ANALISIS TATA KELOLA SISTEM INFORMASI DINAS PERTANIAN MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT-5 DISUSUN OLEH: 1. Muh. Vijay Saputra 2. Ariq Ryamizard Ahmad PROGRAM STUDI INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS KHAIRUN TERNATE 2022

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Teknologi informasi (TI) pada sekarang ini merupakan sesuatu yang sangat penting bagi hampir semua organisasi, perusahaan maupun sebuah lembaga untuk membantu dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses kinerja. Pemanfaatan TI sekarang tidak hanya diterapkan di organisasi swasta, namun juga di organisasi/lembaga pemerintahan. Upaya penerapan TI pada lembaga pemerintahan berbasis elektronik (e-government) ini ditujukan untuk meningkatkan kualitas layanan publik menjadi lebih efektif, efisien, dan dapat mencakup berbagai kalangan masyarakat. Information Systems Audit and Control Association (ISACA) mendefinisikan tahapan tata pelaksanaan teknologi informasi sebagai kumpulan proses organisasi untuk memastikan bahwa TI perusahaan bisa menopang, memperluas strategi serta tujuan lembaga. Salah satu rangkaian pekerjaan (framework) standar yang dapat dipakai guna membantu cara pengendalian IT adalah COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology). Penelitian yang dilakukan akan memakai COBIT 5 sebagai framework analisis. COBIT 5 menyajikan struktur pekerjaan yang menyeluruh yang mana memberikan bantuan bagi perusahaan untuk merengkuh tujuan mereka pada perencanaan dan manajemen TI perusahaan dan berkontribusi bagi perusahaan dalam membentuk nilai maksimum dari TI melalui keseimbangan yang terjaga antara mewujudkan keuntungan dan pengoptimalan kadar resiko dan pemakaian sumber daya Dinas Pertanian kota Ternate merupakan pengelola peningkatan dan pengembangan perekonomian masyarakat kota dengan mengelola pertanian di kota

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate ternate. Analisis tata kelola TI perlu dilakukan untuk mengetahui sudah sejauh mana perkembangan atau kinerja suatu instansi. 1.2 Rumusan masalah Berdasarkan Latar belakang yang telah diuraikan, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana melakukan analisis tata kelola TI di Dinas Pertanian kota Ternate menggunakan COBIT-5. 1.3 Tujuan penelitian Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan dari laporan ini adalah menganalisis tata kelola TI di Dinas Pertanian Kota Ternate menggunakan COBIT-5.

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Tujuan BAB 2 Pada bab ini akan dijelaskan tentang landasan teori yang digunakan pada penelitian. Bagian awal dijelaskan tentang pengertian tata kelola teknologi informasi dan juga fungsi tata kelola teknologi informasi untuk perusahaan. Lalu dijelaskan tentang pengertian dan kegunaan framework COBIT 5. Selain pengertian dan kegunaan COBIT 5, juga dijelaskan tentang sejarah COBIT dan domain-domain yang terdapat pada COBIT. 2.2 Tata Kelola Teknologi Informasi Tata kelola teknologi informasi merupakan bagian dari pengelolaan suatu organisasi atau perusahaan secara keseluruhan yang terdiri dari kepemimpinan dan struktur organisasi serta proses yang ada guna untuk memastikan kelanjutan teknologi informasi organisasi dan pengembangan strategi serta tujuan organisasi (ITGI, 2007). Definisi lain tata kelola teknologi informasi yaitu sesuatu yang mencakup sistem informasi, teknologi dan komunikasi, bisnis, hukum maupun isu-isu lain yang melibatkan hampir seluruh pemangku kepentingan (stakeholder), baik direktur, manajemen eksekutif, pemilik proses, supplier, pengguna TI bahkan mengaudit SI/TI (Sarno, 2009). Berdasarkan definisi-definisi diatas, maka tata kelola teknologi informasi adalah bagian dari suatu perusahaan yang melibatkan pemangku kepentingan untuk memastikan kelanjutan strategi organisasi dan teknologi informasi. 2.2.1 Tujuan Tata Kelola Teknologi Informasi

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate Tujuan tata kelola teknologi informasi adalah mengontrol penggunaannya dalam memastikan bahwa kinerja TI memenuhi dan sesuai dengan tujuan sebagai berikut (Surendro, 2009): 1. Menyelaraskan teknologi informasi dengan strategi organisasi serta realisasi dari keuntungan-keuntungan yang telah dijanjikan dari penerapan TI 2. Penggunaan teknologi informasi memungkinkan organisasi mengambil peluang-peluang yang ada, serta memaksimalkan pemanfaatan TI dalam memaksimalkan keuntungan dari penerapan TI tersebut 3. Bertanggung jawab terhadap penggunaan sumber daya TI 4. Manajemen resiko-resiko yang ada terkait teknologi informasi secara tepat 2.3 COBIT 5 COBIT 5 merupakan panduan yang dikeluarkan oleh ISACA. Panduan ini menuntun para pimpinan perusahaan dan manajemen IT untuk dapat memaksimalkan pengelolaan perusahaannya, memprediksi resiko dan keamanannya serta jaminan pengakuan masyarakat. Perusahaan dan para eksekutifnya berusaha agar penanganan informasi dilakukan dengan baik untuk mendukung keputusan bisnis. Perusahaan berusaha mencari dan menemukan manfaat bisnis dari investasi TI yang dilakukan, seperti menetapkan tujuan strategi dan merealisasikan manfaat bisnis dari IT dengan cara mengefektifkan dan menciptakan inovasi dalam penggunaan IT (Lulu, 2013). COBIT 5 merupakan sebuah kerangka kerja atau panduan tata kelola dan manajemen teknologi informasi dan semua yang berhubungan, dimulai dengan memenuhi kebutuhan stakeholder akan informasi dan teknologi. COBIT 5 menyediakan kerangka kerja yang komprehensif yang membantu perusahaan dalam mencapai tujuan mereka

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate untuk pemerintahan dan manajemen TI perusahaan. Secara sederhana, hal ini membantu perusahaan menciptakan nilai yang optimal dari TI dengan menjaga keseimbangan antara mewujudkan manfaat dan mengoptimalkan tingkat resiko dan penggunaan sumber daya. COBIT 5 memungkinkan TI untuk diatur dan dikelola secara holistik untuk seluruh perusahaan, dengan mengambil penuh end-to-end bisnis dan IT area fungsional tanggung jawab, mengingat kepentingan yang berkaitan dengan TI pemangku kepentingan internal dan eksternal. COBIT 5 bersifat generik dan berguna untuk perusahaan dari semua ukuran, baik yang komersial, non-profit atau di sektor publik (ISACA, 2012). 2.3.1 Prinsip Dalam COBIT 5 COBIT 5 didasarkan oleh prinsip utama untuk tata kelola dan manajemen IT perusahaan (ISACA, 2012), diantaranya sebagai berikut: Gambar 2.2 Prinsip COBIT 5 (ISACA, 2012) 1. Meeting Stakeholder Needs (Memenuhi Kebutuhan Pemangku Kepentingan)

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate Berguna untuk pendefinisian prioritas untuk implementasi, perbaikan dan jaminan. Kebutuhan stakeholder diterjemahkan ke dalam goals cascade menjadi tujuan yang lebih spesifik, dapat ditindaklanjuti dan disesuaikan dalam konteks tujuan perusahaan (enterprise goal), tujuan yang terkait IT (IT related goal), tujuan yang akan dicapai enabler (enabler goal). 2. Covering Enterprise End-To-End (Meliputi Hingga Proses Akhir Suatu Bisnis) Pada prinsip ini menjelaskan bahwa COBIT 5 mengintegrasikan tata kelola TI perusahaan ke dalam tata kelola perusahaan. Sistem tata kelola TI yang diusung COBIT 5 dapat menyatu dengan sistem tata kelola perusahaan dengan mulus. Prinsip kedua ini juga meliputi semua fungsi dan proses yang dibutuhkan untuk mengatur dan mengelola TI perusahaan dimanapun informasi diproses. 3. Applying a Single Integrated Framework (Menerapkan Suatu Kerangka yang Terpadu) Sebagai penyelarasan diri dengan standar dan framework relevan lain, sehingga perusahaan mampu menggunakan COBIT 5 sebagai framework tata kelola umum dan integrator. 4. Enabling a Holistic Approach (Mengaktifkan Pendekatan Secara Menyeluruh) Pada prinsipnya, COBIT 5 memandang bahwa setiap enabler saling mempengaruhi satu sama lain dan menentukan apakah penerapan COBIT 5 akan berhasil. 5. Separating Governance From Management (Memisahkan Tata Kelola dengan Manajemen)

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate Pada prinsip ini COBIT membuat perbedaan yang cukup jelas antara tata kelola dan manajemen. Kedua hal tersebut mencakup berbagai kegiatan yang berbeda, memerlukan struktur organisasi yang berbeda, dan melayani untuk tujuan yang berbeda pula. 2.3.2 Model Referensi Proses COBIT 5 COBIT 5 mencakup proses model referensi, yang mendefinisikan dan menjalankan secara rinci sejumlah proses tata kelola dan manajemen yang mewakili semua proses yang biasanya ditemukan di suatu perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas TI. COBIT 5 menyediakan model referensi umum yang dapat dipahami operasional TI dan manajer bisnis. Model proses yang diusulkan adalah model yang lengkap, komprehensif, tetapi bukan satu-satunya model proses. Setiap perusahaan harus menentukan sendiri proses yang sesuai dengan mempertimbangkan situasi spesifik (ISACA, 2012). Model referensi proses COBIT 5 memiliki keseluruhan 37 proses yang dibagi menjadi dua bagian proses utama yaitu Tata Kelola dan Manajemen. Masing- masing dari bagian proses Tata Kelola dan Manajemen tersebut dijelaskan sebagai berikut (ISACA, 2012) : 1) Tata Kelola (Governance) Dalam area Tata Kelola terdapat domain Evaluate, Direct and Monitor (EDM) yang terdiri dari 5 proses. EDM merupakan proses tata kelola yang berhubungan dengan tujuan tata pemangku kepentingan dalam melakukan penilaian, optimasi resiko dan sumber daya, mencakup praktek dan kegiatan yang bertujuan untuk mengevaluasi pilihan strategis, memberikan arahan kepada TI dan pemantauan hasilnya. Berikut 5 proses yang terdapat pada EDM, yaitu sebagai berikut : a. EDM01 Ensure Governance Framework Setting and Maintenance

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate b. EDM02 Ensure Benefits Delivery c. EDM03 Ensure Risk Optimisation d. EDM04 Ensure Resource Optimisation e. EDM05 Ensure Stakeholder Transparency 2) Manajemen Dalam area Manajemen terdapat 4 domain, yaitu sebagai berikut: 1. Align, Plan, and Organize (APO) APO merupakan proses manajemen yang memberikan arah untuk pengiriman solusi (BAI) dan penyedia layanan dan dukungan (DSS). Domain APO ini mencakup strategi dan taktik, serta mengidentifikasi kekhawatiran cara terbaik TI agar dapat berkontribusi pada pencapaian tujuan bisnis. Realisasi visi strategis perlu direncanakan, dikomunikasikan dan dikelola untuk perspektif yang berbeda. Sebuah organisasi yang tepat, serta infrastruktur teknologi, harus dimasukkan ke dalam tempatnya. Domain APO terdiri dari 13 proses, diantaranya yaitu: a. APO01 Manage The IT Management Framework b. APO02 Manage Strategy c. APO03 Manage Enterprise Architecture d. APO04 Manage Innovation e. APO05 Manage Portfolio f. APO06 Manage Budget and Cost g. APO07 Manage Human Resource h. APO08 Manage Relationship i. APO09 Manage Service Agreements

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate j. APO10 Manage Suppliers k. APO11 Manage Quality l. APO12 Manage Risk m. APO13 Manage Security 2. Build Acquire and Implement (BAI) BAI merupakan proses manajemen yang memberikan solusi dan melewatinya sehingga akan berubah menjadi layanan. Untuk mewujudkan strategi TI, solusi TI perlu diidentifikasi, dikembangkan atau diperoleh, serta diimplementasikan dan terintegrasi ke dalam proses bisnis. Perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada juga dicakup oleh domain ini, untuk memastikan bahwa solusi terus memenuhi tujuan bisnis. Domain BAI terdiri dari 10 proses, diantaranya yaitu: a. BAI01 Manage Programmes and Project b. BAI02 Manage Requirements Definition c. BAI03 Manage Solutions Identification and Build d. BAI04 Manage Availability and Capacity e. BAI05 Manage Organizational Change Enablement f. BAI06 Manage Changes g. BAI07 Manage Change Acceptance and Transitioning h. BAI08 Manage Knowledge i. BAI09 Manage Assets j. BAI10 Manage Configuration 3. Deliver, Service and Support (DSS)

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate DSS merupakan proses manajemen yang menerima solusi dapat digunakan oleh pengguna akhir. Domain DSS berkaitan dengan pengiriman aktual dan dukungan layanan yang dibutuhkan, yang meliputi pelayanan, pengelolaan keamanan dan kelangsungan, dukungan layanan bagi pengguna, dan manajemen data dan fasilitas operasional. Domain DSS terdiri dari 6 proses, diantaranya yaitu: a. DSS01 Manage Operations b. DSS02 Manage Service Requests and Incidents c. DSS03 Manage Problems d. DSS04 Manage Continuity e. DSS05 Manage Security Services f. DSS06 Manage Business Process Control 4. Monitor, Evaluate and Assess (MEA) MEA merupakan proses manajemen yang memonitor semua proses untuk memastikan bahwa arah yang disediakan diikuti. Semua proses TI perlu dinilai secara teratur dari waktu ke waktu untuk mengontrol kualitas dan kepatuhan mereka. Domain ini tertuju pada manajemen kinerja, pemantauan pengendalian internal, kepatuhan terhadap peraturan dan tata kelola. Domain MEA terdiri dari 3 proses, diantaranya yaitu: a. MEA01 Monitor, Evaluate and Assess Performance and Conformance b. MEA02 Monitor, Evaluate and Assess The System of Internal Control c. MEA03 Monitor, Evaluate and Assess Compliance with External Requirements

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Desain Penelitian Data primer dan data sekunder merupakan data yang dibutuhkan untuk penelitian evaluasi tata kelola teknologi informasi. Data primer didapatkan dari observasi, wawancara dan kuesioner yang diisi oleh pegawai PT Praweda Ciptakarsa Informatika. Sedangkan data sekunder didapatkan dari berbagai sumber yang ada seperti website, studi pustaka, dan hasil penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya. 3.2 Metode Pengumpulan Data Pada tahap ini, peneliti melakukan wawancara dengan tanya jawab secara langsung pada narasumber yang berkaitan. Narasumber terkait penelitian kali ini adalah Bapak Suhaemi selaku Manager di PT Praweda Ciptakarsa Informatika. Pertanyaan yang diajukan mengenai permasalahan yang ada, gambaran umum perusahaan, dan kondisi tata kelola teknologi informasi saat ini secara rinci. Selain itu, pertanyaan detail juga disertakan dalam wawancara ini. Pertanyaan tersebut seperti visi dan misi, pengelolaan TI, struktur organisasi, peraturan dan kebijakan yang ada, dan semua pertanyaan yang berkaitan dengan tata kelola teknologi informasi. Tahap wawancara ini juga digunakan untuk memperoleh data mengenai capability level terhadap responden lain yang ditentukan berdasarkan RACI chart, dimana pertanyaan yang digunakan oleh peneliti berdasarkan pada output yang ada pada COBIT 5.

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Beberapa layanan dan informasi publik pada sistem informasi pada Dinas Pertanian Kota Ternate dapat diketahui dari hasil yang telah menerapkan TI pada sistem informasinya : 1. Sistem informasi manajemen data surat berbasis web 2. Sistem informasi pengolahan data pendapatan hasil panen 3. Sistem absensi berbasis aplikasi menggunakan QR code 4.1 Penentuan Domain COBIT 5 4.1.1. Penentuan Responden RACI chart dapat membantu auditor untuk melakukan identifikasi terhadap orang-orang yang berkompeten untuk dilakukan proses wawancara. Terdapat 33 role atau peran pada COBIT 5 yang digunakan dalam RACI chart. Semua role atau peran tersebut nantinya akan dipetakan sesuai dengan role atau peran yang ada pada perusahaan. Hasil penentuan responden berdasarkan RACI chart COBIT 5 dan diimplementasikan pada Organisasi BSML Regional II ditampilkan pada tabel 4.1. sebagai berikut No RACI Chart pada COBIT 5 Struktur Organisasi BSML Regional II 1 Head IT Operations Sebagai Responsible (R) Technical Support, Pada Dinas Pertanian Kota Ternate yaitu Pak Rais dari BKD. 2 Head IT Administration Operations, Pada Dinas Pertanian Kota Ternate yaitu Pak Rais dari BKD. 3 Chief Information Office Help Desk , Pada Dinas Pertanian Kota Ternate yaitu Pak Rais dari BKD. 4 Head IT Operations Network, Pada Dinas Pertanian Kota Ternate yaitu Pak Rais dari BKD.

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate 5 Chief Information Officer Sebagai Informed (I) Client Services, Pada Dinas Pertanian Kota Ternate yaitu Pak Rais dari BKD. Setelah dilakukan identifikasi responden menggunakan RACI chart COBIT 5, didapatkan 5 responden dalam audit tata kelola teknologi informasi pada BSML Regional II yaitu: 1. Technical Support Pada Dinas Pertanian Kota Ternate orang yang menangani Technical Support yaitu Pak Rais dari BKD. 2. Operations Pada Dinas Pertanian Kota Ternate orang yang menangani Operations yaitu Pak Rais dari BKD. 3. Help Desk Pada Dinas Pertanian Kota Ternate orang yang menangani Helpdesk yaitu Pak Rais dari BKD. 4. Network Pada Dinas Pertanian Kota Ternate orang yang menangani Network yaitu Pak Rais dari BKD. 5. Client Services Pada Dinas Pertanian Kota Ternate orang yang menangani Client Services yaitu Pak Rais dari BKD. 4.1.2. Penentuan Enterprise Goals melalui Stakeholder Needs

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate Dalam menentukan domain yang akan menjadi prioritas audit maka dilakukan proses identifikasi stakeholder needs. Proses ini dilakukan melalui wawancara. Hasilnya ditampilkan pada tabel 4.2. sebagai berikut. Kebutuhan Stakeholder Kebutuhan Keterangan Optimasi Sumber Daya Dengan sdm yang dimiliki diharapkan Dinas Pertanian Kota Ternate dengan meningkatkan sumber daya manusia melalui pelatihan, pengembangan dan pemahaman dalam bidang teknologi informasi. Dilihat dari kebutuhan stakeholder pada tabel 4.2. diatas ada 1 pokok kebutuhan yang teridentifikasi. Selanjutnya dari pokok kebutuhan stakeholder di detailkan menjadi enterprise goals. Adapun enterprise goals Dinas Pertanian Kota Ternate yang teridentifikasi ditampilkan pada tabel 4.3. sebagai berikut. Referensi BSC Dimension Enterprise Goals EG16 Learning and Growth (Pembeljaran dan pertumbuhan) Skilled and motivated people (Orang – orang yang terampil dan termotivasi) 4.1.3. Penentuan IT Related Goals Setelah melakukan identifikasi enterprise goals, dengan menggunakan tabel mapping yang telah disediakan COBIT 5 dilakukan identifikasi IT Related goals. Pada tabel mapping tersebut ada keterangan P (primary), S (secondary), dan tanpa keterangan. Yang dimaksud disini adalah ketika P (primary) maka item tersebut berpengaruh besar sedangkan S (secondary) dan tanpa keterangan tidak memiliki pengaruh atau pengaruhnya kecil. Untuk itu dalam penelitian ini identifikasi It Related

Tata Kelola Teknologi Informasi Dinas Pertanian Kota Ternate goals dipilih dengan kategori P(primary) saja seperti yang ditampilkan pada tabel 4.4 karena dimaksudkan agar nantinya rekomendasi yang berujung pada rencana strategis menjadi lebih fokus. Referensi BSC Dimension IT Related Goals EG16 Learning and Growth (Pembeljaran dan pertumbuhan) Competent and motivated business and IT personnel (Personil Bisnis Dan TI yang Kompeten dan Termotivasi )