Sistema De Facturación Electrónica

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ACCESO AL SISTEMA Para ingresar al sistema de Facturación Electrónica deberá especificar el nombre de usuario y contraseña que le fue asignado.

Existen 4 menús principales, los cuales tienen una seríe de opciones que se deben configurar previamente para poder emitir un Comprobante Fiscal Digital Por Internet (CFDI). A continuación se explica el funcionamiento de cada una de las opciones del sistema. MENU: ADMINISTRACIÓN SUBMENU: EMPRESA

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Sistema De Facturación Electrónica En esta pantalla se deben capturar los datos fiscales como son el RFC, Razón Social, Régimen Fiscal, domicilio fiscal, etc. De nuestra empresa o Persóna Física de quien se va a emitir un comprobante fiscal. En la parte inferior en el encabezado Comprobante Ingreso se debe seleccionar el tipo de comprobante que se requiere emitir, por ejemplo Factura, Recibo de Honorarios, Recibo de Arrendamiento, etc. En el encabezado Comprobante Egreso, se deberán seleccionar si se requiere hacer uso de la Nóta de Crédito o Nóta de Cargo para su emisión posterior. Así mismo en el encabezado Comprobante Traslado, se deberá seleccionar si se requiere hacer uso de la Carta Porte para su emisión posterior. Una vez llenado los datos solicitados de manera correcta, presionar el boton para que queden registrados los datos de la empresa, al momento saldra una ventana con el mensaje “Guardado Correctamente”, al presionar nuevamente el boton

se cerraran las ventanas mostradas.

Nota: Si se presiona el boton se cerrará la ventana “Datos de Empresa” y no se guardarán los datos capturados o los cambios que se quieran realizar.

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Sistema De Facturación Electrónica  MENU: ADMINISTRACIÓN SUBMENU: CONFIGURAR CORREO

Ésta opción es para dar de alta los datos de nuestro correo, el cual porteriormente utilizaremos para enviar los comprobantes emitidos a nuestros clientes. La configuración se realiza de la siguiente manera: -Seleccionar el servidor de nuestra cuenta de correo (Hotmail, Live, Gmail, Yahoo). -En el campo “Cuenta”, capturar nuestra cuenta de correo electrónico. -En el campo “Pass”, ingresar la contraseña del correo capturado. Finalmente dar click en el boton “Validar Conección” y de manera automática en el recuadro “Activo” aparecera el mensaje “SI” (Siempre y cuando se haya ingresado el correo y la contraseña correcta). En el recuadro “Mensaje”, se puede ingresar el texto que aparecerá a la cuenta de correo que se le enviará el comprobante. (Por ejemplo: Adjunto archivos de Comprobantes Fiscales.. ). Finalmente presionamos el botón El boton Manual De Usuario

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cerrará el programa de Facturación Electrónica. pág. 3

Sistema De Facturación Electrónica  MENU: ADMINISTRACIÓN SUBMENU: CARGA DE CERTIFICADOS.

Esta opción es para realizar la carga del certificado y la llave privada al servidor los cuales son indispensables para generar el comprobante fiscal. Al dar click en el botón “Examinar”.. se presenta una ventana de archivos para buscar la carpeta en donde se encuentran los archivos del sello digital y de la llave privada para cargarlos al sistema. Posteriormente ingresamos la contraseña del Certíficado (CSD) y presionamos el boton

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Sistema De Facturación Electrónica  MENÚ: CATÁLOGOS SUBMENÚ: PRODUCTOS

La pestaña de “Productos” es para dar del alta los conceptos sobre los cuales se va a facturar o emitir el comprobante fiscal, para dar de alta un producto presionamos el botón siguiente ventana.. y se deverá llenar los datos correspondientes.

al instante abrirá la

Nota:En el caso de los comprobantes de Arrendamiento se debe capturar en el campo “Unidad” la leyenda “No Aplica” (Este campo es obligatorio,si su concepto no tiene unidad de igual modo colocar “No Aplica”) y en el campo “Cta. Predial” se debe ingresar la cuenta de predial.

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Sistema De Facturación Electrónica Despues de haber ingresado los datos de nuestro producto, Precio Unitario, porcentaje de IVA, IEPS, etc.. (ingresar porcentajes correspondientes). Se actualiza el campo “Total”, con el importe Total de nuestro producto con impuestos. Finalmente presionamos el botón

y aparecerá el siguiente mensaje…

Al presionar Aceptar se cerrará la ventana y mostrará el concepto agregado de la siguiente manera..

Si se requiere modificar el producto, se selecciona y se presiona el botón Si queremos eliminar un producto, se selecciona y se presiona el botón Para exportar los productos en un archivo de Excel se presiona el botón Manual De Usuario

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Sistema De Facturación Electrónica Si se necesita buscar un producto se pueden utilizar los campos “Referencia” o “Descripción”, en el cual al poner una palabra del producto aparecerán todos aquellos que contengan la palabra escrita.

Para cerrar la ventana del catálogo de productos presione el boton

 MENU: CATÁLOGOS  SUBMENU: SERIES

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Sistema De Facturación Electrónica Está opción se maneja para dar de alta los número de folios que se van a utilizar para el control de los comprobantes fiscales, el registro es opcional debido a que con la factura electrónica el SAT es quien genera el Fólio Fiscal en cada uno de los comprobantes y practicamente serviría para llevar un control interno. La ventana que aparece al seleccionar ésta opcion es la siguiente:

Para dar de alta una nueva serie se presiona el botón al momento aparece una ventana en la parte superior derecha para agregar la nueva serie y el folio inicial, si no se quiere agregar una serie y solo se desea dar de alta un número de folio se debe activar la casilla “Sin Serie”.

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Sistema De Facturación Electrónica Posteriormente se presiona el botón

y al instante quedará registrado la seríe y el folio inicial.

El boton es usado para activar una serie, se usa selecionado de la lista la serie y oprimiedo activar, lo cual se vera reflejado con la palabra “SI” en la columna Activo.

El boton se usa para desactivar una serie, lo que ocasionaría que esta serie no este disponible para sus comprobantes, puede activar la serie oprimiendo el boton del candado abierto.

El boton

tiene la funcion de eliminar definitivamente la serie de la base de datos.

 MENU: CATÁLOGOS  SUBMENU: CLIENTES

Esta opción es para dar de alta los clientes a quienes les facturamos o emitimos comprobantes fiscales, la ventana principal que muestra en ésta opción es la siguiente:

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Para registrar un nuevo cliente presionamos el botón al instante abre una nueva ventana para capturar los datos, como es el Nombre, RFC, Estado, Municipio, etc..

Una vez capturado los datos solicitados presionamos el botón cliente.

y quedará registrado nuestro

Si se requiere modificar algún dato del cliente, lo seleccionamos y presionamos el botón Manual De Usuario

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Sistema De Facturación Electrónica Si queremos dar de baja un cliente o eliminarlo, se selecciona y se presiona el botón Para exportar la lista de los clientes en un archivo de Excel se presiona el botón Para realizar una busqueda dentro de nuestro panel de clientes, se puede realizar por RFC o Domilicio.

 MENU: CATÁLOGOS  SUBMENU: PROVEEDORES De manera similar que el catálogo de clientes se puede dar de alta un catálogo de proveedores, el panel de proveedores presenta la siguiente forma..

Para registrar un nuevo proveedor presionamos el botón al instante abre una nueva ventana para capturar los datos, como es el Nombre, RFC, Estado, Municipio, Localidad, Colonia, Calle, etc..

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Para finalizar con el registro del proveedor presionamos el botón proveedor fue dado de alta correctamente.

y mostrará el mensaje que el

Para modificar algún dato del proveedor, lo seleccionamos y presionamos el botón Para eliminar un proveedor, se selecciona y se presiona el botón Para exportar la lista de proveedores existentes en un archivo de Excel se presiona el botón Para realizar una busqueda dentro de nuestro panel de proveedores, se puede realizar por RFC o Domilicio capturando una palabra que contenga el dato a buscar.

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Sistema De Facturación Electrónica  MENU:CATÁLOGOS  SUBMENU: USUARIOS

El programa tiene un panel de administración de usuarios, en el cual se puede dar de alta o registrar aquellas personas que utilizarán el programa de facturación electrónica, la pantalla principal donde se visualiza la lista de usuarios es la siguiente..

Para dar de alta un nuevo usuario se debe seleccionar la pestaña datos a capturar (Nombre, Usuario y Contraseña).

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y mostrará el panel con los

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Sistema De Facturación Electrónica Posteriormente una vez capturado los nuevos datos del usuario se presiona el botón y mostrará un mensaje confirmando que el usuario ha sido agregado correctamenre, al darle click en “Aceptar” al mensaje abrirá el panel de

mostrando el nuevo usuario creado.

Una vez realizado este proceso el nuevo usuario podrá accesar al programa de facturación electrónica.

En el panel principal de usuarios se tienen cuatro opciones para poder manejar las configuraciones de cada uno, por ejemplo se puede presionar el botón para activar el usuario, el botón bloquea el usuario seleccionado, al hacer no podrá accesar al sistema, también se puede editar un usuario presionando el botón

por si se quiere cambiar la contraseña o el nombre, y finalmente se puede

exportar en un archivo de Excel todos los usuarios dados de alta presionando el botón

También se tiene un filtro de busqueda de usuarios por el nombre del empleado, en caso de que se tengan registrados varios usuarios y se desee identificar uno, se puede realizar de manera rápida escribiendo el nombre o una palabra en el encanezado .

Para cerrar el panel de usuarios solo debemos hacer click en el botón

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Sistema De Facturación Electrónica  MENU: CATÁLOGOS  SUBMENU: SUCURSALES En este panel se debe dar de alta por lo menos una sucursal, porque es un dato obligatorio para el comprobante fiscal, debido a que es el lugar en donde se expide la factura elctrónica. De no contar con una sucursal o un negocio, (como lo puede ser en el caso de los Recibos de Arrendamiento), se pueden agregar los datos del Domicilio Fiscal.

Para agregar una nueva sucursal presionamos el botón capturar los datos necesarios.

e inmediatamente abrirá la ventana para

Para finalizar con el registro de la sucursal presionamos el botón sucursal fue dado de alta correctamente.

y mostrará el mensaje que la

Para modificar algún dato de la Sucursal, lo seleccionamos y presionamos el botón Para eliminar un Sucursal, se selecciona y se presiona el botón Para exportar la lista de Sucursales existentes en un archivo de Excel se presiona el botón

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Sistema De Facturación Electrónica  MENU: Emision  SUBMENU: Nuevo CFDI

Esta opcion será la que utilizaremos cada vez que generemos nuestra factura electronica (CFDI). Nota: Para Poder generar su factura devio rellenar los datos fiscales de su Empresa y Sucursal. Esta es la pantalla para generar su comprobante donde agregaremos los datos requeridos para la generacion de su comprobante CFDI.

Lo primero que asignaremos es Sucursal, donde usted elegira la sucursal donde esta generando este comprobante, si usted solo cuenta con una sucursal en automatico aparecera seleccionada. Tambien seleccionaremos el Documento de la lista desplegable, nos apareceran los que activamos en la pantalla Empresa. Si el comprobante que usted quiere emitir no se encuantra activelo en el Menu: Administración—SubMenu: Empresa.

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Sección: Encabezado.

En este apartado daremos los datos del encabezado de nuestra factura, si tenemos serie seleccionaremos de la lista serie la que usaremos para identificar este comprobante, el folio se agregara automaticamente al seleccionar la serie. Si no has asignado series, este campo puede ir vacio. Fecha: Es solo informativa ya que la fecha es asignada al momento que se genera el comprobante. Forma de Pago: se agrega la forma de pago. Condiciones de Pago: Se selecciona de la lista la condicion de pago Puede ser : Contado o Credito. Moneda: representa la moneda con la que el cliente realizo Mexicano,USD=Dolares,Euros). Seleccione de la lista la moneda correcta.

el

pago,

(MXN=Peso

Tipo de Cambio: En caso de seleccionar una moneda diferente a MXN(Peso Mexicano), es necesario colocar el tipo de cambio actual de la moneda seleccionada. Para MXN el tipo de cambio es 1. Metodo De Pago: Selecione el metodo de pago de la lista desplegable. No. Cuenta: si selecciona tarjeta de Credito, Tarjeta de Debito debe colocar los ultimos 4 digitos de la tarjeta, en caso de no contar con este dato colocar “NO IDENTIFICADO”, es un campo abligatorio. 

Seccion : Adicionales.

En esta seccion se puede colocar información adicional a su comprobante, puede colocar el numero de pedido, o de venta, etc, y observaciones que necesite. Esta seccion es opcional se puede dejar vacio.

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Sección: Receptor.

En esta seccion agregaremos los datos de nuestro cliente o comprador, si nuestro cliente esta registrado en nuestro sistema podemos seleccionar de la lista Nombre y en automatico se llenaran sus datos, de lo contrario tendriamos que rellenar los campos.

Nota: En el caso que algun cliente no cuente con RFC o se requiera facturar las Ventas diarias usaremos el RFC (XAXX010101000) de publico en general (incluido en el sistema).

Los datos de nombre, calle,colonia, etc. Se pueden asignar libremente y colocar la informacion del cliente. 

Seccion: Detalle En esta seccion veremos los conceptos a facturar y podremos observar los datos mas importantes de nuestro concepto.

Para agregar conceptos usaremos el boton mostrara la pantalla para agregar el concepto.

o el boton

al precionarlos nos

Para elminar un concepto es necesario seleccionar el concepto y oprimir el boton concepto se elimina de la sección detalles.

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con esto el

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Al precionar el Boton para agregar un concepto nos abrira una pantalla donde podremos seleccionar de la lista descripcion el concepto que deseamos agregar (este debe estar registrado en el catalogo Productos).

Cuando selecionamos el concepto nos muestra su precio unitario, unidad, impuestos, y el campo cantidad donde agregaremos la cantidad

Importe: Al colocar la cantidad calcula el Importe, que es el resultado de multiplicar el precio unitario por la cantidad. (elemplo: 1,000 x 3= 3,0000) Precio de Venta (P.Unitario+Impuesto): Representa el Precio del Articulo ya con impuestos. (en este ejemplo el impuesto es de 16% del Precio Unitario). Total Venta: Representa el Total Con Impuestos, que es el resultado de multiplicar el Precio Venta x Cantidad(1,160 X 3= 3,480.00) Si desea agregar un descuento asigne el porcentaje en el cuadro Descuento. Para agregar se oprime el boton

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y se mostrara en la grilla el concepto agregado.

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Sistema De Facturación Electrónica Para cancelar y cerrar la ventana “Agregar Concepto” se oprime el boton De esta forma se mostrara el concepto agregado a la tabla detalle.

Como podemos observar se muesta el concepto con sus datos principales, los impuestos delgosados y el total importe. En esta seccion se muestran los totales y las imágenes y muestran que operación se esta haciendo si es suma o resta, para formar el Total Importe del comprobante.

Agregar un Concepto no Registrado. Esta opcion permite agregar un concepto que no este registrado en el catalogo “Productos”, sera de gran ayuda para aquellos conceptos que no tiene precio fijo por ejemplo venta de Animales, Consumo en Restaurantes, Etc. para agregar oprimimos el boton

.

En esta pantalla rellenaremos los dato del concepto a agregerar, asignaremos descripcion(hasta 900 caracteres.), unidad,cantidad, etc, y los impuestos asignados a este. Para el ejemplo se uso el iva al 16%. Para agregar oprimimos Aceptar. Para cerrar Cancelar. Nota: identificador puede ser vacio.

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Sistema De Facturación Electrónica Hasta este paso nuestra factura estaria de la Siguiente Forma

Para realizar generar el comprobante CFDI solo oprimimos el boton “Generar CFDI” el cual realizara el proceso de generacion ante el SAT. Se mostrara la siguiente ventana del proceso, espera y en unos segundos obtendras tus comprobantes CFDI.

Nota: si tu coneccion a internet es lenta, es posible que te marque algun error deveras intentar de nuevo. Manual De Usuario

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Sistema De Facturación Electrónica Una ves que te muestre el proceso terminado veras esta pantalla donde se indica que tu comprobante fue generado con éxito.

para visualizar el comprobante das clic en el boton visualizar generado.

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que te abrira el archivo PDF

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Sistema De Facturación Electrónica Esta pantalla cuenta con la opcion de enviar por correo electronico nuestros comprobantes, para realizar el envio se oprime el boton “enviar por Email”

se mostrara las siguiente ventana.

Se asignara el correo al cual se enviaran los archivos del comprobante CFDI (archivo XML y PDF).

Para completar el envío se oprime el botón Enviar Y espere el mensaje de confirmación y cierra la ventana.

De esta pantalla puedes descargar los comprobantes (Archivo XML y Archivo PDF) Para descargar el XML o PDF Hacemos Clic en el alguno de los botones el caso.

o

según sea

Se mostrara una pantalla donde seleccionaremos la capeta donde se almacenara nuestro comprobante y oprime Aceptar.

Una vez guardado nos enviara un mensaje indicando que el archivo se guardó en la carpeta indicada. Nota: Todos los comprobantes están almacenados en su equipo. En la carpeta C:\EscuderoCFDI\timbrados.

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Sistema De Facturación Electrónica  MENU: Emision  SUBMENU: Consulta Y Cancelacion CFDI

Esta opción nos servirá para consultar y cancelar los comprobantes emitidos podemos realizar búsquedas con diferentes criterios.

Como podemos observar esta pantalla cuenta con dos tablas la superior muestra los encabezados de cada comprobante y la inferior muestra el detalle, es decir la parte superior muestra a quien se emitió el comprobante, impuestos, retenciones, descuento y el importe. En la inferior veremos el detalle es decir los conceptos que forman el comprobante. En este caso vemos la factura que generamos y sus conceptos, que para este ejemplo son 2 conceptos, y observamos a detalle que impuestos, retenciones, descuentos tiene nuestros conceptos.

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Sistema De Facturación Electrónica En esta pantalla podemos buscar los comprobantes de acuerdo a diferentes criterios.

Si queremos ver los comprobantes de algún cliente en especial podemos seleccionar de la lista R.S el cliente y automáticamente nos mostrara en el cuadro RFC el RFC de este cliente.

Para ejecutar la consulta oprimimos el botón

para visualizar los datos en las tablas.

Como se puede ver podemos filtrar por serie, folio, estatus (Emitido o Cancelado), comprobante (Factura, Nota de crédito, Donativo, etc.) o Folio Fiscal para ejecutar la consulta se oprime

.

Para buscar por fechas es necesario marcar fecha y seleccionar el periodo que se desea consultar.

Nota: Para ejecutar las consultas se Oprime

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.

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Sistema De Facturación Electrónica Este conjunto de botones nos ofrecen diferentes funcionalidades a continuación veremos cada una de ellas.

Para visualizar un comprobante seleccionaremos el registro y oprimiremos PDF.

se abrirá el archivo

Si se desea descargar el archivo PDF o XML del Comprobante se selecciona el registro y se oprime el botón

o

según sea el archivo que se desea descargar. Se mostrara la siguiente ventana donde seleccionaremos la carpeta donde descargaremos nuestro archivo. Una vez seleccionada la carpeta oprimimos aceptar y esperamos el mensaje de confirmación indicando que el archivo fue descargado.

F

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Sistema De Facturación Electrónica También contamos con la opción de enviar por correo nuestros Comprobante para esto oprimimos el botón “Enviar por Email” un correo electrónico.

el cual nos mostrara la ventana para enviar nuestros comprobantes a

Se asignara el correo al cual se enviaran los archivos del comprobante CFDI (archivo XML y PDF).

Para completar el envío se oprime el botón Enviar Y espere el mensaje de confirmación.

Para la Cancelación de un comprobante CFDI, seleccione el comprobante a cancelar de la lista y oprima el botón “Cancelar comprobante” cancelar.

y se mostrara una ventana con los datos del comprobante a

En esta debemos capturar el motivo por el cual estamos cancelando este comprobante (obligatorio), para efectuar la cancelación oprime aceptar.

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Sistema De Facturación Electrónica Al instante solicitara una confirmación, preguntado “Esta seguro de cancelar este comprobante: folio fiscal del comprobante”, para proceder a cancelar el comprobante oprime aceptar, si no desea cancelarlo oprime cancelar.

Si la cancelación fue exitosa vera el menaje de confirmación.

Al presionar aceptar se cerrara la ventana y podrá ver que el estatus del comprobante cambio a Cancelado.

Nota: Si su conexión a internet es lenta es posible que tarde en cancelar el comprobante y recibir un mensaje de error. Si se muestra un mensaje de error intente de nuevo.

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Sistema De Facturación Electrónica Los datos consultados los podemos exportar a Excel para generar nuestros reportes al SAT. Para exportar los datos de nuestra consulta se oprime el nombre de nuestro archivo.

nos abrirá una ventana para elegir la carpeta y

Si la versión de su Excel es 2003 o inferior, deberá seleccionar de la lista “Excel 2013”.

Presionamos guardar para generar el reporte. Al terminar la exportación se mostrara el siguiente mensaje, donde podrá abrir el archivo si lo desea.

El archivo se vera de esta manera.

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También podemos exportar el detalle de los comprobantes para ver a nivel detalle los conceptos que contiene nuestros comprobantes emitidos.

Para hacerlo usamos el botón “detalle facturas”

nos mostrara la venta para guardar el archivo.

Asignamos nombre y oprime guardar. El archivo se vera de la siguiente manera.

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Folio Fiscal de nuestro Comprobante

Importe Total del comprobante

Identificamos los conceptos de cada comprobante

 MENU: Emision  SUBMENU: Logs de Timbrado.

En esta opción se muestra un registro de las conexiones que realizamos y de los errores que puedan existir, para que de ser necesario se envié a soporte técnico para su análisis.

Esta ventana solo la usara para exportar a Excel los datos y enviarlos cuando solicite soporte.

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Sistema De Facturación Electrónica  MENU: Recepcion  SUBMENU: Recepcion de Comprobantes.

Esta opción está pensada para que usted pueda almacenar los comprobantes que sus proveedores envíen y tenerlos de manera ordenada, para poder generar un reporte en Excel o consultarlos de manera rápida y sencilla.

De los comprobantes almacenados se puede realizar la búsqueda por RFC, serie, Folio, Comprobante, Folio Fiscal o entre un periodo de tiempo. Para ejecutar la consulta se oprime el botón Para registrar un comprobante recibido se oprime el botón nuevo donde capturaremos los datos de nuestro comprobante a registrar.

y nos mostrara la ventana

Si lo tiene registrado en el sistema como proveedor, seleccione de la lista, de lo contrario rellene todos los campos.

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Sistema De Facturación Electrónica Debemos cargar los archivos PDF y XML oprimiendo mínimo uno. Para registrar oprimimos Correctamente”.

, de no contar con los dos, se debe incluir

y esperamos el mensaje de confirmación “Registrado

Estos registros los podemos editar con el siguiente botón datos del registro seleccionado.

el cual nos mostrara la ventana con los

Donde podemos modificar los datos que necesitamos, de ser necesario también podemos cambiar los archivos PDF y XML almacenados, para guardar la modificación oprime Para visualizar un comprobante seleccionaremos el registro y oprimiremos PDF.

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. se abrirá el archivo

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Sistema De Facturación Electrónica Si se desea descargar el archivo PDF o XML del Comprobante se selecciona el registro y se oprime el botón

o

según sea el archivo que se desea descargar. Se mostrara la siguiente ventana donde seleccionaremos la carpeta y el nombre del archivo. Una vez seleccionada la carpeta oprimimos Guardar y esperamos el mensaje de confirmación indicando que el archivo fue descargado.

Los datos consultados los podemos exportar a Excel para generar nuestros reportes al SAT. Para exportar los datos de nuestra consulta se oprime el nombre de nuestro archivo.

nos abrirá una ventana para elegir la carpeta y

Para eliminar un registro del sistema oprime el botón “Eliminar registro Seleccionado” eliminara del sistema el registro seleccionado.

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con esto se

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