Sistema para la documentación de colecciones Programa de Recursos Genéticos del CIAT Angela Marcela Hernández [email protected] Taller: Estrategia de Bancos de Germoplasma Vegetal (BGV) de la Nación Colombiana v1.0 30 Junio – 02 Julio, 2015 CORPOICA, Tibaitatá-Cundinamarca, Colombia

Agenda •Rasgos generales del sistema de documentación actual para las colecciones del CIAT. •Evaluación GRIN-Global en CIAT. •Piloto de migración a GRIN-Global. Caso colección mundial de Yuca.

Conservación de germoplasma y sistema de documentación El conocimiento sobre las colecciones y su adecuado manejo se encuentran cimentados sobre un sistema de documentación que garantice el registro, accesibilidad y análisis de información

Rasgos generales del sistema de documentación actual para las colecciones del CIAT Características básicas para un sistema de información en bancos de recursos genéticos según “Guía para la documentación de recursos genéticos - Painting, K. A.; Perry, M. C.; Denning, R. A. y Ayad, W. G”.

Rasgos generales del sistema de documentación actual para las colecciones del CIAT Objetivos / Lineamientos Procesos

Prioridades

Sistema de Documentación

Estándares Accesiones • MCPD (Multi Crop Passport Descriptors) • ISO3 (ISO Country Definitions) • Crop characterization descriptors

Gestión de las colecciones • International standards and procedures • FAO, Bioversity International • SMTA (Standard Material Transfer Agreement) guidelines • Genebank handbook procedures

Datos sobre las accesiones Familias de descriptores

Propósitos

- Pasaporte -Caracterización -Morfológica -Molecular -Bioquímica -Evaluaciones (e.j. Reacciones a estrés biótico y abiótico, características nutricionales y tecnológicas)

-Conocimiento sobre las colecciones -Curación de cultivo - Facilitar el acceso y visibilidad de las colecciones a los usuarios -Intercambiar información

Visibilidad y Acceso a las colecciones a través del sitio web http://www.ciat.cgiar.org/urg • Acceso a la información a través de un motor de búsqueda sobre la base de datos • Solicitud de materiales en línea

Datos sobre la gestión de las colecciones Flujo de trabajo y procesos - Adquisición / Introducción - Regeneración / Multiplicación - Conservación(Inventario/monitoreo) - Viabilidad - Sanidad - Duplicados de seguridad - Distribución

Propósitos - Establecer prioridades - Planeación de actividades - Tomar decisiones - Realizar reportes a los donantes y alta dirección

Overview Visibility and access http://www.ciat.cgiar.org/urg

Documentation Internal System Information GRP Database

Documentation / Images Server

Infraestructura tecnológica Unidad de Sistemas de información del CIAT • Soporte y gestión de los servicios de TI: • Data center • Networking • Databases • Computers, laptops, printers • Data backup • Software licenses Carlos Meneses System Information Unit Manager Arturo Franco Database Manager for Research area

Evaluación de GRIN-Global • Durante los últimos 10 años, el CIAT ha desarrollado un sistema de información "in-house“. • Tecnología de captura “obsoleta” para versiones Windows • Implicaciones para implementar nuevos requerimientos de usabilidad (Soporte)

• Necesidad de evaluar una alternativa para adopción • Piloto de evaluación para la colección in vitro de yuca

Desarrollar

Adoptar

Vs

Evaluación de GRIN-Global • Piloto de pruebas 4 meses • Colección in vitro de Yuca • Migración de 2,934 accesiones con información básica de pasaporte

CIAT Descriptor ACCESION TAXNO ORIGIN_COUNTRY BIOLOGICAL_STATUS ELEVATION LATITUDE LONGITUDE

GG Field Name ACCESION_NUMBER_PART1 TAXONOMY_SPECIES_ID GEOGRAPHY_ID IMPROVEMENT_STATUS_CODE ELEVATION_METERS LATITUDE LONGITUDE

Evaluación de GRIN-Global • Revisión del diccionario de datos de GRIN-Global • Metadata del centro vs GG • Establecer la infraestructura tecnológica requerida por GRIN-Global • Base de datos, servidor, red • Establecer un plan de migración de datos • “Poblar” la base de datos con información básica • Pasaporte, inventarios, evaluaciones

• Establecer criterios de evaluación de la herramienta • Pruebas

http://www.grin-global.org/

Matriz de Comparación Caracteristicas/Requerimientos Arquitectura del sistema Base de datos centralizada. Sistema basado en tecnología web, no requiera instalación en el computador. Sistema claramente definido en capas: acceso a datos, reglas de “negocio”, presentación. Administración Herramienta para la gestión del sistema.

Gestión de usuarios del sistema. Permitir la definición de grupos de perfiles de usuarios . Permitir la gestión de permisos de usuarios sobre vistas de datos o módulos. Herramientas tipo “wizard” para la instalación y configuración del sistema. Permitir la importación de datos en bloque.

Matriz de Comparación Caracteristicas/Requerimientos Gestión de datos Soporte de los formatos de nombres de accesiones o nomenclaturas de la institución. Permitir la gestión de la información de pasaporte de las colecciones. Descriptores de pasaporte mínimos y estandarizados. Gestión de la información de taxonomía. Permitir la gestión de la información de sinónimos, colectas, caracterización, evaluaciones.

Gestor de imágenes por material. Gestión de distribución y adquisición de material. Reportes. Manejo de inventarios, viabilidad, sanidad. Manejo de datos de producción/regeneración.

Matriz de Comparación Caracteristicas/Requerimientos Gestión de datos Seguimiento del flujo de operaciones/ tracking. Información de duplicados de seguridad de materiales. Flujo de operaciones para atender las solicitudes de material. Agregar nuevos descriptores. Herramientas de búsqueda de materiales por criterios.

Información para auditoria. Reglas de distribución de material. Seguridad Cuentas de usuario, permisos de acceso.

Matriz de Comparación Caracteristicas/Requerimientos Usabilidad Amigable al usuario.

Vistas de datos de acuerdo a procesos o grupos de datos. Soporte del idioma español. Exportación/importación de archivos Excel. Soporte Multiplataforma. Soporte técnico a requerimientos. Documentación. Escalabilidad Integración con otros sistemas. Vinculación con códigos de barras y dispositivos móviles de captura.

Resultados de la comparación Evaluation summary Features/requirement criteria

GRIN-GLOBAL v1.8.3

System architecture/3 Administration/7 Data management/35 Security/3 Usability/8 Support/6 Scalability/4

Good Outstanding Good Good Satisfactory Good Unsatisfactory

5=Outstanding 4=Good 3=Satisfactory 2=Poor 1=Unsatisfactory NA=Not applicable

CIAT GRP Information System Satisfactory Satisfactory Good Good Satisfactory Satisfactory Good

Piloto de migración a GRIN-Global Caso colección mundial de Yuca • Duración: 1 año • Objetivos: • Desarrollar un piloto de migración de datos de la colección invitro de yuca • Desarrollar estrategias de vinculación de las aplicaciones móviles existentes con GRIN-Global

• Grupo de trabajo • Coordinador y asistente del banco de yuca (2 personas) • Ingenieros de sistemas del área de documentación (2 personas)

Piloto de migración a GRIN-Global Caso colección mundial de Yuca Análisis Comprensión de los procesos del laboratorio Identificación de los procesos del laboratorio Identificación de datos CIAT por procesos Análisis del Data Dictionary GG por procesos Mapeo de los datos Plan para procesos & Datos que no correlacionen Identificar tablas fuente y tablas destino Identificar datos a transformar Plan de migración Extracción y Transformación Diseño y desarrollo de scripts/herramientas para la extracción y migración Plan de pruebas y validaciones Transformación (Staging area) Validaciones Ejecución y Carga Ejecución y pruebas de validación Pruebas de usuario

Análisis

Pruebas y correcciones

Extracción y transformación

Carga

Ejecución

Piloto de migración a GRIN-Global Caso colección mundial de Yuca Infraestructura requerida, servidor piloto Capacitación a los usuarios, taller dado por experto en GRIN-Global 1215 de Mayo en CIAT Carga de datos primarios: Pasaporte, georeferenciación, taxonomía Reuniones semanales para revisión de procesos y curatoria de datos En proceso desarrollo de scripts y herramientas para migración Documentación de los procesos de migración En proceso, inventarios, distribución, evaluaciones

Piloto de migración a GRIN-Global Caso colección mundial de Yuca • Factores críticos identificados: • • • •

Asimilación de la herramienta por parte de los usuarios de GG Comprensión del diccionario de datos de GG Procesos y datos bien definidos Comprensión de los procesos y flujos de trabajo por parte del grupo de IT a cargo de la migración • Curatoria de la información • Herramientas o plantillas para organizar y migrar los datos

Piloto de migración a GRIN-Global Caso colección mundial de Yuca Implicaciones con la implementación de GRIN-Global • Inversión de adquisición de servidor y licencias para la BD (Microsoft SQLServer) • Conectividad • Sistema de copias de seguridad • Administración y soporte de GG • Helpdesk internacional: [email protected] • http://www.grin-global.org/index.php/Training.html

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