REDACCIÓN DE INFORMES Y DOCUMENTOS SOCIALES.

UNIDAD III ANÁLISIS DE LA INFORMACION

4.- La justificación del problema. La comunicación en el caso de la administración de las organizaciones es muy importante para la consecución de los objetivos. La comunicación organizacional se establece por diferentes vías, siendo una de ellas la presentación de informes de manera escrita y oral. El informe como elemento de comunicación, ha de poseer una serie de características para que cumpla con su cometido primordial. Estas características van desde su presentación visual (ordenado y legible), pasando por los elementos estructurales fundamentales como la lógica de presentación, la exposición de ideas, la calidad de las fuentes mencionadas y la combinación e interpretación de los datos. El informe debe poseer al menos dos características esenciales: a) Que las personas a las que va dirigido lo lean porque es bueno y consistente; b) Que otras personas que no necesariamente sean especializadas en la materia de la que trata el documento, lo puedan comprender sin mayores dificultades. Lo anterior puede lograrse si quien redacta el informe tiene claras las ideas que va a expresar y ha fundamentado su posición en marcos de referencia que le den solidez a lo comunicado. Por supuesto que la claridad en el desarrollo de las ideas pasa por la lógica de su exposición. El desarrollo de un informe ha de contar con un marco lógico de investigación que quede asentado en la validez de las ideas que se expresan. El método de exposición de ideas se prueba por medio del criterio de la objetividad, por lo cual es indispensable seguir un método expositivo, que dé referencia de las técnicas de trabajo empleadas, de los indicadores y demás variables consideradas. El informe debe hacer mención precisa de las técnicas utilizadas para la recopilación de los datos que lo sustentan y del procedimiento de trabajo empleado. Por ejemplo, si se trata de un método con base en entrevistas, debe mencionarse el propósito de estas, la técnica utilizada en su elaboración y el criterio de escogencia de los entrevistados. Dentro de ese criterio de escogencia hay que indicar las características comunes de las personas entrevistadas con respecto al tema o aquellos elementos que las diferencian entre sí. Si lo que incluye es un análisis documental, también el informe debe precisar el tipo de documento revisado, los elementos que interesan estudiar y los periodos tomados en consideración dentro del cual se encuentran ubicados esos documentos.

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Con base en lo anterior, la idea es que se necesita dejar constancia del criterio de selección que privó para elegir el camino de la recopilación de la información que le da sustento al informe. Conforme las técnicas utilizadas para recopilar la información, el contenido del informe debe indicar cómo es que se va a analizar el objeto de estudio: si es que se van a comparar los datos, si se va a desarrollar un análisis de contenido, si se presentará una visión crítica de los hallazgos o cualquier otro elemento que aclare la objetividad del tema tratado. Es un informe viable aquel que expone con claridad los elementos tomados en consideración para su desarrollo. Los informes evaluativos, a modo de ejemplo, han de ser muy rigurosos con el método, por cuanto toda evaluación implica un criterio. Todo criterio, por norma, debe ser objetivo. El criterio subjetivo, es el que se fundamenta en juicios de valor, los cuales no parten de la evidencia. El criterio objetivo, por el contrario, se basa en la evidencia. La ciencia está basada en lo que tiene certeza, en lo que es verificable. Repasar si todo criterio exteriorizado en el informe tiene base en hechos verificables, es una tarea básica para su consolidación como documento. Todo ello enlazado con la lógica de exposición coherentemente hilvanada. a. La lógica de exposición: Una manera de desarrollar las ideas es tener presente la lógica de exposición, tratando de delimitar dónde termina una idea e inicia otra, de tal forma que no se opongan sino que se complementen. Una idea es un pensamiento completo, debidamente diferenciado de otro. La concatenación de ideas determina un tipo de exposición que transita por un orden determinado. Es posible que cuando no se tenga un objetivo claro de lo que se desea expresar, las ideas fluyan sin mayor lógica, lo que lejos de transmitir un mensaje claro, lo confunden. La sucesión de ideas sin orden lógico causa distorsiones en la comunicación. Al redactar un informe la idea principal tiene que quedar claramente expresada y fundamentada, según el área de la cual estemos tratando (administrativa, jurídica, médica, etc.). La fundamentación, como se dijo, parte de un referente documentado que le dé solidez a lo que se expresa. La exposición de ideas obliga a desarrollar el pensamiento lógico. Sin desarrollo del pensamiento lógico, es difícil establecer una comunicación clara en un escrito.

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El pensamiento lógico obliga a ordenar las ideas, a expresar juicios con suficientes criterios. Un juicio debe ser objetivo si de técnica se trata; de tal modo que no tienen cabida los juicios de valor. Los juicios de valor nos inundan el pensamiento, básicamente porque tenemos experiencia de vida; pero en términos técnicos nuestra experiencia de vida es importante expresarla a partir de datos verificables y no de generalizaciones. Toda ciencia posee un conjunto de teorías y de referencias empíricas a las cuales se debe acudir para ampliar la propia visión del objeto de estudio. Es lo que se denomina como marco de referencia o teórico (marco jurídico, teorías de salud pública, teoría administrativa, ciencias básicas, etc.) Una técnica previa a redactar un informe, es realizar un esquema general de por dónde ha de discurrir el pensamiento. Es un hecho que los esquemas ayudan, sean estos mentales o gráficos. Cuando se va a redactar un informe el diálogo interno es lo que uno podría llamar el esquema mental (hacer, rehacer, deshacer...), y el esquema gráfico ayuda a ordenar lo que hemos de comunicar. El esquema inicial puede variar, conforme se va desarrollando la lógica de exposición. "Si se prepara un buen plan general, la organización y redacción de los párrafos será más fácil, porque cada uno de estos tendrá una concreta relación con las frases guía de dicho plan..." (I.F.Azofeifa) b. El marco de referencia: La indagación previa a redactar un informe. Es necesario que todo informe esté sustentado en un marco de referencia específico, sea este escrito (documental, bibliográfico), o con base en lo expresado por personas consultadas o por datos extraídos de una realidad que ha sido investigada mediante un método y unas técnicas suficientemente confiables. Para el éxito en la indagación previa, debe estar claramente especificado el tema a tratar, pues este es la guía para conseguir la información necesaria. Una vez que se tenga pensado el tratamiento que se le pudiera dar al tema, se inicia la indagación bibliográfica o la consulta con personas de experiencia que pudieran dar orientaciones valiosas. El marco teórico siempre se ha de referir al tema, sin divagar en otros aspectos que no estén relacionados con él: "Un buen marco teórico no es aquel que contiene muchas páginas, sino el que trata con profundidad únicamente los aspectos relacionados con el problema, y vincula lógica y coherentemente los conceptos y proposiciones existentes en estudios anteriores." (Hernández Sampieri et al. 50) Si bien en un informe no se va a realizar teoría, es necesario contar con un marco mínimo de referencias para fundamentar su presentación. La consulta teórica o la revisión de cualquier otro documento relacionado con el tema o el

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conocimiento de datos extraídos con rigurosidad metódica, amplía el horizonte de los conocimientos. Esta es una etapa de reflexión y de ordenamiento de la información. Se recurre a las anotaciones o fichas temáticas para luego utilizarlas en el momento de realizar el informe. Es recomendable que la revisión documental se presente de manera organizada. En cualquiera de nuestras disciplinas (abogacía, trabajo social, economía, administración, ciencias de la salud, etc.) existe un conjunto de conocimientos que se deben tener como referencia en el momento de emitir un juicio, un criterio o una opinión debidamente documentada. Este conjunto de conocimientos se le denomina estado del arte o marco teórico. Algunos autores también denominan a esta fase como marco de referencia, el cual consiste en el ejercicio de extraer, recopilar y ordenar información y criterios relevantes, atinentes al problema de investigación. La opinión fundamentada se basa en ese conjunto de conocimientos y apoya nuestro razonamiento en un determinado momento. Este apoyo debe quedar consignado en el trabajo de tal manera que, sin perder la originalidad de desarrollar un punto de vista propio, se reconozca el aporte de las personas, instituciones, investigaciones previas, criterios y de toda aquella fuente consultada. Toda cita que se realice en forma textual debe quedar claramente consignada en el escrito, de tal modo que el lector reconozca al autor de la idea, el título de la obra (documento, criterio, informe...) el lugar de la edición, la fecha y los números de página de donde se obtuvo la cita. Las citas de las fuentes tienen distintas formas de presentación, pero en un mismo texto deben guardar uniformidad. Un paso a tener en cuenta es que las fuentes consultadas pueden ser primarias, secundarias o terciarias. Las primarias son fuentes fundamentadas en el dato original que le da explicación a un determinado hecho científico o social. Son las fuentes construidas con base en la indagación directa sobre el objeto de estudio. Las fuentes secundarias por lo general son una referencia de las primarias o una interpretación de estas; es la referencia de algo que ya está indagado o del dato que se consulta y que fuera elaborado por otra persona. Las terciarias son aquellas agrupadas en folletos, catálogos, boletines de información u opiniones de personas que tengan conocimiento de un hecho pero del cual no fueron partícipes directas. Hasta donde sea posible, el informe ha de ser sustentado en fuentes originales (primarias) lo cual es un indicador de que la materia ha sido suficientemente investigada. Si se recurre a fuentes bibliográficas, estas deben responder a un criterio de selección exhaustivo, tomando aquellas que contengan un fundamento calificado.

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c. La redacción del informe. El proceso de redacción Con la indagación previa realizada, se comienza a redactar el informe. Para ello se deben considerar algunos aspectos de relevancia como son los siguientes: todo informe debe contener un objetivo general y un determinado número de objetivos específicos. Ellos deben ser redactados de tal manera que al desarrollar el trabajo, no queden aspectos importantes sin tratar. El objetivo general se refiere al propósito del tema que se informa o del problema estudiado. Está constituido por el qué de la materia, el cómo se trata y el para qué se trata. Es la guía que brinda los elementos básicos, de ahí que debe ser sólidamente fundamentado. Los objetivos específicos se derivan del objetivo general; son guías esenciales para alcanzar lo propuesto en aquel. Lo deseable es que de los objetivos se puedan extraer algunos indicadores de carácter verificable, con lo cual se evita el riesgo de las generalizaciones en el momento de desarrollarlos. d. La justificación Los informes tienen su origen en una necesidad (petición, respuesta a un problema, observación...) De ahí que se necesita redactar una justificación del porqué se está presentando. En la justificación se incluye el propósito (objetivo general) y los objetivos específicos. La justificación contiene el marco de referencia y las ideas de lo que se va a tratar en su desarrollo. Este apartado es una referencia a lo que contiene el cuerpo del trabajo, teniendo como norte atraer la atención del destinatario y de cualquier posible lector. Es el inicio de un pensamiento, y como tal, debe ser lógico, congruente y sintácticamente bien elaborado. El contenido de las ideas se construye desde el inicio, es sinónimo de congruencia de pensamiento, de unión de partes y de síntesis. Es sinónimo de conocimiento suficiente del uso de tiempos verbales, personas gramaticales, periodos, datos, hechos y citas. La justificación es un esfuerzo para plantear, desde un inicio, los hechos de modo claro y sencillo, sin perder por ello la rigurosidad técnica que lo respalda. Es una forma de crear una orientación que guía al lector sobre el propósito del informe y su pertinencia en tiempo y espacio. e. El desarrollo Realizada la justificación, el informe continúa con el desarrollo de los objetivos planteados al inicio. En el desarrollo se deben tener en cuenta los objetivos, para que el texto trate en extenso lo que dijo que iba a tratar. Este apartado ha de ser Instituto Profesional Iplacex

congruente, lo cual significa que las ideas se deben presentar debidamente concatenadas. Una idea debe explicarse por sí misma; no hay que dar nada por entendido. La fundamentación de cada idea es la base de una construcción sólida del mensaje. Cada párrafo ha de contener una idea desarrollada en forma lógica y por tanto bien sustentada. El desarrollo es la sucesión de ideas para llegar a un propósito determinado. Es aquí en donde el dato verificable, la indagación bibliográfica y con personas conocedoras del tema cobran relevancia, puesto que forman parte de las fuentes que apoyan el criterio expresado. Es necesario el ejercicio de la creatividad para no caer en redundancias, juicios de valor, exposición de datos sin mayores relaciones con el texto y la falta de síntesis. El desarrollo es el corpus del trabajo, de tal modo que dentro del texto debe ser adecuadamente distribuido; en este sentido el esquema que se elaboró al inicio cobra relevancia como una guía para no dejar por fuera elementos que pueden ser importantes. Un desarrollo lógico permite una mayor identificación por parte del lector con la exposición de las ideas presentadas en el texto. La combinación de hechos, la reelaboración de ellos en forma de ideas y la síntesis, son elementos consustanciales del desarrollo del informe. El uso adecuado de las referencias, cuando se requieran, forma parte de un hilo conductor de la exposición. Se puede haber recogido muchos datos, pero al momento de expresarlos y combinarlos no se aprovechan al máximo, precisamente porque falla la concatenación o el pensamiento lógico para combinar, sintetizar e interpretar. Muchas veces ante el cúmulo de datos, quien debe interpretarlos se obnubila, a pesar del esfuerzo que haya puesto para recopilarlos. Ello suele suceder por la falta de un esquema lógico de exposición. f. Las conclusiones Las conclusiones deben estar ligadas con el propósito general y con el objetivo u objetivos planteados. Las conclusiones constituyen la síntesis ordenada de los hallazgos y expresan la calidad del análisis realizado, por su solidez y criterio expresado. El manejo de la información ha de ser lo suficientemente completo, para que cada conclusión sea acertada. Por la forma como ellas se exponen, las conclusiones reflejan hasta dónde se ahondó en el tema tratado. Son el criterio justificado con base en hechos o datos Instituto Profesional Iplacex

analizados, lo cual las aleja de todo juicio de valor. El criterio justificado es lo que le da el carácter de objetividad requerido y la rigurosidad en la exposición del pensamiento. La rigurosidad de exposición es la que se sustenta en una ilación desde el principio. No es tanto la cantidad de las conclusiones lo que le da validez a una exposición, sino la calidad de estas, la cual se mide por la lógica, la coherencia y la claridad. De hecho, que la cantidad está determinada por los objetivos planteados, a fin de que ningún objetivo se quede sin ser tratado en este apartado del informe. En esta parte se recogen las ideas planteadas en el desarrollo del trabajo. Las conclusiones reflejan los hechos más notorios que por tales deben ser resaltados para fundamentar las recomendaciones que del trabajo se deriven. Constituyen una posición que se extrae del propio desarrollo del texto y su esencia está en el análisis que hasta ese momento se ha realizado con respecto al objeto de estudio. De las conclusiones, Armando Asti Vera anota: "La conclusión debe proporcionar un resumen, sintético pero completo, de la argumentación, las pruebas y los ejemplos (si se presentan) consignados en las dos primeras partes del trabajo. Esta parte debe poseer las características de lo que hemos llamado síntesis. En primer lugar, la conclusión debe relacionar las diversas partes de la argumentación, unir las ideas desarrolladas. Es por esto que se ha dicho que, en cierto sentido, la conclusión es un regreso a la introducción: se cierra sobre el comienzo (...) Queda así en el lector la impresión de estar ante un sistema armónico, concluso en sí mismo". (A. Asti V. 170). g. Las recomendaciones. Las recomendaciones se desprenden directamente de las conclusiones. Van de la mano del criterio informado, el cual es producto del análisis de la situación estudiada. Deben conservar su carácter de objetividad y estar basadas en los principios de pertinencia y viabilidad. Estas se derivan del análisis de los hallazgos y están ligadas con el corpus general del trabajo. Son recomendaciones pertinentes si se fundamentan en hechos objetivos y por tanto verificables. El carácter de pertinente es el que les da solidez. La viabilidad se basa en razones de oportunidad de llevarlas a cabo en tiempo, espacio, recursos a invertir, legalidad y otras de similar naturaleza. La redacción de una recomendación debe contener al menos el para qué se recomienda y las personas u organismos responsables de llevar adelante lo que en ella se propone. Ello quiere decir que, en su carácter de especificidad en el planteamiento, se tienen presentes las distintas posibilidades y la forma de ejecutar lo especificado. Instituto Profesional Iplacex

Al plantear una recomendación se debe dominar la totalidad de los elementos implícitos o explícitos en ella, de tal modo que claramente han de exponerse los criterios que la sustentan, de tal forma que quien redacta muestra conocer los alcances de estos. En caso de no ser expuestos con grado de detalle, se deben acotar aquellos componentes que deben tenerse en cuenta para llegar a cumplir con determinada recomendación, con indicación de las fases que se deben agotar para llegar a lo propuesto (recursos, personas responsables, tiempos, estrategias de trabajo, etc.) Las recomendaciones no deben quedar en el espacio de los deseos o en el de la imaginación de quien las realiza. Por lo tanto, al igual que en las técnicas metodológicas, deben sobresalir hechos que se pueden medir de alguna forma, o razonablemente alcanzables. Las recomendaciones, por lo general, constituyen la parte final de un informe y ellas son el reflejo de la profundidad del análisis y del tratamiento y enlace que se hizo de la información. Estas no son la salida fácil para terminar un asunto, sino que son un cierre sustentado en la sana crítica y en las evidencias. El acto de recomendar se realiza con objetividad, tal y como se ha de haber iniciado el planteamiento y el análisis del problema. Las recomendaciones que no se basan en la evidencia, lo que llegan a formar es un listado de propósitos sin mayores fundamentos que el ejercicio de hechos que, en apariencia fueran extraídos del sentido común, pierden fuerza. Una recomendación implica una situación seria, que puede afectar a terceras personas o la eficiencia de un proceso. Estar seguro de lo que se recomienda dentro del plano de lo verificable y razonablemente aceptado, es una responsabilidad que se funda en la rigurosidad del planteamiento. Sin rigurosidad metodológica se llega a criterios que son fácilmente rebatibles o que no producen mayor impacto. Una recomendación mal planteada, puede dar al traste con una buena idea. Hay que tener presente la consecuencia del error, especialmente cuando ello puede afectar a personas o intereses de terceros. Recomendaciones sustentadas en la sana crítica, en la lógica del pensamiento y en el análisis objetivo de los hechos, refuerzan la seriedad de todo informe. Concluimos esta fase con lo dicho por J. Hessen: "Pero no es suficiente que un conocimiento sea verdadero; es necesario que podamos adquirir la certeza de que sea verdadero." (J. Hessen, 27). Las recomendaciones como las ideas planteadas en el texto, deben ser fundamentadas, probadas, mediante una aprehensión mental del objeto estudiado. 5.- Los principios éticos, última reflexión.

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Son la base, fundamento, regla de conducta, norma por la acción sujeta a normas morales. Son aquellos de lo que se derivan todas las demás cosas. Lo que da razón. Hay principios del ser y del conocer. Los ontológicos son los del ser y los lógicos los del conocer. Ejemplo: El derecho a tomar decisiones, a decidir su destino, la aceptación de las diferencias entre los hombres. Otro ejemplo: la verdad existe pero es relativa; el hombre vive en relación. Los sistemas sociales se desarrollan alrededor de las necesidades de los hombres. El trabajo social es un instrumento a través del cual se trata de hacer frente a las necesidades de los hombres. Se debe tener presente: -

La autodeterminación del cliente, o usuario; del grupo; de la comunidad. La individualización. La aceptación y el respeto. El secreto profesional o principio de reserva de la información. La eficiencia profesional. La responsabilidad. La honradez profesional La integridad personal del Trabajador Social. La actitud profesional.

Kisnerman, agrega el principio de la “actitud profesional”, y la define de la siguiente forma: “Se entiende por tal, la disposición de pensar, sentir y actuar con respecto al cliente”. Se logra en el proceso de formación profesional el que permite que una persona desarrolle la comprensión de las situaciones sociales y de los seres humanos adquiriendo discernimiento y discreción que habilitan para influir en otras personas. (13) Consiste en saber, para hacer reflexivamente, en ser responsable de la aplicación de conocimientos y en el uso consciente de si mismo. Supone haber internalizado los valores de la profesión. Es reflexivo frente a la situación cliente problema, entendiendo con Marleau-Ponty (francés siglo XX) que “la reflexión no es, de ningún modo, la anotación de un hecho, sino un esfuerzo para comprender; no es la pasividad de un sujeto que hace surgir la significación de su experiencia”. (14) Kisnerman cita a Kubie el cual señala que “cuando los sentimientos se expresan, se reconocen conscientemente y su conocimiento y comprensión pueden redundar en beneficio de un control y una limitación de la expresión o incluso pueden hacer que se orienten por vías constructivas. Si por el contrario son ocultados y Instituto Profesional Iplacex

relegados a lo inconsciente, lograran expresarse en formas enmascaradas, de tipo obsesivo y de carácter destructivo. (15) Continúa diciendo Kisnerman que el Trabajador Social debe percibir al cliente en la totalidad del fenómeno causa- efecto. Aceptarlo significa que sea lo que tenga, diga o haga, transmitirle una actitud positiva de comprensión, de solidaridad fraterna y de ayuda, controlando la participación al asumir un rol profesional. ____________________________________________________________________________________________________ (13) Wilson,

Gertrude y Ryland Gladys, Práctica de Servicio Social de Grupo Pg.29, Rio de Janeiro SESC. Citado en Kisnerman N. Etic. Para SS. P.87.

(14) Merleau-Ponty, Les Sciences de L’Homme et La Phenomenologie, cit. En León Rositchner, Persona y Comunidad Pg. 24 Cit. En Kisnerman Pg.87. (15) Kubie, Lawrence S. Psicoanálisis – Aspectos prácticos y teóricos Pg. 195.

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Bibliografía.

-Casafont , Romero. Ética y servicio Social. UCR. -Friendlander Walter. Conceptos y Métodos del Servicio Social. Edit. Kapeluz. Buenos Aires, 1969. -Kisnerman, Natalio. Ética para el Servicio Social. Edit. Humanitas. Bs.As. 1970. -Kohs, SC. Las raíces del Trabajo Social. Edit. Paidós. Bs. As. 1966. -Melano.María

Cristina. Escritura y Trabajo Social. Del autor al lector. Facultad de Ciencias Sociales. Universidad de Buenos Aires. 2009.

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