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Definición Plan de Cuentas

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3 2. Definición Plan de Cuentas ……………………………………………………………………………..… 4

Presentación El presente documento ofrece una guía sencilla que explica los parámetros a diligenciar y tener en cuenta en la creación del plan de cuentas contables.

PLAN DE CUENTAS ¿Qué son cuentas contables? Las cuentas contables contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y de Orden. Dicho catálogo está conformado por los códigos numéricos indicativos de cada cuenta y la denominación de las mismas El Catálogo de cuentas en SIIGO representa el eje principal de la información de todos los módulos que lo componen, ya que definen:   

Niveles de Clasificación Enlaces Contabilidad - Otros Módulos Características Especiales

¿Cuál es la ruta para crear cuentas contables? La ruta para crear cuentas contables es: Contabilidad – Parámetros – Apertura de cuentas contables

En esta opción se realiza la creación de las cuentas contables identificadas con un código numérico y su respectiva descripción.

¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de crear cuentas contables?

Importante: Los campos que se relacionan en la apertura de cuentas contables, permiten que la información se vea reflejada en cada uno de los módulos, donde se detallan algunas de las marcaciones que se pueden asignar y define la forma en que se quiere ver reflejada la información así como el cálculo automático para ciertos procesos

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Grupo – Cuenta – Subcuenta: Debe estar acorde con las normas contables, de acuerdo al Decreto 2650 de 1993 o de acuerdo al plan de cuentas escogido en la instalación de la empresa. Auxiliar y Sub-auxiliar: Se definen de acuerdo al criterio contable de la compañía.

NIVEL Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliares Sub-auxiliares

CODIGO 11 1110 111005 11100501 1110050101

DESCRIPCION DISPONIBLE BANCOS MONEDA NACIONAL BANCO DE BOGOTA CTA CORRIENTE 489-23689-14

ENLACES CON OTROS MODULOS 

Inventario: Es colocada automáticamente por el sistema de forma automática, cuando se tiene el Modulo de Inventarios y esta cuenta se utiliza en alguna Tabla de Inventarios

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Activo: Es colocada automáticamente por el sistema cuando se tiene el Modulo de Activos Fijos y la cuenta se utiliza en alguna Tabla de Activos Fijos

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Disponible: Esta opción se marca cuando se quiere que el movimiento de las cuentas de Caja o Bancos se vea reflejado en el informe de Flujo de Efectivo del módulo del Gerente.

Importante: El campo disponible solo se habilita para SIIGO Estándar – Vendedor y Contador

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Detalles: Esta opción habilita el combo de 3 opciones, el objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es obtener listados en los módulos de Cuentas por Cobrar (Cartera) y Cuentas por Pagar (Proveedores); de lo contrario la cuenta se marca como No Detalla.

Importante: 

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En caso de no tener los módulos correspondientes (Cuentas por Pagar y Cobrar) para las cuentas 13NNNN y 22NNNN el sistema no permite seleccionar el detalle y quedara marcada la cuenta como No detalla Las cuentas que se detallan son: Por Cobrar 130505, 130510, 1310, 280505 y 136595. Por Pagar 2105, 220505, 221005, 2335 y 133005. En el caso que se tengan los módulos a que hace referencia y la cuenta no se detalle, el sistema no generara los listados correspondientes en los módulos.

Terceros: (Se puede marcar como: Si tercero – Retención – No Tercero), el efecto de marcar una cuenta como: a. Si tercero, es para que en la causación o contabilización del movimiento el valor se acumula y/o se pueda discriminar por cada tercero que sea asignado en el registro. b. Retención: Tiene efecto en la emisión de los certificados de retención y las bases para los mismos, ya que en la parte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retención. c. No Tercero: Cuando no se requiere algún enlace.

Importante: Las cuentas que se detallan por Retención deben ser la 2365nn, 2367nn y 2768nn.

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Centros de Costos: Permite obtener reportes e informes financieros por cada uno de los centros de costos que tengan la empresa y los que se ingreso movimiento; es decir se puede conocer la utilidad o pérdida por cada uno de los centros de costos con que cuenta la empresa.

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Ajustable: Se debe asignar esta marcación en los casos de cuentas no monetarias que son ajustables por inflación, como por ejemplo: Inventarios, Propiedad planta y equipo, Diferidos y Patrimonio. En este campo se pueden seleccionar cualquiera de los siguientes criterios: a. Paag: Se aplica para todas las compañías que ajusta al porcentaje acumulado (ajuste año gravable), según el decreto 2649 las cuentas que van con este tipo de ajuste con las cuentas de Inventarios, Activos, Patrimonio. b. Acuerdo: Esta marcación se debe asignar si se ajusta a otro porcentaje diferente, generalmente se aplica para empresas del estado. c. Diferido: Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables por inflación

Importante:  De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1536 de 2007 se determina que los estados financieros no deben ajustarse por inflación  Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema al terminar de crear la cuenta solicitara la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida.

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Moneda Extranjera / Desea ajustar Extranjera: Marcar este campo si se trabaja con moneda extranjera, la marcación se debe realizar a cada una de las cuentas que se quiera ver reflejada en dicha moneda, Si se asigna este campo, se debe indicar si Desea ajustar extranjera, para el respectivo ajuste a la diferencia en cambio.

Importante: Si se marca la opción de Moneda Extranjera, pero no se marco Conversión a Extranjera en el registro de control cualquier transacción registrada en esta cuenta no será convertida a moneda extranjera. El sistema genera la siguiente pantalla informativa

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Tipo de Cuenta: Se debe elegir a qué tipo de cuenta corresponde (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden y Orden por Contra).

Importante: Para el cierre definitivo de año el sistema cancela las cuentas de Resultado para el sistema toma aquellas cuentas contables que en Tipo estén marcada como Ingreso o Egreso

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Naturaleza: Se debe seleccionar la naturaleza de la cuenta según el criterio contable (Debito y Crédito).

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Característica: Esta opción se marca cuando se quiere que el movimiento de las cuentas se vea reflejado en los informes tributarios de IVA del módulo del Auditor.

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Cuenta alterna: Este campo se utiliza para poder llevar un paralelo entre el Plan Único de Cuentas y otros códigos contables con los cuales se tengan que presentar en otro país o cuando la empresa sea filial de una casa matriz extranjera. Se debe digitar el código contable y el nombre como este catalogada la entidad a la cual se quieran enviar los informes

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Cuenta de Bancos: Se define la información del banco que la empresa tenga a su nombre.

Se debe digitar la siguiente información: a. Identificación de la Entidad: Es el NIT del Banco. Debe estar previamente creado por la opción: Contabilidad – Parámetros y Apertura de Terceros y dejarlo definido como tipo de tercero Otros. b. Sucursal: Se indica el código de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la opción: Contabilidad – Parámetros y Apertura de Terceros, marcando que maneja sucursales. c. Numero cuenta corriente: Del banco que se asigno d. Nro. Cheque Inicial – Nro. Cheque Final: En esta opción se indica el rango del numero de cheque de la chequera que asigno el banco utilizará. Esta información se verá reflejado en la elaboración del comprobante de egreso.

Importante:  

Si una cuenta ya posee movimiento no es posible eliminarla El Plan Único de Cuentas es posible copiarlo a una empresa nueva, la información la maneja el Z03NNNN y Z03NNNN.idx, donde NNNN corresponde al año de información. Posterior a copiar los archivos es necesario correr el Proceso de Recuperación Total en la nueva empresa.