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RENAP DIRECCIÓN EJECUTIVA
Ref. DE-3205-2015
Guatemala, 14 de diciembre de 2015 Licenciado
Küy.siro Nscicnai (Je fas Personas
Dante Antonio Ávalos Aguilar Director de Gestión y Control Interno Registro Nacional de las Personas -RENAP20
Presente
DlRtCCiOr,
CONTROLtNTERNO
/0.00 Licenciado Ávalos:
Adjunto al presente se remite el "Manual de Normas y Procedimientos para el Acceso Físico al Data Center", el cual se traslada debidamente firmado por las áreas
correspondientes y aprobadas por este Despacho para que continúe con la divulgación e implementación del mismo. Atentamente, o,
RENAP
IrECTOR
Lic. Rudy Leonel
Dlijector Ejecutivo
C.C. Archivo
RLGR/alsc Adjunto 01 Folder
Calzada Rooseveit 13-46, zona 7 3 Nivel Edificio RENAP CENTRAL
PBX 2416-1900 CALI CENTER; 1516
www.renap.gob.g^t
DIRECCIÓN DE INFORMATICA Y ESTADÍSTICA
DTA-MNP-14-15
RENAP m.A.
fíENAP
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Registro Nacional de las Personas APROBACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL:
PARA EL ACCESO FÍSICO AL DATA CENTER RENAP AUe'Franco Jete aaflanil(C¿:¡&n yCrganización O^'ecciciT de Geii.cn yCoritroí interno
Septiembre 2015
Sede Ce:v3l PE^yp CuQismsb, Guatemala HENAR ScOEL::;'í(i'..'¡-Ntf GviTcfiiAL
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Departamento de Pía m Dirección d Calza
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ACCESO FÍSICO AL DATA CENTER
Septiembre 2015 Versión 1
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Contenido
I.
Introducción
3
II.
Objetivo del Manual
3
1)1.
Campo de Aplicación
3
IV.
Base Legal
3
V.
Monitoreo y Seguimiento del Manual
4
VI.
Simbología Utilizada
4
1.
Normas generales de segundad del Centro de Datos
6
1.1.
Para la administración del Centro de Datos
6
1.2.
Para la seguridad física del Centro de Datos
7
1.3.
Para el acceso físico al centro de datos
8
1.4.
Descripción del procedimiento para el acceso físico al Centro de Datos
12
1.5.
Flujograma del procedimiento para acceso físico al Centro de Datos
13
1.6.
Descripción del procedimiento para entrada/salida del equipo del Centro de Datos
14
1.7.
Flujograma del procedimiento para entrada/salida del equipo del Centro de Datos
15
Anexo 1.
Control de acceso en el biométrico del Centro de Datos
17
Anexo 2.
Bitácora de control de acceso físico al Centro de Datos
18
Anexo 3.
Bitácora de servicios
19
Anexo 4.
Formulario de ingreso y egreso de equipos al Centro de Datos
20
Anexo 5.
Obligaciones del visitante al Centro de Datos
21
Control de Cambios Elaborado por:^
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Revisado por:
22 Revisado por:
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Aprobad p^r:
Septiembre 2015
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ACCESO FISICO AL DATA CENTER
Versión 1
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I. Introducción
El Centro de Datos (Data Center) es el lugar donde se concentran los recursos necesarios para el resguardo, procesamiento y disponibilidad de la información de la Institución por lo que debe
ubicarse en un área segura, protegida por perímetros de segundad definidos y controles de accesos para evitar el ingreso de personas no autorizadas.
Con el fin de resguardar la integridad de los equipos almacenados, la información almacenada en ellos y controlar el acceso físico autorizado, así como la interferencia a las instalaciones
específicamente donde se encuentra ubicado el Centro de Datos del Registro Nacional de las Personas -RENAP-, se crea el presente manual de normas y procedimientos que establece los
llneamientos para el cuidado, resguardo de los equipos y la información almacenada en ellos, que se encuentran en el Centro de Datos.
II. Objetivo del Manual Proveer un documento técnico-administrativo que norme los procedimientos que debe seguir el trabajador del Departamento de Infraestructura Informática y Seguridad Informática, para minimizar los riesgos en el manejo de la información y el cuidado apropiado de los equipos en el Centro de Datos, mediante controles que garanticen el resguardo de la información almacenada y procesada de la Dirección de Informática y Estadística del Registro Nacional de las Personas RENAP-.
III. Campo de Aplicación El presente Manual será de aplicación y observancia obligatoria para la Dirección de Informática y Estadística, demás trabajadores y visitas, que por sus funciones requieran ingresar al Centro de Datos.
IV. Base Legal Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro Nacional de las Personas y sus reformas.
Elaborado por;
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gOe^rUmento
Revisado por:
Revisado por:
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Aprobado por: ///y^
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Director Ejecutivo
Septiembre 2015
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ACCESO FISICO AL DATA CENTER
Versión 1
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Decreto número 17-73 del Congreso de la República de Guatemala, Código Penal de Guatemala.
Acuerdo de Directorio 51-2014, Reglamento Interior de Trabajo del Registro Nacional de las Personas.
V. Monitoreo y Seguimiento del Manual Para garantizar la vigencia y efectividad del Manual, el Jefe de Infraestructura Informática, el Subdirector de Servicios Críticos y el Director de Informática y Estadística deberán mantener un proceso constante de revisión y solicitar la actualización oportuna para realizar la inclusión de ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes, debiendo efectuarse cada vez que cualquiera de las normas y procedimientos establecidos lo requieran.
VI. SImbología Utilizada Con el fin de facilitar la representación visual de los procedimientos, se realizan los diagramas de flujo o flujogramas, los cuales se basan en la utilización de diversos símbolos para representar las actividades. La simbología utilizada para la construcción de los flujogramas del presente Manual es la siguiente:
Elabora^p^^^^^_^ /b^TriitamcRto (i€ PAii.lKi^y ! -
Revisado por:
Revisado por:
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Valldadr^ol:
Validad^Mr:
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Aprobado por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ACCESO FISICO AL DATA CENTER
Versión 1
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Slmbologla utilizada (ANSI) P««eripdAn;r;®:'iupK!Ri;i¡;n;s
(
Inicio y Fin
)
Actividad
Decisión
Archivo
Llamado de procedimiento
Elaborado por:
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Conector de página
Revisado pori
Revisado por:
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Estadística
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ELACCESO FÍSICO ALDATA CENTER
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1.3.11. El Jefe de infraestructura Informática deberá gestionar con el personal bajo su cargo, que toda persona que ingrese al Centro de Datos, complete el formulario con los siguientes datos: fecha,
hora de entrada y salida, nombre completo, código único de identificación -CUI-, nombre de la empresa, motivo de la visita el cual debe estar codificado y firma (Anexo No. 3). 1.3.12. El Jefe de Infraestructura Informática, debe delegar a su personal el monitoreo de la bitácora de control de acceso físico al Centro de Datos, para el registro del ingreso de todas las personas que ingresan al Centro de Datos.
Nota: Toda persona antes de que ingrese al Centro de Datos deberá dejar su teléfono celular, cámara fotográfica, cámara de video en el área provista para el efecto. Ingreso o Egreso de equipo de los visitantes
1.3.13. Las personas externas que requieran ingresar equipo al Centro de Datos, deberán solicitar autorización por escrito a la Dirección de Informática y Estadística justificando el motivo de la visita y deberán completar el "Formulario de ingreso y egreso de equipos al Centro de Datos" FO-DI-46 (Anexo No.4).
1.3.14. La Dirección de Informática y Estadística para autorizar el Ingreso de equipo de cómputo u otro equipo del personal externo de la Institución, debe notificar al Jefe de Seguridad del Departamento de la Dirección Administrativa, para que autorice el ingreso del equipo. 1.3.15. El Jefe de Seguridad de la Dirección Administrativa, deberá entregar al agente de seguridad una copia de la carta de solicitud de la persona o empresa externa, para que se autorice a los visitantes la entrada o salida de los equipos descritos en el oficio de autorización.
1.3.16. El equipo que se encuentre en el Centro de Datos, que sea propiedad de personas ajenas de la Institución, deberá tener autorización escrita por parte del Director de la Dirección de
Informática y Estadística, adjunto el formulario "Formulario de ingreso y egreso de equipos al Centro de Datos" DI-FO-46 (Anexo No.4).
1.3.17. La Dirección de Informática y Estadística, debe tener presente que todo equipo que sea retirado por obsolescencia, deterioro o cambio definitivo, debe asegurar que la información contenida en
el mismo se eliminada en su totalidad, garantizando que no sea posible su recuperación.
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS PARA EL ACCESO FÍSICO AL DATA CENTER
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Limpieza en áreas restringidas
1.3.18. El Centro de Datos (Data Center) debe tener un calendario con fechas y horarios de iimpieza dentro del mismo, el cual deberá estar coordinado por el Jefe de Infraestructura Informática. 1.3.19.EI Jefe de Infraestructura Informática velará que la persona delegada, cumpla con los
procedimientos de limpieza, utilizando equipo y limpiadores que no dañen o perjudiquen la infraestructura del lugar y debe grabar todo lo que el personal de limpieza realiza dentro del Centro de Datos. Asimismo debe estar acompañado en todo momento por personal de Departamento de infraestructura.
Prohibiciones y Sanciones
Las siguientes prohibiciones serán de aplicación obligatoria para todo trabajador interno o persona externa, que ingrese al Centro de Datos
•
No se deben bloquear puertas de accesos, bloquear o dañar cámaras de seguridad, sensores de humo, temperatura y humedad.
•
No está permitido, copiar, alterar o destruir información resguardada en los equipos en el Centro de Datos.
•
No está permitido retirar equipo o accesorios sin autorización expresa por escrito del Director de Informática y Estadística.
•
No está permitido el acceso con líquidos o alimentos, productos inflamables, cámaras fotográficas, filmadoras, discos portátiles, o cualquier dispositivo similar.
•
No se debe hacer uso de circuitos destinados a la alimentación de racks para conectar otros
equipos como cargadores de celulares, aspiradoras, ventiladores, entre otras.
•
Se prohibe Interceptar, modificar, desconectar equipos o herramientas que puedan afectar el funcionamiento del Centro de Datos.
•
No debe utilizarse el Centro de Datos para almacenar cajas, documentos y equipo no instalado.
•
Los visitantes o personas externas deberán tener presente que cualquier incumplimiento a referidos en este manual, significará la expulsión inmediata de las instalaciones del Centro de Datos, ver "Obligaciones del visitante al Centro de Datos" (Anexo No. 5)
Todo trabajador de! Registro Nacional de las Personas -RENAP-, que infrinja lo estipulado en el presente documento, será sujeto de acciones disciplinarias de acuerdo al Reglamento Interior de
fíevlíado^^
Revisado por:
Aproba^por; / /.V
DtreaorEjecutivo
|
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ACCESO FISICO AL DATA CENTER
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1.4.
1
Descripción del procedimiento para el acceso físico al Centro de Datos
Responsable
Solicitante.
Jefe
de
Infraestructura
No. de'n||É||H
1.
Solicita acceso al Centro de Datos, especificando el motivo de la visita. Nota: Aplica para personas ajenas al Departamento de Infraestructura Informática y Departamento de Seguridad Informática de la Dirección de Informática y Estadística.
2.
Verifica motivo de la visita.
3.
Evalúa el ingreso del solicitante.
3.1
Autoriza. Informa la autorización y establece fecha y hora de la visita. Continua paso No. 4.
3.2
No autoriza. Notifica Indicando motivo por el cual no se autoriza. Fin del procedimiento.
informática.
4.
Designa trabajador encargado de acompañar al visitante.
5.
Consigna datos en bitácora de control de acceso físico al Centro de Datos (entrada).
6.
Ingresa al Centro de Datos.
7.
Realiza actividad en el Centro de Datos.
8.
Consigna datos en bitácora de control de acceso físico al Centro de Datos (salida).
Solicitante.
Fin del procedimiento.
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1.5.
Ftujograma del procedimiento para acceso físico al Centro de Datos
RENA Solicitante
Versión: 1
Página: 1 de 1 Jefe de Infraestructura Informática
inicio
Solicita acceso al
verifica motivo de la visita
Centro de Datoa
Evalúa el ingreso del solicitante
Autoriza?
Informa la
Notifica indicando
autorización y establece fecha y
motivo por el cual no se autoriza
hora de la visita
Designa personal encargado de acompasar la visita
Consigna datos en ingresa al Centro
bitácora de control
de Datos
da acceso físico
(entrada)
Realiza actividad en el Centro de
Datos
Consigna datos en bitácora de control de acceso físico
de (salida)
"Si
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1.6.
Descripción del procedimiento para entrada/salida del equipo del Centro de Datos
1
Responsable
paso
l
Departamento de Infraestructura informática.
Dirección
de
Informática
y
r WMgL-- '.r '
¡Actividad í ^
^
> . |H
1.
Envía oficio dirigido al Director de Informática y Estadística indicando a detalle el proyecto a realizar.
2.
Evalúa solicitud.
2.1
Estadística. 2.2
Autoriza; coordina la solicitud de ingreso o egreso del equipo y continúa paso No. 3.
No autoriza: informa al Departamento de Infraestructura Informática para reevaluar solicitud. Fin del procedimiento.
3.
4.
5.
Departamento de Infraestructura
Notifica a la Dirección Administrativa el ingreso o egreso de equipo del Centro de Datos.
Elabora documento de recepción o entrega del equipo.
Completa formulario de ingreso o egreso de equipos al Centro de Datos.
6.
Registra la acción a realizar.
7.
Ingresa o egresa el equipo.
8.
Configura direcciones IP y accesos.
Informática.
9. 10.
Define a la persona encargada del monitoreo y/o administración del equipo (en caso de ingreso). Registra la gestión realizada al egreso. Fin del procedimiento.
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1.7.
Flujograma del procedimiento para entrada/salida del equipo del Centro de Datos
Versión: 1
Página: 1 de 1
N.'."'.--C
Departamento de Infraestructura Informática
c
Dirección de Informática y Estadística
Inicio
Envía oficio
dirigido al Director de Informática y
Evalúa soliatud
Estadística
Autoriza?
Informa al
Coordina ingreso o egreso del
Departamento de
equipo
Informática para
Infraestructura reevaluar
Notifica a la
Dirección Administrativa
Elabora documento de
recepción o
entrega del equipo
Completa formulario de
Registra la acción
ingreso o egreso de equipo
a realizar.
Ingresa o egresa el equipo
Configura
direcciones IPy accesos
Define a la
persona
encargada (en caso de ingreso)
Registra la gestión realizada ai egreso
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ACCESO FÍSICO AL DATA CENTER
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ANEXOS
Septiembre 2015
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ACCESO FISICO AL DATA CENTER
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Anexo 1. Control de acceso en el blométrico del Centro de Datos DIRECCIÓN DE INFORMATICA Y ESTADISTICA -RENAP-
Edición; 04
FORMULARIO DE ACCESO EN EL BIQMÉTRICO
10/2015
AL CENTRO DE DATOS (DATA CENTER)
Control de Acceso en el Blométrico del Centro de Datos (Data Center) Correlativo No. Modificar
Baja
Llenar fot/os tos eamoos con letra clara v de molde Fecha;
Usuario de Red;
Nombre Completo;
Oficina Registral No.
Nombre de la Oficina Registral o Unidad Administrativa:
Puesto Nominal v Funcional;
Departamento;
Motivo por el cual necesita acceso al Centro de Datos;
El presente documento hace de su conocimiento sobre la responsabilidad adquirida por el usuario para el Ingreso al Centro de Datos (Data Center) de la Dirección de Informática y Estadística del RENAP, por medio del enrolamiento en el blométrico. Los siguientes términos y condiciones deben de ser leídos y aceptados. 1. El usuario no deberá por ningún motivo violar la seguridad de acceso al Centro de Datos (Data Center), si no está autorizado su ingreso
2. Toda persona que Ingrese al Centro de Datos (usuarios, visitantes, proveedores, terceras partes, personal de limpieza)
debe completar el proceso de autorización de acceso y sin excepción anotarse en la bitácora de control de acceso físico. 3. No está permitido el ingreso de bebidas y alimentos de ningún tipo dentro de las instalaciones del Centro de Datos. 4. No deberá de utilizarse como bodega (almacenando cajas, documentos, equipos sin instalar). 5. No está permitido realizar en el Centro de Datos las siguientes actividades, sin la autorización de la Dirección de Informática y Estadística.
a) El Ingreso de personas no autorizadas.
b) La Instalación de cualquier tipo de cableado sin la supervisión de la Jefatura de infraestructura Informática. c) El Ingreso de teléfonos celulares, equipo de grabación fotográfica, de video, de audio y ningún tipo de dispositivos móviles (discos duros externos, memorias USB)
d) La conexión de equipos de cómputo sin la supervisión de la Jefatura de Infraestructura.
6. Cualquier Interrupción que se presente por error humano, voluntarlo o involuntario a los sistemas dando una baja prolongada a los mismos, será una llamada de atención, enviándose copla de la sanción a la Subdirecctón de Recursos Humanos. En la tercera llamada
de atención será considerada una falta grave y será sancionado según el Reglamento Interior de Trabajo. Si el usuario no obedece a lo anteriormente descrito, y provocará una interrupción en los servicios será considerada una falta grave y será sancionado con despido según el Reglamento Interior de Trabajo. El Usuario declara haber leído y aceptado Integramente los términos y condiclor
Firma del Usuario:
Autorizado Jefe Inmediato
Autorizado Director de área
Autorizado Director de
(firma y sello)
(firma y sello)
Informática y Estadística
(firma y sello)
Area exclusiva del Deartamento de Infraestructura
I
Día
Mes
Año
Hora
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Anexo 2. Bitácora de control de acceso físico al Centro de Datos DIRECCION DE INFORMÁTICA Y ESTADISTICA
RENAP FO-DI-05
BITACORA DE CONTROl. DE ACCESO FiSICO AL CENTRO DE DATOS
Edición 5
(DATA CENTER)
05/2015
Correlativo No.
Lienar todos ios datos con ietra dara v de molde. No.
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CU!
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I laborado por;
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Revisado por:
Revisado por:
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Aprobado por:
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Septiembre 2015
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ACCESO FISICO AL DATA CENTER
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Anexo 3. Bitácora de servicios RE^4AP
DIRECCION DE INFORMATICA Y ESTAD! STICA
FO-DI-47 06/2015
Fecha
Hora
noY
BITÁCORA DE SÉRVICIOS Departamento de Infraestructura
Edición 01
Empresa
Persona
Tarea realizada
responsable
Corrdativo No.
Dispositivo
Obs&va dones
Firma persona responsable
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Anexo 4. Formulario de ingreso y egreso de equipos al Centro de Datos DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y
RENAP
ESTADISTICA -RENAP-
mfmHáF
FO-DI-46 Edición: 02
FORMULARIO DE INGRESO Y EGRESO DE EQUIPOS
10/2015
AL CENTRO DE DATOS (DATA CENTER) Dirección de informática y Estadística Formulario de Ingreso y Egreso de Equipos al Centro de Datos de RENAP
Datos del Solicitante (Jefe de Departamento y Director de área) Solicitado por: Departamento: Dirección a donde pertenece:. Teléfono (extensión):
Fecha: CUI:
Celular:
E-mail:
Datos del Encargado del Ingreso del Equipo al Centro de Datos de RENAP Nombre completo:.
Firma:.
CUI:
Cargo:.
Dirección a donde pertenece:. Teléfono (extensión):
Celular:
E-mail:
Datos del Equipo
Equipo{s)/Dispositivo{s):. Tipo de equipo:
Tiempo de estadía:.
Marca:
Modelo:
Número de serie:
No. Inventario:.
Sistema Operativo: Usuarios que acceden: Cantidad de Unidades de Rack:. Objeto del ingreso:
IR:
Fecha de vencimiento de garantía: Fecha de ingreso: / /
Función:
Fuentes de poder:.
/ / Fecha probable de egreso:
Fecha de egreso:.
Motivo por el cual debe ingresar el equipo al Centro de Datos
Firma y sello del Jefe de Infraestructura
Vo.Bo. Director de Informática y Estadística
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Anexo 5. Obligaciones del visitante al Centro de Datos nEJNAP
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
Edición: 01
OBLIGACIONES DEL VISITANTE
11/2015
Esta prohibido el ingreso al Centro de Datos bajo las siguientes condiciones: - Portando armas de fuego, cuchillos o similares.
- Bajo estado de embriaguez o consumiendo bebidas alcohólicas. - Bajo el efecto de cualquier droga o sustancia alucinógena. - Portando cámaras fotográficas y fifmadoras. - Con vestimenta inapropíada (pantalones cortos, camisas sin mangas, chancletas). - Fumando.
Nota: Toda persona antes de ingresar al Centro de Datos deberá dejar su teléfono celular, cámara fotográfica, cámara de video, computadora personal y/o cualquier otro dispositivo extraible de almacenamiento en el área provista para el efecto.
Cualquier incumplimiento a
los siguientes puntos, significará ia expulsión inmediata de las
dependencias del Centro de Datos:
- No bloquear puertas de accesos, bloquear o dañar cámaras de seguridad, sensores de humo, temperatura y humedad. - Ingresar con alimentos o bebidas.
- No se debe hacer uso de circuitos destinados a la alimentación de Racks para conectar otros equipos no computacionales, llámese cargadores de celulares, aspiradoras, ventiladores, entre otros. - No está permitido, copiar, alterar o destruir información resguardada en los equipos en el Centro de Datos.
- No está permitido retirar equipo o accesorios sin autorización expresa por escrito del Director de Informática y Estadística.
- No está permitido el acceso con líquidos o alimentos, productos inflamables, cámaras fotográficas, filmadoras, discos portátiles, o cualquier dispositivo similar.
- Se prohibe Interceptar, modificar, desconectar equipos o herramientas que puedan afectar el funcionamiento del Centro de Datos.
- No esta permitido dañar infraestructura como paredes, pinturas, rejas, tubos entre otros.
Nota: Cualquier excepción por motivo del trabajo a realizar debe ser informada y justificada previamente a la Dirección de Informática y Estadística para las consideraciones pertinentes.
Nombre del Visitante: CUi:
Firma de enterado y conforme:
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Control de Cambios
1 Versiónji^ 1
Descripción
Folios
Septiembre 2015
20
Unidades involucradas
Departamento de infraestructura Informática
Manual de Normas y Procedimientos para el acceso físico al Data Center