PROCEDIMIENTO

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1. OBJETIVO Establecer las condiciones para determinar el uso de las remisiones y prestamos de mercancía en Coéxito. 2. ALCANCE Inicia con las condiciones que deben tenerse en cuenta para la entrega de mercancía al cliente de un Distribuidor, entrega con remisión y finaliza con las condiciones para los prestamos de mercancía en Coéxito. Este procedimiento aplica para todas las unidades de Coéxito.

3.

RESPONSABILIDAD

3.1. Gerente General. 3.2. Gerente de la Unidad de Logística 3.3. Directora de Mejoramiento Continuo y Sistemas de Gestión. 3.4. Director Regional de Cartera. 3.5. Director Regional de Distribución. 3.6. Director de Línea y Director Regional Comercial. 3.7. Coordinador de Zona de Centros de Servicio. 3.8. Administrador de Centros de Servicio. 3.9. Auxiliar de Ventas Mayor. 3.10.

Telemercaderista

3.11.

Ejecutivo Comercial.

3.12.

Técnico de Línea.

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4. DEFINICIONES 4.1. Remisión: Se refiere al documento soporte donde se relacionan los productos que se entregan a alguien en particular. 4.2. Factura: Es un titulo valor que el vendedor o prestador del servicio (Coéxito S.A.S.) podrá librar (crear) y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio (Clientes), que con el cumplimiento de los requisitos que ordena la Ley puede ser cobrada jurídicamente. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1. En el caso en que el Distribuidor solicite que se le entregue la mercancía a su cliente, deberá enviar una carta membreteada de la empresa y firma del representante legal (que relacione los nombres de las personas, cédula, número de teléfono a quien se va a entregar la mercancía) autorizando a Coéxito S.A.S. entregar la mercancía siempre y cuando el pedido este facturado y anexarla al formato de solicitud, indicando claramente el lugar de entrega. 5.1.1. Los correos electrónicos para poderlos aceptar como soporte, deberán tener una autorización por escrito donde se certifique expresamente los despachos a través de este medio, firmado por el representante legal de la empresa. 5.1.2. Cuando hay excepciones donde es imposible recibir autorización del cliente por carta o fax, el Director Regional Comercial a través de un correo electrónico podrá autorizar y hacerse responsable de la entrega. 5.1.3. El Ejecutivo Comercial y/o Telemercaderista deberá diligenciar el Formato AD-04-010 Solicitud Entrega de Mercancía a Clientes de Distribuidores, donde indican a quien se le entrega, cantidades y número de factura e informar oportunamente al Centro de Distribución correspondiente por correo electrónico de estos casos, adjuntando el formato. 5.1.4. El Director Regional Comercial será el responsable a quien se le entregue esta mercancía. 5.2. Remisiones

5.2.1. Toda remisión debe relacionar el número de factura correspondiente como soporte, a excepción de los préstamos. 5.2.2. En casos atípicos en que no haya energía o el sistema Simac no funcione y/o caso excepcional y/o el cliente se encuentre en el Centro de Distribución para recoger la mercancía, se le hará entrega de esta con remisión, sólo con la autorización del Director Regional de Cartera, el cual deberá diligenciar el Formato AD-04-008 Autorización Entrega Mercancía con Remisión y enviado por correo electrónico a la directora de mejoramiento continuo y sistemas de gestión, con la orden de compra quien le hará Toda copia impresa es No Controlada. Para uso exclusivo de Coéxito S.A.S.

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seguimiento. El Auxiliar de facturación deberá generar la factura inmediatamente se estabilice la situación. 5.2.3. Para entrega de mercancía en otra regional diferente a donde se hizo la venta, se deben seguir las siguientes indicaciones: 5.2.3.1. Telemercadeo deberá diligenciar el formato AD-04-009 Autorización Entrega de Mercancía en otro Centro de Distribución (con autorización del Director Regional de Cartera para hacer el traslado de la mercancía y venta al cliente), y enviarlo escaneado al Centro de Distribución que entregará, con copia al Centro de Distribución origen. Adicionalmente enviar copia de la factura. Ejemplo: Telemercadeo Cali diligencia el formato, pide la autorización del Director Regional de Cartera y envía el formato escaneado al Centro de Distribución de Bogotá donde se entregará y envía copia del correo a manera de información al Centro de Distribución de Cali. 5.2.3.2. Si NO hay existencias en la ciudad de Origen, el Centro de Distribución que entrega deberá hacer el traslado y le informa a Telemercadeo y al Centro de Distribución origen para que sea ingresada la mercancía y se proceda a facturar. Pero si en la ciudad de origen si hay existencias se procede a facturar. Ejemplo: Al no haber existencia en Cali, el Centro de Distribución de Bogotá hace el traslado de la mercancía a Cali, y le informa a telemercadeo Cali; de lo contrario Cali facturará. 5.2.3.3. Una vez ingresada la mercancía, el Auxiliar de Facturación de Ventas hace la factura del pedido la cual se debe enviar escaneada al Centro de Distribución que entrega (en casos donde el Centro de Distribución este separado de la parte administrativa, será el Auxiliar Administrativo de Distribución quien imprima la factura, escanee y envíe). Ejemplo: El Auxiliar de Ventas de Cali, factura el pedido y el Centro de Distribución de Cali imprime la factura, la escanea y envía al Centro de Distribución de Bogotá. 5.2.3.4. El Centro de Distribución procede a entregar la mercancía, relacionando en la remisión el número de la factura correspondiente. Ejemplo: el Centro de Distribución de Bogotá al recibir la factura, hace la remisión relacionado el número de factura que corresponde y entrega la mercancía. 5.5.3.5. Finalmente, cuando el cliente reciba la mercancía, el Centro de Distribución que entrega enviará la remisión escaneada al Centro de Distribución origen, para que archive y anexe con la factura. Ejemplo: Cuando el cliente recibe la mercancía y firma la remisión, el Centro de Distribución de Bogotá envía escaneado al Centro de Distribución de Cali y al Auxiliar de Ventas Mayor la remisión, para que se archive y adjunte a la factura. 5.2.3.6. En caso que el centro de distribución tenga la mercancía, deberá generar la factura y enviar el formato AD-04-009 Autorización Entrega de Mercancía en otro Centro de Distribución (con autorización del Director Regional de Cartera para Toda copia impresa es No Controlada. Para uso exclusivo de Coéxito S.A.S.

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hacer el traslado de la mercancía y venta al cliente) y el centro de distribución que entregó al cliente deberá enviar la nota de traslado y la remisión correspondiente que inicia la entrega a satisfacción y el cuadre de inventarios de ambos centros de distribución. 5.3. El Director de línea, es responsable de diligenciar el Formato AD-04-012 Entrega Mercancía a Empleados, y enviar el Formato al Director Regional de Distribución cuando requieren algún repuesto o producto para reparar equipos o dar garantía de las baterías estacionarias. En este caso la remisión se debe adjuntar al formato y al diagnostico del técnico como soporte. 5.4. Los Ejecutivos Comerciales que soliciten que les entreguen la mercancía para llevarla al cliente ellos mismos, deberán diligenciar el Formato AD-04-012 Entrega Mercancía a Empleados, (relacionando el numero de factura) y firmar la remisión con la cual sale la mercancía y que relaciona el número de factura, haciéndose responsables de esta mercancía. 5.5. El Ejecutivo Comercial deberá entregar al Supervisor de Distribución la factura legalizada por el cliente inmediatamente regrese de la zona en cuestión, no se le podrá entregar otra factura si este tiene facturas pendientes por entregar al centro de distribución. El Director Regional Comercial y el Ejecutivo Comercial son responsables de la mercancía una vez salga del Centro de Distribución. 5.6. Los obsequios se pueden entregar con remisión, cruzándolos con el número de consumo. El consumo deberá generarse antes de realizar la remisión para que salga la mercancía debidamente legalizada. 5.7. En caso que no haya sistema, para traslados de mercancía a Energitecas, el Administrador de Centros de Servicio deberá diligenciar el Formato AD-04-013 Autorización de Entrega Mercancía a Energiteca por Traslado. 5.8. Todos los formatos nombrados en este procedimiento deben ser archivados en el Centro de Distribución. 5.9. Para el caso de la línea de equipos ver AD-05-011 Autorización Línea de Equipos.

5.10. Prestamos de Mercancía 5.10.1. El Director Regional Comercial es quien autoriza los préstamos de mercancía a los Ejecutivos Comerciales cuando necesitan mostrar el producto al cliente. 5.10.2. El préstamo se puede realizar por un máximo de 10 días y la remisión deberá firmarla el Ejecutivo Comercial. De esta autorización se debe informar al Director Regional de Distribución por correo electrónico.

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5.10.3. En caso que el Ejecutivo Comercial olvide continuamente o no tenga justificación para la no devolución de esta mercancía o legalización de la misma, pasados los 10 días, se deberá facturar la mercancía a nombre del Ejecutivo Comercial.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD NO.

RESPONSABLE

PROPÓSITO Y OBSERVACIONES

REGISTRO

1. Remisiones por problemas de fluido eléctrico o fallas en el sistema

Director Regional de Cartera/ Telemercaderista / Directora de Mejoramiento Continuo/Auxiliar de Facturación.

Realizar remisiones en casos atípicos en que no haya energía o el Simac no funcione y el cliente se encuentre en el Centro de Distribución para recoger la mercancía, la entrega de esta con remisión.

AD-04-008 Formato Autorización Entrega Mercancía con Remisión

2. Remisiones Entrega de Mercancía en Otra Regional

Telemercaderista/ Director de Cartera/Auxiliar Administrativo de Distribución.

Realizar remisiones para casos donde se entrega la mercancía por otro centro de distribución.

3. Remisiones Entrega de Mercancía del Cliente Distribuidor

Ejecutivo Comercial y/o Telemercaderista /Cliente

Realizar remisiones cuando el distribuidor solicita que se le entregue la mercancía a su cliente.

4. Remisiones Entrega de Mercancía a Empleados

Director de Línea / Director Regional de Cartera / Director Regional de Distribución/ Ejecutivo Comercial / Técnico de Línea

Realizar remisiones cuando el empleado solicita mercancía al centro de distribución,

AD-04-012 Formato Entrega Mercancía a Empleados

5. Remisiones Traslados de Mercancía Energiteca

Administrador de Centro de Servicio / Director Regional de Distribución

Realizar remisiones para los traslados de mercancías a Energitecas

AD-04-013 Formato Autorización de Entrega Mercancía a Energiteca por Traslado

DOCUMENTO RELACIONADO

AD-04-009 Formato Autorización Entrega de Mercancía en otro Centro de Distribución AD-04-010 Formato Solicitud Entrega de Mercancía a Clientes de Distribuidores

8. REQUISITOS DE NORMAS EXTERNAS •

Ley 1231 - El artículo 774 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio: Requisitos de la factura.

9. DOCUMENTOS RELACIONADOS •

Formato AD-04-008 Autorización entrega de mercancía con remisión. Toda copia impresa es No Controlada. Para uso exclusivo de Coéxito S.A.S.

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Formato AD-04-009 Autorización entrega de mercancía por otro centro de distribución. Formato AD-04-010 Solicitud entrega de mercancía a clientes de distribuidores. Formato AD-04-012 Entrega mercancía a empleados Formato AD-04-013 Autorización de Entrega Mercancía a Energiteca por Traslado. Anexo AD-05-011 Autorización Línea de Equipos.

10. REGISTROS TIEMPO DE RETENCION COD.

NOMBRE

R ACTIVO

Formato Autorización mercancía con remisión Formato Autorización AD-04-009 mercancía por otro distribución AD-04-008

entrega

de 1 año

entrega centro

de de

1 año

E

RECIBIDO DE ENTREGADO

UBICACION

X

Director Regional de Distribución

Archivo Centro de Distribución

Director Regional de Distribución

Archivo Centro de Distribución

MUERTO 3 años

3 años X

AD-04-010 Formato Solicitud entrega de 1 año mercancía a clientes de distribuidores mercancía

a

3 años

X

Director Regional de Distribución

Archivo Centro de Distribución

AD-04-012

Formato Entrega empleados

1 año

3 años

X

Director Regional de Distribución

Archivo Centro de Distribución

AD-04-013

Formato Autorización de Entrega 1 año Mercancía a Energiteca por Traslado

3 años

X

Director Regional de Distribución

Archivo Centro de Distribución

R: El registro es recibido para efectuar el proceso. E: El registro se entrega como consecuencia del proceso.

ELABORÓ:

REVISÓ:

APROBÓ:

Coordinadora de Sistemas de Gestión de Calidad

Directora de Proyectos y Sistemas de Gestión

Gerente de Logística

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