PUBLICACIÓN PAGINA WEB RESPUESTA A INQUIETUDES

TÉRMINOS DE REFERENCIA No.552 FECHA: 19 de junio 2014

BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. - BANCÓLDEX

RESPUESTA A LAS INQUIETUDES O PREGUNTAS RELACIONADAS CON LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR EL SERVICO DE AGENCIA BTL Y CENTRAL DE MEDIOS

Bogotá, D.C., junio 19 de 2014

Preguntas De acuerdo a los términos de referencia para la selección del operador logístico de eventos y suministro de servicios publicitarios de plan de medios, nos permitimos solicitar las siguientes aclaraciones al proceso: 1. La propuesta económica a presentar y evaluar por parte de la institución comprende los ítems enunciados en el numeral 6.6 Oferta Económica o se debe incluir una cotización de todos los ítems a contemplar para un evento a realizarse en la ciudad de Bogotá según las especificaciones dadas dentro de los términos de referencia. Una vez que el formato del numeral 6.6 es diferente al Anexo No. 5. RESPUESTA: Son 3 puntos diferentes. En esta convocatoria se está solicitando una empresa que preste los servicios de BTL y CENTRAL DE MEDIOS. 1. Para BTL se presenta un brief hipotético sobre el cual se debe cotizar lo solicitado. 2. Cotizar el valor de cada de los ítems del numeral 6.6. para la realización de eventos o servicio de Central de Medios. 3. Para plasmar la cotización sugerimos utilizar el modelo de formato Anexo 5. 2. Dentro de los ítems “Logística y ejecución de eventos en pequeño formato 2x3 metros” y “Logística y ejecución de eventos en gran formato” del numeral 6.6, encontramos una descripción muy general, podrían por favor suministrarnos las especificaciones técnicas que detallen estos ítems. RESPUESTA: Se trata de la logística de un evento para 50 personas aproximadamente, con el diseño, desarrollo y producción de un stand 2x3mts, con los elementos que consideren necesarios y que puedan describir para ponderar el precio. Incluir una mesa 3 sillas, tv, panelería impresa, decoración Se trata del diseño, desarrollo y producción para la realización de un evento de un día para 300 invitados, que incluya un lugar propuesto, una escenografía básica para proyectar video y refrigerio. Me contacto con usted porque estamos interesados en aclarar aspectos de la convocatoria que anexo a continuación: TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA SELECCIÓN DE UN CONTRATISTA QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE OPERADOR LOGISTICO PARA REALIZAR EVENTOS Y SUMINISTRAR SERVICIOS PUBLICITARIOS DE PLAN DE MEDIOS QUE REQUIERA BANCOLDEX. 6.1. Metodología y calidad de la propuesta El Proponente deberá especificar la metodología, pasos y propuesta de trabajo que emplearía para la prestación de cada uno de los servicios a contratar, para lo cual en la propuesta metodológica se

debe evidenciar los siguientes aspectos teniendo como base el caso hipotético mencionado en el presente numeral: Conceptualización del evento Plan de trabajo y su cronograma Desarrollo general del evento Plan de medios y estrategia de recolección de datos Presentación del presupuesto Patrocinios Otros aspectos recomendados Nuestra pregunta: es si ¿el Plan de medios y estrategia de recolección de datos hace referencia a la convocatoria? o a que aspecto específicamente? RESPUESTA: El plan de medios mencionado en este ítem hace referencia a la convocatoria en general. Y si en el caso de los Patrocinios debemos contemplar la metodología para conseguir patrocinadores para el evento y/o la propuestas de cómo posibles patrocinadores podrían participar? RESPUESTA: Sí, se trata de explicar si el Proponente está en capacidad de hacerlo y cómo lo haría. 1.

Dentro de la operación se harán ejecuciones a nivel internacional?

RESPUESTA: Hasta el momento no se tiene contemplado pero podría surgir la necesidad. De ser así serían eventos de formato pequeño o mediano. 2.

Las ideas presentadas como serán valorizadas si no son ejecutadas por el operador ganador?

RESPUESTA: Las ideas presentadas solo pretenden evaluar ciertos aspectos, pero no pretenden ser insumos para eventos reales. El Proponente ganador ejecutará lo que planee y proponga de principio a fin. 3.

El desarrollo y propuesta para stand de 6 x 3 metros tiene algunas características más específicas para cotizar?

RESPUESTA: Se trata del diseño, desarrollo y producción de un stand de 6x3 mts, con los elementos que consideren necesarios y que puedan describir para ponderar el precio. Inlcuir una mesa 3 sillas, tv, panelería impresa, decoración. 4.

Que consideran como un evento pequeño formato?

RESPUESTA: Se trata de la logística de un evento para 50 personas aprox, con el diseño, desarrollo y producción de un stand 2x3mts, con los elementos que consideren necesarios y que puedan describir para ponderar el precio. Incluir una mesa 3 sillas, tv, panelería impresa, decoración.

5.

En el ítem producción y distribución de material promocional, las características dadas son insuficientes para dar un valor unitario o cotizar, necesitamos descripciones más específicas?

RESPUESTA: Para mayor comprensión se sugiere cotizar la elaboración de esta tula.

Cantidad: 100 - Tulas elaborada en lona Cross Poliéster, refuerzo superior en tela, cordón No.4 y dos ojáleles metálicos níquel. Medidas: Ancho: 37 cm Alto: 44 cm aprox. Impresión: 1 tinta. Lugar entrega Bogotá 6.

En periodo de validez son 90 días o 180 días?

RESPUESTA: 90 días 7.

La contratación de medios, la realizamos a través de un aliado estratégico, las certificaciones pueden ser de este aliado con una carta de alianza de servicios entre nuestras compañías?

RESPUESTA: SI

De acuerdo a los términos de referencia No 552, tenemos las siguientes inquietudes: 1. Numeral 6.1 Patrocinios: Cuál es el tipo de patrocinio que requieren para este caso hipotético y cuál es la contraprestación para el patrocinador del evento? RESPUESTA: En el entendido que es un evento dirigido al segmento empresarial, para este caso se requiere patrocinadores interesados o relacionados con esta audiencia. Se sugiere que la contraprestación sea exposición o presencia de marca pero el proponente podrá sugerir otras contraprestaciones que le resulten más atractivas a los posibles patrocinadores. Plan de Medios Caso Hipotético:

Cuáles son los medios que se requieren en el caso hipotético? debido a que si se toma como ejemplo básico radio y /o prensa la asistencia será muy superior a las 100 Personas que se esperan por ciudad , pues este alcance puede variar entre 500 y 1000 personas según el medio a aplicar por lo que agradecemos aclarar este punto . En este sentido necesitamos especificar el alcance ( Nacional , Local ) , periodo de la campaña ( 3 Días antes , 5 días , 1 mes ) Intensidad ( Diaria , Semanal , Cada 3 Días ) y fechas estimadas de Pauta RESPUESTA: Se espera que el Proponente sugiera medios para la convocatoria de 100 personas Brief Hipotético BTL : Queremos saber para cuantas personas son las charlas académicas y cuantos son los espacios de exhibición requeridos, cuantos de oficina y cuantos para consultores que requiere el proyecto. RESPUESTA:  Charla para 100 personas  Locación con esta capacidad y tener exhibición en la tarima  Conferencista: Es un ejecutivo de Bancóldex.  Una oficina Dentro de la jornada se debe establecer un espacio y un tiempo para ruedas de negocio? o solo son charlas académicas y exhibición de servicios? RESPUESTA: Primero que se haga una charla académica y segundo una rueda de negocios. Por lo tanto, se requiere un espacio para la actividad académica y otro salón para la rueda de negocios Vamos a trasladar empresarios o a los expositores de otras regiones del país o internacional a la feria? cuantos serian? RESPUESTA: NO Cual serían las condiciones de pago del Servicio prestado. RESPUESTA: Se paga al final del servicio prestado a satisfacción del Banco 2. Numeral 6.6 Oferta Económica BTL – Logística y Ejecución de Eventos En Pequeño Formato 2 x 3 Especificar qué elementos componen este ítem (Modelos , Coordinador , Stand , TV , Sonido , Merchandising etc) RESPUESTA: Se trata de la logística de un evento para 50 personas aprox, con el diseño, desarrollo y producción de un stand 2x3, con los elementos que consideren necesarios y que puedan describir para ponderar el precio. Incluir una mesa, 3 sillas, tv, panelería impresa, decoración.

BTL – Logística y Ejecución de Eventos En Gran Formato Especificar qué elementos componen este ítem ( Modelos , Coordinador , Stand , TV , Sonido 1000 Pax , Merchandising , Carpa , Techo etc) RESPUESTA: Se trata del diseño, desarrollo y producción para la realización de un evento de un día para 300 invitados, que incluya un lugar propuesto, una escenografía básica para proyectar video y refrigerio. BTL – Producción, Distribución de Material Promocional Que elementos promocionales se requieren ( Esferos , Agendas , Llaveros ) en que cantidades y a qué punto ( Ciudad o municipio de debe enviar) RESPUESTA: Para mayor comprensión se sugiere cotizar la elaboración de esta tula

Cantidad: 100 Tulas elaboradas en lona Cross Poliéster, refuerzo superior en tela, cordón No.4 y dos ojáleles metálicos níquel. Medidas: Ancho: 37 cm Alto: 44 cm aprox. Impresión: 1 tinta. Lugar entrega Bogotá

Buenas tardes de acuerdo con el cronograma de la convocatoria de referencia nos permitimos solicitar a ustedes aclaración de los siguientes puntos: 1. En el punto Agenda del brief: A que se refieren con "Encuentros con empresarios, charlas académicas? RESPUESTA: Encuentros con empresarios hace referencia a una rueda de negocios. Charlas académicas hace referencia a conferencias o a la participación en una agenda temática con diferentes expositores. 2. Si de acuerdo con el punto Agenda se debe realizar dentro del evento charlas académicas son dirigidas por el Banco? serán para la totalidad de los asistentes? RESPUESTA: Las charlas las realizará un ejecutivos del Banco, para la totalidad de los asistentes. 3. se debe disponer de un espacio dentro del espacio general del evento para ello?

RESPUESTA: Se requiere un espacio adicional para la rueda de negocios.

Respecto a la licitación de SELECCIÓN DE UN CONTRATISTA QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE OPERADOR LOGÍSTICO PARA REALIZAR EVENTOS Y SUMINISTRAR SERVICIOS PUBLICITARIOS DE PLAN DE MEDIOS, tenemos las siguientes preguntas: 1. ¿Es necesario aplicar a los servicios de BTL y Plan de Medios o se puede aplicar solamente a una? RESPUESTA: El proponente debe tener la capacidad para ofrecer los dos servicios, ya sea a través de algún aliado estratégico del Oferente 2. Si se puede aplicar solamente a una, nos gustaría saber si en la Metodología y Calidad de la propuesta es necesario realizar el Plan de Medios, Estrategia de recolección de datos y Patrocinio y en Equipo de Trabajo poner la experiencia del Ejecutivo de Medios, teniendo en cuenta que solo se estaría aplicando para BTL. RESPUESTA: Se debe aplicar para los dos servicios. 3. ¿Cuáles son los documentos legales que tenemos que incluir como el RUT, Cámara de Comercio, etc..? RESPUESTA: Los documentos legales se mencionan el formulario Vinculación de clientes, adjuntos a la convocatoria, además de los que se mencionan en el punto 4.3.