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Procesos de Caja Menor

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. Presentación 2. ¿Qué son Cajas Menores? 3. ¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Iniciar la Contabilización de los Recibos de Caja Menor? 4. ¿Cuál es la Ruta para Realizar Procesos con Cajas Menores? 5. ¿Cuáles son los Procesos que se Pueden Realizar en Caja Menor y que Datos Solicita el Sistema al Momento de Ejecutarlos? 5.1 Recibos de Caja Menor 5.2 Contabilización de Recibos 5.3 Borrado en Bloque 5.4 Recuperación 5.5 Desmarque de Documentos

Presentación El presente documento ofrece una guía que aclara los procesos que se pueden realizar en el Modulo de Gestión de Tesorería, al manejar cajas menores en la organización; que documentos y como se realizan sus contabilizaciones.

CAJA MENOR ¿Qué son Cajas Menores? La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos de dinero y se asigna una persona como responsable de su manejo. Existen varios pagos pequeños que para manejarlos por bancos se hace muy complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores que no sean representativos, se pueden manejar por este fondo

¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Iniciar la Contabilización de los Recibos de Caja Menor? Después de crear una caja menor en SIIGO y antes de iniciar su uso es necesario elaborar un documento Tipo L, en el cual se realiza el registro inicial del valor de cada una de las cajas menores

Importante: Se debe debitar la cuenta contable de caja, al llamar esta cuenta se debe relacionar el código de la caja menor.

Ningún documento se puede contabilizar descuadrado razón por la cual se debe ingresar la partida crédito de modo que el comprobante se contabilizará de la siguiente manera:

¿Cuál es la Ruta para Realizar Procesos con Cajas Menores? La ruta para realizar los procesos con Cajas Menores es: Gestión de Tesorería – Procesos – Caja Menor

¿Cuáles son los Procesos que se Pueden Realizar en Caja Menor y que Datos Solicita el Sistema al Momento de Ejecutarlos? Los procesos que se pueden realizar en caja menor son:

1. 2. 3. 4. 5.

Recibos de Caja Menor Contabilización de Recibos Borrado en Bloque Recuperación Desmarque de Documentos

A continuación se describen cada uno de ellos:

1. Recibos de Caja Menor: A través de esta opción se efectuará la captura de los recibos de caja menor provisionales o definitivos; al momento de ingresar se habilita la siguiente ventana:



Comprobante X: En este campo se debe seleccionar el número del comprobante Tipo X para elaborar los recibos de caja menor. Con la tecla de función F2 o con el icono de búsqueda se pueden visualizar los recibos que han sido previamente definidos en el sistema.



Consecutivo: El consecutivo se puede digitar manual o de manera automática al contabilizar el documento. Importante: En pantalla este campo siempre se visualizara con 99999999999 aclarando que este no es el consecutivo del recibo de caja menor.



Fecha: El sistema trae por defecto la fecha con la cual se ingreso al programa, esta puede ser modificada.



Nit: En este campo se debe ingresar la identificación del tercero a quien se le entrego el dinero de caja menor. Inicialmente el sistema solo muestra los terceros que están catalogados como empleados, utilizando el icono permite visualizar todo el catálogo de terceros.

Al dar enter el sistema despliega la siguiente ventana en la cual se relacionaran el o los conceptos de gastos por los cuales se realizaron los desembolsos de dinero de caja menor

Importante: El programa permite ingresar varios conceptos de GASTOS por cada uno de los recibos de caja menor que se elaboren. Se debe tener en cuenta que cada recibo de caja menor corresponde a una fecha y un tercero especifico. En esta pantalla se habilitan campos que se describen a continuación: 

Secuencia: El sistema actualiza automáticamente este campo corresponde a cada ítem donde se registra el concepto de gasto.

y



Concepto: En este campo se debe asignar el concepto de gasto que se desea incluir de acuerdo al desembolso de dinero realizado. Con la tecla

de función F2 o el icono de búsqueda se pueden visualizar todos los conceptos de gastos que han sido previamente creados. 

Descripción: En este campo se digita una observación sobre el gasto que se está registrando la cual se visualizara al momento de contabilizar los recibos de caja menor.



Naturaleza: Indicar si el movimiento que se está registrando es Débito o Crédito.



Valor: Digitar el monto del gasto que se está registrando.



Centro de Costo: Indicar el centro de costo al que se le debe cargar el gasto de caja menor. Importante: El centro de costo lo solicita únicamente si la cuenta que está relacionada en el concepto de gasto de caja menor que se está registrando, está marcada como si centros del costo. .

Una vez se han grabado todos los conceptos de gasto en el recibo de caja menor; el programa habilita las siguientes opciones para indicar si el recibo es provisional, definitivo o se debe anular. En donde se escogerá la opción pertinente.



Provisional: En este estado el usuario puede ingresar al recibo de caja menor y realizar modificaciones o incluir nuevos registros; posteriormente se puede marcar como Definitivo.



Definitivo: En este estado el recibo de caja menor queda listo para su contabilización, en este estado no se pueden modificar los datos ya ingresados.



Anulado: Si el recibo de caja menor no quiere ser contabilizado, pero tampoco se quiere dejar en estado Definitivo y/o provisional o el usuario no quiere perder su consecutivo y dejar constancia que el recibo de caja menor se elaboro, se puede dejar en estado Anulado. Se debe tener en cuenta que para dejar un recibo de caja menor en estado Anulado debe haberse guardado previamente como Provisional o Definitivo.



Contabilizado: Únicamente se marcará cuando los gastos que se encuentren relacionados en el recibo de caja menor estén efectivamente contabilizados a través del proceso de contabilización de recibos que se describe más adelante.

Una vez se ha marcado alguna de las opciones (Provisional – Definitivo o Anulado) el programa asignará el consecutivo al recibo de caja menor mostrando el siguiente mensaje:

Si está seguro que la información es correcta y desea guardar el documento debe seleccionar la opción “SI”. En este momento, el sistema permite seleccionar si el documento será enviado a vista preliminar o impresión. Ejemplo. Elaborar un recibo de caja menor dejarlo en estado provisional, afectando los conceptos de Trasporte por un Valor de $40.000 y por la compra de una resma de papel por valor de $10.500 al empleado Andrea Rondon y enviarlo a vista preliminar.

OBSERVACIONES ADICIONALES: a. Cuando los recibos de caja menor han sido guardados como provisionales y se desean dejar como definitivos es necesario ingresar por la opción de elaboración de recibos de caja menor, llamar el consecutivo del recibo, repasarlo y escoger la opción “Definitivo”. b.

Cuando se ingresa por la opción de elaboración de recibos de caja menor y se llama un recibo que ya está elaborado como provisional con el icono pueden insertar más registros.

se

c. Cuando se está elaborando un recibo de caja menor y el saldo es inferior al porcentaje de alarma definido en la creación de la caja menor; el programa

mostrará el siguiente mensaje pero permitirá la elaboración del recibo siempre y cuando el valor no exceda el saldo existente en la caja.

En caso que el valor exceda el saldo existente en la caja menor se presentara el siguiente mensaje:

2. Contabilización de Recibos: Esta opción permite realizar la contabilización de los recibos de caja menor que se encuentran en estado definitivo. En este proceso también se puede seleccionar que el sistema solo realice la contabilización del reembolso o la contabilización del gasto o los dos es decir se contabilice tanto el gasto como el reembolso de los gastos de caja menor de manera automática en un solo proceso. Importante: Para contabilizar un recibo de caja menor este se debe encontrar en estado Definitivo, no es posible contabilizar un recibo si se encuentra en estado provisional o anulado. . Al seleccionar el submenú de contabilización recibos el sistema despliega la siguiente ventana en donde se debe digitar la siguiente información:



Caja: Corresponde al código de la caja menor en la que se desea realizar la contabilización. Con la tecla de función F2 o el icono de búsqueda visualizar y seleccionar la caja correspondiente.

se puede



Fecha Desde / Hasta: Se debe seleccionar el rango de fechas en el cual se registraron los recibos de caja menor; que se encuentren en estado Definitivo y que se quieran contabilizar.



Comprobante Desde / Hasta: Rango de documentos Tipo X que se requieran contabilizar.



Número Desde / Hasta: Se digita el rango de consecutivo de los recibos de caja menor que se desean contabilizar.



Tipo de Contabilización:



Reembolso: En esta opción los gastos de caja menor quedarán registrados en un documento tipo G, el cual fue asignado en la definición de los comprobantes de caja menor (Documento Tipo X). Así mismo se generará el reembolso de caja menor. En esta opción el sistema solicita el código del banco y el número del cheque con el cual se contabilizara el valor crédito destinado a la caja menor, para registrarlo en el comprobante de egreso en forma automática



Gasto: En esta opción se contabilizarán únicamente los gastos de caja menor en un documento tipo L asignado en la definición de los comprobantes de caja menor (Documento Tipo X).



Gasto y Reembolso: A través de esta opción se efectuarán las contabilizaciones de los gastos de caja menor en un documento tipo L y el reembolso en un documento tipo G. Estos documentos fueron asignados en la definición de los comprobantes de caja menor (Documento Tipo X) En esta opción el sistema solicita el código del banco y el número del cheque con el cual se contabilizara el valor crédito destinado a la caja menor, para registrarlo en el comprobante de egreso en forma automática

Importante: Una vez se ha ejecutado este proceso los recibos de caja menor no podrán ser modificados y en la elaboración de los mismos aparecerá marcada la opción de contabilizado.

El sistema permite que la contabilización de los gastos se realice de manera: 

Detallada: Al seleccionar esta opción se generará un documento contable por cada recibo de caja menor registrado.



Consolidada: Al seleccionar esta opción se generará un documento para varios recibos de caja menor registrados.

Luego se debe seleccionar el Nit donde se desea cargar la contabilización del documento Importante: Generalmente el documento se contabiliza al responsable de caja, pero de acuerdo a las políticas de control de la organización SIIGO permite también contabilizar los documentos al Nit registrado en el recibo de caja menor o a otro tercero. . Ejemplos. a. Se realiza la contabilización del Recibo de Caja Menor X – 1 – 55 con un Tipo de Contabilización “Reembolso”.

En este caso el sistema registra un documento Tipo G, el cual fue asignado al momento de definir el Documento Tipo X – Recibo de Caja Menor

b. Se realiza la contabilización del Recibo de Caja Menor X – 1 – 55 con un Tipo de Contabilización “Gasto”.

En este caso el sistema registra un documento Tipo L, el cual fue asignado al momento de definir el Documento Tipo X – Recibo de Caja Menor

C. Se realiza la contabilización del Recibo de Caja Menor X – 1 – 55 con un Tipo de Contabilización “Gasto y Reembolso”.

En este caso el sistema registra dos documentos uno Tipo L y otro Tipo G, los cuales fueron asignados al momento de definir el Documento Tipo X – Recibo de Caja Menor Importante: En el documento Tipo L se registra la contabilización del gasto y en el documento Tipo G se registra la contabilización del reembolso.

Contabilización Gasto – Documento Tipo L

Contabilización Reembolso – Documento Tipo G

3. Borrado en Bloque: Es posible realizar un borrado en bloque de todos los documentos Tipo X siempre y cuando no se encuentren ni Anulados ni Contabilizados, es decir, solo aquellos que se encuentran en estado provisional o definitivo. Al seleccionar el submenú borrado en bloque el sistema despliega la ventana para saleccionar el Tipo de documento X, luego se habilita el siguiente recuadro:

En él se debe indicar el número del comprobante o rango de comprobantes que se desean borrar. El campo Borrar recibos de caja definitivos se marca cuando se van a eliminar recibos de caja menor que se encuentran en estado definitivo; una vez indicado el número del documento el sistema genera el siguiente mensaje:

Finalmente serán borrados los documentos relacionados. Ejemplo. Se borra el recibo de caja menor X – 1 – 60

Importante: Es posible borrar recibos de caja menor que se encuentren en estado provisional o definitivo; es que aclarar que si el documento se encuentra en estado Definitivo y no se marca la opción “Borrar Recibos de Caja Definitivos” este recibo de caja menor no será borrado.

4. Recuperación: Es una opción que verifica el movimiento que se ha efectuado en el módulo de Gestión de Tesorería, en caso que se haya presentado alguna inconsistencia. Al seleccionar el submenú recuperación, el sistema ejecuta de manera inmediata el proceso (No solicita ningún parámetro).

Importante: Se recomienda antes de realizar el proceso de recuperación realizar copia de seguridad a la carpeta SIIWIXX (donde XX corresponde al número de la empresa donde vamos a ejecutar el proceso de recuperación).

5. Desmarque de Documentos: Esta opción permite reversar la contabilización de los documentos Tipo X, dejándolos en estado definitivo para luego poder realizar modificaciones sobre ellos y se puedan volver a contabilizar. Al seleccionar el submenú desmarque de documentos el sistema despliega la ventana para sseleccionar el Tipo de documento X, luego se habilita el siguiente recuadro:

Aquí se debe indicar el número del comprobante o rango de comprobantes que se desean desmarcar; una vez indicados los datos del documento o rango de documentos el sistema genera un informe detallando las secuencias de cada uno de los recibos de caja menor que fueron desmarcados. Ejemplo. Desmarcar el recibo de caja menor Tipo X – 1 – 55 el cual se contabilizo

El sistema en forma automática genera el informe del documento o documentos que fueron desmarcados identificando cada una de sus secuencias