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Re porte a Centrales de Riesgo

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8.

Presentación ¿Qué es una Central de Riesgo? ¿Qué es un Reporte a una Central de Riesgo? ¿Qué Parámetros se Deben Definir Antes de Generar Informes a Centrales de Riesgo? ¿Cuál es la Ruta para Generar el Informe a Centrales de Riesgo? ¿Qué Opciones se Presentan en la opción de Reporte a Central de Riesgo y Cual es su Funcionalidad 6.1 Calculo de Saldos de Cartera 6.1.1 ¿Cuál es el Objetivo del Cálculo de Saldos de Cartera? 6.1.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar el Cálculo de Saldos de Cartera? 6.2 Genera Archivo de Cartera 6.2.1 ¿Cuál es el Objetivo de Generar Archivo de Cartera? 6.2.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar el Cálculo de Saldos de Cartera? 6.2.3 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL ARCHIVO A DATACREDITO 6.3 Genera Archivo de Direcciones y Teléfono 6.3.1 ¿Cuál es el Objetivo de Generar Archivo de Direcciones y Teléfono? 6.3.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Generar Archivo de Direcciones y Teléfono? 6.3.3 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL ARCHIVO A DATACREDITO ¿Cuál es la Ruta para Generar Interface a Centrales de Riesgo? ¿Qué Opciones se Presentan en la opción de Interface a Central de Riesgo y Cual es su Funcionalidad? 8.1 Informe Estadístico General del Proceso de Actualización 8.1.1 ¿Cuál es el Objetivo y que Datos Solicita el Informe Estadístico General del Proceso de Actualización? 8.2 Informe Detallado de Errores 8.2.1 ¿Cuál es el Objetivo y que Datos Solicita el Informe Detallado de Errores? 8.3 Informe Detallado de Inconsistencias 8.3.1 ¿Cuál es el Objetivo y que Datos Solicita el Informe Detallado de Inconsistencias?

Presentación El presente documento presenta una explicación sobre la funcionalidad que se desarrollo en el programa para la generación de información a las centrales de riesgo, cuales son los parámetros que se deben tener en cuenta, su generación y objetivo

REPORTES A CENTRALES DE RIESGO ¿Qué es una Central de Riesgo? Una central de Riesgo es una entidad de carácter privado especializada en almacenar datos del comportamiento de pago de las obligaciones de personas naturales o jurídicas. En su base de dato se registra no solo las situaciones de incumplimiento, sino también la historia crediticia de quienes atienden sus obligaciones oportunamente. Estas empresas prestan un servicio de información que permite conocer el comportamiento comercial y financiero de las personas que allí son reportadas por parte de las entidades financieras, entidades del sector real o comercial, empresas de servicios o telecomunicaciones que suscriben contratos con los operadores de datos.

¿Qué es un Reporte a una Central de Riesgo? Los reportes a una Central de Riesgo son listados que generan las empresas a una central de riesgo (DataCrédito – CIFIN) en forma periódica; estos no solo informan cuando la persona natural o jurídica ha incurrido en mora en una deuda, sino también cuando registra pagos oportunos, cuando se abre una cuenta de ahorros, cuando se adquiere un servicio o se ha dado una autorización para generar este reporte en una central de riesgo. Se puede presentar: 

Reporte Positivo: El tiempo de reporte positivo es indefinido, así que la persona natural o jurídica va a estar siempre en las bases de datos de las centrales de riesgo si su conducta de crédito es buena.



Reporte Negativo: El reporte negativo será eliminado solamente cuando transcurra el doble de tiempo del cual el tercero estuvo en mora y hasta un máximo de cuatro años 

En caso de mora inferior a dos (2) años, el término de permanencia de la información negativa no podrá exceder el doble de la mora



Para los demás eventos, el término de permanencia de la información negativa será de cuatro (4) años contados a partir de la fecha en que la mora se extinga por cualquier modo



En el caso de incumplimiento de obligaciones en las cuales no se puedan computar tiempos de mora, tal como sucede con las cuentas corrientes canceladas por mal manejo, el término de permanencia de la información negativa será de cuatro (4) años contados a partir de la fecha en que cese el incumplimiento o sea cancelado el producto .

Importante: Es indispensable que la entidad que efectúa el reporte a una central de riesgos cuente con la autorización expresa y/o escrita por parte de la persona que es reportada.

¿Qué Parámetros se Deben Definir Antes de Generar Informes a Centrales de Riesgo? Antes de generar Informes para centrales de riesgo se deben definir los siguientes parámetros:

1. Registro de Control



Envía Información a DataCredito: Con el fin de facilitar y agilizar el envió de información a las centrales de riesgo en este caso a DATACREDITO, es diseñada esta funcionalidad, la cual permite realizar la captura y generación de información a través de archivos planos, solicitados por esta entidad.



Una vez marcada la opción anterior, existen dos opciones llamadas Mora máxima o Mora mínima, se marca una de ellas en el caso que exista en una misma factura varios vencimientos y hay más de uno en mora y se desea indicar cual edad de mora se va a reportar, si la del vencimiento con mayor número de días vencidos o la de menor días vencidos.

2. Catalogo de Terceros En el momento de estar creando un tercero y el cursor se encuentre ubicado sobre el campo NOMBRE se activa el icono , al dar clic presenta la ventana en la cual se ingresan los datos que solicita DataCredito en su informe; si no se selecciona el botón se debe repasar o crear todo el catálogo de terceros, al final se abre la ventana para registrar los datos del cliente necesarios para generar el reporte a las Centrales de Riesgo (DataCrédito)

¿ 

Importante: En esta opción se incluyen los datos de cada uno de los terceros de acuerdo a lo solicitado por DataCrédito.

PESTAÑA DATOS GENERALES: En esta opción se ingresan Datos Específicos del Tercero y que NO fueron definidos en el catalogo.



PESTAÑA DATOS CREDITO: En esta opción se deben ingresar las condiciones y especificaciones dadas para el crédito, estas son definidas por DataCrédito



PESTAÑA OTROS DATOS: Corresponde a datos personales del tercero y se requieren para conocer su actividad comercial y el monto de activos, pasivos e ingresos

¿Cuál es la Ruta para Generar el Informe a Centrales de Riesgo? La ruta para generar el informe a centrales de riesgo es: Cuentas por Cobrar – Procesos – Reporte a Central de Riesgos

¿Qué Opciones se Presentan en la opción de Reporte a Central de Riesgo y Cual es su Funcionalidad? Al momento de generar el informe a la central de riesgo se habilitan las siguientes opciones:

1. Calculo de Saldos de Cartera 2. Genera Archivo de Cartera 3. Genera Archivo de Direcciones y Teléfono A continuación se describirá el proceso de ejecución y cuál es la funcionalidad de cada una de las opciones presentas

1. Calculo de Saldos de Cartera ¿Cuál es el Objetivo del Cálculo de Saldos de Cartera? El objetivo de ejecutar el cálculo de saldos de cartera es generar un acumulado total de cartera de cada uno de los terceros a una fecha de corte determinada Este proceso toma los documentos que dieron origen a la cartera y que fueron elaborados con fecha inferior o igual a la fecha de corte, es decir los documentos que se elaboraron después de esta fecha no los incluye en el reporte.

Importante: Cada vez que se requiera generar el informe es obligaría su ejecución y siempre tiene que ser el primer proceso a ejecutar

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar el Cálculo de Saldos de Cartera? Una vez seleccionada esta opción se habilita la siguiente ventana:



Código del suscriptor: Corresponde al código que DataCrédito asigno al cliente y no puede ser modificado



Tipo de cuenta: Corresponde al tipo de cuenta que se quiere enviar, este tipo esta dado por DataCrédito.



Fecha ultimo corte: Esta es la fecha en la que se genero el último corte para el reporte a DataCrédito



Fecha actual de corte: Es la fecha en la que se va a realizar el corte



Consolidado – Detallado: Son campos excluyentes; el primero de ellos unifica el saldo por cada uno de los terceros el segundo discrimina por cada tercero cada una de las facturas que se encuentren en mora

¿

Importante: El generar este proceso demora dependiendo del nivel de información y de la capacidad del computador donde se ejecute el proceso

Al terminar el sistema genera en pantalla un mensaje informativo, indicando la ruta y el nombre del archivo donde se guardaron los saldos acumulados

2. Genera Archivo de Cartera ¿Cuál es el Objetivo de Generar Archivo de Cartera? Este informe es el que genera el proceso de calcular y generar el archivo para enviar a DataCrédito, de acuerdo a la fecha de último corte y corte actual genera la información de la cartera. Antes de ejecutar esta opción se debe calcular saldos; para ello al momento de ingresar a esta opción el sistema genera el siguiente mensaje informativo

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar el Cálculo de Saldos de Cartera? Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:



Código Suscriptor – Tipo de Cuenta – Fecha de Corte: Son datos que previamente se digitaron al momento de ejecutar el proceso de calcula saldos de cartera



Tipo de Entrega: Hace referencia si es entrega Total o Parcial.



Nombre del Archivo: El sistema lo trae en forma automática y maneja extensión TXT



Fecha Inicio y Fecha Fin Reporte: El sistema solicita este rango únicamente cuando se indico que el tipo de entrega seria fragmentado de lo contrario no se habilita



Imprime Archivo Prueba: Al marcar esta opción es posible que la empresa revise y verifique los datos que se generaron para el envió a DataCredito

Al terminar el proceso, el sistema genera en pantalla un mensaje informativo, indicando la ruta y el nombre del archivo donde se guardaron los saldos de cartera pendientes de pago con su correspondiente descripción

El archivo generado se puede abrir con un editor de texto, este sirve de consulta para confirmar y validar la información que se enviara

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL ARCHIVO A DATACREDITO

Ejemplo: Nombre archivo plano

PT

99887720131231.TXT

PTYYYZZZZZZAAAAMMDD.EEE El nombre con el que se genera el archivo está conformado por: 

PT o PF: Se asigna de acuerdo al tipo de cartera que se está enviando PT para cartera Total y PF indica que se envía una cartera Fragmentada

     

YYY: Es el código del tipo de cartera que está entregando el cliente y la cual se selecciona al momento de calcular saldo ZZZZZZ: Código del suscriptor AAAA: Corresponde al año de corte de la información MM: Corresponde al mes de corte de la información DD: Corresponde al día de corte de la información EEE: Extensión

Importante: El nombre del archivo puede ser cambiado por el usuario al momento ¿ de generarlo, pero a Datacrédito se tiene que enviar con esta estructura.

3. Genera Archivo de Direcciones y Teléfono ¿Cuál es el Objetivo de Generar Archivo de Direcciones y Teléfono? Cada vez que se modifiquen o actualicen los datos de los terceros se debe enviar este archivo a DataCrédito, para que la entidad tenga actualizada la base de datos de las entidades que reportan, pero antes de correr este proceso se debe Calcular Saldos; para ello al momento de ingresar a esta opción el sistema genera el siguiente mensaje informativo

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Generar Archivo de Direcciones y Teléfono? Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:



Código Suscriptor – Tipo de Cuenta – Fecha de Corte: Son datos que previamente se digitaron al momento de ejecutar el proceso de calcula saldos de cartera



Nombre del Archivo: El sistema lo trae en forma automática y maneja extensión TXT



Imprime Archivo Prueba: Al marcar esta opción es posible que la empresa revise y verifique los datos que se generaron para el envió a DataCredito

Al terminar el proceso, el sistema genera en pantalla un mensaje informativo, indicando la ruta y el nombre del archivo donde se guardaron los datos del tercero

El archivo generado se puede abrir con un editor de texto, que sirva de consulta para confirmar y validar la información que allí se encuentra

Importante: Los datos que se envían en el archivo plano del cliente a DataCredito ¿ son los datos que se incluyeron en el catalogo de terceros y en la pestañas que se habilitan para Reportar Clientes a DataCredito

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL ARCHIVO A DATACREDITO

Ejemplo: Nombre archivo plano

CL9988770088888888820131231.TXT CLZZZZZZYYYYYYYYYYAAAAMMDD.EEE El nombre con el que se genera el archivo está conformado por:       

CL: Corresponde a una variable fija ZZZZZZ: Código del suscriptor YYYYYYYYYY: Es el Nit del suscriptor AAAA: Corresponde al año de corte de la información MM: Corresponde al mes de corte de la información DD: Corresponde al día de corte de la información EEE: Extensión

Importante: El nombre del archivo puede ser cambiado por el usuario al momento de generarlo, pero a Datacrédito se tiene que enviar con esta estructura.

¿Cuál es la Ruta para Generar Interface a Centrales de Riesgo? La ruta para generar interface a centrales de riesgo es: Cuentas por Cobrar – Procesos – Interface a Central de Riesgos

¿Qué Opciones se Presentan en la opción de Interface a Central de Riesgo y Cual es su Funcionalidad? Esta opción permite verificar y revisar los archivos generados por DataCrédito con las inconsistencias encontrados por dicha entidad para realizar las correcciones pertinentes y nuevamente generar el proceso.

Importante: Con esta funcionalidad el sistema permite interpretar los códigos de ¿ inconsistencias encontradas por data crédito de la información enviada por el cliente a un código de fácil interpretación.

Estos archivos son enviados por DataCrédito se pueden copiar en cualquier carpeta del equipo, para que al momento de generar los informes se puedan llamar con el icono de ayuda y así poder abrir esta información para su verificación Al momento de ingresar a la opción de Interface a central de riesgo se habilitan las siguientes opciones:

1. Informe Estadístico General del Proceso de Actualización 2. Informe detallado de errores 3. Informe detallado de Inconsistencias A continuación se describirá el proceso de ejecución y cuál es la funcionalidad de cada una de las opciones presentas

1. Informe Estadístico General del Proceso de Actualización ¿Cuál es el Objetivo y que Datos Solicita el Informe Estadístico General del Proceso de Actualización? Este reporte lo que hace es interpretar el archivo indicado por el usuario y presentar la información enviada por DataCrédito para que sea observada y manejada por usuarios SIIGO. Para ello DataCrédito genera y envía esta información en un archivo que llamara ACTIESTT Una vez se ingresa a esta opción se solicita el nombre del archivo a incorporar

Importante: Este archivo debido a que los datos caben en una impresora de carro ancho, se da la posibilidad de imprimir en impresoras de matriz y de enviar a Excel.

2. Informe Detallado de Errores ¿Cuál es el Objetivo y que Datos Solicita el Informe Detallado de Errores? DataCrédito envía un archivo plano donde por cada campo indica si se presento error, enviando el código del error de DataCrédito; lo que hace el sistema es subir esta información e interpretar el tipo de error con el archivo de errores de SIIGO previamente definido, mostrando al usuario final la descripción del error. Una vez se ingresa a esta opción se solicita el nombre del archivo a incorporar

Importante: Debido a que la información no cabe en una impresora de carro ancho, se envía únicamente a Excel.

3. Informe Detallado de Inconsistencias ¿Cuál es el Objetivo y que Datos Solicita el Informe Detallado de Inconsistencias? Igual que el informe anterior, DataCrédito envía un archivo plano donde por cada campo indica si se presento error, enviando el código del error de DataCrédito; lo que hace el sistema es subir esta información e interpretar el tipo de error con el archivo de errores de SIIGO previamente definido, mostrando al usuario final la descripción de la inconsistencia. Una vez se ingresa a esta opción se solicita el nombre del archivo a incorporar

Importante: Debido a que la información no cabe en una impresora de carro ancho, se envía únicamente a Excel.