SIIGO Pyme Plus

Informes Control Cruces de Documentos

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4. 5.

Presentación ¿Qué son Inventarios? ¿Qué son Informes? ¿Qué son Informes de Control Cruces de Documentos? ¿Cómo Clasifica el Programa los Informes de Control Cruces de Documentos que Permite Generar el Modulo de Inventarios? 5.1 CONTROL CRUCE NOTAS ENTRADA 5.1.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Control Cruce Notas Entrada? 5.1.2 ¿Cuál es la Ruta para Generar Informes de Control Cruces Notas de Entrada? 5.1.3 ¿Cuáles son los Informes de Control Cruce Notas Entrada que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 5.1.3.1 Pendiente por Producto Pantalla 5.1.3.2 Pendiente por Producto Impreso 5.1.3.3 Pendiente por Proveedor Pantalla 5.1.3.4 Pendiente por Proveedor Impreso 5.1.3.5 Auxiliar de Notas de Entrada 5.1.3.6 Análisis Notas de Entrada 5.1.3.7 Lista de Notas de Entrada 5.1.3.8 Auxiliar de Notas de Entrada por Numero 5.1.3.9 Análisis de Notas de Entrada 5.2 CONTROL CRUCE NOTAS REMISION 5.2.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Control Cruce Notas Remisión? 5.2.2 ¿Cuál es la Ruta para Generar Informes de Control Cruces Notas de Remisión? 5.2.3 ¿Cuáles son los Informes de Control Cruce Notas Remisión que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 5.2.3.1 Pendiente por Producto Pantalla 5.2.3.2 Pendiente por Producto Impreso 5.2.3.3 Pendiente por Cliente Pantalla 5.2.3.4 Pendiente por Cliente Impreso 5.2.3.5 Auxiliar de Notas de Remisión 5.2.3.6 Análisis Notas de Remisión 5.2.3.7 Lista de Notas de Remisión 5.2.3.8 Auxiliar de Remisiones por Numero 5.2.3.9 Análisis de Remisiones 5.3 CONTROL CRUCE FACTURAS DE VENTA 5.3.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Control Cruce Facturas de Venta? 5.3.2 ¿Cuál es la Ruta para Generar Informes de Control Cruce Facturas de Venta? 5.3.3 ¿Cuáles son los Informes de Control Cruce Facturas de Venta que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 5.3.3.1 Pendiente por Producto Pantalla 5.3.3.2 Pendiente por Producto Impreso 5.3.3.3 Pendiente por Cliente Pantalla 5.3.3.4 Pendiente por Cliente Impreso 5.3.3.5 Auxiliar de Facturas de Venta 5.3.3.6 Análisis de Facturas de Venta 5.3.3.7 Lista de Facturas de Venta 5.3.3.8 Auxiliar de Facturas de Venta por Numero 5.3.3.9 Análisis por Fechas o Tipos de Entrega

Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de cada uno de los informes que permite generar el programa en el Modulo de Inventarios sobre los cruces de documentos contables, los cuales sirven para analizar el ingreso y salida de los productos y los cruces realizados en un periodo de tiempo determinado.

INFORMES CONTROL CRUCES DE DOCUMENTOS ¿Qué son Inventarios? El inventario de mercancías constituye la existencia de los artículos comprados o producidos por la empresa para su posterior comercialización. Se incluye en el inventario todas las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentren en el almacén, bodegas, en tránsito (cuando se han comprado fuera del país) o entregadas en consignación; así mismo se excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad porque están vendidas y aun no se han remitido a los clientes o son para el consumo de la organización. Importante: Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentren en proceso de producción o que se utilizaran o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.

¿Qué son Informes? Son documentos que describen o dan a conocer el estado o movimiento de una actividad o proceso ejecutado y sirven de apoyo para el análisis y la toma de decisiones

¿Qué son Informes de Control Cruce de Documentos? Son listados que genera el programa los cuales describen y evalúan el comportamiento que han tenido los productos en el proceso de ingreso y salida del inventario a nivel de cruces de documentos contables en un periodo de tiempo determinado. Estos informes son de control interno para la organización y permiten realizar un análisis del inventario y servir de apoyo para la toma de decisiones

¿Cómo Clasifica el Programa los Informes de Cruces de Documentos que Permite Generar el Modulo de Inventarios? El sistema clasifica los informes del Módulo de Inventarios en dos grandes grupos; aquellos que son de Saldos y Movimientos y otros de Control en el Cruce de Documentos, en esta guía mencionaremos los que analizan los inventarios a nivel de Cruces de Documentos; estos son: 1. Control Cruce Notas Entrada 2. Control Cruce Notas Remisión 3. Control Cruce Facturas de Venta

INFORMES DE CONTROL CRUCE NOTAS ENTRADA ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Control Cruce Notas Entrada? La funcionalidad de los Informes de Control Cruce Notas Entrada es presentar listados donde se discrimina por producto, documento o tercero las unidades que fueron contabilizadas en la Nota de Entrada registrando el ingreso de productos al inventario, las que fueron cruzadas en forma parcial o total con la Factura de Compra y las que aun no tienen ningún cruce

¿Cuál es la Ruta para Generar Informes de Control Cruce Notas de Entrada? La ruta para generar los informes de Control Cruce Notas de Entrada es: Inventarios – Control Cruce Notas de Entrada y allí se despliega el menú con cada uno de los informes que genera el sistema en esta opción

¿Cuáles son los Informes de Control Cruce Notas Entrada que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Control Cruce Notas Entrada son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Pendiente por Producto Pantalla Pendiente por Producto Impreso Pendiente por Proveedor Pantalla Pendiente por Proveedor Impreso Auxiliar de Notas de Entrada Análisis Notas de Entrada Lista de Notas de Entrada Auxiliar de Notas de Entrada por Numero Análisis de Notas de Entrada

A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos:

1. Pendiente por Producto Pantalla: Consulta que permite conocer por cada uno de los productos el número de unidades contabilizadas en la Nota de Entrada, cuántas de esas unidades ya cruzaron con la Factura de Compra y cuantas están pendientes por cruzar.

Importante: El informe se genera sin corte de fecha, la búsqueda de productos se puede realizar por Código o Referencia de Fábrica y como datos adiciones refleja el Nit y Nombre del tercero por cada uno de los registros pendientes de cruce bien sea parcial o total

2. Pendiente por Producto Impreso: Informe que permite conocer por rango de productos el número de unidades contabilizadas en la Nota de entrada, cuántas de esas unidades ya cruzaron con la Factura de Compra y cuantas están pendientes de cruce. Se puede solicitar a nivel General o Detallado y enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel. a. General: Al momento de solicitar el informe a Nivel General adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado también reporta el Numero del Documento Tipo P - Factura de Compra que cruzo con la Nota de Entrada y su correspondiente fecha de elaboración

b. Detallado: Al momento de solicitar el informe a Nivel Detallado adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado también reporta el Tipo y Numero del Documento E - Nota de Entrada que registro el ingreso de los productos al inventario; de igual forma reporta la fecha de elaboración del documento

Importante: El informe se genera sin corte de fecha, la búsqueda de productos se puede realizar por Código o Referencia de Fábrica y como datos adiciones refleja el Nit y Nombre del tercero por cada uno de los registros pendientes de cruce bien sea parcial o total

3. Pendiente por Proveedor Pantalla: Consulta que permite conocer por cada uno de los Proveedores el número de unidades contabilizadas en la Nota de Entrada, cuántas de esas unidades ya cruzaron con la Factura de Compra y cuantas están pendientes de cruce.

Importante: El informe se genera sin corte de fecha, como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos que aun tienen saldos pendientes de cruce

4. Pendiente por Proveedor Impreso: Informe que permite conocer por rango de Proveedores (reflejando el Nit y la sucursal) el número de unidades contabilizadas en la Nota de Entrada, cuantas de esas unidades ya cruzaron con la Factura de Compra y cuantas están pendientes de cruce. Se puede solicitar a nivel General o Detallado y enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel a. General: Al momento de solicitar el informe a Nivel General adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado reporta el Tipo y Numero del Documento P - Factura de Compra que cruzo con la Nota de Entrada y su fecha de elaboración

b. Detallado: Al momento de solicitar el informe a Nivel Detallado adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado reporta el Tipo y Numero del Documento E - Nota de Entrada que registro el ingreso de los productos en el inventario al igual que la fecha de elaboración del documento

Importante: El informe se genera sin corte de fecha, como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos que aún tienen saldos pendientes de cruce

5. Auxiliar de Notas de Entrada: Informe que permite conocer por cada uno de los productos el número de unidades que ingresaron al inventario, cuántas de esas unidades ya cruzaron y cuantas están pendientes de cruce; adicional reporta el Tipo y Numero de Documento E – Nota de Entrada que registro el ingreso y Tipo y Numero de Documento P – Factura de Compra que registro el cruce. Se puede solicitar a nivel de Producto o de Documento y enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel. a. Producto: Al momento de solicitar el informe a Nivel de producto el sistema permite seleccionar su desea la información de Todos los Productos o solamente de aquellos que tienen cantidades pendientes por cruzar

Importante: Al momento de generar el listado este solicita un rango de fechas (Año – Mes – Día), un rango de productos y confirma si se desea tener en cuenta todas las Notas de Entrada o solo un Tipo de Documento E especifico; como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos al igual que el Nit y Nombre de los terceros que registran movimiento

b. Documento: Al momento de solicitar el informe a Nivel de Documento el sistema permite seleccionar si se requiere la información de Todos los Documentos o solamente de aquellos que tienen cantidades pendientes por cruzar

Importante: Al momento de generar el listado este solicita un rango de fechas (Año – Mes – Día) y confirma si se desea tener en cuenta todas las Notas de Entrada o solo un Tipo de Documento E especifico. Solicita confirmación si desea visualizar los documentos Tipo E que NO tienen cantidades pendientes por cruzar

6. Análisis Notas de Entrada: Informe que permite conocer de cada producto las unidades actuales, las que hacen falta cruzar o registrar en la Factura de Compras y una sumatoria de las unidades actuales más las pendientes de cruce. Este listado se puede solicitar Impreso o por Pantalla a. Impreso: Al momento de generar el informe el sistema permite seleccionar la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica; el listado se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel,

Importante: Al momento de generar el listado este solicita un rango de productos, una fecha de corte (Año – Mes – Día) y si desea tener en cuenta solo los productos Activos – Inactivos o Todos; como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos

b. Pantalla: Al momento de solicitar el informe el sistema permite seleccionar la forma de búsqueda de los productos si se hace a nivel Numérico o por Referencia de Fabrica

Importante: Al momento de visualizar la consulta este se genera producto por producto; como datos adiciones refleja los valores asignados a las 12 listas de precios, el stock mínimo y máximo y el tiempo de reposición; estos son datos definidos en el catálogo de productos.

Adicional utilizando el icono que se encuentra en la parte superior de la ventana, se puede consultar el saldo del producto por cada una de las bodegas que maneja la empresa

7. Lista de Notas de Entrada: Esta opción del menú, presenta tres opciones de selección y en cada una de ellas se obtiene información diferente; estas son:

a. General: Listado que permite conocer el consecutivo de todas las Notas de Entrada registradas en el sistema, discriminando por cada uno de ellas información como el número del documento, la fecha de elaboración, Nit y nombre del tercero que afecto cada documento al igual que el código y descripción del producto y las unidades contabilizadas en el Documento Tipo - E tengan o no cruce. Se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel,

Importante: Este reporte solo tiene en cuenta las unidades contabilizadas en la Nota de Entrada independiente si el documento tiene cruce parcial o total. b. Secuencia: Informe que lista a nivel general el consecutivo de las Notas de Entrada elaboradas en un periodo de tiempo determinado (Año – Mes y Día); adicional muestra el estado del cada uno de los documentos (Procesado – Anulado – Sin Grabar)

c. Mantenimiento: En esta opción el sistema permite eliminar o borrar las Notas de Entrada, se puede hacer en forma individual o de un rango de notas; es decir se puede realizar en bloque. Al ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana:

Clave: Allí se debe digitar la clave del administrador; la única autorizada para eliminar el registro de estos documentos. Importante: En caso de no digitar ninguna clave o asignar una diferente el sistema no permite continuar.

A continuación se habilita la siguiente pantalla:

Donde solicita año, rango de meses, tipo de comprobante (Notas de Entrada) y un número del consecutivo de comprobantes (puede ser un solo documento o un rango de documentos), luego el sistema genera un informe de los documentos que fueron borrados.

Importante: Por esta opción solo se pueden eliminar Notas de Entrada activas, tengan o no cruces parciales o totales; NO es posible borrar documentos que se encuentren anulados.

8. Auxiliar de Notas de Entrada por Numero: Informe que permite conocer el listado de Todas las Notas de Entrada contabilizadas en el sistema que NO tengan cruce con la Factura de Compra o que su cruce sea parcial o total; de igual también reporta datos del tercero y de los productos registrados en cada documento. Se puede generar de Todos los Documentos o solo de los Pendientes y se envía a Vista Preliminar, Impresión o Excel. a. Todos: Aquí se listan todas las Notas de Entrada registradas en el sistema estén cruzadas en forma parcial o total o NO tengan ningún tipo de cruce; incluye los datos del tercero y de los productos contabilizados en cada documento

Importante: Este listado trae datos adicionales como Nit, Nombre, Dirección, Teléfonos y Ciudad del tercero, también el código, descripción y referencia de fábrica da cada producto, entre otros

b. Pendientes: Aquí se listan todas las Notas de Entrada registradas en el sistema que no estén cruzadas o solamente tengan cruce parcial, incluye los datos del tercero y de los productos contabilizados en el documento

Importante: Este listado trae datos adicionales como Nit, Nombre, Dirección, Teléfonos y Ciudad del tercero, también el código, descripción y referencia de fábrica da cada producto, entre otros

9. Análisis de Notas de Entrada: Informe que permite dos opciones de consulta como se visualiza en el siguiente recuadro:

Cada una de ellas solicita datos diferentes al momento de su generación; su finalidad es informar de manera independiente cuales son las Notas de Entrada que tienen cruces parciales, cuáles han sido cruzadas totalmente y cuáles no tienen ningún cruce. En cualquiera de las dos opciones se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel a. Por rango de fechas de Entrega: Al marcar esta opción el sistema muestra todas las Notas de Entrada contabilizadas en el sistema y discrimina las cantidades compradas, las cantidades cruzadas y el saldo de las unidades pendientes por cruzar

Importante: Este listado trae datos adicionales como Nit, Nombre del tercero, también el código y descripción de cada producto, entre otros. Para la generación del informe el sistema solicita el rango de fechas (Año – Mes y Día) y si el informe se requiere de todos los documentos Tipo E que maneje la empresa o de alguno especifico

b. Tipo de Entregas: Al marcar esta opción el sistema despliega el combo de selección:

•

Parciales: Se genera un informe de todas las Notas de Entradas elaboradas en un periodo de tiempo determinado y que tengan solamente cruces parciales con la Factura de Compra

•

Completas: Se genera un informe de todas las Notas de Entradas elaboradas en un periodo de tiempo determinado y que tengan cruce total de las unidades con la Factura de Compra

•

Vencidos de la fechas pactada: Se genera un informe de todas las Notas de Entradas elaboradas y que NO tienen cruce parcial o total de las unidades

INFORMES DE CONTROL CRUCE NOTAS REMISIÓN ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Control Cruce Notas Remisión? La funcionalidad de los Informes de Control Cruce Notas Remisión es presentar listados donde se discrimina por producto, documento o tercero las unidades que fueron contabilizadas en la Nota de Remisión registrando la salida de productos del inventario, las que fueron cruzadas en forma parcial o total con la Factura de Venta y las que aún no tienen ningún cruce

¿Cuál es la Ruta para Generar Informes de Control Cruce Notas de Remisión? La ruta para generar los informes de Control Cruce Notas de Remisión es: Inventarios – Control Cruce Notas de Remisión y allí se despliega el menú con cada uno de los informes que genera el sistema en esta opción

¿Cuáles son los Informes de Control Cruce Notas Remisión que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Control Cruce Notas Remisión son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Pendiente por Producto Pantalla Pendiente por Producto Impreso Pendiente por Cliente Pantalla Pendiente por Cliente Impreso Auxiliar de Notas de Remisión Análisis Notas de Remisión Lista de Notas de Remisión Auxiliar de Remisiones por Numero Análisis de Remisiones

A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos:

1. Pendiente por Producto Pantalla: Consulta que permite conocer por cada uno de los productos el número de unidades contabilizadas en la Nota de Remisión, cuántas de esas unidades ya cruzaron con la Factura de Venta y cuantas están pendientes por cruzar.

Importante: El informe se genera sin corte de fecha, la búsqueda de productos se puede realizar por Código o Referencia de Fábrica y como datos adiciones refleja el Nit y Nombre del tercero por cada uno de los registros pendientes de cruce bien sea parcial o total

2. Pendiente por Producto Impreso: Informe que permite conocer por rango de productos el número de unidades contabilizadas en la Nota de Remisión, cuántas de esas unidades ya cruzaron con la Factura de Venta y cuantas están pendientes de cruce. Se puede solicitar a nivel General o Detallado y enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel. a. General: Al momento de solicitar el informe a Nivel General adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado también reporta el Numero del

Documento Tipo F - Factura de Venta que cruzo con la Nota de Remisión y su correspondiente fecha de elaboración

b. Detallado: Al momento de solicitar el informe a Nivel Detallado adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado también reporta el Tipo y Numero del Documento S - Nota de Remisión que registro la salida de los productos del inventario; de igual forma reporta la fecha de elaboración del documento

Importante: El informe se genera sin corte de fecha, la búsqueda de productos se puede realizar por Código o Referencia de Fábrica y como datos adiciones refleja el Nit y Nombre del tercero por cada uno de los registros pendientes de cruce bien sea parcial o total

3. Pendiente por Cliente Pantalla: Consulta que permite conocer por cada uno de los Clientes el número de unidades contabilizadas en la Nota de Remisión, cuántas de esas unidades ya cruzaron con la Factura de Venta y cuantas están pendientes de cruce.

Importante: El informe se genera sin corte de fecha, como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos que aún tienen saldos pendientes de cruce

4. Pendiente por Cliente Impreso: Informe que permite conocer por rango de Clientes (reflejando el Nit y la sucursal) el número de unidades contabilizadas en la Nota de Remisión, cuántas de esas unidades ya cruzaron con la Factura de Venta y cuantas están pendientes de cruce. Se puede solicitar a nivel General o Detallado y enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel a. General: Al momento de solicitar el informe a Nivel General adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado reporta el Tipo y Numero del Documento F - Factura de Venta que cruzo con la Nota de Remisión y su fecha de elaboración

b. Detallado: Al momento de solicitar el informe a Nivel Detallado adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado reporta el Tipo y Numero del Documento S - Nota de Remisión que registro la salida de los productos en el inventario al igual que la fecha de elaboración del documento

Importante: El informe se genera sin corte de fecha, como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos que aun tienen saldos pendientes de cruce

5. Auxiliar de Notas de Remisión: Informe que permite conocer por cada uno de los productos el número de unidades que salieron del inventario, cuántas de esas unidades ya cruzaron y cuantas están pendientes de cruce; adicional reporta el Tipo y Numero de Documento S – Nota de Remisión que registro la salida y Tipo y Numero de Documento F – Factura de Venta que registro el cruce. Se puede solicitar a nivel de Producto o de Documento y enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel. a. Producto: Al momento de solicitar el informe a Nivel de producto el sistema permite seleccionar su desea la información de Todos los Productos o solamente de aquellos que tienen cantidades pendientes por cruzar

Importante: Al momento de generar el listado este solicita un rango de fechas (Año – Mes – Día), un rango de productos y confirma si se desea tener en cuenta todas las Notas de Remisión o solo un Tipo de Documento S especifico; como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos al igual que el Nit y Nombre de los terceros que registran movimiento

b. Documento: Al momento de solicitar el informe a Nivel de Documento el sistema permite seleccionar si se requiere la información de Todos los

Documentos o solamente de aquellos que tienen cantidades pendientes por cruzar

Importante: Al momento de generar el listado este solicita un rango de fechas (Año – Mes – Día) y confirma si se desea tener en cuenta todas las Notas de Remisión o solo un Tipo de Documento S especifico. Solicita confirmación si desea visualizar los documentos Tipo S que NO tienen cantidades pendientes por cruzar

6. Análisis Notas de Remisión: Informe que permite conocer de cada producto las unidades actuales, las que hacen falta cruzar o registrar en la Factura de Venta y una sumatoria de las unidades actuales más las pendientes de cruce. Este listado se puede solicitar Impreso o por Pantalla a. Impreso: Al momento de generar el informe el sistema permite seleccionar la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica; el listado se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel.

Importante: Al momento de generar el listado este solicita un rango de productos, una fecha de corte (Año – Mes – Día) y si desea tener en cuenta solo los productos Activos – Inactivos o Todos; como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos

b. Pantalla: Al momento de solicitar el informe el sistema permite seleccionar la forma de búsqueda de los productos si se hace a nivel Numérico o por Referencia de Fabrica

Importante: Al momento de visualizar la consulta este se genera producto por producto; como datos adiciones refleja los valores asignados a las 12 listas de precios, el stock mínimo y máximo y el tiempo de reposición; estos son datos definidos en el catálogo de productos.

Adicional utilizando el icono que se encuentra en la parte superior de la ventana, se puede consultar el saldo del producto por cada una de las bodegas que maneja la empresa

7. Lista de Notas de Remisión: Esta opción del menú, presenta tres opciones de selección y en cada una de ellas se obtiene información diferente; estas son:

a. General: Listado que permite conocer el consecutivo de todas las Notas de Remisión registradas en el sistema, discriminando por cada uno de ellas información como el número del documento, la fecha de elaboración, Nit y nombre del tercero que afecto cada documento al igual que el código y descripción del producto y las unidades contabilizadas en el Documento Tipo - S tengan o no cruce. Se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel.

Importante: Este reporte solo tiene en cuenta las unidades contabilizadas en la Nota de Remisión independiente si el documento tiene cruce parcial o total.

b. Secuencia: Informe que lista a nivel general el consecutivo de las Notas de Remisión elaboradas en un periodo de tiempo determinado (Año – Mes y Día); adicional muestra el estado del cada uno de los documentos (Procesado – Anulado – Sin Grabar)

c. Mantenimiento: En esta opción el sistema permite eliminar o borrar las Notas de Remisión, se puede hacer en forma individual o de un rango de notas; es decir se puede realizar en bloque. Al ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana:

Clave: Allí se debe digitar la clave del administrador; la única autorizada para eliminar el registro de estos documentos. Importante: En caso de no digitar ninguna clave o asignar una diferente el sistema no permite continuar.

A continuación se habilita la siguiente pantalla:

Donde solicita año, rango de meses, tipo de comprobante (Notas de Remisión) y un numero del consecutivo de comprobantes (puede ser un solo documento o un rango de documentos), luego el sistema genera un informe de los documentos que fueron borrados.

Importante: Por esta opción solo se pueden eliminar Notas de Remisión activas, tengan o no cruces parciales o totales; NO es posible borrar documentos que se encuentren anulados.

8. Auxiliar de Remisiones por Numero: Informe que permite conocer el listado de Todas las Notas de Remisión contabilizadas en el sistema que NO tengan cruce con la Factura de Venta o que su cruce sea parcial o total; de igual también reporta datos del tercero y de los productos registrados en cada documento. Se puede generar de Todos los Documentos o solo de los Pendientes y se envía a Vista Preliminar, Impresión o Excel. a. Todos: Aquí se listan todas las Notas de Remisión registradas en el sistema estén cruzadas en forma parcial o total o NO tengan ningún tipo de cruce; incluye los datos del tercero y de los productos contabilizados en cada documento

Importante: Este listado trae datos adicionales como Nit, Nombre, Dirección, Teléfonos y Ciudad del tercero, también el código, descripción y referencia de fábrica da cada producto, entre otros b. Pendientes: Aquí se listan todas las Notas de Remisión registradas en el sistema que no estén cruzadas o solamente tengan cruce parcial, incluye los datos del tercero y de los productos contabilizados en el documento

Importante: Este listado trae datos adicionales como Nit, Nombre, Dirección, Teléfonos y Ciudad del tercero, también el código, descripción y referencia de fábrica da cada producto, entre otros

9. Análisis de Remisión: Informe que permite dos opciones de consulta como se visualiza en el siguiente recuadro:

Cada una de ellas solicita datos diferentes al momento de su generación; su finalidad es informar de manera independiente cuales son las Notas de Remisión que tienen cruces parciales, cuáles han sido cruzadas totalmente y cuáles no tienen ningún cruce. En cualquiera de las dos opciones se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel a. Por rango de fechas de Entrega: Al marcar esta opción el sistema muestra todas las Notas de Remisión contabilizadas en el sistema y discrimina las cantidades vendidas, las cantidades cruzadas y el saldo de las unidades pendientes por cruzar

Importante: Este listado trae datos adicionales como Nit, Nombre del tercero, también el código y descripción de cada producto, entre otros. Para la generación del informe el sistema solicita el rango de fechas (Año – Mes y Día) y si el informe se requiere de todos los documentos Tipo S que maneje la empresa o de alguno especifico

b. Tipo de Entregas: Al marcar esta opción el sistema despliega el combo de selección:

•

Parciales: Se genera un informe de todas las Notas de Remisión elaboradas en un periodo de tiempo determinado y que tengan solamente cruces parciales con la Factura de Venta

•

Completas: Se genera un informe de todas las Notas de Remisión elaboradas en un periodo de tiempo determinado y que tengan cruce total de las unidades con la Factura de Venta

•

Vencidos de la fechas pactada: Se genera un informe de todas las Notas de Remisión elaboradas y que NO tienen cruce parcial o total de las unidades

INFORMES DE CONTROL CRUCE FACTURAS DE VENTA ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Control Cruce Facturas de Venta? La funcionalidad de los Informes de Control Cruce Facturas de Venta es presentar listados donde se discrimina por producto, documento o tercero las unidades que fueron contabilizadas en la Factura de Venta y luego este documento fue cruzado con la Nota de Remisión, permitiendo registrar la salida de productos del inventario, las que fueron cruzadas en forma parcial o total con la Nota de Remisión y las que aún no tienen ningún cruce Importante: Los informes de Control Cruce Facturas de Venta, solo se generan si la empresa utiliza la funcionalidad de Cruzar la Factura de Venta con la Remisión; es decir primero se debe elaborar el documento Tipo – F (Factura de Venta) y luego este debe ser cruzado por el documento Tipo – S (Nota de Remisión)

¿Cuál es la Ruta para Generar Informes de Control Cruce Facturas de Venta? La ruta para generar los informes de Control Cruce Facturas de Venta es: Inventarios – Control Cruce Facturas de Venta y allí se despliega el menú con cada uno de los informes que genera el sistema en esta opción

¿Cuáles son los Informes de Control Cruce Facturas de Venta que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Control Cruce Facturas de Venta son: 1. Pendiente por Producto Pantalla 2. Pendiente por Producto Impreso 3. Pendiente por Cliente Pantalla 4. Pendiente por Cliente Impreso 5. Auxiliar de Facturas de Venta 6. Análisis de Facturas de Venta 7. Lista de Facturas de Venta 8. Auxiliar de Facturas de Venta por Numero 9. Análisis por Fechas o Tipos de Entrega A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos:

1. Pendiente por Producto Pantalla: Consulta que permite conocer por cada uno de los productos el número de unidades contabilizadas en la Factura de Venta, cuántas de esas unidades ya cruzaron con la Nota de Remisión y cuantas están pendientes por cruzar.

Importante: El informe se genera sin corte de fecha, la búsqueda de productos se puede realizar por Código o Referencia de Fábrica y como datos adiciones refleja el Nit y Nombre del tercero por cada uno de los registros pendientes de cruce bien sea parcial o total

2. Pendientes por Producto Impreso: Informe que permite conocer por rango de productos el número de unidades contabilizadas en la Factura de Venta, cuántas de esas unidades ya cruzaron con la Nota de Remisión y cuantas están pendientes de cruce. Se puede solicitar a nivel General o Detallado y enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel. a. General: Al momento de solicitar el informe a Nivel General adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado también reporta el Numero del Documento Tipo S – Nota de Remisión con que cruzo Factura de Venta y su correspondiente fecha de elaboración

b. Detallado: Al momento de solicitar el informe a Nivel Detallado adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado también reporta el Tipo y Numero del Documento F – Factura de venta que registro la salida de los productos del inventario; de igual forma reporta la fecha de elaboración del documento

Importante: El informe se genera sin corte de fecha, la búsqueda de productos se puede realizar por Código o Referencia de Fábrica y como datos adiciones refleja el Nit y Nombre del tercero por cada uno de los registros pendientes de cruce bien sea parcial o total

3. Pendiente por Cliente Pantalla: Consulta que permite conocer por cada uno de los Clientes el número de unidades contabilizadas en la Factura de Venta, cuántas de esas unidades ya cruzaron con la Nota de Remisión y cuantas están pendientes de cruce.

Importante: El informe se genera sin corte de fecha, como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos que aún tienen saldos pendientes de cruce

4. Pendiente por Cliente Impreso: Informe que permite conocer por rango de Clientes (reflejando el Nit y la sucursal) el número de unidades contabilizadas en la Factura de Venta, cuántas de esas unidades ya cruzaron con la Nota de Remisión y cuantas están pendientes de cruce. Se puede solicitar a nivel General o Detallado y enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel

a. General: Al momento de solicitar el informe a Nivel General adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado reporta el Tipo y Numero del Documento S - Nota de Remisión que cruzo con la Factura de Venta y su fecha de elaboración

b. Detallado: Al momento de solicitar el informe a Nivel Detallado adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado reporta el Tipo y Numero del Documento F – Factura de Venta que registro la salida de los productos en el inventario al igual que la fecha de elaboración del documento

Importante: El informe se genera sin corte de fecha, como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos que aun tienen saldos pendientes de cruce

5. Auxiliar de Facturas de Venta: Informe que permite conocer por cada uno de los productos el número de unidades que salieron del inventario, cuantas de esas unidades ya cruzaron y cuantas están pendientes de cruce; adicional reporta el Tipo y Numero de Documento S – Nota de Remisión que registro la salida y Tipo y Numero de Documento F – Factura de Venta que registro el cruce. Se puede solicitar a nivel de Producto o de Documento y enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel. a. Producto: Al momento de solicitar el informe a Nivel de producto el sistema permite seleccionar su desea la información de Todos los Productos o solamente de aquellos que tienen cantidades pendientes por cruzar

Importante: Al momento de generar el listado este solicita un rango de fechas (Año – Mes – Día), un rango de productos y confirma cuales Tipos de Documentos (Factura de Venta) se desean tener en cuenta; como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos al igual que el Nit y Nombre de los terceros que registran movimiento

b. Documento: Al momento de solicitar el informe a Nivel de Documento el sistema permite seleccionar si se requiere la información de Todos los Documentos o solamente de aquellos que tienen cantidades pendientes por cruzar

Importante: Al momento de generar el listado este solicita un rango de fechas (Año – Mes – Día) y confirma cuales Tipos de Documentos (Factura de Venta) se desean tener en cuenta.

6. Análisis de Facturas de Venta: Informe que permite conocer de cada producto las unidades actuales, las que hacen falta cruzar o registrar en la Nota de Remisión y una sumatoria de las unidades actuales más las pendientes de cruce. Este listado se puede solicitar Impreso o por Pantalla: a. Impreso: Al momento de generar el informe el sistema permite seleccionar la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica; el listado se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel,

Importante: Al momento de generar el listado este solicita un rango de productos, una fecha de corte (Año – Mes – Día) y si desea tener en cuenta solo los productos Activos – Inactivos o Todos; como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos b. Pantalla: Al momento de solicitar el informe el sistema permite seleccionar la forma de búsqueda de los productos si se hace a nivel Numérico o por Referencia de Fabrica

Importante: Al momento de visualizar la consulta este se genera producto por producto; como datos adiciones refleja los valores asignados a las 12 listas de precios, el stock mínimo y máximo y el tiempo de reposición; estos son datos definidos en el catálogo de productos.

Adicional utilizando el icono que se encuentra en la parte superior de la ventana, se puede consultar el saldo del producto por cada una de las bodegas que maneja la empresa

7. Lista de Facturas de Venta: Esta opción del menú, presenta tres opciones de selección y en cada una de ellas se obtiene información diferente; estas son:

a. General: Listado que permite conocer el consecutivo de todas las Facturas de Ventas registradas en el sistema después de marcar en la definición del documento que este factura será cruzada con por la Nota de Remisión, discriminando por cada uno de ellas información como el número del documento, la fecha de elaboración, Nit y nombre del tercero que afecto cada documento al igual que el código y descripción del producto y las unidades contabilizadas en el Documento Tipo - F tengan o no cruce. Se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel.

Importante: Este reporte solo tiene en cuenta las unidades contabilizadas en la Factura de Venta independiente si el documento tiene cruce parcial o total con la Nota de Remisión. b. Secuencia: Informe que lista a nivel general el consecutivo de las Facturas de Venta elaboradas en un periodo de tiempo determinado (Año – Mes y Día) después de marcar en la definición del documento que esta factura será cruzada por la Nota de Remisión; adicional muestra el estado del cada uno de los documentos (Procesado – Anulado – Sin Grabar)

c. Mantenimiento: En esta opción el sistema permite eliminar o borrar las Facturas de Venta, se puede hacer en forma individual o de un rango de ellas; es decir se puede realizar en bloque. Al ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana:

Clave: Allí se debe digitar la clave del administrador; la única autorizada para eliminar el registro de estos documentos. Importante: En caso de no digitar ninguna clave o asignar una diferente el sistema no permite continuar.

A continuación se habilita la siguiente pantalla:

Donde solicita año, rango de meses, tipo de comprobante (Factura de Venta) y un número del consecutivo de comprobantes (puede ser un solo documento o un rango de documentos), luego el sistema genera un informe de los documentos que fueron borrados. Importante: Por esta opción solo se pueden eliminar las facturas de ventas que hayan sido elaboradas después de marcar en la definición del documento que esta factura será cruzada por la Nota de Remisión

Importante: Por esta opción solo se pueden eliminar Facturas de Ventas, tengan o no cruces parciales o totales; NO es posible borrar documentos que se encuentren anulados.

8. Auxiliar de Facturas de Venta por Numero: Informe que permite conocer el listado de Todas las Facturas de Venta contabilizadas en el sistema que estén pendientes de cruce por la Nota de Remisión o que su cruce sea parcial o total; de igual también reporta datos del tercero y de los productos registrados en cada documento. Se puede generar de Todos los Documentos o solo de los Pendientes y se envía a Vista Preliminar, Impresión o Excel. a. Todos: Aquí se listan todas las Facturas de Venta registradas en el sistema estén cruzadas en forma parcial o total o NO tengan ningún tipo de cruce; incluye los datos del tercero y de los productos contabilizados en cada documento

Importante: Este listado trae datos adicionales como Nit, Nombre, Dirección, Teléfonos y Ciudad del tercero, también el código, descripción y referencia de fábrica da cada producto, entre otros b. Pendientes: Aquí se listan todas las Facturas de Venta registradas en el sistema que no estén cruzadas o solamente tengan cruce parcial, incluye los datos del tercero y de los productos contabilizados en el documento

Importante: Este listado trae datos adicionales como Nit, Nombre, Dirección, Teléfonos y Ciudad del tercero, también el código, descripción y referencia de fábrica da cada producto, entre otros

9. Análisis por Fechas o Tipos de Entrega: Informe que permite dos opciones de consulta como se visualiza en el siguiente recuadro:

Cada una de ellas solicita datos diferentes al momento de su generación; su finalidad es informar de manera independiente cuales son las Facturas de Venta que tienen cruces parciales, cuáles han sido cruzadas totalmente y cuáles no tienen ningún cruce. En cualquiera de las dos opciones se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel a. Por rango de fechas de Entrega: Al marcar esta opción el sistema muestra todas las Facturas de Venta contabilizadas en el sistema y discrimina las cantidades vendidas, las cantidades cruzadas y el saldo de las unidades pendientes por cruzar

Importante: Este listado trae datos adicionales como Nit, Nombre del tercero, también el código y descripción de cada producto, entre otros. Para la generación del informe el sistema solicita el rango de fechas (Año – Mes y Día) y si el informe se requiere de todos los documentos Tipo S que maneje la empresa o de alguno especifico

b. Tipo de Entregas: Al marcar esta opción el sistema despliega el combo de selección:

•

Parciales: Se genera un informe de todas las Facturas de Venta elaboradas en un periodo de tiempo determinado y que tengan solamente cruces parciales con la Nota de Remisión

•

Completas: Se genera un informe de todas las Facturas de Venta elaboradas en un periodo de tiempo determinado y que tengan cruce total de las unidades con la Nota de Remisión

•

Vencidos de la fechas pactada: Se genera un informe de todas las Facturas de venta elaboradas y que NO tienen cruce parcial o total de las unidades