FARAFINA

TOASTMASTERS CLUB – GUINEE

CLUB N ° 7440289 SECTEUR 46 | DIVISION I | DISTRICT 94

Synthèse du Moment de vérité DU 3 DECEMBRE 2022

24 janvier, 20XX

[email protected] fb.me/farafinatmc

0 Auteurs : Naudge BALANDAMIO & Marie-Isabelle KADIO

FARAFINA TOASTMASTERS CLUB MOMENT DE VERITE

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TABLE DES MATIÈRES PREAMBULE .............................................................................................................................. 4 I.

Contexte et Méthodologie ..................................................................................................... 5

II.

Résultats du moment de vérité ............................................................................................. 6

A. Premières impressions ......................................................................................................... 7 Fiche 1 – Les invités sont accueillis chaleureusement et présentés aux dirigeants et aux membres .............................................................................................................................. 8 Fiche 2 – Remise d’un livre d’or et d’un badge ..................................................................... 9 Fiche 3 – Salle de réunion disposée de manière professionnelle ....................................... 10 Fiche 4 – Lieu de réunion confortable ................................................................................. 11 Fiche 5 – Les invités sont encouragés à s’adresser au club ............................................... 12 Fiche 6 – Les invités sont encouragés à devenir membre .................................................. 13 B. Orientation des membres ................................................................................................... 14 Fiche 7 – Intronisation officielle comprenant une présentation des épinglettes .................. 15 Fiche 8 – Désignation du mentor ........................................................................................ 16 Fiche 9 – Explication du programme éducatif et du système de validation ......................... 17 Fiche 10 – Information sur les besoins en formation........................................................... 18 Fiche 11 – Attribution des rôles permettant la prise de parole ............................................ 19 Fiche 12 – Participation des membres aux activités du club ............................................... 20 C. Camaraderie, variété et communication ............................................................................. 21 Fiche 13 – Membres accueillis chaleureusement ............................................................... 22 Fiche 14 – Réunions éducatives et attrayantes .................................................................. 23 Fiche 15 – Organisation régulière d’évènements sociaux ................................................... 24 Fiche 16 – Participation à des évènements du secteur, du district et internationaux .......... 25 Fiche 17 – Evènements interclubs ...................................................................................... 26 Fiche 18 – Bulletin d’information et/ou site Web du club mis à jour régulièrement.............. 27 D. Planification du programme et organisation des réunions .................................................. 28 Fiche 19 – Programme et ordre du jour annoncés à l’avance ............................................. 29 Fiche 20 – Les membres sont préparés à assumer leurs tâches dans le programme ........ 30 Fiche 21 – Tous les projets proviennent du Pathways ........................................................ 31 Fiche 22 – Respect des horaires de début et de fin de réunion .......................................... 32 Fiche 23 – Activités et Table Topics™ inventifs.................................................................. 33 Fiche 24 – Evaluations positives et utiles ........................................................................... 34 E. Force de l’adhésion ............................................................................................................ 35 Fiche 25 – 20 membres ou plus par club ............................................................................ 36 Fiche 26 – Rétention des membres dans le club ................................................................ 37 2

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Fiche 27 – Promotion dans l’organisation du club ou dans la communauté........................ 38 Fiche 28 – Programmes du club variés et attrayants .......................................................... 39 Fiche 29 – Remerciements aux membres qui présentent de nouveaux membres .............. 40 Fiche 30 – Participation régulière à des campagnes de recrutement ................................. 41 F. Reconnaissance de la réussite ........................................................................................... 42 Fiche 31 – Candidatures aux écussons envoyées immédiatement au siège social mondial .............................................................................................................................. 43 Fiche 32 – Tableau de progression affiché tenu à jour ....................................................... 44 Fiche 33 – Reconnaissance des réussites des membres au cours d’une cérémonie ......... 45 Fiche 34 – Les leaders au niveau du club, du district et à l’international sont reconnus ..... 46 Fiche 35 – Les réussites du club et des membres sont annoncées publiquement.............. 47 Fiche 36 – Le Programme du Club remarquable sert de base à la planification et aux récompenses ..................................................................................................................... 48 III. Conclusion .......................................................................................................................... 50 Annexes .................................................................................................................................... 51 Tableau de recommandations ................................................................................................. 52 Notes ...................................................................................................................................... 55

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PREAMBULE Le club Farafina TMC, dans le souci constant d’offrir une expérience unique d’apprentissage aux membres du club et inciter les invités à rejoindre le mouvement Toastmasters, a organisé le 3 décembre 2022, une session de Moment de vérité que j’ai eu l’honneur de présider en tant Directeur du Secteur 46. L’objectif de cette session spéciale Moment de vérité était de faire un état de lieu du club sans tabou dans le respect mutuel afin d’évaluer les forces, les opportunités, les menaces et les faiblesses du club. Pour nous garantir une session de moment de vérité, Toastmasters International a mis à notre disposition un outil formidable qui prend en compte les six aspects de la vie du club qui sont : 123456-

Les premières impressions, L’orientation des adhérents, La camaraderie, la variété et la communication, La planification du programme et l’organisation des sessions, La force du recrutement, La reconnaissance des acquis

Nous avons ensemble parcouru les six étapes du Moment de vérité qui nous a permis de faire un diagnostic clair qui reflète l’état actuel du club et nous a permis d’identifier des pistes de solutions concrètes dans le but d’avoir un club de qualité et durable grâce à une évaluation guidée et des recommandations ciblées parmi lesquelles : 1234-

Encourager et célébrer la réussite des membres, Fournir un environnement solidaire et agréable, Offrir des sessions de qualité, variées et bien organisées, La formation des officiers à tous les aspects de la vie du club pour assurer aux membres une expérience d’apprentissage riche, diverse et variée où les membres reçoivent des évaluations positives, bienveillantes qui permettent aux membres de devenir une meilleure version, 5- Offrir aux membres un sentiment d’appartenir à une grande famille, un réseau mondial d’excellence, 6- La rétention des membres Toastmasters et enfin l’orientation et l’accompagnement des nouveaux (un nouveau membre bien encadré et accompagné se sent redevable au club et souhaite à son tour accompagner d’autres nouveaux)

Ce fut un honneur pour nous de présider cette session spéciale Moment de vérité. C’est le moment et le lieu de remercier le club Farafina pour la qualité des sessions, l’accueil des invités et les évaluations des membres. Mes remerciements vont également à l’ensemble des membres du club qui parfois se réveillent à 4h du matin pour assister aux différentes sessions dû au décalage horaire. Une mention aux officiers du club pour votre leadership exceptionnel. Merci à la VPE Olivia Kondo pour tout ce que tu fais pour le club, Narcisse Kiouari Zoom masters pour la qualité de l’organisation, Mohamed Barry pour ta contribution personnelle au club et à cette session, Marie Isabelle Kadio pour la qualité de l’accueil des invités, Mary Jocelyne Bamba pour le maintien de l’équilibre du club. Oh que dire du président Naudge Balandamio simplement merci beaucoup pour ton leadership et les sacrifices consentis pour le club. C’est toujours pas évident de diriger un club Toastmasters, mais à la fin du mandant tu sortiras totalement transformé en une version améliorée. LAMARANA DIALLO Directeur du Secteur 46 4

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I. CONTEXTE ET METHODOLOGIE Au sein de Toastmasters, le Moment de vérité est un moment particulièrement important et nécessaire au cours d’une mandature. Il permet de partager les impressions et les expériences des membres sur les aspects les plus notables du fonctionnement d’un club, dans le but d’encourager et de maintenir une formation de haute qualité. Cela se traduit notamment par les célébrations des réussites des membres, la préservation d’un environnement solidaire et agréable, l’offre de réunions variées et organisées de manière professionnelle… afin de créer les conditions d’apprentissage qui aident à évoluer et à maintenir la motivation nécessaire pour atteindre les objectifs fixés. Pour la première fois depuis sa création, le club Farafina a organisé un Moment de vérité selon les standards de Toastmasters, en s’appuyant sur les ressources mises à disposition par Toastmasters (290fr-a-moments-of-truth et 290fr-h-moments-of-truth-worksheet), tout en ajustant certains paramètres pouvant répondre aux spécificités d’un club en ligne.

Méthodologie Afin de répondre aux objectifs d’un Moment de vérité, tout en bénéficiant des atouts d’un club en ligne, l’organisation de cet évènement au sein de Farafina s’est faite en 2 étapes : une enquête en ligne ouverte quelques jours afin de permettre aux membres de se prononcer sur l’ensemble des questions ; puis, une session spécifique au cours de laquelle les résultats de l’enquête ont été présentés, commentés et complétés des apports en session. Ainsi, les résultats contenus dans le présent document sont la combinaison des retours des deux étapes. L’objectif du présent document est d’être pratico-pratique. Aussi, est-il composé de fiches pratiques indépendantes les unes des autres qui suit le format et l’ordre des ressources mises à disposition par Toastmasters. Ces fiches pratiques ont également vocation à favoriser un pilotage et un suivi pluriannuel. Chaque fiche est structurée de la manière suivante : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Un numéro de fiche, suivi du thème abordé Une grille de lecture explicitant le thème Un graphique illustrant les résultats de l’enquête en ligne, commenté Des précisions particulières si nécessaires concernant aussi bien le fond que la forme Une partie relative aux recommandations Une partie relative aux actions à mener

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II. RESULTATS DU MOMENT DE VERITE Les résultats qui suivent porteront sur les grandes thématiques suivantes : A. B. C. D. E. F.

Premières impressions Orientation des membres Camaraderie, variété et communication Planification du programme et organisation des réunions Force de l’adhésion Reconnaissance de la réussite

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A. Premières impressions Lorsqu'une personne entre en contact avec l'un des aspects de Toastmasters, elle se forge une impression selon son expérience à ce moment précis. Ces moments décisifs de premières impressions sont appelés des moments de vérité. Les premières impressions sont importantes pour le succès du club car les expériences et observations positives des invités déterminent s’ils reviendront et deviendront des membres. Cette section est le premier standard évalué et englobe les six (06) sous-points suivants : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Les invités sont accueillis chaleureusement et présentés aux dirigeants et aux membres La remise d’un livre d’or et d’un badge La salle de réunion disposée de manière professionnelle Le lieu de réunion confortable Les invités sont encouragés à s’adresser au club Les invités sont encouragés à devenir membre

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Fiche 1 – Les invités sont accueillis chaleureusement et présentés aux dirigeants et aux membres Grille de lecture

L’accueil est le premier contact entre le club et les invités lorsque ceux-ci arrivent pour la première fois. Leur présentation aux autres membres du club facilite leur intégration et peut être déterminante dans la décision d’adhérer ou non au club. Il constitue donc un standard important : le premier à être évalué au cours des moments de vérité. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard. RESULTATS

Les répondants ont jugé à l’unanimité que ce standard est respecté lors des sessions de Farafina TMC. Il convient de souligner que plus de 75% d’entre eux considèrent que cette norme est toujours respectée. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 2 – Remise d’un livre d’or et d’un badge Grille de lecture

La signature d’un livre d’or et la remise d’un badge permettent de marquer de manière indélibile le passage des invités dans le club. C’est un standard important qui aide à laisser de bonnes et fortes impressions aux invités. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

L’enquête conduite en 2022 a révelé que seulement 23% (4 sur 17) des répondants estiment que cette norme est respectée (de manière génerale ou permanente). Cependant, plus de 35% d’entre eux (6 sur 18) jugent que cette norme n’est jamais respectée lors des sessions de Farafina TMC. Précisions particulières (si nécessaire)

Bien qu’il n’y ait pas formellement de livre d’or, compte tenu du format intégralement virtuel des sessions de Farafina TMC, il convient de noter que depuis le 2nd semestre 2022, Farafina TMC a mis en place un questionnaire auquel les participants sont invités à repondre dès leur sortie de la salle virtuelle Zoom, à la fin de chaque session de Farafina TMC.

RECOMMANDATIONS

PLANS D’ACTION

 Sous la coordination du Président du  Améliorer le système mis en place pour recueillir des impressions et suggestions des invités et marquer leur passage

Club, passer en revue d’ici à fin février 2023, le système mis en place pour recueillir les impressions des invités et convenir des ajustements (si besoin) ;  D’ici à fin février 2023, sous la responsabilite de la VPA, concevoir des badges virtuels qui seront remis aux invités après chaque session de Farafina TMC 9

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Fiche 3 – Salle professionnelle

de

réunion

disposée

de

manière

Grille de lecture

Il est attendu que la préparation de la salle de réunion se fasse de manière professionnelle. Toutefois, il convient de noter que Farafina TMC étant un club exclusivement en ligne, la salle utilisée pour les réunions du club est une salle virtuelle. De ce fait, elle ne nécessite pas de préparation physique mais plutôt virtuelle. La notion de « salle » dans ce standard et dans le cadre de cette enquête doit être comprise comme étant physique ou virtuelle. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard. RESULTATS

Sur la base des réponses recueillies lors de cette enquête, environ 65% des répondants (11 sur 16) ont indiqué que la salle de réunion virtuelle est préparée de manière professionnelle. Ils estiment que ce standard est toujours respecté. Précisions particulières (si nécessaire)

Les salles utilisées étant virtuelles, il convient de noter que des actions sont menées avant et pendant les sessions afin d’offrir la meilleure expérience possible pour chacun des utilisateurs lors des sessions (assistance des membres et invités, contrôle des micros, arrière-plans personnalisés, préparation des votes etc.)

RECOMMANDATIONS

 Lors des prochaines enquêtes au sein du club, reformuler ce standard ou prendre en compte la spécificité d’un club en ligne

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 4 – Lieu de réunion confortable Grille de lecture

Ce standard « Lieu de réunion confortable » se réfère à un lieu physique idéalement, facilement accessible et clairement indiqué. Toutefois, le standard tel que formulé ne parait pas applicable aux clubs en ligne. Cependant, dans le cadre de l’enquête de Farafina, il convient de noter que le lieu de réunion est virtuel et accessible de n’importe quel endroit. Ainsi, la notion de lieu fait référence à la salle virtuelle utilisée. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Plus de 87% des répondants (14 sur 16) estiment que le lieu de réunion est confortable. Par conséquent, ils estiment que la norme est respectée. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Pour

les prochaines enquêtes, reformuler ce standard afin de recueillir les avis des répondants sur leur experience de club virtuel.

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 5 – Les invités sont encouragés à s’adresser au club Grille de lecture

Donner la possibilité aux invités de s’exprimer, de donner leur ressenti relativement à leur expérience au sein du club est une merveilleuse opportunité pour le club de prendre conscience de ses points forts, ses points perfectibles mais représente également une véritable occasion de recrutement. Pour cette enquête au sein de Farafina TMC, il convient de noter que ce standard a été formulé comme suit : « Les invités sont encouragés à participer à la réunion ». Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard. RESULTATS

A l’unanimité, les répondants ont indiqué que les invités sont encouragés à participer à la réunion. En effet, 67% des répondants (12 sur 18) considèrent que ce standard est toujours respecté et 33% (6 sur 18) estiment qu’il l’est généralement. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 6 – Les invités sont encouragés à devenir membre Grille de lecture

Afin d’assurer une croissance au club, il est attendu qu’il soit proposé aux invités de rejoindre le club à la suite de leur visite. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Sur 18 répondants, 14 soit 78% ont indiqué que les invités sont toujours encouragés à devenir membre ; les 4 autres ayant également estimé que les invités sont généralement encouragés à devenir membre. Ainsi donc, tous les répondants ont jugé que ce standard est respecté à Farafina TMC. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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B. Orientation des membres Afin d'offrir aux membres les meilleurs avantages de l'expérience Toastmasters, il est attendu des clubs de recruter de nouveaux membres avec les programmes d'éducation et de reconnaissance Toastmasters ; et de les sensibiliser à la responsabilité du club envers eux et leur responsabilité envers le club. Dans cette rubrique, les points suivants ont été évalués : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

L’intronisation officielle comprenant la présentation de l’épinglette La désignation du mentor, L’explication du programme éducatif et du système de validation L’information sur les besoins en formation L’attribution des rôles pour la prise de parole La participation des membres aux activités du club

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Fiche 7 – Intronisation officielle comprenant une présentation des épinglettes Grille de lecture

L’intronisation des nouveaux membres marque officiellement leur adhésion à Toastmasters. Ce standard important constitue la première étape du parcours de l’adhérant. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Sur la question de l’intronisation officielle, l’enquête a révélé que 8 sur 16 répondants, soit 50%, ont indiqué que ce standard n’était soit jamais respecté ou ne l’était que rarement. Cependant 19% des répondants (6 sur 16) ont jugé que ce standard est généralement respecté et 19% autres estiment que ce standard l’est toujours. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

PLANS D’ACTION

 En collaboration avec le Président,  Formaliser et systématiser les cérémonies d’intronisation au sein du club

convenir d’ici à fin Février 2023, de la periodicité des sessions dédiées à l’intronisation officielle des nouveaux membres ;  Sur la base la périodicité retenue, la VPE intégrera les cérémonies d’intronisation dans le calendrier des sessions à compter de Mars 2023 et le divulguera aux membres

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Fiche 8 – Désignation du mentor Grille de lecture

Cette norme n’a pas fait l’objet d’évaluation lors de l’enquête initiée par Farafina TMC. Par conséquent aucun résultat n’est disponible pour ce standard.

RESULTATS

Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

PLANS D’ACTION

 En collaboration avec le Président, le  Création d’un groupe de Mentors au sein de FarafinaTMC

VPE peut encourager les membres ayant fini le niveau 2 d’activer automatiquement le parccours Pathways Mentors

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Fiche 9 – Explication du programme éducatif et du système de validation Grille de lecture

Discuter de la façon dont le programme d'enseignement contribue au développement des compétences de leadership et d'expression orale est un standard important pour le nouveau membre. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Près de 72% des répondants se disent satisfaits du respect de cette norme à Farafina TMC. En effet 39% (7 sur 18) des répondants ont indiqué que ce standard est respecté en toute occasion quand 33% (6 sur 18) d’entre d’eux estiment qu’il est respecté généralement. Toutefois, 28% (5 sur 18) considèrent que cette norme est respectée occasionnellement. Précisions particulières (si nécessaire)

L’intitulé du standard « Explication du programme éducatif et du système de validation » fait référence, dans le Guide Toastmasters « 290fr-h-moments-of-truth-worksheet », à l’item « Programmes d’apprentissage et de reconnaissance »

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 10 – Information sur les besoins en formation Grille de lecture

Il est important de sonder les besoins d’apprentissage de chaque nouveau membre, afin de connaître les accommodations qui leur sont nécessaires. Ce standard permet une prise en main du nouveau membre et facilite le choix et le démarrage du parcours. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Selon 59% des répondants à l’enquête, le standard relatif à « Information sur les besoins en formation » est respecté. En effet, 47% estime qu’il l’est toujours et 12% juge qu’il l’est en général. Toutefois, il convient de noter que 35% des répondants ont tout de même indiqué que ce standard n’était respecté que de manière occasionnelle. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Organiser une séance d’orientation pour un nouveau membre en lui présentant les differents pathways

PLANS D’ACTION

 Le VPE peut avoir un entretien téléphonique avec le nouvau membre sur les choix de formation possibles

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Fiche 11 – Attribution des rôles permettant la prise de parole Grille de lecture

L’attribution des rôles permet aux membres de prendre la parole, d’exercer leurs compétences et les connaissances acquises tout au long de leur parcours tout en développant certaines aptitudes de leadership. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Sur la question des attributions de rôles permettant la prise de parole, les résultats de l’enquête indiquent que 94% des répondants (17 sur 18) sont satisfaits. Ils estiment pour 72% d’entre eux (13 sur 18) que cette norme est toujours respectée, et 22% (4 sur 18) estiment quant à eux qu’elle l’est généralement. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 12 – Participation des membres aux activités du club Grille de lecture

La participation des membres est cruciale pour la vie du club. Pour ce sondage, ce standard a été formulé comme suit : Les membres sont impliqués dans tous les aspects du club . Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Selon l’enquête, près 61% des répondants se sentent impliqués dans tous les aspects du club. Cependant 39% d’entre eux ont répondu être impliqués qu’occasionnellement. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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C. Camaraderie, variété et communication Le club retient les membres en fournissant un environnement agréable, amical et favorable à un apprentissage plaisant. Pour se faire, il est attendu : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Un accueil chaleureux et convivial des invités Une planification de réunions éducatives et attrayantes Une organisation régulière de manifestations festives Une participation des membres aux évènements de secteur, de district et internationaux Un encouragement des manifestations interclubs Une mise à jour régulière du bulletin d'information/site Web du club

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Fiche 13 – Membres accueillis chaleureusement Grille de lecture

Dans la formulation susmentionnée, ce standard pourrait donner une impression de doublon à celui relatif aux « invités sont accueillis chaleureusement et présentés aux dirigeants et aux membres ». En effet, ce standard fait réference à l’accueil des membres. Toutefois, il convient de noter que dans l’enquête réalisée, ce standard a été malencontreusement formulé « Accueil chaleureux et convivial des invités », en lieu et place de « Accueil chaleureux et convivial des membres », faisant effectivement une certaine redondance avec le standard « Les invités sont accueillis chaleureusement et présentés aux dirigeants et aux membres ». Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard. RESULTATS

A l’unanimité, tous les répondants ont indiqué être satisfaits par l’accueil chaleureux et convivial des invités à Farafina TMC. Ils considèrent tous que ce standard est respecté en toutes occasions. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Pour les prochaines enquêtes, aligner la formulation du standard à celle prévue par Toastmasters

PLANS D’ACTION

 Le prochain comité exécutif devra s’assurer de la prise en compte de cette recommandation lors des prochains moments de vérité

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Fiche 14 – Réunions éducatives et attrayantes Grille de lecture

Il est attendu que les programmes proposés soient éducatifs, attrayants et dynamiques, incitant ainsi à la réflexion. Ce standard est important pour assurer une certaine motivation et variété au sein du club. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Plus de 89% des répondants jugent que les réunions de Farafina TMC sont éducatives et attrayantes. En effet, 67% d’entre eux ont indiqué que ce standard est toujours respecté et 22% considèrent qu’il l’est de manière générale. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 15 – Organisation régulière d’évènements sociaux Grille de lecture

Les évènements sociaux du club auxquels se réfère ce standard visent à créer une culture amicale et de soutien. Ils peuvent être locaux, nationaux, internationaux voire interclubs. Leur planification et organisation régulière contribue à renforcer la camaraderie entre les membres et à créer des forums de communication et d’échanges. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard. RESULTATS

L’enquête révèle que des efforts sont à fournir pour le respect de cette norme. En effet, près de 56% des répondants estiment que cette norme n’est que rarement respectee voire jamais. Toutefois, il faut noter que 28% des répondants ont également considéré que cette norme est généralement ou toujours respectée. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Formaliser la communication autour des évènements sociaux, locaux, nationaux, internationaux afin d’encourager la participation des membres

PLANS D’ACTION

 A compter de Mars 2023, sous le leadership de la VPE, concevoir et disséminer sur une base régulière, les calendriers périodiques d’évènements du club y compris les évènements sociaux/interclubs pour lesquels les membres seront invités à participer

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Fiche 16 – Participation à des évènements du secteur, du district et internationaux Grille de lecture

Bien que ce standard rappelle quelque peu celui relatif à l’organisation des évènements sociaux, il convient de clarifier que les évènements du secteur, du district et internationaux dont il est question ici ne sont pas organisés à l’initiative des clubs bien qu’ils soient également des évènements sociaux. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Sur la question de la participation aux évènements du secteur, du district et internationaux, 39% des répondants estiment que ce standard est généralement respecté. 28% des répondants viennent corroborer cela en indiquant que, pour eux, ce standard est toujours respecté. Soit un total de 69% des répondants qui conviennent que ce standard est respecté à Farafina TMC. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 17 – Evènements interclubs Grille de lecture

Planifier et encourager les évènements interclubs est un standard important pour le club favorisant un cadre d’échanges et d’apprentissage avec d’autres clubs. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Les résultats du sondage indiquent clairement un besoin d’amélioration des performances sur cette norme pour laquelle le respect n’a pas été jugé suffisamment satisfaisant par plus de 50% des répondants. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

PLANS D’ACTION

 Au moins une fois par trimestre, A  Promouvoir au sein du club les activités interclubs et encourager les membres à participer aux sessions des autres clubs.

compter de Mars 2023, la VPE planifiera et organisera des activités/sessions conjointes avec un ou plusieurs autres clubs. Ces sessions interclubs seront intégrées dans le calendrier des sessions du club.

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Fiche 18 – Bulletin d’information et/ou site Web du club mis à jour régulièrement Grille de lecture

Edition régulière d’un bulletin d’information et/ou du site Web du club est un moyen de communication permettant de tenir au courant les membres du club, les potentiels adhérents, le public en général de l’actualité du club, lui donnant ainsi plus de visibilité. Ce standard se réfère à un bulletin d’information et/ou d’un site web. Toutefois, d’autres outils tels que les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, etc.) pourraient servir le même objectif. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard. RESULTATS

Pour plus de 29% des répondants ce standard n’est jamais respecté, et plus de 35% estiment qu’elle l’est rarement . Ainsi près de 64% des répondants jugent que le respect de cette norme n’est pas satisfaisante. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Définir une stratégie visant à faire la promotion de Farafina TMC, en renforcant sa présence web et/ou digitale, et créer un cadre d’échanges avec le public dans le but d’améliorer sa visibilité.

PLANS D’ACTION

 D’ici à fin mars 2023, Le VPRP proposera au COMEX une stratégie de promotion pour améliorer la visibilité de Farafina TMC;  Dès la validation de ladite stratégie par le COMEX, celle-ci sera mise en œuvre sous le leadership du VPRP.

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D. Planification du programme et organisation des réunions Lorsque les réunions de club sont soigneusement planifiées, avec des orateurs bien préparés et des évaluations utiles, les membres peuvent atteindre leurs objectifs d'apprentissage. Ceci est une norme importante à respecter pour aider, accompagner les membres dans leurs objectifs personnels. Ce moment de vérité englobe six (06) normes qui sont : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Le programme et l’ordre du jour annonces à l’avance Les membres sont préparés à assumer leurs tâches dans le programme Tous les projets proviennent du Pathways Le respect des horaires de début et de fin de réunion Les activités et table topics inventifs Les évaluations positives et utiles

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Fiche 19 – Programme et ordre du jour annoncés à l’avance Grille de lecture

La publication du programme et de l’ordre du jour à l’avance est un gage de préparation et d’organisation. Elle permet ainsi aux adhérents, aux invités de s’organiser et se rendre disponibles et aide les tenants de rôles à mieux se préparer pour participer à la reunion. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Plus de 93% des répondants ont indiqué que ce standard est respecté à Farafina TMC. La quasi totalité des répondants est donc satisfaite du respect de cette norme.

Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 20 – Les membres sont préparés à assumer leurs tâches dans le programme Grille de lecture

La préparation des membres est déterminante pour la qualité des sessions du club. Par conséquent, il est important que les membres connaissent leurs responsabilités à chaque réunion et soient prêts à assumer toutes les tâches prévues. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Selon les résultats de l’enquête, 82% des répondants (14 sur 17) sont satisfaits du respect de cette norme. Seulement 18 % (3 sur 17) d’entre eux estiment que cette norme n’est respectée qu’occasionnellement. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 21 – Tous les projets proviennent du Pathways Grille de lecture

Il est attendu que tous les discours et projets proviennent du programme d’éducation Pathways de Toastmasters. Le Pathways est le parcours éducatif proposé par Toastmasters que tous les membres du club peuvent suivre. Le but est de pouvoir s’améliorer sur sa prise de parole en public, sa confiance en soi et son leadership en général. La force du parcours éducatif Toastmasters est d’offrir aux adhérents le choix parmi plusieurs projets afin de développer des compétences qui contribueront a améliorer la prise de parole en public. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Plus de 88% des répondants (15 sur 17) s’accordent sur le fait que ce standard est toujours respecté à Farafina TMC. Par conséquent, la grande majorité des répondants est donc satisfaite du respect de cette norme. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 22 – Respect des horaires de début et de fin de réunion Grille de lecture

Débuter et terminer les réunions aux heures prévues est une preuve de bonne gestion du temps ; une qualité importante pour un leader. C’est également faire preuve de respect envers tous les participants. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

39% des répondants (7 sur 18) ont indiqué que ce standard est toujours respecté, 28% d’entre eux conviennent qu’il est généralement respecté quand 28% pensent qu’il n’est respecté qu’occasionnellement. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Poursuivre l’effort du respect des horaires

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 23 – Activités et Table Topics™ inventifs Grille de lecture

Des activités et Table Topics™ inventifs favorisent des réunions amicales, agréables, divertissantes voire passionnantes. Ils peuvent être adaptés aux thèmes des réunions. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Plus de 77% des répondants conviennent du respect de ce standard. Toutefois, 22% d’entre eux ont quant à eux indiqué un respect occasionnel de ce standard. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 24 – Evaluations positives et utiles Grille de lecture

Générer des évaluations utiles et positives en se basant sur les objectifs du projet et l’apprentissage des orateurs est crucial pour l’avancement des adhérents. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

94% des répondants (17 sur 18) confirment le respect de cette norme à Farafina TMC. Pour 72% des répondants, le respect de cette norme est permanent. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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E. Force de l’adhésion Lorsque le club a suffisamment de membres pour fournir un leadership et remplir les tâches de la réunion et du comité, il devient un club animé et actif qui bénéficie aux membres existants et en attire de nouveaux. Sur ce moment de vérité, les normes suivantes ont été évaluées : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

20 membres ou plus par club La retention des membres dans le club La promotion du club dans la communaute ou au sein de son organisation Le programme du club varie et attrayant Les remerciements aux membres qui presentent de nouveaux membres potentiels La participation reguliere a des campagnes de recrutement

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Fiche 25 – 20 membres ou plus par club Grille de lecture

Maintenir un seuil minimal de 20 membres est une exigence de Toastmasters afin d’assurer un fonctionnement minimum du club. Elle permet d’ailleurs d’obtenir un point pour le programme club remarquable de Toastmasters. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Bien que 29% des répondants (5 sur 17) aient indiqué que cette norme est respectée occasionellement, 59% (10 sur 17) d’entre eux conviennent qu’elle est toujours respectée et 12% considèrent qu’elle l’est généralement. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 26 – Rétention des membres dans le club Grille de lecture

La retention des membres est cruciale dans la vie du club et contribue à respecter le standard relatif au maintien du seuil des 20 membres. Elle permet par ailleurs d’obtenir un point pour le programme remarquable de club (DCP). Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du

RESULTATS

41% des répondants (7 sur 17) ont jugé que ce standard est parfois respecté. Toutefois pour près de 59% des répondants (10 sur 17) ce standard est respecté en général ou de façon permanente. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

PLANS D’ACTION

 Rétablir le contact avec les membres n’étant plus actifs dans le club afin de susciter de nouveau leur intérêt

 Aucune action requise

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Fiche 27 – Promotion dans l’organisation du club ou dans la communauté Grille de lecture

La promotion permet la mise en avant du club au sein de la communauté ou par le biais d’organismes de soutien ou de parrainage. Elle assure au club une certaine visibilité et pourrait contribuer à l’atteinte d’autres objectifs tels qu’accroître le nombre d’adhérents du club. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Près de 47% des répondants pensent que c’est un standard respecté à Farafina TMC quand 35% d’entre eux ont un avis quelque peu mitigé sur le respect dudit standard.

Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

PLANS D’ACTION

 Définir une stratégie visant à faire la promotion de Farafina renforcant sa présence digitale et de créer d’échanges avec le public d’améliorer sa visibilité.

TMC, en web et/ou un cadre dans le but

 D’ici à fin mars 2023, Le VPRP proposera au COMEX une stratégie de promotion pour améliorer la visibilité de Farafina TMC;  Dès la validation de ladite stratégie par le COMEX, celle-ci sera mise en œuvre sous le leadership du VPRP.

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Fiche 28 – Programmes du club variés et attrayants Grille de lecture

Planifier des programmes educatifs attrayants et dynamiques contribue à maintenir un niveau de motivation des adhérents. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Si pour 17% des répondants (3 sur 18) le programme du club est parfois varié et attrayant, 83% d’entre eux s’accordent sur le fait que cette norme est généralement ou permanemment respectée à Farafina TMC. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 29 – Remerciements aux membres qui présentent de nouveaux membres Grille de lecture

Les membres présentant de nouveaux membres au club sont appelés les « parrains ». Ils doivent être reconnus et remerciés pour leurs efforts qui contribuent à l’accroissement des effectifs du club. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard. RESULTATS

28% des répondants (5 sur 18) indiquent que ce standard est occasionnellement respecté, quand pour 56% d’entre eux ce standard est généralement ou de manière permanente respecté. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Mettre en place un programme de reconnaissance et de remerciements du club pour : o Les parrains o Les réussites des membres o Les réussites du club o Les adhérents se qui se seraient distingués de manière particulière

PLANS D’ACTION

 D’ici à fin mars 2023, la VPA en concertation avec le Président et la VPE, definiront comment mettre en place un programme spécial de reconnaissance et de remerciements

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Fiche 30 – Participation régulière à des campagnes de recrutement Grille de lecture

Participer régulièrement à des campagnes de recrutement aide le club à maintenir voire à aller au delà du seuil minimal de 20 membres. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

L’enquête a révelé des avis mitigés. Toutefois près de 30% des répondants conviennent que ce standard n’est respecté que de manière occasionnelle. Cela démontre donc que des efforts sont à fournir pour améliorer les performances relatives à ce standard. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

PLANS D’ACTION

 A compter de mars 2023, la VPA  Renforcer la communication autour des campagnes de recrutement et des recrutements effectués lors de ces campagnes

établira des rapports périodiques sur les différents recrutements du club en y spécifiant les canaux qui seront disseminés auprès des membres à une fréquence à convenir avec le Président

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F. Reconnaissance de la réussite Le club motive les membres à rester actifs en contrôlant leurs progrès vers les objectifs, en envoyant immédiatement les demandes de récompense, et en reconnaissant systématiquement les acquis des membres. Les six normes qu’englobe ce moment de vérité et ayant fait l’objet d’évaluation sont les suivantes : 1. Les formulaires de récompenses sont immédiatement envoyés au siège social international 2. Les tableaux de progression sont affichés et tenus à jour 3. Les réussites des membres sont officiellement annoncées au cours d'une cérémonie 4. Les leaders au niveau du club, du district et à l’international sont reconnus 5. Les réussites du club et des membres sont annoncées publiquement 6. Le Programme du Club Remarquable sert de base à la planification et aux récompenses.

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Fiche 31 – Candidatures aux écussons immédiatement au siège social mondial

envoyées

Grille de lecture

Les demandes de récompenses au siège social mondial ou en ligne doivent être effectuées dès que les membres remplissent les exigences éducatives. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

37% (6 sur 16) des répondants ont indiqué que cette norme est respectée occasionnellement tandis 50% des répondants se disent satisfaits du respect de ce standard. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

PLANS D’ACTION













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Fiche 32 – Tableau de progression affiché tenu à jour Grille de lecture

Le tableau de progression est un outil efficace qui aide à suivre les progressions des membres du club. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Sur la question de la mise à jour et de l’affichage du tableau de progression, 39 % des répondants (7 sur 18) trouvent qu’à Farafina TMC la norme est respectée. Toutefois 28% (5 sur 18) estime qu’elle ne l’est qu’occasionnellement et 17% (3 sur 18) indique qu’elle ne l’est que rarement voire jamais. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

PLANS D’ACTION

 La VPE en collaboration avec le VPRP,  Créer un cadre de communication transparente sur les progressions des membres

intègrera dans un bulletin d’informations mensuel le tableau de progression des membres  D’ici à fin mars 2023, La VPE rendra accessible sur une plateforme collaborative, le tableau de progression tenu à jour.

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Fiche 33 – Reconnaissance des réussites des membres au cours d’une cérémonie Grille de lecture

La reconnaisance des acquis des membres motive les membres à rester actifs tout en les accompagnant dans leur évolution. Cette reconnaissance officielle constitue un standard de Toastmasters. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

89% des répondants s’accordent sur le fait qu’à Farafina TMC, les réussites du club et des membres sont annoncées et reconnues. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 34 – Les leaders au niveau du club, du district et à l’international sont reconnus Grille de lecture

La reconnaissance des leaders au niveau du club, du district et à l’international constitue également un standard pour non seulement les acquis, mais aussi des efforts fournis ayant hautement contribué à leur distinction en tant que leader. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Plus de 75% des répondants au sondage ont indiqué leur satisfaction quant au respect de cette norme au sein de Farafina TMC. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 35 – Les réussites du club et des membres sont annoncées publiquement Grille de lecture

Le standard « Les réussites des membres et club sont annoncées publiquement » assure une visibilité et distinction des membres et du club en dehors de celui-ci. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect absolu/permanent du standard.

RESULTATS

Près de 88% des répondants conviennent que ce standard sur la reconnaissance et l’annonce des succès des membres et du club est respecté à Farafina TMC. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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Fiche 36 – Le Programme du Club remarquable sert de base à la planification et aux récompenses Grille de lecture

Il est attendu que le programme du club remarquable (DCP) serve de base de planification et de récompenses pour les succès. Le DCP est donc un important outil de planification et de suivi aidant le club à s’assurer de ses progressions et à se démarquer. Les répondants ont été invités à évaluer le respect de ce standard sur une échelle de 1 à 5 oú la note de 5 représente le respect RESULTATS

75% des répondants au sondage s’accordent sur le fait que ce standard est respecté au sein de Farafina TMC. Précisions particulières (si nécessaire)

RECOMMANDATIONS

 Aucune recommandation à formuler

PLANS D’ACTION

 Aucune action requise

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III. CONCLUSION Le Moment de vérité au sein de Farafina fut une très belle aventure aussi bien sur le plan de l’organisation que sur les intéractions créées avec l’ensemble des membres ayant participé de près comme de loin à sa concrétisation. A ce titre, cela semble être une réussite. Cette réussite, appuyée par les résultats globaux recueillis au cours de l’enquête, est d’abord celle des membres de Farafina. En effet, les résultats de l’enquête ont permis de révéler les points sur lesquels le club Farafina a recueilli le plus grand nombre de satisfaction. Il s’agit principalement de l’environnement positif et bienveillant. Pêle mêle et de manière non exhaustive, l’accueil chaleureux des invités, les encouragements faits aux invités à devenir membres, la reconnaissance des réussites des membres au cours d’une cérémonie, les réussites du club et des membres annoncées publiquement… ont été les thèmes qui ont recueilli le plus grand nombre de satisfactions. Résultats particulièrement inattendus et hautement gratifiants pour un club intégralement en ligne. Il reste naturellement plusieurs points à améliorer. Hormis les points d’amélioration déjà indiqués sur chaque fiche thématique, 3 points de méthodologie peuvent parfaire le prochain exercice. Il s’agit notamment :  Pour les prochaines fois, d’adapter certaines questions aux spécificités d’un club en ligne,  En-dessous des questions, de mettre un sous-titre ou une brève explication de la norme évaluée de sorte à s’assurer que tous les répondants aient une compréhension uniforme de ce qui est évalué,  Sur l’échelle de notation, de spécifier laquelle est la plus élevée et laquelle est la moins élevée

En rédigeant ces dernières lignes, il ne peut y avoir meilleure occasion de remercier toute l’équipe qui a contribué au succès de ce moment inédit au sein de Farafina, de l’organisation en amont à la rédaction finale du document. Au Directeur du secteur 46 Lamarana Diallo qui nous a fait l’honneur de présider cette session, aux membres de Farafina Olivia Kondo, Marie-Isabelle Kadio et Narcisse Kiouari, soyez remerciés pour votre implication, votre efficacité ainsi que du temps que vous avez consacré à cet exercice qui ne sont que le reflet fidèle de votre engagement à Toastmasters en général et à Farafina en particulier, dans le but continu d’atteindre l’excellence. Enfin, des remerciements aux membres de Farafina qui rendent ce club toujours aussi attractif qu’attrayant, aussi chaleureux que bienveillant, aussi pédagogique que professionnel.

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ANNEXES

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Tableau de recommandations N° DE FICHE

RECOMMANDATION

ACTION 1

ACTION 2

Améliorer le système mis en place pour recueillir des impressions et suggestions des invités et marquer leur passage

Sous la coordination du Président du Club, passer en revue d’ici à fin février 2023, le système mis en place pour recueillir les impressions des invités et convenir des ajustements (si besoin)

D’ici à fin février 2023, sous la responsabilite de la VPA, concevoir des badges virtuels qui seront remis aux invités après chaque session de Farafina TMC

Formaliser et systématiser les cérémonies d’intronisation au sein du club

En collaboration avec le Président, convenir d’ici à fin février 2023, de la periodicité des sessions dédiées à l’intronisation officielle des nouveaux membres

Sur la base la périodicité retenue, la VPE intégrera les cérémonies d’intronisation dans le calendrier des sessions à compter de Mars 2023 et le divulguera aux membres

Création d’un groupe de Mentors au sein de FarafinaTMC

En collaboration avec le Président, le VPE peut encourager les membres ayant fini le niveau 2 d’activer automatiquement le parccours Pathways Mentors

Organiser une séance d’orientation pour un nouveau membre en lui présentant les differents pathways

Le VPE peut avoir un entretien téléphonique avec le nouvau membre sur les choix de formation possibles

Fiche 1

Fiche 2

Fiche 3

Fiche 4

Lors des prochaines enquêtes au sein du club, reformuler ce standard ou prendre en compte la spécificité d’un club en ligne Pour les prochaines enquêtes, reformuler ce standard afin de recueillir les avis des répondants sur leur experience de club virtuel

Fiche 5 Fiche 6

Fiche 7

Fiche 8

Fiche 9

Fiche 10

Fiche 11 Fiche 12 52

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Pour les prochaines enquêtes, aligner la formulation du standard à celle prévue par Toastmasters

Le prochain comité exécutif devra s’assurer de la prise en compte de cette recommandation lors des prochains moments de vérité

Formaliser la communication autour des évènements sociaux, locaux, nationaux, internationaux afin d’encourager la participation des membres

A compter de Mars 2023, sous le leadership de la VPE, concevoir et disséminer sur une base régulière, les calendriers périodiques d’évènements du club y compris les évènements sociaux/interclubs pour lesquels les membres seront invités à participer

Fiche 17

Promouvoir au sein du club les activités interclubs et encourager les membres à participer aux sessions des autres clubs

Au moins une fois par trimestre, A compter de Mars 2023, la VPE planifiera et organisera des activités/sessions conjointes avec un ou plusieurs autres clubs. Ces sessions interclubs seront intégrées dans le calendrier des sessions du club

Fiche 18

Définir une stratégie visant à faire la promotion de Farafina TMC, en renforcant sa présence web et/ou digitale, et créer un cadre d’échanges avec le public dans le but d’améliorer sa visibilité

D’ici à fin mars 2023, Le VPRP proposera au COMEX une stratégie de promotion pour améliorer la visibilité de Farafina TMC

Fiche 13

Fiche 14

Fiche 15

Fiche 16

Dès la validation de ladite stratégie par le COMEX, celle-ci sera mise en œuvre sous le leadership du VPRP

Fiche 19 Fiche 20 Fiche 21 Fiche 22

Poursuivre horaires

l’effort

du

respect

des

Fiche 23 Fiche 24 Fiche 25 Fiche 26

Rétablir le contact avec les membres n’étant plus actifs dans le club afin de susciter de nouveau leur intérêt

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Fiche 27

Définir une stratégie visant à faire la promotion de Farafina TMC, en renforcant sa présence web et/ou digitale et de créer un cadre d’échanges avec le public dans le but d’améliorer sa visibilité

D’ici à fin mars 2023, Le VPRP proposera au COMEX une stratégie de promotion pour améliorer la visibilité de Farafina TMC

Mettre en place un programme de reconnaissance et de remerciements du club pour : o Les parrains o Les réussites des membres o Les réussites du club o Les adhérents se qui se seraient distingués de manière particulière

D’ici à fin mars 2023, la VPA en concertation avec le Président et la VPE, definiront comment mettre en place un programme spécial de reconnaissance et de remerciements

Renforcer la communication autour des campagnes de recrutement et des recrutements effectués lors de ces campagnes

A compter de mars 2023, la VPA établira des rapports périodiques sur les différents recrutements du club en y spécifiant les canaux qui seront disseminés auprès des membres à une fréquence à convenir avec le Président

Créer un cadre de communication transparente sur les progressions des membres

La VPE en collaboration avec le VPRP, intègrera dans un bulletin d’informations mensuel le tableau de progression des membres

Dès la validation de ladite stratégie par le COMEX, celle-ci sera mise en œuvre sous le leadership du VPRP

Fiche 28

Fiche 29

Fiche 30

Fiche 31

Fiche 32

D’ici à fin mars 2023, La VPE rendra accessible sur une plateforme collaborative, le tableau de progression tenu à jour

Fiche 33 Fiche 34 Fiche 35 Fiche 36

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Notes

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DISTRICT 94 FARAFINA TOASTMASTERS CLUB - GUINEE

“Toastmasters International and all other Toastmasters International trademarks and copyrights are the sole property of Toastmasters International. This document is the opinion of the creator and is independant of Toastmasters International. It is not authorized by, endorsed by, sponsored by, affiliated with, or otherwise approved by Toastmasters International.” 2022 - 2023, FARAFINA TMC, Secteur 46, DIVISION I, DISTRICT 94 58