LA SUPERVISION COMERCIAL

LA SUPERVISION COMERCIAL

TEMAS  Definición, Objetivo e Importancia de la Supervisión Comercial Origen- Destino  Las Agencias de Supervisión  La solicitud del servicio y el alcance en una supervisión  Aspectos que dificultan el buen desarrollo de la Supervisión Comercial Origen- Destino  Acciones • 2

LA SUPERVISION COMERCIAL • La Supervisión Comercial

o peritaje mercantil es el proceso mediante el cual se inspeccionan o supervisan las mercancías y los medios con que esta toma contacto en sus diferentes movimientos (transporte terrestre, marítimo, aéreo, contenedores, en fabricas, en almacenes, etc.). Se realiza por Agencias Internacionales Certificadas y/o Acreditadas, que actúan como terceros independientes, siguiendo lo acordado al efecto entre compradores y vendedores en sus contratos .

• La Supervisión Comercial se realiza a mercancías listas para su

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embarque, a diferencia del Control de la Calidad, que se efectúa por el Productor durante el proceso de fabricación, elaboración, etc., para determinar el cumplimiento de las características inherentes al producto. Ejemplo: Clasificar, separar los buenos de los defectuosos, etc.

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OBJETIVO DE LA SUPERVISION COMERCIAL Comprobar, verificar

mediante la observación visual, el conteo, la medición , la toma de muestras , análisis en laboratorios etc. que las mercancías están siendo entregadas de acuerdo a los parámetros y/o especificaciones pactadas en el Contrato de Compra - Venta internacional, firmados entre vendedores y compradores y que los medios que han sido utilizados para su traslado o conservación cumplen con lo que se ha estipulado.

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Importancia de la Supervisión Comercial en OrigenDestino  Constituye una acción preventiva en la disminución de riesgos al eliminar afectaciones a la economía de las empresas y del país al detectarse a priori aspectos diferentes a los contratados.  Identifica desviaciones en los parámetros y/o especificaciones de las mercancías contratadas al recibir información en tiempo real acerca de las condiciones en que esta siendo operada para su entrega.  Alerta sobre deficiencias en los embalajes, manipulación, estibas, medios de transporte, etc. contribuyendo de esa manera a disminuir las pérdidas por averías.

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Importancia de la Supervisión Comercial en Origen- Destino

 Detecta faltantes, sobrantes y averías, así como problemas de calidad que se hayan producido, no solo antes del proceso de entrega de la mercancía en origen, sino durante los diferentes momentos en que esta ha sido operada en su traslado hacia el destino, por ello la importancia de que en los Contratos de Compra-Venta y en la Solicitud de Servicio, se determine el mismo alcance en la supervisión Origen-Destino de manera que los resultados puedan ser comparables.

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No obstante En la Supervisión en Origen y Destino, no siempre es posible lograr total coincidencia en los resultados, ya que se utilizan medios de pesaje y otros instrumentos que tienen diferentes rangos de tolerancia o desviaciones, métodos de muestreo y % diferentes para el conteo . Por otra parte esta presente el factor subjetivo que introduce el supervisor al realizar su apreciación de lo que ha observado, a su buen leal saber y entender.

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Agencias de Supervisión 8

Agencias de Supervisión Con el desarrollo y crecimiento de las relaciones de Compra - Venta Internacional surgió la necesidad de la presencia de una Entidad que actuara como 3ro independiente de manera imparcial y dictaminara sobre cantidades, calidades etc., de las mercancías. En la actualidad existe un numero importante de Agencias Internacionales que actúan en el comercio entre países garantizando este papel de 3ro. Independiente. La mayoría de estas Agencias de Supervisión se rigen por las condiciones generales y normas internacionales de la IFIA (Federación Internacional de Agencias de Inspección), con Sistemas de Gestión de Calidad Certificados y/o Acreditadas como Órgano de Inspección, muchas de las cuales cuentan con laboratorios propios con ensayos acreditados para determinados productos. Ej. SGS creada en 1878 / COTECNA con más de 40 años CUBACONTROL con más de 47 años de experiencia

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Agencias de Supervisión  Son las encargadas de realizar las inspecciones, verificaciones , mediciones, exámenes, muestreos y similares operaciones, y de emitir Reportes y Certificados que reflejan el resultado de estas operaciones de acuerdo a lo solicitado por los Clientes.  Su labor es apreciativa , no responden por ningún defecto o falla del objeto de supervisión , llámese la mercancía, el transporte, manipulación etc.  Entre las cualidades de los Supervisores están: 10

Agencias de Supervisión Entre las cualidades de los Supervisores están  Ser profesional, riguroso, e imparcial con profundos conocimientos éticos.  Cumplidor estricto de las instrucciones establecidas para la ejecución de su trabajo.  Ser agudo, observador, avispado y sagaz.  Mantener una correcta educación y presencia personal.  No emitir criterios, ni extralimitarse en sus funciones. 11

Agencias de Supervisión  Aplican

métodos internacionales de muestreo como práctica internacional (normas ISO o internacionales de muestreo del producto) según sea solicitado por el Cliente, para la verificación de Peso, Calidad etc. , usualmente el conteo, pesaje o revisión de parámetros por observación al 100% de las unidades, no es justificable económicamente por el tiempo que requiere y el costo que introduce a la mercancía supervisada.  Su actuación y el Certificado que emiten no eximen al vendedor y al comprador de sus responsabilidades contractuales.  Actúan donde comienza y termina la obligación contractual desde el punto de vista material, no financiero.  No son Entidades aseguradoras.

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Agencias de Supervisión SIS CUBACONTROL S.A. , al igual que las Agencias con las que trabaja en el Mundo, se rige por las condiciones generales y normas internacionales que establecen las relaciones y el código de practica entre las Entidades que prestan el servicio de supervisión comercial asociado al ejercicio de compraventa internacional. Además cuenta con un Sistema Gestión de la Calidad Certificado según ISO 9001:2000. SIS CUBACONTROL S.A. organiza su trabajo ORIGEN -DESTINO con un importante número de Agencias de Supervisión a nivel mundial con las que intercambia servicios de corresponsalía y utiliza personal propio en aquellos países en los que las operaciones comerciales así lo requieren. Cuenta con Unidades Empresariales de Base en todo el territorio nacional y un Laboratorio Acreditado con un gran número de Ensayos Acreditados, para realizar Servicios Independientes de Laboratorio.

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Cubacontrol con alrededor de 700 trabajadores a lo largo de la Isla . Con 7 UEB territoriales y 69 oficinas adjuntas en diferentes puertos y municipios de todas las provincias del país.

Oficina Central Laboratorio UEB Occidente Ciudad de La Habana

UEB Matanzas- Cardenas

UEB Nuevitas UEB Holguín UEB Moa

UEB Cienfuegos

UEB Santiago de Cuba

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Supervisamos con personal propio o permanecemos como Loss Control en:

MÉXICO RUSIA BRASIL VENEZUELA ARGENTINA URUGUAY CHINA VIETNAM

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Solicitud del Servicio y Alcance de la Supervisión

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LA SOLICITUD DEL SERVICIO • La Solicitud de Servicio

es el documento que la Entidad Importadora / Exportadora / Comprador Interno presenta a la Entidad de Supervisión para que ejecute el Servicio según los requisitos específicos del EMBARQUE, la MERCANCIA y el ALCANCE , previamente contratada. Esta se debe entregar puntualmente y con suficiente tiempo para su ejecución, antes que se embarque o descargue la mercancía en su punto de origen o destino.

En la medida que La Solicitud de Servicio se presente por el Cliente con toda la información y detalles requeridos , los resultados de la supervisión incluyendo el Certificado de Supervisión serán entregados en tiempo, con mayor información y calidad.

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ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN • Alcance de la Supervisión

son los requisitos identificados por el Cliente para la supervisión de la mercancía contratada para conocer si la misma cumple con los requerimientos pactados en el contrato de compra-venta, tales como: las especificaciones, límites de tolerancia , % de muestreo o descripciones con que se compra la mercancía. En este Alcance de la Supervisión se pueden incluir por los Importadores indicaciones adicionales que consideren deben ser verificados para evitar pérdidas o daños en las mercancías y posibles reclamaciones. Ej. Fecha de vencimiento de la mercancía

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TIPOS / ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN El Alcance de la Supervisión esta directamente asociado con los tipos de inspección, como:  Cantidad ( tarjado de la mercancía )  Peso por bascula o Peso por Calado( Draft survey)  Ullage ( volumen y peso para cargas liquidas)  Calidad ( especificaciones técnicas o parámetros a verificar visualmente o por una muestra patrón)  Embalaje (medidas, marcas y señales de posición o preservación)  Estiba o Desestiba , Aseguramiento de la carga en el medio de transporte

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TIPOS / ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN  Cantidad ( tarjado de la mercancía ), ya sea en cargas contenerizadas o en buques, su expresión o unidad de medidas según sea el caso puede ser en TM, Kg, bultos , bultos por paletas, unidades etc.)  Peso por báscula . La determinación del Peso en Báscula se realiza sobre unidades individuales como son sacos, cajas, huacales etc, siempre y cuando la báscula se encuentre debidamente verificada y calibrada según Certificado con fecha vigente que así lo acredite y es comprobado por el Inspector en el lugar de la inspección antes de proceder a verificar el peso.

 Peso por Calado( Draft survey).

Se aplica en la supervisión de peso y cantidad a las mercancías a granel o ensacadas cargadas o descargadas en BUQUES . Ej. arroz, frijoles, etc.  Ullage ( volumen y peso para cargas liquidas). Se aplica en la carga y descarga en BUQUES que transportan productos líquidos Ej, aceite, combustible 21

Tipos / Alcance de Supervisión

Cantidad

Peso por Calado

( Draft survey)

( tarjado de la mercancía )

Peso por bascula 22

TIPOS / ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN  Calidad

( especificaciones técnicas o visualmente o por una muestra patrón)

parámetros a verificar

La Supervisión de Calidad, se realiza basándose en estipulaciones , especificaciones y Normas técnicas que amparen a la mercancía, ya sea una Norma Cubana, internacional o extranjera. Para la comprobación o verificación de la calidad de una mercancía , se realiza un muestreo representativo del lote o partida objeto de la supervisión lo cual es determinado por el Cliente. Esta toma de muestra para la comprobación o verificación de la calidad según la mercancía, puede ser utilizada en 2 variantes: 1. Para posterior análisis en Laboratorio 2. Para análisis inmediato en el lugar, por medios organolépticos y/o físicos predeterminados. 23

TIPOS / ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN  Calidad

( especificaciones técnicas o visualmente o por una muestra patrón)

parámetros a verificar

CALIDAD : Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos Características ( rasgo diferenciador) . Una característica puede ser inherente o asignada Una característica puede ser cualitativa o cuantitativa Características tales como: 1. físicas ( ej. Mecánicas, eléctricas, químicas o biológicas) 2. sensoriales ( ej. relacionadas con el olfato, tacto, gusto, la vista y el oído) 3. ergonómicas ( ej. Fisiológicas, o relacionadas con la seguridad de las personas 4. funcionales

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Representación de muestreo Lote: Cantidad definida de un producto o porciones de

Muestra: 1 o mas elementos tomados de un

lotes de producciones Tamañ Tamaño del Lote: No. de elementos del lote

lote

Tamañ Tamaño de muestra : No. de elementos

Conjunto de elementos de un producto del cuál se extraen las muestras con el fin de determinar su conformidad con los criterios de aceptación

Verificación para determinar la Conformidad o un numero de No Conformidades , ya sea de: 1 articulo, un conjunto , longitud, volumen , característica o especificación etc

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TIPOS / ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN

 Embalaje

(medidas,

marcas

,

señales

de

posición

o

preservación) La Supervisión del Embalaje debe realizarse sobre la base de las características contratadas para el embale de la mercancía en cuestión, de forma tal que esta no sufra daños, ni alteraciones durante su manipulación durante todo el proceso de transportación origen-destino. También debe identificarse si el Embalaje contratado es nuevo o de uso. El Embalaje contratado para la mercancía en cuestión, debe indicar las marcas que deben aparecer , de forma tal que permita identificar , preservar y colocar de forma adecuada la mercancía, y que estas marcas presenten: escritura clara, tamaño adecuado y ubicada en lugares visibles. Estas marcas cuando así lo requiera la mercancía, debe poseer los símbolos o señales internacionales de advertencia.

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Tipos / Alcance de Supervisión

Embalaje y su estado (medidas, marcas , señales internacionales , nuevo o de uso )

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TIPOS / ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN Estiba o Desestiba , Aseguramiento de la carga en el medio de transporte 

Proceso de ubicación de la mercancía dentro del o los compartimentos del medio de transporte (Buque, Contenedor u otro medio de transporte) durante la carga o descarga. Para ello, se debe precisar o conocer por el dueño de la mercancía: - Si los medios y equipos utilizados son los idóneos, para que la mercancía no sufra daños. - Cantidad factible a ocupar en el espacio de carga, de forma tal que quede compacta y que sea asegurada para evitar derrumbes, roturas, derrames etc. - Distribución de la mercancía, en el espacio de carga, de forma tal que la mercancía en las filas inferiores no sean averiadas por el peso de esta y/o por las características inadecuadas del embalaje. - Trincaje a utilizar, ya sea: cables, tensores, soga, madera u otros. 28

Tipos / Alcance de Supervisión

Estiba o Desestiba y aseguramiento de la carga en el medio de transporte 29

Tipos / Alcance de Supervisión

ESTIBA , Temperatura y canales de ventilación en un Buque

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TIPOS / ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN El Alcance de la Supervisión esta directamente asociado con los tipos de inspección, como:  Estado visual del contenedor ( al llenado o vaciado )

 Estado visual de la mercancía  Aptitud del buque para la carga, limpieza de bodegas, pruebas de hermeticidad.  Temperatura y canales de ventilación en el Buque  Puesta en marcha y pruebas de funcionamiento

 Averías

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TIPOS / ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN  Estado visual del contenedor ( al llenado o vaciado ) Esta verificación / comprobación forma parte del proceso de supervisión a mercancías que sean transportadas en contenedores u otro medio de transporte cerrado, sea o no indicado por el Cliente.. Esta claramente definido en las instrucciones de trabajo de las Agencias Supervisoras los aspectos a verificar en el contenedor, antes de la carga o descarga de la mercancía. Por ejemplo: estado de cierres, orificios, perforaciones, penetración de rayos de luz, limpieza, humedad, olores extraños, sellos etc.

El Cliente debe identificar y precisar en caso de los alimentos u otro tipo de mercancía que lo requiera el tipo de contenedor debe ser utilizado ( A, B o C) para la carga de la mercancía en cuestión, y la temperatura de conservación .

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TIPOS / ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN 

Estado visual de la mercancía

(parámetros a revisar

visualmente ). Aquí el Cliente debe identificar qué aspectos de la mercancía de forma visual desea sea verificado, tales como: signos de deterioro, humedad, abolladuras, oxidación y /o corrosión , caducidad ( en caso de alimentos) , tallas, colores, referencias, cantidad de componentes de una mercancía , etc Esta se realiza por lo general a un % del lote o partida objeto de la supervisión. No se debe confundir , estado visual de la mercancía, con Supervisión de Calidad de la mercancía Calidad “ Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos ( ver supervisión de calidad)

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Tipos / Alcance de Supervisión  Supervisón de limpieza de Bodegas y Tanques Se les realiza a los Buques que transportan cargas liquidas, a granel o productos alimenticios ensacados o en cajas , para evitar la posibilidad de la contaminación de la carga de residuos anteriores.

Aptitud del buque para la carga, limpieza de bodegas, pruebas de hermeticidad. 34

TIPOS / ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN

 Averías Esta supervisión es solicitada durante o al termino de : - La descarga de un Buque, o - La descarga de un Contenedor En los 2 casos debe describirse por el personal de supervisión, las averías de la mercancía ( según sea aplicable ) en: - Rotas, mojadas , con moho, con derrames aproximados , ya sea de bultos o unidades en el interior de los bultos o de mercancía en general. - El detalle de la avería , ya sea naturaleza, lugar, alcance, causas y magnitud ( parcial o total ) expresando cantidades exactas o aproximadas según sea el caso. - Para el caso de mercancías a granel o embalada, transportada en Buques como carga general , la identificación y descripción de las averías lleva un proceder mas complejo dado que tiene que ser concluida una vez concluya la descarga de las mercancías en los puertos determinados, y esta requiere para su valoración de documentos de embarque,, fotografías, u otros documentos probatorios etc. 35

Relación de algunos aspectos que inciden en el buen desarrollo de la Supervisión Comercial Origen - Destino 36

Relación de algunos aspectos que dificultan en el buen desarrollo de la Supervisión Comercial Origen- Destino 

No cumplimiento de

procedimientos establecidos en nuestro Sistema de Gestión de la Calidad.

 No jerarquización de la contraparte del supervisor.  Inadecuada preparación del supervisor para realizar su trabajo por falta de: solicitudes de servicio, documentos de embarque , fotos de origen etc.

 No realización sistemática de análisis integrales de los resultados de las supervisiones en destino por parte de los importadores o compradores internos con la participación de la Empresa de Supervisión.

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Relación de algunos aspectos que dificultan el buen desarrollo de la Supervisión Comercial Origen- Destino

 Solicitudes de Servicio

elaboradas de forma incorrecta, o incompletas , dejando en terreno neutro o ambiguo obligaciones importantes a estipular y cumplir por el vendedor en el contrato de compra-venta. Tales como: -

Parámetros y/o estándares de calidad a utilizar.

- Características del embalaje a utilizar incluyendo las de posición.

y sus marcas internacionales ,

- Colocación y aseguramiento de la carga dentro del contenedor considerando el peso , dimensiones y capacidad de la carga dejando esta opción en manos del vendedor , propiciando se produzcan averías. - Uso inadecuado de medios en el manejo de la carga, produciendo averías a estas.

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Embalaje de mala calidad o varios usos 39

Averías

Embalaje inadecuado y falta de aseguramiento de la

Embalaje sin señales de posición

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Averías

Inadecuada estiba, sin trincaje o sin aseguramiento de la carga 41

Averías Filas inferiores de la estiba , por el peso de la mercancía y / o características del embalaje

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Averías

MEDIOS INADECUADOS UTILIZADOS POR LOS ESTIBADORES (ganchos, manitos, etc.)

UTILIZACION DE ESTROBOS EN LA DESCARGA DE SACOS.

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Relación de algunos aspectos que dificultan en el buen desarrollo de la Supervisión Comercial Origen- Destino

 Solicitudes de Servicio

en español cuando las especificaciones se requiere en inglés, dado que la supervisión se realiza en países de habla inglesa, realizándose la traducción por nuestro personal lo que implica un alto grado de responsabilidad cuando se trata de productos como medicamentos, pegamentos, químicos y otros debido, a la complejidad y naturaleza de los mismos.

 Solicitudes de Servicio

para productos alimenticios sin indicar la supervisión en los lugares de almacenamiento antes de que esta sea colocada en el contenedor o buque, así como sus embalajes, pallets, como acción preventiva ante posibles focos de plagamientos o humedad .

Tendencia de los Importadores a delegar las Solicitudes para la Supervisión a los Suministradores o Vendedores 44

Relación de algunos aspectos que dificultan en el buen desarrollo de la Supervisión Comercial Origen- Destino



Los lugares de inspección en destino no siempre reúnen las condiciones mínimas de seguridad, iluminación, medios y personal que permitan una correcta labor del supervisor.

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Acciones 46

Acciones  Incrementar el control y exigencia de los procedimientos establecidos , así como estrechar el trabajo con el Dpto. de Regulaciones técnicas del Mincex en la implementación de instrucciones y resoluciones emitidas : Instrucción 2, Resol. 190, Resol. 231, Resol. 258, etc.

 Intensificar los intercambios de experiencia, los controles y exigencia con las Agencias de Supervisión , así como con nuestro personal.

 Presentar por parte de los Clientes Solicitudes del Servicio para origen

o destino que respondan a los requisitos identificados en los contratos de compra- venta

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Acciones  Anexar a los contratos de Servicio , la Solicitud que oriente e indique al Cliente los tipos de supervisión y toda la información que debe detallar , devolviendo la Solicitud al Cliente cuando no este correcta, para su corrección.  No realizar la supervisión cuando no se entregue en tiempo a

la Empresa de Supervisión los documentos que permitan comprobar el alcance de la misma en el lugar de la inspección o no se cuente con las condiciones mínimas necesarias para su realización  Los Clientes deben coordinar con la Empresa de Supervisión

para realizar el análisis de hechos extraordinarios y facilitar los documentos de la traza del servicio origen – destino y determinar los pilotajes que de conjunto se requieran. 48

Acciones  En los lugares donde se realice la supervisión, la contraparte

sea un personal autorizado, no vinculado a la recepción del almacén.

 Instrumentar el envío vía e-mail de los Certificados de Supervisión emitidos en territorio nacional , como Copia No negociable de los servicios o contratos con Importadores de carácter nacional como una mejora en la inmediatez de los resultados de la supervisión.

 Intensificar la comunicación , intercambio y orientación a

nuestros Clientes: Importadores , Exportadores y Compradores Internos.

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EN RESUMEN  Las Agencias de Supervisión , no son:

Agencias de protección, ni de seguro , ni realizan control de la calidad.



Los resultados de la supervisión no exime de responsabilidad contractual a vendedores y compradores.



La supervisión al 100 % de la mercancía no es practica Internacional, ni se justifica económicamente , a no ser que los resultados induzcan a ello.



Solicitar el mismo alcance de la supervisión en origen y destino.



Reclamar a las Agencias de Supervisión cuando se demuestre su negligencia. 50

la