Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA SIIF NACION CIRCULAR EXTERNA No. 026

2.0.0.1 Bogotá D. C.,

Septiembre 14 de 2010

PARA:

COORDINADORES Y SUS DELEGADOS – ENTIDADES PILOTO

ASUNTO:

LINEAMIENTOS PARA PRUEBA PILOTO SEPTIEMBRE DE 2010

OBJETIVO DE LA PRUEBA: Continuar con la prueba integral de las funcionalidades del nuevo SIIF Nación asociadas a la gestión básica de Ingresos, Gastos, PAC y Gestión de Apropiaciones en la Vigencia Actual y comparar los resultados con los obtenidos en la prueba realizada en el mes de mayo y Julio. ALCANCE o

Probar el ciclo del gastos sin bienes y servicios, las transacciones son: a) b) c) d) e) f) g) h) i)

o

Registrar terceros y cuentas bancarias Registro de Solicitud de CDP Registro de CDP Registro de Compromiso Registro de Cuentas por pagar Aprobación de cuentas por pagar Registro de Obligación Registro de Orden de Pago Presupuestal Registro de Orden de Pago NO Presupuestal- Deducciones

Probar el ciclo de Pagos, las transacciones son: a) Generar órdenes de pago no presupuestales para los siguientes casos: 1) Órdenes de pago originadas por radicación de una cuenta por pagar no presupuestal sin documento de recaudo. Ejemplo Girar recursos para constituir inversiones forzosas. Transacciones previas: HACIA UN MINISTERIO AGIL, ACERTADO Y CONFIABLE Carrera 8 No. 6 – 64 Bogotá D.C. PBX 381 1700 www.minhacienda.gov.co

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Radicación de una cuenta por pagar no presupuestal Constitución del acreedor no presupuestal 2) Órdenes de pago originadas por radicación de una cuenta por pagar no presupuestal con documento de recaudo. Ejemplo devolución de recursos por mayores valores consignados y que no corresponden a un ingreso Transacciones previas: Carga manual de un extracto bancario con movimientos crédito Contabilización del extracto Radicación de una cuenta por pagar no presupuestal Constitución del acreedor no presupuestal 3) Órdenes de pago originadas en una orden de pago presupuestal de gasto con beneficiario traslado a tesorería. Se requiere tener órdenes de pago presupuestales de gasto con beneficiario final „traslado a tesorería‟ en „estado pagada‟, este tipo de órdenes de pago corresponden por ejemplo, a órdenes para el pago de nomina, para el pago de impuesto predial, vehículos y en general para aquellos pagos que por una u otra situación no puedan girarse a beneficiario final. 4) Órdenes de pago originadas en una orden de pago no presupuestal de gasto (deducciones) con marca traslado a tesorería Se requiere tener órdenes de pago no presupuestales de gasto (deducciones) con beneficiario final „traslado a tesorería‟ en „estado pagada‟, este tipo de órdenes de pago corresponden a órdenes para el pago impuestos nacionales y/o distritales. 5) Órdenes de pago originadas en una orden de pago presupuestal de ingreso con marca traslado a tesorería Se requiere tener órdenes de pago presupuestales de ingreso con beneficiario final „traslado a tesorería‟ en „estado pagada‟ b) Autorización de la orden de pago c) Generar órdenes bancarias para pagar las órdenes de pago No presupuestales de la tesorería (Ordenes de pago generadas en el punto a). d) Generar órdenes bancarias para pagar las órdenes de pago presupuestales y no presupuestales de gasto que deba tramitar esa tesorería: Si es Tesorería Pagadora (Para recursos Nación CSF es La Dirección del Tesoro Nacional, para recursos Nación SSF y Propios es la Entidad que esta definida como pagadora de estos recursos) ,

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e) Pagar las órdenes bancarias generadas en la Tesorería o

Probar el ciclo de ingresos (Propios y Nación SSF) con carga manual de extracto , las transacciones son: Transacciones previas: Carga manual de un extracto bancario con movimientos crédito Contabilización del extracto a) b) c) d) e) f)

o

Registros actos administrativos Causación de ingresos Anulación de ingresos Imputación de ingresos (Recaudos y Causación y Recaudo Simultáneo) Reportes Devoluciones (Acreedores Varios y Ordenes de Pago)

Probar el ciclo de PAC , las transacciones son: a) Solicitud de PAC (Aplazamientos, Anticipos) b) Solicitud de Modificaciones de CUPO PAC- Gestionado (Aplazamientos y Anticipos) c) Evaluaciones de Solicitudes de Cupo Gestionado d) Intercambio de fechas de planes de pago e) Reportes

o

Probar el ciclo de Gestión de Apropiaciones , las transacciones son: a) Modificaciones Presupuestales que Afectan las Desagregaciones de Gastos de Personal y Gastos Generales: Reducir Apropiaciones a Dependencias de Afectación de Gastos de la Unidad Ejecutora o Subunidad. Reducir Apropiaciones de la Subunidad. Registro de Créditos Contra créditos al Interior de la Unidad Ejecutora b) Modificaciones Presupuestales que Afectan el Anexo del Decreto de Liquidación:

o

Reducir Apropiaciones a Posiciones Desagregadas. Asignar el Presupuesto a nivel de Anexo de Decreto de Liquidación a la Dependencia de Gasto Asumida y/o creada. Registrar un CDP de Tipo Modificación Presupuestal. Registrar la Solicitud de Traslado Presupuestal. Probar el ciclo de GESTION DE VIGENCIAS FUTURAS , las transacciones son: a) Solicitud de Autorización de Vigencias Futuras b) Asignar cupo de Vigencias Futuras a Sub Unidades

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c) Compromiso de Vigencias Futuras Entidades para la Prueba y Funcionarios de la Administración Funcional responsables del seguimiento ENTIDAD CLUB MILITAR FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FFNN MINAGRICULTURA MINPROTECCION AGENCIA LOGISTICA AERONAUTICA ARTESANIAS DE COLOMBIA INGEOMINAS MINDEFENSA - GESTION GENERAL CAJA DE SUELDOS DE RETIRO POLICIA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACION INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO – ICA RAMA JUDICIAL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGIA AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS DIAN – PAGOS INPEC MINDEFENSA – SANIDAD MILITAR ARCHIVO GENERAL DE LA NACION CONTADURIA GENERAL DE LA NACION DEFENSA CIVIL DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR DAS FONDO ROTATORIO DEL DAS POLICIA POLICIA – SANIDAD SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO CAJA DE RETIRO DE LAS FFMM FONDO ROTATORIO DE LA POLICIA NACIONAL MINDEFENSA – ARMADA MINDEFENSA – FAC FONDO NACIONAL AMBIENTAL DE PARQUES NACIONALES – FONAM MINCOMERCIO CORPOBOYACA MINDEFENSA – EJERCITO FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES MINDEFENSA – COMANDO GENERAL MINEDUCACION

RESPONSABLE Carlos Cardona Carlos Cardona Carlos Cardona Carlos Cardona Carlos Cardona Carol Londoño Carol Londoño Carol Londoño Carol Londoño Celmira Martinez

CORREO [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Celmira Martinez

[email protected]

Celmira Martinez

[email protected]

Celmira Martinez

[email protected]

Celmira Martinez

[email protected]

Diego Acevedo

[email protected]

Diego Acevedo Diego Acevedo Diego Acevedo Gladys Bernal Gladys Bernal Gladys Bernal

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Gladys Bernal

[email protected]

Ivan Londoño Ivan Londoño Ivan Londoño Ivan Londoño

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Ivan Londoño

[email protected]

Mariela Díaz

[email protected]

Mariela Díaz

[email protected]

Mariela Díaz Mariela Díaz

[email protected] [email protected]

Patricia Jaraba

[email protected]

Patricia Jaraba Gerson Aragonez Gerson Aragonez

[email protected] [email protected] [email protected]

Myriam Lizarazo

[email protected]

Myriam Lizarazo Myriam Lizarazo

[email protected] [email protected]

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ENTIDAD SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO HOSPITAL MILITAR DANE FONDO ROTATORIO DANE MINDEFENSA - DIMAR SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA INSTITUTO DE CASAS FISCALES MINHACIENDA MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES ACCION SOCIAL DNP IGAC U.A.E. DE PARQUES NACIONALES

RESPONSABLE

CORREO

Myriam Lizarazo

[email protected]

Myriam Lizarazo Uriel Rodríguez Uriel Rodríguez Uriel Rodríguez

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Uriel Rodríguez

[email protected]

Wilfredo Hernández

[email protected]

Wilfredo Hernández Wilfredo Hernández

[email protected] [email protected]

Wilfredo Hernández

[email protected]

William Pardo William Pardo William Pardo William Pardo

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

PRECONDICIONES DE LA PRUEBA TÉCNICAS  



Se continuará con los datos que quedaron registrados al final de la prueba piloto de JULIO. El link de acceso para los usuarios es: Usuario del Ministerio de Hacienda: http://portal2.siifnacion.gov.co/pilotomhcp Usuarios externos al Ministerio de Hacienda: http://portal2.siifnacion.gov.co/pilotoexternos Se garantizará el acceso únicamente a las entidades seleccionadas para la prueba.

ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS 





Las entidades seleccionadas deberán revisar que los usuarios de los perfiles Entidad Administrador gestión presupuestal, Entidad - Gestión modificación presupuestal, Gestión Presupuesto Gastos, Gestión Ingresos, Gestión Contable, Gestión PAC, Pagador Central, Central de Cuentas, Beneficiario Cuenta; estén activos y puedan ingresar al aplicativo. Para los usuarios que ya estén creados, la Administración SIIF Nación les cambiará el código de usuario (login) anteponiendo una P al inicio del login que tienen en producción y les asignará una contraseña que le será informada vía email, ejemplo un usuario hoy tiene el login MHwpardo, con el cambio será PMHwpardo. Si los usuarios de los perfiles anteriormente mencionados ya existen y no recuerdan el código de usuario (login), el Coordinador SIIF Nación entidad se los puede informar (revisando el reporte de usuarios, el cual esta disponible para los usuarios de perfil “Registrador Usuarios Entidad” y puede ser consultado en el menú REPORTES / SEG / HACIA UN MINISTERIO AGIL, ACERTADO Y CONFIABLE Carrera 8 No. 6 – 64 Bogotá D.C. PBX 381 1700 www.minhacienda.gov.co

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usuarios / usuarios del sistema y en el campo perfil usuario seleccionar uno de los siguientes perfiles según se requiera. 

Para los usuarios que YA existen, la clave para el ingreso es SIIF@2010P



Si la Entidad requiere crear nuevos usuarios, se deben registrar las solicitudes en el aplicativo SIIF Nación Piloto, La administración SIIF Nación en el transcurso de cada día de la prueba irá autorizando las solicitudes recibidas máximo a la hora siguiente que el “Registrador de usuarios” de la entidad la registre en el aplicativo, es decir, la Entidad no tendrá que informar por correo electrónico que ha creado un nuevo usuario



Para los usuarios que se creen durante la prueba piloto, el aplicativo le generará el código de usuario (login) y contraseña y le será enviada al email del usuario que se registre en el aplicativo.



Se recuerda que los trámites de usuario (Creación o Modificación) que se realicen en la prueba Piloto NO quedaran reflejadas en el ambiente de Producción.



En caso de requerirse soporte favor comunicarse al call center SIIF Nación al teléfono 6021270.

FUNCIONALES   

Apropiaciones disponibles en las Dependencias de Afectación de Gasto de cada una de las Unidades y subunidades que participaran en la prueba Distribución de PAC en entidades Nación y Esta públicos. Distribución de Cupos PAC en entidades Nación y Esta públicos.

DESARROLLO DE LA PRUEBA: a) Preparativos El aplicativo estará disponible en el horario de 8:00 AM a 12:00 M y de 2:00 PM a 6:00 PM durante los días 15,16 y 17 de Septiembre, para creación y modificación de usuarios, pruebas de acceso al aplicativo y revisión de parametrizaciones. b) Desarrollo de la Prueba Duración: Una (semana) Septiembre 20 al 24 de 2010. c) Horario definido para el registro de la gestión: Entre 8-10 AM y 3 a 6 PM, durante este periodo de tiempo únicamente el sistema estará habilitado. d) Cada entidad participante en la prueba deberá como mínimo efectuar 30 registros/ día por cada una de las transacciones involucradas en el ciclo de gasto y de Ingresos; para ello deberá recopilar la información de compromisos en estado PAGADO de la gestión HACIA UN MINISTERIO AGIL, ACERTADO Y CONFIABLE Carrera 8 No. 6 – 64 Bogotá D.C. PBX 381 1700 www.minhacienda.gov.co

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registrada en SIIF 1 o en los aplicativos locales, efectuados durante el periodo EneroAgosto de 2010, sin importar el orden de registro y la fecha de ocurrencia. e) Para la gestión de pagos, garantizar el pago de la gestión de gasto y de ingresos, para los tipos de órdenes de pago definidas en los puntos 1 y 2 del ciclo de pago generar como mínimo 10 órdenes de pago de cada tipo, en la semana de la prueba. f)

Para los ciclos de PAC efectuar 2 registros/día, 1 de Aplazamiento de PAC y 1 de anticipo.

g) Para el ciclo de Gestión de Apropiaciones, registrar en la semana como mínimo 8 modificaciones a las desagregaciones y 5 modificaciones de anexo de decreto que tengan efectuadas en el año 2010.09. h) Para el ciclo de Gestión de Vigencias Futuras, registrar en la semana como mínimo 10 Solicitudes y 20 Compromisos de vigencias futuras. i)

Para facilitar el desarrollo de la prueba la entidad puede utilizar la misma información registrada en mayo o julio para replicarla en la tercera prueba.

j)

Las entidades participantes en la Prueba determinaran cuántas y cuales subunidades (si tienen) vincularán a la prueba.

k) Cada responsable del acompañamiento deberá durante la prueba, resolver las inquietudes del usuario e indicar los procedimientos a seguir. l)

El coordinador SIIF de la entidad, determinara quienes diligenciaran el formato que les entregará la Administración SIIF para registrar los tiempos de operación y grabado de cada transacción, se sugiere tomar una muestra diaria para establecer los tiempos.

m) La Dirección de Tecnología del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, diariamente realizará monitoreo del comportamiento del aplicativo en los intervalos de tiempo definidos para la prueba. n) La Administración SIIF diariamente realizará verificación y validación de datos que están ingresando a la base de datos. o) La fecha de giro que se debe registrar al momento de generar la Orden debe ser la del día hábil siguiente a la fecha de generación. p) Los cupos de giro se Autorizaran cada hora en punto. 9, 10 am y 4 y 5 pm. q) El proceso de pagos nación se ejecutara durante el día en dos sesiones: 11 am y 6 pm r) No se usará el token durante la prueba

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s) El PAC que quedo disponible en el mes de JULIO cuando se termino la prueba, YA esta disponible en el mes de SEPTIEMBRE. t)

Para cada ciclo especial, se enviaran guías que le permitirán al usuario recordar como se operan las transacciones de cada uno de los temas.

PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE DE HALLAZGOS A LA LÍNEA SOPORTE a) El usuario debe contactarse al Call Center de SIIF, línea 6021270 reportar el hallazgo anexando los pantallazos de error en Word, Word pad o power point y la demás información que le solicite el agente del Call Center. b) El agente del Call Center escalará estos incidentes a la Coordinadora de Soporte de Segundo Nivel en la Administración SIIF quien a su vez los debe escalar al responsable de la entidad. CONSOLIDACIÓN Y ENTREGA DE RESULTADOS La entidad participante en la prueba al finalizar entregará un informe sobre los aspectos relevantes del proceso de conformidad con un modelo que entregará la Administración SIIF. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA PRUEBA    

Tiempos de respuesta Diligenciamiento de Datos Consistencia de Datos Concurrencia

Cordial saludo,

DAVID FERNANDO MORALES DOMINGUEZ Administrador del SIIF Nación Viceministerio General de Hacienda REVISÓ: David Morales ELABORÓ: William Pardo

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