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Normas Internacionales (NIIF)

Cartilla

Tabla de Contenido 1. Presentación 2. ¿Qué son las Normas Internacionales (NIIF)? 3. ¿Cuáles son los Pasos a Tener en Cuenta Para Manejar Normas Internacionales (NIIF) en SIIGO? 4. ¿Cómo se Ejecuta en SIIGO la Funcionalidad de Normas Internacionales (NIIF)? 5. ¿Cuáles son los Catálogos de Parámetros que Tienen Modificaciones para Ejecutar la Norma Internacional (NIIF)? 5.1 Catálogo de cuentas contables 5.2 Catálogo de terceros 5.3 Catálogo de centros de costo 5.4 Catálogo de vendedores 5.5 Catálogo de bodegas 5.6 Registro de monedas 5.7 Tablas de Inventario 5.8 Catálogo de Productos 5.9 Apertura Grandes Grupos de Activos 5.10 Línea de Agrupación de Activos Fijos 5.11 Grupos de Activos (Tablas de Activos Fijos) 5.12 Catálogo de Activos 5.13 Definición de Documentos 6. ¿Cómo se Realiza la Actualización o Contabilización de Documentos? 7. ¿Cómo se Sugiere en SIIGO Realizar el Ajuste de Inventarios a Valor Neto de realización? 8. ¿Cómo Calcular el Valor Neto de Realización del Inventario? 9. ¿Cómo SIIGO Calcula la Re expresión de Activos Fijos a Valor Razonable? 10. ¿Cómo SIIGO Ejecuta el Proceso de Depreciación Bajo NIIF? 11.¿Cuáles son las Interfaces que se Pueden Subir a SIIGO en NIIF? 12.¿Cuál es la Estructura que Deben Tener las Interfaces para Subir Información en NIIF? 13.Aspectos Generales a Tener en Cuenta al Manejar NIIF

Presentación El presente documento ofrece una guía sobre el proceso de instalación y aplicación de las Normas Internaciones (NIIF) en SIIGO

NORMAS INTERNACIONALES (NIIF) ¿Qué son las Normas Internacionales (NIIF)? Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), también son conocidas por sus siglas en inglés como (IFRS), International Financial Reporting Standard, son unas normas contables adoptadas por el IASB. Estas normas constituyen los Estándares Internacionales o normas internacionales en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual Contable, ya que en ellas la Contabilidad se unifica para lograr ser aceptable en el mundo; estas normas a su vez orientan la información financiera de las entidades a nivel internacional, permitiendo reflejar en forma adecuada y oportuna hechos económicos en un determinado periodo de tiempo.

¿Cuáles son los Pasos a Tener en Cuenta Para Manejar Normas Internacionales (NIIF) en SIIGO? Para manejar Normas Internacionales en SIIGO se deben tener en cuenta los siguientes pasos: 1. El programa se debe encontrar instalado y actualizado en versión 8.1; esto se puede confirmar ingresando al programa, a la pestaña Ayuda – Acerca de… que se encuentra en la parte superior, allí se habilita un recuadro informando la versión del programa

2. Se debe instalar el Modulo de NIIF o Normas Internacionales, para ello se deben realizar los siguientes pasos: a. Se debe ingresar al directorio de programas, es decir, a SIIGO Windows el cual se encuentra en la siguiente ruta:

 Para Windows 32 bits  Si el sistema operativo de la maquina está en español, la ruta del directorio de programas es: [Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows  Si el sistema operativo de la maquina está en ingles la ruta del directorio de programas es: [Unidad]:\Program Files\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows

 Para Windows 64 bits  Si el sistema operativo de la maquina está en español, la ruta del directorio de programas es: [Unidad]:\Archivo de Programas(x86)\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows  Si el sistema operativo de la maquina está en ingles la ruta del directorio de programas es: [Unidad]:\Program Files(x86)\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows

b. En el directorio de programas se debe buscar el archivo instalador de módulos llamado INSESP.exe

c. Se debe ejecutar el archivo, para ello se debe dar doble clic sobre él, con ello el sistema habilitara la siguiente ventana:

d. En esta se debe seleccionar la empresa en la cual se instalara y luego se debe seleccionar la opción para la instalación del módulo de normas internacionales llamada NIIF

e. A continuación se presenta un mensaje informativo de instalación del módulo y realizando una pregunta la cual se debe responder de forma afirmativa.

f.

Al responder en forma afirmativa, el sistema solicita la fecha de instalación del modulo

g. El sistema por defecto muestra la fecha con que se realizó el ultimo ingreso al programa para esa empresa, la cual se puede confirmar o modificar, luego el sistema genera la pregunta para realizar la homologación de saldos iníciales

h. Al responder en forma afirmativa el sistema solicita la confirmación de instalación del modulo

i.

Al responder en forma afirmativa, el sistema empieza a generar la instalación del modulo Importante: Al seleccionar la casilla de No, se cancela el proceso de instalación y no se habilita la opción de NIIF en el programa.

j.

Luego el sistema genera el mensaje de terminación del proceso de instalación del modulo

Importante: El proceso de instalación duplica los archivos conservando las mismas propiedades de los archivos originales Estos nuevos archivos se diferencian de los originales porque el sistema les cambia la letra Z por la letra N al nombre actual Ejemplo El Z03AAAA el sistema lo duplica como N03AAAA

k. Por último el sistema presenta un mensaje informativo del proceso a seguir

3. A continuación se procede a ingresar a la empresa en la cual se le instalo el módulo de NIIF, con este proceso el sistema reorganiza el menú para visualizar el nuevo módulo instalado

Importante: Se recomienda que el primer ingreso al programa después de instalar el módulo de NIIF se realice con clave de Administrador 4. Al momento de ingresar al sistema, la opción de NIIF se visualizara como un módulo complementario

¿Cómo se Ejecuta en SIIGO la Funcionalidad de Normas Internacionales (NIIF)? Después de realizada la instalación del Módulo de Normas Internacionales NIIF, es posible seleccionar el tipo de ejecución o forma en la cual se desea trabajar, esta marcación se puede realizar de tres formas:

1. Primera Forma: En la parte superior del menú se visualiza una nueva pestaña para seleccionar el tipo de ejecución o forma en la cual se desea trabajar, si con NIIF o sin ellas

• NIIF Activo: Bajo esta ejecución se realizaran procesos propios de la norma internacional

Importante: En esta opción el sistema realiza la lectura de los archivos N??aaaa generados al momento de la instalación en el directorio de la empresa, donde ?? Corresponde al número del archivo y aaaa corresponde al año de información

•

NIIF Inactivo: Bajo esta ejecución el programa continúa con el comportamiento normal. Importante: En esta opción el sistema realiza la lectura de los archivos Z??aaaa que se encuentran en el directorio de la empresa, donde ?? Corresponde al número del archivo y aaaa corresponde al año de información

2. Segunda Forma: El cambio de ejecución también se puede realizar por la ruta: Administración - Selección de Ejecución Normal - NIIF

Donde se habilita la siguiente ventana para seleccionar el modo de ejecución

Importante: Al seleccionar el cambio el programa muestra en la parte superior del menú el cambio realizado

3. Tercera Forma: El cambio de ejecución también se puede realizar por la ruta: NIIF – Parámetros – Selección Ejecución Normal NIIF

Donde se habilita la siguiente ventana para seleccionar el modo de ejecución

Importante: Al seleccionar el cambio el programa muestra en la parte superior del menú el cambio realizado

¿Cuáles son los Catálogos de Parámetros que Tienen Modificaciones para Ejecutar la Norma Internacional (NIIF)? Importante: Los catálogos se crean o modifican estando en ejecución local, no en NIIF

Con la implementación de las Normas Internacionales (NIIF), el sistema controla la creación y modificación de los siguientes parámetros o catálogos: 1. Catálogo de cuentas contables 2. Catálogo de terceros 3. Catálogo de centros de costo 4. Catálogo de vendedores 5. Catálogo de bodegas 6. Registro de monedas 7. Tablas de Inventario 8. Catálogo de Productos 9. Apertura Grandes Grupos de Activos 10. Línea de Agrupación de Activos Fijos 11. Grupos de Activos (Tablas de Activos Fijos) 12. Catálogo de Activos 13. Definición de Documentos Los cuales se describen a continuación:

1. Catálogo de Cuentas Contables: Para el catálogo de cuentas contables el sistema tendrá el siguiente comportamiento: •

En ejecución local el sistema permitirá consultar, crear o realizar modificaciones de las cuentas contables.

•

En ejecución NIIF, el sistema solo permite repasar la cuenta y no se habilitan campos para realizar modificaciones, pero al momento de tratar de crear una cuenta el sistema presenta el siguiente mensaje:

•

Inicialmente el sistema trae el mismo código contable en NIIF que en ejecución local, de igual forma es posible asociar un código diferente, esto se realiza al momento de repasar la cuenta contable

Importante: El cambiar la cuenta NIIF, el sistema lo tendrá en cuenta desde el momento en que se realice la modificación hacia adelante, el cambio no es retroactivo, es decir, no modifica la información (contabilización) en días o periodos anteriores

•

Si en NIIF se tiene que manejar una cuenta contable específica, esta se debe crear desde la ejecución Local

•

Al momento de crear una cuenta contable o modificar alguna de sus características, el sistema realiza el proceso en forma automática tanto en el catálogo de ejecución local como de ejecución NIIF.

•

Al estar en ejecución en NIIF o Local e ingresar por la ruta: NIIF – Parámetros – Equivalencia Cuentas Origen – NIIF

Se ingresa al catálogo de equivalencias de cuentas contables, en donde para cada cuenta local el sistema refleja la cuenta equivalente en NIIF y es posible realizar modificaciones en ellas.

2. Catálogo de Terceros Para el catálogo de terceros el sistema tendrá el siguiente comportamiento: •

En ejecución local el sistema permitirá consultar, crear o realizar modificaciones de los terceros.

•

En ejecución NIIF, el sistema solo permite repasar los terceros y no se habilitan campos para realizar modificaciones, al momento de tratar de crear un tercero el sistema presenta el siguiente mensaje:

•

Si en NIIF se tiene que manejar un tercero especifico, este se debe crear desde la ejecución Local

•

Al momento de crear un tercero o modificar alguna de sus características, el sistema realiza el proceso en forma automática tanto en el catálogo de ejecución local como de ejecución NIIF.

3. Catálogo de Centros de Costo Para el catálogo de centros de costo el sistema tendrá el siguiente comportamiento: •

En ejecución local el sistema permitirá consultar, crear o realizar modificaciones de los centros y subcentros de costos.

•

En ejecución NIIF, el sistema solo permite generar un informe de los centros y subcentros de costos creados, al momento de ingresar a crear uno el sistema presenta el siguiente mensaje:

•

Si en NIIF se tiene que manejar un centro y/o subcentro de costos especifico, este se debe crear desde la ejecución Local

•

Al momento de crear o modificar alguna característica del centro y/o subcentro de costo, el sistema realiza el proceso en forma automática tanto en el catálogo de ejecución local como de ejecución NIIF.

4. Catálogo de Vendedores: Para el catálogo de vendedores el sistema tendrá el siguiente comportamiento: •

En ejecución local el sistema permitirá consultar, crear o realizar modificaciones de los vendedores.

•

En ejecución NIIF, el sistema solo permite consultar los vendedores y al momento de tratar de crear uno el sistema presenta el siguiente mensaje:

•

Si en NIIF se tiene que manejar un vendedor especifico, este se debe crear desde la ejecución Local

•

Al momento de crear un vendedor o modificar alguna de sus características, el sistema realiza el proceso en forma automática tanto en el catálogo de ejecución local como de ejecución NIIF.

5. Catálogo de Bodegas: Para el catálogo de bodegas el sistema tendrá el siguiente comportamiento: •

En ejecución local el sistema permitirá consultar, crear o realizar modificaciones de las bodegas y ubicaciones.

•

En ejecución NIIF, el sistema solo permite generar un informe de las bodegas y ubicaciones, al momento de ingresar a crear una el sistema presenta el siguiente mensaje:

•

Si en NIIF se tiene que manejar una bodega y/o ubicación específica, esta se debe crear desde la ejecución Local

•

Al momento de crear o modificar alguna característica las bodegas y/o ubicaciones, el sistema realiza el proceso en forma automática tanto en el catálogo de ejecución local como de ejecución NIIF.

6. Registro de Monedas: Para el registro de monedas el sistema tendrá el siguiente comportamiento: •

En ejecución local el sistema permitirá consultar, crear o realizar modificaciones del registro de monedas.

•

En ejecución NIIF, el sistema solo permite generar un informe de las monedas creadas por la ruta: Parametrización – Impresión de Parámetros

7. Tablas de Inventario En las tablas de inventario el sistema tendrá el siguiente comportamiento: •

SIIGO solo manejara costo Promedio Ponderado Importante: SIIGO no maneja los sistemas: • •

•

Primeros en Entrar Primeros en Salir – PEPS; comúnmente conocido como FIFO (First In, First Out) Últimos en Entrar Primeros en Salir – UEPS; comúnmente conocido como LIFO (Last In, First Out),

Estando únicamente en ejecución NIIF, al momento de ingresar por la ruta: Inventarios – Catálogos – Apertura de Líneas y Grupos

Al llamar la línea y el grupo de inventarios, se habilita un recuadro que permite seleccionar si se realizara el Ajuste a Valor Neto de Realización

En caso de seleccionar el campo, se deben digitar o realizar la búsqueda de las cuentas contables en las cuales se realizara la contabilización del ajuste, para ello se utiliza el icono de los binoculares Importante: Las cuentas contables que aquí se asignan no deben tener detalle por cobrar o pagar, no deben estar marcadas como retención, asociadas a tablas de activos fijos ni a otros campos de las tablas de inventario •

Las cuentas contables (Inventarios, Costos, Ventas, Devoluciones) solo pueden ser consultadas, estas no se pueden modificar

8. Catálogo de Productos: En el catálogo de productos el sistema tendrá el siguiente comportamiento: •

Al momento de estar trabajando en ejecución NIIF e ingresar por la ruta: Inventarios – Catálogos – Apertura Productos

Y seleccionar cada uno de los productos, el sistema presenta un campo adicional llamado “Valor Neto Realización”, en el cual se debe digitar este Valor de acuerdo a los cálculos realizados por la empresa

•

En ejecución local el sistema permitirá consultar, crear o realizar modificaciones del catálogo de productos.

•

En ejecución NIIF, el sistema solo permite repasar el catálogo de productos y no se habilitan campos para realizar modificaciones

•

En ejecución NIIF no es posible crear productos, al momento de tratar de hacerlo el sistema presenta el siguiente mensaje:

9. Apertura Grandes Grupos de Activos La apertura de grandes grupos de activos es una nueva opción que permita asociar a un nuevo código varios activos fijos y agruparlos como partes de uno solo; para definir estos grupos de activos fijos se debe:

•

Estar en ejecución NIIF

• Ingresar por la ruta: NIIF – Parámetros – Apertura Grandes Grupos de Activos Allí se habilita la siguiente ventana:

La cual solicita el código del grupo y el nombre del grupo a crear, en esta opción se pueden crear hasta 9999 códigos Importante: Los grupos que aquí se crean, serán asignados en la apertura de grupos de activos en la ventana de cuentas NIIF

10. Línea de Agrupación de Activos Fijos La apertura de línea de agrupación de activos fijos es una nueva opción en donde se deben asociar a los grandes grupos los activos fijos, los códigos de cada uno de los activos fijos que pertenezcan a ese grupo; para definir estas líneas de activos fijos se debe: •

Estar en ejecución NIIF

•

Ingresar por la ruta: NIIF – Parámetros – Línea de Agrupación de Activos Fijos

Allí se habilita la siguiente ventana:

La cual solicita los siguientes datos:  Línea de Agrupación: Corresponde al gran grupo creado  Grupo: Código del grupo de activos  Código: Código del activo

11. Grupos de Activos (Tablas de Activos Fijos) En los grupos de Activos o tablas de activos fijos el sistema tendrá el siguiente comportamiento: •

Estando únicamente en ejecución NIIF, al momento de ingresar por la ruta: Activos Fijos – Catálogos – Apertura de Grupos

Al llamar el código o grupo de activos y repasar las cuentas genéricas, las cuentas de garantía y las cuentas para dar de baja un activo, se habilita un nuevo recuadro en el cual se deben asignar las cuentas NIIF y el código del Grupo de Activos Fijos NIIF, en estas cuentas se llevara el ajuste de valor de realización de los activos fijos

En caso de seleccionar el campo, se deben digitar o realizar la búsqueda de las cuentas contables en las cuales se realizara la contabilización del ajuste, para ello se utiliza el icono de los binoculares Importante: Las cuentas contables que aquí se asignan no deben tener detalle por cobrar o pagar, no deben estar marcadas como retención, asociadas a tablas de activos fijos ni a otros campos de las tablas de inventario

Luego se debe digitar o realizar la búsqueda del código del gran grupo Activos NIIF previamente creado, para ello se utiliza el icono de los binoculares •

Por último estando en ejecución NIIF, al terminar de adicionar las cuentas NIIF el sistema solicitara las cuentas para dar de baja activos en NIIF

12. Catálogo de Activos Fijos En el catálogo de activos fijos el sistema tendrá el siguiente comportamiento: •

Al momento de estar trabajando en ejecución NIIF e ingresar por la ruta: Activos Fijos – Catálogos – Apertura de Activos

Y llamar cada uno de los activos fijos, el sistema presenta un nuevo campo llamado “Mantenido para la Venta”, Al tener esta marca el activo no ejecuta proceso de depreciación en NIIF

•

Al momento de continuar repasando el catalogo del activo fijo desde la ejecución NIIF, se adiciono la siguiente ventana:

En la cual se deben incluir datos de normas internacionales para los procesos de activos como son:

•

Valor Razonable: Valor dado al activo que utilizara en el proceso de re expresión

•

Veces a Depreciar NIIF: Número de veces a depreciar en NIIF

•

Valor de Salvamento: Valor que espera ser recuperado al terminar su vida útil, al digitar este valor el sistema realiza validación del valor del histórico del activo generando el mensaje aclarativo:

Si el valor es correcto, el sistema muestra el siguiente mensaje aclarativo:

Importante: En la parte inferior de la ventana se guarda el histórico del valor de salvamento •

En ejecución local el sistema permitirá consultar, crear o realizar modificaciones del catálogo de activos fijos

•

En ejecución NIIF, el sistema solo permite repasar el catálogo de activos fijos y no se habilitan campos para realizar modificaciones

•

En ejecución NIIF no es posible crear activos fijos, al momento de tratar de hacerlo el sistema presenta el siguiente mensaje:

13. Definición de Documentos: Para la definición de documentos el sistema tendrá el siguiente comportamiento: •

Al momento de definir documentos el sistema solicita confirmación si este documento aplica para ejecución SIIGO, ejecución NIIF o Ambos

Importante: Al momento de instalar el módulo de NIIF, todos los documentos contables el sistema los marca en forma automática como Ambos

•

La selección de ejecución SIIGO, ejecución NIIF o Ambos en la definición de documentos solo aplica para Documentos Contables NO tiene funcionalidad, es decir, no se habilita para documentos extracontables; como es el caso de la cotización, orden de compra, orden de pedido, entre otros

Importante: Como no es posible definir en los documentos extracontables si tendrán funcionalidad en NIIF, mientras el sistema se encuentre en ejecución NIIF este tipo de documentos no se pueden elaborar

•

Los consecutivos de documentos que maneja SIIGO y NIIF son los mismos, por ello en algunos casos se recomienda manejar Tipos de Documentos Diferentes con excepción de algunos documentos como es el ejemplo de la Factura de Venta

•

SIIGO al momento de elaborar documentos lee en forma automática la marcación realizada en la definición de documentos (ejecución SIIGO, ejecución NIIF o Ambos); para permitir o no elaborarlo dependiendo de la ejecución en que se encuentre el programa

¿Cómo se Realiza la Actualización o Contabilización de Documentos en Ejecución NIIF o Local? Al momento de ingresar a la definición de los documentos contables, se habilita la siguiente ventana en la cual se define en qué tipo de ejecución (SIIGO – NIIF o Ambas) se pueden grabar los documentos

Dependiendo la marcación realizada en la definición de documentos contables, estos se pueden contabilizar en los siguientes escenarios: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ejecución Local y seleccionada la opción Ambos en la definición del documento Ejecución Local y seleccionada la opción SIIGO en la definición del documento Ejecución Local y seleccionada la opción NIIF en la definición del documento Ejecución NIIF y seleccionada la opción Ambos en la definición del documento Ejecución NIIF y seleccionada la opción SIIGO en la definición del documento Ejecución NIIF y seleccionada la opción NIIF en la definición del documento

Las cuales se describen a continuación

1. Ejecución Local y seleccionada la opción Ambos en la definición del documento En este caso el programa se encuentra en ejecución local y en la definición del documento se selecciona la opción de Ambos:

Allí el sistema realiza las siguientes validaciones: •

Se tiene en cuenta las cuentas contables contenidas en el documento que se está actualizando, valida en la tabla de equivalencias de cuentas normal (local) versus la norma internacional y tomara la equivalencia de las cuentas utilizadas para grabar los comprobantes locales y en norma internacional.

•

El sistema mantiene los mismos terceros, centros de costo, bodegas, productos, naturaleza de las cuentas y valores causados en el documento original de norma local.

•

El movimiento quedara contabilizado en los archivos respectivos para norma local como para la internacional, es decir, en los archivos Z??aaaa y N??aaaa (Donde ?? corresponde al número del archivo y aaaa al año de información)

•

Si se va a contabilizar el documento pero la cuenta contable utilizada en manera local no tiene la respectiva equivalencia; el sistema generara un mensaje de advertencia donde informa que se contabilizara a la misma cuenta en norma internacional.

2. Ejecución Local y seleccionada la opción SIIGO en la definición del documento En este caso el programa se encuentra en ejecución SIIGO y en la definición del documento se selecciona la opción de SIIGO:

Allí el sistema realiza las siguientes validaciones: •

El sistema seguirá realizando las contabilizaciones del documento como normalmente se ejecuta llevándolo solo al archivo de movimiento local, es decir, solo en los archivos Z??aaaa (Donde ?? corresponde al número del archivo y aaaa al año de información)

3. Ejecución Local y seleccionada la opción NIIF en la definición del documento En este caso el programa se encuentra en ejecución local y en la definición del documento se selecciona la opción de NIIF:

Allí el sistema realiza las siguientes validaciones: •

El sistema no permitirá elaborar el documento en ejecución local para ello al momento de ingresar a elaborar el documento este no se activa. Ejemplo. Se definió el documento F – 001 como actualización en NIIF, al momento de ingresar a elaborar facturas en ejecución Local este tipo de documento no se visualizara

4. Ejecución NIIF y seleccionada la opción Ambos en la definición del documento En este caso el programa se encuentra en ejecución NIIF y en la definición del documento se selecciona la opción de Ambos:

Allí el sistema realiza las siguientes validaciones: •

Se tiene en cuenta las cuentas contables contenidas en el documento que se está actualizando, valida en la tabla de equivalencias de cuentas normal (local) versus la norma internacional y tomara la equivalencia de las cuentas utilizadas para grabar los comprobantes locales y en norma internacional.

•

El sistema mantiene los mismos terceros, centros de costo, bodegas, productos, naturaleza de las cuentas y valores causados en el documento original de norma NIIF.

•

El movimiento quedara en los archivos respectivos para norma internacional y movimiento local, es decir, en los archivos N??aaaa y Z??aaaa (Donde ?? corresponde al número del archivo y aaaa al año de información)

•

Si se va a contabilizar el documento pero la cuenta contable utilizada no tiene la respectiva equivalencia; el sistema generara un mensaje de advertencia donde informa que se contabilizara a la misma cuenta en norma local.

5. Ejecución NIIF y seleccionada la opción SIIGO en la definición del documento En este caso el programa se encuentra en ejecución NIIF y en la definición del documento se selecciona la opción de SIIGO:

Allí el sistema realiza las siguientes validaciones: •

El sistema no permitirá elaborar el documento en ejecución NIIF para ello al momento de ingresar a elaborar el documento este no se activa.

Ejemplo. Se definió el documento F – 001 como actualización en SIIGO, al momento de ingresar a elaborar facturas en ejecución NIIF este tipo de documento no se visualizara

6. Ejecución NIIF y seleccionada la opción NIIF en la definición del documento En este caso el programa se encuentra en ejecución NIIF y en la definición del documento se selecciona la opción de NIIF:

Allí el sistema realiza las siguientes validaciones: •

El sistema realizara las contabilizaciones del documento llevando la información solo al archivo de movimiento NIIF, es decir, solo en los archivos N??aaaa (Donde ?? corresponde al número del archivo y aaaa al año de información)

¿Cómo se Sugiere en SIIGO Realizar el Ajuste de Inventarios a Valor Neto de realización? En SIIGO, para realizar el ajuste de Inventarios al Valor Neto de Realización se sugiere realizar los siguientes pasos: 1. Verificar que el programa se encuentre trabajando en Ejecución NIIF 2. Para ejecutar el ajuste de Inventarios al Valor Neto de Realización se debe tener en cuenta que antes se debe haber ejecutado el proceso de costeo, para ejecutar el proceso de costeo Batch o Predeterminado se debe ingresar por la ruta: NIIF – Procesos – Costeo NIIF

De acuerdo al tipo de costeo definido previamente en el registro de control, el sistema realiza los siguientes cálculos: •

Costeo Batch: El sistema calcula el costo promedio obteniendo la información del catálogo de producto: valor total del producto / cantidad.

•

Costeo Predeterminado: El sistema calcula el costo promedio obteniendo la información del catálogo de inventarios valor total del producto / cantidad.

•

Costeo Línea: El sistema calcula el costo promedio obteniendo la información del catálogo de producto: valor total del producto / cantidad. Importante: Estos datos se deben obtener teniendo en cuenta el mes de corte del proceso.

3. Después de realizado el proceso de costeo se debe ingresar por la ruta: NIIF – Procesos - Ajuste de inventarios a Valor Neto de realización Allí se presenta un mensaje informativo, confirmando que se debe primero ejecutar el

proceso de costeo

A continuación se habilita la siguiente ventana;

En la cual se debe seleccionar el mes de corte y el rango de productos a tener en cuenta

4. Para realizar el Ajuste unitario, el sistema realiza la siguiente validación para reportar el valor a ajustar: •

Si el costo promedio a reportar es inferior al valor neto de realización, el sistema debe revisar si el producto ha tenido ajustes por Valor Neto de realización anteriores.  En caso de no tener ajustes: el sistema debe reportar en esta columna 0.  En caso de tener ajustes: el sistema debe reportar el valor acumulado del valor Neto de Realización

•

Si el costo promedio a reportar es superior al valor neto de realización del producto, el sistema debe reportar en esta columna el valor de la diferencia entre costo promedio y valor neto de realización. Se deben reportar valores absolutos.

•

Si el costo promedio a reportar es cero, el sistema debe presentar en la columna de Ajustes valor cero

5. El campo de ajuste se ve reflejado en la siguiente imagen, adicional presenta una columna llamada Selección, en ella es posible marcar o desmarcar los productos a los cuales se les va a aplicar el proceso de ajuste.

Importante: Para seleccionar un producto se debe dar clic sobre el registro, con esto el sistema cambia la letra N por la S, lo cual confirma el proceso de ajustes

6. Luego de realizar la selección el sistema solicita un documento en el cual se realizara la contabilización del ajuste.

Importante: Este ajuste se recomienda realizarlo en un documento tipo L

7. Si el sistema encuentra costos incorrectos o menores de cero, se habilita el siguiente mensaje y no realiza el proceso de ajuste para estos productos

8. Por último el sistema permite consultar el Histórico de Ajustes de Productos a Valor Neto de Realización, para ello se debe ingresar por la ruta: NIIF – Informes - Histórico Ajuste de Productos a Valor Neto de Realización En este informe se puede verificar el resultado del proceso de Ajuste de Productos a Valor

Neto de Realización 9. Para su generación se debe realizar la búsqueda o digitar el producto, la consulta refleja: el Producto, la Descripción, el Costo Promedio, el Valor Neto de Realización, el valor del Ajuste Unitario, la Cantidad, el valor del Ajuste Total y la Fecha

¿Cómo Calcular el Valor Neto de Realización del Inventario? A continuación se describe el proceso mediante el cual SIIGO permite calcular el Valor Neto de Realización del Inventario Importante: Es de aclarar que el usuario puede definir otra forma para realizar el cálculo del valor neto de realización del inventario para ser incluido producto por producto

Este proceso permite calcular el Valor Neto de Realización del Inventario, a partir de algunos valores que maneja el sistema como: Ultimo Valor de Compra, Costo Unitario o Precios de Venta que maneja la empresa para cada producto, para ello se debe: a. Al ingresar por la ruta: NIIF – Procesos – Calculo VNR de Inventario

Alli se habilita la siguiente ventana:

En esta se activan los siguientes campos: •

Mes de proceso: Mes en el que se va a ejecutar el proceso

•

Última compra: Valida el histórico de proveedores del producto, el último registro existente y de allí obtener el último precio de compra

•

Costo unitario: Si se tiene configurado costeo en Batch o Predeterminado, el sistema debe calcular el costo promedio al mes inmediatamente anterior al mes de proceso indicado. Para el caso de costeo en línea, obtiene el valor del campo Costo promedio del catálogo de cada producto

•

Precio de venta: Al seleccionar esta opción el sistema mostrara la descripción de cada una de las listas de precios, donde permitirá seleccionar una de ellas para ejecutar el proceso

•

Redondeo: Se habilitan las opciones de sin, peso, diez, cien, mil. Siempre debe pasar por esta opción independiente de la opción de Última compra, costo unitario o precio de venta seleccionado. Las opciones de redondeo son excluyentes.

•

Porcentaje disminución: Campo numérico que permite digitar 3 valores enteros y dos decimales. Este campo solo se activa si se ha seleccionado la opción precio de venta

•

Porcentaje aumento: Campo numérico que permite digitar 3 valores enteros y dos decimales. Este campo solo se activar si se ha seleccionado la opción última compra o costo unitario

•

Rango de productos: campo desde – hasta que activa el buscador de catálogo de productos.

b. Proceso de Calculo, el sistema permite filtrar el rango de productos requeridos y realiza el proceso según el tipo seleccionado Importante: El valor tomado es la base del cálculo, según el tipo de redondeo y él % seleccionado

Ejemplo.  Identificar el costo promedio del producto del mes anterior

 Ejecutar el proceso seleccionando sin redondeo y un 5% de aumento  El sistema genera informe preliminar del cálculo realizado

•

Al generar el informe solicita confirmación si se desea asignar el valor calculado al producto

o

Seleccionar NO: Se cancelara el proceso

o

Seleccionar SI: El sistema lleva el valor al catálogo del producto en el campo Valor neto Realizado Importante: Este proceso es solo una opción de cálculo automático pero no es obligatorio para el proceso de ajuste al valor neto de realización

¿Cómo SIIGO Calcula la Re expresión de Activos Fijos a Valor Razonable? El sistema realiza un nuevo proceso que permite comparar el valor de activo vs el valor razonable del mismo y realizar el ajuste respectivo guardando este valor de ajuste en forma independiente, para ello se debe: 1. Verificar que el programa se encuentre trabajando en Ejecución NIIF 2. El sistema toma el valor razonable de activo capturado en el catálogo del activo fijo

3. Luego se debe ingresar por la ruta donde se ubica este nuevo proceso que es: NIIF – Procesos – Re expresión de Activos Fijos a Valor Razonable

En la cual se habilita la siguiente ventana:

En esta opción se visualizan los siguientes campos: •

Fecha de aplicación: El sistema sugiere la fecha con la cual se ingresó al sistema.

•

Rango de líneas de agrupación (Desde – Hasta): Activa el buscador de líneas de agrupación permitiendo digitar el código validando que efectivamente exista.

•

Rango de activos fijos (Desde – Hasta): Activa el buscador de activos fijos permitiendo digitar el código validando que efectivamente exista.

4. El sistema presenta la grilla de activos a procesar, visualizando el siguiente contenido:

•

Grupo-código activo: Se visualiza el código del activo fijo (grupo y código) que aplica el filtro del informe

•

Descripción activo fijo: Nombre del activo fijo (grupo y código) que aplica

•

Valorización/desvalorización histórica: reporta el valor acumulado para el activo fijo que se reporta como valorización/desvalorización histórica

Importante: El valor se reporta con el signo con el cual se encuentra el saldo en la cuenta. •

Depreciación Valorización: valor del activo fijo que se está reportando asociado como Depreciación Valorización del mismo. Se debe reportar con signo negativo.

•

Valor histórico: Valor del activo fijo que se está reportando asociado como Valor histórico del mismo.

•

Valor ajuste por inflación: valor del activo fijo que se está reportando asociado como Ajuste por inflación al Valor histórico del mismo.

•

Depreciación: valor del activo fijo que se está reportando asociado como Depreciación del mismo. Se debe reportar con signo negativo.

•

Ajuste por inflación depreciación: valor del activo fijo que se está reportando asociado como Ajuste por inflación de depreciación del mismo. Se debe reportar con signo negativo.

•

Adiciones / Mejoras: valor del activo fijo que se está reportando asociado como Adición o mejoras del mismo.

•

Ajuste por inflación adiciones/mejoras: valor del activo fijo que se está reportando asociado como Ajuste por inflación de adiciones o mejoras del mismo.

•

Valor total: Sumatoria de los valores: Valorización/desvalorización histórica + valor histórico + valor AxI histórico - Valor Depreciación - Valor AxI depreciación + Valor adiciones/mejoras + valor AxI adiciones/mejoras.

Importante: En esta sumatoria el sistema tendrá en cuenta el signo de cada uno de los valores.

•

Valor razonable: Se visualiza el valor digitado en el campo Valor razonable guardado en el catálogo de activos fijos

•

Valor a ajustar: Valor que presenta la diferencia entre las columnas valor razonable menos valor total.

•

Selección: El sistema por defecto trae todos los activos seleccionados, pero el usuario puede definir cuales si y cuáles no.

5. Después de generar este informe o presentar la grilla al indicar en el botón finalizar o F1 el sistema presenta la siguiente ventana:

La cual permite seleccionar los siguientes campos: •

Tipo: Campo alfanumérico que permite digitar el Tipo de documento para realizar la contabilización del proceso

Importante: El tipo de documento a utilizar para este proceso es un Documento Tipo -L •

Nit: Se activa el buscador de terceros permitiendo digitar uno validando que efectivamente exista en el catálogo o permitiendo seleccionarlo del buscador Importante: Por ser un proceso interno de la organización, se recomienda digitar el Nit de la empresa

•

Seguro: Al seleccionar este campo, el sistema debe inicia el proceso de actualización del comprobante

¿Cómo se Realiza la Contabilización de la Re expresión de Activos Fijos a Valor Razonable? Los efectos de la contabilización son: 1. Cuando el resultado del campo Valor ajuste es positivo Importante: Este valor corresponde a una Valorización de Activo Fijo

•

El sistema causa el valor calculado en la columna valor ajuste en la cuenta respectiva del grupo de activos fijos llamada Cuenta patrimonio valorización activos fijos con naturaleza crédito.

•

La contrapartida de este comprobante es la cuenta del respectivo grupo de activos fijos llamado Cuenta valorización/desvalorización histórico con el mismo valor del campo Valor ajuste con naturaleza débito.

2. Cuando el resultado del campo Valor ajuste es negativo Importante: Este valor corresponde a una Desvalorización de Activo Fijo

Revisar si el activo fijo tiene un saldo positivo en el campo ¨Valorización/desvalorización histórica, se realiza el siguiente cálculo:

(Valor Ajuste – (Valor Valorización/desvalorización histórica – depreciación Valorización)) •

Si el resultado de esta operación es un valor mayor a cero, el sistema debe:  Contabilizar el valor total del campo Valorización/desvalorización histórica en la cuenta respectiva del grupo de activos fijos llamada Cuenta patrimonio valorización activos fijos con naturaleza débito.  El saldo restante del valor a ajustar se debe contabilizar con naturaleza debito en la cuenta definida en el respectivo grupo de activos fijos como Cuenta de PYG desvalorización activos fijos

La contrapartida de estas secuencias debe ser la cuenta del respectivo grupo de activos fijos llamado Cuenta valorización/desvalorización histórico con naturaleza crédito  Así mismo debe contabilizar el valor total del campo Depreciación valorización en la cuenta respectiva del grupo de activos fijos llamada Cuenta patrimonio valorización activos fijos con naturaleza crédito. La contrapartida de esta secuencias debe ser la cuenta del respectivo grupo de activos fijos llamado Cuenta Depreciación valorización con naturaleza débito •

Si el resultado de esta operación es un valor menor a cero:  Para reversar el valor de la depreciación de valorización cuando se cumple esta condición se debe aplicar la siguiente fórmula: Valor Ajuste * Depreciación Valorización Valor Valorización / Desvalorización Histórica (antes del comprobante)  El valor resultante de la operación anterior debe contabilizarse en la cuenta respectiva del grupo de activos fijos llamada Cuenta patrimonio valorización activos fijos con naturaleza crédito. La contrapartida de esta secuencia debe ser la cuenta del respectivo grupo de activos fijos llamado Cuenta Depreciación valorización con naturaleza débito  Además, el sistema debe contabilizar el valor de la diferencia calculada en la cuenta respectiva del grupo de activos fijos llamada Cuenta patrimonio valorización activos fijos con naturaleza débito. La contrapartida de esta secuencias debe ser la cuenta del respectivo grupo de activos fijos llamado Cuenta valorización/desvalorización histórico con naturaleza crédito

•

Si el resultado de esta operación es igual a cero: El sistema no debe realizar contabilización alguna.

•

Si el campo Valorización/desvalorización histórico tiene un saldo negativo  El valor del ajuste se debe contabilizar con naturaleza debito en la cuenta definida en el respectivo grupo de activos fijos como Cuenta de PYG desvalorización activos fijos La contrapartida de esta secuencia debe ser la cuenta del respectivo grupo de activos fijos llamado Cuenta valorización/desvalorización histórico con naturaleza crédito

3. Por último se puede generar un informes del Histórico de Re expresión de

activos fijos a valor razonable el cual permite consultar los procesos realizados de re

expresión del valor razonable de los activos fijos; este se puede generar por la ruta

NIIF – Informes – Histórico de Re expresión de Activos Fijos a Valor Razonable Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana: En la cual el sistema solicita el grupo y el código del activo que se desea consultar

La consulta permite visualizar las siguientes columnas: •

Activo fijo: Refleja el número del grupo y código del activo fijo que se está consultando.

•

Descripción: Nombre del activo fijo que se está consultando.

•

Fecha de proceso: Permite conocer la fecha del registro histórico del activo que se está consultando.

•

Valor total: Reporta el valor que el activo fijo poseía al momento de realizar la re expresión a valor razonable.

•

Valor razonable: Reporta el valor razonable del activo que poseía al momento de realizar la re expresión a valor razonable.

•

Valor del ajuste: Reporta el valor del ajuste del activo al momento de realizar la re expresión a valor razonable.

¿Cómo SIIGO Ejecuta el Proceso de Depreciación Bajo NIIF? Bajo Ejecución de Normas Internacionales (NIIF) se debe ejecutar el proceso de depreciación de activos fijos; teniendo en cuenta los parámetros del activo como son el valor de salvamento y el número de veces a depreciar en NIIF. Así mismo realizar el proceso de depreciación para el valor de valorización de activos fijos. Para ejecutar el proceso de Depreciación de Activos Fijos bajo NIIF, se debe: 1. Ingresar al programa con fecha del último día del mes 2. Verificar que el programa se encuentre trabajando en Ejecución NIIF 3. Ir por la ruta: NIIF – Procesos - Comprobante de Deprecación

El sistema realiza algunas preguntas y de las respuestas que se den depende la base de cálculo:

a. Desea correr la depreciación incluidos los ajustes: •

NO MARCAR LA OPCION: En este caso el sistema sólo realizará el proceso de Depreciación, teniendo en cuenta únicamente el costo histórico del activo para efectuar el cálculo de la depreciación acumulada. A continuación solicitara el documento Tipo - L en el cual se contabilizara el valor de la Depreciación

Luego el sistema solicita el Nit, en este caso por ser un proceso interno de la organización, se recomienda asignar el Nit de la empresa, paso seguido solicita el rango de Líneas de Agrupación y de Activos Fijos sobre los cuales se ejecutara el proceso

Por último el sistema solicita confirmación e inicia la contabilización del proceso de depreciación en forma automática •

MARCAR LA OPCION: En este caso el sistema calculará la Depreciación acumulada sobre el costo histórico más el ajuste por inflación del activo fijo si este posee este último valor Importante: De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo indicó varios puntos respecto al desmonte de los procesos de ajuste por inflación.

Luego el sistema habilita la siguiente ventana para complementar la información correspondiente a los ajustes por inflación

b. Desea que se tengan en cuenta los movimientos por ajustes al PAAG del presente mes: •

NO MARCAR LA OPCIÓN: En este caso el proceso de depreciación no tiene en cuenta los ajustes por inflación calculados el primer día del mes en el que se está ejecutando el proceso de depreciación.

•

MARCAR LA OPCIÓN: En este caso el programa incluirá el ajuste por inflación del mes en el que se está efectuando el proceso de depreciación.

c. Desea que el valor de la depreciación al ajuste histórico, se contabilice en la cuenta de depreciación: Esta pregunta define la cuenta contable en la que se debe contabilizar la depreciación al ajuste por inflación. •

NO MARCAR LA OPCIÓN: En este caso el programa contabilizará la depreciación del ajuste por inflación en la cuenta 159299 – Ajuste por Inflación a la Depreciación y al final de la vida útil del activo el valor en libros del activo será cero (0).

•

MARCAR LA OPCIÓN: En este caso el programa contabilizará la depreciación calculada al ajuste por inflación en la cuenta 1592?? – Depreciación Acumulada, pero al final de la vida útil del activo el valor de la depreciación será mayor al costo histórico y el valor en libros del activo será negativo.

Finalmente el sistema solicita los comprobantes donde se va contabilizar la depreciación acumulada del costo histórico y del ajuste por inflación. Debe estar previamente definido un documento tipo L – otros

Luego solicita el Nit, en este caso por ser un proceso interno de la organización, se recomienda asignar el Nit de la empresa, paso seguido solicita el rango de Líneas de Agrupación y de Activos Fijos sobre los cuales se ejecutara el proceso

Por último el sistema solicita confirmación e inicia la contabilización del proceso de depreciación de manera automática 4. La fórmula de cálculo de la depreciación de activos fijos en línea recta para que tenga en cuenta el valor de salvamento que se captura en la apertura de activos fijos y número de veces de depreciación NIIF es:

•

Cuando NO hay mejoras Valor Compra – Valor de Salvamente / Nro. de veces Depreciación NIIF  Valor de compra: valor guardado para el activo fijo que se está utilizando y catalogado como compra  Valor de salvamento: valor indicado en el catálogo de activos fijos en el nuevo campo valor salvamento  Nro. de veces a depreciar NIIF: valor indicado en el catálogo de activos fijos en el campo veces a depreciar NIIF¨

•

Cuando SI hay mejoras y son del mismo mes Valor Compra – Valor de Salvamente / Nro. De veces Depreciación NIIF Importante: En esta fórmula no se debe tener en cuenta aun los valores de mejoras ni las veces adicionales de mejora.

•

Cuando SI hay mejoras y es el mes posterior a la Mejora

Valor Compra + Valor mejora – Valor de Salvamente – Valor depreciación acumulada / Nro. De veces Depreciación NIIF  Valor de compra: valor guardado para el activo fijo que se está utilizando y catalogado como compra

 Valor adición o mejora: valor guardado para el activo fijo que se está utilizando y catalogado como mejora  Valor depreciación acumulada: valor guardado para el activo fijo que se está utilizando y catalogado como Depreciación  Valor de salvamento: valor digitado en el catálogo de activos fijos en el nuevo campo valor salvamento  Nro. De veces pendientes a depreciar NIIF: valor indicado en el catálogo de activos fijos en el campo ¨ veces a depreciar¨ menos las veces que han transcurrido desde la fecha de compra a la fecha del proceso

¿Cuáles son las Interfaces que se Pueden Subir a SIIGO en NIIF? La interfaces que se pueden subir a SIIGO en NIIF son:

1. Importación de Valor Neto de Realización de Inventario a. Para realizar esta importación el programa se debe encontrar en ejecución NIIF b. Se debe ingresar por la ruta: NIIF – Interfaces - Valor Neto de Realización de Inventario.

c. Allí se habita la siguiente ventana

En la cual se debe digitar la ruta y el nombre del archivo a incorporar Importante: Esta interface solo se realiza para productos ya existentes, esta importación solo subirá el valor Neto de realización que se incluirá en el catálogo de productos

2. Importación del Valor Razonable de Activos Fijos Esta interface permite alimentar los valores razonables y de salvamento de los activos fijos para el proceso de re expresión y depreciación en NIIF, los aspectos a tener en cuenta para realizar esta importación son: a. El programa se debe encontrar en ejecución NIIF b. Se debe ingresar por la ruta: NIIF – Interfaces - Valor Razonable de Activos Fijos

Allí se habita la siguiente ventana

En la cual se debe digitar la ruta y el nombre del archivo a incorporar Importante: Esta interface solo se realiza para activos fijos ya existentes, esta importación solo subirá los valores razonables y de salvamento que se incluirán en el catálogo de activos fijos

¿Cuál es la Estructura que Deben Tener las Interfaces para Subir Información en NIIF?

La estructura de las interfaces para subir información se describe a continuación:

1. Importación de Valor Neto de Realización de Inventario El archivo debe contener los siguientes datos: Posición 001 – 013 14 - 028

Descripción CÓDIGO PRODUCTO: 13 posiciones numéricas, 3 para línea, 4 para grupo, 6 para producto. VALOR NETO DE REALIZACION DE INVENTARIO (NIIF): 15 posiciones numéricas; 13 enteros, 2 decimales.

2. Importación del Valor Razonable de Activos Fijos El archivo debe contener los siguientes datos: Posición 001 - 009 010 - 024 025 - 039

Descripción CÓDIGO ACTIVO: 9 posiciones numéricas VALOR RAZONABLE (NIF) 15 posiciones numéricas; 13 enteros, 2 decimales VALOR SALVAMENTO (NIF) 15 posiciones numéricas; 13 enteros, 2 decimales

Aspectos Generales a Tener en Cuenta al Manejar NIIF Algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta al manejar NIIF son: 1. Al momento de realizar la instalación del Módulo NIIF, el sistema solicita una fecha de instalación, esta es con el fin de poder crear los archivos N??aaaa del año de instalación y los del año inmediatamente anterior 2. Los nuevos archivos que el sistema crea son un duplicado de los archivos que originalmente maneja el programa, es decir de los archivos Z??AAAA, y se realiza de la siguiente manera: ARCHIVO SIIGO Z03aaaa Z04aaaa Z05aaaa Z07aaaa Z08aaaa Z09aaaa Z10aaaa Z11aaaa Z15aaaa Z16aaaa Z25aaaa Z26aaaa Z27aaaa Z28aaaa Z49aaaa

Pasa Como Pasa Como Pasa Como Pasa Como Pasa Como Pasa Como Pasa Como Pasa Como Pasa Como Pasa Como Pasa Como Pasa Como Pasa Como Pasa Como Pasa Como

ARCHIVO NIIF N03aaaa N04aaaa N05aaaa N07aaaa N08aaaa N09aaaa N10aaaa Z11aaaa Z15aaaa Z16aaaa Z25aaaa Z26aaaa N27aaaa N28aaaa N49aaaa

2.1

El sistema también convierte los demás archivos de datos que sean necesarios

3. El archivos Z06 no se duplica este será el mismo para ejecución Local y NIIF 4. Al realizar el proceso de instalación del Módulo NIIF, el sistema al duplica el catálogo de cuentas al 100%, es decir, todas las cuentas y las características que ellas poseen al momento de la instalación: niveles de cuenta, marcación de cuentas de inventario o activos fijos, detalles, tercero, centro de costo, moneda extranjera, ajustable, naturaleza, tipo de cuenta y demás 5. Este módulo tendrá funcionalidad a partir de la Fecha de Instalación

6. Proceso de Recuperación Al tener instalado el módulo de NIIF el sistema permite correr el proceso de recuperación para ejecución NIIF donde realiza lectura de los archivos N??AAAA que contiene la información de esta norma. El proceso es independiente de la ejecución local Importante: El proceso de recuperación en NIIF tiene las mismas validaciones que en ejecución local, pero se realiza sobre los archivos N??aaaa

7. Proceso de Cierre Al tener instalado el módulo de NIIF el sistema requiere correr los procesos de cierre (Parcial y/o Definitivo) en ejecución NIIF, para realizar la creación y actualización de los archivos N??aaaa que contienen la información de esta norma. El proceso es independiente de la ejecución local Importante: El proceso de cierre en NIIF tiene las mismas validaciones que en ejecución local, pero se realiza sobre los archivos N??aaaa