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RED SUR ORIENTE COMPLEJO ASISTENCIAL DR. SOTERO DEL RIO

DR.FBV/ SR.JTF/ SR.RVR/JPF.

RESOLUCIÓN EXENTA Nº 000668

REF: Aprueba Manual de Procedimientos para el Control del Activo Fijo y delega facultades. PUENTE ALTO, 28-04-08 CONSIDERANDO: Que el Complejo Asistencial Dr. Sótero del Río, a objeto de agilizar y hacer más eficiente su gestión institucional en materia del Control de los Bienes Muebles que componen su Activo Fijo, requiere delegar ciertas atribuciones y fijar determinados procedimientos. RESUELVO: 1°. Delégase en el Centro de Responsabilidad Subdirección Administrativa y en los Centros de Costo Finanzas e Inventarios, las facultades para autorizar y suscribir los actos administrativos que aprueben las altas, bajas y traslados de bienes muebles de uso del CASR, con excepción de los vehículos. 2° Apruébase el Manual de Procedimientos para el Control del Activo Fijo que se adjunta y que constituye parte integrante de esta Resolución. Anótese y comuníquese.

DR. FERNANDO BETANZO VALLEJOS DIRECTOR COMPLEJO ASISTENCIAL DR. SOTERO DEL RIO

Distribución: - Dirección CASR - Subdirección Administrativa CASR - Finanzas CASR - Inventarios CASR

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RED SUR ORIENTE

FINANZAS - INVENTARIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DEL ACTIVO FIJO.

OBJETIVO DEL MANUAL:

El Manual de Control del Activo Fijo del Complejo Asistencial Dr. Sótero del Río, tiene por objeto determinar las responsabilidades y regular los procedimientos relacionados con la administración de los bienes muebles de uso del CASR. En particular, se refiere al registro, tratamiento, cuidado y disposición de estos bienes, de manera de prolongar su vida útil y lograr un uso eficiente y económico de ellos. NORMAS LEGALES APLICABLES:

Oficio N° 36414 del 30 de mayo de 1972, de la Contraloría General de la República, Imparte Instrucciones sobre Inventarios Generales, Altas, Bajas y Traslados de Bienes Muebles. Orden Administrativa N° 1 de 1 de Diciembre de 1973, del S.N.S. Actualiza procedimientos para el Control y Revisión de los Inventarios. Decreto Supremo N° 577, de 16 de agosto de 1978, de la Contraloría General de la república, sobre Reglamento de Bienes Muebles . Circular N° 179 de 20 de Octubre de 1980, del Ministerio de Salud, reitera Instrucciones sobre Control de Bienes Muebles.

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ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL.

El presente Manual será de aplicación obligatoria en todos los Centros de Responsabilidad y Centros de Costos del Complejo Asistencial Dr. Sótero del Río. Este Manual se aplicará a los bienes muebles de uso, entregados a los Centros de Responsabilidad y Centros de Costos del Complejo Asistencial Dr. Sótero del Río.

POLITICA DE INVENTARIO.

Los funcionarios del CASR velarán por que los bienes muebles de uso de propiedad del Complejo, sean adecuadamente registrados, administrados y protegidos, y pondrán en su uso el mismo cuidado e interés que el dedicado a los de su propiedad privada.

DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS.

Al Departamento de Inventarios, dependiente de la Subdirección Administrativa y de Finanzas, le corresponderá el CONTROL DEL ACTIVO FIJO.

En el proceso de Control de Activo Fijo, se determinan los siguientes procedimientos:


Recepcionar la documentación por compra de especies destinadas a diferentes Servicios del CASR.
Colocar números de Inventario de acuerdo Normativas vigentes.
Ingresar en sistema informático toda la información relacionada con especies inventariadas.
Ingresar Altas, traspasos entre Servicios y a Bodega de Excluidos y de Redistribución.
Ingresa altas en tarjetas de control financiero
Preparar remate de especies dadas de baja.
Asesorar a los distintos Centros de responsabilidad y Centros de Costo, respecto al Control de los bienes.
Controlar equipos recibidos en Comodato.
Otras funciones que le asigne la Jefatura.

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INCORPORACIÓN DE ESPECIES:

Todas las especies que se adquieran, incorporen o se reciban en Donación en el CASR, deben ser inventariadas e ingresadas al Sistema de Control del Activo Fijo. Las especies que se adquieran deben ser ingresadas en Abastecimiento a través de la Bodega de Equipamiento. En consecuencia, ninguna dependencia debe recibir especies directamente a menos que se comunique de inmediato a Abastecimiento e Inventario. El Jefe de Bodega del CASR, tendrá la obligación de enviar diariamente a Inventarios, copia de la recepción y de los pedidos, a su vez deberá avisarle antes de despachar la especie con el objeto de ser marcada. Las especies recibidas en Comodato deben ser ingresadas a los distintos Centros de Responsabilidad o Centros de Costos, una vez se haya dictado la Resolución de aceptación de Convenio entre la Institución que cede los bienes y el CASR. La información del equipamiento recepcionado debe ser enviada con los documentos de respaldo a la unidad de Inventarios.

IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES.

Todos los bienes muebles de uso deberán ser identificados mediante la adhesión o escritura del número de inventario que emita el Sistema de Control del Activo Fijo. Este número será único e irrepetible a nivel del CASR y se mantendrá durante toda su vida útil. Una vez realizada la marcación, la que se efectúa con un lápiz grabador o con lápiz de tinta indeleble, la información se ingresa en el Sistema de activo fijo, para los procesos posteriores. Sobre las especies en Comodato se realizara Control y Revisión, y se les asignará un código especial que será designado por de la Unidad de Inventarios. Se exceptúan de esta marcación el instrumental menor, libros, vajilla, enlozados, plásticos, ropería, artefactos sanitarios etc.

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PROCEDIMIENTOS PARA EL ALTA.

Corresponderá ingresar la operación de Alta al funcionario de la unidad de Inventario, registrando la incorporación física de un bien mueble al Inventario de la Unidad Operativa a que haya sido destinado, debiendo señalar además monto de la especie y cuenta a la que pertenece.

Terminado el proceso de Alta, el funcionario de la Unidad de Inventarios solicitará al Sistema la emisión del Certificado de Alta, el que firmará el Jefe de Inventarios, Jefe de Finanzas y Jefe de Abastecimiento.

REGISTRO FINANCIERO

Las Altas se registran en Tarjetas de Control Financiero conforme a la clasificación referida a cuenta o subcuenta, debidamente codificados, anotando en forma cronológica cualquier variación consecuencia de las incorporaciones o bajas de especies que se produzca. Las especies se eliminarán del Patrimonio del Establecimiento ( Folio de Inventario _ Bodega de Excluidos) una vez efectuada la subasta, con la Resolución tramitada.

CONFECCIÓN DE LOS INVENTARIOS

Existirá un Inventario único por cada oficina, salas, pabellones, clínicas, laboratorios, bodegas, taller etc., y se iniciará con la confección de registros parciales , en la que conste la relación de todos los bienes inventariables existentes en cada centro de costo incorporado al Sistema de Activo Fijo. El Sistema emitirá una hoja (folio) con las especificaciones del bien, número de inventario y nombre de la cuenta a la que pertenece, con excepción de los vehículos motorizados que se consignan en un folio aparte y que tienen numeración propia. Las especies cedidas en Comodato no serán incluidas en el Inventario del Establecimiento, por cuanto éstas tendrán un registro especial creado para bienes en Comodato. No se incluirán en el Inventario las especies fungibles, libros de colecciones y de biblioteca, herramientas menores, tales como martillos, alicates, destornilladores y otras similares, ropa, artefactos sanitarios, bienes de consumo tales como alimentos, combustibles, lubricantes, artículos de oficina, vajilla, utensilios menores de cocina, elementos de gimnasia y deportes, plafonier, espejos botiquines, elementos de aseo y limpieza, etc.

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Estos bienes no se registran en el inventario, debiendo los servicios llevar un libro de control interno que será exigido en las revisiones físicas que efectúe la Unidad de Inventarios y la Contraloría General de la República.

HOJA MURAL O PLANCHETA DE INVENTARIO.

Todas las oficinas , salas, pabellones, clínicas, laboratorios, bodegas, taller o pasillos, deben tener en un lugar visible la Hoja mural emitida por el sistema de Control del Activo fijo, con la nómina de las especies detalladas individualmente con el respectivo número de inventario y las firmas de los funcionarios responsables de la custodia. Y donde por razones especiales esto no sea posible, mantenerlos en un archivador. Firmarán esta Hoja el encargado de Inventarios, el Jefe de Servicio de cada uno de los centros de Costo, normalmente el usuario de ellos y el Jefe de Inventarios.

TRASPASOS

Los traspasos internos deben hacerse previa comunicación del Jefe de la Unidad operativa a la Unidad de inventarios donde se confeccionara el formulario de traspaso con la firma del Jefe de esta Unidad y la firma del funcionario que entrega y del que recibe la especie. En el sistema del activo fijo se elimina la especie del Inventario del Servicio que entrega y se incorpora al Servicio o Unidad operativa que la recibe.

Cuando se trate de equipamiento que es enviado a la bodega de excluidos por encontrarse en mal estado, debe adjuntarse el informe técnico emitido por la Unidad de Equipos Médicos. Este proceso permitirá eliminar la especie de la hoja de inventario de la Unidad operativa, siendo ingresada a la bodega de excluidos.

En los traspasos de un establecimiento a otro, se procederá en la misma forma señalada anteriormente, pero con el visto bueno de los Directores de los establecimientos involucrados. La infracción a esta disposición será de responsabilidad exclusiva del encargado de Inventario del Servicio que realiza el traspaso.

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PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA.

Los procedimientos para materializar bajas y enajenaciones de las especies no susceptibles de redistribución por obsoletas o estar en mal estado, señalan que éstas sólo se efectuarán en Subasta Pública, a través de Martillero. En consecuencia, sólo se pueden eliminar los bienes, previa autorización de la Comisión de Inventarios, quien determinará las bajas, procediendo posteriormente a la confección de la Resolución. La Jefatura del Centro de Costo que estime que ciertos bienes son prescindibles, los ofrecerá a otros Centros de Costo o a la Unidad de Inventarios para su redistribución. Cuando la especie se ha dado de baja sin cumplir la vida útil, se procederá a realizar depreciación acelerada. El producto líquido total de la subasta ingresará directamente al Establecimiento que contabilizaba las especies. Está estrictamente prohibido autorizar venta privada de bienes inventariables. Será preocupación del Director del Establecimiento, habilitar una Bodega de Excluidos y Redistribución, cerrada y segura, para guardar las especies dadas de baja, la cual será de responsabilidad de la Unidad de Inventarios.

RESPONSABILIDADES DE LAS JEFATURAS.

La administración de los bienes muebles de uso a que se refiere este Manual, corresponderá a las Jefaturas de las Unidades Operativas del CASR.

En especial les corresponderá:





Supervisar el correcto uso y cuidado de los bienes asignados al Centro de Costo. Supervisar los movimientos de los bienes asignados a su responsabilidad.

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Exigir que todas las especies estén con su número de inventario y mantengan la ubicación que les corresponda. Supervisar la aplicación de este Manual.

Las Jefaturas podrán delegar esta tarea a funcionarios de planta o contrata, que se denominarán para estos efectos Encargados de Inventarios. El personal a Honorarios queda eximido de esta responsabilidad.

ENCARGADOS DE INVENTARIOS

Los Encargados de Inventarios son funcionarios de los Servicios, Unidades o Centros de Costo que serán responsables de las acciones administrativas relacionadas a los bienes y tendrán la obligación de comunicar cualquier movimiento de especies a la Unidad de Inventarios.

Serán designados por la Jefatura de cada Centro de Costo. Su designación deberá ser comunicada formalmente a la Subdirección de Administrativa y a Finanzas a través de la Unidad de Inventarios. El Jefe de la Unidad podrá designar o remover a los Encargados o designar Encargados adicionales.

RESPONSABLES DE LOS BIENES.

Todo funcionario en el CASR es responsable directo de la existencia de las especies con que trabaja o que existen en el lugar en que ejerce sus funciones. Si las especies existen el lugar en que trabajan conjuntamente diversas personas o son empleados en forma rotativa o por turnos, serán responsables los integrantes del grupo o turno correspondiente. Constatada la falta de una especie, él o los responsables directos deberán dar cuenta inmediata a su superior jerárquico. Una investigación sumaria determinará el grado de responsabilidad administrativa que afecte al o los funcionarios a cargo de la especie, por su falta de vigilancia o a los culpables de la desaparición.

El funcionario responsable de los bienes velará por su adecuado uso y mantención.

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CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES.

Bienes Muebles: son aquellos que pueden trasladarse de lugar sin que pierdan su individualidad, y se clasifican en : Bienes de Consumo: Son los que se extinguen o destruyen por su uso natural. Bienes de Uso : Son aquellos que no se extinguen por el empleo de ellos.

Para todas la finalidades de este MANUAL se entenderá por :

a) Alta o entrada: es la operación que registra la incorporación de un bien mueble al Inventario de un Servicio. b) Baja o salida: es la operación que registra la eliminación de un mueble del Inventario en el cual estaba incorporado. c) Traslado: traspaso de una especie de una unidad operativa a otra de una misma institución. d) Comodato: especie recibida en calidad de préstamo a través de un Convenio, con cargo a restituirla una vez terminado el uso. e) Libro de Control interno: aquel en que se registran los bienes de consumo de una Unidad operativa. f) Hoja mural: es la relación de todos los bienes muebles de uso existentes en cada una de las dependencias de una Unidad operativa. g) Centro de Responsabilidad o centro de Costo: es la denominación que el sistema de Control de Activo fijo asigna a las Unidades operativas en que se estructura el Complejo.