Sistema Nacional de Certificación Laboral Manual de Usuario Portal Empresas

Contenido Introducción .................................................................................................................................. 3 Objetivos del Sistema Nacional de Certificación Laboral.............................................................. 3 Estructura del Sistema .................................................................................................................. 3 Proceso y Operativa ...................................................................................................................... 4 Aplicativo para las EMPRESAS para ingreso de información para el SNCL ................................... 5 Portal con acceso anónimo ........................................................................................................... 6 Ingreso al portal y presentación de secciones .............................................................................. 6 Menú ......................................................................................................................................... 7 MODALIDAD DE INGRESO ......................................................................................................... 7 Solicitar Lista SENF. ............................................................................................................... 7 Carga UDT Remunera.......................................................................................................... 10 MODALIDAD DE MODIFICACIÓN............................................................................................. 14 UDT y Remuneraciones..…................................................................................................... 14 CONSULTA DE EMPRESAS ....................................................................................................... 18 Personas Certificadas .......................................................................................................... 18 Portal de acceso nominado......................................................................................................... 21 Ingreso al portal y presentación de secciones ............................................................................ 21 Menú ....................................................................................................................................... 23 Transacciones de INGRESO y MODIFICACIÓN............................................................................. 24 Transacciones de CONSULTA.....................................................................................................28

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Introducción: El presente Manual de Usuario, tiene como finalidad dar a conocer de una manera detallada y sencilla, el proceso que se lleva a cabo a través del uso del aplicativo referido al Sistema Nacional de Certificación Laboral, con el propósito de que los usuarios se familiaricen con la aplicación. Objetivos del Sistema Nacional de Certificación Laboral: Objetivo general: Aplicar un nuevo procedimiento de certificaciones médicas que permita consolidar la capacidad de gestión asociada al Subsidio por Enfermedad, rediseñando el modelo de atención en salud en el marco del Sistema Nacional Integrado de Salud. Objetivos específicos: Ejecutar el proceso de certificación médica en tiempo real. Descentralizar el acto de certificación por medio de la instrumentación de lo previsto en el contrato de la JUNASA. Descentralizar el ingreso de datos referentes a la actividad del trabajador en las empresas (en los casos en que es posible). Realizaren BPS sólo el control de los datos ingresados. Reconvertir el equipo de certificaciones (BPS) para que realicen actividades de control de calidad y auditorías. Ordenar y procesar la información referente al tipo de actividad y patología asociada a la misma generando una base de datos nacional. Facilitarle una nueva herramienta a los involucrados en la carga de información.

Estructura del Sistema: Para que a un beneficiario se le otorgue el subsidio por enfermedad (en caso de que corresponda) es sustancial contar con dos tipos de información: - Clínica: Diagnóstico y período por el cual está impedido de realizar actividad laboral. - Actividad laboral: Información referente al tipo de actividad que el beneficiario realiza (Ocupación, remuneración, último día de trabajo) Existen dos vías distintas para el ingreso de los datos, cada una específica para estos dos Grupos de información. Se desarrolla una aplicación informática (portal) para que los colectivos encargados de suministrarla tengan dos puntos de entrada: uno para las Empresas y otro para los Prestadores de Salud (PS). Esta funcionalidad es la herramienta que permite originar la información necesaria para que se cumplan los objetivos.

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Proceso y Operativa: En el mismo acto médico, en el cual el trabajador consulta por su estado de salud, el médico (por medio de un formulario de 2 vías) indica la información referida a: - Fecha acto medico - Identificación del usuario - Patología - Período de licencia - Abandono de domicilio (si corresponde) - Internación y lugar (si corresponde) - Identificación del médico De esta información en soporte papel, una vía corresponde al Prestador de Salud y otra al usuario. Es responsabilidad del PS ingresar la información al portal que el BPS provee, completándose así el registro de uno de los puntos de entrada de información. Esto se ajusta a lo definido en el art. 9 del contrato de gestión firmado entre la JUNASA y los PS. Se transcribe a continuación: “Ante una situación de enfermedad de un usuario amparado por el Decreto Ley Nº 14.407 de 22 de julio de 1975 y en caso que ello conlleve impedimento a término para cumplir con su labor habitual, el usuario podrá requerir del prestador que comunique al Banco de Previsión Social la situación constatada. Dicha comunicación será cumplida por el prestador en el término de 48 horas contadas a partir de la consulta médica, aplicando el formato y los medios de remisión electrónica de datos compatibles con el sistema que ponga a disposición el Banco de Previsión Social.” Las Empresas solicita (vía portal) al BPS el listado de los trabajadores que se encuentren con licencia por enfermedad (ingresados por los PS o BPS) para informar: - Ultimo día de trabajo - Tipo de actividad/ocupación Completas las dos vías de ingreso de datos, luego de validados los mismos por el BPS, se le otorga (si corresponde) el subsidio por enfermedad al trabajador, debiendo este ponerse en comunicación con el BPS para seleccionar el lugar de cobro del mismo.

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Aplicativo para las EMPRESAS para ingreso de información para el SNCL: Portal: Existen 2 modalidades de ingreso al portal, ambas a través de la página web del BPS. www.bps.gub.uy, el portal de acceso nominado, el cual requiere un usuario y contraseña para acceder por el que se identifica a la persona que se loguea a trabajar en el portal y por tanto a la empresa por la cual tiene permiso y el portal anónimo que requiere otra información referida a la empresa para autentificar el ingreso. A saber la información que se necesita para trabajar por medio del portal anónimo es: Nº de empresa en BPS CI y Fecha de nacimiento de Integrante Físico o Representante de la empresa ante BPS e-mail y teléfono de contacto código de seguridad

Portal con acceso anónimo: Ingreso al portal y presentación de secciones: Para ingresar al portal anónimo se debe seguir lo que se detalla:  ingresar a la página web del BPS: www.bps.gub.uy

   Ir a SERVICIOS EN LÍNEA (hacer click sobre el Nombre señalado ignorando las opciones presentadas) / EMPRESAS

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    Ir a Declaración de Personal / INGRESO DE INFORMACIÓN PARA EL SISTEMA NACIONAL DE CERTIFICACIÓN LABORAL

Para trabajar en cualquiera de los puntos del menú, se debe identificar la empresa con la que se va a trabajar

La información necesaria para acceder por este medio es:  Número de empresa  CI y Fecha de Nacimiento de Integrante Físico o Representante  e -mail de contacto  teléfono de contacto  código de seguridad Sobre el margen izquierdo de la pantalla se ven 3 secciones de trabajo diferenciadas: 1) Menú

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2) Documentos 3) Mesa de Ayuda 1) Menú: dentro del menú se encuentran las funcionalidades que se tiene a disposición para trabajar: a. MODALIDAD DE INGRESO i. Solicitar Lista SENF ii. Carga UDT b. MODALIDAD DE MODIFICACIÓN i. UDT c. CONSULTA DE EMPRESAS i. Personas certificadas 2) Documentos: se encuentran diferentes documentos de ayuda para el trabajo en el portal. 3)

Mesa de Ayuda: contactos de casillas de correo electrónico y teléfonos para realizar consultas y gestiones.

Menú: Cuenta con 4 funcionalidades: Solicitar Lista SENF, Carga UDT, Personas certificadas. Para cualquier de estos tres puntos es necesario la identificación de la empresa conectada

MODALIDAD DE INGRESO Solicitar Lista SENF: Esta funcionalidad permite obtener un listado de los trabajadores de la empresa conectada que están certificados y que la empresa aún no ha reportado a BPS los datos requeridos para que se liquide el Subsidio por Enfermedad (SENF), en caso de que corresponda. Esta funcionalidad cuenta con 3 pasos. Paso 1: este paso es el mismo para cada una de las funcionalidades. Consiste en la identificación de la empresa que se loguea a trabajar. En el margen superior se indica el paso en el que se está trabajando. Debajo se visualiza la descripción de la funcionalidad y el paso en que se encuentra. Los campos obligatorios a completar son:  Número de empresa: en caso de tener un prefijo se ingresa en el casillero anterior a la numeración  CI (sin punto ni guiones) y Fecha de Nacimiento de Integrante Físico o Representante  e -mail de contacto (a esta casilla lega el listado de pendientes, ver punto 2.1, paso 2 y 3)  teléfono de contacto  código de seguridad Dar click en VALIDAR

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Paso 2: se selecciona el tipo de reporte a recibir, con los trabajadores que se encuentran certificados y no se les ha ingresado la información por parte del empleador. Debajo de la identificación de la funcionalidad y el paso de trabajo, se encuentran los datos de la empresa que está conectada trabajando. Se debe seleccionar el tipo de reporte a recibir y el formato del mismo. Se encuentran en 2 listados distintos las personas certificadas por 3 días o menos y las personas certificadas por más de 3 días. Se selecciona por medio de un check 1 o los 2 listados, los que se enviarán a la casilla registrada en el paso 1. Se debe seleccionar el formato en que se enviaran los listados seleccionados. Hay 2 formatos que permiten 2 formas de trabajo distintas (ver 2.2 paso 2). Al igual que las listas se pueden marcar los 2 formatos al mismo tiempo. Dar click en CONFIRMAR Paso 3: Indica que la gestión se ha realizado correctamentee y emite un nº de transacción por el cual quedó registrado el pedido de información a BPS. Los listados serán enviados a la casilla ingresada en el paso 1, la cual se indica en este paso. El sistema da la opción de ir a una NUEVA EMPRESA, por lo cual, al dar click, pasa al Paso 1.

Al correo especificado, llegan el/los listados solicitados, detallándose cuáles son los listados y el formato de los mismos. Como los datos adjunto llegan los archivos.

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Formato TXT: este formato contiene la identificación de quien está certificado (CI, nombre y apellido) fecha de inicio y culminación de certificación, además de otros valores que a continuación se muestran.

Formato XML: contiene la misma información que el TXT. Para trabajar con este formato es necesario guardar el archivo en el PC. Este archivo permite trabajar con el listado de trabajadores pendientes a la vista en la pantalla del portal (ver paso 2).

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Carga UDT Esta funcionalidad permite cargara la información requerida que se liquide es subsidio (si corresponde) para los trabajadores de la empresa. Esta funcionalidad cuenta con 4 pasos. Paso 1: este paso es el mismo para cada una de las funcionalidades. Consiste en la identificación de la empresa que se loguea a trabajar. En el margen superior se indica el paso en el que se está trabajando. Debajo se visualiza la descripción de la funcionalidad y el paso en que se encuentra. Los campos obligatorios a completar son:  Número de empresa: en caso de tener un prefijo se ingresa en el casillero anterior a la numeración  CI (sin punto ni guiones) y Fecha de Nacimiento de Integrante Físico o Representante  e -mail de contacto (a esta casilla lega el listado de pendientes, ver punto 2.1, paso 2 y 3)  teléfono de contacto  código de seguridad Dar click en VALIDAR Paso 2: se selecciona la persona a la que se le va cargar la información. En el margen superior se indica el paso en el que se está trabajando. Debajo se visualiza la descripción de la funcionalidad. En el campo referido a documento se ingresa la CI (sin puntos ni guiones) de la persona a la que se le van a cargar los datos (se extrae del TXT) y además se debe ingresar la fecha de nacimiento del trabajador. Esto datos se validan contra la base de datos de BPS y en caso de no ser coincidentes el sistema emite mensajes. Dar click en CONTINUAR

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Para Trabajar con el archivo XML (el cual contiene exactamente la misma información que el TXT) es necesario guardar previamente le archivo en el PC. Para cargar el archivo en el portal se debe ir a EXAMINAR, para seleccionar la ubicación del archivo en el PC.

Al dar click en CARGAR XML, en el portal se levanta el archivo, quedando en pantalla el listado de pendientes.

Se selecciona la línea que se va a trabajar del listado dando click en SELECCIONAR. Se carga la CI de esa persona en el campo definido y además se ingresa la fecha de nacimiento del trabajador. Esto datos se validan contra la base de datos de BPS y en caso de no ser coincidentes el sistema emite mensajes. Dar click en CONTINUAR

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Paso 3: Es en este paso que se realiza la carga de información referida al último día de trabajo y ocupación. Debajo de la identificación de la funcionalidad y el paso de trabajo, se encuentran los datos de la empresa que está conectada trabajando. Se visualizan también los datos de la persona a la que se le va a hacer la carga de información. 1) Ingreso de UDT: Aparece el período de beneficio, cuando comienza y termina la certificación y un campo para ingresar el último día de trabajo. 2) Suspensión por mala Conducta: Si corresponde, se debe ingresar cuando 1 comienza y termina dicha suspensión. 3) Ocupación: La Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones es el catalogo del que se debe seleccionar la actividad de la persona dentro 2 de la empresa. Por medio del buscador se identifica la ocupación que corresponde. .

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Dar click en ACEPTAR

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Paso 4: Indica que la gestión se ha realizado correctamente. Permite volver al paso 2 para cargarle los datos a un nuevo empleado o bien al paso 1 para conectarse como una nueva empresa.

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MODALIDAD DE MODIFICACIÓN UDT: Esta funcionalidad permite modificar los datos que se hayan cargado de manera errónea en Carga UDT. Cuenta con 4 pasos. Paso 1: este paso es el mismo para cada una de las funcionalidades. Consiste en la identificación de la empresa que se loguea a trabajar.

En el margen superior se indica el paso en el que se está trabajando. Debajo se visualiza la descripción de la funcionalidad y el paso en que se encuentra. Los campos obligatorios a completar son:  Número de empresa: en caso de tener un prefijo se ingresa en el casillero anterior a la numeración  CI (sin punto ni guiones) y Fecha de Nacimiento de Integrante Físico o Representante  e -mail de contacto (a esta casilla lega el listado de pendientes, ver punto 2.1, paso 2 y 3)  teléfono de contacto  código de seguridad Dar click en VALIDAR

Paso 2: se selecciona la persona a la que se le va cargar la información. En el margen superior se indica el paso en el que se está trabajando. Debajo se visualiza la descripción de la funcionalidad. En el campo referido a documento se ingresa la CI (sin puntos ni guiones) de la persona a la que se le van a cargar los datos y la fecha de nacimiento del trabajador. Esto datos se validan contra la base de datos de BPS y en caso de no ser coincidentes el sistema emite mensajes. Dar click en CARGAR. A continuación se muestran las solicitudes que tiene esa CI, para seleccionar la que se quiere modificar. Si la solicitud fue trabajada en BPS NO se puede modificar, apareciendo inhabilitado el botón SELECCIONAR BANCO DE PREVISIÓN SOCIAL - DIRECCIÓN TÉCNICA DE PRESTACIONES - SNCL

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Paso 3: se visualizan los datos cargados para esa CI y para la solicitud seleccionada. En el margen superior se indica el paso en el que se está trabajando. Debajo se visualiza la descripción de la funcionalidad. SE detallan los datos ya cargados para esa CI y la solicitud seleccionada, dando las siguientes opciones: VOLVER: para ir al paso anterior MODIFICAR: para cambiar los datos CERRAR: para salir de esa pantalla Dar click en MODIFICAR

Paso 4: se visualizan los datos cargados para esa CI y para la solicitud seleccionada, apareciendo como editables los campos que se pueden modificar.

Debajo de la identificación de la funcionalidad y el paso de trabajo, se encuentran los datos de la empresa que está conectada trabajando. Se visualizan también los datos de la persona a la que se le va a hacer la carga de información.

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Los campos que se pueden modificar son: 1. Ultimo día trabajado 2. Suspensión por mala conducta 3. Ocupación

NO PUDE MODIFICARSE EL TIPO DE REMUNERACIÓN

1

Luego de modificados los datos dar click en ACEPTAR

2

3

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Al finalizar el paso 4 muestra el resultado de los datos modificados y da las siguientes opciones: EMPRESA: para trabajar con una empresa distinta NUEVO EMPLEADO: para modificarle los datos a otro trabajador IMPRIMIR: para imprimir los datos modificados

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CONSULTA DE EMPRESAS Personas Certificadas: Permite obtener un listado de las personas certificadas de la empresa con su período total de certificación. Paso 1: este paso es el mismo para cada una de las funcionalidades. Consiste en la identificación de la empresa que se loguea a trabajar. En el margen superior se indica el paso en el que se está trabajando. Debajo se visualiza la descripción de la funcionalidad y el paso en que se encuentra. Los campos obligatorios a completar son:  Número de empresa: en caso de tener un prefijo se ingresa en el casillero anterior a la numeración  CI (sin punto ni guiones) y Fecha de Nacimiento de Integrante Físico o Representante  e -mail de contacto (a esta casilla lega el listado de pendientes, ver punto 2.1, paso 2 y 3)  teléfono de contacto  código de seguridad Dar click en VALIDAR

Paso 2: debe filtrarse la búsqueda por medio de una rango de tiempo. Esta rengo no puede ser mayor a un mes.

Si NO se selecciona “Enviar consulta vía correo electrónico”, el portal muestra en pantalla los periodos en el paso 3

Si sí se selecciona, se envía reporte al correo indicado en el paso 1 BANCO DE PREVISIÓN SOCIAL - DIRECCIÓN TÉCNICA DE PRESTACIONES - SNCL 18

Paso 3: la consulta devuelve aquellas personas que tiene por lo menos un día certificado en el período filtrado . 3.A: Si NO se seleccionó el reporte por mail, en la pantalla se visualizan los periodos completos de certificación de las personas que cumplan con el filtro ingresado en la búsqueda. En este caso el filtro ingresado fue del 1/03/2011 al 31/03/2011

3.B: Si se seleccionó el reporte por mail, el paso 3 indica que se ha efectuado la transacción

El correo llega con el asunto “lista de Certificaciones”

Al abrir el TXT se visualiza cuándo se realizó la consulta, las fechas aplicadas en el filtro y las personas certificadas y el período total

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Portal de acceso nominado: Ingreso al portal y presentación de secciones: Para ingresar a la aplicación se debe seguir lo que se detalla:  Ingresar a la página web del BPS: www.bps.gub.uy  Ir a Servicios en línea – Acceso a usuarios registrados y dar click en INGRESAR

 Ingresar usuario y contraseña, finalmente dar INGRESAR

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Dentro de las opciones posibles, en Gestión de Afiliaciones (GAFI), se encuentra el acceso al portal.

Al ingresar al portal, sobre el margen superior derecho se muestra el usuario conectado (incluye opciones de modificación de datos y contraseña). Cercano al margen izquierdo de la pantalla se ven 2 secciones de trabajo diferenciadas: 1) Todas las transacciones – subdividida entre las funcionalidades de consulta (Consulta de Prestaciones) y las de ingreso o modificación de datos (Mantenimiento Prestaciones). 2) Documentos de Ayuda - se encuentran diferentes documentos de ayuda para el trabajo en el portal. 3) Cabe destacar que al final de la página se encuentra una sección donde se podrán formular consultas y acceder al teléfono de ayuda.

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Transacciones:

En todas las funcionalidades se solicitará antes de comenzar a trabajar, el número de empresa (al principio solo requerirá este dato en algunas herramientas – Ejemplo A), y en la mayoría de las ocasiones también información del empleado (DO y fecha de nacimiento – Ejemplo B):

Ejemplo A:

1

Ejemplo B:

1

2

1

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2

*Se excluirán del manual las funcionalidades “Consulta subsidios” y “Alta subsidio por Desempleo” (por encontrarse

actualmente disponibles únicamente para esta prestación)

MANTENIMIENTO DE PRESTACIONES (INGRESO O MODIFICACIÓN DE DATOS) Alta fecha reintegro: Esta funcionalidad permite ingresar en el sistema, la fecha exacta en la que el

trabajador se reincorpora a la actividad (en el caso de no haber culminado su periodo bajo el amparo del Subsidio por Enfermedad - SENF.

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Bastará con digitar la fecha y presionar el botón de ingresar para culminar el procedimiento (cabe recordar que al final se abrirá la posibilidad de ingresar otro reintegro para la misma empresa o una distinta y además la opción de volver al inicio).

Aumento: con esta opción podremos ingresar el porcentaje correspondiente de aumento salarial y la fecha desde la cual comenzará a regir el mismo.

El proceso concluirá cuando los datos sean ingresados y se presione el botón “Ingresar aumento”.

Cabe destacar que al igual que en la funcionalidad anterior, una vez finalizado exitosamente el procedimiento, siempre surgirán las opciones de ingresar otro aumento (misma empresa o una nueva) y volver al inicio.

Cargar UDT: esta herramienta es la que permite el ingreso del Último Día Trabajado para las solicitudes SENF (Subsidio por Enfermedad).

Una vez ingresados los datos mencionados anteriormente (información de empresa y empleado), surgirá una lista con las distintas solicitudes pendientes de confirmación (de las cuales podrá seleccionar la que se pretende confirmar).

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Una vez seleccionada la solicitud, se habilitarán las casillas con posibles datos a ingresar.

Datos

Casilla de opcin Datos opcionales de acuerdo a la situacin (necesario marcar la casilla seæalada a la izquierda)

Dentro de esta pantalla deberán ingresar el UDT y el dato correspondiente a la ocupación (la ocupación más parecida al conjunto de tareas realizadas por el empleado). De acuerdo al caso, es posible ingresar la suspensión por mala conducta desde esta pantalla (seleccionando casilla marcada en la imagen).

Concluido el proceso, basta con presionar el botón ubicado al final de la pantalla:

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Ingresar UDT-Masivo: la carga masiva permite la confirmación del UDT a varios empleados en una sola operación, mediante el ingreso de un archivo (sujeto a las mismas condiciones establecidas en la sección anónima de este manual). T

Tan solo será necesario elegir entre las opciones de formato-archivo y cargar el mismo en el adjunto, finalizando al presionar el boton de ingreso.

Modificar UDT: esta opción permitirá corregir el UDT de solicitudes que se encuentren otorgadas.

Al ingresar los datos iniciales, se desplegará la lista con las distintas solicitudes que podrán ser modificadas. 27

Al seleccionar una solicitud para trabajar, se habilitarán las mismas opciones que son presentadas al momento de la Cargar UDT (como diferencia con esta funcionalidad, el botón final cambiará al mostrado en la imagen “Modificar UDT”). No solo será posible cambiar el UDT y la ocupación, además se dispondrá de la opción de “Suspensión por mala conducta” para agregar de acuerdo al caso.

CONSULTA DE PRESTACIONES Consulta cajas de auxilio: brinda la información respectiva a la vinculación de las personas asociadas a la empresa y los respectivos periodos de beneficio.

Ingresados los datos de la empresa y seleccionada la misma, solo hará falta indicar el periodo de búsqueda, finalizando al presionar el botón de “Consultar” (también es posible solicitar el envío de la lista al mail de la empresa, por medio de la opción que se encuentra bajo el botón).

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Consulta fecha de reintegro: al igual que la funcionalidad anterior, esta herramienta muestra datos vinculados a

cada empleado de la organización, en este caso la información se relacionará con las fechas de reintegro ingresadas para cada empleado.

Además de los datos iniciales por empresa, se requerirá el ingreso del periodo a consultar. Posteriormente, al presionar “Consultar” se podrá desplegar en pantalla la lista con la información deseada. Cabe recordar que existe la posibilidad de solicitar la información vía mail (opción indicada por la flecha roja en la imagen anterior).

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Listado solicitud pendiente UDT: esta opción permite solicitar una lista vía mail (establecido por la empresa en el

contrato) que posee información sobre los subsidios por enfermedad en los que se encuentren los empleados de la empresa. Como se puede ver en la imagen presentada, es posible seleccionar filtros por extensión o periodo de certificación y el también el formato del archivo.

Terminar operaci n Personas certificadas: esta consulta muestra información similar a la funcionalidad de Cajas de Auxilio, mostrando todas las personas pertenecientes a la empresa que se encuentren bajo amparo de SENF en el periodo indicado en la consulta.

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Al igual que en otras consultas, es posible solicitar envío vía mail de la información.

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