SELECCIÓN, INDUCCIÓN, EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS Y MEDICIÓN DE AMBIENTE LABORAL

1.

OBJETIVO Y ALCANCE

EL Proceso de Selección de Personal tiene como objetivo identificar, medir y evaluar el potencial intelectual, técnico y comportamentales del aspirante con referencia a los requisitos del cargo, a fin de determinar las posibilidades de ajuste de la persona al cargo y a la cooperativa y el grado de eficiencia con el cual se desempeñaría en el cargo, mediante la aplicación de instrumentos válidos y confiables que brinden información suficiente y objetiva para facilitar la toma de decisiones que se ajusten a las necesidades de la cooperativa y a la satisfacción de las necesidades individuales. Establecer una metodología que permita unificar y agilizar los trámites para reclutar, seleccionar, contratar, evaluar el desempeño y medir el ambiente laboral a todas las personas que desean ingresar como asociados de la Cooperativa, siendo todos evaluados psicolaboralmente bajo los mismos estándares. 2.          

DEFINICIONES Ambiente Laboral. Las percepciones compartidas por un grupo de individuos acerca de su entorno laboral. Capacitación: Acción y efecto de habilitar a una persona para tener aptitud o disposición de hacer algo especifico o sobre lo que se ha instruido o capacitado. Competencia: Capacidad o aptitud de una personal sobre una labor, oficio o tarea, con base en educación, formación, habilidad, entrenamiento y experiencias, apropiadas. Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Contratación. Serie de actividades cuyo objetivo es formalizar el vínculo laboral entre el empleado y la empresa dando cumplimiento a las disposiciones relacionadas emitidas por el gobierno. Desempeño: Acción y efecto de desempeñar. Desempeñar: Actuar, trabajar, dedicarse a una actividad satisfactoriamente. Documentos personales. Documentos de identificación de la persona, se du grupo familiar y certificación de vínculos. Hoja de vida. Documento donde el candidato expone sus datos personales, títulos obtenidos, experiencia laboral y sus habilidades en general. Organización: Compañía, firma, empresa, institución o asociación, o parte o combinación de ellas, ya sea corporada o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. (NTC-OHSAS 18001). Reclutar: Reunir gente para un propósito determinado. Seleccionar: Elegir, escoger por medio de una selección. Selección: acción y efecto de elegir a una o varias personas o cosas entre otras, separándolas de ellas y prefiriéndolas.

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3.

RESPONSABLE Y PERSONAL QUE INTERVIENE Hacer el seguimiento al cumplimiento del proceso de selección, inducción, evaluación de desempeño y medición de ambiente laboral Preparar los archivos del personal con la documentación Asistente de Recursos requerida y hacer las afiliaciones al Sistema General de Humanos Seguridad social. Tabular y presentar resultados de la Evaluación de Asistente de Calidad Competencias y Medición de Ambiente Laboral. Realizar las entrevistas al personal que se envía al Ingenieros y Coordinadores proceso de selección, inducción. Evaluar el desempeño del personal a su cargo. Realizar la inducción a todo el personal nuevo con Coordinador de Salud énfasis en análisis de riesgos de acuerdo al cargo a Ocupacional desempeñar. Todo el personal de la cumplimiento del proceso de selección, inducción, Cooperativa evaluación de desempeño y medición de ambiente laboral Director Administrativo

Responsable:

Personal que interviene:

4.

DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES

4.1.

RECLUTAMIENTO

Cuando se detecta la necesidad de una persona para ocupar un cargo, se tendrá en cuenta los requisitos del cliente, las especificaciones del contrato cuando sea el caso o el perfil del cargo establecido en el Manual de Funciones de la Cooperativa. Se seleccionan los candidatos del archivo de hojas de vida recomendadas o del personal presentado por asociados de la Cooperativa. Se analiza la hoja de vida, en caso de cumplir con las especificaciones del cargo, se verifica en la base de datos de Codensa, si no reporta novedad, se llama a entrevista: El personal administrativo y de ingeniería presentan entrevista con el superior del área en que se desempeñaría el candidato al puesto, lo entrevistará y chequeará su experiencia, conocimiento y aptitud para las labores que va a desempeñar. Para el personal de terreno, el Ingeniero Coordinador hace entrevista a los que considere aptos y con experiencia en el tipo de actividad a realizar. Estos datos quedan registrados en el formato “Entrevista Técnica”. 4.2.

SELECCIÓN.

Cuando el candidato pasa la entrevista técnica, será enviado a entrevista con la Psicóloga donde se aplican las pruebas y exámenes psicolaborales y psicológicos a que se sometan los postulantes, según las definiciones previas del cargo. Las pruebas psicométricas son medidas objetivas y estandarizadas que evalúan el comportamiento a través de la aplicación de instrumentos, con el fin de verificar las habilidades, motivaciones, rasgos de personalidad y aspectos comportamentales del aspirante. A continuación se presenta el listado de pruebas que se aplican para cada nivel de cargo:

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NIVEL

CARGOS

OPERATIVO

Ayudantes, Técnicos, Cuadrilleros, Conductores

ADMINISTRATIVO

Cargos técnicos Administrativos, Auxiliares, Secretarias, Supervisores, Almacenistas, Técnicos en Sistemas

Profesionales, Coordinadores de área, Jefes

PROFESIONAL Gerentes y cargos Directivos

HABILIDADES BETA, BLS IV, factor G Escalas 2 Y 3, TIG, Batería de Conductores. Caras, MC QUARRIE-Test de aptitudes mecánicas, gráfico.decatest, TEI. RSF, RUF, EUF . Desarrollo de superficies, rotación de figuras macizas BG9 Test de percepción. BPA-1, PMA, prueba de comprensión verbal, memoria visual de rostros, apt. ordenes de oficina, set aptitudes administrativas, GCT test de aptitudes administrativas, D48.prueba de conocimientos sobre ortografía y sintaxis D-70, ABI, batería para la actividad comercial, test de aptitudes diferenciales, instrucciones complejas.ESL RSL DAT, IC, ESL, BAC, D70, RSL, WAIS. evaluación de implicaciones semánticas, producción convergente de implicaciones simbólicas, reconocimiento de unidades semánticas

PERSONALIDAD

MOTIVACIÓN

VALORES

CEP , EPI, 16 PFCuestionario factorial de personalidad formas A Y C, TPT-test de personalidad, test wartegg

CMT-cuestionario de motivación para el trabajo, MPS-escala de motivaciones psicosociales

Cuestionario de valores interpersonales

BFQ-cuestionario BIG FIVE, 16 PF cuestionario factorial de personalidad formas A Y B

CMT-cuestionario de motivación para el trabajo, MPS-escala de motivaciones psicosociales

cuestionario de valores interpersonales

NEO PI-R, 16PF-5cuestionario factorial de personalidad,

CMT-cuestionario de motivación para el trabajo, MPS-escala de motivaciones psicosociales

cuestionario de valores interpersonales

NEO PI-R, 16PF-5cuestionario factorial de personalidad, BIP-competencias laborales y personalidad. test de asertividad

CMT-cuestionario de motivación para el trabajo, MPS-escala de motivaciones psicosociales

cuestionario de valores interpersonales

Está absolutamente prohibido difundir los contenidos de las evaluaciones psicotécnicas de los postulantes, independientes de que haya sido aceptado o no y también a personas distintas a quien lo requirió. Cuando el concepto predice un adecuado ajuste al cargo, se envía al examen médico ocupacional de ingreso de acuerdo al cargo que va a desempeñar. Una vez se reciben los resultados de los exámenes y si el concepto es apto para el cargo, el aspirante diligencia el formato interno “Hoja de Vida” HUMA01-F05, y anexa la siguiente documentación: (3) copias ampliadas al 100% de la Cedula, Certificado Judicial Vigente, Pase (Si Aplica), Certificados de Estudios, Certificaciones Laborales, Carne EPS (Salud), Carne o Certificación del Fondo de pensiones y 5 Fotos 3x4 fondo blanco, en caso de suministrar vehículo la Carta de Propiedad y el Seguro Obligatorio Vigente. No se procede a contratar a ningún colaborador que previamente no haya sido sujeto de los procesos de reclutamiento y selección de la Cooperativa. Se firma el Convenio de Asociación y se abre una carpeta donde se archiva toda la información suministrada por el nuevo asociado junto con el formulario de afiliación a salud, pensiones por primera vez, certificaciones de estudio y laborales, y la información familiar Proceso Soporte/ Selección, inducción, evaluación de competencias y medición de ambiente laboral Código: HUMA-01/ Versión No. 3/ Junio 2010/ Pág. 3 de 3

para afiliaciones a seguridad social. Se le hace entrega del carné de la Cooperativa, reporte de afiliación a la ARP y se solicita a Codensa el carné del contrato. 4.3.

INDUCCIÓN

Antes de iniciar labores, el asociado recibe inducción e información sobre como funciona la Cooperativa, como es la estructura organizacional, forma de pago, deberes y derechos como asociado, funcionamiento y responsabilidades frente a los sistemas de gestión. Una vez el asociado entiende la organización, el Ingeniero SGI–Área S&SO realiza la inducción con énfasis en análisis de riesgos de acuerdo al cargo a desempeñar. Esta inducción se hace de acuerdo al “Programa de Inducción” PROGHUMA-01. Una vez realizada la inducción, se le entrega la documentación que le compete, se le ubica en su sitio de trabajo o en que oficina y ante quien debe presentarse a laborar, se realiza la entrega formal del cargo así como de la dotación, los elementos de trabajo y los elementos de protección personal en el caso de laborar en terreno. Durante los dos primeros meses, el personal está bajo observación para evaluar su desempeño y decidir si continúa o no en el cargo. 4.4.

EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS

Coopser cuenta con un sistema para gestionar y medir la eficiencia individual, de manera que alinee el trabajo con la estrategia planteada y que sirva de retroalimentación a los colaboradores. Los asociados son evaluados mínimo una vez al año por sus jefes mediante el formato “Medición de competencias” HUMA01-F02 en los siguientes aspectos: DESEMPEÑO EN LA FUNCIÓN  Conocimiento del Trabajo: Grado de conocimiento del trabajo  Producción: Volumen y cantidad de trabajo ejecutados normalmente  Calidad: Exactitud, esmero y orden en el trabajo ejecutado  Responsabilidad: Realizar el trabajo oportunamente, en forma constante y satisfactoria. Toma la iniciativa  Cooperación: Actitud hacia la empresa, la jefatura y los compañeros de trabajo  Confidencialidad: Grado de discreción y reserva en cuanto a toda la información que conoce de la empresa  Salud Ocupacional: Conocimiento, participación y ejecución del programa CARACTERÍSTICAS INDIVIDUALES  Comprensión de Situaciones: Grado con que capta la esencia de un problema. Capacidad de asociar situaciones y aprender de ellas.  Creatividad: Ingeniosidad. Capacidad de crear ideas y proyectos.  Capacidad de realización: Capacidad de llevar a efecto ideas y proyectos propios o ajenos  Criterio: Capacidad de establecer el nivel de riesgo, la acción apropiada y aceptar la responsabilidad en las decisiones que toma.  Iniciativa: Habilidad para encontrar soluciones rápidas, mejores y seguras a los problemas que se presentan en su trabajo. Proceso Soporte/ Selección, inducción, evaluación de competencias y medición de ambiente laboral Código: HUMA-01/ Versión No. 3/ Junio 2010/ Pág. 4 de 4



Flexibilidad: Adaptación a los cambios organizacionales y a las necesidades cambiantes del mercado.

HABILIDADES Y DESTREZAS  Habilidades interpersonales: Capacidad de relacionarse con las demás personas de forma cordial, comprensiva y sincera.  Habilidad e interés de aprendizaje: Capacidad y disposición para adquirir nuevos conocimientos y aplicarlos para mejorar su labor.  Habilidades de comunicación: Forma como el trabajador se comunica con sus compañeros para alcanzar los objetivos del cargo.  Habilidades de organización de información: Capacidad para organizar, coordinar y controlar datos e información.  Habilidades técnicas: Conocimiento de las tareas asignadas y de las actividades a desarrollar en el puesto correspondiente.  Habilidad de coordinación y planeación: Capacidad para organizar, supervisar, coordinar, manejar el tiempo, controlar, asignar responsabilidades, lograr metas y ejecutar trabajos de acuerdo a los objetivos propuestos.  Habilidad para solucionar problemas: Análisis y métodos de solución de problemas La Dirección Administrativa de la Cooperativa es responsable de generar los instrumentos, comunicar, procesar, custodiar y almacenar la información surgida en el proceso. Los resultados de dichas evaluaciones son presentados a los asociados, los cuales al momento de calificarlos deben ser acordados entre evaluador y evaluado, y a la gerencia en la “Revisión Gerencial” de los Sistemas de Gestión del periodo. 4.5.

AMBIENTE LABORAL

Con el fin de conocer las percepciones que los asociados tienen de la estructura de la organización, la asignación de responsabilidades, los riesgos laborales que pueden asumir, las compensaciones y beneficios que ofrece la Cooperativa, la cooperación, sentido de pertenencia, manejo del conflicto y comunicación entre compañeros y niveles directivos, Coopser evalúa semestralmente mediante el formato “Ambiente laboral” HUMA01-F03 estos aspectos. Esta información es tabulada y presentada a las directivas a través de la “Revisión Gerencial” de los sistemas de gestión y sirven como retroalimentación para los programas de gestión que se plantean por la Cooperativa. 5.

REGISTROS Nombre

Código

Versión

Responsable

Tiempo conserv.

Archivo

Hoja de vida

HUMA01-F05

-

Asistente de Recursos Humanos

Permanente

Archivo de Personal

Prueba Psicotécnica

N.A.

-

Director Permanente Administrativo

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Fólder de pruebas Psicotécnicas

Control Asistencia a Capacitación

HUMA01-F01

3

Sistema de Gestión

3 años

Medición de Competencias

HUMA01-F02

2

Director Administrativo

3 años

Medición de Ambiente LABORAL

HUMA01-F03

2

Director Administrativo

3 años

6.

Fólder de Capacitaciones Fólder presentación de resultados Fólder presentación de resultados

REVISIÓN Y APROBACIÓN

Revisó Aprobó

7.

Cargo: Director Administrativo Cargo: Gerente

Nombre: Martha González R. Nombre: Edgar Loaiza S.

Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS HISTORIA DE LAS REVISIONES

Versión #

Descripción del cambio

Aprobado

Fecha

01

Elaboración Inicial

Gerencia

Febrero de 2008

02

Inclusión de pruebas psicotécnicas por niveles

Gerencia

Octubre de 2009

03

Ajustes cambio de imagen COOPSER

Gerencia

Junio de 2010

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