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Apertura de Productos

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4.

Presentación ¿Qué es el Catalogo de Productos? ¿Cuál es la Ruta para Crear el Catalogo de Productos? ¿Cuales son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Productos?

Presentación Este instructivo es una guía para informar los parámetros a tener en cuenta en la creación del catalogo de productos, los cuales deben quedar bien definidos ya que son la base para obtener posteriormente unos resultados óptimos.

APERTURA DE PRODUCTOS ¿Qué es el Catalogo de Productos? El catálogo de productos es la base de datos del inventario que maneja la empresa sean estos productos, servicios o consumos; los cuales se utilizan para la comercialización o para la utilización en las actividades internas de la empresa

Importante: Solo aplica cuando se tiene el modulo de Inventarios.

¿Cuál es la Ruta para Crear el Catalogo de Productos? La ruta para crear productos es: Inventario - Parámetros – Apertura de Productos

Importante: Aquí se definen todos los productos que tiene la empresa los cuales son de consumo, hacen parte de su producción, se comercializan y venden.

¿Cuales son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Productos? El catálogo de productos tiene las siguientes características:

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Línea y Grupo: corresponden a los datos digitados en la apertura de las tablas de inventario, las cuales deben estar previamente creadas.

Importante: • Línea: Es la clasificación mas general de los productos, reúne y organiza todo bajo un mismo criterio y consta de tres (3) caracteres. •

Grupo: Es la segunda clasificación de los inventarios y divide bajo otro criterio y consta de cuatro (4) caracteres.

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Código: Es un consecutivo que se adiciona a las líneas y grupos de inventario. Es el código de identificación del producto, que consta de seis (6) dígitos.

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Descripción del producto: Es el nombre del producto con el cual se identifica dentro del inventario. Este campo es alfanumérico y consta de cincuenta (50) caracteres.

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Descripción Larga: Se habilita el botón donde al dar clic el sistema permite digitar la descripción larga permitiendo digitar hasta trescientos (300) caracteres los cuales se verán reflejados SOLO cuando se maneja generador de documentos en el momento de la impresión

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cuando se tiene Manejo de Opciones EDI: Se habilitan los iconos marcado en el registro de control Manejo de Opciones EDI, para incluir los datos EAN13 y EAN14 de cada uno de los productos para el manejo de facturación electrónica. 

Primero se incluyen los datos del EAN13 con el icono



Segundo se incluyen la información del EAN14 del producto, para ello se utiliza el icono

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Referencia de fábrica: Es una de las formas de identificación que tienen las compañías para diferenciar sus productos de los demás. Esta referencia al igual que la descripción es alfanumérica.

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Producto / Servicio / Consumo: Este campo es alimentado en forma automática, para ello el sistema lee la marcación realizada en la Apertura de Líneas y Grupos (Tabla de Inventarios). IVA incluido: Al seleccionar esta opción, se indica al sistema que los precios de ventas incluyen el valor del IVA, por lo tanto, al incluir las listas de precios se

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digitará el valor del producto con el IVA. En la siguiente tabla se muestra una comparación de un producto que tiene IVA incluido y otro producto que tiene IVA normal. PRODUCTO

PRECIO DE VENTA

VALOR REAL DEL PRODUCTO

IVA (16%)

VALOR TOTAL

IVA INCLUIDO IVA NORMAL

$100,000 $100,000

$ 84,000 $100,000

$16,000 $16,000

$100,000 $116,000

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Lista de Precios: El sistema permite crear o asignar hasta 12 listas de precios en cada producto. Sin embargo, al facturar, el sistema de acuerdo a los permisos de las claves de usuario, permite cambiar el precio de venta. Se recomienda que si se van a usar listas de precios, estas deben ser aplicadas en todos los productos.

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IVA: En esta opción se incluirá el porcentaje de IVA que tiene asignada el producto de acuerdo a la normatividad decretada por el Gobierno Nacional. Si el producto es exento o excluido esta opción se dejara en blanco.

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MAX-MIN por Bodega: Esta opción se marcará siempre y cuando la compañía controle el stock de inventario, (existencia mínima y máxima en cada una de las bodegas). Se debe incluir por cada bodega la cantidad mínima y la cantidad máxima a controlar; en caso de las bodegas estar marcadas con ubicaciones, se debe registrar los máximos y mínimos por cada una de ellas.

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Existencia Mínima – Existencia Máxima: Esta opción se marcara con el fin de incluir en forma general la cantidad mínima y máxima que debe existir del producto que se está creando. Importante: Los campos MAX-MIN por Bodega y Existencia Mínima – Existencia Máxima son excluyentes, el primero de ellos controla la existencia máxima y mínima por bodega y ubicación y el segundo controla la existencia máxima y mínima de productos a nivel general.

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Tiempo de reposición: Corresponde a los días en que se demora reponer el producto de acuerdo a las compras, es un campo de tipo informativo.

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Costo promedio: El sistema actualizará automáticamente el costo promedio de cada uno de los productos de acuerdo al movimiento (compras y entradas de almacén). Importante: El sistema de valuación de costos que maneja SIIGO es el promedio ponderado y a través de la siguiente fórmula:

Saldo inicial costo producto ($) + Compras de producto del mes ($)

_______________________________________________________ = Costo Promedio Saldo inicial cantidades (Q) + Entradas de producto cantidades (Q)

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Ultimo valor de compra: Este valor será actualizado automáticamente de acuerdo al movimiento que tenga el producto en cuanto a sus compras (Documentos Tipo P), de igual manera puede ser digitado en forma manual.

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Costo predeterminado: Esta opción se habilitará únicamente cuando dentro del registro de control se marque como método de valorización del inventario él COSTEO PREDETERMINADO, de no manejar este Tipo de costeo esta opción NO se habilitará.

Importante: El sistema de costeo se define dentro de la opción de: Parametrizacion – Registro de Control.

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Unidad: Corresponde a tres (3) posiciones alfanuméricas que permiten codificar la unidad de medida específica para el producto la cual se puede seleccionar de la lista predeterminada que trae el sistema. Ejemplo. DESCRIPCION Unidad Kilogramo Metro Cuadrado

UNIDAD UNI KGM M2

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Unidad Medida EDI: Si en el registro de control se marco la opción de Maneja Opciones EDI, se habilita la ventana solicitando su asociación para el producto que se está creando.

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Peso: En este campo se digita el peso del producto que se está parametrizando, esto sí según las necesidades del usuario se hace necesario indicar la sumatoria de los pesos de productos registrados en una factura de venta.

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Marca: Esta opción permite incluir las marcas que tienen los diferentes productos con el fin de identificarlos por cada una de ellas. Importante: El sistema permite para generar algunos informes o elaborar documentos realizar la búsqueda del producto por esta opción “Marca”.

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Código de barras: Esta opción permite incluir el código de barras del producto.

Importante: El sistema permite para generar algunos informes o elaborar documentos realizar la búsqueda del producto por esta opción “Código de Barras”.

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Equivalencia: Permite incluir el código de otro producto trece (13) dígitos, que puede llegar a reemplazarlo en caso de no haber existencias.

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Maneja factor de conversión: Permite incluir hasta cinco (5) diferentes formas de medida del producto. Al marcar esta opción, el sistema muestra una ventana, con tres columnas: 

La primera columna corresponde a la unidad de medida donde se deben incluir las siglas de las unidades de medida que se van a utilizar.



La segunda es el operando, que pueden ser M (Multiplicar) o D (Dividir).



La tercera es el factor por el cual se va a multiplicar o Dividir la unidad del producto para convertirlo a las unidades reales. Este factor de conversión se utiliza para que los saldos de inventario se representen en forma real y se pueda tener un control exacto en el inventario.

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Ubicación: El sistema permite incluir hasta tres ubicaciones por cada producto, las cuales se definen para poder llevar o identificar dentro de cada bodega, el área específica o la ubicación donde están almacenadas las diferentes referencias de inventario.

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Proveedores: Cada vez que se registre una compra (Documento Tipo P), el sistema actualizará internamente esta información.

Importante: El sistema mantendrá actualizada la información de los últimos cuatro (4) proveedores a quienes se les compró el producto.

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Activo: Esta opción permitirá activar o inactivar aquellos productos que se dejan de comercializar o que no se vuelven a utilizar.

Importante: SIIGO no permite borrar productos que tengan movimiento, por lo tanto, para no volverlos a utilizar se deberán INACTIVAR desmarcando esta opción.

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Tarifa: Corresponde a la clasificación del Impuesto a las Ventas 

1. Excluida: Productos o Servicios que por expresa disposición de la Ley no causan el impuesto



2. Exenta: Productos o Servicios gravados a una tarifa del 0%



3. Gravada: Productos o servicios a los cuales se les aplica el impuesto a la tarifa general (16%) o las tarifas diferenciales

Discrimina IVA impresión: Esta opción se utiliza cuando el precio de venta tiene IVA incluido y en la impresión de la factura de venta se quiere discriminar el valor real o sin IVA del producto y aparte el valor del IVA.

Ejemplo.

PRODUCTO

PRECIO DE VENTA

VALOR REAL DEL PRODUCTO

IVA (16%)

VALOR TOTAL

IVA INCLUIDO

$116,000

$100,000

$16,000

$116,000