F-GRA-01 / 27-06-2014 V4 REPORTE DE SUPERVISION O INTERVENTORIA A. INFORMACIÓN DEL SUPERVISOR(BSJ O INTERVENTOR(ES)_ Nombre y cargo de los supervisores o interventores

Fecha Expedición

MARIA CLAUDIA AGUIRRE GUTIÉRREZ Coordinadora Grupo Gestión Documental

28 03 2016 dd mm aaaa

F. INFORMACIÓN CONTRACTUAL Nit - RUT 900.062.917-9

Nombre o razón social del contratista SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A 4-72

Convenio

Tipo de Contratación: Contrato nCarta de Aceptación nComodato dd mm aaaa

Número

111

Fecha Firma

21

2016

01

Fecha Inicio

dd

mm aaaa

21

01

2016

n

Plazo de Ejecución HASTA 28-12-2016

Nota: La fecha de inicio debe ser posterior al cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento (registro presupuestál o aprobación de pólizas) lo último que ocurra. Certificado de Disponibilidad Presupuestal N°: 1316

Registro Presupuestal N°

15516

Objeto Contractual: Describa el objeto plasmado en el contrato respectivo Realizar la prestación del servicio de transporte de documentos, recolección, admisión, curso, entrega de la correspondencia en ámbito nacional e internacional y demás servicios postales a través de las siguientes modalidades : Correo certificado, encomienda ,correo normal, correo masivo, al día, servicio de paquetería, servicio internacionales EMS, al día cobertura y tiempo de entrega, postexspress, certificación y prueba de entrega. A continuación se rinde informe de las funciones adelantadas en la ejecución del contrato arriba mencionado, establecida en el Manual de contratación M-GRA-01 Describa en cada una de los espacios para diligenciar que se encuentran debajo de cada Función, la actividad que desarrolló en el contrato bajo su supervisión así: Función Administrativa: a) Proyectar la correspondencia que resulte conveniente según la consideración a los requerimientos del bien o servicio y el debido cumplimiento de las obligaciones. b) Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones parafiscales de conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 Art. 23; Ley 100 de 1993, Ley 797 de 2003 y el parágrafo 1 del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes, incurrirá en mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente. c) Exigir el cumplimiento de los términos y plazos estipulados en el contrato, así como las pólizas que lo amparan e informar respecto de su incumplimiento o demoras. d) Solicitar al ordenador del gasto suscriptor del contrato, la adición o modificación del respectivo contrato, previa la debida y detallada sustentación y justificación. e) Determinar, según el tipo de contrato, la necesidad de que se autoricen las mayores o menores cantidades de objeto contractual por parte del ordenador quien para tal efecto suscribirá un nuevo documento con el contratista. fl Gelliritar al ordenador del Resto med ante informe la suspensión temporal de la ejecución de un contrato por 28103/2016 36 p. m. OZIPAMONCHA ASUNTO COMUNICACIONES, REPORTE DE DEST MARINA LENNISSANCHU PIARON DEPENO CONTRATAD! CM Y ADQUISIOONES COMFAMA SERVICIOS POSTALES NAOCNACIONALES wem1 ene SERV01105 POSTALES NACI CNACIONALES CONSECUTIVO 20160024569. 0000000 -000 FOLIOS 13

CA

DE REDRO DE LAS FFSIM

11 1 1 111 11 liii 1 1 1 11 1 1 * No. CUMW/ItallUN: 9000629170

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[Recibido]

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F-GRA-01 /27-06-2014 V4. circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, justificando plenamente las circunstancias de tiempo, modo y lugar que originan los hechos de la suspensión, previa solicitud del contratista. Dichas circunstancias quedarán plasmadas en acta que elaborará el supervisor con su firma respectiva, la del ordenador del gasto y la del contratista. Una vez desaparezcan los hechos que dieron origen a la suspensión del mismo, elaborará el acta de reinicio, dejando constancia del tiempo total de la suspensión temporal y del vencimiento final del contrato, suscrita por las partes. Espacio para diligenciar El contratista cumplió con la entrega de la certificación de los aportes al sistema de seguridad social en salud, riesgos laborales, pensiones, baja de compensación familiar, ICBF y Sena, de acuerdo con el cumplimiento de las obligaciones parafiscales de conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 Art. 23; Ley 100 de 1993, Ley 797 de 2003 y el parágrafo 1 del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. Función Financiera: a) Constatar la correcta y adecuada inversión de los recursos dispuestos al contrato b) Aprobar el plan de inversión del anticipo, realizar el informe final de inversión del anticipo, asegurar la amortización del anticipo e informar al ordenador del gasto, respecto del inadecuado manejo del anticipo, para que se tomen las medidas sancionatorias del caso. c) Revisar y constatar que lo que se factura, haya sido realizado y recibido a satisfacción. d) Verificar que cualquier adición, modificación al contrato que implique recursos, cuente con las disponibilidades presupuestales. e) Controlar y verificar los pagos que se deban efectuar de acuerdo con lo señalado en la respectiva cláusula. f) Velar por la entrega oportuna del anticipo o pago anticipado, de acuerdo a como se haya pactado. g) Aplicar las fórmulas de reajustes de precios cuando fueron pactadas en el respectivo contrato. h) Verificar la viabilidad de revisión de precios determinando en tales casos las causales y justificaciones que dan lugar a ello. Elaborar y suscribir el acta de liquidación, dentro del término establecido, con sus respectivos soportes, sometiéndola a la firma del contratista y del ordenador del gasto quien suscribió el contrato. Espacio para diligenciar Cancelación de la factura No. SPN -01-26983 registrada en SADE.NET bajo el consecutivo 19126 del 08 de marzo de 2016, por la suma de TRES MILLONES CUATROCIENTOS UN MIL CIEN PESOS MCTE ($3.401.100), correspondiente al mes de febrero de 2016. Función Técnica: a) Controlar el avance de la ejecución del contrato de conformidad con el cronograma o los plazos. b)

Constatar que se cumplan las especificaciones técnicas y obligaciones contenidas en los pliegos y en el respectivo contrato.

c)

El supervisor deberá elaborar y suscribir conjuntamente con el contratista, las actas de iniciación y/o de recibo de bienes y/o servicios dentro del término de ejecución del contrato, documento soporte para la realización del último pago.

d)

Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o servicios contratados correspondan a las solicitadas, y abstenerse de dar el respectivo cumplido si estas no corresponden, mediante informe del Supervisor.

e)

Someter a consideración del ordenador del gasto que haya suscrito el contrato, las variaciones al contrato, que escapen a su resorte. Elaborar los informes necesarios que documenten la actividad contractual y el avance y calidad de la misma. Página 2 de 6

F-GRA-01 /27-06-2014 V4 Suscribir en representación de la Entidad los recibos parciales de obra, las entregas de los bienes o f) servicios. Elaborar los informes que permitan evidenciar la utilidad o impacto social de la obra, bien o servicio. h)

Informar al ordenador del gasto que haya suscrito el contrato, sobre deficiencias en los estudios previos, que puedan impedir la correcta ejecución del contrato y el cumplimiento de sus fines, para su análisis y lo que se estime pertinente a través de Comisión Asesora para la Contratación Administrativa.

Espacio para diligenciar El contratista Servicios Postales Nacionales S.A 4-72 cumplió de manera parcial con la prestación del servicio de transporte de documentos, recolección, admisión, curso, entrega de la correspondencia en ámbito nacional e internacional y demás servicios postales a través de las siguientes modalidades : Correo certificado, encomienda ,correo normal, correo masivo, al día, servicio de paquetería, servicio internacionales EMS, al día cobertura y tiempo de entrega, postexspress, certificación y prueba de entrega. Función Legal : Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de a) perfeccionamiento y legalización, antes de la iniciación del contrato. El interventor o supervisor no podrá autorizar el inicio a la ejecución del contrato sin haberse aprobado la garantía única. El área de contratación deben hacer conocer al interventor o supervisor en el momento de su designación o contratación copia del contrato y oficio de aprobación de la garantía única b)

Hacer cumplir cada una de las cláusulas contractuales y en especial las obligaciones contraídas.

c)

Conocer los deberes y obligaciones del contratista

d)

Verificar que las vigencias de las pólizas y sus modificaciones se encuentren dentro de los términos exigidos en el contrato. así como las diferentes licencias con las que se deben contar, de construcción, ambientales etc.

e)

Vigilar el cumplimiento de los plazos, la vigencia del contrato y de los riesgos amparados por la garantía única. Debe tenerse en cuenta que los términos que se determinan en cada caso son perentorios, a efectos de lograr en cada caso el cometido que los señala.

f)

Controlar los amparos de la garantía única (manejo del anticipo, cumplimiento del contrato, calidad de los bienes y/o servicios, responsabilidad civil extracontractual, prestaciones Sociales, etc.) y la vigencia (término de duración) de cada uno de ellos, ante un posible incumplimiento por parte del contratista de conformidad con lo pactado en el contrato, exigir al contratista la presentación de los certificados de modificación a la póliza matriz cuando se suscriban prórrogas, adiciones o suspensiones, para su correspondiente aprobación por el servidor público competente

8)

El supervisor siempre tendrá la obligación legal de remitir al área de contratación copia de todos los documentos soporte de la supervisión, así como de los conceptos y observaciones de las principales modificaciones del mismo, con el objeto de garantizar que se realicen los tramites a que haya lugar en el menor tiempo posible.

h)

Verificar que Se cumplan los plazos contractuales, gestionar las prórrogas o modificaciones pertinentes.

i)

En todo caso el supervisor de los contratos vigilara la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente y su función solo caducara una vez se haya suscrito el acta de liquidación que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes, de conformidad con el articulo 60 y de la Ley 80 de 1993 y el Articulo 11 y 32 de la Ley 1150 de 2007. Todas las demás atribuciones que se contemplen en los documentos del contrato

Espacio para diligenciar El contratista cumplió de manera parcial con las obligaciones del contrato descri(: 1) Prestare! servicio Página 3 de 6

F-GRA-01 / 21-06-2014 V4 contratado con la debida diligencia y prontitud, de acuerdo con la matriz de categorización de tiempos y destinos que se adjuntó con la propuesta presentada mediante radicado No. 18674 el 23 de febrero de 2015, la cual hace parte integral del contrato. 2) Darle a cada envío o correo, el trámite adecuado acorde con los procedimientos establecidos. 3) Recolectar a domicilio. 4) Devolver los envíos no entregados a través de planillas en un tiempo no superior a 5 días, especificando las razones de la devolución, efectuar el control y seguimiento de los procesos de recepción, transporte y entrega a domicilio. 5) Responder por cualquier eventualidad e indemnizar siempre que no sea caso fortuito o fuerza mayor, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 25 de la Ley 1369 de 2009 y conforme con las normas postales vigentes, previa la investigación operativa correspondiente y aprobada mediante resolución. 6) Entregar los documentos objeto del presente contrato dentro de los siguientes lapsos: Correo Normal para envíos urbanos y principales ciudades de uno (01) a dos (02) días hábiles y en las poblaciones apartadas de tres (03) a ocho (8) días hábiles bajo puerta o buzón. Correo Certificado para envíos urbanos de cuatro (04) a seis (06) de acuerdo al destino Correo Prioritario tiempo de entrega de uno (01) a dos (02) días para urbanos y principales ciudades y tres (3) días para el resto del país de conformidad con la matriz de categorización de tiempos y destinos que se adjuntó con la propuesta presentada mediante radicado 18674 del 23 de febrero de 2015, de no cumplirse con los tiempos estipulados explicar a CREMIL las razones y responder por su entrega en términos estipulados, considerando que la gran mayoría de documentos enviados cumplen términos de Ley. 7) De conformidad con el análisis de riesgos en la contratación para la admisión, curso y entrega de la correspondencia se consideran la perdida de documentos, expoliaciones de documentos, fallas técnicas o de cualquier otra índole en la Plataforma de Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, que dificulte la recepción de los correos electrónicos por parte de los destinatarios y reclamaciones de los envíos de correspondencia que se encuentren certificadas o aseguradas, además de los objetos postales de control de acuerdo con la reglamentación vigente, todo ello en aplicación a las pólizas de transporte de valores que ampara la perdida y los daños materiales causados como consecuencia de los eventos que constituyen los amparos mencionados, por el transporte de dineros en efectivo, especiales postales, títulos valores, cheques y cualquier otro documento de propiedad del asegurado que pueda ser convertido en dinero. 8) Devolver debidamente revisada, firmada y sellada la primera copia de la planilla de imposición de los envíos. 9) Impartir instrucciones y orientar a los funcionarios encargados de la correspondencia, sobre la forma de cumplir con los procedimientos de envío o correo en lo que se refiere a acondicionamientos, embalajes, rotulación del destinatario y remitente, límites de peso y prohibiciones. 10) Suministrar la primera copia de las planillas de envíos de todos los correos con la firma y el sello del empleado receptor de servicios postales nacionales a más tardar dos (2) días después de su recepción. 11) Garantizar inviolabilidad de los sobres. 12) Facturar de acuerdo a los servicios prestados en el mes, según planilla correspondiente, la cual deberá coincidir con los envíos realizados en el mes por la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. 13) En caso de pérdida de un envío, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A 4-72. pagará el valor que corresponda conforme con las normas vigentes previo al procedimiento establecido en el Manual de Contratación de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares según Resolución 1993 del 20 de agosto de 2008, en concordancia con el parágrafo primero del artículo 17 del Decreto 1150 de 2007. 14) Aplicar los portes de franqueo de acuerdo con las tarifas vigentes aprobadas por el representante. 15) Efectuar la recolección y entrega de valijas que contengan la correspondencia agrupada (CORRA) que la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares confíe a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A 4-72 en los trayectos, horarios y frecuencias que requiera LA CAJA, contemplados en la red de servicios del CORRA los cuales serán solicitados por escrito por el supervisor del Contrato. 16). Entregar las pruebas de remisión en el correo, una vez sean solicitadas por la CAJA en las oficinas de la empresa contratista, página web, al call center, o con el ejecutivo de soporte una vez se cumplan los tiempos de entrega ofrecidos de ocho (08) a treinta (30) días hábiles.17) Atender los derechos de petición efectuado por CREMIL, dentro de los términos de ley correspondientes. 18) Atender los requerimientos relacionados con el servicio certimail. Observaciones: Diligencie este espacio, con las aclaraciones, sugerencias, recomendaciones y demás que considere relevantes dentro de la ejecución del contrato.

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F-GRA-01 / 27-06-214 V4_, Anexos: Cancelación de la factura No. SPN -01-26983 registrada en SADE.NET bajo el consecutivo 19126 del 08 de marzo de 2016, por la suma de TRES MILLONES CUATROCIENTOS UN MIL CIEN PESOS MCTE ($3.401.100), correspondiente al mes de febrero de 2016, copia contrato, certificación parafiscal.

C. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL CONTRATISTA •

Califique el desempeño del contratista de acuerdo a la escala indicada y teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1 Cumplimiento del objeto del contrato: evalúa el cumplimiento de las obligaciones contempladas en el contrato CUMPLIMIENTO

PUNTAJE 5

Cumple cabalmente los deberes y obligaciones del objeto contractual

3

Cumple parcialmente con los deberes y obligaciones del objeto contractual

1

No cumple con los deberes y funciones propias del objeto contractual

2 Calidad del bien, obra o servicio: evalúa los requisitos del bien, obra o servicio para su aceptación CALIDAD

PUNTAJE 5

Calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio, sin devoluciones u observaciones

3

Calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio, con observaciones

1

Calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio, sin el cumplimiento de lo establecido contractualmente

3 Cumplimiento de las fechas de entrega: evalúa el cumplimiento de las fechas pactadas para la entrega del bien, obra o servicio. FECHAS DE ENTREGA

PUNTAJE 5

Entrega en el tiempo acordado

3

Entrega con tres (3) días de retardo a la fecha

1

Entrega con más de cuatro (4) días a la fecha acordada

4 Atención a reclamaciones u oportunidades de mejora: evalúa la disposición y oportunidad en la atención de reclamaciones, o sugerencias realizadas al contratista para su mejora durante la ejecución del contrato.

PUNTAJE

ATENCIÓN A RECLAMACIONES U OPORTUNIDADES DE MEJORA

5

Atiende de forma cortes y desarrolla todas las sugerencias de mejora para el cumplimiento de sus compromisos

3

Acepta parcialmente las reclamaciones, observaciones, solicitudes o sugerencias

1

No acepta reclamaciones, solicitudes o sugerencias de CREMIL

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`i

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D. CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DE LA EVALUACIÓN: Para la valoración de los factores evaluados se tienen en cuenta los siguientes criterios: Evaluación Buena: Durante el lapso evaluado, obtiene un resultado entre 16 a 20. Se recomienda continuar con su contratación como contratista de la entidad. Evaluación Regular: Durante el lapso evaluado, obtiene un resultado entre 12 a 14. Se recomienda realizar actividades correctivas para mejorar. Se puede volver a contratar. Evaluación Mala: Durante su evaluación, obtiene un resultado por debajo de los requisitos exigidos por la Entidad. Se recomienda dar por terminado el contrato suscrito entre las partes. Se debe evaluar la posibilidad de generar un producto no conforme. E. CALIFICACION:

CALIFICACION

ASPECTOS A. CUMPLIMIENTO DEL OBJETO DEL CONTRATO

4

B. CALIDAD DEL BIEN, OBRA O SERVICIO

5

C. CUMPLIMIENTO DE LAS FECHAS DE ENTREGA DEL BIEN. OBRA O SERVICIO

4

D ATENCIÓN A RECLAMACIONES, SOLICITUDES O SUGERENCIAS

4

TOTAL CALIFICACION

17

F. RESULTADOS DE LA EVALUACION: Forma como se cumplió el contrato: Se debe indicar de acuerdo a la evaluación en cuanto a la ejecución y cumplimiento del contrato.

1

Buena EVALUACIÓN BUENA X REGULAR MALA G. CONCEPTO DEL EVALUADOR • Indique el número de reclamaciones que se han realizado al contratista: o •

Cuando hay incumplimiento en alguno de los aspectos anteriormente mencionados, se ha notificado al contratista para su mejora? Ex li ue

Firma

PD MARÍA LAUDIA A UIRRE GUTI RREZ Coordinadora Grupo Gestión Documen al Supervisor de Contrato Proyectó: TSD Lil

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