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Política y Procedimiento: Servicios Contables para el Paciente Política de Descuentos para el Paciente Sin Seguro Aprobado por: Patrocinador Ejecutivo Revisado el: 10/4/2015

Servicios Contables para el Paciente, Política de Facturación y Cobranzas

Autor:

David P. Johnson, Vicepresidente de Ciclo de Ingresos

Patrocinador Ejecutivo:

David P. Johnson, Vicepresidente de Ciclo de Ingresos

Fecha:

10/4/2015

Tipo de política Política de Gestión de la Entidad Política de la Entidad Política Departamental de la Entidad

Política de Gestión del Sistema Política del Sistema Política Departamental del Sistema Política de Trabajo desde el Hogar

Alcance de la política Summa Health (Corporativo) Red Summa Health Summa Physicians, Inc Summacare

Summa Health System (Hospitales) New Health Collaborative SMSO Departamento: Servicios Contables para el Paciente

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Política de Facturación y Cobranzas Declaración de la Política: Summa Health System se compromete a proporcionar educación a los pacientes y a los garantes con respecto a la facturación y la cobranza del pago por los servicios prestados. Se procurará el pago de las cuentas en todo momento, sin importar raza, edad, género, origen étnico, nacionalidad, ciudadanía, idioma principal, religión, educación, situación laboral o de estudiante, disposición, relación, cobertura del seguro, jerarquía dentro de la comunidad o cualquier otro factor de diferenciación discriminatoria. Con ese fin, Summa Health System no participará en las acciones de cobro extraordinarias (como se define aquí) contra un individuo para obtener el pago de la atención antes de realizar esfuerzos razonables para determinar si la persona es elegible para recibir asistencia por la atención según su Política de Asistencia Financiera para la Atención Médica ("HFA", Healthcare Financial Assistance). A cada garante se le dará un plazo y se le comunicará razonablemente para que conozca y comprenda su responsabilidad financiera. El garante será considerado financieramente responsable de los servicios prestados de manera efectiva y documentados de forma adecuada. Los representantes de Summa Health System y/o sus designados deberán difundir ampliamente su política de HFA a través de, entre otras cosas, el ofrecimiento de una copia del resumen de la política en lenguaje claro antes de que el paciente reciba el alta. La comprensión de la cobertura del seguro de cada garante es responsabilidad de este. Cualquier responsabilidad de pago automático secundario a la cobertura de seguro se define por la cobertura del seguro y el propósito del beneficio del garante. Summa Health System se basa en la explicación de los beneficios y otra información del garante y la compañía de seguros con respecto a la elegibilidad, la adjudicación de la reclamación y las determinaciones de responsabilidad del paciente.

Políticas relacionadas: Summa Health System ofrece varias opciones para los pacientes sin seguro y con seguro limitado que no califican para obtener la asistencia financiera dentro del marco de su política de HFA. Para obtener más información, consulte las siguientes políticas de Summa Health System, o póngase en contacto con Summa Health System según se indica en la página 6: • Política de Adhesión al Código de Rentas Internas § 501(r) de Summa Health System • Política de Asistencia Financiera para la Atención Médica de Summa Health System • Política de Asistencia Financiera ante Catástrofes de Summa Health System

Política: Se envía un estado de cuenta de los servicios hospitalarios al paciente/garante en ciclos de facturación graduales. En los casos en que el paciente no tiene cobertura de seguro, es decir, que paga por cuenta propia, se envía el estado de cuenta después de prestar los servicios. En la mayoría de los casos, cuando los pacientes tienen cobertura a través de una compañía de seguros, los estados se envían después de que se prestaron los servicios, se presenta la reclamación y se adjudica la demanda a través de la compañía de seguros. Hay algunos casos, por ejemplo, cuando hay una suspensión en la adjudicación de una reclamación porque el paciente necesita proporcionar información adicional, en los que se enviará un estado de cuenta al paciente y/o garante antes de procesar su reclamación. Los representantes de Summa Health System y/o sus designados pueden intentar ponerse en contacto con el paciente/garante (por teléfono, correo postal o correo electrónico) durante el ciclo de facturación del estado de cuenta con el fin de realizar la cobranza. Los esfuerzos de cobranzas quedan documentados en la cuenta del paciente.

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Ciclo del estado de cuenta: El ciclo del estado de cuenta se medirá a partir del primer resumen que se envíe al paciente (fecha de envío) e incluye lo siguiente: Estados de cuenta posteriores que se hayan enviado al paciente/garante con incrementos en incrementos de 30 días para derivar en el proceso de declaración: •

1.°: Fecha de la primera facturación

•

2.°: 30 días después

•

3.°: 60 días después

•

4.°: 90 días después y aviso de envío a la agencia de cobranzas si los montos no se pagaron o no se recibió la solicitud de HFA

•

5.°: 120 días después – Envío a una Agencia de Cobranzas (Cobranzas envía una carta), sujeto a las disposiciones de esta política

Acciones extraordinarias de cobranza (ECA): •

Es política de Summa Health System no participar en las ECA en contra de un individuo para obtener el pago por la atención antes de realizar esfuerzos razonables para determinar si la persona es elegible para recibir asistencia dentro del marco de su política de HFA.

•

Las ECA incluyen lo siguiente:

•

o

La venta de la deuda de un paciente a otro tercero

o

Proporcionar información negativa sobre el individuo a las agencias de informes crediticios del consumidor o las agencias de crédito

o

Aplazar o negar, o exigir el pago, antes de proporcionar atención médicamente necesaria a causa de la falta de pago de una o varias facturas de la persona por la atención cubierta que se le brindó previamente según la política de HFA de Summa Health System; o

o

Acciones que requieren un proceso legal o judicial, como iniciar una acción civil contra un individuo y colocar un gravamen a la propiedad de un individuo (aunque existen excepciones que incluyen la presentación de una prueba de reclamación en caso de bancarrota y gravámenes hospitalarios a juicios/sentencias por lesiones personales).ii

Summa Health System puede hacer uso de todos los medios disponibles para cobrar cuentas morosas, incluidas aquellas acciones que requieren un proceso legal o judicial. Sin embargo, la acción legal NO incluirá el embargo bancario, la toma de posesión de los activos y las ejecuciones hipotecarias. Summa Health System debe ser notificado ante cualquier acción legal y debe aprobar cualquier acción que se tome para la cobranza de las cuentas morosas de cualquier proveedor que trabaja en nombre de Summa Health System.

Esfuerzos para determinar la elegibilidad de HFA: •

Summa Health System permitirá que los pacientes presenten solicitudes de HFA durante un período de aplicación de 240 días (según se describe en este documento).

•

Summa Health System no participará en las ECA en contra del paciente o garante sin realizar esfuerzos razonables para determinar la elegibilidad del paciente según la política de HFA. Específicamente: o

•

Summa Health System notificará a los individuos acerca de la política de HFA según se describe en este documento antes de iniciar cualquier ECA para obtener el pago por la atención y se abstendrá de iniciar esas ECA durante al menos 120 días desde el primer estado de cuenta posterior al alta.

Si Summa Health System tiene la intención de proseguir con las ECA, por lo menos 30 días antes de iniciar primero una o más acciones ECA, sucederá lo siguiente:

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Política y Procedimiento: Servicios Contables para el Paciente Política de Descuentos para el Paciente Sin Seguro Aprobado por: Patrocinador Ejecutivo Revisado el: 10/4/2015 control si se imprime • Summa Health System notificará al paciente por escrito que la asistencia financiera está disponible para personas elegibles, identifica las ECA que el establecimiento (u otra parte autorizada) tiene la intención de iniciar para obtener el pago por la atención y establece un plazo tras el cual se pueden iniciar esas ECA, de no menos de 30 días después de la fecha en que se proporciona el aviso por escrito. El aviso anterior incluirá un resumen de la política de la HFA en lenguaje claro. Summa Health System hará un esfuerzo razonable para notificar de manera verbal al paciente acerca de la política de HFA y cómo el individuo puede obtener ayuda con el proceso de solicitud. •

Si Summa Health System agrega las facturas pendientes de un individuo con múltiples episodios de atención antes de iniciar una o más ECA para obtener el pago de dichas facturas, se abstendrá de iniciar las ECA hasta 120 días después de haber proporcionado el primer estado de cuenta después del alta del episodio de atención más reciente que se incluye en ese agregado.

•

Si Summa Health System aplaza o deniega, o requiere un pago, antes de proporcionar atención médicamente necesaria a un individuo con una o más facturas pendientes por la atención que recibió con anterioridad, Summa Health System le proporcionará un formulario de solicitud de HFA al individuo junto con un aviso por escrito en el que se indica que la asistencia financiera está disponible para los individuos elegibles y establece la fecha límite, si la hubiera, luego de la cual Summa Health System ya no aceptará ni procesará una solicitud de HFA presentada (o, si aplica, completada) por dicha persona para la atención que recibió previamente. El plazo será de no menos de 30 días después de la fecha en que se proporciona el aviso por escrito o 240 días después de la fecha en que se envió el primer estado de cuenta después del alta de la atención que recibió previamente. Summa Health System también proporcionará un resumen de la política de HFA en lenguaje claro junto con la notificación por escrito, y realizará un esfuerzo razonable para notificar de manera verbal al individuo sobre la política de HFA de Summa Health System y sobre cómo puede obtener ayuda con el proceso de solicitud de HFA. Si una solicitud de HFA es oportunamente recibida por Summa Health System, se procesará la solicitud de manera acelerada.

Proceso de solicitudes de HFA: Si alguien presenta una solicitud incompleta de HFA durante el período de solicitud, Summa Health System hará lo siguiente: • Suspenderá las ECA para obtener el pago de la atención. • Proporcionará a la persona un aviso por escrito en el que se describirá la información y/o documentación adicional requerida según la HFA o el formulario de solicitud de HFA que debe presentarse para completar la solicitud y que incluye la información de contacto de Summa Health System según se establece en la página x. Si alguien presenta una solicitud completa de HFA durante el período de solicitud, Summa Health System hará lo siguiente: •

Suspenderá las ECA para obtener el pago por la atención.

•

Realizará una determinación de elegibilidad en cuanto a si el individuo es elegible para HFA para la atención y le notificará por escrito acerca de la determinación de elegibilidad (incluida, si aplica, la asistencia para la que la persona es elegible) y el fundamento de esta determinación.

Si se determina que el individuo es elegible para recibir HFA para la atención, Summa Health System hará lo siguiente: •

•

Si se determina que el individuo es elegible para recibir asistencia que no sea atención gratuita, se le proporcionará un estado de cuenta que indica la cantidad adeudada por la atención como elegible para recibir HFA y cómo se determinó esa cantidad, y establecerá o describirá cómo puede obtener información con respecto a la AGB por la atención. Reembolsará cualquier monto que haya pagado por la atención (si Summa Health System o cualquier otra parte a quien Summa Health System se haya referido como comprador de la deuda por la atención) que exceda la cantidad determinada como personalmente responsable de pagar como individuo elegible para recibir HFA, a menos que dicha cantidad en exceso sea menor a $5 (o cualquier otro importe publicado en el Boletín de Rentas Internas).

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Tomará todas las medidas razonablemente disponibles para revertir cualquier ECA (a excepción de la venta de una deuda) que se determinen en contra del individuo para obtener el pago por la atención.

Cuando no se presente una solicitud de HFA, a menos que (y hasta que) Summa Health System reciba una solicitud de HFA durante el Período de Solicitud, Summa Health System puede iniciar una ECA para obtener el pago por la atención una vez que se ha notificado a la persona acerca de la política de HFA como se describe en el presente documento.

Otras disposiciones: Norma contra el abuso: Summa Health System no basará su determinación de que un individuo no es elegible para recibir HFA en información que considere poco fiable o incorrecta, o en la información obtenida del propio individuo bajo presión o mediante el uso de prácticas coercitivas. Determinación de elegibilidad para Medicaid: Summa Health System no dejará de realizar esfuerzos razonables para determinar si un individuo es elegible para recibir HFA si, al recibir una solicitud completa de HFA que Summa Health System considera que pueda calificar para Medicaid, Summa Health System pospone la determinación de si el individuo es elegible para recibir HFA por la atención hasta que su solicitud de Medicaid se haya completado y presentado, y se haya dado una determinación acerca de la elegibilidad del individuo para Medicaid. No exención de la solicitud de HFA: la obtención de una exención firmada por un individuo, como una declaración firmada de que el individuo no desea solicitar asistencia en virtud de la política de HFA o recibir las notificaciones descritas en este documento, no constituye en sí misma una determinación de que el individuo no es elegible para recibir HFA. Autoridad final para determinar la elegibilidad para recibir HFA: la autoridad final para determinar que Summa Health System ha hecho esfuerzos razonables para determinar si un individuo es elegible para recibir HFA y, por lo tanto, puede participar en las ECA contra el individuo es el Departamento de Servicios Financieros de Summa Health System. Convenios con otras partes: si Summa Health System vende o transfiere la deuda de un individuo en relación con la atención a otra parte, Summa Health System firmará un acuerdo escrito jurídicamente vinculante con la parte que actúa de manera razonable para garantizar que no se llevan a cabo las ECA para obtener el pago para la atención, hasta que se hayan hecho esfuerzos razonables para determinar si el individuo es elegible para recibir HFA por la atención. Proporcionar documentos por vía electrónica: Summa Health System puede proporcionar cualquier notificación o comunicación escrita que se describe en esta política por vía electrónica (por ejemplo, por correo electrónico) a cualquier individuo que indique que prefiere recibir la notificación o comunicación escrita vía electrónica.

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Asesores Financieros Los asesores financieros están disponibles para contestar sus preguntas acerca de planes de pago, cobertura de seguro, Medicare y otras inquietudes financieras. Para obtener más información acerca de la asesoría financiera, llame a los siguientes números: • • • • •

Summa Akron City Hospital (330) 375-3215 Summa St. Thomas Hospital (330) 379-5043 Summa Western Reserve Hospital (330) 971-7404 Summa Barberton Hospital (330) 615-3234 Summa Wadsworth-Rittman (330) 331-1064

Servicios Contables para el Paciente Póngase en contacto con Servicios Contables para el Paciente de Summa al (330) 996-8505 u (800) 5437750 (en Ohio). Los representantes están disponibles de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 4:30 p. m.

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Revisado el: 12/2014, 3/2015, 11/2015 Firmas de aprobación (*indicar solo si corresponde) Patrocinador Ejecutivo Encargado del Ingreso Presidente de la Entidad Director Ejecutivo del Sistema* Directorio de Gestión Frecuencia de la revisión 3

años

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Firma del Patrocinador Ejecutivo

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