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Libros Oficiales

Cartilla I

Tabla de Contenido Presentación………………………………………………………………………………………………………. 3 ¿Qué son Libros Oficiales? ¿Qué Libros Oficiales se deben registrar? ¿Cuáles son los requisitos que deben cumplir los Libros Oficiales? ¿Qué proceso se debe realizar en SIIGO, antes de generar Libros Oficiales? ¿Qué Libros Oficiales y Auxiliares se Pueden Generar en el Programa? ¿Cuál es la Ruta para Generar Libros Oficiales y Auxiliar? ¿Cómo se Generan y que Funcion Cumplen cada uno de los Libros Oficiales y Auxiliar? Libros Oficiales 7.1 Libro Diario 7.1.1 ¿Qué es el Libro Diario? 7.1.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Diario? 7.2 Libro Diario Resumido 7.2.1 ¿Qué es el Libro Diario Resumido? 7.2.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Diario Resumido? 7.3 Libro Mayor 7.3.1 ¿Qué es el Libro Mayor? 7.3.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Mayor? 7.4 Libro Inventarios y Balance 7.4.1 ¿Qué es el Libro Inventarios y Balance? 7.4.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Inventarios y Balance? 7.5 Libro Único Oficial 7.5.1 ¿Qué es el Libro Único Oficial? 7.5.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Único Oficial? 7.6 Libro de Ventas 7.6.1 ¿Qué es el Libro de Ventas? 7.6.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro de Ventas? 7.7 Libro de Compras 7.7.1 ¿Qué es el Libro de Compras? 7.7.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro de Compras? Libro Auxiliar 7.8 Libro Auxiliar por Terceros 7.8.1 ¿Qué es el Libro Único Oficial? 7.8.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Único Oficial? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Presentación El presente documento ofrece una guía sobre los libros oficiales que permite generar el sistema y otros libros auxiliares que sirven como soporte de los hechos económicos registrados en el software por medio de comprobantes contables, estos libros están diseñados de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

LIBROS OFICIALES 1. ¿Qué son Libros Oficiales? Los Libros Oficiales son documentos donde se registran las transacciones y hechos económicos que constituyen el sistema contable y son el fundamento de los Estados Financieros; la forma de llevar los libros de contabilidad se establece en el Decreto 2649 de 1993

2. ¿Qué Libros Oficiales se deben registrar?

Importante: Solamente se pueden registrar libros en blanco, SIN información impresa o escrita en forma manual.

Los libros oficiales que se deben registrar son: Para Personas Naturales: a) Libro Mayor y Balance b) Libro Diario c) Libro de Inventarios y Balance Para Sociedades: a) Libro Mayor y Balances b) Libro de Inventarios y Balances c) Libro Diario d) Libro de Actas de Asamblea, de Registro de Socios, de Asambleas y de Juntas, según el caso

Importante: El registro de libros de contabilidad se entidades competentes tales como: Ministerios, Gobernaciones, Dirección Nacionales, Consejo Nacional Electoral, alcaldías, entre otros.

realiza ante las autoridades o Las Cámaras de Comercio, de Impuestos y Aduanales Inspecciones de Trabajo y las

La Cámara de Comercio registra los Libros de Oficiales, pero NO ejerce control sobre el manejo de ellos, como si lo puede realizar la Administración de Impuestos Y Aduanas Nacionales y los organismos de inspección, vigilancia y control de las sociedades.

3. ¿Cuáles son los requisitos que deben cumplir los Libros Oficiales? Los requisitos que deben cumplir los libros oficiales son:    

Garantizar la autenticidad e integridad de su información, de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continua Los libros oficiales deben llevarse impresos en los folios registrados ante la autoridad correspondiente Quienes utilicen el sistema computarizado están obligados a tener libros impresos al día, además de los libros oficiales, los libros auxiliares los cuales sirven de soporte para conocer las transacciones individuales registradas. De acuerdo con el Código de Comercio y el Decreto 2649 de 1.993 cuando la ley así lo exija, para que puedan servir como prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal.

4. ¿Qué proceso se debe realizar en SIIGO, antes de generar Libros Oficiales? De conformidad con artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, en su parágrafo 2, determina que los Libros Oficiales de acuerdo con el uso a que se destinen, deben llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros. Por lo anterior SIIGO permite efectuar la numeración de los Libros Oficiales para ser registrados ante la autoridad competente; para ello se debe:  

Las hojas deben estar en blanco para la respectiva numeración Ingresar a SIIGO por la ruta: Contabilidad – Informes y Consultas – Libros Oficiales – Numerador de Libros Oficiales

Allí el sistema solicitara los siguientes datos para realizar la impresión:

 Numero de Hojas: Corresponde a la cantidad de hojas a numerar  Desde la Hoja: Digitar el numero desde el cual se desea iniciar la impresión (Ej. Este campo no iniciara en uno razón por la cual permite al usuario digitar el número inicial para de allí arrancar la impresión)  Imprimir el Nombre de la Empresa: Al marcar esta opción el sistema imprime el nombre de la empresa al momento de la numeración, lo que significa que la hoja luego de la impresión del libro oficial tendrá dos veces el nombre de la empresa  Tamaño del Libro de 5 Caracteres: Corresponde a la cantidad de caracteres que se utilizaran en el nombre del Libro Oficial, de no marcarse esta opción el sistema habilita treinta y dos (32) campos  Nombre del Libro: Se debe digitar el nombre del Libro Oficial para el cual se está imprimiendo la numeración; este nombre saldrá en la impresión  Imprimir el NIT de la empresa: Se deja a decisión del usuario si requiere o no el Nit de la empresa en la impresión de la numeración  Impresión den carro ancho: Dependiendo el tipo de Libro Oficial, por el tamaño de columnas solo podrá se impresión en carro ancho.

La visualización de la impresión del numerador de libros oficiales será de la siguiente manera:

Importante: La impresión del Numerador de Libros Oficiales, solo será enviada a Vista Preliminar o Impresora; NO maneja envió a Excel.

5. ¿Qué Libros Oficiales y Auxiliar se Pueden Generar en el Programa? A nivel de SIIGO se pueden generar ocho (8) Libros; siete (7) de ellos son Oficiales y uno (1) es Auxiliar: Libros Oficiales: 1. Libro Diario 2. Libro Diario Resumido 3. Libro Mayor 4. Libro Inventarios y Balance 5. Libro Único Oficial 6. Libro de Ventas 7. Libro de Compras Libro Auxiliar: 1. Libro Auxiliar por Terceros

6. ¿Cuál es la Ruta para Generar Libros Oficiales y Auxiliar? La ruta para generar Libros Oficiales es: Contabilidad – Informes y Consultas – Libros Oficiales:

7. ¿Cómo se Generan y que Funcion Cumplen cada uno de los Libros Oficiales y Auxiliar? A continuacion se explicaran cada uno de los Libros Oficiales y Auxiliares que se generan en el programa y cual es su finalidad

Libros Oficiales 1. Libro Diario ¿Qué es el Libro Diario? Es un libro en el cual se discriminan en orden cronológico (día por día) todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se registran en este libro son cada uno de los comprobantes contables. ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Diario? Al ingresar a esta opción el sistema solicita la siguiente información:

    

Imprimir nombre de la empresa: Esta opción se debe marcar dependiendo si en las hojas ya impresas por el numerador de libros oficiales quedo o no el Nombre de la empresa. Nivel de Cuenta: Señalar a qué nivel de cuenta contable se desea presentar el libro. Comprobante: Permite seleccionar un solo Tipo de comprobante contable o todos pasando con enter o digitando en el campo el asterisco. Ordenado por: La forma en que el usuario desea tener impresa la información y el sistema permite seleccionar entre Cuenta Contable o Tipo de Comprobante Periodo: Corresponde al rango de fechas en el que se desea generar el libro (Mes/Día)

Ej. Presentación Preliminar del Libro Diario Ordenada por Tipo de Comprobante

Ej. Presentación en Excel del Libro Diario ordenado por Cuenta Contable

Importante: El Libro Oficial Diario se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o 2. Libro Diario Resumido Excel.

¿Qué es el Libro Diario Resumido? Este Libro presenta la misma información que el Libro Diario, pero permite imprimir documento por página y adicionalmente escribir algún comentario respecto a cada tipo de comprobante ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Diario Resumido? Al ingresar a esta opción el sistema solicita la siguiente información:

 

Imprimir nombre de la empresa: Esta opción se debe marcar dependiendo si en las hojas ya impresas por el numerador de libros oficiales quedo o no el Nombre de la empresa. Selección: Indicar a qué nivel de cuenta contable se desea presentar el libro.

  

Tipo de Comprobante: Permite seleccionar un solo Tipo de comprobante contable o todos pasando con enter o digitando en el campo el asterisco. Comprobante por Pagina: Marcar si se desea que cada Tipo de Comprobante se imprima en hojas diferentes Comprobante con Comentarios: Seleccionar la opción si se requiera ingresar alguna observación

Ej. Presentación Preliminar del Libro Diario Resumido SIN corte por Tipo de Comprobante por Página y CON Comentarios por tipo de Documento

Ej. Presentación en Excel del Libro Diario Resumido

Importante: El Libro Oficial Diario Resumido se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel.

3. Libro Mayor ¿Qué es el Libro Mayor? Este libro registra de forma resumida los valores de todas las cuentas o rubros de las transacciones del período respectivo. Muestra los saldos del período anterior, los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) y por último el saldo final, los cuáles serán la base o saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes

Importante: El Libro Oficial Mayor; también es llamado Libro Mayor y Balances

¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Mayor? Al ingresar a esta opción el sistema solicita la siguiente información:



Imprimir nombre de la empresa: Esta opción se debe marcar dependiendo si en las hojas ya impresas por el numerador de libros oficiales quedo o no el Nombre de la empresa.

 

Selección: Indicar a qué nivel de cuenta contable se desea presentar el libro. Desea Impresión a Dos Líneas: Se marca esta opción si el usuario desea que cada rubro se imprima en dos reglones

Ej. Impresión a una sola línea

Ej. Impresión a dos líneas



Totales: Se refiere a la forma de totalizar el informe, puede ser por Columna p Grupo.

Ej. Presentación Preliminar del Libro Mayor

Ej. Presentación en Excel del Libro Mayor

Importante: El Libro Oficial Mayor se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel.

4. Libro de Inventarios y Balance ¿Qué es el Libro Inventarios y Balance? Como se estipula en el artículo 52 del Código de Comercio todo comerciante que inicie actividades comerciales por lo menos una vez al año debe elaborar un inventario y un balance general; para ello se emplea este libro oficial, para registrar en cada periodo contable los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios. ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Inventarios y Balance? Al ingresar a esta opción el sistema solicita la siguiente información:

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 

 

Imprimir nombre de la empresa: Esta opción se debe marcar dependiendo si en las hojas ya impresas por el numerador de libros oficiales quedo o no el Nombre de la empresa. Desea que el Informe desagregue los productos en las cuentas de Inventarios: Seleccionar de acuerdo a las necesidades del usuario, su efecto se verá reflejado en la impresión del informe solo si cuenta con el modulo de Inventarios y se han creado las correspondientes tablas y Productos Desea que el Informe se Detalle con Terceros: Aplica para las cuentas contables que en su creación estén detalladas por Terceros Desea que el Informe desagregue los Activos: Seleccionar de acuerdo a las necesidades del usuario, su efecto se verá reflejado en la impresión del informe solo si cuenta con el modulo de Activos Fijos y se han creado las correspondientes tablas y Activos Incluye Cuentas de Resultado y de Orden: Seleccionar de acuerdo a las necesidades del usuario Desea que el Informe Desagregue los Terceros de las cuentas de Inventarios: Seleccionar de acuerdo a las necesidades del usuario, su efecto se verá reflejado en la impresión del informe solo si cuenta con el modulo de Inventarios y la cuentas contables asignadas en las tablas en su definición están detalladas por Terceros

Importante: Dependiendo las opciones marcadas para la presentación de este Libro, su generación puede demorar unos minutos dependiendo del nivel de información y la capacidad de la maquina

Ej. Presentación Preliminar del Libro de Inventarios y Balance seleccionando la opción de desagregar los productos en las cuentas de Inventarios

Ej. Presentación en Excel del Libro de Inventarios y Balance detallado por Terceros

Importante: El Libro Oficial de Inventarios y Balance se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel.

5. Libro Único Oficial

¿Qué es el Libro Único Oficial? Este libro permite ver detalladamente por cuenta contable al máximo nivel (subauxiliar) del programa cual es su saldo anterior, movimiento debito y crédito y el saldo actual. ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Único Oficial? Al ingresar a esta opción el sistema solicita la siguiente información:



Rango de Días: Para la generación de este Libro el sistema solo solicita el periodo contable por el cual se quiere presentar (mes/día)

Ej. Presentación Preliminar del Libro Único Oficial

Importante: El Libro Único Oficial se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel.

6. Libro de Ventas ¿Qué es el Libro de Ventas? Este Libro permite conocer toda la facturación realizada por el ente económico, dentro de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las facturas de venta (Documentos Tipo F) realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a las ventas ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro de Ventas? Al ingresar a esta opción el sistema solicita la siguiente información:

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Rango de Mes y Día: Para la generación de este Libro el sistema solo solicita el periodo contable por el cual se quiere presentar (mes/día)



Cuentas de IVA: Asignar el rango de cuentas de IVA, utilizadas UNICAMENTE en los Documentos Tipo C - Notas Crédito y/o Documentos Tipo D - Notas Debito que no afecten o estén parametrizadas en los Documentos Tipo F – Factura de Venta.

Importante: Es muy importante asignar estas cuentas contables si fueron utilizadas en los documentos Tipo D y Tipo C y NO utilizadas en los documentos Tipo F; de no hacerse aparecerá el Libro de ventas en la columna de exentos valores cuando no deben mostrar cifras.



Cuentas Contado: En esta pantalla se deben colocar las cuentas contables como los solicita el mensaje; de igual forma se debe digitar el rango de cuentas contables Detalladas como Retención utilizadas UNICAMENTE en los Documentos Tipo C y Tipo D (notas crédito y debito), los cuales aparecerán en el informe como descuentos

Importante: También se pueden asociar las cuentas contables por cobrar (130000), pero cuando no se tiene el modulo, por que estas NO deben estar Detalladas Por Cobrar

Importante: Se deben colocar allí este rango de cuentas para que la información tomada de las facturas sea correcta, de lo contrario, aparecerá ceros la columna de grabados y exentos.



Cuentas de Cargos (GRAVADAS – EXCENTAS): Se asignan UNICAMENTE los rangos de cuentas contables utilizados para cargos gravados y exentos, que se hayan utilizado en las facturas de venta. Estos cargos son los parametrizados en la definición del documento factura de venta, en la pantalla de descuentos y cargos (Son los dos primeros cargos, pues generalmente el tercero, se utiliza para el manejo del IVA).

Importante: Se deben colocar allí este rango de cuentas, de no colocarse, en las columnas de gravado o exento cambiara el valor respecto al valor de la factura de venta.



Desea el informe con Rompimientos por comprobante: Marcar si se desea que cada Tipo de Comprobante se imprima en hojas diferentes



Toma descuentos Globales: En el mensaje aclara su funcionalidad

Ej. Presentación Preliminar del Libro de Ventas

Ej. Presentación en Excel del Libro de Ventas

Importante: El Libro de Ventas se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel.

7. Libro de Compras ¿Qué es el Libro de Compras? Este Libro permite conocer todas las compras realizadas por el ente económico, dentro de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las compras (Documentos Tipo P) realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a las ventas pagado

¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro de Compras? Al ingresar a esta opción el sistema solicita la siguiente información:

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Rango de Fechas: Para la generación de este Libro el sistema solo solicita el periodo contable por el cual se quiere presentar (día/mes)

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Cuentas IVA: Se refiere a la utilizada en el Documento de Compras Tipo - P, esta es la cuenta que se parametrizado en la definición del documento. El sistema permite seleccionar varios rangos de cuentas

Importante: Es muy importante asignar estas cuentas contables de no colocar un rango de cuentas el sistema en el informe refleja valores inconsistentes en las columnas de valor neto y valor de IVA.



Cuentas Contado: Digitar los rangos de cuentas contables de contado que fueron afectadas en el momento de la elaboración del Documento Tipo P – Compras, (generalmente corresponde a la cuenta de caja).

Importante: También se pueden asociar las cuentas contables por pagar (220000), pero cuando no se tiene el modulo, por que estas NO deben estar Detalladas Por Pagar

Importante: En caso de NO colocar este rango de cuentas y los Documentos Tipo – P hayan sido afectados por ella, la información que se refleje el informe en la columna de Valor Neto no corresponderá al Valor Grabado Real



Cuentas que NO se desena incluir en el Informe: Se asignan las cuentas que por necesidades o caracteristicas del usuario no desea visualizar o presentar



Comprobantes Tipo L: Seleccionar los documentos Tipo L, que según necesidades especificas de la empresa se deben tener en cuenta en la presentacion del Libro

Ej. Presentación Preliminar del Libro de Compras

Importante: La columna de valor neto no está diseñada para mostrar valores gravados o exentos, solo para mostrar el valor bruto menos descuentos, no se debe comparar contra el libro oficial de ventas

Ej. Presentación en Excel del Libro de Compras

Importante: El Libro de Compras se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel. Libro Auxiliar

1. Libro Auxiliar por Tercero ¿Qué es el Libro Auxiliar por Tercero? Este Libro es un anexo de los libros oficiales y sirve como respaldo para realizar comparación de información contable, muestra cada una de las cuentas que documentos contables la afectaron (Tipo – Numero – Fecha) y el tercero al cual fue contabilizado el documento

Importante: No es necesario que la cuenta contable este detallada por Tercero

¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro de Compras? Al ingresar a esta opción el sistema solicita la siguiente información:

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Rango de Fechas: Para la impresión de este Libro el sistema solo solicita el periodo contable por el cual se quiere generar (mes/día) inicial y final

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Rango de Cuentas: Se puede seleccionar de solo un bloque de cuentas contables o de todas las creadas pasando lo espacios con enter Rango De Terceros: Se puede seleccionar de solo un bloque de Nit o de todos los creados pasando lo espacios con enter Sucursales: Aplica cuando los terceros las manejan, se puede generar de solo un grupo de sucursales o de todas las creadas pasando lo espacios con enter

Selección (Todas las Cuentas / Solo Cuentas de Terceros) Totaliza por Tercero Imprime Cuentas que tiene Saldo Anterior pero no Movimiento en el Año Imprime Terceros que Tiene Saldo Anterior pero no Movimiento en el Rango

Los anteriores ítems se marcan o no de acuerdo a las necesidades o al tipo de información que requiera generar el usuario en el periodo o rango de fechas señalado



Imprime Detalle a:  Una Línea: Corresponde a la forma de impresión y al marcar esta opción, la impresión se genera de la siguiente manera:

 Doble Línea: Corresponde a la forma de impresión y al marcar esta opción, la impresión se genera de la siguiente manera:

Ej. Presentación Preliminar del Libro Auxiliar por Tercero

Ej. Presentación en Excel del Libro Auxiliar por Tercero con solo cuentas Detalladas por Tercero

Importante: El Libro Auxiliar por Tercero se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel; con o sin el código de la cuenta contable