RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2015 MANUAL DE USUARIO SISTEMA RENDICIÓN DE CUENTAS CAPÍTULO II: RENDICIÓN DE CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS FONDO DE APOYO A LA EDUCACIÓN PÚBLICA (FAEP)

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1.

Índice INTRODUCCIÓN............................................................................................................................ 3

2.

ACCESO ........................................................................................................................................ 4

3.

SELECCIÓN DE PARÁMETROS ...................................................................................................... 7

4.

5.

3.1.

SELECCIÓN DEL PERÍODO .................................................................................................... 7

3.2.

SELECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL ........................................................................ 7

3.3.

SELECCIÓN DE SUBVENCIONES ........................................................................................... 8

DECLARACIÓN DE INGRESOS ....................................................................................................... 9 4.1.

OPCIONES DE VISUALIZACIÓN............................................................................................. 9

4.2.

MODIFICACIÓN DE INGRESOS ........................................................................................... 10

4.3.

REINTEGRO DE INGRESOS FAEP ........................................................................................ 11

DECLARACIÓN DE GASTOS ......................................................................................................... 13 5.1.

CARGA REMUNERACIONES ............................................................................................... 14

5.2.

CARGA MASIVA DE GASTOS .............................................................................................. 23

5.3.

CARGA INDIVIDUAL DE GASTOS ........................................................................................ 29

5.4.

ELIMINAR GASTOS DE UN ESTADO RESULTADO ............................................................... 30

6.

ESTADO DE RESULTADO ............................................................................................................ 33

7.

RENDICION DE SANEAMIENTO FINANCIERO ............................................................................. 34

8.

7.1.

DEUDAS DERIVADAS DE REMUNERACIONES .................................................................... 34

7.2.

DEUDAS CON PROVEEDORES ............................................................................................ 39

CIERRE DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS ..................................................................................... 40

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1. INTRODUCCIÓN En complemento con el Manual de Cuentas para la Rendición de Recursos 2015, se expone a continuación una nueva parte del Manual de Usuario del Sistema de Rendición de Cuentas, Capítulo II FAEP: Rendición de Ingresos y Gastos del Fondo Apoyo a la Educación Pública (FAEP), para dar a conocer la funcionalidad y operatividad en materia de la declaración de ingresos y gastos del referido fondo. En el presente manual se describe paso a paso el procedimiento que se debe llevar a cabo para realizar la declaración de ingresos y gastos de los recursos ligados a los convenios FAEP 2014 y 2015:  Fondo de Apoyo a la Educación Pública convenio 2014 (FAEPC2014): Corresponde a los recursos correspondientes a los fondos distribuidos con cargo a la partida 09, Capítulo 01, Programa 20, subtítulo 24, ítem 03, asignación 717.  Fondo de Apoyo a la Educación Pública convenio 2015 (FAEPC2015): Corresponde a los recursos correspondientes a los fondos distribuidos con cargo a la partida 09, Capítulo 01, Programa 12, subtítulo 24, ítem 03, asignación 051. El proceso de Rendición de Cuentas Recursos FAEPC2014 y FAEPC2015 considera, para cada sostenedor con dependencia municipal, la declaración de los recursos recibidos en dichos períodos a través de la figura de Administración Central (AC) en la Plataforma de Transparencia Financiera de Rendición de Cuentas. El proceso de Rendición de Cuentas de Ingresos y Gastos se estructura de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4.

Acceso. Selección de parámetros. Declaración de ingresos Declaración de gastos. a. Declaración individual. b. Declaración por carga masiva. 5. Estado de resultado. Se recomienda leer detenidamente el presente Manual de Usuario antes de iniciar el proceso de rendición de cuentas asegurando una correcta, eficiente y oportuna declaración. A continuación se describen paso a paso las acciones a desarrollar para llevar a cabo esta etapa de la rendición de cuentas y las consideraciones que se deben tener frente a las directrices de rendición.

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2. ACCESO Acceda al portal http://www.supereduc.cl/. En la barra derecha seleccione “Proceso de Rendición Cuentas”, botón enmarcado con círculo rojo en la siguiente imagen:

El botón dirigirá de forma directa al sitio http://ptf.supereduc.cl, donde podrá acceder a noticias, manuales, tutoriales y todo el material disponible respecto al proceso de rendición de cuentas.

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Para acceder al sitio privado del sostenedor y realizar las etapas de la rendición de cuentas, diríjase a la sección de identificación “Iniciar Sesión”, donde deberá ingresar el RUT, sin puntos y con guion (Ejemplo: 11111111-1) y la clave que utiliza para acceder a la zona privada del sostenedor en la plataforma SIGE o Comunidad Escolar. Estos antecedentes solo deben ser manejados por el sostenedor o por quién él designe.

Seleccione la etapa de la rendición de cuentas que desea realizar en la siguiente pantalla. En este caso, “Rendición de Cuentas”, para la declaración de ingresos y gastos, o “Rendición de Remuneraciones”, para ingresar la planilla de remuneraciones que detalla los gastos por este concepto.

Posteriormente, accederá a la siguiente plataforma (“Rendición de Cuentas” o “Rendición de Remuneraciones”), donde debe realizar, por motivos de seguridad, una segunda identificación:

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En la plataforma de “Rendición de Cuentas”, al ingresar RUT y clave se desplegará el “Formulario de Contacto del Sostenedor”, con el objeto de mantener actualizados los antecedentes de contacto. Este formulario aparecerá con una frecuencia de 15 días. Cuando éste se despliegue, podrá actualizar los antecedentes que correspondan. Una vez realizadas las modificaciones, presione el botón “Actualizar Datos”. En el caso que no requiera efectuar modificaciones solo presione el botón “Actualizar Datos”. Para mayor información ver “MANUAL DE USUARIO DE SISTEMA CAPÍTULO II: RENDICIÓN DE CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS”.

En la plataforma de “Rendición de Gastos”, para iniciar la declaración de ingresos y gastos, presione el botón “Ver/Declarar Estado de Resultado”.

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3. SELECCIÓN DE PARÁMETROS Para declarar gastos financiados con recursos del Fondo de Apoyo a la Educación Pública (FAEP), debe especificar:   

3.1.

El año al cual corresponden los ingresos y gastos a declarar. Posteriormente se debe seleccionar “AC - Administración Central” (sección donde se declararan todos los ingresos y gastos relacionados con este fondo). Y, finalmente, el convenio al cual corresponden los recursos a rendir:  Fondo de Apoyo a la Educación Pública convenio 2014 (FAEPC2014).  Fondo de Apoyo a la Educación Pública convenio 2015 (FAEPC2015). SELECCIÓN DEL PERÍODO

Seleccione el año a declarar. En esta Rendición de Cuentas Recursos, será el año 2015 o 2014 según corresponda.

3.2.

SELECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL

En este nivel el sistema presenta la cantidad de establecimientos educacionales que administra el sostenedor y su correspondiente Administración Central (AC). Para comenzar con la Rendición de Ingresos y Gastos FAEP seleccione “AC-Administración Central”. El sistema destacará con verde la opción elegida, como se muestra en la imagen.

Como resultado de la selección anterior se desplegará un resumen indicando el estado de todas las subvenciones asociadas a la Administración Central, detallando ingresos, gastos ingresados y el correspondiente saldo, tal como se muestra a continuación:

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3.3.

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SELECCIÓN DE SUBVENCIONES

En esta sección se debe seleccionar el convenio al cual corresponden los recursos a rendir:  

Fondo de Apoyo a la Educación Pública convenio 2014 (FAEPC2014). Fondo de Apoyo a la Educación Pública convenio 2015 (FAEPC2015).

El estado “Abierta” indica que está habilitado para realizar la respectiva rendición de ingresos y gastos.

Luego de seleccionar la subvención se desplegará el “Estado Resultado”, junto con la siguiente información:

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4. DECLARACIÓN DE INGRESOS La declaración de ingresos es parte integral del proceso de rendición de cuentas, para lo cual se dispone de información referencial proporcionada por el Ministerio de Educación (MINEDUC), que es precargada en la plataforma, con los montos asignados según las categorías indicadas en el Plan de Cuentas Recursos 2015, disponible en el Manual de Cuentas Rendición Recursos 2015. En el Plan de Cuentas, se identifican los siguientes tipos de ingreso, para el FAEP:  Ingresos informados por el MINEDUC, donde se encuentra la subcategoría N°310707 “Fondo de Apoyo a la Educación Pública (FAEP)”, dentro de la categoría “Otros ingresos Fiscales”.  Ingresos informados por la Superintendencia de Educación, donde se encuentra el “Saldo Inicial”, que aplica solo para el caso del Convenio FAEP 2014, año de rendición 2015. El saldo inicial para la Rendición de Recursos 2014 es 0 (cero). Los ingresos declarados corresponden a los efectivamente recibidos durante el período de rendición. 4.1. OPCIONES DE VISUALIZACIÓN En el sistema se indica el monto total recibido en el año y el detalle mensual de éste.

Para visualizar el detalle, por pago de ingresos, debe desagregar las subcategorías de ingresos presionando el signo más ( ).

El sistema desplegará los ingresos en las cuentas que lo componen y, por cada una de éstas, presenta las opciones en color verde: “Ver Detalle” o “Editar”. Al seleccionar el botón “Ver Detalle” el sistema desplegará los ingresos por pago:

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4.2. MODIFICACIÓN DE INGRESOS Ya que los ingresos informados por el MINEDUC son valores referenciales, existe la posibilidad de editar el monto anual según lo que el sostenedor considere correcto. La edición de estos montos precargados se reflejará solo en el monto anual, no en el detalle mensual. Se requiere que toda edición de los montos de ingresos, que difiera de lo señalado por el MINEDUC, sea justificado a través de un oficio y correo electrónico, dirigido al encargado regional de fiscalización que corresponda, indicando en el asunto del email “Modificación Ingreso” y, en el cuerpo, el RUT y nombre del sostenedor, RBD y teléfono de contacto. Además, se deben adjuntar todos los antecedentes que justifiquen la diferencia declarada, incluyendo los comprobantes de pago del MINEDUC. Esta información será considerada para el proceso de fiscalización de recursos del Fondo de Apoyo a la Educación Pública. Para modificar, agregar o eliminar ingresos, seleccione la opción verde “Editar”.

Al seleccionar el botón “Editar” el sistema desplegará el siguiente cuadro:

En el casillero del “Monto” puede: 

Agregar Monto: Si está en cero (0), puede agregar un monto, ingrese el nuevo valor sin los puntos de separación de miles.



Modificar el Monto: Cambie el monto ingresado por el que corresponda, sin agregar los puntos de separación de miles.



Eliminar Monto: Para eliminar el monto, deje el casillero en cero (0).

Realizada la operación requerida, presione el botón azul “Guardar”, lo cual permite visualizar el siguiente recuadro que confirma la operación realizada y, luego, cierre la ventana de aviso.

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4.3. REINTEGRO DE INGRESOS FAEP Para los casos en que los recursos deban ser devueltos, luego de la ejecución (porque quedaron saldos, por no ser utilizados o comprometidos mediante contratos, órdenes de compra o actos administrativos correspondientes, aprobados por el Ministerio de Educación a través de la respectiva Secretaria Regional Ministerial, o por posibles rechazos de gastos que no son subsanados en las respectivas revisiones de cuenta o fiscalizaciones), éstos se deben reflejar en la categoría “Gastos de Operación”, específicamente en la subcategoría 410915 “Reintegros Fondo de Apoyo a la Educación Pública (FAEP)”, como se destaca en la siguiente imagen:

Para declarar los reintegros de los recursos del FAEP, a la SEREMI correspondiente, se debe considerar la información del respectivo comprobante por el depósito realizado, ingresando en el sistema los siguientes datos:       

Tipo Doc.: Corresponde tipo de documento, en este caso “Otro Documento Exento (ODE)”. Nro.Doc.: Corresponde al número del comprobante del depósito. Detalle: Breve descripción de la transacción. RBD: Se debe indicar AC, al ser un desembolso no atribuible a algún establecimiento (RBD) Fecha Doc. y Fecha Pago: Corresponde a la fecha efectiva del depósito. RUT Proveedor y Nombre Proveedor: Datos de la respectiva SEREMI. Monto Declarado y Monto Total Doc.: Monto reintegrado.

La declaración de los reintegros se puede realizar por Carga Masiva o Individual en la categoría “Otros Gastos de Operación”, subcategoría “Reintegro Fondo de Apoyo a la Educación Pública (FAEP)” (N° 410915), referenciando en el tipo de documento “Otro Documento Exento” (ODE), y los datos del respectivo comprobante de egreso o depósito que respalda los montos reintegrados.

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

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Carga Individual

Se debe seleccionar la categoría antes indicada y el botón “Agregar”, donde se desplegará el siguiente cuadro:

Una vez completados los datos solicitados, se debe presionar “Guardar”, y aparecerá la siguiente confirmación en la pantalla:



Carga Masiva

Se debe ingresar la información descrita anteriormente en la respectiva planilla de Carga Masiva (CSV), como se visualiza a continuación:

Posteriormente, se debe cargar la planilla como cualquier gasto de la rendición:

Los datos ingresados se pueden visualizar en Estado de Resultado:

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5. DECLARACIÓN DE GASTOS El actual proceso de Rendición de Cuentas considera todos los desembolsos realizados por el sostenedor, contemplados en el plan de fortalecimiento y sus áreas financiables, de los convenios 2014-2015, los cuales fueron financiados con recursos FAEP, sin exceder el monto total asignado para cada actividad. Es decir:  Fondo de Apoyo a la Educación Pública convenio 2014 (FAEPC2014): Corresponde declarar:  Los ingresos y gastos percibidos y realizados en el año 2014, como Rendición de Recursos 2014; y  Los ingresos y gastos percibidos y realizados en el año 2015, como rendición de recursos 2015.  Fondo de Apoyo a la Educación Pública convenio 2015 (FAEPC2015): Corresponde declarar los ingresos y gastos percibidos y realizados en el año 2015, como rendición de recursos 2015. La entidad municipal debe rendir únicamente los gastos ejecutados durante el período que se está rindiendo y que se encuentren debidamente respaldados, los cuales deben corresponder a los ya rendidos a la respectiva SEREMI. A continuación, se realiza una breve descripción de la forma de rendir los diferentes tipos de gastos (remuneraciones, otros gastos no remuneracionales, saneamiento) y las consideraciones para su correcta declaración. 

Gastos de Remuneraciones

Las cuentas correspondientes a esta categoría son las siguientes:  Categoría de Cuenta 410100 Gastos Remuneraciones, excluyendo la cuenta 410120 Devolución Bonos Remuneracionales Fiscales.  Categoría de Cuenta 410200 Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de Reajuste Sector Público, excluyendo la cuenta 410208 Devolución Bonos Ley De Reajuste.  Categoría de Cuenta 410400 Aportes Previsionales. En la sección N°5.1 se explica paso a paso la forma de declarar el detalle de los Gastos de Remuneraciones y la declaración en el Estado de Resultado. 

Otros Gastos

Corresponde a los gastos que pueden ser registrados de manera individual o masiva. Agrupa a todas las categorías no mencionadas como pertenecientes a los Gastos de Remuneraciones. El sistema presenta dos modalidades para efectuar la carga de los gastos:  Carga Masiva: Permite, mediante un archivo CSV, con formato definido por la SIE, informar los gastos de forma grupal, con todos los establecimientos educacionales, Administración Central y subvenciones requeridas.  Carga Individual: Permite subir uno a uno los gastos efectuados. En la sección N°5.2 se detalla el proceso de rendición por carga masiva y, en la sección N°6.3, se indica la manera de declarar por carga individual. 

Rendición de Saneamiento Financiero

Los gastos relacionados con saneamiento financiero, considerados en las áreas financiables con recursos FAEP, se declaran de acuerdo a la naturaleza y temporalidad del desembolso. Es decir, diferenciadamente si corresponden a remuneraciones o pago a proveedores y si son del período de rendición o de años anteriores. En la sección N°8 se incluyen algunos ejemplos de rendición de desembolsos ocasionados por saneamiento financiero. Superintendencia de Educación División de Fiscalización

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5.1.

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CARGA REMUNERACIONES

Para informar el detalle de los desembolsos por remuneraciones se debe completar un archivo CSV con el formato indicado y cargarlo en la plataforma de “Rendición de Remuneraciones”. En el período correspondiente 2014 o 2015. 5.1.1. DESCARGA ARCHIVO REMUNERACIONES Para descargar el “Archivo de Ejemplo”, en la plataforma de remuneraciones, seleccione el año de rendición:

Posteriormente, presione “Manual”.

Y seleccione “Archivo de Ejemplo”, para descargar la planilla modelo.

[CLJG1]

5.1.2. COMPLETAR ARCHIVO CSV REMUNERACIONES El archivo CSV, de remuneraciones, corresponde al mismo utilizado para las otras subvenciones del proceso de Rendición de Recursos 2015 (ver Manual de Usuario Sistema de Rendición de Cuentas; Capítulo I: Rendición De Remuneraciones). La primera sección corresponde a “Datos Generales” (DATGEN). Para el convenio 2014, la planilla de remuneraciones se diferencia de la utilizada en la Rendición de Recursos 2014, puesto que en ella se incluye una nueva columna, correspondiente al año de la liquidación (ANIO). Esto aplica, también, para la planilla de remuneraciones recursos 2015.

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La sección siguiente corresponde a los “Haberes”, en la que se deben declarar los respectivos haberes codificados de acuerdo al Plan de Cuentas, habilitados para FAEP. Se recuerda que la rendición de recursos debe corresponder a la misma rendición realizada a las respectivas SEREMIS con motivo del FAEP. Para la rendición de recursos 2014, se debe considerar la siguiente planilla, la cual corresponde solamente al Convenio FAEP 2014 (FAEPC2014):

La sección de “Descuento” no requiere ser completada en caso que los descuentos asociados al trabajador hayan sido declarados en el período regular de rendición de recursos 2014 y actualmente solo se declare la parte de haberes y aportes previsionales imputables a FAEP.

Para la rendición de recursos 2015, se debe considerar los datos de la siguiente planilla, la cual incluye el Convenio FAEP 2014 (FAEPC2014) y Convenio FAEP 2015 (FAEPC2015). Convenio FAEP 2015

Convenio FAEP 2014

Finalmente, en la sección “Aportes Previsionales” deben declararse los aportes con cargo al sostenedor financiados con recursos FAEP. Se recuerda que la rendición de recursos debe corresponder a la misma rendición realizada a las respectivas SEREMIS.

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5.1.3. CARGAR ARCHIVO CSV REMUNERACIONES Después de completar los archivos con los datos de las remuneraciones se deben cargar los archivos al sistema. Luego de seleccionar el período, haga clic en a la pestaña “Archivos” del menú principal.

Presione el botón “Seleccione un CSV”, para elegir el respectivo archivo a cargar.

Identifique el archivo a seleccionar:

Seleccione “Cargar”, para subir el archivo seleccionado a la plataforma de remuneraciones y se proceda a validar online y offline.

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La primera validación es online, para lo cual puede visualizar el archivo CSV -inmediatamente después de cargarlo en la plataforma-, seleccionando el símbolo

.

Una vez corregidos los errores se debe volver a cargar el archivo. El sistema confirmará la carga exitosa y el procesamiento del archivo para terminar de validarlo (offline).

Una vez validado el archivo se genera un reporte resumen con los montos ingresados. Para verlo, debe seleccionar el símbolo

.

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5.1.4. REPORTES DE CARGA DE ARCHIVO DE REMUNERACIONES El primer reporte generado luego de subir el archivo corresponde a un resumen por categoría de los gastos declarados, como se puede visualizar en la siguiente imagen:

Al seleccionar el monto correspondiente a “Gastos Remuneracionales (410100)”, se desplegará el detalle de lo cargado por subvención o fuente de financiamiento declarada, en las subcategorías de gasto.

En el monto correspondiente a “Aportes Previsionales (410400)”, se desplegará el detalle de lo cargado por subvención o fuente de financiamiento declarada, en las subcategorías de gasto.

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Al seleccionar en el Menú “Cierre”, se puede visualizar el siguiente resumen:

Estos montos se cargarán directamente desde la rendición de remuneraciones en los estados de resultados de AC-Administración Central y categorías de gasto correspondientes, en la rendición de ingresos y gastos, como se visualiza en la siguiente imagen:

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5.1.5. ELIMINAR CARGA ARCHIVO DE REMUNERACIONES Para eliminar, del Estado de Resultado, los montos declarados en las siguientes categorías remuneracionales:  Categoría de Cuenta 410100 Gastos Remuneraciones, excluyendo la cuenta 410120 Devolución Bonos Remuneracionales Fiscales.  Categoría de Cuenta 410200 Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de Reajuste Sector Público, excluyendo la cuenta 410208 Devolución Bonos Ley De Reajuste.  Categoría de Cuenta 410400 Aportes Previsionales. se deben eliminar los archivos que contengan dicha información. Para ello, se accede a la plataforma de remuneraciones, se selecciona el período respectivo (2014 o 2015) y en la sección “Archivos”, se visualizan todos los archivos cargados exitosamente, cuyo estado es “Reporte Generado”. Una vez identificado el archivo a eliminar se debe presionar el símbolo eliminar Consecutivamente aparecerá una ventana de confirmación.

Finalmente, se confirma que la operación fue exitosa al cambiar el estado a “Eliminado”.

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5.1.6. CIERRE DE PROCESO DE REMUNERACIONES La plataforma de remuneraciones debe ser lo primero en cerrarse, para lo cual se debe acceder al período respectivo (2014 o 2015). En la sección “Cierre” se puede gestionar esta etapa del proceso, presionando el botón “Cerrar Remuneración”, como se visualiza en la siguiente imagen:

Posteriormente, aparecerá la siguiente ventana de confirmación:

El mensaje “Remuneración Cerrada”, confirma la realización del proceso, como se visualiza en la siguiente imagen:

Si requiere realizar la reapertura de la declaración de remuneraciones debe seleccionar el botón “Reabrir Rendición de Remuneraciones”, el cual solo estará disponible dentro del período de rendición.

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5.2.

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CARGA MASIVA DE GASTOS

Una vez seleccionado el año, el sistema presentará un botón “Ingreso de datos por carga masiva”, que lo llevará directamente a la página de carga masiva.

5.2.1. DESCARGA ARCHIVO Para la rendición de gastos año 2015 se debe descargar el archivo “CSV” con el botón “Descargar Archivo CSV”, del siguiente recuadro “Declarar Detalle de Gastos”:

Para la rendición de gastos año 2014 se habilitó una sección especial para los gastos FAEP 2014, debido a que el formato del archivo es diferente al utilizado en la rendición de recursos 2014. En la sección carga masiva del período 2014, se visualizan tres recuadros. Se debe utilizar solo el último “Declarar Detalle de Gastos FAEP”, desde donde se puede descargar el archivo “CSV” del botón “Descargar Archivo CSV FAEP”.

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Se descargará el archivo que se debe abrir con una planilla de cálculo, el que se debe llenar con los datos de los gastos a declarar según las indicaciones:

5.2.2. COMPLETAR ARCHIVO CSV Este tipo de archivo no es compatible con aquellos libros que contienen múltiples hojas, por tal motivo no agregue otra. Cada gasto que se declare debe ser registrado en una fila única del documento. Se deben completar todas las celdas presentadas para cada fila o gasto.  Columna A: RBD_AC Se debe ingresar el número de RBD, sin dígito verificador, o la sigla AC, de acuerdo a lo siguiente: o

Para registrar gastos asociados a un RBD: ingrese en esta columna el número de RBD al que desea imputar el gasto descrito en la fila, y que corresponda al sostenedor que efectúa la declaración.

o

Para registrar gastos asociados a la Administración Central ingrese la sigla AC.

 Columna B: SUBVENCIÓN En esta columna se deben registrar los códigos de los diferentes convenios que recibirán el gasto descrito en esa misma fila. Estos códigos son los siguientes: Subvenciones Fondo de Apoyo a la Educación Pública convenio 2014 Fondo de Apoyo a la Educación Pública convenio 2015

Código FAEPC2014 FAEPC2015

NOTA: El sistema solo aceptará el ingreso de gastos relacionados a la subvención que se encuentre en estado: “Abierta” o “Trabajando”.  Columna C: CÓDIGO CUENTA En esta columna se debe registrar el código de la cuenta de gastos definida en el Plan de Cuentas Recursos 2015 disponible en el MANUAL DE CUENTAS PARA LA RENDICIÓN DE RECURSOS 2015. Se destaca que el sistema de rendición solo aceptará códigos de cuenta asociados a la subvención, según el Plan de Cuentas. NOTA: Si el par “Subvención-cuenta de gasto” no es correcto, el sistema indicará los siguientes mensajes: o No se puede ingresar gastos en la Subvención y Establecimiento indicados. o La cuenta no pertenece a la subvención que está declarando.

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 Columna D: TIPO DE DOCUMENTO En esta columna, para cada cuenta de gasto, se debe registrar el tipo de documento permitido según lo indicado en la sección “Tipo de Documento” por subcategoría del MANUAL DE CUENTAS PARA LA RENDICIÓN DE RECURSOS 2015, con los códigos indicados en la siguiente tabla: N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

TIPO DE DOCUMENTO Boleta Boleta Exenta Boleta Honorario Boleta Honorario Exenta Factura Factura Exenta Otro Documento Exento Boleta Electrónica Boleta Exenta Electrónica Boleta Honorarios Electrónica Factura Electrónica Factura Exenta Electrónica Otro Documento Afecto Finiquito Boleta Honorarios Prestación De Servicios A Terceros Boleta Honorarios Prestación De Servicios A Terceros Electrónica Documento Extranjero Nota De Crédito Planilla De Saneamiento

CÓDIGO BOL BOLE BOLH BHE FAC FACE ODE BOLEC BOLEX BHE FACEL FACEX ODA FIN BPST BPSTE DOCEX NOTACRE PLANILLA

 Columna E: NÚMERO DE DOCUMENTO En esta columna se debe registrar el número correlativo que individualiza el documento que respalda el gasto. Es necesario recordar que solo se pueden declarar documentos que NO hayan sido ingresados en procesos anteriores de rendición de cuentas.  Columna F: FECHA DE DOCUMENTO En esta columna se debe registrar la fecha de emisión del documento y se acepta el formato “ddmm-aaaa”. Se considerará saneamiento a aquellos documentos que posean fecha anterior a la fecha de suscripción del Convenio FAEP1.  Columna G: FECHA DE PAGO En esta columna se debe registrar la fecha efectiva del pago y se acepta el formato “dd-mmaaaa”. Las fechas de pago permitidas son las enmarcadas dentro del período de ejecución de los convenios FAEP1.  Columna H: DESCRIPCIÓN DEL GASTO En esta columna se debe registrar una breve descripción del gasto, según lo señalado en el comprobante respectivo.

1

Se entiende que cada sostenedor firma directamente el convenio con el MINEDUC, por lo cual, la fecha de suscripción y los plazos de ejecución son diferentes para cada uno. El sistema contempla fechas diferenciadas para la declaración de gastos FAEP de cada entidad municipal, por los convenios 2014 y 2015. Superintendencia de Educación División de Fiscalización

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 Columna I: RUT PROVEEDOR En esta columna se debe digitar el RUT del proveedor que emitió el documento. Ingrese el RUT del proveedor sin puntos y con dígito verificador, ejemplo: 11111111-1.  Columna J: NOMBRE PROVEEDOR En esta columna se debe registrar la razón social o nombre del proveedor que emitió el documento.  Columna K: MONTO GASTO En esta columna se debe registrar el monto total o parcial del documento que requiere declarar. Cuando el valor del gasto se distribuye entre varios establecimientos, la suma de los valores declarados no puede superar el valor total del documento.  Columna L: MONTO DOCUMENTO En esta columna se debe registrar el valor total del documento que respalda el gasto declarado.

5.2.3. CARGAR ARCHIVO CSV Para subir el archivo “CSV” al sistema, presione el botón examinar para ubicarlo en el directorio en que éste se encuentre. Se puede cargar más de un archivo “CSV” por sostenedor.

Seleccione en la ventana emergente el archivo que subirá al sistema.

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Posteriormente, aparecerá el nombre del archivo al lado del botón “Seleccionar Archivo”. Ejemplo: En este caso se selecciona el archivo denominado “gastos2015.csv”. Para subirlo al sistema debe seleccionar la barra “Cargar Gastos Nuevos”.

El sistema efectuará una primera validación indicando errores de datos de precarga:

Seleccione el botón “Volver” y el sistema lo llevará a la pantalla anterior para cargar el archivo. Cuando la carga se efectúa correctamente el sistema indica un resumen de carga con:  Cantidad de registros del archivo cargado.  Cantidad de registros cargados correctamente.  Cantidad de registros no cargados. Para los registros no cargados se presenta el error detectado para que el usuario tenga la posibilidad de corregir y volver a cargar.

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5.2.4. VISUALIZAR GASTOS INGRESADOS Para visualizar los gastos ingresados en cada categoría de gastos, seleccione el botón “Volver” desde la sección de carga masiva.

Seleccione el año (2014 o 2015), “AC-Administración Central” y, finalmente el respectivo Convenio FAEP, para observar el detalle de los gastos cargados.

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5.3.

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CARGA INDIVIDUAL DE GASTOS

Para realizar la carga de gastos de manera individual debe seguir las instrucciones de la sección 3 del presente documento “Selección de Parámetros”, para seleccionar el año, administración central y la subvención (convenio) a declarar. Antes de agregar un gasto a una cuenta verifique si ésta puede utilizarse en la subvención seleccionada, en el MANUAL DE CUENTAS PARA LA RENDICIÓN 2015. Para agregar gastos debe seleccionar el signo más (

), en el Estado de Resultado.

Se desplegará el conjunto de cuentas agrupadas en el concepto seleccionado y, para escoger la cuenta en donde desea agregar un gasto, seleccione el botón “Agregar”:

Al presionar el botón “Agregar”, aparecerá el siguiente recuadro, en el que se deben llenar los datos del gasto según el siguiente cuadro:

1. 2. 3. 4.

Tipo Doc.: Seleccione tipo de documento dentro del menú desplegable. N° Doc.: Ingrese el número del documento en el campo “Nro Doc.”. Detalle: Ingrese el detalle del gasto realizado. RBD: Ingresar el RBD del Establecimiento educacional al cual corresponde el gasto que está registrando o AC en caso de corresponder a gastos asociados a la Administración Central del sostenedor. 5. Fecha Doc.: Ingrese la fecha en que fue emitido el documento que respalda el gasto a través del calendario desplegable. Se considerará saneamiento aquellos documentos que posean fecha anterior a la fecha de suscripción del Convenio FAEP1. 6. Fecha Pago: Ingrese la fecha en que fue efectivamente hecho el pago a través del calendario desplegable. Las fechas de pago permitidas son las enmarcadas dentro del período de ejecución de los convenios FAEP1. 7. Rut Proveedor: Ingrese el RUT del proveedor del gasto. 8. Nombre Proveedor: En caso que no se presente el nombre automáticamente, éste se deberá digitar. 9. Monto Declarado: Digite el monto del gasto que está declarando, el cual puede ser parcial y la suma de los valores no debe superar el monto total del documento. 10. Monto Total Doc.: Digite el monto total del documento que respalda el gasto que está ingresando, este valor puede ser mayor o igual al monto declarado.

1

Se entiende que cada sostenedor firma directamente el convenio con el MINEDUC, por lo cual, la fecha de suscripción y los plazos de ejecución son diferentes para cada uno. El sistema contempla fechas diferenciadas para la declaración de gastos FAEP de cada entidad municipal, por los convenios 2014 y 2015. Superintendencia de Educación División de Fiscalización

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Presione el botón “Guardar” para ingresar el gasto. Si presiona el botón “Cancelar”, el registro no será almacenado y se perderá la información. Al guardar los datos, el sistema presentará el siguiente mensaje:

Si selecciona el botón de color rojo “Ver Detalle”, éste le permitirá editar o eliminar los gastos ingresados, lo que se puede observar en la siguiente imagen: Si desea agregar otro gasto en la misma subcategoría, presione el botón “Agregar” o seleccione “Cerrar” para elegir otra categoría de gasto en el Estado de Resultado.

5.4.

ELIMINAR GASTOS DE UN ESTADO RESULTADO

El sistema de Rendición de Cuentas permite eliminar gastos ingresados erróneamente dentro del período de rendición. Mientras la rendición de la subvención a la cual fue impetrada no se encuentre en “Estado Cerrada”, existen tres modalidades para eliminar los datos cargados en el sistema:   

Eliminación individual de Gastos, para eliminar cada ítem de Gastos, en cada categoría del Estado de Resultado por establecimiento y subvención. Eliminación de Gastos por RBD o AC-Administración Central, para eliminar en cada Estado de Resultado de Resultado los gastos por establecimiento y subvención. Eliminación Total de Gastos, para eliminar de manera masiva los gastos de los estados de resultado de todos los establecimientos (RBD y/o AC) y sin considerar los gastos remuneracionales.

5.4.1. EDICIÓN Y ELIMINACIÓN INDIVIDUAL DE GASTOS Para modificar el detalle de los gastos ingresados, seleccione “editar”.

Realice los cambios requeridos.

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Si requiere eliminar un gasto ingresado seleccione el botón color rojo “Eliminar”.

5.4.2. ELIMINAR TODOS LOS GASTOS DE UN ESTADO RESULTADO Eliminación de Gastos por RBD o AC-Administración Central Para eliminar todos los gastos ingresados en el establecimiento o “AC- Administración Central”, y subvención seleccionada, elija la opción del rectángulo rojo “Eliminar Todos Los Gastos Ingresados”. Se eliminarán todos los gastos ingresados de manera individual o masiva, sin considerar los gastos remuneracionales, los que deben ser cargados y eliminados desde la etapa de remuneraciones directamente, y las cuentas que solo pueden ser ingresadas de manera individual: RETIROS para la Subvención General y EGRESOS POR RECURSOS CENTRALIZADOS en el caso de la Subvención General y SEP.

El sistema solicitará que confirme la eliminación de todos los gastos del RBD y la subvención seleccionada.

Si está seguro presione el botón “Eliminar de todos modos”. En caso contrario, elija el botón “Cancelar”.

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Eliminación Total de Gastos Mediante el botón “Eliminar Detalle de Gastos para todos los RBDs-Subvención”, ubicado en la sección de declaración de gasto por carga masiva, seleccione la subvención y el establecimiento del que desea eliminar los datos:

Se debe tener en cuenta que la eliminación masiva de la plataforma de rendición, excluye las categorías:   

“410100 – Gastos Remuneracionales”. “410200 – Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de Reajuste del Sector Público”. “410400 – Aportes Previsionales”.

La eliminación de estas categorías es de manera masiva a través de la plataforma de remuneraciones, eliminado la planilla de remuneraciones exitosamente cargada (ver detalle en sección N°5.1.5 del presente Manual de Usuario).

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6. ESTADO DE RESULTADO Luego de realizar la Rendición de Cuentas de Ingresos y Gastos se presentará el Estado de Resultado, que permite una visión general de la rendición a este nivel para cada Convenio FAEP.

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7. RENDICIÓN DE SANEAMIENTO FINANCIERO La presente sección ilustra cómo reflejar en el sistema los gastos relacionados con el Saneamiento Financiero. El Saneamiento Financiero está considerado en la normativa que regula los criterios del Fondo de Apoyo a la Educación Pública. Para el año 2014, la Resolución Exenta N°4915 del Ministerio de Educación, del 30 de julio de 2014, indica en su artículo primero, las áreas financiables, estableciendo en las letras a) y c) el pago de deudas previsionales y con proveedores, respectivamente. Para el período 2015, en la Resolución N°22 del Ministerio de Educación, del 14 de enero de 2015, ítem N°5, señala la descripción de Saneamiento Financiero, de la siguiente manera: a) Financiamiento de deudas derivadas de situaciones pendientes: Relativas a descuentos legales de remuneraciones y otras obligaciones legales sin financiamiento específico con docentes y/o asistentes del área educación del municipio, u otras análogas. b) Deudas con proveedores: Referidas a gastos de funcionamientos de establecimientos, de equipamiento y mobiliario escolar, gastos de alimentación circunscritos a la entrega del servicio educacional, y de otras acciones vinculadas directamente con el servicio educativo, entre otras análogas. Se debe tener presente que se considerará Saneamiento Financiero, todo documento cuya fecha sea anterior a la fecha de suscripción del respectivo convenio, momento en el cual las iniciativas a financiar con los recursos del fondo, ya están definidas y determinadas por el sostenedor; además de los montos ingresados en las subcategorías 410310 y 410311 por Saneamiento Cotizaciones Previsionales y Saneamiento Aportes Previsionales Empleador, respectivamente. Por lo anterior, en el presente manual se presentan algunos ejemplos, de Saneamiento Financiero, para facilitar la rendición de los diversos conceptos que involucra. 7.1. DEUDAS DERIVADAS DE REMUNERACIONES Las deudas derivadas de remuneraciones, consideran el pago de deudas previsionales y sueldos de docentes y/o asistentes de la educación que se desempeñen o se hubieren desempeñado en los servicios educativos dependientes del sostenedor municipal. 7.1.1. DEUDAS PREVISIONALES Las deudas previsionales de períodos anteriores al año de rendición se deben declarar de manera diferenciada, respecto a las deudas previsionales correspondientes al mismo año de rendición. Lo cual, se explica a continuación: 

Deudas previsionales correspondiente a períodos anteriores al año de rendición

Las deudas previsionales, de períodos anteriores al año de rendición, se informan en la plataforma de rendición por carga masiva o individual en las siguientes subcategorías: •

410310: SANEAMIENTO COTIZACIONES PREVISIONALES, para la regularización de las cotizaciones previsionales de cargo del trabajador.

•

410311: SANEAMIENTO APORTES PREVISIONALES EMPLEADOR, correspondiente a las cotizaciones previsionales de cargo del empleador.

La declaración se debe realizar, de acuerdo al detalle del personal declarado, en las respectivas planillas de pago de deudas previsionales. A continuación, se presenta un ejemplo de un comprobante de pago de cotizaciones previsionales de la AFP Modelo.

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N° Folio = N° Docto. 2009201411310607

Detalle de la Nómina de Personas, se ingresan en el campo RUT y Nombre Proveedor

Monto cotizaciones previsionales del trabajador (410310) Se ingresan en el campo “Monto gasto”

Monto cotizaciones previsionales de cargo del empleador (410311) Se ingresan en el campo “Monto gasto”

Puesto que, para este tipo de desembolsos, se utiliza el mismo formato de archivo “CSV” que para la carga masiva de gastos, se deben tener en cuenta las siguientes descripciones de los campos a completar: Detalle a completar: RBD-AC: El sostenedor debe seleccionar el establecimiento de acuerdo a su gestión. Subvención: Depende del convenio. Código Cuenta: Depende de la naturaleza del gasto. Puede ser 410310 para la deuda previsionales de cargo del trabajador como AFP e ISAPRE. Tipo Doc.: Para cotizaciones de períodos anteriores solo usar “Planilla”. N° Doc.: N° de Folio del documento de pago. Fecha documento: Fecha del documento que se declara. Fecha de pago: Fecha de la realización del pago. Descripción Gasto: Breve descripción del desembolso declarado.

RUT Proveedor: RUT de cada trabajador declarado en la planilla de pago de cotizaciones previsionales. Nombre Proveedor: Nombre y apellido de cada trabajador declarado en la planilla de pago de cotizaciones previsionales. Monto gasto: Valor asignado a cada trabajador. Monto documento: Valor de la planilla de pago de cotizaciones previsionales.

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Ejemplo AC FAEPC2014 o FAEPC2015 410310 PLANILLA 2009201411310607 11-12-2014 11-12-2014 Pago cotizaciones AFP Modelo mes de diciembre 2013 17.xxx.xxx-3 Manuel XXXXX $41.433 $80.599

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Con los datos del “Comprobante de Pago de Cotizaciones Previsionales”, presentado anteriormente, se obtendría el siguiente archivo “CSV” para carga masiva de los gastos por deudas previsionales de períodos anteriores:

Además de la carga masiva se pueden ingresar los datos por carga individual. El resultado de ambos procesos se aprecia en las siguientes imágenes, que muestran el detalle por subcategoría. [CLJG2]

Lo anterior se ve reflejado en el Estado de Resultado, en la categoría “Otros Gastos en Personal”.

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

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Deudas previsionales correspondientes al año de rendición

Las deudas previsionales del año de rendición se informan en la plataforma de remuneraciones solo por carga masiva en los respectivos códigos de “Haberes” y “Aportes previsionales”. Por ejemplo, si un sostenedor paga las remuneraciones de sus docentes con cargo a la Subvención General, y los pagos de las cotizaciones y aportes previsionales los realiza con cargo al Fondo de Apoyo a la Educación Pública (FAEP), el archivo “CSV” para la carga masiva de remuneraciones debe ser de la siguiente forma:

Porción de los haberes que representa el monto de cotizaciones previsionales.

Aportes previsionales de cargo del sostenedor

Como consecuencia de lo anterior queda reflejada en el Estado de Resultado la porción de gastos de remuneraciones (por pago de cotizaciones y aportes previsionales), solventada con recursos FAEP.

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7.1.2. SUELDOS ADEUDADOS 

Sueldos adeudados correspondientes a períodos anteriores al año de rendición:  Vigentes

En caso de adeudar remuneraciones de trabajadores vigentes (es decir que aún presten servicios para algún establecimiento del sostenedor), se deberá declarar junto con las remuneraciones del período, solo por carga masiva. Por ejemplo, en el caso de un docente, a quien le deben el sueldo de diciembre 2013, y sigue desempeñando labores en el DAEM, una forma de declarar sus remuneraciones adeudadas es a través de pagos retroactivos en sus liquidaciones de sueldo, incorporando las columnas “FAEP” necesarias para cada ítem o categoría adeudada, como se aprecia en la siguiente imagen:

 No vigentes En caso de adeudar remuneraciones de trabajadores no vigentes (ya no desempeñan labores en los establecimientos del sostenedor), se deberá declarar de manera excepcional en “Otros gastos de operación”, subcategoría N°410910, por carga masiva o individual. Por ejemplo, al profesor Pérez le deben el sueldo de diciembre 2013, sin embargo, no desempeña labores para el sostenedor municipal, por lo cual se emitió un cheque a nombre del docente, adjuntando en el comprobante de egreso N°121212, los antecedentes del desembolso y la firma de recepción conforme del docente. En la siguiente imagen se puede apreciar un ejemplo sobre cómo se podría declarar dicha situación en el archivo de carga masiva de gastos:



Sueldos adeudados correspondientes al año de rendición

En el caso de los desembolsos, producto del pago de remuneraciones del período con recursos FAEP, se deben declarar por carga masiva en la plataforma de remuneraciones, indicando las respectivas categorías que componen la remuneración del trabajador. En la imagen que se muestra a continuación, se puede identificar el ejemplo de funcionarios a quienes se les cancela con SEP su remuneración base, y los bonos y asignaciones especiales con cargo al FAEP.

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7.2. DEUDAS CON PROVEEDORES Este tipo de gastos, independiente de la fecha del documento, se declaran por carga masiva o individual. 

Pagos de año regular



Pagos de años anteriores

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8. CIERRE DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS La funcionalidad de cierre será habilitada con posterioridad y contará con un nuevo capítulo del Manual de Usuario del Sistema de Rendición de Cuentas.

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