SINTESIS TRIBUTARIA (Febrero 05) No. 23 “Tenga en mente la perspectiva mas amplia”. Bruce Hyland

LAS FACTURAS Y LOS REGISTROS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCÍAS: DOS DEBERES FORMALES REQUERIDOS EN LAS FISCALIZACIONES

A partir del 01 de Marzo del 2.005, el SENIAT iniciará el Plan Evasión Cero donde realizará a nivel nacional una verificación del cumplimiento de los deberes formales por parte de los contribuyentes en materia de impuestos. El artículo 145 del Código Orgánico Tributario establece cuales son los deberes formales que deben cumplir los contribuyentes a los fines de facilitar las tareas de fiscalización que realice la Administración Tributaria; dichos deberes, entre otros, son: a) Llevar libros y registros conforme a las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados y mantenerlos en el domicilio y establecimiento del contribuyente; b) Inscribirse en los registros pertinentes, aportando los datos necesarios y comunicando oportunamente sus modificaciones; c) Colocar el número de inscripción en los documentos y declaraciones; d) Solicitar a la autoridad que corresponda, permisos previos o de habilitación de locales; e) Presentar, dentro del plazo fijado, las declaraciones que correspondan; f) Emitir los documentos exigidos conforme a los requisitos y formalidades establecidas en la leyes y reglamentos; g) Conservar en forma ordenada, mientras no esté prescrito, los libros de comercios, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos imponibles; h) Contribuir con los funcionarios autorizados en la realización de las inspecciones y fiscalizaciones, exhibir en las oficinas o ante los funcionarios autorizados, las declaraciones, informes, documentos, comprobantes de legítima procedencia de 1

mercancías relacionadas con hechos imponibles, y realizar las aclaraciones que les fueren solicitadas; i) Comunicar cualquier cambio en la situación que pueda dar lugar a la alteración de su responsabilidad tributaria, especialmente cuando se trate del inicio o término de las actividades del contribuyente; j) Comparecer a las oficinas de la Administración Tributaria cuando su presencia sea requerida; k) Dar cumplimiento a las resoluciones, órdenes, providencias y demás decisiones dictadas por los órganos y autoridades tributarias, debidamente notificadas. En este Breve Tributario, comentaremos los siguientes deberes formales: La emisión de facturas y el registro de entradas y salidas de inventario de mercancía. Emisión de factura: El artículo 91 de la Ley de Impuesto Sobre La Renta establece: “….las anotaciones o asientos que se hagan en dichos libros y registros deberán estar apoyados en los comprobantes correspondientes y sólo de la fe que estos merezcan surgirá el valor probatorio de aquello.(subrayado nuestro) Observe que el documento que respalda las transacciones registrada en la contabilidad deben dar fe suficiente de la veracidad de la operación indicada en el mismo, siendo la factura el documento por excelencia que prueba haberse efectuado la transacción; así lo señala el artículo 92 de la mencionada Ley: “….. Los emisores de comprobantes de ventas o de prestación de servicios realizados en el país, deberán cumplir con los requisitos de facturación establecidos por la Administración Tributaria……. sólo se aceptará estos comprobantes como prueba de haberse efectuado el desembolso, cuando aparezca en ello el número de Registro de Información Fiscal del emisor y sean emitidos de acuerdo a la normativa de facturación establecida por la Administración Tributaria. (subrayado nuestro) Estas normas son reafirmadas cuando observamos el contenido del artículo 175 del reglamento de la Ley de Impuesto Sobre La Renta donde se indica que las facturas o documentos equivalentes, órdenes de entrega o guía de despacho, notas de débitos y créditos, y soportes o comprobantes, 2

deben cumplir con las disposiciones vigentes establecidas por la Administración Tributaria sobre la impresión y emisión de factura en materia de Impuesto Al Valor Agregado (IVA); así mismo, el artículo 176 del mencionado reglamento establece que los ingresos, costos y gastos solo se aceptarán siempre y cuando esté soportado por los documentos que cumplan con la normativa sobre facturación antes mencionada, de manera que no solo basta que el emisor cumpla con los requisitos, también el proveedor debe entregar las facturas cumpliendo con dicha normativa para ser aceptado el costo o gasto respectivo. Los requisitos que deben cumplir las facturas o documentos equivalentes están descritos ampliamente en el artículo dos (2) de la resolución No 320 emanada por el Ministerio de Finanzas y publicada en Gaceta Oficial No 36.859 del 29 de diciembre del año 1.999. No cumplir con los deberes antes mencionados, los establecimientos incurrirían en los ilícitos tributarios contemplados en el artículo 101 del Código Orgánico Tributario cuyas multas serían: por no emitir la factura de 1 U.T por cada una hasta un máximo a 200 U.T. por cada mes. Si en ese mes excede de 200 U.T. será sancionado además con clausura de uno (1) hasta cinco (5) días continuos de la oficina, local o establecimiento en que se hubiera cometido el ilícito y por emitir la factura sin cumplir con los requisitos de 1 U.T por cada una emitida sin la formalidad hasta un máximo a 150 U.T. por cada mes. Con el objeto de evitar los ilícitos tributarios antes indicados, anexo a esta comunicación se encuentra un listado de verificación con el objeto de revisar si la factura que emite su establecimiento u oficina; así como la recibida del proveedor, cumple con los requisitos contemplados en la mencionada resolución. Estos requisitos son de obligatorio cumplimiento para los contribuyentes del IVA; sin embargo, pudiera su empresa realizar exclusivamente actividades exentas o exoneradas del IVA (se consideran exonerados los que realicen operaciones al año por montos iguales o inferiores a 3.000 U.T. es decir Bs. 88.200.000,00. Dentro de esta categoría pudieran entrar profesionales de libre ejercicio y comercios pequeños) y no

estar obligada a pagar dicho impuesto; en estos casos, la normativa tributaria define a estas empresas o personas naturales “Contribuyentes Formales” y las facturas emitidas, deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 3 de la Providencia Administrativa Nro. SNAT/2003/1677 publicada en Gaceta Oficial Nro. 37.677 de fecha 25 de Abril del 2.003. 3

Anexo a esta comunicación, se encuentra un listado de verificación para esta categoría de contribuyentes, con el objeto de revisar si la factura que emite cumple con los requisitos contemplados en la mencionada Providencia. Una vez realizada la verificación, si tiene alguna respuesta “NO”, introduzca medidas correctivas para evitar la multa por no cumplir con la formalidad. Para los casos de establecimientos que emitan comprobantes a través de máquinas registradoras, deben revisar las normas contenidas en el artículo 22 de la resolución antes mencionada. El artículo 117 del Código Orgánico Tributario considera como indicios de defraudación, entre otros, no emitir facturas o documentos obligatorios y emitir o aceptar facturas o documentos equivalentes cuyo monto no coincida con el correspondiente a la operación real; por esta razón, el SENIAT considera importante la emisión y entrega de facturas. Registros de entradas y salidas de mercancías: Como lo mencionamos anteriormente, constituye un deber formal llevar libros y registros conforme a las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados y mantenerlos en el domicilio y establecimiento del contribuyente. Durante los operativos del plan evasión cero, los funcionarios del SENIAT han realizado mayor énfasis en los libros de compras y Ventas; sin embargo, el artículo 177 del reglamento de la Ley de Impuesto Sobre La Renta establece que los contribuyentes deben llevar y mantener en el domicilio fiscal del contribuyente a través de medios manuales o magnético cuando la Administración Tributaria lo autorice, el registro detallado de entradas y salidas de mercancía de los inventarios, mensuales, por unidades y valores así como, los retiros y autoconsumos de bienes y servicios. Este registro le permite a la Administración Tributaria verificar el movimiento de mercancías dentro del establecimiento y confrontarlos con las facturas de compra registradas en la contabilidad, con el objeto de conocer si existen mercancías adquirida sin sustentación o con facturas que no cumplan con los requisitos. Es muy probable que los funcionarios del SENIAT comiencen a exigir estos registros y revisar el movimiento de mercancía sucedido dentro del establecimiento. Hemos observado que algunas empresas no llevan un registro auxiliar del inventario de mercancía y solo realizan una toma física al cierre del año, asignándole el valor de las últimas compras. Este procedimiento ocasiona 4

que la empresa registre un costo de venta que pudiera estar errado, afectando el monto del impuesto sobre la renta a pagar. El artículo 133, parágrafo único del Código Orgánico Tributario establece que en los casos donde la Administración Tributaria constate diferencias entre los inventarios en existencia y los registrados, no justificado fehacientemente por el contribuyente, procederá conforme a lo siguiente: a) Si resulta faltante, se constituirán en venta omitida incrementando los resultados económicos de la empresa al adicionar a estas diferencias, el porcentaje del margen bruto obtenido por el contribuyente en el ejercicio anterior, causando un mayor gasto de impuesto sobre la renta. Por otra parte, el artículo 14 del reglamento de la Ley del IVA establece que los faltantes no justificado conforme a lo descrito en el mencionado artículo, se consideran hechos imponibles por lo que se debe determinar el impuesto al valor agregado utilizando como base imponible, el valor de mercado de las mercancías al momento de detectarse el faltante. b) Si resulta sobrante, se procederá a ajustar los inventarios constituyendo una disminución del costo de ventas. No llevar los registros antes mencionados, los establecimientos incurrirían en el ilícito tributario contemplado en el artículo 102 del Código Orgánico Tributario cuya multa sería de 50 U.T hasta un máximo de 250 U.T. Para cualquier información adicional sobre los asuntos expuestos en esta comunicación pueden hacerlo por los teléfonos 761.66.59 o (0416)6333757 y gustosamente les atenderemos. Atentamente Miguel Ángel Pérez Presidente

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LISTADO DE VERIFICACIÓN REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS CONTRIBUYENTES DEL IVA Res. 320 Art. 2

Literal

Requisitos

a)

Tiene la denominación “ Factura”

b)

Numeración consecutiva y única de la factura

c)

Número de Control consecutivo y único impreso que se inicie con la frase “ No de Control” ( este

SI

1/2 NO

N/A

número no estará relacionado con el número de facturación, salvo que así lo disponga el contribuyente)

d)

Total de los números de control asignados, expresados de la siguiente manera “desde el No ..... hasta en No....” (dato puesto por la imprenta que elabora

e)

Emitirse por duplicado, copia indicar expresamente “sin derecho a crédito fiscal” Nombre completo, denominación o razón social del emisor y su domicilio fiscal (debe coincidir con el

la factura)

f) y g)

comprobante de RIF del emisor)

h)

Número de RIF y NIT del emisor

i)

Nombre o razón social del impresor de la factura y su número de RIF, número y fecha de la Resolución de autorización otorgada y la Región a la cual pertenece (dato puesto por la imprenta que elabora la factura)

j)

Domicilio fiscal, número telefónico, si existiere, de la casa matriz y del establecimiento o sucursal del emisor (debe coincidir con el comprobante de RIF del

k)

Fecha de emisión

emisor)

l) y m) Nombre completo, denominación o razón social del adquiriente del bien o receptor del servicio y su domicilio fiscal (debe coincidir con el comprobante de RIF de quien adquiere el servicio o el bien)

n) o)

p) - a

Número de RIF y NIT del adquiriente del bien o receptor de los servicios Identificación del número y fecha de la orden de entrega o guía de despacho, si ésta fue emitida con anterioridad (1) Indicar la condición de la operación: CONTADO o CREDITO. 6

LISTADO DE VERIFICACIÓN REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS CONTRIBUYENTES DEL IVA Res. 320 Art. 2

Literal p) – b

q)

r) y s)

t) u)

v) w)

Requisitos

SI

2/2 NO

N/A

Si la condición es a CREDITO, precisar su monto, el plazo, la cantidad de cuotas, el monto de cada una de ellas, tasa de interés, monto total de los intereses y en su caso, si se pactó actualización tributaria del saldo de precio o de la tasa de interés y el modo de actualización. (1) Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio con indicación de la cantidad, precio unitario, valor de la venta o de la remuneración y de las respectivas alícuotas aplicables. Indicación de los conceptos que se carguen o cobren en adición al precio para las operaciones gravadas y las deducciones del precio, bonificaciones y descuentos. (1) Indicación del subtotal correspondiente al precio neto gravado. Indicación del valor total de la venta de los bienes o prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde Especificación en forma separada del precio del monto del impuesto según la alícuota aplicable Si la factura se emite a un no contribuyente, deberá contener en forma manuscrita o impresa la frase “este documento no da derecho a crédito fiscal”. (1)

(1) dependiendo de la actividad comercial pudieran no aplicar estos requisitos. Indicar en el listado como N/A

:

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LISTADO DE VERIFICACIÓN REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS CONTRIBUYENTES FORMALES Providencia Literal 1677 Art. 3

Requisitos

a)

Contener la especificación “ Contribuyente Formal”

b)

Identificación del contribuyente emisor, indicando su nombre en caso de ser persona natural, su denominación comercial o razón social y domicilio fiscal. Número de inscripción del emisor en el Registro de Información Fiscal (RIF).

c)

d)

e) f)

g)

SI

NO

Número de inscripción en el Registro de Información Fiscal (RIF) del adquiriente del bien o receptor del servicio. Fecha de emisión del documento. Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio con indicación de la cantidad, precio unitario, valor total de la venta o la prestación del servicio, o de la suma de ambos, si corresponde. Indicación del valor total de la venta.

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