INVITACIÓN PÚBLICA SGAM NO. 024- 24-12-2009 CONDICIONES MINIMAS HABILITANTES Y CRITERIOS DE SELECCIÓN SUBASTA INVERSA ARTICULO PRIMERO DECRETO 3576 DE 2009 El Municipio de Villa de Leyva, invita a todas las personas naturales o jurídicas, consorcio o Uniones Temporales, interesadas y en capacidad de prestar el servicio de alquiler de equipo de amplificación de sonido durante la celebración del evento del 31 de diciembre de fin de año. De igual forma a las VEEDURÍAS CIUDADANAS conforme a la Ley 850 de 2003, legalmente constituidas e inscritas en las Personerías Municipales o ante las Cámaras de Comercio, para que ejerzan vigilancia en el presente proceso de contratación y en la ejecución de los contratos que llegaren a celebrarse y legalizarse, con el fin de que se realice de acuerdo con los criterios de legalidad que exige la constitución nacional, la ley 80 de 1993, el Decreto 2170 de 2002 y demás leyes y decretos que así lo exijan. RECOMENDACIONES IMPORTANTES DEL MUNICIPIO DE VILLA DE LEYVA PARA LOS PROPONENTES: Antes de preparar la propuesta, lea cuidadosamente el siguiente pliego de condiciones, esto evitará errores u omisiones que impidan tenerla en cuenta o que afecten la verificación ó la evaluación Los proponentes deben estudiar minuciosamente toda la información contenida en ellos y analizar las circunstancias que inciden en el cumplimiento de las obligaciones, costos y plazo de ejecución. De manera general, se recomienda al proponente analizar cuidadosamente los datos suministrados y las condiciones de ejecución, estudiando detenidamente todos los requerimientos legales, financieros, jurídicos, técnicos, administrativos y económicos señalados. Antes de entregar la oferta, verifique que se haya incluido la totalidad de los documentos exigidos. Revise si están debidamente firmados, foliados, actualizados y en regla. Verifique que no se haya cambiado ninguno de los formatos, presente los documentos siguiendo el orden señalado. La oferta debe ser presentada por la persona natural o por quien ejerza la presentación legal de la persona jurídica. Su nombre será verificado con el que aparezca en la cédula de ciudadanía y en el certificado de cámara de comercio. 1.- OBJETO DEL CONTRATO A CELEBRAR: Prestar el servicio de alquiler de equipo de amplificación de sonido durante la celebración del evento del 31 de diciembre del fin de año. 2.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Prestar el servicio de amplificación del sonido de acuerdo a los requerimientos que se relacionan:

30.000 vatios de potencia, Cabinas y bajos (JBL, RCF) -Monitoreo (PEAVEY, JBL, FBT) -1 Consola de audio de 32 canales, más 4, por 6 buses y 8 Aux (Alien & Heath) -2 Compresor limitador (DBX, ALESIS, BHERINGER) -2 Ecualizadores gráficos de 31 bandas (YAMAHA, BHERINGER) -2 DSP, analizador digital en tiempo real, EQU estero de 31 bandas, medidor de nivel sonoro, feedback destróyer, delay, limitador, compuerta de ruido,100 memorias (BHERINGER) -1 Administrador de altavoces de 6 vías (BHERINGER) -2 Procesadores digitales multi efectos (YAMAHA, DIGITECH) -1 Maximizador aural de audio estéreo (DBB) -30 Micrófonos (SHURE, AKG, TAKSTAR) -1 kit de micrófonos shure para batería de 7 elementos -3 Micrófonos inalámbricos (SHURE) -8 Cajas directas de baja impedancia atenuables -30 Bases para micrófono -4 Bases para altavoz de monitores -1 Mezclador de compact disc (DENON 2600) -1 Deck casetera doble auto reversible (TASCAM) - EL montaje del sonido tipo concierto en andamio y polisombra para una mejor presentación. ILUMINACIÓN TARIMA -12 Lámparas spot par 64 multicolores de 1.000 watts c/u - 4 lämparas spot blancas de 50 watts c/u

Las fechas en las que se utilizará el servicio serán comunicadas previamente por el interventor del contrato, para el caso el Secretario de Gobierno y Asuntos Municipales.

3.- FORMA DE PAGO: El MUNICIPIO se compromete a cancelar al CONTRATISTA, el valor acordado una vez prestado el servicio, certificación por parte del interventor a satisfacción y la presentación por parte del contratista de la factura o cuenta de cobro 4.- PLAZO DE EJECUCION: Será tres días. 5.- VALOR DEL CONTRATO: Se estima máximo en la suma de TRES MILLONES DE PESOS ($3.000.000).

6.- AFECTACION PRESUPUESTAL La Entidad cuenta con los recursos económicos para amparar financieramente el contrato resultante con cargo al presupuesto de inversión para el año 2009. Disponibilidad No. 2009120025. Cuenta 222111 Apoyo eventos culturales y recreacionales Cuenta 2260502 Fomento Actividades Culturales. 7.-TIPO DE CONTRATO: Prestación de servicios. 8.- SEDE DE EJECUCIÓN: La sede de ejecución será el Municipio de Villa de Leyva. 9.- INTERVENTORÍA: El interventor del contrato a celebrarse será el Secretario de Gobierno y Asuntos Municipales. 10.- QUIENES PUEDEN PARTICIPAR: Las personas Naturales con establecimientos comerciales cuya actividad económica se relacione con el objeto de esta convocatoria, o Jurídicas que cumplan con los documentos legales y técnicos establecidos en la presente invitación. 10.1. REQUISITOS PARA PARTICIPAR: Los proponentes deben tener en cuenta los siguientes requisitos para participar: No estar incurso en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibiciones para contratar establecidas en la Constitución Política o en la Ley. Presentar la propuesta debidamente suscrita por el proponente –Representante Legal. Las personas jurídicas deben estar constituidas legalmente, registradas en la Cámara de Comercio y su objeto social comprender el objeto de la presente invitación. Así mismo, la sociedad debe tener una vigencia no inferior al plazo de ejecución del contrato y un año más. Contar con la capacidad económica, la cual se verificará en el certificado de Cámara de Comercio. En el evento de participación conjunta, el consorcio o la unión temporal debe estar constituido de acuerdo con lo establecido en el Artículo 7° de la Ley 80 de 1993. El valor de la propuesta deberá ser presentado en pesos colombianos e incluir discriminado el impuesto de IVA, si aplica; de igual manera se debe hacer la conversión de la moneda oficial al valor del día de la presentación de la oferta. Presentar la propuesta dentro de la oportunidad y lugar señalado en la presente invitación. 11. CAUSALES DE RECHAZO: Las propuestas se rechazarán por cualquiera de las siguientes razones: No anexar los documentos considerados habilitantes. Cuando el proponente se haya incurso en las causales de inhabilidad o incompatibilidad consignadas en la ley. Cuando las propuestas sean presentadas extemporáneamente Cuando las propuestas superen el presupuesto oficial. Cuando la propuesta este incompleta, es decir que no oferte lo solicitado. Cuando no se cuente con la capacidad económica. 12.1REQUISITOS HABILITANTES DE LOS PROPONENTES: 12.1.1REQUISITOS DE VERIFICACIÓN JURÍDICA: Los Proponentes deberán presentar su oferta acompañada de los siguientes documentos:

12.1.2. PARA PERSONAS JURÍDICAS: a) Carta de presentación de la propuesta, firmada por el proponente o su representante legal. b) Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad Competente, con fecha de expedición menor a 30 días. El objeto social de la persona jurídica debe guardar relación con el objeto a contratar, lo cual se determinará por medio del respectivo certificado de existencia y representación c) Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del representante legal d) Certificado vigente de Registro Único Tributario (RUT) expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas DIAN. e) Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la República. Su vigencia es de tres (3) meses contados a partir de la fecha de expedición. 12.1.3. PARA PERSONAS NATURALES a) Carta de presentación de la propuesta debidamente suscrita por el proponente. b) Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía c) Certificado vigente de Registro Único Tributario (RUT) expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas DIAN. d) Libreta Militar e) Certificado de antecedentes penales vigente expedido por el DAS. (Solo para prestación de servicios y su vigencia es de un (1) año contado a partir de la fecha de expedición. f) Certificado de antecedentes expedido por la Procuraduría General de la Nación. (Solo para prestación de servicios y su vigencia es de tres (3) meses contados a partir de la fecha de expedición. g) Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la República. Su vigencia es de tres (3) meses contados a partir de la fecha de expedición. Parágrafo: El incumplimiento de los requisitos habilitantes por parte del oferente con el precio más bajo, dará a lugar a contratar con el oferente que haya ofertado el segundo menor precio siempre y cuando cumpla con estos requisitos y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. 13.-CRITERIOS DE SELECCIÓN: CRITERIO CALIFICACION Requisitos habilitantes (De carácter Cumple – No cumple Jurídico y Técnico) Oferta económica Se escogerá la propuesta con el menor valor

14.-CRITERIOS DE DESEMPATE: En el evento de empate será solicitado a los oferentes una nueva oferta económica. 15.-CRONOGRAMA DE LA INVITACION ACTIVIDAD Publicación Invitación Presentación ofertas

FECHA Diciembre 24 de 2009 El 24 de Diciembre. Entre las 8.00 am y las 5 y 30 pm.

Apertura de sobres y Evaluación de las 26 de diciembre Hora 8 y 30 am propuestas Suscripción del contrato 28 de diciembre 16.-FORMA, LUGAR y FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas se presentarán: en forma escrita, en cualquier medio mecánico, en idioma español, en original acompañada de una carta remisoria dirigida al municipio de Villa de Leyva,

en la Secretaria de Gobierno y Asuntos Municipales, ubicada en el segundo piso de la Alcaldía Municipal. La presente invitación se publicará en la página web del municipio www.villa deleyvaboyaca.gov.co. 17.-EVALUACIÓN Y PUBLICACION DE RESULTADOS: La evaluación de las propuestas se efectuará el día y hora señalados en el cronograma establecido para el presente proceso por parte del Secretario de Gobierno y Asuntos Municipales. 18.-SUSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO: El proponente escogido deberá suscribir y legalizar el contrato en la fecha establecida en el cronograma.

GONZALO ELBERTO RAMIREZ CRUZ Secretario de Gobierno y Asuntos Municipales

ALCALDIA MUNICIPIAL DE VILLA DE LEYVA SECRETARIA DE GOBIERNO Y ASUNTOS MUNCIPALES ESTUDIO Y DOCUMENTOS PREVIOS En cumplimiento del Artículo 3; del Decreto No. 2474 de 2008 I.

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.

De acuerdo al Literal D, Numeral 1° del Artículo 91 de la Ley 136 de 1994, el Alcalde dentro de sus Funciones tiene asignadas dirigir la acción administrativa del Municipio, asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo, por ende el Municipio de Villa de Leyva con el objeto de satisfacer necesidades propias de su actuar diario, debe cumplir ciertas actividades de interés para la comunidad Villaleyvana, así como el apoyo y colaboración para con los diferentes eventos. Que es interés de la Administración Municipal atender la realización de actividades culturales, folclóricas, deportivas y demás eventos que contribuyan al sano esparcimiento y aprovechamiento del tiempo libre de los habitantes, así mismo es deseo nuestro dentro del marco de la unidad y colaboración comunitaria, proporcionar los recursos económicos y humanos suficientes para la ejecución de programas impulsados y promovidos por los líderes de diferentes barrios que integran el municipio, todo ello dentro de las posibilidades presupuéstales de la administración. Teniendo en cuenta que este es un municipio turístico, en el cual constantemente se celebran diferentes eventos en los que es primordial contar con equipos de sonido en excelente estado que garanticen el éxito a nivel sonoro, además la Constitución Política en su articulo 311, consagra el deber del municipio como entidad fundamental de la división político-administrativa del Estado de promover el mejoramiento social y cultural de sus habitantes. En esta oportunidad y teniendo en cuenta que se tiene programada la celebración del de fin de año en el municipio de Villa de Leyva, el 31 de diciembre de 2009, por lo tanto se considera necesario contratar el servicio de amplificación de sonido, debido a que el equipo de sonido de propiedad del municipio, por su constante desplazamiento y uso cotidiano sufrió daños en sus componentes, lo que imposibilita su uso en las actividades previstas. Por lo anteriormente expuesto es necesario contratar con particulares que prestan este servicio, ya que el municipio no cuenta en sus inventarios con más equipos que puedan suplir el servicio que se requiere.

2.- DESCRIPCIÓN DEL OBJETO, CONTRATO A CELEBRAR

ESPECIFICACIONES

E

IDENTIFICACION

DEL

La Alcaldía de Villa de Leyva requiere Seleccionar a la persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal que este en la capacidad de prestar el servicio del alquiler de equipo de amplificación de sonido durante la celebración del evento del 31 de diciembre del año 2.009. 2.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: A prestar el servicio de alquiler de equipo de amplificación de sonido de acuerdo a los requerimientos que se relacionan:

30.000 vatios de potencia, Cabinas y bajos (JBL, RCF) -Monitoreo (PEAVEY, JBL, FBT) -1 Consola de audio de 32 canales, más 4, por 6 buses y 8 Aux (Alien & Heath) -2 Compresor limitador (DBX, ALESIS, BHERINGER) -2 Ecualizadores gráficos de 31 bandas (YAMAHA, BHERINGER) -2 DSP, analizador digital en tiempo real, EQU estero de 31 bandas, medidor de nivel sonoro, feedback destróyer, delay, limitador, compuerta de ruido,100 memorias (BHERINGER) -1 Administrador de altavoces de 6 vías (BHERINGER) -2 Procesadores digitales multi efectos (YAMAHA, DIGITECH) -1 Maximizador aural de audio estéreo (DBB) -30 Micrófonos (SHURE, AKG, TAKSTAR) -1 kit de micrófonos shure para batería de 7 elementos -3 Micrófonos inalámbricos (SHURE) -8 Cajas directas de baja impedancia atenuables -30 Bases para micrófono -4 Bases para altavoz de monitores

-1 Mezclador de compact disc (DENON 2600) -1 Deck casetera doble auto reversible (TASCAM) - EL montaje del sonido tipo concierto en andamio y polisombra para una mejor presentación. ILUMINACIÓN TARIMA -12 Lámparas spot par 64 multicolores de 1.000 watts c/u - 4 lämparas spot blancas de 50 watts c/u Las fechas en las que se utilizará el servicio serán comunicadas previamente por el interventor del contrato, para el caso el Secretario de Gobierno y Asuntos Municipales. 2.1. PLAZO DE EJECUCIÓN: Será de tres (3) días 2.3. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: La Entidad cuenta con los recursos económicos para amparar financieramente el contrato resultante con cargo al presupuesto de inversión para el año 2009. Disponibilidad No. 2009120025. Cuenta 222111 Apoyo eventos culturales y recreacionales Cuenta 2260502 Fomento Actividades Culturales.

2.4 VALOR DEL PRESUPUESTO OFICIAL: El presupuesto oficial estimado para el objeto contractual es hasta por la suma de TRES MILLONES DE PESOS ($3.000.000) esos, incluido el IVA, y demás impuestos, tasas y similares a que haya lugar, el cual cuenta con su respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Las propuestas que excedan este valor no serán tenidas en cuenta. 2.4 FORMA DE PAGO: El MUNICIPIO se compromete a cancelar al CONTRATISTA, el valor acordado previa prestación del servicio, certificación de recibí a satisfacción y la presentación por parte del contratista de la factura o cuenta de cobro. 2.5. LUGAR DE EJECUCIÓN: Será el Municipio de Villa de Leyva. 2.6. SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA: Para la supervisión y control Secretario de Gobierno y Asuntos Municipales.

se designa al

3. FUNDAMENTO JURÍDICO QUE SOPORTA LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. De conformidad a lo estipulado en el artículo 1º del Decreto 3576 de 17 de septiembre de 2009, establece el procedimiento de selección para la celebración de contratos a los que se refiere el artículo 9 del Decreto 2025 de 2009. 4.- ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO INDICANDO CON PRECISIÓN LAS VARIABLES CONSIDERADAS PARA CALCULAR EL PRESUPUESTO DE LA RESPECTIVA CONTRATACIÓN, ASÍ COMO SU MONTO Y EL DE LOS COSTOS PARA LA ENTIDAD ASOCIADOS A LA REALIZACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Después de analizar el servicio a contratar, los requerimientos mínimos y sus características técnicas, y precios indicativos del mercado se estima que el valor del contrato puede ascender a la suma de TRES MILLONES DE PESOS amparados con certificado de disponibilidad No. 2009120025 Cuenta: No 222206 Nombre Programa de seguridad ciudadana. 5. CRITERIOS DE SELECCION: La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. 6. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE. El parágrafo del artículo 1 del Decreto 3576 de 2009 consagra: “El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere el presente artículo, cuyo valor no exceda el 10% por ciento de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efectos del presente parágrafo corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor..”. El inciso segundo de este parágrafo consagra: “…….. la escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las entidades de la entidad”.

7.-ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES. DISTRIBUCION DE RIESGOS: No.

Tipificació n

Evento

Severi dad

Frecuenci a

1

Financiero

Incumplimiento en el pago en la fecha establecida

2

Jurídica

No entregar los bienes en el lugar y fecha establecidas

Mínim a Crítica

3

Jurídica

No entregar los bienes en las condiciones ofrecidas

Poco Probable Poco probable Poco probable

4

Técnico

Hecho de la Naturaleza

5

Técnico

A partir de la fecha de suscripción del Contrato y en todas las etapas del mismo (Iniciación, Construcción, liquidación) el Contratista asume los efectos derivados de todos y cada uno de los riesgos asociados a este Contrato, al igual que respecto a los que logre determinar, salvo los casos en que expresamente se ha determinado lo contrario.

Critica

Improbabl e Probable

6

Técnico

Los efectos desfavorables, derivados de la existencia de daño emergente del Contratista, por la ocurrencia de hechos de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, en los términos del Contrato y la legislación existente.

Crítica

Probable

Crítica Critica

Asignaci ón al contratis ta

Asignación a la entidad

X X X

X X

8.-MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO A CELEBRAR.

X

SURGIDAS CON

Conforme a lo establecido por los Decretos 2474 de 2008, y atendiendo la naturaleza del contrato, plazo de ejecución y forma de pago, la entidad considera que no es necesario exigir garantía única.

GONZALO RAMIREZ CRUZ Secretario de Gobierno y Asuntos Municipales

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