

Verificar las facturas contra las órdenes de compra, para que ambas coincidan en productos, cantidades, unidades, tamaños, calidades y precios unitarios.

•

Comparar los alimentos recibidos con los informes de mercancías recibidas.

•

La mercancía recibida deberá estar debidamente anotada en el informe de mercancías recibidas, con las facturas correspondientes anexadas a él.

•

Revisar los costos unitarios de las facturas.

•

Revisar los costos totales de cada producto más impuestos, fletes, etcétera, y se dividirlo entre el número de unidades de cada producto.

•

Totalizar los alimentos recibidos.

•

De acuerdo con los costos unitarios, éstos se multiplican por el número de unidades, obteniéndose el costo total por producto, los cuales se suman para totalizar todos los alimentos recibidos, que deberán coincidir con el total de las facturas y remisiones.

•

Valorizar las salidas de mercancías (salidas de almacén).

•

De acuerdo con el precio unitario que existe en las tarjetas de kardex, valorizar las transferencias entre cocinas

•

Elaborar el reporte diario de costos de alimentos, efectuar la concentración de todos los movimientos de la operación de alimentos en un reporte, para decidir el costo neto de lo vendido, y así compararlo con lo planeado y determinar si se logró el objetivo y en caso contrario poder tomar decisiones.

Control de bebidas * •

Cotejar las facturas recibidas.

•

Verificar que las facturas o remisiones coincidan con las órdenes de compra, en cuanto a productos, cantidades, calidades, precios, impuestos e importes totales.

• *

Calcular precio unitario.

Extraído de Calvo, C. Sistema de control interno para los ciclos de Compras, Cuentas por cobrar y Nómina hotelera. Editorial Javeriana. 3ª. Edición.

-

A los precios de cajas determinar el precio por botella.

-

Al costo por unidad agregar lo correspondiente a impuestos, fletes, etcétera. •

Totalizar los informes de mercancías recibidas.

•

En el informe de mercancías recibidas, verificar los totales que deberán coincidir con la suma de las facturas o remisiones recibidas en el día.

•

Valorizar las salidas de almacén de bebidas.

•

Como en el caso de alimentos, es necesario efectuar la valorización de los traspasos en bares y costear con base en el kardex.

•

Costear los alimentos enviados a los bares.

•

Determinar el costo de las bebidas enviadas a la cocina.

•

Preparar el reporte diario de costos de bebidas.

Funciones semanales del Contralor de Costos

de alimentos y

bebidas* Al igual que las funciones diarias, las funciones semanales se dividen, en cuanto a las aplicadas a los alimentos y a las bebidas. Control de alimentos •

Efectuar pruebas de porciones en carnicería.

•

Verificar las porciones y cortes de carne, aves y pescados y mariscos, las cuales deben ser especificadas en las recetas estándar. De la misma forma comprobar el rendimiento de los mismos. ( Ver anexo 1)

•

Verificar la rotación de los abarrotes en los almacenes.

•

Físicamente revisar que la rotación de los alimentos sea llevada a efecto tomando en cuenta el sistema P.E.P.S (primeras entradas, primeras salidas).

Control de bebidas • *

Llevar a efecto pruebas de calidad en las botellas.

Extraído de Calvo, C. Sistema de control interno para los ciclos de Compras, Cuentas por cobrar y Nómina hotelera. Editorial Javeriana. 3ª. Edición.

•

Ya sea en forma personal o con el respaldo del Jefe de bares, efectuar pruebas físicas de sabor y calidad en las botellas empezadas de alto costo que se encuentren dentro de los bares.

•

Revisar en los almacenes los marbetes de las botellas.

•

Físicamente verificar que los marbetes estén bien colocados y en buen estado, ya que desde el punto de vista fiscal es bastante importante, pues puede ocasionar graves problemas tributarios al hotel.

•

Efectuar revisiones en cuanto a la colocación y ubicación de las botellas

•

Verificar en los almacenes la colocación de las botellas de vino, las cuales deben estar en forma horizontal y a temperaturas adecuadas. Funciones mensuales del Contralor de Costos de Alimentos y Bebidas

“Al cierre de mes, es importante tener todas las actividades y registros anteriores al día, pues mucha de la información allí concentrada agiliza muchas de las siguientes funciones”.4 Control de alimentos •

Toma física de los inventarios físicos en los almacenes

•

El Contralor de Costos debe supervisar la toma de inventarios en los almacenes, teniendo cuidado de incluir todos los productos que se tengan en existencia, valorizándolos con base en los precio unitarios de las tarjetas kardex.

•

Determinar las diferencias entre el inventario físico y el inventario en libros.

•

Tomar los saldos de las tarjetas kardex como base y luego compararlos con las existencias físicas y si no coincidiesen, investigar el motivo a fin de que cuadren.

•

4

Toma física de los inventarios físicos en áreas de elaboración y otras

Calvo, C. Sistema de control interno para los ciclos de Compras, Cuentas por cobrar y Nómina hotelera. Editorial Javeriana. 3ª. Edición. Pág. 56

•

Supervisar que se levanten los inventarios físicos de las existencias de mercancía tanto en las cocinas como en los comedores y cualquier otra área en donde haya alimentos, valorándolos con base a los kardex o recetas estándar cuando estén elaboradas.

•

Determinar el Reporte Mensual de Costos, el cual es la conclusión de las operaciones durante el mes, por lo tanto sus resultados se basan en determinar los costos con base en el sistema de diferentes inventarios que es el mejor y más exacto.

•

Conciliación de los reportes diarios y mensuales, haciendo una comparación de resultados entre los reportes mensuales y los movimientos acumulados de los reportes diarios.

Control de bebidas •

Toma física de inventarios.

•

Determinar las diferencias entre el inventario físico y los saldos del kardex.

•

Llevar el mismo sistema que en el control de alimentos.

•

Cotejar el saldo del kardex con el saldo de sus registros.

•

Comparar los saldos en el kardex con los saldos que se tienen en contabilidad.

•

Preparar el reporte mensual de costos

•

Conciliar los reportes de costos diarios con el reporte mensual de costos.

Control de costos. Factores de costos en Alimentos y Bebidas 5 Compras de Alimentos y Bebidas La gestión de compras de Alimentos y Bebidas es prácticamente una de las áreas de responsabilidad que más requiere de control y de la implantación de un 5

Extraído de Scheel, A (1998). Control de alimentos bebidas I. Editorial Susaeta. 9ª.ed.

sistema de información adecuada para conocer y diligenciar los insumos necesarios para la operación. El objetivo de este departamento es asegurarse de mantener el flujo apropiado de insumos que la operación requiera, en cuanto a cantidades adecuadas y de acuerdo con especificaciones de calidad a un precio favorable. Este objetivo se reduce a cuatro aspectos básicos que condensan el área de responsabilidad de compras: 1. Qué comprar............Calidad 2. Cuánto comprar ......Cantidad 3. Cuándo comprar......Necesidad 4. A quién comprar.......Precio del Proveedor La combinación de estos aspectos y su respectiva ponderación constituyen la base para la toma de decisiones de compra. En la práctica es muy difícil realizar una compra óptima que cumpla las exigencias de calidad a un precio cómodo; generalmente la habilidad en el diligenciamiento de la compra, descansa en la evaluación de estos factores midiendo para ese momento cual de estos es el más importante. El Gerente de Compras goza de cierta autonomía para la realización de dichas compras, pero condicionado para determinados alimentos y bebidas, a la autorización del Gerente de Alimentos y Bebidas. Lo importante para el adecuado control en la compra es la centralización de la información en una persona que se encarga de diligenciar y contactar a los proveedores ya que la toma de decisión y autorización depende de otro nivel de responsabilidad para determinados tipos de artículos. Por ser la elección de proveedores una actividad bastante delicada es indispensable que exista línea de autoridad con el Gerente de Compras sin presentarse incompatibilidad si el Gerente de Alimentos y Bebidas autoriza la adquisición de ciertos artículos.. .

Extraído de Scheel, A (1998). Control de alimentos bebidas I. Editorial Susaeta. 9ª.ed.

Principios Generales en la Compra de Alimentos y Bebidas Estos principios que se enuncian a continuación muestran el aspecto funcional para gestar adecuadamente la compra de alimentos y bebidas: 1. Reconocer la necesidad de compra. 2. Especificar las características de los artículos. 3. Contactar y seleccionar al proveedor. 4. Ordenar la compra una vez autorizada. Información para conocer la necesidad de compra . El punto de partida para desarrollar el proceso de compra de alimentos y bebidas, es el conocimiento de los respectivos requerimientos. Esta información procede de Almacén y va al Departamento de Compras, sin que se presente interferencia de otras dependencias para el efecto de adquisición de mercancía. La información básica para ejercer la centralización mencionada se logra a través de la Lista de Mercado y Solicitud de Compra. Los artículos que se tramitan través de la lista mercado, son los denominados perecederos, es decir aquella mercancía de inmediato consumo. Se incluyen en esta lista las carnes, salsamentarías, frutas, verduras, huevos y algunos lácteos. El cálculo de las cantidades que se requieran de estos artículos que se relacionan en esta lista es determinado por el Almacenista y el Chef teniendo en cuenta el “Par Stock” de cada artículo y la necesidad de acuerdo a eventos según el pronóstico que elabora el Chef.

Información para gestionar la compra. .

Extraido de Scheel, A (1998). Control de alimentos bebidas I. Editorial Susaeta. 9ª.ed.

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Extraido de Scheel, A (1998). Control de alimentos bebidas I. Editorial Susaeta. 9ª.ed.

El Agente de Compras debe disponer de dos informaciones básicas para gestionar la compra: 1. Control de Proveedores por artículo, consiste en el registro que se mantiene en el Departamento de Compras para constatar quién, cuándo y a qué precio se hizo la última adquisición de determinado artículo. 2. Especificación Estándar: Es la información que necesita el Agente de Compras para conocer y exigir al proveedor las características propias de determinados productos. Estas especificaciones son de suma importancia ya que establecen los criterios para ordenar los pedidos e inclusive facilitar el recibo de mercancía. Clasificación de alimentos y bebidas para diligenciar la compra El conocer con propiedad la clasificación de alimentos y bebidas es el factor más importante para definir el sistema de información para el control de la compra, es decir, de acuerdo al tipo de alimentos se utiliza diferentes sistemas de información. Se establece que existen en general dos tipos de alimentos (1) Perecederos y (2) No perecederos. La clasificación de alimentos consiste en determinar los grupos de inventarios que conformarían estos tipos. En el siguiente cuadro se presenta la clasificación de alimentos en grupos de inventario, señalando cuales están incluidos en la lista de mercado y por cuales se debe hacer una solicitud de compra

Tabla 2.1. Clasificación de alimentos en grupos de inventario

Tipo Perecederos

No perecederos

Grupo de Inventario Carnes y Salsamentarías

Código CS

Pescados y mariscos

PM

Aves y caza

AC

Lácteos (1)

L1

Frutas y Verduras Lácteos (2)

FV L2

Enlatados y envasados

EE

Granos

G

Gestión de Compra Lista de Mercado

Solicitud de Compra

Lácteos 1: Lácteos altamente perecederos, considerados como directos e incluidos en la Lista de Mercado. Lácteos 2: Lácteos perecederos. FUENTE: Scheel, A. (1998). Control de alimentos bebidas II.

Métodos de compra de alimentos y bebidas Se practican dos métodos generales: •

Mercado Abierto, consiste en que una vez que el Gerente de Compras reconozca la necesidad, se dirige libremente a los proveedores para solicitarles las respectivas cotizaciones, que una vez analizadas se define la compra y se ordena la misma por teléfono o por Orden de Compra.

•

Contratistas, cuando se trata del manejo de algunos productos, tales como leche , huevos, y algunas frutas y verduras, se prefiere utilizar contratistas a quienes se les fija una cantidad determinada y una frecuencia de entrega. Recepción de Mercancía.

Es el procedimiento mediante el cual se le da entrada formal a la mercancía solicitada por la empresa para el normal desarrollo de sus actividades, siguiendo normas administrativas de seguridad e higiene. El objetivo fundamental del proceso de recepción de mercancía, es comprobar la veracidad de que la mercancía recibida por la empresa, cumple con los acuerdos establecidos con el proveedor, que lo reflejado en la factura coincida con el físico recibido y realizar una pre- clasificación de la mercancía para determinar sus destino dentro de la empresa. .

Extraído de Dolly, B. (1992). La administración del servicio de alimentación. Editorial Mc-Graw

Hill Interamericana .8ª.ed.

“La importancia del control de recepción de provisiones radica en que es el punto donde la Gerencia, asegura la recepción del valor total de aquello por lo que se ha pagado.”6 Procedimiento y tratamiento para la recepción de mercancía La recepción de mercancía y equipos, como una actividad de las que forman la operación hotelera, debe contar con sus normas y procedimientos, establecidos para reducir los costos en el manejo de la mercancía y el tiempo utilizado en dicho manejo, también para eliminar las posibilidades de daño o robo de los productos que se reciben. Las mismas deben cumplirse constantemente, sobre todo las establecidas para recibir los productos perecederos en el momento de su recepción cuando se verifica la calidad de los mismos, factor importante para dar un servicio de calidad en los alimentos vendidos. Pasos para realizar la recepción de mercancía: •

Hacer el conteo físico de las mercancías recibidas o tomar los pesos respectivos, en el caso de mercancía como: carnes, aves, pescados, vegetales, frutas, etc.

•

Las cantidades recibidas deben ser las mismas tramitadas por el Departamento de Compras a través de las órdenes de compra.

•

Las características de la mercancía (calidad) deben ser las exigidas por la empresa

•

Los precios en las facturas de las mercancías recibidas deben ser las especificadas en la orden de compra y en las cotizaciones.

•

Entregar la mercancía recibida al almacén para que sea trasladada al respectivo sitio de almacenamiento.

6

Eshbach, C. Administración de Servicios de Alimentos. Editorial Diana. 6ta. Edición. Pág.12

Supervisión de los procedimientos de recepción de mercancía . Dada la importancia que tiene para la empresa hotelera, los procedimientos de recepción de mercancía y equipos, deben supervisarse para evitar que se cometan fraudes contra ellas, tales como: •

Facturar productos de poca calidad a precios elevados

•

Colocar en las partes superiores de los huacales y cestas mercancía exigida y adentro productos de baja calidad

•

Rellenar los fondos de los huacales y cestas para que pesen más

•

Colocar en el centro de los sacos por ejemplo, de papas y cebollas mercancía de poca calidad y hacia fuera los de mejor tamaño y calidad

•

Acuerdos con el receptor de mercancía para entregar menos mercancía de lo facturado

•

Alterar o inflar los precios en las facturas de las mercancías entregadas Recepción de productos perecederos

La recepción de productos perecederos es muy delicada, por la misma naturaleza de las mercancías las cuales deben ingresar a las cavas y almacenes cumpliendo con las exigencias de la empresa en cuanto a calidad, cantidad y precio. Recepción de carnes, aves, pescados y mariscos 1. El receptor debe recibir las carnes o pescados y separarlos por tipo. 2. Luego procede a verificar su calidad, por lo que debe llamar al Chef, quien es la persona indicada para saber si la calidad es la exigida. También debe llamar al Contralor de Costos que es la persona conocedora de estos productos y autorizado a devolver cualquier mercancía de poca calidad, así como dar el visto bueno cuando sea la calidad exigida. 3. El siguiente paso consiste en pesar las carnes o pescados, etiquetándolos (Meat- tag), con la intención de facilitar el manejo y la rotación del producto.

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Extraído de Dolly, B. (1992). La administración del servicio de alimentación. Editorial Mc-Graw

Hill Interamericana .8ª.ed.

4. Cuando se pesa el pescado y los mariscos hay que quitarles el exceso de hielo, no se debe pagar el peso extra en los productos recibidos 5. El receptor anota las cantidades recibidas en la lista de compras perecederas correspondientes y solo debe recibir las cantidades solicitadas en la lista. 6. El almacenaje de estos productos debe hacerse de una manera rápida, por eso tanto el receptor como el Contralor de Costos, verifica que estos productos se almacenen en el sitio destinado para ello. 7. Por último el receptor firma la factura (original y copia), la sella (“Recibido”) y entrega el original al proveedor, quedándose con la copia para agilizar el pago. Recepción de frutas, verduras y vegetales . Para recibir estos productos se procede de la misma forma que en la recepción de carnes y pescados, pero presentándose algunas diferencias: 1. El receptor manda a separar los productos por tipos. 2. Procede a pesar la mercancía descontando el peso extra (huacal o cesta). 3. Cuando se reciben frutas el receptor debe contar las piezas pesadas. Por ejemplo piñas, lechosas, melones, patillas, etc. y anotarlas en el reporte de recepción de mercancía, esto facilita a el Área de costos, la valoración de las trasferencias e inventarios. 4. El receptor debe comprobar la calidad la mercancía que se recibe, tomando al azar cualquier saco por ejemplo de papas y verificar su contenido, si son de buen tamaño, si son papas blancas etc. Esto debe hacerlo con todas las verduras frutas y vegetales que se reciban. Proceso de la recepción de productos semi-perecederos y no perecederos. Este se inicia tomando la orden de compra correspondiente al proveedor que se le recibe la mercancía, seguidamente se cuentan los productos verificando que las cantidades sean las mismas que las especificadas en la orden de compra.

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Extraído de Dolly, B. (1992). La administración del servicio de alimentación. Editorial Mc-Graw

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1. Se compara los datos de la factura con los datos de la orden de compra (cantidades, unidades, y precios) los cuales deben ser iguales, de haber algún error en las facturas se debe hacer una nota de crédito o débito según sea el caso. 2. Para comprobar la calidad del producto. Si son frascos hay que revisarlos uno por uno, de estar abombados el producto está dañado, por lo tanto, no se debe recibir. 3. Revisados los productos en receptor ordena el almacenamiento de los mismos. 4. El receptor verifica las operaciones hechas en la factura, firma y sella como recibido y entrega el original proveedor. Recepción de bebidas. Para recibir los vinos y licores se realiza el mismo procedimiento de recepción de productos no perecederos, pero cambia un poco en el momento de recibir cervezas y refrescos: 1. El receptor avisa al Área de Costos y al Almacén la llegada del proveedor de cervezas y refrescos. 2. El almacenista chequea la existencia del producto y determina la cantidad a pedir. Para este tipo de bebida la empresa mantiene un determinado stock, previamente establecido basándose en la rotación de los mismos. 3. El receptor de mercancía verifica la cantidad que entra e inspecciona que las botellas y las latas este en buen estado. 4. Después del conteo ordena que almacenen el producto. 5. Una vez realizado el proceso de recepción, el proveedor entrega la factura y el receptor verifica las cantidades puestas. El usar o no órdenes de compra para las cerveza o refrescos depende de las políticas de la empresa.

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Extraído de Dolly, B. (1992). La administración del servicio de alimentación. Editorial Mc-Graw

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Proceso de recopilación diaria de la información Cuando se reciben mercancías y se almacenan se les está dando entrada física al establecimiento, pero se hace necesario registrar la entrada de esta mercancía en forma escrita y numerada, por lo que la empresa debe contar con formatos especiales para tal efecto. En otras palabras el receptor debe elaborar los siguientes reportes: - Reporte diario de recepción de comestibles - Reporte diario de recepción de bebidas - Reporte diario de recepción de materiales y suministros. Esta manera de controlar las entradas de las mercancías facilitará la codificación de cada artículo, su registro en el kardex respectivo, el pago a los proveedores y el cálculo de los montos de compras por tipo de producto y por proveedores. En cuanto a las compras directas el receptor de mercancía detalla las compras directas en el reporte, para que el Contralor de Costos, proceda a cargar el monto de la compra al centro de producción (cocina, bar) que solicitó el producto. Almacén. Es la sección encargada de custodiar y controlar la mercancía recibida. Un almacén bien llevado provee un control diario sobre la mercancía depositada y sus costos. El sitio ideal es cerca al área de recepción de mercancía y la cocina. Normalmente funciona con horario de oficina y hasta una hora determinada. La tarde generalmente se emplea para surtir el almacén, limpiarlo y hacer las verificaciones de rigor. La entrada al almacén debe ser limitada a las personas que trabajan allí; al Gerente y a las personas autorizadas por el Departamento de Contabilidad. Al cierre las llaves del almacén deben colocarse en un sobre debidamente firmado y sellado y se guarda en la oficina del Gerente. En caso de emergencia, la persona autorizada puede abrir el almacén firmando el libro de llaves. .

Extraído de Dolly, B. (1992). La administración del servicio de alimentación. Editorial Mc-Graw

Hill Interamericana .8ª.ed.

Registro de las entradas de mercancía Para el control efectivo de la mercancía dentro del almacén se deben utilizar el llamado sistema de tarjetas o kardex, donde se registra de forma escrita las entradas y salidas del almacén. La necesidad es de carácter administrativo con la finalidad de controlar todos los productos almacenados, que son activos representados en alimentos y bebidas. Para registrar estas entradas se utiliza el Reporte de Mercancía Recibida, en el se encuentran todos los datos necesarios de los artículos controlados. Proceso de despacho de alimentos

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A través de la Requisición cada departamento solicita los productos que le son necesarios para cumplir con sus actividades. La administración fija políticas definiendo el momento adecuado para que estas requisiciones sean tramitadas al almacén. Este paso es importante ya que la efectividad de los despachos y registros dependen de la disciplina para gestionar este formato, e incluso el buen desempeño del encargado del almacén esta condicionado a la entrega de las requisiciones.

Proceso de recopilación diaria de información Para las empresas como consecuencia de su organización, que ahora es más amplia y compleja es muy importante la información que se genera diariamente en los departamentos. El objetivo del archivo es conservar la documentación debidamente clasificada y ordenada en forma tal que sea rápida y confiable. La documentación que se origina proviene de dos fuentes (1) interna y (2) externa: 1. La fuente externa es la correspondencia recibida: facturas de compras, requisiciones, notificaciones por escrito e informes. .

Extraído de Dolly, B. (1992). La administración del servicio de alimentación. Editorial Mc-Graw

Hill Interamericana .8ª.ed.

2. La fuente interna son las copias de la correspondencia enviada a otras dependencias: facturas, reportes de mercancía recibida, informes. El almacenista debe comunicar al Departamento de Administración los despachos efectuados diariamente, los hace por medio de requisiciones elaboradas por los departamentos y despachadas por él, conservando el Jefe de Almacén las copias de las mismas. Finalizando el proceso estas son archivadas de manera que se tengan a disposición en caso de auditoria interna o externa, además de comparar y buscar la diferencia que pueda existir entre los inventarios físicos. Inventarios. Lo elabora el Contralor de Costos, la información se obtiene de la toma y registro del inventario físico real del almacén, al final de cada mes. Por medio de estos inventarios, la empresa lleva el control exacto de los movimientos de la mercancía en el almacén. También es una fuente de información de gran valor para el Contralor de Costos, pues de estos de obtienen montos totales de la mercancías pedidas al almacén. Tipos de Inventarios Los inventarios son planificados con anterioridad por el Contralor de Costos. Todos los departamentos son notificados a través de un memorando. Se deben planificar con mucho cuidado para evitar errores en su elaboración y para que los puntos de producción se surtan de mercancía ya que en el momento del inventario no saldrá mercancía del almacén, a menos que sea una emergencia. En Cocina, se toma inventario de todos los alimentos que se encuentran en las cavas, cuartos fríos, neveras y estantes. El producto se cuenta o se pesa dependiendo de su naturaleza. En Bares, el método más común es dividir la botella en diez partes iguales o en 10/10 que corresponde a la unidad si se encuentra llena. Las botellas de refrescos, agua y cerveza se toman en inventario .

Extraído de Gallegos, F. (1996). Administración hotelera en alimentos y bebidas. Editorial Mc-

Graw Hill Interamericana. 6ª.ed.

por unidad o por caja. Los alimentos que se encuentren en Bares, se toman en un inventario aparte. Obtención Existencias Máximas y Mínimas .

- Existencia mínima: Es la cantidad que se deberá tener en existencia para hacer frente a las ventas en un tiempo determinado. Se determina por la experiencia de ventas en los meses anteriores y año pasado en eventos y temporadas altas y bajas. - Existencia máxima: Es la cantidad que se deberá tener en existencia para hacer frente a una sobreventa. Significa que en caso de una venta no planeada o prevista, el almacén podrá solventar las necesidades de producción sin problemas, ya que cuenta con un excedente de mercancía.

Control de producción de alimentos y bebidas.* Al cumplirse el ciclo de almacenamiento la materia prima es procesada en centros de producción, para lograr así el producto terminado deseado y ordenado por el consumidor de acuerdo a un menú establecido. El control de producción conduce a la generación de procesos de información que determina la adecuada utilización y canalización de materia prima en los centros de producción y permite verificar si el producto terminado es realmente el consumido y facturado. Al efectuarse un control de producción adecuado se facilita la implantación efectiva de control de costo de materia prima. Solo por medio del control de costo de producción se establecen los instrumentos necesarios para verificar que la materia prima despachada del almacena centros de producción se utilice para la elaboración de productos terminados y que estos

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Extraído de Gallegos, F. (1996). Administración hotelera en alimentos y bebidas. Editorial Mc-

Graw Hill Interamericana. 6ª.ed.

a su vez se facturen apropiadamente proporcionando la información necesaria para la medición del costo diario de materia prima. El proceso de control de producción determina que lo que se despacha como producto terminado sea realmente facturado este control es ejercido por Costos. Para hacer rendir al máximo cada ingrediente, se utilizan recetas y porciones estándar. La receta estándar es un conjunto de instrucciones para preparar cada platillo del menú. La receta generalmente se imprime en tarjetas, que luego se entregan a cada miembro del personal de preparación de alimentos y se requiere que cada cocinero siga las instrucciones con precisión. La porción estándar es la cantidad preestablecida de cada ingrediente que debe utilizarse en cada ración individual. Las porciones de otros alimentos pueden fijarse por tamaño y número. En la parte bebidas pueden controlarse mediante el uso de aparatos o medidores automatizados o manuales para servir. 3.6 Control en el servicio de alimentos y bebidas . El costo en el servicio de alimentos, es una parte identificable del costo de cada artículo del menú. Los errores cometidos durante el servicio, tales como entregar los alimentos fríos, equivocar la orden de los clientes o derramar bebidas, aumentan los costos. Es normal que se cometan algunos errores, pero es tarea tanto de la administración como del personal tratar de que sean mínimos para ayudar a controlar los costos.

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Extraído de Gallegos, F. (1996). Administración hotelera en alimentos y bebidas. Editorial Mc-Graw Hill

Interamericana. 6ª.ed.

GLOSARIO DE TÉRMINOS (Extraido de Scheel, A (1998). Control de alimentos bebidas I y II. Editorial Susaeta. 9ª.ed)

Tiempo de suministro: Es el lapso comprendido desde el momento en que se coloca una orden de compra hasta que los artículos estén efectivamente disponibles para el control de costos.

Mercado abierto: Consiste en que una vez que el Gerente de Compras reconozca la necesidad, se dirige libremente a los proveedores para solicitarles las respectivas cotizaciones, que una vez analizadas se define la compra y se ordena la misma por teléfono o por orden de compra. Código de ubicación: Es el sitio que ocupa el artículo en el almacén. Compras directas: Son aquellas que por poseer un tiempo de suministro mínimo no ingresa al sistema de inventario. Compras: Es hacer que el articulo correcto llegue al departamento requeriente, en las cantidades necesarias y en el tiempo justo, a un menor precio y cumpliendo con todos los requisitos y políticas establecidas por la organización. Existencia: Será la cantidad idónea de productos que se deberá tener en el almacén. Hoja de mercado: Formato utilizado para la solicitud exclusiva de consumibles perteneciente a los rubros de frutas, legumbres, quesos, pescado, productos congelados, especies, aves, embutidos entre otros Inventario: Número de un artículo determinado dentro del almacén en espera de ser requerido por producción. Máximo: Es la cantidad de productos que se deberá tener en existencia para hacer frente a una sobreventa. Mínimo: Es la cantidad de productos que se deberá tener en existencia para hacer frente a las ventas en un momento determinado Niveles de inventario: Comprende la existencia física de un articulo dado en el momento de una transacción de inventario más los pedidos por recibir menos los pedidos por despachar. Pedidos por recibir: Cantidades pedidas de un articulo al almacén pero no rebajado de la existencia Planeación por período: Es el proceso mediante el cual la administración desarrolla sistemáticamente un conjunto aceptable de planes para el total de actividades futuras de la empresa o las de una función durante un periodo especifico. Este tipo de planeación generalmente se materializa bajo la forma de presupuesto y queda comprendida en el marco de los costos e ingresos anticipados, a fin de determinar las utilidades u otras modalidades de acumulación de costos.

Planeación por proyecto: es el proceso mediante el cual la administración, al confrontar un problema específico, evalúa cada alternativa con el fin de llegar a una decisión al respecto al curso futuro de acción. Proveedor: Organización que provee un producto a un cliente Punto de pedido: Es el nivel de inventario en el cual se coloca una orden de Compra para un lote de tamaño de un articulo en particular Recepción: Proceso de recibir la mercancía solicitada evaluando que cumpla los requisitos exigidos Requisición: Es el documento utilizado por los departamentos requerientes Subcontratistas: Organización que provee un producto al proveedor.

CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO En este capítulo se presenta la metodología utilizada en esta investigación, la cual incluye los instrumentos y técnicas utilizados.

Tipo de Investigación Este trabajo de investigación es un estudio de tipo descriptivo puesto que no se ocupa de verificación de hipótesis, sino de la descripción de hechos a partir de un criterio o modelo teórico definido previamente (Sabino, 1992). Mendez, (citado por Zerpa, 2003), define la investigación descriptiva como un tipo de investigación que reseña sistemáticamente las características básicas de fenómenos homogéneos con la finalidad de establecer su estructura o comportamiento. Los estudios descriptivos miden de forma independiente las variables y aún cuando no se formulen hipótesis, las primeras aparecerán enunciadas en los objetivos de la investigación. En este caso se hizo la descripción de los procesos de control interno administrativo llevados a cabo en el Departamento de Compras, y en las secciones de Recibo, Almacén y Costos de alimentos y bebidas y de los procedimientos de control de costos de tales rubros en el Hotel InterContinental Cali. Población y muestra La población se refiere al conjunto de sujetos u objetos de estudio y va dirigida a cualquier grupo de elementos del que se pretende investigar, para conocer sus características, o una de ellas. En esta investigación la población es el Departamento de Alimentos y Bebidas del Hotel InterContinental Cali. La muestra es una selección representativa de la población, es de tipo probabilística ya que todos los elementos muestrales de la población tienen la misma posibilidad de elegirse. La muestra en este caso son el Departamento de Compras, las secciones de Recibo, Almacén, y Costos de alimentos y bebidas del Hotel InterContinental Cali. Técnicas de investigación

La entrevista Es una técnica para obtener datos, que consisten en un diálogo entre dos personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener información de parte de éste, que es, por lo general, una persona entendida en la materia de la investigación. La entrevista puede ir de la interrogación estandarizada hasta la conversación libre”. (Díaz, 1996). Esta técnica de investigación, se utilizó con la finalidad de obtener información acerca de las normas y procedimientos de trabajo, políticas y

estructuras

organizativas del hotel. La entrevista se realizó bajo la forma de Entrevista no estructurada, estas son las que dejan mayor libertad a la iniciativa de la persona interrogada y del investigador, tratándose generalmente de preguntas abiertas que son respondidas dentro

de

la

conversación

que

tiene

como

característica

principal

la

espontaneidad. Ésta se realizó a los jefes de las secciones y los demás empleados durante el proceso diario de las actividades, para determinar los procedimientos de control interno administrativos según su propia versión. La observación Esta fue la técnica más utilizada en la investigación. La técnica de observación “Consiste en verificarlos hechos y fenómenos que se desean estudiar, realizándose de forma cotidiana”. (Ander-egg, 1995). En la primera etapa la observación se hizo en forma no participativa la cual consiste en la toma de contacto del observador con el hecho a estudiar, pero permaneciendo ajeno al mismo, esta se realizó en la fase de inducción a la empresa, en la que se pudo observar las actividades de todas las áreas sin involucrarse con ellas. En la segunda etapa la observación fue de forma participativa, que consiste en la intervención activa del observador en una situación determinada, esto se hizo cuando la autora desempeñó cargos en el Departamento de Compras, y en las secciones de Almacén y Costos de Alimentos y Bebidas. En el primer caso la autora fue entrenada por el Gerente del Departamento de Compras, para suplir a

unos de sus agentes durante un periodo de permiso. Al efecto la autora fue realizando registros diarios de las actividades ejecutadas y de los problemas o deficiencias que detectaba en los procesos administrativos. Revisión bibliográfica Técnica que permitió recopilar la información que ayudó a elaborar los instrumentos necesarios para la investigación. Se examinaron diferentes fuentes bibliográficas que tenían relación directa e indirecta con el área a desarrollar, las cuales aportaron los datos de interés para el diseño de normas a aplicar. Tratamiento de la información La información que se recopiló durante el periodo de pasantía y luego la que se recolectó posteriormente en bibliotecas, se organizó y clasificó para luego ser presentada de manera escrita con la mayor nitidez y claridad posible. Alcance de la investigación A partir de la presente investigación se intenta proporcionar mecanismos de control interno en el Departamento de Compras, y en las secciones de Almacén, Recibo y Costos, mediante la creación de normas y procedimientos que sirvan de aporte a la operación de alimentos y bebidas de estas áreas determinando políticas y técnicas para que la gestión sea más productiva y rentable.

CAPÍTULO IV ANÁLISIS Y RESULTADOS

A continuación se presenta una breve descripción de los procedimientos de Compras, Recibo y Almacén de mercancías del Hotel InterContinental Cali exponiendo los problemas detectados en cada una de las secciones. Procedimientos utilizados por la empresa en el Departamento de Compras El Departamento de Compras del Hotel InterContinental Cali, tiene como función principal adquirir los insumos necesarios que requiere la operación, manteniendo el flujo apropiado en cuanto a cantidades adecuados y de acuerdo a las especificaciones de calidad a un precio favorable.

Gerente de Compras

Agente de Compras de Alimentos y Bebidas

Agente de Compras de Mantenimiento e Insumos generales

Figura 4.1 Personal del Departamento de Compras del Hotel InteContinental Cali Fuente: Elaboración propia

Problemas detectados en el Departamento de Compras de alimentos y bebidas del InterContinental Cali Durante el periodo de entrenamiento empresarial en el InterContinental Cali, se detectaron una serie de fallas, en el proceso de adquisición de alimentos y bebidas. Entre estas se encuentran: •

No existe una adecuada planificación para la adquisición de la mercancía de alimentos y bebidas Para poder funcionar correctamente, todo el Departamento de Compras debe planificar la operación que va a realizar en la adquisición de alimentos y bebidas.

Por la falta de planificación, a este departamento se le acumula una gran cantidad de requisiciones de compras, y frecuentemente sucede que se comience a gestionar una requisición, sin terminar de tramitar las anteriores, lo que provoca malestar e inconvenientes a los departamentos que han solicitado sus productos con tiempo, y a veces estos productos no llegan a tiempo por lo que las compras de emergencia son frecuentes. Esta planificación deficiente a su vez, obliga a la adquisición de productos apresuradamente, sin hacer ningún tipo de revisión previa sobre su existencia en el almacén y sin seleccionar adecuadamente el proveedor, afectando así el costo de la operación de alimentos y bebidas. •

No existen las especificaciones estándar de comestibles, que permita al personal conocer la mercancía que va a ingresar al hotel

Para realizar una compra efectiva se debe tener un conocimiento exacto de las especificaciones estándar de los alimentos que se solicitan mediante una solicitud de compra. En el hotel, no existe ningún tipo de especificación estándar de los alimentos que permita tanto al personal como a los proveedores, tener un conocimiento previo de las características exigidas por la cocina. Procedimientos utilizados por la empresa en la sección de Recibo de alimentos y bebidas Mediante este procedimiento se da entrada formal a la mercancía solicitada por la empresa para el normal desarrollo de sus actividades. En el proceso de recepción de mercancía, se comprueba si la mercancía recibida, cumple con los acuerdos establecidos con el proveedor, que lo reflejado en la factura coincida con el físico recibido y finalmente, se realiza una pre-clasificación de la mercancía que determinar su destino dentro de la empresa.

Problemas detectados en la sección de Recibo de alimentos y bebidas del Hotel InterContinental Cali

Como anteriormente se ha mencionado, en el hotel no existen especificaciones estándar de los productos, así que el receptor también desconoce las condiciones de calidad exigida por el hotel y no tiene el criterio para saber si debe o no dar entrada a un producto determinado •

Falta la participación de un ejecutivo relacionado con la operación de alimentos y bebidas, durante el proceso de recepción de mercancía

Además del conocimiento de las condiciones y características de los productos a recibir, para que en la recepción de mercancía se desarrolle correctamente, es necesario e indispensable la presencia de una persona experta en determinar la calidad de los productos que van entrar al hotel, evitando así la aceptación equívoca de mercancía. Durante el proceso de entrenamiento, se pudo notar que en algunas ocasiones el receptor, por falta revisión o conocimiento, le dio entrada a frutas en un estado de madurez avanzada y en muchos casos, no contaban con las condiciones necesarias para el buen aprovechamiento de esto productos. Dicha situación se podría evitar si se contara con la presencia del Chef. Es importante que durante la recepción de los alimentos y bebidas se encuentre la presencia de un ejecutivo ligado a la operación, con el fin de trabajar en forma coordinada con el receptor de mercancías, para que de esta manera, se le pueda dar entrada a los productos que cumplan con las características idóneas para ser aprovechada en su totalidad por los centros de producción. Procedimientos utilizados por la empresa en la sección de Almacén de alimentos y bebidas La sección de almacén de alimentos y bebidas tiene como función asegurar la oportuna recepción, conservación, custodia, entrega y distribución de insumos, a los distintos departamentos que conforman la organización. Problemas detectados en la sección de Almacén de alimentos y bebidas del Hotel InterContinental Cali

•

No se aplican controles de existencias de Máximos y Mínimos en los almacenes de alimentos y bebidas

Para ejercer un dominio de la mercancía que se encuentra en los almacenes, es importante establecer los controles de máximos y mínimos, puesto que ellos, permiten mantener un stock de mercancía adecuado para hacer frente a las necesidades de los diferentes centros de producción que operan en el hotel. Una de las consecuencias inmediatas de no aplicar estos controles en los almacenes, es que afecta directamente sus funciones básicas, puesto que esperan que el producto se agote para realizar la solicitud, obligando así al Departamento de Compras a hacer adquisiciones apresuradas, que a su vez conlleva a la compra de productos a proveedores que no son los más indicados por calidad o por precio, pero que en fin, traen el producto en el tiempo que se requiere. •

No existe un formato en Almacén que permita llevar un control y registro de los niveles de temperatura y humedad en los diferentes almacenes y cavas, esta función es realizada periódicamente por el personal de Mantenimiento.

El control inadecuado de la temperatura de los alimentos es una de las causas más frecuentes de enfermedades transmitidas por los productos alimenticios o del deterioro de éstos. Tales controles comprenden la duración y la temperatura de cocción, enfriamiento, elaboración y almacenamiento. Debe haber sistemas que aseguren un control eficaz de la temperatura cuando ésta sea fundamental para la inocuidad y la aptitud de los alimentos.

CAPÍTULO V

PROPUESTA DE NORMAS DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y LAS SECCIONES DE ALMACEN, RECIBO Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS La implementación de estas normas de control, está dirigida a optimizar los procedimientos laborales y la gestión operativa

en las mismas, cuyo

comportamiento afecta de una u otra manera el costo de los alimentos y bebidas en el Hotel InterContinental Cali. Los aspectos que se plantean en la propuesta, contribuirán a mejorar la toma de decisiones acertadas y a minimizar el desperdicio de tiempo, esfuerzo, dinero y oportunidades dentro de la organización. La importancia de esta propuesta radica básicamente en que ofrece alternativas de solución para superar las dificultades y alcanzar los más altos estándares de calidad en el Departamento de Compras y las secciones de Recibo, Almacén y Costos de alimentos y bebidas Hotel InterContinental Cali. El desarrollo de las normas y procedimientos de control interno propuestas, brindará a los empleados herramientas para organizar y controlar de mejor manera las actividades a realizar, aumentando su productividad.

Normas de control interno para el Departamento de Compras del Hotel InterContinental Cali Según los problemas detectados en el Departamento de Compras, expuestos en el capítulo anterior, se proponen una serie de medidas correctivas para los procedimientos de trabajo en este departamento.

 Planificar las compras de alimentos y bebidas:

La gestión de compras es prácticamente una de las áreas de responsabilidad que requiere más control, además de una planificación adecuada para conocer y diligenciar los insumos necesarios para la operación. Para una buena planificación en las compras de alimentos y bebidas, se deben tomar en cuenta ciertos factores que son muy importantes; la estructura del menú, pronósticos de ventas, capacidad de almacenamiento, capacidad de pago y las condiciones del proveedor. La estructura del menú juega un papel muy importante en la planificación de una compra, puesto que a través de él se determinan cuales son los productos que se utilizan en la preparación de un plato y/o trago. En el caso de los pronósticos de ventas, es un factor que condiciona la planificación en las compras de alimentos y bebidas, ya que determina la ocupación futura del hotel y por ende define las cantidades de producto que se debe comprar para abastecer los almacenes. La capacidad de almacenamiento, también es muy importante para la planificación, porque dependiendo del espacio físico del almacén de alimentos y el de bebidas se va a determinar las cantidades de producto que se puede comprar, asegurándose así que se les pueda dar un correcto almacenamiento a estos artículos. La capacidad de pago y las condiciones del proveedor están muy ligadas, debido a que estas son manejadas y controladas dependiendo de la disponibilidad que cuenta la empresa para realizar sus pagos y poder obtener un mejor precio en la compra de los alimentos y bebidas, por ende el aprovechamiento de las ofertas por parte de los proveedores y los descuentos en los productos. La planificación de las compras debe estar orientada a conseguir los objetivos planteados en la gestión de compras, que comienza con la necesidad de adquirir el producto, hasta la compra del mismo. La necesidad de comprar es el punto de partida de la planificación, porque es el origen del requerimiento de los productos por parte del área de almacén, que se manifiesta con la solicitud de compra de productos perecederos, el cual se debe manejar a través de la hoja de mercado y

la solicitud de compras de productos no perecederos, a través de la orden de compra. Es por eso que las solicitudes de compras deben ser gestionadas con suficiente tiempo para realizar las cotizaciones respectivas, evitando que se realicen compras de urgencias sin haber tomado las previsiones respectivas del caso. Las solicitudes deben ser por separado por ejemplo una para alimentos y otras para bebidas dándole mayor importancia a aquellas solicitudes que se hayan determinado como prioridad.  Crear listas de especificaciones para la compra de alimentos En la gestión de compras es importante contar con el uso de listas de especificaciones para los alimentos, que permitan tanto al personal de compras, como al receptor de mercancías y a los proveedores, conocer características deseadas en un producto para un uso específico. Tal como lo señala Dolly B, (1992): “En un servicio de alimentación, no se busca siempre comprar el mejor producto, más bien, de lo que se trata es de adquirir los productos adecuados para el uso que se pretenda dar”. Las especificaciones estándar de compras, deben ser determinadas en primer lugar por el Chef ejecutivo, el cual determinará las necesidades de cada uno de los productos que interviene en la preparación de los platos, según las recetas estándar. Luego por el Contralor de Costos de Alimentos y Bebidas, se encargará de costear los productos y sobre las bases de tales costos sugerir aumentos, disminuciones o posibles cambios en su especificación. Seguidamente el Gerente de Compras, en base a sus conocimientos sobre la mercancía, los proveedores y el mercado, podrá sugerir la aceptación, rechazo o cambio de los productos, en un momento dado, por ser los precios demasiado altos o los productos muy difíciles de adquirir.

Por último el Gerente de Alimentos y Bebidas puesto que es el jefe del Departamento y será quien autorice o modifique, en su caso, lo sugerido por el Chef, el Contralor de Costos y el Gerente de Compras.  Para la elaboración de las especificaciones estándar de los alimentos, de debe considerar los siguientes criterios : -Debe ser clara, sencilla y lo suficientemente específica para que los proveedores puedan identificar fácilmente el producto que se requiere. -Debe ser justa para los proveedores y personal en general. -Debe permitir la competencia, debe ser capaz de ser cumplida con varios licitantes o cotizados. Además de lo expuesto, las especificaciones deben asegurar que los alimentos que se van a comprar, ofrezcan una mayor seguridad microbiológica para el hotel, por lo tanto hay que cerciorarse que: 1. Los alimentos provengan de proveedores que garanticen una calidad sanitaria. 2. Las

especificaciones

estén

acordes

con

las

regulaciones

gubernamentales en materia sanitaria. 3. Los recipientes o paquetes reutilizables que lleve los productos, estén en perfecto estado de limpieza e higiene. Las especificaciones de compras proporcionan una base sólida para realizar las compras, todos los proveedores lo estarán haciendo por el mismo producto, por lo tanto es más fácil la comparación y elimina los conflictos o malas interpretaciones de las ordenes de compras y reduce el tiempo de negociación de los productos.  Una vez que se han elaborado las especificaciones estándar para los alimentos, el Departamento de Compras debe entregar una copia a cada persona que debe tener conocimiento de las mismas entre ellos:

 El Gerente de Compras y sus agentes, para que al cotizar y comprar tengan bases bien definidas.  El Gerente de Alimentos y Bebidas, para que cuando efectúe supervisiones directas en los almacenes y cocina, compruebe que los productos están dentro de las cantidades y porciones adecuadas.  El Chef ejecutivo, para que su presentación, elaboración y producción sean siempre uniformes y consistentes.  El Contralor de Costos, para que al efectuar las revisiones físicas en el almacén de alimentos, pueda comprobar que la mercancía tenga calidad, porción, cantidad y presentación determinada en las especificaciones estándar.  El recepcionista y/o almacenista, para que no tenga dificultad alguna para aceptar y rechazar los productos, si no cumple con lo especificado.  El proveedor, para que sepa exactamente lo que va a surtir, pues tendrá a la mano las características deseadas de la mercancía. Como continuamente hay nuevos productos y/o maneras de hacer las cosas, las especificaciones

deben

revisarse

y

actualizarse

cada

tres

meses

aproximadamente.  Hacer

estudios

de

mercado

constantemente

que

permitan

estar

actualizados en cuanto a nuevos proveedores, precios, condiciones de pago, ofertas, etc. El estudio de mercado periódico, facilita la obtención de datos, que de una u otra forma serán analizados, sobre un producto a adquirir o un proveedor específico. Además de información al día sobre proveedores, pagos y condiciones, también puede llegar a ser una herramienta muy útil en el caso de las compras de emergencia. (Ver anexo 2). .

Normas de control interno para la sección de Recibo de alimentos y bebidas del Hotel InterContinental Cali Según los problemas detectados en la sección de Recibo de Alimentos y Bebidas, expuestos en el capítulo anterior, se proponen una serie de medidas correctivas para los procedimientos de trabajo en esta sección :  La única persona autorizada para recibir los alimentos y bebidas será el receptor de mercancías.  Toda compra de mercancía realizada en el hotel, debe entrar por la recepción de mercancía.  Participación de un ejecutivo ligada a la operación de alimentos y bebidas, durante la recepción de mercancías. El receptor de mercancías, es la persona que tiene la responsabilidad de verificar que los alimentos y bebidas que entren al hotel, cumplan con los requisitos exigidos por la empresa, este proceso se hace un poco más difícil, si no existen las especificaciones estándar que permitan ampliar sus conocimientos de las características deseadas de los productos que se van a recibir, por eso, es muy importante la presencia de una persona ligada a la operación, que le brinde al receptor la supervisión y el asesoramiento necesario para realizar una adecuada recepción. Como lo señala Scheel A, (1998): “A pesar de que exista un encargado de recibo, la responsabilidad de revisión y aceptación de ciertas mercancías es compartida, con el Chef, Ama de llaves, Jefe de Mantenimiento, Gerente de Alimentos y Bebidas y el Gerente de Compras”. Cuando se reciben productos, es mucho más importante la supervisión de un ejecutivo como por ejemplo el Chef, el Jefe de Costos o sus asistentes. Esta supervisión debe ser lo más cautelosa posible pues se trata de productos que se deben recibir muy frescos y se necesita que su calidad sea la óptima.

Normas de control interno para la sección de Almacén del InterContinental Cali Para optimizar los procesos de almacenaje, custodia, control de inventario y despacho de mercancía en los almacenes de alimentos y bebidas:  Los productos resguardados en los almacenes de alimentos y bebidas deben ser ubicados de acuerdo a su nivel de rotación.  No se debe permitir el acceso a los almacenes de alimentos y bebidas a personas no autorizadas.  Todos los productos recibidos en el almacén deben estar relacionados en el reporte diario de mercancía.  Todos los productos recibidos en los almacenes de abarrotes, bebidas y en la cava deben ser fechados.  Los almacenes de alimentos y bebidas deben recibir y despachar en los horarios establecidos para tal fin.  Las mermas y roturas de los productos almacenados se deben relacionar en los formatos creados para tal fin, previamente verificado por la sección de costos.  El Jefe de almacén debe cuidar las temperaturas y humedad en los distintos almacenes y cavas. Este control debe hacerse diariamente y los resultados obtenidos, deben ser registrados en el formato disponible para ello.  El almacenamiento de las salidas de los productos se debe hacer según el método de P.E.P.S (primero entra, primero sale). Normas de Control Interno Administrativo para la Sección de Costos de Alimentos y Bebidas del Hotel InterContinental Cali La unidad de costos es la unidad administrativa dentro de la organización encargada de supervisar y controlar el funcionamiento de las operaciones de alimentos y bebidas. Su importancia se debe a la necesidad de controlar y registrar correctamente las entradas y las salidas de los productos utilizados en el

servicio de alimentos y bebidas. Es por eso que se proponen normas de control administrativo que se detallan a continuación:  Implementar el uso de tarjetas de control de inventario no solo para las carnes, aves, pescados y mariscos sino para todos los productos almacenados en el hotel.  La sección de costos debe establecer procedimientos para porciones y recetas estándar, pruebas de rendimiento y potencial de venta, como mecanismo de control de la producción de alimentos y bebidas.  El personal de producción debe disponer de listados con las porciones o medidas estándar a utilizarse, las cuales deben estar colocados en las áreas de procesamiento de mercancías (carnicerías y bares).  La sección de costos debe

supervisar periódicamente el tamaño o

medidas de las porciones usadas en la preparación de platos y tragos.  La sección de costos debe supervisar la realización de las pruebas de rendimientos para los alimentos crudos y cocidos. Estas se deben realizar con varias piezas o cortes para que sus resultados sean más reales.  La sección de costos es la responsable de controlar el consumo de comida de empleados, a través del presupuesto diario de comida para personal.  La sección de costos debe supervisar que el traslado de mercancías entre un punto de venta y otro, sea controlado a través de transferencias.

CAPÍTULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Descrita la situación real del Departamento de Compras y de las secciones de Almacén, Recibo y Control de Costos de alimentos y bebidas, en cuanto a los procedimientos de trabajo llevados a cabo en el Hotel InterContinental Cali, se llega las siguientes conclusiones sobre el tema: •

En el Departamento de Compras, se presentan deficiencias en el ámbito de la planificación de compras, que no permiten coordinar cada uno de los procedimientos para la adquisición de mercancía y de esta manera realizar una

apropiada

gestión

de

compras.

Asimismo,

no

existen

las

especificaciones estándar de alimentos que permitan al personal de compras conocer la mercancía requerida por los diferentes departamentos del hotel. •

En la sección de Almacén, no se le ha dado importancia a la implementación de controles de existencia de mínimo y máximo, para la mercancía existente en los almacenes, tanto de alimentos, como de bebidas, no se utilizan los kardex, para controlar las entradas y salidas de varios productos y tampoco existe una rotación adecuada de los productos.

•

En la sección de Costos existe poca supervisión en los centros de producción, en cuanto al control y supervisión de la mercancía en los mismos, además de no existir normas claras que permita el normal desenvolvimiento de los procedimientos de trabajo.

•

El proceso de compras, es un aspecto importante en la economía de los hoteles y principalmente para el Departamento de Alimentos y Bebidas. Es por ello, que es de suma importancia contar con un Departamento de compras debidamente preparado es decir que el personal conozca las técnicas y métodos de compras y se haga responsable de ver que sean

utilizados, así como retroalimentados constantemente, ya que la eficiencia de la función de compras es determinante en las utilidades de la empresa. •

Las prácticas efectivas de compras no aseguran por si solas, que el usuario recibirá la cantidad y calidad de productos que se necesitan. Los esfuerzos realizados para hacer una compra adecuada, pueden perderse si el proceso de recibo, almacenamiento y despacho a los sitios de producción, no se encargan de conservar la calidad exigida en la compra. Es por ello que el almacén, tiene una gran responsabilidad en el control de los inventarios y de los productos y sobre todo en el manejo de los mismos, para que se asegure la continuación de la tarea iniciada en la compra. RECOMENDACIONES

De acuerdo con lo establecido en las propuestas de mejoramiento de los procedimientos de trabajo ejecutados por Compras, Almacén y Costos del Hotel InterContinental Cali •

Contar con una buena planificación de las compras de alimentos y bebidas, que permitan al departamento definir y programar cada una de sus actividades a realizar, relacionadas con la adquisición de productos, y de esta manera evitar compras de emergencia, seleccionar los proveedores apropiados

que

ofrezcan

buenos

precios,

elaboración

de

las

especificaciones estándar de compras y por consiguiente evitar la acumulación de pedidos que afecte la relación interdepartamental , por la falta de tiempo para cumplir con los requerimientos. •

En cuanto a la sección de Almacén, es fundamental que exista la presencia de un ejecutivo importante durante el proceso de recepción de mercancías, para asegurarse de que los productos que entran al hotel cumplen con los estándares de calidad, se debe implementar el uso de controles de existencias de máximos y mínimos idóneos a cada uno de los productos existentes en los almacenes de alimentos y bebidas; así como el empleo

de un sistema de kardex, que ayude a controlar las entradas y salidas de todos los productos además de asegurar la preservación de los mismos. •

Con respecto a la sección de Costos, es preciso la aplicación de las normas de control interno propuestas, además de verificar el cumplimiento de las mismas en los diversos almacenes y centros de producción, que permitan detectar debilidades, para luego proponer y aplicar las medidas correctivas necesarias.

•

Para el cumplimiento de normas de trabajo es preciso poner en práctica el proceso de control interno, el cual se basa en establecer una serie de etapas de actuación que aseguren el logro de los objetivos planteados para garantizar la eficiencia y eficacia de los procedimientos de las actividades a desarrollar.

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ANEXOS