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Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados
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Guía de Usuario Instituto Politécnico Nacional Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Egresados y Servicio Social / División de Egresados
Instituto Politécnico Nacional / Coordinación General de Servicios Informáticos / Centro Nacional de Cálculo
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Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados
Prólogo
La importancia de dar cumplimiento a la misión que tiene el Instituto Politécnico Nacional, como una de las principales instituciones académicas públicas del país, es la de formar a sus estudiantes en los niveles educativos medio superior, superior y de postgrado, para que, ya graduados, estén en posibilidad de integrarse al campo laboral, profesional o académico, con las mejores posibilidades para desempeñarse y competir, tal como lo exigen las condiciones actuales del país y del mundo. Con ese objetivo, los alumnos egresados cuentan con la posibilidad de registrar sus datos con el fin de participar en la Bolsa de Trabajo e incorporarse activamente en la sociedad, aprovechando las oportunidades laborales adecuadas a su perfil. La Dirección de Egresados y Servicio Social (DEySS) en conjunción con las Unidades Académicas (UA), es el órgano institucional encargado de realizar la gestión relativa a los Alumnos Egresados del Instituto, que consiste en tener actualizados sus datos, ofrecerle la posibilidad de la bolsa de trabajo y dar seguimiento a todo su desempeño laboral. _________________________
El Centro Nacional de Cálculo (CeNaC), en cumplimiento de sus funciones de proveer de sistemas informáticos para apoyar a la gestión de las áreas del Instituto Politécnico Nacional, ha desarrollado el Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados (SISAE), para uso de los participantes en esta función de todo el Instituto, de acuerdo a la reglamentación y normatividad vigentes, así como a los requerimientos de la DEySS. _________________________
El Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados (SISAE) tiene por objetivo agilizar los trámites que deben realizar los estudiantes egresados, así como reducir considerablemente las cargas de trabajo de los funcionarios y personal de la Dirección de Egresados y Servicio Social, de los encargados de la gestión de Egresados de las Unidades Académicas (UA), y de aquellas personas físicas o morales que proveen de Vacantes laborales y que genéricamente se designan como Empresas. Brinda el soporte necesario para el trabajo particular de todos los actores, de diferentes perfiles, que intervienen en la gestión de Egresados, que son: autoridades de la DEySS y de las UAs, supervisores y personal operativo de la DEySS, jefes y encargados de Egresados en las UAs, y alumnos egresados.
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Prólogo
Las opciones disponibles en el Sistema se visualizan por medio de pantallas que permiten un manejo intuitivo, además de contar con una interfaz agradable, y de las que puede decirse que son auto contenidas en sus explicaciones. Entre las características relevantes del Sistema deben mencionarse la estabilidad, así como la congruencia y seguridad de la información, al permitir ingresar al usuario correspondiente en el rol con el que se registró al empezar a usar, impidiendo de esta manera que usuarios no autorizados tengan acceso a roles no propios. El sistema, concebido, diseñado y desarrollado por el CeNaC, está construido bajo arquitectura web, en Java y trabaja con el Manejador de bases de datos Oracle. Puede ser usado, entrando a la página del IPN, desde cualquier computadora personal con acceso a Internet y un navegador de los usuales, por ejemplo, el Internet Explorer, que es el que se recomienda, aunque puede ser cualquier otro. Por ello, el Sistema hace posible que los diferentes actores, que intervienen en la gestión de Egresados, del Instituto Politécnico Nacional o externos al mismo, a través de múltiples y variados procedimientos y procesos, realicen las acciones respectivas desde sus lugares de trabajo, en comunicación y cooperación continuas. _________________________
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CONTENIDO Capítulo 1
Generalidades del Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados (SISAE) 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1 1.3.1.1 1.3.2
Introducción ............................................................................................. 8 Características generales y funcionalidades ................................................. 8 Actores y roles .......................................................................................... 8 El manual ................................................................................................. 9 Opciones para todos los tipos de usuarios .................................................. 9 Bienvenida al Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados ........................................................................ 10 Opciones de Utilería ................................................................................. 11 Vista general del sistema ........................................................................... 12 Registro Público de Egresado Politécnico .................................................... 13 Pantalla de Registro de Egresado ............................................................... Manual de Usuario del SISAE .................................................................... 13
Capítulo 2 Usuario Administrador 2.1 2.2
Reportes de Cuentas de Usuarios de la DEySS y de las Unidades Académicas ...................................................................... 18 Administrar Cuentas de Usuario ................................................................. 19
Capítulo 3 Usuario de la Dirección de Egresados y Servicio Social 3.1 3.2 3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.5 3.5.1 3.5.2
Reportes varios de Egresados ..................................................................... Reportes Gráficos ...................................................................................... Registrar Egresado .................................................................................... Buscar Egresado ........................................................................................ Actualización de Egresado ......................................................................... Eliminar Egresado ..................................................................................... Catálogos.................................................................................................. Listado de Escuelas ................................................................................... Listado de Carreras ................................................................................... Instituto Politécnico Nacional / Coordinación General de Servicios Informáticos / Centro Nacional de Cálculo
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CONTENIDO Capítulo 4 Usuario de Unidad Académica
4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.4
Reportes de Egresados .............................................................................. Registrar Egresado .................................................................................... Buscar Egresado ....................................................................................... Actualización de Egresado ......................................................................... Eliminar Egresado ..................................................................................... Validar Egresado........................................................................................
36 39 42 45 46 46
Capítulo 5 Usuario Egresado 5.1
Generalidades ........................................................................................... 48
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Índice de Figuras
Capítulo 1 Generalidades del Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados (SISAE) Fig. Fig. Fig. Fig.
1.1 1.2 1.3 1.4
Entrada al Sistema ..................................................................................... 10 Pantalla de Registro Público de Egresado Politécnico (Datos Generales) ....... 13 Pantalla de Registro Público de Egresado Politécnico (Domicilio) ................. 14 Pantalla de Registro Público de Egresado Politécnico (Datos Escolares) ........ 14
Capítulo 2 Usuario Administrador Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig.
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
Pantalla de Autenticación de Usuario ......................................................... 17 Pantalla Principal del Usuario Administrador .............................................. 17 Reportes de Usuario por Rol ...................................................................... 18 Administración de Cuentas de Usuario ....................................................... 19 Actualización de Usuario de Área Central ................................................... 20 Creación de nuevo Usuario ........................................................................ 20
Capítulo 3 Usuario de la Dirección de Egresados y Servicio Social Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig.
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17
Pantalla Principal del Usuario de la DEySS (Área Central) ............................ 22 Pantalla para Generación de Reportes ........................................................ 23 Cuadro de Dialogo Descarga de Archivos .................................................... 24 Cuadro de Dialogo Abrir Con (Adobe Acrobat) ........................................... 24 Cuadro de Dialogo Abrir Con (Microsoft Excel) ........................................... 25 Pantalla de Reporte de Egresados por Escuela y Periodo ............................. 26 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Personales) ................................... 27 Pantalla de Registro de Egresado (Datos de Localización) ............................ 27 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Escolares) ...................................... 28 Pantalla de Registro de Egresado (Datos de Idioma y Agrupación) ............... 28 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Laborales) ..................................... 29 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Laborales) ..................................... 29 Pantalla de Búsqueda de Egresados ............................................................ 30 Pantalla con Listado de Egresados .............................................................. 31 Pantalla de Actualización de Egresados ....................................................... 32 Listado de Escuelas .................................................................................... 33 Listado de Carreras .................................................................................... 34 Instituto Politécnico Nacional / Coordinación General de Servicios Informáticos / Centro Nacional de Cálculo
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Índice de Figuras
Capítulo 4 Usuario de Unidad Académica Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig. Fig.
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14
Pantalla con Menú de Opciones para el Usuario de Unidad Académica ... 36 Pantalla para Generación de Reportes .................................................... 37 Cuadro de Diálogo Descarga de Archivos ............................................... 37 Cuadro de Diálogo Abrir con (Adobe Acrobat) ....................................... 38 Cuadro de Diálogo Abrir con Microsoft Excel) ....................................... 39 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Personales) ............................... 40 Pantalla de Registro de Egresado (Datos de Localización) ........................ 40 Pantalla de Búsqueda de Egresado (Datos Escolares) .............................. 41 Pantalla de Registro de Egresado (Datos de Idioma y Agrupación) .......... 41 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Laborales) ................................ 42 Pantalla de Búsqueda de Egresados ....................................................... 43 Pantalla con Listado de Egresados ......................................................... 44 Pantalla de Actualización de Egresado ................................................... 45 Pantalla de Validación de Egresados ...................................................... 46
Capítulo 5 Usuario Egresado Fig. 5.1
Pantalla con Menú de Opciones para el Usuario Egresado ...................... 48
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Capítulo 1:
Generalidades del Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados
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Generalidades 1.1 Introducción 1.1.1 Características generales y funcionalidades
El Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados fue concebido y realizado para que lo usen los diferentes actores que protagonizan la gestión de egresados, los cuales son: los Estudiantes Egresados, el Personal de la División de Egresados de la Dirección de Egresados y Servicio Social (DEySS), los Encargados de la Gestión de Egresados en las UA (Unidades Académicas) y el Administrador de cuentas del sistema. El actor Empresa también figura en el proceso pero su función es gestionada por los usuarios de la DEySS. Cada uno de los actores tiene un rol determinado que es definido por sus funciones específicas, cada tipo de actor realiza diferentes acciones para llevar a cabo los procesos relativos a la gestión de Egresados. Internamente el Sistema gestiona una bitácora con los sucesos que se llevan a cabo, a fin de registrar la historia de lo acontecido. Los actores que intervienen son de jerarquías diferentes, de acuerdo con sus roles, lo cual define las acciones que podrá realizar. Así, el estudiante egresado puede acceder al registro público de egresado politécnico e ingresar sus datos para que después que sea validado, pueda ver las vacantes que se encuentren disponibles para su perfil. Los usuarios de la división de egresados de la DEySS pueden ver reportes de egresados, registrar y buscar egresados, gestionar el boletín, y registrar empresas y sus vacantes; el personal de las UAs puede validar los registros públicos de egresados, registrar y buscar egresados, finalmente el usuario administrador puede generar reportes de cuentas de usuarios y administrar las mismas, así como consultar algunos reportes específicos.
1.1.2 Actores y roles Aquel estudiante politécnico que cubra los créditos de un plan de estudios determinado, es un Egresado, puede prerregistrar sus datos llenando el formulario de registro público o pedir a un usuario encargado de la gestión de egresados en su UA o en su defecto a un usuario de la DEySS que registre sus datos. En caso de prerregistrarse por medio del registro público, el encargado de gestionar egresados en las UAs puede proceder a validarlo para que pase a formar parte de los registros válidos de egresados. Una vez integrado al registro de egresados válidos, el egresado puede ser agregado al boletín por un usuario de la División de Egresados de la DEySS. El Egresado puede consultar las vacantes disponibles para su carrera y en caso de interesarse por alguna de ellas, debe ponerse en contacto con la empresa; la cual a su vez registró previamente la vacante por medio de un usuario de la División de Egresados de la DEySS. La persona física o moral que desee registrar vacantes para que sean cubiertas con egresados registrados en el SISAE es la Empresa. Dicha entidad debe registrar sus datos de contacto, ubicación y giro, en el sistema por medio del Registro Público de Empresa o de un usuario de la División de Egresados de la DEySS. Los encargados de la gestión de egresados en la División de Egresados de la DEySS, tienen acceso vía Sistema a los Reportes de Alumnos Egresados Registrados para cubrir sus necesidades de información. Instituto Politécnico Nacional / Coordinación General de Servicios Informáticos / Centro Nacional de Cálculo
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Generalidades
Así, los diferentes procesos que unos y otros llevan a cabo encuentran en el Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados (SISAE), el apoyo para su realización. En otras palabras, el SISAE es el apoyo informático para la gestión de Alumnos Egresados del Instituto Politécnico Nacional. Naturalmente como soporte informático, el SISAE hace posible la realización de consultas y la elaboración de varios reportes.
1.1.3 El manual El presente manual se encuentra organizado en capítulos. El primero, es general para todos los roles; mientras que cada uno de los demás capítulos corresponden a un rol determinado. El manual está concebido como una reunión de manuales independientes, de tal manera que habiendo leído el presente capítulo (Capítulo 1 – Generalidades del Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados), el lector puede dirigirse al capítulo del rol que le corresponda, en forma separada de los otros capítulos. Dentro de cada capítulo, los temas tratan las posibilidades de trabajo para cada rol, los cuales están en correspondencia con el menú de opciones. Se explica en cada capítulo el procedimiento a seguir, teniendo como marco de referencia la pantalla específica en la que se encuentra. En el caso de los capítulos 3 y 4 que corresponden a los roles “Usuario de Área Central” y “Usuario de Unidad Académica” respectivamente, debe mencionarse que aunque tienen muchas opciones similares, se escribieron como capítulos independientes, a fin de hacer más cómoda y especifica la lectura para cada tipo de rol (usuario).
1.2 Opciones para todos los tipos de usuarios La presente sección explica lo relacionado al ingreso general al sistema y las opciones disponibles. Esta parte del sistema es común a todos los tipos de usuario determinados por los roles, y visitantes.
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Generalidades 1.2.1 Bienvenida al Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados
Fig. 1 Entrada al Sistema
Pantalla de Inicio (ver Fig. 1.1). En ella se aprecia la siguiente estructura, común a todas las páginas: Encabezado de Página: Contiene los elementos conceptuales del Instituto. Nombre y escudo del Instituto Politécnico Nacional. Lema Institucional: La Técnica al Servicio de la Patria. Nombre de la aplicación: Sistema Institucional de Seguimiento y Actualización de Egresados Área de mensajes: Se encuentra entre los botones de cierre de sesión e inicio. En esta área, se despliegan los mensajes de error en el uso del Sistema. Los mensajes de error se presentan con un texto color rojo e indican cuál es la causa del error (generalmente alguna omisión de un campo requerido en un formulario ó por introducir un valor diferente al solicitado en el campo referenciado, etc.) y se le solicita al usuario modificar el campo que indica éste mensaje. El Área de Título: Se encuentra en la parte inferior de los botones de cierre de sesión e inicio y describe la funcionalidad de dicha página.
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Menú de Opciones: Contiene las opciones que podrá realizar el usuario, de acuerdo al rol con el que fue registrado en el sistema, los cuales se presentan con detalle en los capítulos y secciones siguientes. Área de Trabajo: Esta área se encuentra debajo del menú de opciones. Presenta explicaciones y lugares sensibles para hacer uso de operaciones o acciones respecto de la información mostrada.
1.2.2 Opciones de Utilería Las Opciones de Utilería corresponden a funciones que se invocan en diferentes situaciones, éstas se explican a continuación. Por otra parte, determinadas opciones de diferentes pantallas permiten: visualizar porciones unitarias de información, llamadas registros de información, que corresponden a los casos, de un Egresado, de una Empresa o de una Vacante, por citar algunos. Opciones Registrar, Buscar, Actualizar, Eliminar En algunas opciones y bajo diversos roles es posible encontrar subopciones de: Registrar, Buscar, Actualizar y Eliminar. Registrar: se usa para incorporar información, ya sea por primera vez ó con el fin de adicionar a la existente. Buscar: se usa para facilitar la localización de registros de información, ya sea para consulta y/o modificación, por medio de alguna de las siguientes opciones. Actualizar: sirve para modificar datos de la porción de información seleccionada, la cual es visualizada con el fin de realizar los cambios necesarios. Eliminar: Como su nombre lo indica, permite suprimir registros de la información seleccionada. Las opciones para Registrar, Buscar, Actualizar y Eliminar, permiten llevar a cabo los procesos de ABC (Altas-Bajas-Cambios) clásicos en todo sistema de información. Los registros de información se visualizan por medio de formularios autodescriptivos, dado que tienen nombres explicativos. Opciones Guardar, Regresar, Limpiar En diferentes pantallas se pueden observar las opciones Guardar (Aceptar), Regresar y Limpiar.
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Guardar (Aceptar): tiene por efecto dar por bueno el registro de información en el que se trabajó. En algunas ocasiones, dependiendo del contexto, esta opción aparece como Aceptar, pero esto es sólo una convención semántica, pues tiene el mismo efecto. Regresar: permite, a diferencia de Guardar, hacer caso omiso de lo trabajado en el registro que se muestra en la pantalla y no altera la información previamente almacenada. Al regresar, se pasa a la pantalla anterior de la actual. Limpiar: deja el estado anterior de datos dentro de un formulario, ignorando lo que se haya hecho en la sesión.
1.2.3 Generalidades de un Sistema Web Como cualquier sistema Web orientado al servicio de diferentes usuarios con características y tareas específicas diferentes entre sí, se requiere de la autenticación por parte del sistema de dicho usuario, la cuenta de usuario permite al sistema ubicar a la persona que posee dicha cuenta y ofrecerle las opciones de tareas acordes a su rol. Por ello es muy importante que las personas que cuenten con una cuenta de usuario del SISAE no la extravíen y más aun que no la proporcionen a terceros. Es importante recordar que cuando se tiene acceso al sistema y se presenta la pantalla con el menú de opciones acorde al rol del usuario, entonces se dice que se ha establecido una sesión en el sistema, si el usuario mantiene una sesión abierta sin efectuar alguna tarea, pasado algún tiempo (de 5 a 10 min.) la sesión expirará y cuando reintente efectuar alguna tarea el sistema le presentará la pantalla de acceso principal para que el usuario se autentique de nuevo. Es aconsejable que el usuario utilice para navegar dentro del sistema las ligas de opciones y evite usar las flechas de avance y retroceso de páginas del navegador que esté utilizando. En ocasiones la velocidad de conexión a través de Internet disminuye o bien la velocidad del equipo (tanto en memoria como en procesador) no es la de equipos recientes, entonces tal vez algunos catálogos o listas desplegables no se muestren correctamente y en general la velocidad para pasar de una página a otra se verá afectada por la escasa velocidad en la red; la solución a ello es usar la red en otro momento o bien desde otro acceso. Finalmente al finalizar las actividades dentro del SISAE no olvide “cerrar su sesión” esto es oprimir la liga “Cerrar Sesión” en la parte superior derecha de la ventana de trabajo.
1.3 Vista general del sistema A continuación se describen en forma general, las opciones con que cuenta el visitante ocasional del SISAE, así como aquellos futuros usuarios que comienzan a utilizarlo mediante el proceso de registro público, los cuales deberán ser aprobados en su momento por la autoridad correspondiente y hasta entonces serán considerados como usuarios del sistema.
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Generalidades 1.3.1 Avisos y ligas de interés
Cuando se oprime(n) la(s) liga(s) (links) que se encuentran dentro de este recuadro (ver la Fig. 1.1), se mostrará información relacionada al aviso la cual podrá ser la dirección de otra página de interés o documentos que se puedan descargar, etc.
1.3.2 Registro Público de Egresado Politécnico 1.3.2.1 Pantalla de Registro de Egresado Cuando se oprime la liga (link) aquí en el Acceso al Sistema de la pantalla de Bienvenida (ver la Fig. 1.1), se presenta el formulario para ingresar los Datos Generales del egresado (ver Fig. 1.2), el proceso completo cuenta con dos pantallas más en las cuales se recopila información sobre Domicilio (ver Fig. 1.3) y sus Datos Escolares (ver Fig. 1.4).
Fig. 1.2 Pantalla de Registro Público de Egresado Politécnico (Datos Generales)
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Fig. 1. 3 Pantalla de Registro Público de Egresado Politécnico (Domicilio)
Fig. 1.4 Pantalla de Registro Público de Egresado Politécnico (Datos Escolares)
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Al término del registro, puede observarse un aviso relacionado con el uso de la información personal que el Egresado proporcione al Instituto, donde se especifica que de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, al aceptar proporcionar su información (presionando sobre el botón Guardar ), ésta queda clasificada como Confidencial.
1.3.3 Manual de Usuario del SISAE Cuando se oprime en la liga (link) Manual de Usuario del SISAE dentro del área de Avisos y ligas de interés (ver la Fig. 1.1), se desplegará éste documento en formato PDF, con información relativa al uso del sistema por parte de cada uno de los actores (roles) y usuarios generales que lo usen.
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Capítulo 2: Usuario Administrador de Cuentas de Usuarios
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Usuario Administrador
El usuario Administrador de cuentas, como su nombre lo indica es responsable de administrar diferentes cuentas de entidades del sistema, como: Usuarios de la División de Egresados de la Dirección de Egresados y Servicio Social (DEySS) y Usuarios de las UAs (Unidades Académicas).
Fig. 2.1 Pantalla de Autenticación de Usuario Administrador de Cuentas
Para ingresar a las opciones de este usuario, es necesario proporcionar al sistema el nombre de usuario y la contraseña en la pantalla de bienvenida al sistema (ver la Fig. 2.1 Pantalla de Autenticación de Usuario) y presionar el botón Entrar o simplemente pulsar la tecla Enter, recordando que los campos antes mencionados son sensibles a mayúsculas y minúsculas, es decir que se reconocen las diferencias entre unas y otras.
Fig. 2.2 Pantalla Principal del Usuario Administrador
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Usuario Administrador
La pantalla principal para el usuario Administrador puede verse en la Fig. 2.2 que muestra las opciones que tiene este rol.
2.1 Reportes de Usuarios del Sistema Al seleccionar esta opción por medio de la liga Área Central o UAs, el usuario Administrador puede generar reportes con la información de los usuarios registrados; es posible configurar el reporte mediante la selección de las opciones que presentan los combos o listas desplegables (los cuales se presentan con la opción por defecto “todos”) seleccionar estas opciones (que pueden ser varias y de diferente tipo de reporte en reporte), permite filtrar o hacer más específica la información del reporte. Es posible exportar la información del reporte a formatos de documentos imprimibles PDF o xls para Excel.
La antes mencionada herramienta presenta un submenú (Ver la Fig. 2.3 Reportes de Usuarios por Rol) con ligas (links) para seleccionar los tipos de consultas vertidas en reportes, de tal manera que se tienen las sub opciones: Cuentas de Usuarios de Área central y UAs, Resumen de Egresados Registrados por Periodo, Resumen de Egresados por validar por Periodo.
Fig. 2.3 Reportes de Usuario por Rol
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2.2 Administrar Cuentas de Usuario
Fig. 2.4 Administración de Cuentas de Usuario
La liga (link) Administrar Cuentas de Usuarios de Área Central o de UAs (ver Fig. 2.2) presenta un listado que nos permite administrar a los usuarios registrados en el sistema y agruparlos por su tipo ya sea Área Central o UA's (ver Fig. 2.4). Al seleccionar del combo o lista desplegable a un tipo de usuario, es posible buscar en el listado correspondiente, el nombre del usuario en cuestión y entonces proceder a actualizar o eliminar su registro.
La liga (link) Actualizar permite modificar la información del usuario seleccionado (ver Fig. 2.5). La liga (link) Eliminar borra el registro de la base de datos.
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Fig. 2.5 Actualización de Usuario de Área Central
La liga (link) Agregar nuevo usuario permite crear un nuevo registro de usuario debiendo proporcionar el rol que tendrá el usuario: rol de Usuario de la División de Egresados de la DEySS ó rol de Usuario de UA (Unidad Académica) (Ver Fig.2.6).
Fig. 2.6 Creación de nuevo Usuario
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Capítulo 3:
Usuario de la Dirección de Egresados y Servicio Social (DEySS) ó Usuario de Área Central
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Usuario DEySS
El usuario con rol de la DEySS, es el encargado de la gestión de Egresados en el Instituto Politécnico Nacional. Su función es llevar un registro en la Base de Datos institucional mediante el sistema de los egresados y darles seguimiento, así como vincularlos con las empresas que ofrecen oportunidades laborales idóneas para el perfil de cada egresado, para esto genera un boletín de egresados y lleva un registro de las empresas que ofertan vacantes para que sean cubiertas por los egresados del Instituto. El usuario de la DEySS debe ingresar al sistema por medio de su nombre de usuario y contraseña, con lo cual el sistema debe mostrar el menú correspondiente conocido como Opciones para el Área Central (ver la Fig. 3.1), cuyas opciones se describen a continuación.
Fig. 3.1 Pantalla Principal del Usuario de la DEySS (Área Central)
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Usuario DEySS 3.1 Reportes varios de Egresados
Para proporcionar al usuario de la DEySS facilidades para la generación de reportes de Egresados tanto generales como específicos, la herramienta cuenta con opciones que le permiten determinar el Nivel Educativo, Área del Conocimiento, Unidad Académica, Carrera, Situación Académica, Estado Civil, Edad y Género del ó los Egresados que se desea consultar. La antes mencionada herramienta presenta un submenú (ver Fig. 3.2) con ligas (links) para especificar los tipos de reportes que se requieran de acuerdo a un tema específico, de tal manera que se tienen los siguientes reportes: Egresados Registrados en el SISAE, Medios de Contacto de Egresados Registrados, Egresados Registrados Titulados y Egresados Registrados No Titulados.
Fig. 3.2 Pantalla para Generación de Reportes
En el momento en que se desee, el reporte que se generó mediante parametrización (selección de las opciones tales como Nivel, Área, UA, etc.) es posible exportarlo a un documento o archivo en formato PDF (.pdf) o Excel (.xls), para lograrlo, debe marcarse la casilla de verificación Exportar a PDF o Exportar a Excel según corresponda y finalmente presionar el botón Consultar nuevamente con lo cual se presentara el cuadro de dialogo Descarga de Archivos (Ver Fig. 3.3).
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Fig. 3.3 Cuadro de Dialogo Descarga de Archivos
El archivo es completamente confiable, el aviso en el cuadro de dialogo, pregunta si se desea Abrir, Guardar, Cancelar ó Más Información, para abrir el archivo en el visor web o navegador, debe presionarse el botón Abrir , también puede guardarse el archivo en alguna carpeta en el disco duro de la computadora y acceder a él en otro momento, pulsando el botón Guardar ó bien si no se desea obtener el reporte en esos formatos, debe pulsarse el botón Cancelar , el botón Más Información informará sobre los posibles problemas de bajar archivos no confiables o de dudosa procedencia.
Fig. 3.4 Cuadro de Dialogo Abrir Con (Adobe Acrobat)
En caso de que el visor o navegador web no encuentre con qué aplicación debe abrir el archivo (Reporte), mostrará el cuadro de dialogo Abrir con, pidiendo se le indique con qué aplicación debe abrir el documento. En este caso debe seleccionarse un programa válido y útil de la lista y pulsar el botón Aceptar, después de esto se presenta una lista con los programas que se encuentran instalados en el equipo, de entre los cuales se debe seleccionar Adobe Acrobat o Excel según corresponda o un concepto similar (ver Fig. 3.4). Instituto Politécnico Nacional / Coordinación General de Servicios Informáticos / Centro Nacional de Cálculo
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En caso de que el equipo no tuviera instalada la mencionada aplicación, el visualizador o navegador web intentará descargar el plug-in correspondiente para proceder a instalarlo, informando de ello, se debe aceptar la instalación para poder visualizar los reportes en Formato de Documento Portable (PDF).
Fig. 3.5 Cuadro de Dialogo Abrir Con (Microsoft Excel)
Para el caso de los reportes en Excel, bastará con tener instalado alguna versión reciente de Office en su equipo y en su caso seguir el procedimiento descrito anteriormente para indicar al navegador web que use la aplicación Microsoft Excel o de Open Office (ver Fig. 3.5).
3.2 Reportes Gráficos Esta opción permite visualizar gráficamente los reportes disponibles, cuenta con las opciones Muestra de Egresados por Escuela y Periodo (PDF) y Reporte Gráfico de Egresados por Escuela. La primera opción (Muestra de Egresados por Escuela y Periodo (PDF)) despliega un documento en formato PDF con la representación grafica de la información obtenida. La segunda (Reporte Gráfico de Egresados por Escuela) presenta un tablero de opciones (ver Fig. 3.6), por medio del cual es posible especificar Nivel, Área, UA (Unidad Académica) y Periodo para la consulta de egresados por escuela. Finalmente se deberá hacer clic sobre el enlace Ver el Reporte en Formato PDF para obtener el reporte
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Fig. 3.6 Pantalla de Reporte de Egresados por Escuela y Periodo
3.3 Registrar Egresado Esta opción del menú, permite registrar a los alumnos en la Base de Datos institucional y posteriormente obtener información estadística y de tipo laboral relacionada con su perfil y así figurar en el boletín que la División de Egresados de la DEySS publica.
Al pulsar la liga Registrar Egresado se presenta un formato en línea donde se deben proporcionar los datos de tipo personal: nombre, RFC, CURP, correo electrónico, estado civil, género, nacionalidad, datos de nacimiento, y muy importante la cuenta de usuario con la que se registrará en el sistema en el rol de Egresado, datos de localización, datos escolares, datos de idiomas, datos de agrupación y datos laborales. Las Fig. 3.7, 3.8, 3.9, 3.10, 3.11 y 3.12 muestran las pantallas que componen el registro de egresado.
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Fig. 3.7 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Personales)
Fig. 3.8 Pantalla de Registro de Egresado (Datos de Localización)
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Fig. 3.9 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Escolares)
Fig. 3.10 Pantalla de Registro de Egresado (Datos de Idioma y Agrupación)
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Fig. 3.11 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Laborales)
Fig. 3.12 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Laborales)
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Al término del registro, se puede ver un aviso relacionado con el uso de la información personal que proporcione al Instituto, donde se especifica que de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, al aceptar proporcionar su información (presionando sobre el botón Guardar), ésta queda clasificada como Confidencial.
3.4 Buscar Egresado Esta opción permite al usuario de Área Central localizar el registro de un Egresado por medio de dos tipos de búsqueda: Exacta y Similar, la búsqueda exacta devuelve aquellos egresados que cumplan exactamente con los atributos indicados y se recomienda su uso cuando hay seguridad en cuanto a los atributos del egresado. En caso de que se busque un egresado cuyos atributos no se conozcan con certeza, entonces la búsqueda Similar se recomienda, porque devuelve aquellos registros que guardan alguna similitud con los atributos dados. Los atributos de los que se hace mención son datos como el lugar de búsqueda (escuela), el identificador de egresado, nombre, primer apellido, segundo apellido y fecha de nacimiento (ver Fig. 3.13). La forma de hacer la búsqueda es mediante el operador lógico “OR” por lo que se puede especificar un atributo o campo o algunos de ellos o todos.
Fig. 3.13 Pantalla de Búsqueda de Egresados
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Habiendo escrito algún dato identificador del egresado, se debe presionar el botón Siguiente para iniciar el proceso de búsqueda, que finalmente presenta un resultado con el registro esperado o ninguno o con un conjunto de registros similares, como el que se muestra en la pantalla de la Fig. 3.14. Por medio de dicha pantalla se pueden Actualizar o Eliminar registros de Egresados con la selección de las correspondientes ligas.
Fig. 3.14 Pantalla con Listado de Egresados
3.4.1 Actualización de Egresado Al presionar la liga (link) Actualizar que se aprecia en la Fig. 3.14, accedemos al formulario de la Fig. 3.15, el cual nos permite cambiar la información del egresado y es equivalente al formulario de la opción Registrar Egresado, descrita previamente en la sección 3.4.
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Fig. 3.15 Pantalla de Actualización de Egresados
Por medio del botón Siguiente, es posible navegar entre las seis pantallas del formulario que integran el registro, a fin de encontrar los datos que se desea modificar; en la última pantalla, se encuentra el botón Guardar . Al presionarlo se actualiza el registro del egresado con los nuevos datos ingresados.
3.4.2 Eliminar Egresado Al presionar la liga Eliminar que se aprecia en la Fig. 3.14, se elimina el registro con la información referente al egresado de forma definitiva, previa aparición de la ventana de confirmación donde se acepta o cancela el proceso de eliminación del registro seleccionado.
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3.5 Catálogos La opción de catálogos muestra los 2 tipos de Listados: Escuelas y Carreras.
3.5.1 Listado de Escuelas En la pantalla de Listado de Escuelas se consulta por el nivel y por el área a la que pertenece la escuela (Ver Fig. 3.16).
Fig. 3.16 Listado de Escuelas
3.5.2 Listado de Carreras La pantalla del listado de Carreras se consulta por el nivel, el área y la escuela mostrándonos los datos de claves y carreras que tiene la escuela (Ver Fig. 3.17).
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Fig. 3.17 Listado de Carreras
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Capítulo 4:
Usuario de Unidad Académica
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Usuario UA
El usuario de Unidad Académica, es responsable de la gestión de Egresados en las Unidades Académicas del Instituto. Su función es registrar a los egresados, las empresas y sus vacantes. El usuario ingresa al sistema por medio de su nombre de usuario y contraseña, los cuales son verificados por el sistema en los registros de la base de datos. Cuando el usuario esté debidamente registrado, el sistema presentará un menú con las opciones que el usuario requiere para realizar su función (ver Fig. 4.1).
Fig. 4.1 Pantalla con Menú de Opciones para el Usuario de Unidad Académica
En este caso los usuarios cuentan con opciones para visualizar reportes, registrar, buscar y validar egresados.
4.1 Reportes de Egresados Proporciona al usuario de la Unidad Académica facilidades para la generación de reportes de Cuentas de Egresados tanto generales como específicos. Esta herramienta presenta un submenú (ver Fig. 4.2) con ligas para restringir la generación de reportes, de tal manera que sólo se tomen en cuenta Cuentas de Usuarios por ECU de Origen, Egresados Registrados en SISAE por ECU de Origen, Medios de Contacto de Egresados por ECU de Origen, Egresados Registrados Titulados por ECU de Origen ó Egresados Registrados No Titulados por ECU de Origen, Total de Egresados Registrados en SISAE (Por periodos) y Total de Egresados a validar en SISAE (Por periodos).
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Usuario UA
Fig. 4.2 Pantalla para Generación de Reportes
El reporte puede ser exportado a un archivo en formato PDF (.pdf) o Excel (.xls), para esto debe marcarse la casilla de verificación Exportar a PDF o Exportar a Excel según corresponda y finalmente presionar el botón Consultar nuevamente con lo cual se presentará el cuadro de dialogo Descarga de Archivos (Ver Fig. 4.3).
Fig. 4.3 Cuadro de Dialogo Descarga de Archivos
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El archivo es completamente confiable, el aviso en el cuadro de dialogo, pregunta si deseamos Abrir, Guardar, Cancelar o Más Información, para abrir el archivo en el visualizador web, debe presionarse el botón Abrir , también puede guardarse el archivo en alguna carpeta de la computadora y acceder a él en otro momento, pulsando el botón Guardar o bien si no se desea obtener el reporte, debe pulsar el botón Cancelar , el botón Más Información abrirá otra pantalla donde le informará sobre los posibles problemas de bajar archivos no confiables o de dudosa procedencia
Fig. 4.4 Cuadro de Dialogo Abrir Con (Adobe Acrobat)
En caso de que el visualizador no sepa con qué aplicación debe abrir el archivo (Reporte), mostrará el cuadro de dialogo Abrir con, pidiendo se le indique con qué aplicación debe abrir el documento. En este caso debe seleccionarse un programa de la lista y pulsar el botón Aceptar, después de esto le será presentada una lista con los programas que se encuentran instalados en su equipo, entre los cuales debe seleccionar Adobe Acrobat o un concepto similar (ver Fig. 4.4).
En caso de que no tuviera instalada la mencionada aplicación, el visualizador intentará descargar el plug-in correspondiente para proceder a instalarlo y le informará de ello, debe aceptar la instalación para poder visualizar los reportes en Formato de Documento Portable (PDF).
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Fig. 4.5 Cuadro de Dialogo Abrir Con (Microsoft Excel)
Para el caso de los reportes en Excel, bastará con tener instalado alguna versión reciente de Office en su equipo y en su caso seguir el procedimiento descrito anteriormente para indicar al visualizador web que use la aplicación Microsoft Excel (ver Fig. 4.5).
4.2 Registrar Egresado Esta sección, permite registrar a los alumnos que desean obtener información de tipo laboral relacionada con su perfil y figurar en el boletín que la División de Egresados de la DEySS publica.
Al pulsar la liga (link) Registrar Egresado se presenta un formato en línea para proporcionar los siguientes datos de tipo personal: nombre, RFC, CURP, correo electrónico, estado civil, género, nacionalidad, datos de nacimiento, clave de usuario con la que se registrará en el sistema con el rol de Egresado, datos de localización, datos escolares, datos de idioma, datos de agrupación y datos laborales. Las Fig. 4.6, 4.7, 4.8, 4.9 y 4.10 muestran las pantallas que componen el registro completo de egresados.
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Fig. 4.6 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Personales)
Fig. 4.7 Pantalla de Registro de Egresado (Datos de Localización)
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Fig. 4.8 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Escolares)
Fig. 4.9 Pantalla de Registro de Egresado (Datos de Idioma y Agrupación)
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Fig. 4.10 Pantalla de Registro de Egresado (Datos Laborales)
Al término del registro, se puede ver un aviso relacionado con el uso de la información personal que proporciona al Instituto, donde se especifica que de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, al aceptar proporcionar su información (presionando sobre el botón Guardar), ésta queda clasificada como Confidencial.
4.3 Buscar Egresado Esta opción permite al usuario de Unidad Académica localizar el registro de un Egresado por medio de dos tipos de búsqueda: Exacta y Similar, la búsqueda exacta devuelve aquellos egresados que cumplan exactamente con los atributos indicados y se recomienda su uso cuando hay seguridad en cuanto a los atributos del egresado. En caso de que se busque un egresado cuyos atributos no se conozcan con certeza, entonces la búsqueda Similar se recomienda, porque devuelve aquellos registros que guarden alguna similitud con los atributos dados. Los atributos a los que nos referimos son datos como el identificador de egresado, nombre, primer apellido, segundo apellido (ver Fig. 4.11).
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Fig. 4.11 Pantalla de Búsqueda de Egresados
Habiendo escrito algún dato identificador del egresado, se debe presionar el botón Siguiente para iniciar el proceso de búsqueda, que finalmente presenta un resultado como el que se muestra en la pantalla de la Fig. 4.12. Por medio de dicha pantalla se pueden Actualizar o Eliminar registros de Egresados por medio de las opciones correspondientes.
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Usuario UA
Fig. 4.12 Pantalla con Listado de Egresados
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Usuario UA 4.3.1 Actualización de Egresado
Al presionar la liga Actualizar que se aprecia en la Fig. 4.13, accedemos al formulario que se muestra en la Fig. 4.14, el cual permite cambiar la información del egresado y es equivalente al formulario de la opción Registrar Egresado, descrita previamente en la sección 4.2.
Fig. 4.13 Pantalla de Actualización de Egresado
Por medio del botón Siguiente , es posible navegar entre los seis formularios que integran el registro, a fin de encontrar el ó los datos que se desean modificar; en el último formulario, se encuentra el botón Guardar . Al presionarlo se actualiza el registro del egresado con los nuevos datos ingresados.
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Usuario UA 4.3.2 Eliminar Egresado
Al presionar la liga (link) Eliminar que se aprecia en la Fig. 4.12, se elimina el registro con la información referente al egresado de forma definitiva.
4.4 Validar Egresado Los Egresados que ingresan sus datos por medio del registro público en el sistema, a fin de figurar en el boletín de la DEySS ó recibir ofertas laborales, deben ser validados por su Unidad Académica, por medio de la pantalla que se observa en la Fig. 4.14, verificando que la información sea correcta en el formulario que muestra al presionar la liga (link) Ver Datos.
Fig. 4.14 Pantalla de Validación de Egresados
En caso de que se determine que el registro es correcto debe presionar el botón Validar y en caso contrario debe procederse a eliminar el registro por medio de la liga (link) Eliminar. Una vez que el Egresado ha sido validado, este se encuentra disponible para ser considerado por el sistema. Instituto Politécnico Nacional / Coordinación General de Servicios Informáticos / Centro Nacional de Cálculo
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Capítulo 5:
Usuario Egresado
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Usuario Egresado
5.1 Generalidades El usuario Egresado, es aquel estudiante politécnico que cubra los créditos de un plan de estudios determinado y prerregistre sus datos llenando el formulario de registro público ó que pida a un usuario encargado de la gestión de egresados en su UA o en su defecto un Usuario de la DEySS que registre sus datos.
Fig. 5.1 Pantalla con Menú de Opciones para el Usuario Egresado
En caso de prerregistrarse por medio del registro público, el Egresado tendrá que ser validado por un usuario Encargado de la Gestión de Egresados en su UA. Después de ser validado el Egresado es activado como usuario del sistema y podrá acceder al sistema por medio de su nombre de usuario y contraseña, con lo cual el sistema le muestra el menú correspondiente (ver la Fig. 5.1), cuyas opciones se describen a continuación.
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